Competencia: Elaborar documentos

de acuerdo con normas técnicas.

Resultado de aprendizaje: Proyectar la redacción de los documentos

empresariales y de textos de acuerdo con el
asunto, la norma técnica gramatical, tipo de texto y la política organizacional .
 3. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS COMERCIALES
3.1 MEMORANDO
3.1.1 Definición
Comunicación escrita de carácter interno de una empresa, que se utiliza
para transmitir información, orientaciones y pautas a las dependencias
locales, regionales, nacionales o internacionales.
3.1.2 Requisitos
3.1.2.1 Márgenes
Superior entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2 cm y 3 cm
Lateral izquierdo: entre 3 cm y 4 cm
Lateral derecho: entre 2 cm y 3 cm
Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm
3.1.2.2 Partes
3.1.2.2.1 Denominación del documento. De cero a una interlínea libre de
la zona 1 o margen superior, se escribe la palabra memorando en
mayúscula sostenida y centrada.
 MEMORANDO
Encabezamiento. Los datos del destinatario y remitente van alineados
respecto a los dos espacios siguientes a los dos puntos de la palabra
asunto. Escribes contra el margen izquierdo, las preposiciones PARA con
mayúscula sostenida, seguida de dos puntos. Al frente escribes los datos
del destinatario con mayúscula inicial.
A dos interlineas de PARA, ubicas la preposición DE con mayúscula
sostenida, seguida de dos puntos. Al frente escribes los datos del
remitente, con mayúscula inicial.
A dos interlineas de la preposición DE, ubicas el vocablo ASUNTO, con
mayúscula sostenida, seguida de dos puntos. Al frente escribes la
síntesis del documento, sin exceder de cuatro palabras y con mayúscula
inicial.
PARA:

DE:

ASUNTO:
 PARA, DE y ASUNTO, pueden ir impresos o digitados. Tabulas a dos
espacios de la palabra Asunto.
Para su escritura se utilizan las siguientes opciones:
Opción A:

PARA: Doctora Marcela Botero Soto, Directora General

DE: Alberto Castro Polanco, Director Seccional
ASUNTO: Inventario mensual

En esta opción se omite al final del texto el nombre digitado del

remitente y solamente aparece su firma. No se traza raya para delimitar
la firma.

Opción B:
PARA: Doctora Marcela Botero Soto, Directora General
DE: Director Seccional
ASUNTO: Inventario mensual
En esta opción, la firma del remitente aparece sobre el nombre digitado
al final del texto con mayúscula inicia.
 MEMORANDO
Opción C:
PARA: Directora General

DE: Director Seccional

ASUNTO: Inventario mensual

En esta opción, la firma del remitente se escribe sobre el nombre

digitado al final del texto con mayúscula inicial.
Texto. Se escribe de dos a tres interlíneas libres del asunto, puesto que
el saludo está incluido en el primer párrafo, dejando una interlínea libre
entre párrafos.
Despedida. Si utilizas una expresión corta, va precedida de coma. Si es la
expresión larga finalizas con un punto, así:

Cordialmente,
Agradezco sus conceptos sobre este informe.
 3. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS COMERCIALES
Líneas especiales. Si se requieren las líneas espaciales, se recomienda
escribirlas a dos interlíneas libres de los datos del remitente, en la
misma fuente pero con un tamaño de letra menor al utilizado en el
texto.
Anexos: Se ubica a interlineado sencillo, sin abreviar y alineado. Se
escribe a dos interlíneas libres del cargo del remitente. La palabra anexo
o anexo se escribe con mayúscula inicial y seguida de dos puntos (:), a
un espacio se enuncia la cantidad, entre paréntesis se relaciona el
número de hojas, folios y el tipo de anexo escritos en forma continua
horizontalmente y separados por coma (,).
Ejemplos:
Anexo: uno (15 folios)
Anexos: dos (ocho folios y un CD)
Anexos: tres (10 folios, un cheque y un folleto) MEMORANDO
 3. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS COMERCIALES
Copia. La palabra copia se escribe con mayúscula inicial, seguida de dos
puntos (:), se escribe a dos interlineas libres del cargo del firmante o a
interlineado sencillo de anexos, si los hay. A un espacio se relacionan los
destinatarios alineados, así: tratamiento, nombre, cargo y organización,
si este pertenece a la misma empresa se omite el nombre de la entidad,
sin abreviar.
Ejemplos:
* En línea separada:
Copia: Señor Darío Muñoz Arango, Gerente INDUNORTE
Señor Carlos Salazar Gómez, Gerente Nacional de Textiles S.A.
Doctor Bernardo Vargas Vélez, Jefe de Sistemas
* Para dependencias:
Copia: Gerencia
Gestión Humana
Dirección Financiera
 3. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS COMERCIALES
Para código de las dependencias:
Copia:
1010
1030
100
En línea seguida: Copia: Señores Juan Díaz Pérez, Director Técnico; Jairo
Soto Bernal, Director de Talento Humano; Carlos Gómez Iriarte, Jefe de
Producción Se recomienda no enunciar las copias fijas para la serie
documental y el consecutivo, por ser normas internas de la
correspondencia de las organizaciones.
 3. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS COMERCIALES
Identificación del redactor y transcriptor.
A dos interlíneas libres del remitente o a una interlínea libre de anexos y
copias se escribe el nombre y los apellidos de las personas que
participaron en la redacción y transcripción y demás actividades
relacionadas con la elaboración de la comunicación, todo debidamente
alineados.
Cuando sea necesario se debe aclarar el papel desempeñado por cada
uno de los participantes. De preferencia la letra más pequeña.Si la
persona que firma es la misma que redacta y transcribe o demás
actividades, no se requiere su identificación.
Ejemplo:
Redactor: Juan Esteban Soto López
Transcriptor: Ángela María Duque Arango