DISEÑO DE SISTEMAS

GARCÍA BARBARIN PAOLA

GONZALEZ VIDRIO BRENDA GISEL
HERNÁNDEZ VIDRIALES FABIOLA
MONDRAGÓN MADRIGAL PAULINA
VALLEJO ZEPEDA LUCIA
DISEÑO

 Denota trazo, delineación o descripción. Comprende y

combina características o detalles que a menudo requieren la
preparación de dibujos o planes preliminares.
 Los autores Johnson, Kast Y Rosenzweig, comentan:
 Un sistema es un arreglo de componentes para lograr un
objetivo planeado.
 Para sistemas de negocios, la función del diseño incluye la
disposición de las instalaciones físicas para la producción y
las actividades auxiliares; también cubre la distribución de
personal y redes de comunicación establecidas para
proporcionar l información concerniente al proceso.
DETERMINACIÓN DE LAS NECESIDADES DEL SISTEMA

 Implica el análisis de una organización como una expresión formal en la que se plasman la
división funcional, los niveles jerárquicos, que define a través de procedimientos o líneas de
acción, la interrelación y la coordinación de actividades a efecto de logar el cumplimiento de
los objetivos organizacionales.
 Considera los aspectos siguientes:
 Para mejoramiento de los procedimientos
 Cambio o modificación
 Conversión
 Un sistema totalmente nuevo
MEJORAMIENTO DE LOS PROCEDIMIENTOS
 Un procedimiento nos dice como hacer el trabajo, que proceso usar además de otras información
generales respecto al trabajo.
 Consiste en:
 Adaptar los procedimientos a las nuevas tecnologías.
 Simplificar el trabajo eliminando tareas que no contribuyan a la productividad.
 Economizar en el uso de personas, procedimientos, formas, reportes, equipo, espacio y
actividades.
CAMBIO O MODIFICACIÓN

 La modificación en un sistema administrativo puede significar cambio de personal,

procedimientos, operaciones, actividades, etc.
 Ejemplos:
 Redistribución de actividades administrativas.
 Redistribución de funciones.
 Redistribución del espacio de trabajo.
 Modificaciones en las formas, registros e informes, etc.
CONVERSIÓN

 Significa un cambio ordenado de métodos antiguos a métodos nuevos.

 Factores a considerar:
1. Efectos sobre las disponibilidades actuales y las planeadas.
2. Efectos sobre el personal.
3. Efectos sobre costos.
4. Efectos sobre resultados.
 UN SISTEMA TOTALMENTE NUEVO
 Las tareas principales al diseñarlo son:
 Desarrollar las operaciones de cada tarea.
 Ilustrar las relaciones entre personas, procedimientos y equipos en toda la documentación
pertinente.
 Diseñar la configuración del nuevo equipo.
CONCEPTO DE FLUJO

Comprende los siguientes elementos que son parte de cada sistema y subsistema:
Todo El Facilita la

ENERGÍA

FLUJO DE INFORMACIÓN
MATERIAL

sistema procesos interrelaci

deber ser productiv ón entre
diseñado o puede subsistem
as y
para requerir
proporcio
asegurar gas na el
la natural, eslabón
adquisici petróleo, necesario
ón de carbón, para
materiale etc. desarrolla
s, Un r sistemas
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requerido energía empresa,
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mover el como son
material mental tomadas
al lugar para acciones y
decisiones
del operar un
referentes
proceso. sistema al
de servicios.
negocios.
PLANEACIÓN DE RECURSOS

 Su función puede incluir la adquisición

de nuevas instalaciones y/o recursos

humanos o bien reubicación de estos.
ENFOQUE DE SISTEMAS EN EL DISEÑO DE ESTOS
Orientación del Problema

• Recopila datos y los somete a un proceso de análisis o examen critico, con el propósito de descubrir y conocer las causas que originan el problema e impiden el
funcionamiento normal de un sistema.

Diagramas de Flujo

• Uso de símbolos y flechas direccionales que permite a los analistas de sistemas desarrollar una representación gráfica del sistema bajo estudio. En esta forma, se
obtiene una descripción completa de los procedimientos con el objeto de describir el sistema para la administración.

Modelos

• Los modelos a escala de la distribución de las instalaciones pueden ser utilizas para modelar el sistema y señalar cualquier problema de separación física entre
elementos.

Elementos Básicos

• Material.
• Energía.
• Información.

Sistemas de Información y Decisión

• Concentración en el mejoramiento del equipo.

• Desarrollar datos como sea posible para usarse en el sistema.
• Orientación a la toma de decisiones.
 DISEÑO DE UN SISTEMA

Un análisis de los sistemas

 Los pasos básicos
Un estudio de los planes y
son:
existentes para comprender objetivos generales con el
las relaciones entre sus propósito de determinar los
recursos, actividades, requisitos del nuevos
procedimientos, archivos. sistemas.
 Clientes Gobier- Económic
Problema causantes no o sociales
Otros

Objetivos
Externas

Restricciones

Internas

Inf. sobre medio

Apoyo de Organizac Recursos
Recursos Grado de
ambiente la ión de la financieros
política
humanos materiales aceptación
Funcionamiento dirección
Control

Servicios o beneficios

Modelo Tecnología de sistemas

Requerimientos de
Recursos y
Retroacción

información
especificaciones
Sistema logístico (reglas
de decisión)
Simulación

Implantación
CRITERIOS PARA EL DISEÑO DEL SISTEMA
Los mas
comunes son:

Optimización: se
aprovecharán mas
eficientemente los
recursos y se reducirán los
costos de la organización.

Factibilidad: El
Mensurabilidad:
sistema debe ser
El sistema puede
diseñado en forma
realista. ser medible.
CARACTERÍSTICAS DE UN BUEN SISTEMA

Oportunidad

Flexibilidad Coordinación

Responsabilida
Costo
d

Control
 LIMITACIONES EN LA ACTIVIDAD DEL DISEÑO DE SISTEMAS

 Las decisiones de políticas en los diferentes

niveles jerárquicos en la empresa representan
limitaciones a los analistas de sistemas en los
niveles inferiores.
 Las instalaciones y el equipo disponible, así como
la fuerza de trabajo y su mezcla de habilidades.
 Problemas de resistencia al cambio o
antagonismo.
SISTEMAS DE PLANEACIÓN
 DEFINICIÓN DE PLANEACIÓN

La planeación es, una función administrativa

básica que suministra los medios con que los
recursos humanos, manejan en la dimensión
organizacional los problemas de un medio
complejo, dinámico y siempre cambiante.
 PLANEACION

es el conjunto de actividades
determinadas a:

Establecer objetivos Determinar políticas y Preparar planes y programas

estrategias

Sin la previa determinación de las actividades, mediante la planeación, no habrá nada que
organizar, nadie que dirija y nada que necesite control.
 La planeación implica futuro

 La función de planeación implica una visión al futuro, ya que, de una situación actual (Sa) se
espera llegar a un objetivo o resultado final (Rf).
 Existen varios caminos o alternativas de los cuales hay que seleccionar los mas pertinentes,
que logren el objetivo (O) fijado.
 La situación actual avanza de manera que se logran estados o situaciones diferentes (S) en
el tiempo.
 IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN

 El futuro de muchas organizaciones bien administradas depende tanto de la planeación como de la

tecnología, y esperan que todos sus administradores dediquen una parte de su tiempo a la formulación de
planes y objetivos, antes de tomar cualquier decisión.
Algunos aspectos básicos que nos muestran la importancia de la planeación son:

Promueve el desarrollo Propicia una Maximiza el

del organismo social al mentalidad futurista, Reduce al mínimo los aprovechamiento del
establecer métodos teniendo mas visión del riesgos y aprovecha al tiempo y los recursos
para utilizar porvenir y un afán por máximo las organizacionales, en
racionalmente los lograr y mejorar las oportunidades. todos los niveles de la
recursos. cosas. organización.
 La planeación se considera
como uno de los mejores
sistemas para preparar a una
organización a adaptarse a
los cambios continuos que
ocurren en el entorno.
TIPOS DE PLANEACIÓN

•Se lleva a cabo sobre la base de un plan

PLANEACION FORMAL escrito y documentado, desarrollado por
medio de un proceso racional.

•Se lleva a cabo sobre bases informales o

PLANEACION causales. Cuando el que planea no registra
INFORMAL lo que pasa sino que lo lleva en la memoria y
actúa de manera intuitiva e improvisada.
CARACTERÍSTICAS DE LA PLANEACIÓN FORMAL E INFORMAL

Planeación formal Planeación informal

Racional Emocional

Sistemática Se basa en la experiencia

Aplica conceptos, principios, reglas, técnicas Se apoya en corazonadas

Sigue un proceso Se lleva a cabo por episodios esporádicos

Se apoya en información relevante y confiable Un gran porcentaje es improvisación

PLANEACIÓN A LARGO PLAZO 3-5 AÑOS

Pronósticos

Objetivos

Planes de
Programas Presupuestos
rendimiento

Implantación por unidades

funcionales

Control operativo
¿QUE ES UNA ESTRATEGIA?

Son programas generales de Es la determinación de la

acción que llevan consigo misión y de los objetivos a
largo plazo de una empresa, La estrategia se refiere al plan
compromisos de énfasis y
así como la adopción de los general de la empresa, para
recursos para poner en cursos de acción y de la relacionarse con el medio
practica una misión básica. asignación de recursos ambiente y subsistir en el.
Ross y Kami necesarios para cumplirlos. H
Weihrich
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

El proceso de determinar los mayores

objetivos de una organización y las Es el conjunto de planes integrales de
políticas y estrategias que gobernaran una organización que normaran el
la adquisición de los recursos para comportamiento futuro de la misma.
realizar esos objetivos. Steiner
PLANEACIÓN TÁCTICA
Traduce los planes estratégicos a planes específicos que son mas relevantes para una
unidad orgánica particular.

Consiste en formular planes a mediano plazo que pongan en relieve las

operaciones actuales de las diversas áreas o sistemas funcionales de la
organización.

Se conforman de dos
partes diferentes:

La proyección o
El desarrollo y planeación
pronostico de las
de nuevos programas, así
actividades actuales de una
como operaciones de
organización respecto del
negocios para el futuro.
periodo de planeación.
PLANEACIÓN OPERATIVA

 Son los planes que especifican la manera en que

se van a lograr objetivos a corto plazo, por
ejemplo, planes mensuales o semestrales.
 Consiste en hacer compromisos específicos, para
poner en práctica los objetivos y las políticas
establecidas por la planeación estratégica.
PLANEACIÓN COMO SISTEMA
 El sistema de planeación obliga a un contacto estrecho y sistemático, entre todos los
dirigentes de la empresa, adaptándose a decisiones orgánicas con base en un compromiso; la
comunicación busca el equilibrio de las actividades que influyen en los resultados finales.
 Planear exige, la observación de todos los sistemas relacionados que conforman un conjunto
coherente, dentro del cual, el organismo social está obligado a actuar.
PROCESO DE PLANEACIÓN

Información
interna

Fijación de: Establecimiento de:

• Objetivos. • Procedimientos.
Investigaciones
• Alternativas. • Programas.
• Políticas. • Presupuestos.

Información
externa

Retroalimentación
INVESTIGACIONES

 El proceso de investigación comienza con una minuciosa investigación de los hechos presentes,
pasados y una estimación del futuro, tanto de factores internos, como externos de la empresa, para que
basado en toda esa información, se conozcan los antecedentes y los diferentes elementos que deberán
considerarse, antes de determinar los objetivos.

Factores externos: aquellos

cambios en el medio ambiente
como: económicos, tecnológicos,
políticos, etc.

FACTORES QUE AFECTAN LAS

INVESTIGACIONES
Factores internos: Cantidad y la
calidad de los RH y Financieros, es
descifrar la estructura de capital
propio y la posibilidad de obtener
financiamiento con recursos ajenos,
los recursos materiales, etc.
OBJETO DE LA INVESTIGACIÓN
Se requiere determinar todos los
factores, tanto positivos como
negativos, que habrán de influir
en la consecución de este fin,
esto es la investigación.

La investigación tiene como

propósito, determinar los
medios más aptos para alcanzar
el objetivo fijado.

Entre los medios se encuentra la

eliminación de aquellos
factores, que nos dificultarán la
obtención del objetivo.
 DESARROLLO DE LA INVESTIGACIÓN
 El estudio, la investigación y el análisis de un fenómeno o hecho, siempre han tenido como
finalidad esclarecer las causas que originan a éste, para lo cual es necesario seguir ciertos métodos
y técnicas de investigación.
 El esclarecimiento de los factores que componen el objeto de estudio señalado, se logra a través de
diferentes técnicas de análisis como: a)
b) Observación
Investigación c) Encuesta
directa
Documental

Hechos Cuestionario

Experimentos Entrevista

Registro
 INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL

 Trata de recolectar y hacer un primer examen de la información que existe, ya sea escrita o
gráfica, sobre el objeto de estudio definido de que se trate.
 Toda técnica de investigación documental requiere de:

 Esta técnica tiene las siguientes

Medios: Son aquellos
Fuentes: Las fuentes son, documentos como formas, etapas:
por ejemplo, archivos reportes, informes  Recolección de la información
generales y privados. (administrativos, contables,
 Análisis de la información
etc.)
 Clasificación de la información
 DEFINICIÓN DE OBJETIVO

 Es la meta que se persigue, que prescribe un ámbito

definido y sugiere la dirección a los esfuerzos de
planeación de un administrador.
 Los resultados que la empresa espera obtener, son fines
por alcanzar, establecidos cuantitativamente y
determinados para realizarse transcurrido un tiempo
específico.
 CLASIFICACIÓN DE LOS OBJETIVOS

Por el nivel Por su

Por su aplicación Por el tiempo Por su naturaleza Por su ámbito
jerárquico intermediación

• Generales • Individuales • A mediano plazo • Inmediatos • De servicio • Particulares

• Funcionales • A corto plazo • A largo plazo • Económicos • Sociales
• Departamentales • Mediados • Organizacionales
• Colectivos
 ETAPAS PRELIMINARES A LA FORMULACIÓN DE OBJETIVOS
Etapa 1. Base del
servicio de información.
Informes requeridos de
niveles superiores
Etapa 3. Definición de Etapa 4. Determinación
a) Metas. Etapa 5. Análisis de la
responsabilidad, de áreas de resultados
solución.
b) Prioridades. propósito del puesto. clave.
c) Factores ambientales
y suposiciones.
d) Políticas generales.

Etapas 2. Red de
coordinación.
Informes requeridos de
otros. Etapa 6. Formulación de Etapa 7. Formulación de
a)Metas. suposiciones. objetivos.
b)Planes mayores.
c) Lo que esperan de
usted.
ETAPA 1. Base del servicio de información. Guía en lo que se refiere a
requisitos y prioridades a nivel superior. Ésta es la base principal, para
asegurar la compatibilidad vertical de los objetivos.

ETAPA 2. Red de coordinación. Identificación de los demás gerentes y

tipos de información, en que debe llevarse a cabo la coordinación. Es la
base principal para asegurar la compatibilidad horizontal de los objetivos.

ETAPA 3. Definición de la responsabilidad de cada puesto. Llegar a un

acuerdo, respecto a aquello por lo que el gerente es responsable.
ETAPA 4; Determinación de áreas de resultados clave. Las áreas con
prioridad de la responsabilidad del gerente que constituye los mejores
candidatos para los objetivos de la etapa 7.

ETAPA 5; análisis de la situación. Determina la aptitud del gerente,

para alcanzar un alto nivel de logros en las áreas de resultados clave y
segundo, determinan las prioridades.

ETAPA 6; Formulación de suposiciones. Fincar una base para continuar

este proceso, haciendo una acucioso juicio de valores, en cuanto a lo
que ocurriría con respecto a cada una de las variables mayores que
pueden tener efecto en el desarrollo de las operaciones.
Solo hasta que se han complementado cada una de las etapas preliminares, se encontrara
el gerente en posición de formular sus objetivos cuando llegue a la etapa 7.

Etapa Formulación de objetivos. Los objetivos reales se formulan

en esta etapa y solo después de que el gerente, ha
7 completado de manera adecuada las primeras seis etapas.
CRITERIOS PARA FIJAR OBJETIVOS
EFECTIVOS
Los objetivos de mayor efectividad deben satisfacer
criterios aceptados.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS; Los objetivos deben ser específicos deben estar asentados en términos de que debe
hacerse y cuando deben completarse.
El mayor grado posible, deben estar cuantificados es decir, deben estableces explícitamente el
volumen de dinero y de ventas, recuperación sobre la inversión, unidades de producción y todos
aquellos aspectos relativos

Inadecuado Conveniente
Aumentas las ventas en 10% en cada
Aumentar las ventas durante 2010
región durante 2010
 Cuando no es posible la cuantificación, deben utilizarse índices cualitativos.
Conveniente
Inadecuado Contratar solo aquel personal que
Mejorar la calidad de los demuestre capacidad pasando las
empleados de oficina que se pruebas de eficiencia y aptitudes,
contraten en 2010 durante 2010

Los objetivos nunca deben asentarse como actividades, sino siempre como resultados finales
Conveniente
Inadecuado Para el 1 de septiembre, tener tres
Efectuar cinco sesiones de cirujanos competentes que practique
adiestramiento para cirujanos, uno el procedimiento quirúrgico XY.
por día.
OBJETIVOS REALISTAS; es decir deben ser posibles de lograr.

Compatibles con la autoridad. El aprobar para el un objetivos que carezca de autoridad, para llevar a
cabo, es auto frustrante y puede dar lugar a disputas entre gerentes.

Conveniente
Inadecuado
Reducir el numero de rechazos, en Reducir el numero de rechazos en 5% por parte de
5% por parte del departamento de la gerencia de producción, con auxilio del jefe de
control de calidad control de calidad.

Compatibilidad de los objetivos en relación con la autoridad es:

Inadecuado Conveniente
Aumentar las ventas de las sucursales Aumentar las ventas de la gerencia regional en
en 10% durante 2010. 10%, el cual debe reflejarse proporcionalmente a
cada sucursal, durante 2010.
CONDICIONES DE FLEXIBILIDAD.

 Para mantener las prioridades y coherencias adecuadas entre planes y

objetivos fluctuantes de la empresa, los objetivos para la mayoría de
los gerentes, probablemente deben modificarse de un periodo fijado
como una meta a otra.
 Objetivos que pueden evaluarse con toda exactitud solo después de un año o mas.
Conveniente
Completar las especificaciones para aprobación del 1 de
Inadecuado marzo, completar la construcción para el 1 de septiembre,
Constituir y equipar una nueva
instalar todo el equipo y que empiece a funcionar el 1 de
planta para el 1 de enero de 2010
enero del 2011

Los objetivos deben expresarse en términos que tanto el subordinado como el superior entiendan con
claridad y que para ambos tengan el mismo significado.

Inadecuado Conveniente
Lograr el máximo de utilización Lograr una utilización del equipo de computo del
posible del equipo de la 85% para el 1 de septiembre del 2010 y mantener el
empresa. mismo ritmo el resto del año.
ALCANCE DE LOS OBJETIVOS

 La administración por objetivos, espera lograr una mejoría continua

por parte de los gerentes.

 Deben fijarse con ciento grado de dificulta y logro que exija de los
gerentes un mayor esfuerzo que el normal.
 REQUISITOS EXTERNOS

Los requisitos legales pueden establecer el nivel máximo del funcionamiento del gerente.

GUIA PARA DEMANDAS DE LA SITUACION

EVALUAR EL
ALCANCE
Las demandas de clientes de otros departamentos, pueden establecer los niveles mínimos de funcionamiento.

REDACCION DE OBJETIVOS

No existe una redacción o formato preciso, pero sea cual fuere la redacción usada, debe facilitar su presentación y
claridad, para quien lo va a alcanzar.
ALTERNATIVAS

El concepto de alternativa en los organismos tiene su origen en la

necesidad de dar una respuesta para afrontar los retos que implica la
tarea administrativa.

 Una vez realizada la investigación sobre la influencia positiva o

negativa y determinados los objetivos, debe procederse al
establecimiento de las diferentes alternativas, que aparecen como
probables caminos a seguir, según las circunstancias.
IMPORTANCIA DE LAS ALTERNATIVAS

 Los cursos de acción se establecen, en función de los objetivos fijados. Si en la

previsión se establecen objetivos y forma de alcanzarlos de acuerdo con
circunstancias futuras probables, en caso de que estas llegaran a cambiar
inesperadamente, el logro de los objetivos no seria posible. Si esto se presenta podría
poner en peligro a la empresa.

 Por otra parte, si se considera que la planeación constituye en definitiva una selección
entre distintas alternativas para alcanzar los objetivos, su esencia es la toma de
decisiones.
 QUIEN LAS ESTABLECE Y
COMO
Determinar
Consiste en buscar el
●

las mayor numero de

alternativas alternativas para
o cursos de alcanzar cada uno de los
acción
objetivos establecidos

●
Es recomendable que
Evaluació antes de tomar una
La dirección n de
alternativ ●
decisión se evalué.
Ventajas, riesgos,

superior estable las

as alternativas, tiempo,
recursos y dificultades.

ETAPAS PARA
alternativas y Consiste en considerar las
●

Selección alternativas mas adecuadas, en

ESTABLECER de cuanto a factibilidad y

ventajas, seleccionando las

adopta la que mas alternativ

as
que permitan alcanzar con

ALTERNATIVAS
mayor efectividad los
objetivos del organismo.

convenga.
APLICACIÓN DE TECNICAS DE DECISION

Para determinar la alternativa adecuada, existen varias técnicas a fin de calificar los
factores que intervienen directa o indirectamente, en los resultados de la decisión.

Pronostico
Arboles de decisión
Calculo de probabilidades
Técnicas
Técnicas para programas y
Caminos críticos evaluar

Investigación de operaciones
PROYECCIONES

 Las ventajas que reporta el conocimiento de varias alternativas es que se cubren los
posibles riesgos por el cambio de circunstancias en cualquier área, que
razonablemente podemos prever.

 Nos permite experimentas a través de modelos matemáticos, decisiones criticas sin

exponernos a los riesgos reales.

 Además a trabes de esta técnica descubriremos cursos alternativos de acción.

POLITICAS

 La política que resulta de la planeación es de vital importancia en la

administración.

CONCEPTO: es una orientación verbal, escrita o implícita que fija

la frontera proporcionada, por los limites y dirección general de la
cual se desenvuelve la acción administrativa.
FORMULACION DE POLITICAS
Partiendo de hechos, no
Deben conformarse con
decisiones personales
base en factores
externos, tales como
leyes o reglamentos.

Deber permitir
interpretación, no debe
prescribir procedimiento.

Deben ser expresadas,

con una redacción
definida y precisa.

Deben estar condicionados

por las sugerencias y
relaciones de quienes serán
Siempre que se deba afectados.
cubrir condiciones
anticipadas deben
establecerse políticas.
CLASES Y EJEMPLOS DE POLÍTICAS

 Es posible una clasificación de políticas, tomando en cuenta sus

características, incluyendo factores, tales como: propósitos, usos, temas,
fuentes, zona de influencia, función, frecuencia de aplicación y si es
escrita o no.
CLASES DE POLITICAS
Incluye las que se originan para hacer
●

frente a diversos controles y solicitudes

de fuerzas ajenas a la empresa, tales
como, gobierno, cámaras y sindicatos.

Políticas externas

Incluye las iniciadas por los gerentes en

●

cualquier nivel administrativo, con el fin

de contar con las orientaciones
necesarias, para su propósito y el de sus
subordinados.

Políticas internas
CLASES Y EJEMPLOS DE POLÍTICAS
Cuenta de gastos Realización de auditorías

Llevar a cabo la revisión y evaluación del grado de

Fijar una orientación relacionada con el adecuado responsabilidad y aplicación de los controles contables,
Propósitos control de gastos. financiero y de operación, con el propósito de promover
la eficiencia de las operaciones.

Auditoría interna. Es una actividad de evaluación dentro

Cuenta de gastos. Concepto breve conciso por
de una empresa, destinada a la revisión y vigilancia
Definición medio del cual, se controlan erogaciones aceptadas
sistemática de las operaciones contables, financieras y
por la admón. de la empresa.
administrativas.

a) Las revisiones se harán de acuerdo con el plan anual de

a) Se llamará a cuenta de gastos, a toda erogación auditoría.
que sea necesaria para el buen funcionamiento y b) Con la anterioridad necesaria, se comunicará al director
Contenido desarrollo de la empresa. de la empresa el programa de revisión, especificando las
b) Cumplir con los requisitos de deducibilidad, funciones que deben efectuarse.
para efectos fiscales. c) El auditor es responsable de la elaboración de un
informe, que muestre los resultados de la revisión.
EVALUACIÓN DE LAS POLÍTICAS

La evaluación de las
 Deben evaluarse periódicamente, reacomodarlas y políticas
volverlas a enunciar, con base en las oportunidades
y condiciones que existan.

Entrevistas con los Determinar lo útil que

gerentes y sus realmente sea la
subordinados. política.

Saber de la relación de las

políticas y sus prácticas.
PROCEDIMIENTOS

Cómo hacer
el trabajo

Qué proceso
usar

Información general
sobre el trabajo

Naturaleza de Orientado hacia

instrucción tareas
 Los sistemas de planeación y control se utilizan para
Los procedimientos buscan evitar
una actividad fortuita mediante la
facilitar la decisión, pero aquí nos interesan los
dirección, la coordinación y la
sistemas más que las decisiones, y son adaptados por
articulación de las actividades de un
personas.
organismo; exponen objetivos, una
guía para la acción política, a seguir.
Establecer responsabilidades.
Una serie de funciones, pasos,
Víctor empleados por la dirección,
Lázaro para que su labor o cualquier
trabajo, sea desempeñado con
mayor eficiencia, efectividad
y economía.
ESTRUCTURA DE LOS PROCEDIMIENTOS

Conjunto
de activid
que ades
o s o bj e ti v os son la mediante
una
L su RESULTADO adecuada
ó n d e relación
ra z los S encauzadas y
e n c i a y por polític
exist nos permi as,
r oc e d im i e ntos un ten lograr
p objetivo co un
para Responsables ncreto.
me d io
alcanzarlos. Estrategias
Políticas
Planes (Procedimientos)
Para producir un artículo. Fábricas.
Conducción
Para vender un producto. Comercios.
Para lograr un servicio, para tramitar Bancos.
un documento. Gobierno.
OBJETIVOS
OBJETIVOS
CARACTERÍSTICAS E IMPORTANCIA DE LOS PROCEDIMIENTOS

Los pasos de un
Elementos humanos procedimiento debe ser
sucesivos, complementarios
y en conjunto, tender a
Tipo de trabajo alcanzar las metas deseadas.

Materiales

Objetivo Estable
Flexible
PASOS A SEGUIR PARA EL ESTUDIO DE PROCEDIMIENTOS

a) Seleccionar el trabajo o procedimiento que se va a analizar.

b) Registrar todos los datos relativos al procedimiento, mediante la preparación de diagramas.
c) Examinar críticamente los datos del procedimiento, teniendo en cuanta: qué, cómo, quién, dónde, cuándo y por
qué.
d) Desarrollar el procedimiento más adecuado, según los objetivos y políticas de la empresa.
e) Implantar el procedimiento propuesto, y mantenerlo actualizado, estableciendo los controles adecuados.
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

lo s in str umentos Tareas y actividades

l
Son aque ión en los que
ac
de inform , los pasos y individuales.
nan
se consig q ue debe
n
o n e s
o p e ra c i p a ra la
seguirse d e la s
n
realizació e una unidad
d Prácticas departamentales.
fu n c i o n e s
ativa.
administr

Prácticas generales en un
área determinada de función
operacional.
CONTENIDO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

3. Gráficas
1. Introducción a) Diagramas de flujo.
a) Objetivo del manual. 4. Texto
2. Organigrama a) Descripción narrativa de los procedimientos.
b) Interpretación de la estructura orgánica, en él se 5. Formas
explican cosas como:
a) Por lo general rediseñadas y planeadas.
 Tipo de departamentalización (por funciones, por
b) Instructivos de las formas.
procesos, por producto, geográfica).
6. Políticas
 Amplitud de la centralización o descentralización.
a) Relacionadas con aspectos básicos de la dirección, tales
 Relación entre personal de línea y asesoría.
como: de comunicación , de control, personal, etc.
PROGRAMAS

Antes de tomar cualquier iniciativa,

La programación nos permite proporcionar, un medio para reconocer diversas
hay que establecer la cronología y la
●
●

alternativas y decidir la forma más rápida y económica de alcanzar un objetivo concreto.

prioridad de cada una de las etapas y ●El programa es una serie de etapas, que deben cumplirse para lograr un objetivo y cada
●

una de las cuales, exige una determinada cantidad de trabajo y de esfuerzo mental y
actividades que debemos cubrir, antes físico.
de llegar al resultado final.

●
●a) Programa integral. Es considerado como el programa maestro, que contiene
normas y procedimientos de tipo general, que es necesario adoptar a las necesidades
Tipos de programas: particulares de cada acción, departamento, etc., de la empresa.
●b) Programa seccional o departamental.
●
No es más que una adaptación de las
normas y procedimientos generales.
 Un programa es un plan que incluye el uso futuro de diversos recursos y
establece una secuencia de acciones, para lograr un objetivo determinado.

Clases de programas La formulación de un programa puede

incluir objetivos, normas de actuación,
políticas, procedimientos y métodos,
pero no necesariamente tiene que
Programas a largo plazo Programas a corto plazo
incluir todas estas categorías de planes.
PROGRAMAS
LIMITACIONES
 Objetivos establecidos.
 Recursos del organismo social.
 Naturaleza de las operaciones.
 Las condiciones técnicas.
VENTAJAS
 Proporcionar un plan a seguir.
 Sirve para coordinar las operaciones de diversos
departamentos.
 Son la base para un buen control.
 Facilita la delegación de funciones.
 Sirve para evitar cualquier repetición en el trabajo.
PRESUPUESTOS

Estimación
programada
forma sist , en
emática d
tegoría. condiciones e las
r t a nt e c a de operació
po eglados
Plan de im dato s a r r de los resu
ltados a ob
ny
st e e n n ta n las por un o tener,
Co ns i rep r e se rganismo
ent e y u n p e riodo periodo det en un
lógi c a m bles pa r a erminado.
a s r az o n a
expectativ
dado.
 PRESUPUESTOS

A. Herrera H. Lo define como:

Una estimación previa de las necesidades que

afrontará, una empresa en el futuro y la forma de
satisfacerlas.
 OBJETO DE LOS PRESUPUESTOS

El principal objeto de los presupuestos es cuantificar

anticipadamente los objetivos establecidos por la alta
dirección que se pretenden lograr.

Se utiliza también para fijar los limites dentro de los cuales,

deben mantenerse los gastos, y por tanto, sirven para
calcular necesidades financieras.
 CLASES DE PRESUPUESTOS

presupuestos

Públicos Privados
(Gobierno) (Empresas particulares)
 SISTEMA PRESUPUESTAL:

Es un conjunto de presupuestos relacionados entre sí, que contribuyen al objetivo financiero de una empresa.
Los presupuestos esenciales:

Presupuestos de ventas
Presupuestos de producción
Presupuestos de materia prima
Presupuestos de compras
Presupuestos de M.O. D
Presupuestos de gastos de departamentos de servicio
Presupuestos de gastos indirectos de producción
Presupuestos de inventarios
Presupuestos de gastos de venta
Presupuestos de gastos de administración
Presupuestos de caja
Presupuestos de costo de ventas
 FORMULACIÓN DEL PRESUPUESTO

Todo estudio sistemático requiere de un orden , en su desarrollo, respecto a la formulación del sistema presupuestal,
sus etapas a seguir son las siguientes:

 Planeación
 Formulación
 Aprobación
 Ejecución y coordinación
 control
El autor D.N. Padilla Ramírez, nos expone que un presupuesto anual esta conformado
por dos áreas:

 Presupuesto de operaciones

 Presupuesto financieros
 EJEMPLO

SECTOR PRIVADO SECTOR PUBLICO

Consiste en determinar el comportamiento de su
demanda, o sea, conocer la aceptabilidad en un
mercado, desarrollándose el presupuesto de ventas,
concluido este, se podrá elaborar un presupuesto de
producción.
Primero se desarrolla los presupuestos de egresos o
necesidades del sector publico, y con base en ello, se
determinan los ingresos que habrán de recaudarse por
medio de los presupuestos