SISTEMA DE ORGANIZACIÓN

ADMINISTRATIVA

INTEGRANTES:
Roberto Salvador Alarcon Navarro
Elizabeth Borda Cordova
Yhonatan Marín Escalera
Diego Quispe Callisaya
Ana Jael Vias Barboza
Maria Jessica Vicente Torrico
Olga Yucra Cardozo
Gabriela Zambrana Vera
 SISTEMA DE ORGANIZACIÓN
ADMINISTRATIVA
INTRODUCCION IMPORTANCIA DEL (SOA)

 EL sistema de organización
administrativa nos permite estructura
un organismo social y lograr que este
cuente con todos los elementos
necesarios para su función una
entidad pública es una organización
como tal debe tener las actividades
claramente identificadas clasificadas
y agrupadas para lograr su objetivo
en la cual sus recursos humanos
interactúan entre sí para alcanzar
determinados fines.
SISTEMA DE ORGANIZACIÓN
ADMINISTRATIVA
OBJETIVOS DE LAS
NORMAS BASICAS
 ƒ Proporcionar los elementos esenciales
de organización, que deben ser
considerados en el análisis, diseño e
implantación de la estructura
organizacional de la entidad. ƒ
 Lograr que 1a estructura
organizacional de las entidades
públicas sea conformada bajo criterios
de orden técnico.
SISTEMA DE ORGANIZACIÓN
ADMINISTRATIVA
ATRIBUCIONES
INSTITUCIONAL
ES PRINCIPIOS DEL SOA
INTERRELACION CON Normas básicas del sistema
OTROS SITEMAS
De organización administrativa

SISTEMA DE
PROGRAMACION
DE OPERACIONES

SISTEMA DE
ADMINISTRACION
DE PERSONAL

- Análisis Organizacional.
SISTEMA DE -ƒ Diseño Organizacional.
CONTROL -ƒ Implantación del Diseño organizacional.
GUBERNAMENTAL
Analisis organizacional.

 Las entidades en funcionamiento analizarán si la estructura organizacional ha

constituido un medio eficiente y eficaz para el logro de los objetivos propuestos
en el Programa de Operaciones.
 Se evaluará:
 ƒ la calidad de los servicios y/o bienes proporcionados a los usuarios,
 ƒ la efectividad de los procesos
 ƒ la rapidez de respuesta de la estructura organizacional frente a los cambios
internos y externos.
 Resultados del análisis organizacional. En base al resultado del análisis
organizacional se podrán tomar decisiones respecto a los siguientes aspectos:
 ƒ Adecuar, fusionar, suprimir y/o crear áreas y unidades.
 ƒ Reubicar las diferentes unidades en la estructura.
 ƒ Redefinir canales y medios de comunicación interna.
 ƒƒ Rediseñar procesos.
ETAPAS DEL DISEÑO
ORGANIZACIONAL
 *Identificación de los usuarios de la entidad
 *identificación de los servicios y bienes que satisfacen las necesidades
 *definición del tipo de grado de autoridad de las unidades y niveles jerárquicos
 *definición de los canales y medios de comunicación
 *Elaboracion del manual de organización y funciones y manual de proceso
Formalización del proceso organizacional

 Se formalizara en los sgtes documentos, aprobados mediante la resolución interna.

 A) Manual de organización y funciones
 *las disposiciones legales que regulen la estructura
 * los objetivos institucionales
 * el organigrama
 B) Manual de procesos
 *la denominación y objetivo de proceso
 *normas de operación
CONFORMACION DE
AREAS Y UNIDADES
ORGANIZACIONALES
Identificación de usuarios y sus necesidades

●
Se identificarán los usuarios de la entidad y sus necesidades, de acuerdo con el ámbito de competencia establecido en el instrumento jurídico de
su creación, las disposiciones legales relacionadas y los objetivos de gestión establecidos en su Programa de Operaciones Anual.

Identificación de servicios y/o bienes

●
Se identificará los servicios y/o bienes que proporciona la entidad, priorizándolos según criterios
institucionales de acuerdo a su Plan Estratégico.

Diseño de los procesos, resultados e indicadores

●
Se identificarán y establecerán los procesos de la entidad por los cuales se generan los servicios y/o
bienes para los usuarios. El diseño de los procesos será formalizado en el Manual de Procesos
Identificación y organización

●
Una vez definidos los usuarios, los servicios y/o bienes y los procesos de la entidad, se identificarán y
conformarán en base a estos, las unidades organizacionales.
●
Posteriormente, se conformarán las áreas agrupando unidades que requieren estar relacionadas entre sí, y se
determinará su ámbito de competencia.

Niveles jerárquicos

●
Nivel directivo : Enel cual se establecen los objetivos, políticas y las estrategias de la entidad.
●
Nivel ejecutivo : Enel cual se aplican las políticas y se toman las decisiones para el funcionamiento de la entidad de
acuerdo con los lineamientos definidos en el nivel directivo.
●
Nivel Operativo : Dondese ejecutan las operaciones de la entidad.
Asignación de autoridad y dependencia jerárquica
• A las unidades organizacionales se les proporcionará la autoridad lineal y/o
funcional necesaria para la ejecución de las operaciones asignadas, en relación
a su jerarquía.
• Se definirá la dependencia jerárquica de la unidad en función a la
especialización y desagregación de las operaciones.

Clasificación de unidades organizacionales

• Sustantivas : Cuyasfunciones contribuyen directamente al cumplimiento de
los objetivos de la entidad.
• Administrativas : Cuyasfunciones contribuyen indirectamente al
cumplimiento de los objetivos de la entidad y prestan servicios a las unidades
sustantivas para su funcionamiento.
• De asesoramiento : Cumplenfunciones de carácter consultivo y no ejercen
autoridad lineal sobre las demás unidades.
Alcance de Control

●
Con el fin de lograr un eficiente alcance de control, el número de unidades y equipos de trabajo
dependientes de otras unidades organizacionales, deberá tener una dimensión que no diluya la
capacidad de dirección.

Desconcentración

●
La máxima autoridad ejecutiva podrá disponer la desconcentración de una unidad organizacional mediante la emisión de una disposición legal pertinente que autorice esta desconcentración, y que contenga, al menos, lo siguiente:
●
- Justificación técnica y económica.
●
- Objetivos.
●
- Ámbito de su competencia.
●
- Funciones específicas.
●
- Grado de autoridad.
Unidades organizacionales para programas y proyectos

●
Para la ejecución de programas y/o proyectos, se podrán crear unidades organizacionales, siempre
que las funciones de estos programas y proyectos no puedan ser ejecutadas por otras unidades de la
entidad. La vigencia de dichas unidades estará limitada al cumplimiento de sus objetivos.
 COMUNICACIÓN Y
COORDINACION ORGANIZACIONAL
Canales y Medios de Comunicación interna.- Se considera lo
siguiente:
• La cadena de mando.
• El tipo de información que se transmitirá.
• La frecuencia y fluidez.
• Responsables de la implantación.
• El alcance y cobertura.
Tipos de Canales de Comunicación:

 Descendente.- Es aquella que fluye desde los

“altos mandos” de una organización hacia los más
bajos.
 Ascendente.- La información fluye hacia arriba a
través de la jerarquía de la empresa.
 Cruzada.- Incluye el flujo horizontal y el flujo
diagonal de información.
Instancias de Coordinación Interna

Tratar asuntos de competencia compartida entre unidades,

se denominarán comités, consejos o comisiones. Contarán
con un instrumento legal de creación que establecerá:

- El objetivo de la instancia de coordinación.

- Las funciones específicas.
- La unidad encargada de la instancia.
- El carácter temporal o permanente.
- La periodicidad de las sesiones.
Servicio al Usuario
O La obtención de retroalimentación.
O La atención de asuntos.
O Los medios de comunicación necesarios.
O La recepción, el registro, la canalización y
el seguimiento de sugerencias, reclamos,
denuncias o cualquier otro asunto similar.
Procedimientos administrativos Básicos de
Comunicación y Coordinación

Se aplicara el D.S. 23934, Reglamento Común de

Procedimientos Administrativos y de Comunicación de
los Ministerios (RCP).
RELACIONES INTERINSTITUCIONALES

 Relacionamiento interinstitucional
De tuición, de relación funcional y de complementación.

 Formalización de las instancias de relación

interinstitucional
Se organizará instancias de relación interinstitucional,
formalizadas mediante instrumento legal o convenio
interinstitucional.
Duplicidad de objetivos y funciones
interinstitucionales

 La máxima autoridad ejecutiva elevará esta situación a la autoridad

en grado superior
 con competencia, para que la considere, dirima o resuelva grado
superior, con competencia, para que la considere, dirima o resuelva.
 IMPLANTACION DEL DISEÑO
ORGANIZACIONAL
 EL PROCESO DE IMPLANTACION DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL ES
LA FASE CULMINANTE YA QUE SE CONSTITUYE EL MOMENTO EN
QUE LAS MEDIDAS DE MEJORAMIENTO ADMINISTRATIVAS DEBEN
LLEVARSE A LA PRACTICA.
 LA IMPLANTACION DE NUEVOS DISEÑOS ORGANIZACIONALES
ABORDA UNA IMPORTACIA EFICIENTE PARA IMPLANTAR NUEVOS
DISEÑOS EN UNA ENTIDAD.
 IMPLANTACION DEL DISEÑO
ORGANIZACIONAL

La máxima autoridad ejecutiva de la entidad

Es quien aprobara y aplicara el plan de implantación
REQUISITOS PARA LA IMPLANTACION
 Puesta en marcha del programa de operaciones anual
 Disponibilidad de recursos humanos y financieros
 Participacion activa durante todo el proceso del personal superior involucrado en
los cambios organizacionales.
PROCESO DE IMPLANTACION TIENE
4 FASES
1. FASE, difusión de los manuales de organización
2. FASE, orientación ,adiestramiento o capacitación de los funcionarios
involucrados.
3. FASE, aplicar la estrategias de implantación de la nueva estructura
4. FASE, seguimiento para verificar que efectivamente estén funcionando respecto
a lo que hayga previsto o ir ajustando aquello que nos demos cuenta que no
funcióna como se había esperado.