CURSO: Gerencia de proyectos

Introducción a la Gerencia de
Proyectos
Econ. R. Ñáñez
Definición de proyecto según el project
management institute (pmi)

Un proyecto es un esfuerzo temporal

que se lleva a cabo para crear un
Producto, servicio o resultado único
 Características de un proyecto
es Único Objetivos bien
definidos

Presupuesto limitado Alineado al Plan de

Negocio

Tiene Inicio y
Recursos asignados ¿Qué es un Fin
proyecto?
Tiene
Gerenciado especificaciones:

Planificado Costos
Controlado Tiempo
Calidad
Seguridad
 Gerencia de proyectos
Es la disciplina de Organizar y
Administrar recursos, de forma tal que
un proyecto dado sea terminado,
completamente dentro de las
restricciones de alcance, tiempo y costo
planteados a su inicio
 Triple restricciones

Ca
o
st

lid
Co

ad


Alcance

Tiempo
 Fases de un proyecto
El ciclo de vida de un proyecto delimita
el inicio y la culminación del mismo y
establece las acciones de transición que
están contenidas o no, al comienzo y al
final del proyecto, vinculándolo así a las
operaciones continuas de la organización.
 Fases de un proyecto
 Fase Inicial Fase Intermedia Fase Final

• Etapa • Etapa
conceptual organizativa
• Estudio de • Ingeniería
factibilidad básica
Esfuerzo

• Plan de negocios • Anteproyecto

• Etapa de • Etapa final

ejecución
• Puesta en
• Ingeniería de marcha
detalle
• Introducción al
• Construcción mercado

Tiempo
 Modelo de ciclo de vida de un proyecto
Modelo lineal.

Definición de
Requisitos

Diseño del
Producto

Construcción
 Modelo de ciclo de vida de un proyecto
Modelo por prototipo.

Especificaciones Especificaciones
incompletas Completas

Selección del Desarrollo del Evaluación del

prototipo prototipo prototipo
 Modelo de ciclo de vida de un proyecto
Modelo espiral

Evaluación Planificación

Planificación de
Toma de decisiones
Alternativas
Durante el ciclo de vida se ejecutan
procesos de gerencia de proyectos

Planificación

Inicio Ejecución

Cierre Control
 Entregables del proyecto
Durante el ciclo del vida del proyecto,
debe existir entregables para determinar
el estatus del mismo. Dichos entregables
pueden ser: informes, indicadores o
productos. Mediante los entregables
podemos también evaluar los cambios
necesarios de manera oportuna, dichos
cambios también deben sustentarse con
entregables.
 Fijando los objetivos
Hay dos aspectos en los proyectos que
debemos definir: el QUÉ y el CÓMO.

El QUÉ tiene que ver con el Producto, y

el CÓMO tiene que ver con el trabajo
necesario para obtener dicho producto
 Alcance del producto

Lo que será creado como resultado final (Qué)

Aquello en lo que se enfoca el cliente.

Describe el producto o servicio que existirá

como resultado del proyecto

Consta de las características y
funcionalidades que lo identifican
 Alcance del producto
Se define y se mide contra los
requerimientos del producto, acordados
con el cliente.
La descripción del producto identifica la
relación de este con la necesidad del
negocio.
 Alcance del proyecto
• Describe Cómo se hará el trabajo para
entregar el producto o servicio.
• Incluye todo el trabajo, y solamente el
trabajo requerido para completar el
producto o servicio.
• La completación del Alcance del
Proyecto se mide contra el Plan del
Proyecto.
 Alcance del proyecto
• EL plan del proyecto se basa en el
Alcance del Producto y en los
requerimientos del proyecto.
• La completación del Alcance del Producto
se mide contra los requerimientos del
producto.
 Tipos de requerimientos del producto

Requerimientos Describe las funciones o lo que

debe hacer el producto o servicio
Funcionales

Requerimientos Describe las propiedades que el

No Funcionales producto o servicio debe tener

Condiciones que limitan la elaboración

Restricciones o funcionamiento del producto o
servicio
 Tipos de requerimientos del
proyecto
• De proceso o enfoque
• De recursos
• De comunicación y reporte
• De control y seguimiento
• De calidad
• Restricciones y supuestos
requerimientos del proyecto
 Definiendo objetivos

 eSpecífico
 Medible
 Alcanzable
 Relevante
 Tiempo
 DEFINIENDO RESPONSABILIDADES

Se asignan los roles del proyecto (quién

hace qué) y las responsabilidades (quién
dice qué). Estas deberían estar
estrechamente enlazadas a la definición
del alcance del proyecto.
 Premisas del proyecto
Las premisas o supuestos del
proyectos, son factores que, para
efectos de la planificación, se
consideran como ciertos, verdaderos o
reales, pero que podrían cambiar luego
 Premisas vs riesgos, restricciones y
dependencias

• Si se pueden tomar acciones para evitar

las consecuencias de una premisa, se
considera y gerencia como un Riesgo
• Si la premisa no puede ser cambiada,
entonces se considera y gerencia como
una Restricción
 Premisas vs riesgos, restricciones y
dependencias

Si la premisa se expresa como

«depende de», «requiere de»,
entonces se considera y gerencia como
una Dependencia
 Premisas y restricciones como riesgos
del proyecto

Un Riesgo es una condición o evento incierto

que, si ocurre, tiene un efecto negativo o

positivo sobre los objetivos.
Las Premisas son un riesgo potencial porque

representan un elemento incierto. Su

ocurrencia real o no, puede afectar al proyecto
 Premisas y restricciones como riesgos
del proyecto

Las Restricciones imponen condiciones

a cumplir y por las que hay que velar
durante la ejecución. No cumplirlas
constituye un riesgo de no cumplir con
los objetivos del proyecto.
 Blindando la meta

Riesgos
Técnicos

Riesgos Riesgos de
Gerencia
Asegura- de
bles Proyectos
Categorí
a de
Riesgos
Riesgos Riesgos
de Organiza-
Negocios cionales

Riesgos
Externos
 Controlando riesgos
Plan de Respuesta: es planificar las
acciones ante la ocurrencia de los
eventos (quién, qué, cuando)

Plan de Contingencia: es un plan de

respuesta que solo se ejecutará bajo
determinadas condiciones predefinidas,
si se cree que habrá suficientes señales
de advertencia para implementar el plan
 Estrategias para riesgos negativos o
amenazas

Evitar
Transferir
Cambiar el Mitigar
plan del Buscar enviar
proyectos para las Buscar
eliminar el consecuencias disminuir la
riesgo del riesgo a un probabilidad o
tercero consecuencia
de un evento
 Estrategias para riesgos positivos o
oportunidades

Explotar
Buscar eliminar
Compartir
la Asignar la
Mejorar
incertidumbre, oportunidad a Buscar
haciendo que la un tercero mas aumentar la
oportunidad se capacitado probabilidad o
concrete consecuencia
positiva
 Work breakdown Structure (Estructura
de desagregación del trabajo) - wbs

Proyecto

Entregable Entregable Entregable

1 2 3
Actividades 1.1 Actividades 2.1 Actividades 3.1
Actividades 1.2 Actividades 2.2 Actividades 3.2
Actividades 1.3 Actividades 2.3 Actividades 3.3
 Trazando la estrategia
Se considera que un proyecto es exitoso
cuando concluye a tiempo, dentro del
presupuesto asignado, con la calidad
esperada y en forma ecológica.

Para ello es importante la definición de

la estrategia y su planificación.
 Trazando la estrategia

«La planificación es
trabajo de equipo»
 Prepárese para el éxito del proyecto

Los elementos fundamentales de un

plan eficaz son:
• Información Precisa
• Ideas Firmes
• Gente Comprometida
• Ambiente Propicio
Prepárese para el éxito del proyecto
• Comprometa a los miembros claves
en la planificación.
• Busque estrategias frescas e
innovadoras para obtener mayor
rendimiento
• Reúnase con regularidad de manera
efectiva
 En la elaboración de un plan del
proyecto responda a:

¿Cuánto
durará cada
tarea? ¿Qué
materiales,
¿Quién hará
suministros y
cada tarea?
equipos se
requieren?

Plan del ¿Cuánto

¿Qué debe
hacerse? Proyect costará cada
tarea?
o
 Plan del proyecto
Para elaborar el Plan se ejecuta una serie
de procesos orientados a identificar,
definir y madurar el alcance, costo y
cronograma del proyecto. La elaboración
del plan utiliza los resultados de todos los
procesos de planificación, para crear un
documento consistente y coherente que
permita guiar la ejecución y control del
proyecto.
Estimación de recursos
 Estimación de recursos
La estimación de Recursos forma
parte de la estimación del esfuerzo y
costos del proyecto. Sus objetivos
son:
• Determinar los recursos necesarios
• Cantidades de recursos utilizados
• Momento de uso para cada recurso
 Insumos para la Estimación de
recursos
• Información relativa a los recursos
de la organización
• Política de la organización
• Información histórica de proyectos
similares
• Lista de actividades y atributos
• Disponibilidad
 Calendario de un proyecto
• Documentar los días laborales y no
laborables para los integrantes del
equipo.
• Determinar las fechas en las que un
recurso especifico, puede estar
activo o inactivo
• Esta información influye en la
duración de las actividades
 Estimación de costo
• Los elementos de costos a estimar
dependen de las necesidades del
proyecto.
• La estimación de los costos incluye la
identificación y consideración de
diversas alternativas
 Estimación de costo
• La cuantificación de los costos
asociados de un proyecto debe
estar basada en estimados
razonables y realistas
• Las posibles variaciones de las
estimaciones deben ser
consideradas y documentadas
 Estimación de costo
• Las estimaciones de costos pueden
mejorarse a través de refinamiento
durante el transcurso del proyecto
• Las estimaciones generalmente se
expresan en unidades monetarias,
para facilitar las comparaciones
• El equipo del proyecto participa en
el proceso de estimación de costos.
 Tipos de costos
Costos Variables: Son
aquellos costos que
cambian con la cantidad de
producción o la cantidad de
trabajo
Costos Fijos: son los
costos que no cambian al
variar la cantidad
Costos Directos: Son los
costos directamente
atribuibles al trabajo del
proyecto
Costos Indirectos:
elementos de overhead del
proyecto o costos
incurridos para el beneficio
de más de un proyecto
 Reserva para contingencias
Son los costos estimados que se
utilizarán con discreción del Gerente
del Proyecto para gestionar eventos
previstos, pero no ciertos.

Estos eventos son «incógnitas

conocidas» y forman parte del alcance
del proyecto.
Cronograma de un proyecto
Diagrama de gantt
 Red lógica del proyecto
Actividad
2

Actividad
Actividad 4
1

Actividad
6

Actividad
Actividad
5
3
 Desarrollando el cronograma
La holgura es la cantidad de tiempo
que una actividad puede ser retrasada
de su fecha temprana de inicio.

Es un cálculo matemático que puede

cambiar a medida que avanza el
proyecto.
 Camino critico
Es el de mayor duración en el
cronograma del proyecto y a su vez
aquel donde no hay holgura
Planificando la calidad
 Planificando la calidad

• Identificar los estándares de calidad

relevante al proyecto y determinar
como satisfacerlos
• Procesos claves durante la Planificación
del proyecto
• Demuestra que el proceso trabaja y
cumple con las metas
 Planificando la calidad
• Identificar todos los clientes
• Ejecutarse regularmente y en paralelo
con otros procesos de planificación
• Motiva a la organización a responder
ante cambiantes necesidades del
cliente
Planificando la calidad

Incrementa
los Costos

Menor Impacto
de una Incrementa
satisfacción pobre los Riesgos
del cliente Calidad

Baja moral
Planificación del Recurso humano
 Planificación del Recurso Humano
• Permite estimar la demanda y oferta del
personal en la empresa y constituye un
componente esencial de la gestión
estratégica de los recursos humanos.
• Se identifican, documentan y asignan a
los individuos o grupos, los roles,
responsabilidades y relaciones de
informes
 Planificación del Recurso Humano

• Normalmente se ejecuta en las fases

mas tempranas del proyecto, aunque
se deben revisar continuamente
 Plan de gerencia del personal
• Cómo y cuándo se adquirirán los
miembros
• Criterios para retener o eximir al
personal
• Identificación de las necesidades de
formación
• Planes relativos a reconocimiento
 Plan de gerencia del personal
• Consideraciones sobre regulaciones,
seguridad y registro de los riesgos
• Impacto en el plan de gerencia del
personal sobre la organización
Planificación las comunicaciones
 Plan de comunicaciones
• Elementos de Comunicación
• Finalidad
• Personas que reciben
• Frecuencia
• Métodos
• Fecha de inicio y final
 Plan de comunicaciones
• Formato
• Responsabilidad
• Glosario de Términos
 Gestionando las relaciones
La Gerencia del Proyecto debe
determinar la información y
necesidades de comunicación de los
stakeholders, estableciendo:
• Quién necesita cuál información
• Cuándo la necesitan
• Cómo se le suministrará
• Quién se la entregará
 Stakeholders
Stakeholders significa: Grupo de
Interés
Cualquier persona o grupo de personas
que puede:
• Estar activamente involucradas en
el proyecto
• Tomar decisiones que afecten
significativamente los resultados
del proyecto
 Stakeholders
• Cambiar de intereses (para bien o para
mal), como consecuencia de la realización
del proyecto.

TIPOS DE STAKEHOLDERS: Activos Externo

s

Pasivos Internos
Influencias de los Stakeholders
Positiva:
• Ofrece colaboración
• Solicita requerimientos consistentes
• Toma decisiones oportunamente
• Jerarquiza de manera realista los
requerimientos
Influencias de los Stakeholders
Negativa:
• Falta de cooperación
• Cambia constantemente los
requerimientos
• Demora las decisiones
• No indica prioridad en los
elementos
 Análisis de los stakeholders

Fase Actividad
INICIAL • Identificar y analizar el rol, interés e
influencia de cada posible stakeholders del
proyecto
INTERMEDIA • Incorporar los resultados del análisis en los
planes y estrategias del proyecto
• Mantener efectivas estrategias de
comunicación e interacción con los
stakeholders, con base en los requerimientos
identificados
FINAL • Solicitar retroalimentación de los
stakeholders para mejorar las prácticas y
procedimientos de gerencia en los próximos
proyectos
 Análisis de los stakeholders

+
Gerenciar
Mantener Satisfechos
Poder

Mantener Informados
Supervisión

- Interés +
Manejo de conflictos
 Manejo de conflictos
Conflicto: es una situación de corto o
largo plazo generada entre personas
que son interdependientes para el
trabajo o la coexistencia, donde una o
ambos sienten fustración de sus
necesidades, experimentan enojo, se
culpan recíprocamente y desarrollan
conductas que causan daños físicos,
psíquicos o ambientes recíprocos.
Causas del conflicto en un proyecto
• Falta de capacidad de pensar de
modo positivo acerca del tema en
disputa y acerca de los otros en la
disputa
• Buscar siempre culpables externos,
antes de aceptar la responsabilidad
propia en el conflicto
 Causas del conflicto en un proyecto
• Tener visión distorsionada, de tipo
túnel, lo que lleva a considerar solo
opciones restringidas por prejuicios
• Evaluar erróneamente las motivaciones
atribuidas para la acción de los otros,
considerándolas siempre como
negativas.
 Manejo positivo del conflicto
• Descubrimiento sistemático de lo que le
da vida y organización al equipo, los
elementos que determinan su efectividad
y creatividad en momentos picos.
• Su núcleo es el arte y la práctica de
formular preguntas que fortalecen la
capacidad de un sistema para aprender,
anticipar y usar componentes positivos
 Manejo positivo del conflicto
• Buscar establecer un dialogo donde
se redescubran e integren los
aspectos personales positivos,
virtudes, innovaciones, fortalezas
• El núcleo positivo es la suma de las
potencialidades de la persona, y
esta energía se puede usar para
cambios que pensábamos imposibles.
 Negociación
• Proceso en el que dos o mas partes
tratan de reducir o terminar un
conflicto entre ellos
• Conversación cuya meta es lograr un
acuerdo en los puntos que separan a
las partes cuando ninguna de ellas
tienen el poder o deseo de
realizarlo
 Negociación
• Forma de resolver diferencias y
contribuir de manera significativa al
éxito del proyecto.
• Las partes deben hacer concesiones,
comunicarse y persuadir para alcanzar
un compromiso. Buscar siempre el
Ganar – Ganar.
 Líder vs Gerente
Donald Trump

 Mahatma
Gandhi

Adolf Hitler

Luiz Inácio Lula da Silva

 Liderazgo

¿Qué es un ¿Qué es un
Líder? Gerente?
 Liderazgo
Planifica, organiza, dirige y
controla a un grupo u
¿Qué es un organización para la
Líder? consecución de un objetivo

Capacidad de inspirar o influir

en otras personas para la ¿Qué es un
construcción de un objetivo Gerente?
 Habilidades de un líder
«Los líderes que obtiene lo mejor de
uno, motivan, comprometen, inspiran,
escuchan y hacen sentir a la persona
como algo importante»

Richard Boyatzis
 Habilidades de un líder
El líder es la persona que determina,
de manera explícita o implícita, la norma
emocional del grupo.

Los grandes líderes son personas que

saben manejar las emociones.

Son gestores de significado del equipo

 Cualidades de un Líder Inspirador

Autenticidad
• Sus palabras, acciones y creencias son constantes y
coherentes, sin pretender ser alguien o algo que no son

• Sus comportamientos son claros, dirigiendo al equipo hacia

Confiabilidad objetivos claramente definidos, bajo un curso de acción bien
pensado

Conciencia de la • Están conectados consigo mismos, con los otros y con la

realidad, estando atentos alas tendencias e informaciones
realidad que suceden en el entorno

• Muestra una visión de posibilidades y abundancia, siendo

Optimismo conscientes de los desafíos y dificultades y concentrándose
en como alcanzar el éxito

Consciencia de si • Entiende sus fuerzas y pasiones, así como sus

vulnerabilidades y puntos ciegos, trabajando con esmero en
mismo apalancar sus fuerzas y minimizar sus debilidades
 Cualidades de un Líder Inspirador
Conducir por • Consiguen resultados mediante objetivos bien articulados y
objetivos y por un equipo apasionado que comparte y se compromete con una
visión, y no por medio del poder o el miedo
pasión

• Refuerzan el trabajo en equipo por medio de la unión y la

Inclusivos inclusión de otros, valorando su entrada y la diversidad de
opciones

• Crean un ambiente positivo para otros, dejando en segundo

Enfocados en el otro plano sus necesidades y creando opciones robustas que
beneficien a largo plazo

• Aprecian la importancia de tratar a los otros con respetos

Respetuosos en todos los niveles, insistiendo en la compatibilidad de
todos los procesos con este valor y evitando manipular

Promueven el • Identifican y pulen a otros líderes en lugar de exigir

liderazgo en otros seguidores, garantizando así el crecimiento futuro
 ESTILOS DE LIDERAZGO
+ Dirección tipo CLUB DE Dirección en EQUIPO
AMIGOS
Interés por las
personas

Dirección Dirección de TAREA

- EMPOBRECIDA

- Interés por la +
producción
 ¿Dónde estoy?
• El seguimiento continuo proporciona al
equipo del proyecto una idea acerca de
la salud del proyecto y resalta cualquier
área que necesite atención adicional
• El control implica comparar la ejecución
contra el plan de proyecto, para
identificar oportunamente las
desviaciones y actuar en consecuencia
 Beneficios
• Correcciones Oportunas
• Calidad
• Optimación de recursos
• Comunicación
 Trabajo en equipo
La reunión de arranque o reunión
Kickoff en un proyecto nuevo es la
mejor oportunidad para energizar al
grupo y establecer un propósito común
hacia la completación del trabajo
 Trabajo en equipo
Una reunión de kickoff efectiva es el
resultado de una buena planificación.
En ella se logra que el equipo se
identifique, se involucre y se
comprometa con el proyecto.
 Claves para la reunión Kickoff del
Proyecto
• Preparación previa
• Definir objetivos y entregables del
proyecto
• Identificar miembros del equipo y
responsabilidades
• Desarrollar la lista de supuestos o
premisas del proyecto
 Claves para la reunión Kickoff del
Proyecto
• Elaborar plan preliminar del
proyecto
• Definir los factores claves de éxito
• Programar la reunión kickoff
• Enviar materiales de la reunión a
todos los participantes
• Identificar asuntos claves y
dependencias del proyecto
 Equipos colaborativos
«Un equipo es un conjunto de personas que
debe depender de la colaboración del grupo
para que cada uno de los miembros
experimenten el éxito óptimo y alcancen las
metas»

Dr. Wayne W. Dyer

Regla 5 a 1
1 oportunidad de mejora

5 aspectos positivos
Thank You!!