Sistema de información gerencial

Los gerentes o administradores dependen de medios

formales e informales para obtener los datos que requieren
para tomar decisiones
La información formal llega a manos de los gerentes
mediante los informes administrativos y estadísticas de
rutina
Estos informes son estandarizados , producen
regularmente y constituyen la parte mas visible de los que
se denomina sistema de información gerencial
La información informal incluye rumores y discusiones no
oficiales con su colegas . La experiencia personal
,educación , sentido común , institución y conocimiento del
medio social y político , son parte de los medios informales
de recolectar datos
 Definición

Los sistema de información gerencial son un combinación

de sistemas de información que interactúan entre si y
proporcionan información tanto para las necesidades de las
operación como la administración
 Una computadora no es necesariamente un ingredientes
de un sistema información gerencial (SIG) , pero en la
practica es muy poco probable que exista un SIG complejo
sin las capacidades de procesamiento de las
computadoras
 Objetivo

Facilitar las actividades administrativas y de gestión en

todos los niveles , mediante el suministro de información
adecuada y de calidad , a la persona que la necesite para
su uso correcto
 Funciones y procesos

Los sistemas de información de la empresa se estructura

en torno a los conceptos de función y procesos:
* funciones en toda la actividad o tarea que es necesario
realizar
* Procesos es como se realiza
 Funciones del si

• Captación y recolección de datos

• almacenamiento los datos
• Tratamiento de datos
• Distribución y comunicación de la información
Tipos de sistemas de información
 Sistema de información transaccionales

También se conoce como sistema de proceso de datos . Buscan

hacer un seguimiento de las actividades y transacciones
elementales de la organización .
• Capturan , procesan y almacenan datos de transacciones
• la información presenta un alto grado de detalle
• ofrecen apoyo a las actividades operativas de la empresa
• En la actualidad están muy consolidados los paquetes
integrados de gestión
 Sistema de información para la toma de
decisiones

Son los sistemas en lo que se apoya el seguimiento , control y toma

de decisiones de los gerentes
* Trabajan con información tanto interna ( del SI operacional )
como externa
• Incorporan herramientas de análisis de los datos para servir de
apoyo a la toma de decisiones
• dentro de esta categoría encontramos diversos tipos de
aplicaciones informáticas : DSS, EIS, OLAP …. Este conjunto de
tecnologías se suele denominar business inteligence (BI)
 Sistema de información de comunicación

• El objetivo es poner en contacto a las personas de la

organización
• esta presente en todos los niveles
• maneja información mas o menos formal y poco estructurada
• deben tener una funcionalidad muy variada para manejar
diversos tipos de información ( por ejemplo multimedia )
• ejemplos de aplicaciones informáticas , correo electrónico ,
groupware , tablones electrónicos de noticia , intranets
Los pasos para analizar los SIG
1. Identificar a todos aquellos que están utilizando o
deberían utilizar los distintos tipos de información
( profesionales , trabajadores de campo , supervisores ,
administradores , etc. )
2. establecer los objetivos a largo y corto plazo de la
organización , departamento o punto de prestación de
servicios
3. identificar la información que se requiere para ayudar a
las diferentes personas a desempeñarse efectiva y
eficientemente y eliminar la información que se recolecta
pero no se utiliza
4. Determinar cuales de los formularios o procedimientos actuales
para recolectar , registrar , tabular , analizar y brindar información,
son sencillos , no requieren demasiado tiempo y cubren
necesidades de los diferentes trabajadores y que formularios y
procedimientos necesitan mejorarse

5. Revisar todos los formularios y procedimientos existente para

recolectar y registrar información que necesiten mejorarse o
preparar nuevos instrumentos si es necesario

6. Establecer o mejorar los sistemas manuales o computarizados

para tabular , analizar y ofrecer la información para que sean mas
útiles a los diferentes trabajadores
7. Desarrollar procedimientos para confirmar la exactitud
de los datos

8. Capacitar y supervisar al personal en el uso de nuevos

formularios , registros , hojas de resumen y otros
instrumentos para recolectar , tabular , analizar , presentar
y utilizar la información

9. Optimizar un sistema de información gerencial : que

preguntar , que observar , que verificar
 Planificación de los sistemas de
información

El objetivo de un plan de sistemas de información es

proporcionar u marco estratégico de referencia para los
sistemas de información de un determinado ámbito de la
organización que integrados con la técnica de la
administración de los sistemas de información permiten
conducir y controlar milimétricamente a la organización
 Planeación y control

Todas las funciones gerenciales , planeación , organización

, dirección y control son necesarias para un buen
desempeño organizacional . Para apoyar estas funciones ,
en especial la planeación y el control son necesarios los
sistemas de información gerencial
El valor de la información proporcionada por el sistema ,
debe cumplir con los siguientes cuatro supuestos básicos
 Calidad

Para los gerentes es imprescindible que los hechos

comunicados sean un fiel reflejo de la realidad planteada
 Oportunidad

Para lograr un control eficaz , las medidas correctivas en

caso de ser necesarias , deben aplicarse a tiempos , antes
de que se presente una gran desviación respeto de los
objetivos planificados con anterioridad
 Cantidad

Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones

acertadas y oportunas si no disponen de información
suficiente , pero tampoco deben verse desbordados por
información irrelevante e inútil , pues esta puede llevar a
una inacción o decisiones desacertadas
 Relevancia

La información que le es proporcionada a un gerente debe

estar relacionada con sus tareas y responsabilidades
En esta era de la información y de la gestión del conocimiento es
muy importante que no solamente los ejecutivos manejen la
información en forma eficiente , optima y el momento preciso sino
que también todos los profesionales , técnicos entre otros
administren la información desde la mas simple hasta los sistemas
mas complejos , pues se sabe que el hombre por naturaleza es un
procesador de la información mas antigua y si historia se remota
con la aparición de el mismo .
Para no tomar decisiones vulnerables y no adecuadas en cualquier
actividad inherente el hombre se debe impulsar la gestión de la
información y del conocimiento
Toma de decisiones
Las empresas , indistintamente si son publicas o privadas
se centra en la toma de decisiones , las decisiones
tomadas no son reversibles , son difícilmente replicables ,
involucran riesgos , sus efectos se ven en el largo plazo y
tiene un impacto determinante en la supervivencia de las
empresas
Las empresas invierten poco en mecanismos que permitan
una adecuada toma de decisiones lo que vulnera su
posición en el ambiente corporativo actual , dinámico y
competitivo . Las decisiones erradas tiene un impacto
determinante en la supervivencia de las empresas
 Componentes del proceso son 5

El tomar decisiones considera espetos externos y propios a

la persona que debe decidir . Esta basado en cinco
componentes básicos
 Información

Estas se recogen tanto para los aspectos que esta a favor

como en contra del problema , con el fin de definir sus
limitaciones , sin embargo , si la información no puede
obtenerse, la decisión entonces debe basarse en los datos
disponibles , los cuales caen en la categoría la información
gerencial . La información es externa a la persona por lo
tanto debe ser recolectada de algún lugar . Es el
componente que puede tener elementos objetivos como
subjetivo
 Conocimientos

Si quien toma la decisión tiene conocimientos ya sea de las

circunstancias que rodean el problema o de una situación
similar , entonces estos pueden utilizarse par a seleccionar
un curso de acción favorable
 Experiencia

Cuando un individuo soluciona un problema en forma

particular , ya sea con resultados buenos o malos , esta
experiencia le proporciona información para la solución de
un próximo problema similar . Si ha encontrado una
solución aceptable , con mayor razón tendera a repetirla
cuando surjan un problema parecido
 Juicio

El juicio o criterio es necesario para combinar la

información , los conocimientos , la experiencia y el análisis
, con el fin de seleccionar el curso de acción apropiado . No
existen substitutos para un buen juicio , es propio del
individuo y hacer distintivo
 Análisis

Es la forma de aunar los componentes anteriores . No

puede hablarse de un método en particular para analizar
un problema , debe existir un complemento pero no un
reemplazo de los otros ingredientes . En ausencia de un
método par analizar matemáticamente un problema es
posible estudiarlo con otros métodos diferentes . Si estos
otros métodos también fallan , entonces debe confiarse en
la intuición
 Etapas del proceso de toma de
decisiones

El proceso de toma de decisiones no ocurre de manera

continua , sino que esta formado por diversas actividades
que ocurren en momentos diferentes
 1. Inteligencia

Los administradores identifican que problema esta

ocurriendo en la organización ( discrepancia de un
situación real y una deseada ) , se efectúa un diagnostico
de la naturaleza del problema causas y consecuencias.
Los SIA o MIS deben proporcionar información detallada de
la organización para el análisis . Las principales actividades
son : recolección , clasificación , procesamiento y
presentación de datos
 2, Diseño

En esta etapa la persona define los objetivos y criterios ,

diseña las posibles alternativas se solución para un
problema . En esta etapa resultan de gran colaboración los
DSS , ya que operan sobre la base de los modelos
sencillos , pueden desarrollarse rápidamente y ser
operados con información limitada . Los datos se utilizan
para predecir el resultado de cada accione
 3. Selección

Consiste en elegir una de las alternativas propuestas , para

esto el administrador puede apoyarse en herramientas de
información que calculen y hagan un seguimiento de las
consecuencias , costos y oportunidades proporcionas por
cada una de las alternativas
 4. Implantación

En esta etapa el administrador lleva la decisión a la acción

y da su informe sobre el progreso y la de la solución . Se
debe monitorear la implementación de las alternativas