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Reingeniería de Procesos

CASO:
Oficina de Grados y Títulos FIIS
Profesor:
Ing. Alejandro Rea
Integrantes: Arellano Chicana, Andy.
Casas Melchor, Pablo.
Del Águila Castañeda, Darwin Gustavo.
De La Torre Yangali, Jorge
Domínguez Jara, Alex.
Escriba Garibay, Ofelia.
Lara Sam, Angel.

El mundo pertenece a los que siguen aprendiendo


Agenda

• Objetivo General
• Proceso Actual
• Factores Críticos
• Objetivos Específicos
• Proceso Propuesto
• Logros Obtenidos
Objetivos Generales

• Contar con un proceso eficiente y eficaz


que facilite al egresando la obtención de
constancia de egresado, grado de
bachiller, resolución de expedito y título
profesional.
Agenda

• Objetivo General
• Proceso Actual
• Factores Críticos
• Objetivos Específicos
• Proceso Propuesto
• Logros Obtenidos
Proceso Actual: Requisitos

• Para la obtención de la constancia de egresado, diploma de bachiller, titulo


profesional, es necesario que se cumpla con algunos requisitos como la
constancia de no adeudamiento a la biblioteca de la universidad,
constancia de no adeudar equipos deportivos, etc.
• Estos tramites resultan muy tedioso para cualquier persona, ya que el
egresando tiene que dirigirse a cada oficina respectiva que emite estos
requisitos, con el fin de solicitar dicho documento.
• y esto no todo, para conocer el estado de trámite de cada requisito, el
egresando tiene que dirigirse a cada oficina, obteniendo respuestas
similares: “esta en mesa de parte”, “falta la firma del jefe“.

Cuantos Viajes tiene que realizar


para Cumplir con los Requisitos?
Proceso Actual: Diploma de Bachiller

INICIO
La OGYT de la FIIL
envía el expediente
Consejo de Facultad
El graduando presenta por Mesa
de partes documentos con
requisitos completos solicitando
"Diploma de Bachiller"
Esperar hasta que Resolución
para La OGYT de la FIIS
haya Consejo de
Bachiller entrega un ticket al
Facultad
graduando p ara que
Mesa de Partes revisa los
Documentos son firme el libro de actas
documentos para constatar
devueltos al graduando de la OGYT del
que se encuentren todos en regla
Rectorado

El expediente es
devuelto a la OGYT
No El graduando firma
¿Documentos el libro de actas de
OK? la OGYT del Rectorado
y el ticket es sellado

Si La OGYT de la FIIS
envía el expediente a la
OGYT del Rectorado
El graduando
Documentos se observan
Mesa de Partes entrega entrega ticket
y se espera a que el alumno
documentos a la OGYT sellado en la OGYT
regrese a preguntar
de la FIIS
OGYT del Rectorado Diploma
Elabora Diploma de Bachiller
No de Bachiller
El graduando firma
La OGYT de la FIIS Si libro de actas de la
revisa, evalúa y verifica ¿Documentos
OGYT de la FIIS
el expediente y los ok?
documentos presentados
El expediente con su
respectivo diploma es
devuelto a la OGYT
La OGYT de la FIIS
Nota: El expediente en mención, es el de constancia de entrega Diploma de
egresado, que se supone, ya debe encontrarse en la oficina. Bachiller al graduando
Posteriormente, en este expediente se incorporarán los El diploma es firmado
documentos de solicitud de bachiller, expedito y finalmente y sellado por las
del título. autoridades de la FIIS

FIN
Agenda

• Objetivo General
• Proceso Actual
• Factores Críticos
• Objetivos Específicos
• Proceso Propuesto
• Logros Obtenidos
Factores Críticos

Los Factores Críticos fueron


Identificados en base a:
Encuestas
Entrevistas
Observación

Estuvieron dirigidos a:
Personal del área (actual)
Ex Personal Administrativo
Profesionales Titulados
Diagrama Causa – Efecto
Mostramos el diagrama de Ishicawa
con las posibles causas que
PROCEDIMIENTO
Mala
INFORMACIÓN contribuyen a la demora del Trámite
Demasiada Administración Falta de Fluidez
Burocracia Documentaría Interna
Desactualización
Horario de de la información
Solicitud repetida Atención no
de documentos definido
como el DNI Consejo
Cobros Facultad Falta de difusión Falta de
Excesivos Reunión del Proceso Comunicación del
Esporádica
estado del
Requisitos Demasiada
Demora en la Tramite
dependencia
Obtención
de papeles
DEMORA EN
EL TRÁMITE
Equipo Obsoleto Desorientados
Falta de
Disponibilidad

Graduandos
Falta Aplicativos
Integrado entre Desinteresados
Áreas
Recursos no
Sistema de aprovechados
Falta de Compromiso
Información con el trabajo
Falta de Base de
Datos Centralizada
Personal
Falta de
Administrativos
Conectividad
Falta de Falta de
Capacitación Motivación

INFRAESTRUCTURA PERSONAS
TECNOLÓGICA Se a diseñado un Ishicawa
para cada Factor Crítico
Causa – Efecto de Factor Crítico

Analizamos los puntos donde se justifica la mejora, en base al Ishicawa anterior


PROCEDIMIENTO INFORMACIÓN
Mala
Demasiada Administración Falta de Fluidez
Burocracia Documentaría Interna
Desactualización
Horario de de la información
Solicitud repetida Atención no
de documentos definido
como el DNI Consejo
Cobros Facultad Falta de difusión Falta de
Excesivos Reunión del Proceso Comunicación del
Esporádica estado del
Requisitos Demasiada Tramite
Demora en la dependencia
Obtención
de papeles
DEMORA EN
EL TRÁMITE
Falta de
Equipo Obsoleto Desorientados Disponibilidad

Graduandos
Falta Aplicativos
Integrado entre Desinteresados
Recursos no
Áreas
Sistema de aprovechados
Falta de Compromiso
Información con el trabajo
Falta de Base de
Datos Centralizada
Personal
Falta de
Administrativos
Conectividad
Falta de Falta de
Capacitación Motivación

INFRAESTRUCTURA PERSONAS
TECNOLÓGICA
Agenda

• Objetivo General
• Proceso Actual
• Factores Críticos
• Objetivos Específicos
• Proceso Propuesto
• Logros Obtenidos
Objetivos Específicos de Cambio

En base a diagrama de Ishicawa, establecemos cuales son los


objetivos específicos que se deben cumplir para la mejora.

Agilizar los procesos para la obtención de constancia de


egresado, grado de bachiller, resolución de expedito y título
profesional.
Alentar una integración entre las diferentes áreas.
Mantener informado a los usuarios de ésta oficina de los trámites
que están realizando.

Aprovechar los recursos con los que cuenta la universidad, y así


poder reducir costos del proyecto.

Mejorar el desempeño del personal que se encuentra laborando en


la oficina de grados y titulo profesional
Agenda

• Objetivo General
• Proceso Actual
• Factores Críticos
• Objetivos Específicos
• Proceso Propuesto
• Logros Obtenidos
Proceso Recomendado: Puntos

SOLICITUD DE REQUISITOS DESDE LA OGYT


Se plantea Implementación un servicio que permite realizar todos los
trámites de los documentos que son requisitos para la obtención de
la constancia de egresado, diploma de bachiller, titulo profesional,
etc, desde la oficina de OGYT.
Dependencia1 Dependencia1

Solicitud A mesa de partes


(adjuntando los
requisitos que Personal envía Comunicación fluida
posee y solicita a las entre OGYT y
Pagar en caja la Solicitando también dependencias graduando mediante
tasa establecida los que le falta) los requisitos correo
pertinentes
Entrega del
OGYT documento
solicitado

Dependencia1
Dependencia1
Proceso Recomendado: Puntos
SISTEMA DE COMUNICACIÓN MEDIANTE CORREO ELECTRÓNICO CON LOS
GRADUANDOS
•Comunicación mediante correos electrónicos

Comunicación fluida
entre OGYT y
graduando mediante
OGYT correo

PERSONAL A CARGO:
Personal con conocimiento en internet, Email
Se recomiendo que sea un practicante de la FIIS o de
facultad de administración

ADMINISTRACIÓN DE LOS CORREOS


ELECTRONICOS:
1ro. Se Creará carpetas por Año de ingreso
2do. Dentro se creará carpetas por cada escuela
3ro. Se almacenarán los correos en base al código
de Matrícula del egresando
Proceso Recomendado: Puntos

SISTEMA DE COMUNICACIÓN MEDIANTE CORREO ELECTRÓNICO CON LOS


GRADUANDOS

implementar una pequeña base de datos de los


graduandos (puede ser en Excel)

Nro Graduando Escuela Estado correo Teléfonos


4856 Cámara , Edgar Sistemas Bachiller edialva@hotmail.com 95845612
5324862

un registro de “expedientes en trámite” así el encargado de comunicar a los


graduandos podrá ordenarse mejor:

El manejo de Nro Graduando solicita Correo - teléfonos Estado del Fecha de ¿Se
Exp trámite presentac Entregó
Información e ión ?
en Archivos
4857 Escriba Grado de ofelia@hotmail.com Observado, falta 21/05/06
Excel, Garibay, bachiller 92845698 declaración
facilitará la Ofelia 4567852 jurada
Migración a Tocto Título amermoja@hotmail.com Procede 05/06/06 SI
un Base de Mojamet, profesional 96325845
Amer
Datos
Posterior
Proceso Recomentado: Puntos

ELABORACIÓN DE UN MANUAL EN EL CUAL SE DESCRIBA TODOS


LOS PROCEDIMIENTOS QUE EL GRADUANDO DEBE REALIZAR

Presentación: en formato digital y físico (priorizando el formato digital a


modo de ahorrar costos y en el caso de cambios estos son mucho más
fáciles de realizar.)

Etapas:
•Recopilación de la información (Requisitos para los trámites
de la OGYT
•Armar la estructura y el diseño del manual
•Ya con el manual armado, este debe ser publicado en la
página Web de la universidad para su difusión
Proceso Recomendado: Diploma de Bachiller
Inicio

La OGYT de la FIIL
Graduando presenta solicitud
envía el expediente
en mesa de partes
Consejo de Facultad

Mesa de partes eleva los Resolución


Esperar hasta que
documentos a la OGYT para La OGYT de la FIIS
haya Consejo de
Bachiller entrega un ticket al
Facultad
graduando p ara que
firme el libro de actas
de la OGYT del
Encargado crea un expediente Rectorado
Informar a alumno sobre
de cada graduando solicitante.
Observaciones de su tramite
El expediente es
mediante correo
devuelto a la OGYT
El graduando firma
el libro de actas de
la OGYT del Rectorado
¿Solicita documentos?
y el ticket es sellado
La OGYT de la FIIS
envía el expediente a la
OGYT del Rectorado
El graduando
Solicitud de los documentos a las entrega ticket
dependencias sellado en la OGYT
de la FIIS
OGYT del Rectorado Diploma
Elabora Diploma de Bachiller
de Bachiller
Recepción de documentos
El graduando firma
y entrega de los recibos respectivos
libro de actas de la
OGYT de la FIIS

El expediente con su
respectivo diploma es
devuelto a la OGYT
La OGYT de la FIIS
entrega Diploma de
Bachiller al graduando
El diploma es firmado
y sellado por las
¿Documentos
autoridades de la FIIS
OK?
Fin
Agenda

• Objetivo General
• Proceso Actual
• Factores Críticos
• Objetivos Específicos
• Proceso Propuesto
• Logros Obtenidos