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CASO:
Oficina de Grados y Títulos FIIS
Profesor:
Ing. Alejandro Rea
Integrantes: Arellano Chicana, Andy.
Casas Melchor, Pablo.
Del Águila Castañeda, Darwin Gustavo.
De La Torre Yangali, Jorge
Domínguez Jara, Alex.
Escriba Garibay, Ofelia.
Lara Sam, Angel.
• Objetivo General
• Proceso Actual
• Factores Críticos
• Objetivos Específicos
• Proceso Propuesto
• Logros Obtenidos
Objetivos Generales
• Objetivo General
• Proceso Actual
• Factores Críticos
• Objetivos Específicos
• Proceso Propuesto
• Logros Obtenidos
Proceso Actual: Requisitos
INICIO
La OGYT de la FIIL
envía el expediente
Consejo de Facultad
El graduando presenta por Mesa
de partes documentos con
requisitos completos solicitando
"Diploma de Bachiller"
Esperar hasta que Resolución
para La OGYT de la FIIS
haya Consejo de
Bachiller entrega un ticket al
Facultad
graduando p ara que
Mesa de Partes revisa los
Documentos son firme el libro de actas
documentos para constatar
devueltos al graduando de la OGYT del
que se encuentren todos en regla
Rectorado
El expediente es
devuelto a la OGYT
No El graduando firma
¿Documentos el libro de actas de
OK? la OGYT del Rectorado
y el ticket es sellado
Si La OGYT de la FIIS
envía el expediente a la
OGYT del Rectorado
El graduando
Documentos se observan
Mesa de Partes entrega entrega ticket
y se espera a que el alumno
documentos a la OGYT sellado en la OGYT
regrese a preguntar
de la FIIS
OGYT del Rectorado Diploma
Elabora Diploma de Bachiller
No de Bachiller
El graduando firma
La OGYT de la FIIS Si libro de actas de la
revisa, evalúa y verifica ¿Documentos
OGYT de la FIIS
el expediente y los ok?
documentos presentados
El expediente con su
respectivo diploma es
devuelto a la OGYT
La OGYT de la FIIS
Nota: El expediente en mención, es el de constancia de entrega Diploma de
egresado, que se supone, ya debe encontrarse en la oficina. Bachiller al graduando
Posteriormente, en este expediente se incorporarán los El diploma es firmado
documentos de solicitud de bachiller, expedito y finalmente y sellado por las
del título. autoridades de la FIIS
FIN
Agenda
• Objetivo General
• Proceso Actual
• Factores Críticos
• Objetivos Específicos
• Proceso Propuesto
• Logros Obtenidos
Factores Críticos
Estuvieron dirigidos a:
Personal del área (actual)
Ex Personal Administrativo
Profesionales Titulados
Diagrama Causa – Efecto
Mostramos el diagrama de Ishicawa
con las posibles causas que
PROCEDIMIENTO
Mala
INFORMACIÓN contribuyen a la demora del Trámite
Demasiada Administración Falta de Fluidez
Burocracia Documentaría Interna
Desactualización
Horario de de la información
Solicitud repetida Atención no
de documentos definido
como el DNI Consejo
Cobros Facultad Falta de difusión Falta de
Excesivos Reunión del Proceso Comunicación del
Esporádica
estado del
Requisitos Demasiada
Demora en la Tramite
dependencia
Obtención
de papeles
DEMORA EN
EL TRÁMITE
Equipo Obsoleto Desorientados
Falta de
Disponibilidad
Graduandos
Falta Aplicativos
Integrado entre Desinteresados
Áreas
Recursos no
Sistema de aprovechados
Falta de Compromiso
Información con el trabajo
Falta de Base de
Datos Centralizada
Personal
Falta de
Administrativos
Conectividad
Falta de Falta de
Capacitación Motivación
INFRAESTRUCTURA PERSONAS
TECNOLÓGICA Se a diseñado un Ishicawa
para cada Factor Crítico
Causa – Efecto de Factor Crítico
Graduandos
Falta Aplicativos
Integrado entre Desinteresados
Recursos no
Áreas
Sistema de aprovechados
Falta de Compromiso
Información con el trabajo
Falta de Base de
Datos Centralizada
Personal
Falta de
Administrativos
Conectividad
Falta de Falta de
Capacitación Motivación
INFRAESTRUCTURA PERSONAS
TECNOLÓGICA
Agenda
• Objetivo General
• Proceso Actual
• Factores Críticos
• Objetivos Específicos
• Proceso Propuesto
• Logros Obtenidos
Objetivos Específicos de Cambio
• Objetivo General
• Proceso Actual
• Factores Críticos
• Objetivos Específicos
• Proceso Propuesto
• Logros Obtenidos
Proceso Recomendado: Puntos
Dependencia1
Dependencia1
Proceso Recomendado: Puntos
SISTEMA DE COMUNICACIÓN MEDIANTE CORREO ELECTRÓNICO CON LOS
GRADUANDOS
•Comunicación mediante correos electrónicos
Comunicación fluida
entre OGYT y
graduando mediante
OGYT correo
PERSONAL A CARGO:
Personal con conocimiento en internet, Email
Se recomiendo que sea un practicante de la FIIS o de
facultad de administración
El manejo de Nro Graduando solicita Correo - teléfonos Estado del Fecha de ¿Se
Exp trámite presentac Entregó
Información e ión ?
en Archivos
4857 Escriba Grado de ofelia@hotmail.com Observado, falta 21/05/06
Excel, Garibay, bachiller 92845698 declaración
facilitará la Ofelia 4567852 jurada
Migración a Tocto Título amermoja@hotmail.com Procede 05/06/06 SI
un Base de Mojamet, profesional 96325845
Amer
Datos
Posterior
Proceso Recomentado: Puntos
Etapas:
•Recopilación de la información (Requisitos para los trámites
de la OGYT
•Armar la estructura y el diseño del manual
•Ya con el manual armado, este debe ser publicado en la
página Web de la universidad para su difusión
Proceso Recomendado: Diploma de Bachiller
Inicio
La OGYT de la FIIL
Graduando presenta solicitud
envía el expediente
en mesa de partes
Consejo de Facultad
El expediente con su
respectivo diploma es
devuelto a la OGYT
La OGYT de la FIIS
entrega Diploma de
Bachiller al graduando
El diploma es firmado
y sellado por las
¿Documentos
autoridades de la FIIS
OK?
Fin
Agenda
• Objetivo General
• Proceso Actual
• Factores Críticos
• Objetivos Específicos
• Proceso Propuesto
• Logros Obtenidos