TEMA: Archivo Numérico Cronológico

Concepto
Usos – Ventajas y desventajas
Bases de Ordenación

PROPÒSITO: Identificar la importancia del sistema Numérico Cronológico

SISTEMA DE ARCHIVO CRONOLÓGICO
En el sistema cronológico la ordenación de documentos se hace teniendo en
cuenta el tiempo o la fecha, como elemento primordial.
El orden cronológico tiene una gran importancia en todas las manifestaciones
humanas, pero esencialmente para documentos financieros: Facturas, letras,
pagarés etc.
Usos
1. Una compañía de seguros mantendría un archivo cronológico que muestra
el día exacto de expiración de la póliza.
2. Una empresa mercantil que vende al contado y a crédito, para la fecha de
vencimiento de sus facturas.
3. Una institución educativa para el control de la finalización de los cursos o
programas
4. Una Institución financiera para la expiración o vencimiento de créditos.
SISTEMA CRONOLÓGICO El control cronológico o Auxiliar de Vencimientos, es un sistema que consiste en
ordenar los documentos de acuerdo a la sucesión lógica de sus fechas. La finalidad de este control es la de
emplear las fechas como guías en el manejo de cierta clase de asuntos, a través de la combinación de
nombres (meses) y números (fechas). Puede aplicarse independientemente del sistema de archivo que se
tenga en la empresa.

PARA CONTROL CRONOLOGICO Los meses constituyen las guías principales y las fechas subguías. Una vez
vencida la fecha deben cambiar de posición, así: terminado junio esta guía pasa al final de la gaveta detrás
de mayo. Vencido el primero, esta subguías pasa detrás del 31. En esta forma, las guías y subguías quedan
ordenadas para el mes siguiente. Detrás de cada subguías se coloca la carpeta con los documentos que
vencen en dicha fecha, sin tener en cuenta el nombre del cliente. Lo que interesa es la fecha en que se
debe recordar el cumplimiento de una obligación: pagos, cobros, etc.
Base de Ordenación
La base de ordenación de este archivo es la fecha, teniendo en cuenta año, mes, día.
- En el sistema cronológico debe aparecer al principio de la gaveta el mes que cursa y a
continuación los siguientes meses de acuerdo al orden del calendario
- Cada mes vencido va al final de la gaveta respectiva y los diás vencidos pasan al
siguiente mes.
- En casos especiales se puede programar con base en trimestres, quiquenios,
cuatrienios, bienios etc. En este caso la guía será la mayor unidad de tiempo, las subguias
los meses y las carpetas los días por días
 24) Clasifica cronológicamente las siguientes obras de Gabriel
García Márquez

1975: El otoño del patriarca 1967: Cien años de soledad

1955: La hojarasca 1962: La mala hora

1968: Isabel viendo llover en Macondo 1972: Ojos de perro azul

1961: El coronel no tiene quien le escriba 1972: El negro que hizo esperar a los ángeles

1962: Los funerales de la Mamá Grande 1974: Chile, el golpe y los gringos
 2 de diciembre de 1999 15 de abril de 1998
30 de marzo de 2015 5 de julio de 2002
15 de octubre de 2015 27 de marzo de 2016
27 de marzo de 2008 16 de octubre de 2004

25) Tenemos un grupo de documentos que tenemos que clasificar y ordenar por
fechas, del más antiguo al más reciente
26) Ordena los siguientes documentos utilizando el sistema
cronológico-numérico:

823/2011 25/2014 26/2014

180/2013 267/2009 245/2011
200/2007 976/2010 201/2007
379/2011 591/2012 267/2010