AGNcursoTRD Abril2015 - 4a Etapa - Implementacion - AGest

TALLER DE ELABORACIÓN, EVALUACION Y APLICACIÓN
DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
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TALLER DE ELABORACIÓN, EVALUACION Y
APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL
Bogotá, Colombia, Abril de 2015
Cuarta etapa. Implementación de Tablas de

Retención Documental – TRD
Parte 1. Organización de archivos de gestión
Contenido Temático
1. Contexto proceso aplicación de TRD

2. Normas aplicables
3. Organización de los archivos de gestión en
concordancia con la TRD de cada oficina
4. Ambiente electrónico. Casos ejemplo
Etapas para la elaboración y aplicación de la Tablas de

Retención Documental
1.Investigación
2. Análisis e 3.Elaboración y
preliminar sobre la
Interpretación de presentación de 5. Seguimiento y
institución y
la información la TRD para su
4. Aplicación actualización
fuentes
recolectada aprobación
documentales
Organización de los Archivos de Gestión
Ciclo Vital de los Documentos CVD
GESTION CENTRAL HISTORICO

@
Etapa IV Aplicación
Una vez aprobadas por la instancia competente:
• Expedir acto administrativo
• Ordene difusión y aplicación de la TRD
• Fecha a partir de la cual son de obligatorio
cumplimiento
• Capacitar para la aplicación
y transferencias
• Elaborar instructivos y divulgarlos
• Organizar archivos con fundamento en la TRD

• Transferencias de acuerdo con los plazos
establecidos en la TRD
• Cronograma de transferencias
• Constancia de eliminación en Acta de Comité de
Archivo
Justificación
• Archivos organizados a través del CVD
• Punto de partida para erradicar la desorganización
• Autorregulación y racionalización de los recursos
• Apoyo para la Administración en el servicio al
ciudadano
• Gestión sea más eficiente y transparente
• Garantizar los derechos constitucionales de
información y acceso a los documentos públicos
Contenido Temático

Ley 594 de 200.
• Artículo 11. Obligatoriedad de la conformación de los archivos
públicos. El Estado está obligado a la creación, organización, preservación
y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia
y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad
archivística.
• Artículo 24. Obligatoriedad de las tablas de retención. Será
obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas
tablas de retención documental.
• Artículo 26. Inventario documental. Es obligación de las entidades
de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que
produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el
control de los documentos en sus diferentes fases.
Decreto 2578 de 2012
Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos
• Artículo 24. Inventarios documentales. Obligatoriedad de
entregar con inventario al desvincularse o terminar
contratos.
• Artículo 25. eliminación. Respaldada en la TRD.
• Artículo 26. Obligatoriedad de conformar archivos de
entidades vigiladas por el estado y privadas que cumplen
funciones públicas.
• Artículo 26. Archivos de personas jurídicas
internacionales con sedes en Colombia
Acuerdo 04 de 2013. AGN

Por el cual se modifica el procedimiento para la
elaboración, presentación, evaluación, aprobación e
implementación de la Tablas de Retención Documental
• Artículo 13. Implementación. Una vez aprobadas y convalidadas o
cumplido el plazo de que trata el artículo 11 o del presente Acuerdo,
las entidades deberán proceder a su implementación.
• Artículo 15. Eliminación. La eliminación de documentos de archivo,
tanto físicos como electrónicos, deberá estar basada en las tablas de
retención documental.
Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión
en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el
Inventario Único Documental
•Artículo 2. Obligatoriedad de la organización de los archivos de

gestión acorde con TRD.
• Artículo 3. Conformación de los archivos de gestión y
responsabilidad de los jefes de unidades administrativas.
•Artículo 4. Criterios para la organización de archivos de gestión.
•Artículo 7. Inventario documental.
creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes
de archivo
•Artículo 4. Obligatoriedad de creación de expedientes.
•Artículo 5. Conformación de expedientes a partir de TRD.
•Artículo 8. Organización de expedientes por series y subseries.
•Artículo 11. Transferencia mediante TRD e Inventario.
•Artículo 12. Ordenación interna de los documentos.
•Artículo 13. Respeto al orden original en organización.
•Artículo 17. Expedientes electrónicos a partir de series.
•Artículo 18. Foliado electrónico.
•Artículo 27. Series documentales simples.
•Artículo 30. Consulta de expedientes.
Circular Externa No. 001-2003 AGN

Obligatoriedad de elaboración y aplicación de
las Tablas de Retención Documental.
Reportes que miden elaboración y aplicación de TRD
Procuraduría General de la Nación. Índice de Gobierno
Abierto (IGA)
• Aplica a gobernaciones y alcaldías
• Mecanismo para prevenir, detectar, sancionar y
erradicar las prácticas de corrupción.
• Sistema de vigilancia y control al cumplimiento de
normas estratégicas de lucha contra la corrupción.
• Componente de Organización de la Información
Procuraduría General de la Nación. Índice de Gobierno
Abierto (IGA)
• Componente de Organización de la Información
• Elaboración de TRD
• Aplicación de TRD
• Actualización de TRD
• Transferencias secundarias
Departamento administrativo de la función pública.
Formato Único de Reporte de avances de Gestión
(FURAG) – Decreto 2482 de 2012
• Seguimiento al Modelo integrado de planeación y
gestión
• Aplica a entidades rama ejecutiva orden nacional y
territoriales
• Política de eficiencia administrativa – Gestión
documental
Departamento administrativo de la función pública. Formato Único
de Reporte de avances de Gestión (FURAG) – Decreto 2482 de 2012
• Acciones en TRD.
• Instrumentos desarrollados del Decreto 2609 de 2012 (TRD es
uno de ellos).
• Producción documental.
• Procesos de organización implementados.
• Transferencias documentales primarias y secundarias
• Disposición de documentos.
• Valoración documental
Contenido Temático

3. Organización de archivos de gestión
PASOS A SEGUIR PARA LA APLICACIÓN DE TRD
Para organizar el Archivo de Gestión asegúrese de

tener a mano el instrumento necesario …la TRD
• Primero:
– Elaborar separadores
• Visualizar ubicación
• Facilitar localización física
• Registrar
– Código y nombre de la serie
– Código y nombre de la subserie
• Segundo:
– Clasificación
• Identificar y agrupar teniendo en cuenta serie y
subseries
• Tercero:
– Ordenación (Principio de Orden Original)
• Fecha de producción o trámite, cronológico
• Evidenciar el desarrollo de los tramites
• Fecha mas antigua al abrir la carpeta, fecha mas
reciente al final
• Cuarto
– Identificación de los expedientes…rotulos etiquetas…
• Fondo
• Sección
• Subsección
• Código de la oficina
• Código de la Series ( Subserie)
• Nombre del expediente
• Folios FONDO: ___________________________________________________
• Fechas extremas SECCION: __________________________________________________
SUBSECCIÓN: _______________________________________________
• Número de carpeta CÓDIGO SERIE : _____________________________________________
NOMBRE: __________________________________________________
FECHAS EXTREMAS: ______________ - ___________
TOTAL FOLIOS: __________
• Quinto
– Ordenación expedientes (carpetas)
• Usar sistema de ordenación que

facilite:
• Localización y recuperación
• Respetar series y subseries según
TRD
• Sea lógico, sencillo, fácil de entender
• Sistemas de Ordenación
Álvarez Martínez
• Alfabético
• Numérico Ramírez Zuloaga
• Mixto
• Geográfico 2009 2010
• Cronológico
• Onomástico 2011 2012
Atlántico Córdoba
Meta Sucre
• Sexto
– Foliación lápiz mina negra y banda, legible, sin
enmendaduras….corrección concepto ANG
3 - Del documento más antiguo al más reciente

2
- Parte superior derecha
1
- Respetar sentido de lectura del documento
- Escritura clara
- De forma continua si el expediente esta
conformado por más de un fólder
•Séptimo
- Ubicación Física de los expedientes
• Series en mismo orden en que aparecen en la TRD.
• Al interior de la serie, según sistemas de ordenación
• Mantener siempre el sentido de lectura
• Usar separadores para identificar
• Tener en cuenta el tipo de mueble
Sentido de las
4
carpetas
• Octavo
– Identificación unidades de instalación
Estante 1
A1-G1
Entrepaño 1
A1-G2
Entrepaño 2
A1-G3 Entrepaño 3
A1-G4
Archivador Gaveta
• Noveno
– Inventario Documental
• Formato Único de Inventario Documental
• Herramienta de control del archivo
• Instrumento de descripción
• Ley 594, Art.26. Inventario Documental. Es obligación
de las entidades de la Administración Pública elaborar
inventarios de los documentos que produzcan en
ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el
control de los documentos en sus diferentes fases
• Decimo
– Y los documentos sobrantes?
• Apoyo (no son documentos

de archivo)
• Falto incluirlos en trd
• Se incluyeron con otra
denominación
• Undécimo
– Observar cumplimiento de tiempos de retención
• Ejemplo: De acuerdo con lo establecido en la TRD

para la Secretaria General, la serie (xx) …..se debe
conservar en el archivo de gestión durante un (1)
año, por consiguiente en el archivo de oficina de la
dependencia se encontraran las carpetas del año
inmediatamente anterior y los del año de la
vigencia
• Controles
– Control de préstamo y devolución
• Expediente
• Folios
• Fecha de préstamo
• Fecha de devolución
– Guías de afuera
• Testigo que se coloca en el lugar del que se retiró el
expediente
Contenido Temático

4. Ambiente electrónico
• ¿Que pasa con los documentos electrónicos?

– Hacen parte de las series y subseries
– Deben ser organizados (clasificados, ordenados,
almacenados,…)
– Correlacionados con documentos en otros soportes
Entorno web Ofimática Correo electrónico Bases de datos
BIBLIOGRAFIA
• Republica de Colombia; Ley 594 de 2000

• Archivo General de la Nación; Acuerdo 039 de 2002
• Archivo General de la Nación, Aplicación de la Tablas
de Retención Documental (Primera Parte); Bogotá,
2003
• Archivo General de la Nación, Aplicación de la Tablas
de Retención Documental (Segunda Parte); Bogotá,
2003
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: xxxxxxxxxxxxxxxx
HOJA __1___ DE __
OFICINA PRODUCTORA: DIRECCIÓN DE GETIÓN HUMANA
RETENCIÓN
Disposición final
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTOS
ARCIHIVO DE ARCHIVO
GESTIÓN CENTRAL CT E M S
1.1 ACTAS La Serie (subserie) se considera de

1.1.5 Actas de comité de Bienestar 1 5 X valor histórico para la Entidad. (Artículo
Citación a comité de Bienestar 19, Ley General de Archivos). Una vez
Acta del Comité de Bienestar sea transferida al Archivo Central se
sugiere reproducir en un Medio Técnico.
Seleccionar una muestra de cinco

1.27 HISTORIAS LABORALES 2 80 X expedientes por cada cinco años de
F-172 Datos Básicos Ingreso de producción documental, conservando
Personal aquellos que por decisión del productor
F-187 Lista de Chequeo de Ingreso constituyen testimonio de la gestión
F-173 Reporte de Ingreso de Personal humana de la entidad
Convenciones
CT= Conservación Total
E= Eliminación Firma responsable : ________________________________
M = Microfilmación
S= Selección Jefe de archivo
Fecha:
DESCRIPCIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD
SERIE DOCUMENTAL
Conjunto de documentos generados por un mismo órgano productor (un área) como
consecuencia del ejercicio de sus funciones.
Ejemplo:
Función : Realizar las compras requeridas
Serie documental: Ordenes de Compra
TIPO DOCUMENTAL:
Documento generado como consecuencia de la ejecución de una actividad inherente
a las funciones
Ejemplo:
Función : Realizar las compras requeridas
Actividad Documento Generado
1. Solicitar compra Formato de solicitud de compra
2. Solicitar cotizaciones Cotización
3. Elaborar comparativo Cuadro comparativo
4. Autorizar compra Orden de Compra
Inducción Proyecto de Gestión Documental - PGD 46
“Los archivos conectan en el
presente el pasado con el futuro”
Jorge Palacios Preciado (Q.E.P.D) Ex Director AGN
GRACIAS
Nelson Humberto León Acuña
contacto@archivogeneral.gov.co

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Cuarta etapa. Implementación de Tablas de

1. Contexto proceso aplicación de TRD

Etapas para la elaboración y aplicación de la Tablas de

GESTION CENTRAL HISTORICO

• Organizar archivos con fundamento en la TRD

1. Contexto proceso aplicación de TRD

Acuerdo 04 de 2013. AGN

•Artículo 2. Obligatoriedad de la organización de los archivos de

Circular Externa No. 001-2003 AGN

1. Contexto proceso aplicación de TRD

PASOS A SEGUIR PARA LA APLICACIÓN DE TRD

Para organizar el Archivo de Gestión asegúrese de

• Usar sistema de ordenación que

3 - Del documento más antiguo al más reciente

• Apoyo (no son documentos

• Ejemplo: De acuerdo con lo establecido en la TRD

1. Contexto proceso aplicación de TRD

• ¿Que pasa con los documentos electrónicos?

Entorno web Ofimática Correo electrónico Bases de datos

• Republica de Colombia; Ley 594 de 2000

1.1 ACTAS La Serie (subserie) se considera de

Seleccionar una muestra de cinco

Inducción Proyecto de Gestión Documental - PGD 46

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