AGNcursoTRD Abril2015 EtapaIV Transferencias

TALLER DE ELABORACIÓN, EVALUACION Y APLICACIÓN
DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
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TALLER DE ELABORACIÓN, EVALUACION Y
APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL
Bogotá, Colombia, Abril de 2015
CUARTA ETAPA: APLICACIÓN DE

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Contenido Temático
1. Transferencias Documentales
2. Pasos Metodológicos
3. Administración y servicios del Archivo Central
4. El Instructivo de transferencias
5. Taller
Transferencias Documentales
• Remisión de los documentos del archivo de

gestión al central y de este al histórico de
conformidad con las tablas de retención
documental adoptadas
• Remisión de los documentos de acuerdo con las Tablas
de Retención Documental
Archivo de Archivo
Gestión Archivo Central Histórico
• Transferencias Primarias
– Del Archivo de Gestión al Archivo Central
– Para conservación precautelativa
– Proceso de tramite culminado
– Frecuencia de uso a disminuido
• Transferencias Secundarias
– Del Archivo de Central al Archivo Histórico
– Para conservación permanente
– Seleccionados por valores secundarios
Importancia
• Evitar acumulación irracional de documentos en las
oficinas productoras
• Control efectivo y ordenado de los documentos
• Garantizar acceso a los documentos y la información.
• Asegurar la conservación en condiciones óptimas
Requisitos para efectuarlas

• Existencia del Comité de Archivo
• Tablas de Retención Documental
– Aprobadas
– Aplicadas
Pasos Metodológicos para efectuarlas
• Identificar expedientes a transferir
– De acuerdo con los plazos definidos en la TRD
• Preparación física de la documentación
• Limpieza de la documentación
– Uso de elementos de protección
– Equipo adecuado : Aspiradora, brochas, bayetilla
Pasos Metodológicos para Efectuarlas
• Eliminación de material metálico
– Evitar mezclar los asuntos
– Cuidado de ocasionar deterioro
– Remplazar material metálico por plástico
– Uso de recubrimiento
• Remplazar carpetas
– Usar materiales desacidificados
• Identificación del material afectado por biodeterioro

– Aislar
– Identificar con marquilla de color ROJO
– Solicitar servicio de expertos para desinfección
– Mantenerlo con buena ventilación
– Usar elementos de protección
• Revisión y Foliación
– Consecutiva y cronológica
– Ascendente en el orden en que se produjeron las
actuaciones, No. 1 corresponderá al documentos que inició
el trámite
– Lápiz mina negra y blanda
– Esquina superior derecha (sentido de lectura)
• Diligenciar el formato de Inventario De Transferencia
Pasos Metodológicos para efectuarlas
• Embalaje o empaque
– Cajas adecuadas
– Capacidad de la caja
– Orden del inventario
– Numerar cajas
– Planos u otros de gran formato
• Tubos o cajas especiales
ADMINISTRACIÓN Y SERVICIOS DEL ARCHIVO
CENTRAL
Archivo Central
• Lidera administración de documentos en la entidad
• Recibe las transferencias de los Archivos de
Gestión
• Almacenamiento plazo precautelativo
• Realiza transferencias secundarias
• Aplica disposición final y

procedimientos previstos en TRD
Archivo Central
• Servicios de Archivo
Acceso a la información y a los documentos públicos, CPC
Artículos 15 y 74.
– Atender la necesidades de información de usuarios internos y externos
– Documentación al servicio de los usuarios
– Investigación, consulta e información
– Establecer normas y procesos para acceder a los servicios : Reglamento
de Archivo
• Horarios , Requisitos de acceso, formatos de solicitud, clases de servicios,
etc.
Archivo Central
• Servicios de Consulta
– Directa de documentos
• En sala o fuera de esta
• Registro de prestamos
• Requisitos de acceso
• Restricciones de Acceso
– Seguridad Nacional y orden público
– Tiempo fijado por Ley
– Relativos a la vida privada de personas
– Secretos protegidos por la Ley (Inventos, Patentes)
Archivo Central
• Servicios de Referencia
– Orientar al usuario
– Acceso por asuntos
– Relación contenido – procedencia
– Guías, Índices y Catálogos
• Servicios de Reprografía
– Reproducción : fotocopia, microfilm, digitalización
– Establecer restricciones por razones
• Legales, de conservación, administrativas, etc
Archivo Central
• Servicios de Asesoría
– Capacitación y orientación sobre funciones archivisticas
• Servicios de Información sobre memoria institucional
– Documentos de archivo fuente de primera mano
– Orígenes, acontecimientos, personas, etc
• Culturales
– Exposiciones, visitas guiadas, etc
• Educativos
– Fuentes primarias para conocimiento de la historia
Transferencia de documentos de archivo PE-01
Proceso: transferencia de documentos Propietario: Archivero Técnico de flujos
documentales
Misión: Regular el flujo documental en el sistema para Documentación: D1 solicitud D2.
favorecer el control de los documentos y la recuperación de Informe. D3 Oficio Gantt. D4
la información contenida en ellos Relación entrega
Alcance Inicio Archivo destinatario solicita información sobre fondos que serán transferidos
Incluye: Informe sobre previsión. Planificación transferencia. Preparación. Redacción
de relación de entrega. Tramitación envío. Verificación de la conformidad.
Incorporación de los documentos al sistema. Tramitación información topográfica
Final: Archivo destinatario tramita la relación de entrega con información topográfica
al archivo de procedencia
Entradas: Políticas de valoración y selección. Calendario de conservación. Normativa sobre
gestión de depósitos
Proveedores: Archivo de procedencia de los documentos. Dirección Sistema de Archivos
Resultados: Documentos transferidos de forma normalizada. Gestión de depósitos correcta.
Usuarios: Archivo de destino; usuarios del sistema de archivos en general
Controles: Preparación de la transferencia. Registros: Verificación. Diligencia. Relación de
Verificación. Control de transferencia de entrega
documentos en soporte electrónico
Variables de control: Indicadores
Preparación normalizada de la Tasa de documentos a transferir - transferidos
documentación a transferir. Calendario de Gastos por transferencia
conservación. Volumen documental.
Documentación electrónica.
Tomado de : Manuela Moro Cabero
BIBLIOGRAFIA
• Republica de Colombia; Ley 594 de 2000

• Archivo General de la Nación; Acuerdo 039 de 2002
• Archivo General de la Nación; Acuerdo 042 de 2002
• Archivo General de la Nación, Aplicación de la Tablas de
Retención Documental (Primera y Segunda parte); Bogotá,
2003
• Mini/Manual Tablas de Retención y Transferencias
Documentales, Archivo General de la Nación; Bogotá, 2001
• Imágenes disponibles en Google
TALLER
Objetivo: poner en practica los conocimientos adquiridos para planificar un
transferencia
Metodología : conforme grupos de máximo 4 personas. Analice la información

suministrada por el docente y planifique la transferencia
• Problema:
Debo planificar la recepción de
trasferencias para el año 2015
• Que debo hacer?
1.Analizar la información
suministrada.
2.Realizar los cálculos
requeridos.
3.Prepara el plan de
transferencias del año 2015
4.Socializar el plan
Los archivos constituyen la memoria
de una gestión transparente
GRACIAS

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DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

CUARTA ETAPA: APLICACIÓN DE

• Remisión de los documentos del archivo de

Requisitos para efectuarlas

• Preparación física de la documentación

• Identificación del material afectado por biodeterioro

• Aplica disposición final y

Tomado de : Manuela Moro Cabero

• Republica de Colombia; Ley 594 de 2000

Metodología : conforme grupos de máximo 4 personas. Analice la información

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