TRD Car Cundinamarca

CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DE CUNDINAMARCA - CAR
DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Versión 2
UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCION GENERAL Vigencia 2018
OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION GENERAL - DG
CODIGO DEPENDENCIA: 100

SOPORTE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIE SERIE / SUBSERIE DOCUMENTAL Archivo Archivo PROCEDIMIENTO
P E CT E M/D S
Gestión Central
100-1 ACTAS
Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión
100-1.23 Actas de Cooperación Interinstitucional X 2 5 X X
y Central, realizar un analisis de contenido por unidad documental de
- Actas cada año, seleccionar y conservar totalmente las Actas de
- Lista de Asistencia Cooperación Interinstitucional que hayan adquirido compromisos y
entendimiento entre las instituciones, dado que cuentan con valores
- Documento de materialización de la históricos por que involucra contenido informativo, dispositivo, decisivo,
Cooperación (Si aplica) testimonial y misional. la documentaciòn seleccionada para su
conservaciòn se digitaliza o microfilma para garantizar la consulta, la
conservación de la información, preservación del original y en
cumplimiento a la circular 003 de 2015 del AGN, y el restante que no
cumpla con estos requisitos se eliminará totalmente a través del
método de picado con el fin de preservar el medio ambiente y se hará
bajo la autorización del Comité Interno de Archivo, la Oficina
Productora, Gestión Documental y mediante acta de eliminación
documental en cumplimiento al acuerdo 004 de 2013 del AGN. El acta
de eliminación e inventario documental se conservará
permanentemente publicados en la página web de la CAR.
100-1.24 Actas de Cooperación Internacional X 2 5 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión
y Central, realizar un analisis de contenido por unidad documental de
- Actas cada año, seleccionar y conservar totalmente las Actas de
- Lista de Asistencia Cooperación Internacional que hayan adquirido compromisos y
entendimiento entre las instituciones, dado que cuentan con valores
- Documento de materialización de la
históricos por que involucra contenido informativo, dispositivo, decisivo,
Cooperación (Si aplica)
testimonial y misional. Se digitaliza o microfilma para garantizar la
consulta, la conservación de la información, preservación del original y
en cumplimiento a la circular 003 de 2015 del AGN, y el restante que
no cumpla con estos requisitos se eliminará totalmente a través del
método de picado con el fin de preservar el medio ambiente y se hará
bajo la autorización del Comité Interno de Archivo, la Oficina
Productora, Gestión Documental y mediante acta de eliminación
documental en cumplimiento al acuerdo 004 de 2013 del AGN. El acta
de eliminación e inventario documental se conservará
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016

Versión 2

P E CT E M/D S
Gestión Central
100-12 DERECHOS DE PETICION X 1 9 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión
y Central, algunas peticiones adquieren valores secundarios que por la
- Solicitud de Información importancia de su contenido puedan servir como testimonio del trámite
- Respuesta e involucren conceptos sobre los procesos misionales y técnicamente
- Constancia de Publicación en cartelera ( Si puedan contribuir a la administración o gestión de la Entidad. Se hará
aplica) una selección cuantitativa del 5% sobre el total de la transferencia
anual. Se digitaliza o microfilma para facilitar la consulta y
perdurabilidad del original. Se conserva totalmente la muestra
seleccionada y el restante se eliminará a través del método de picado
con el fin de preservar el medio ambiente y se hará bajo la autorización
del Comité Interno de Archivo, la oficina productora y Gestión
Documental. La documentación no seleccionada será eliminada
totalmente mediante acta de eliminación documental en cumplimiento
al acuerdo 004 de 2013. El acta de eliminación e inventario
documental se conservará permanentemente publicados en la página
web de la CAR. Se da cumplimiento al trámite según lo ordenado en
La Ley 1755 de 2015, que regula el Derecho Fundamental de Petición
y Código contencioso administrativo que brinda las reglas generales.
Convenciones
Tiempos de Retención (En Años) Soporte Disposición Final
AG = Archivo de Gestión SP = Soporte Papel CT= Conservación Total
AC = Archivo Central SE = Soporte Electrónico E = Eliminación S = Selección
M/D = Microfilmación y/o Digitalización
No. Fecha Descripción Cambio o Modificación

1 12/16/2015 Acta No. 47 de Comité Interno de Archivo
2 8/23/2016 Acta No. 02 de Comité Interno de Archivo, aprobación ajustes según Concepto Técnico AGN
3
Elaborado: Revisado:______________________________________ Aprobado:__________________________________
Cargo: Cargo: ______________________________________ Cargo:__________________________________
Firma: Firma: _______________________________________ Firma:__________________________________
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Versión 2

P E CT E M/D S
Gestión Central
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Versión 2

P E CT E M/D S
Gestión Central
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CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DE CUNDINAMARCA - CAR-
Versión 2
OFICINA PRODUCTORA : SECRETARIA GENERAL - SGEN

CÓDIGO
SERIE / SUBSERIE DOCUMENTAL Archivo Archivo PROCEDIMIENTO
SERIE P E CT E M/D S
Gestión Central
110-1 ACTAS
110-1.1 Actas Asamblea Corporativa X 2 8 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
- Convocatoria Gestión y Central, conservar totalmente, dado que cuenta con
valores históricos por que involucra contenido informativo,
- Acta dispositivo, decisivo, testimonial y misional , son fuente de consulta,
- Lista de Asistencia de apoyo para el desarrollo a la investigación y forma parte del
patrimonio documental histórico de la institución. Se digitaliza o
microfilma para garantizar la consulta, la conservación de la
información, preservación del original y en cumplimiento a la
circular 003 de 2015 del AGN.
110-1.19 Actas Consejo Directivo X 2 8 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
- Acta dispositivo, decisivo, testimonial y misional , son fuente de consulta,
110-2 ACTOS ADMINISTRATIVOS

110-2.2 Resoluciones X 2 20 X X Serie documental digital, generada por el Sistema de Gestión
- Resoluciones Documental de la CAR - SIDCAR en formato PDF/A. La información
se encuentra en las Copias de Seguridad Corporativa de la Oficina
de las Tecnologías y las Comunicaciones, resguardada en el
servidor sappbog02. Se conservan totalmente por que involucra
contenido informativo, dispositivo, decisivo, testimonial, misional y
son evidencias para reconstruir memoria institucional. Se
transfiere en Backup al Archivo Central. Por el alto grado de
obsolescencia y fragilidad de los medios tecnológicos, la oficina de
las TIC debe garantizar la migración a nuevos medios de
almacenamiento que aseguren y garanticen el acceso a la
información y en cumplimiento a la circular 003 de 2015 del AGN.
110-3 ACUERDOS
110-3.1 Acuerdos Asamblea Corporativa X 2 18 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
- Acuerdo Gestión y Central, conservar totalmente, dado que cuenta con
dispositivo, decisivo, testimonial y misional , son fuente de consulta,
de apoyo para el desarrollo a la investigación y forma parte del
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CÓDIGO
Gestión Central
110-3.2 Acuerdos Consejo Directivo X 2 18 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
- Acuerdo Gestión y Central, conservar totalmente, dado que cuenta con
110-10 CONTRATOS X 2 18 X X
- Lista de chequeo Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
- Solicitud elaboración de contrato Gestión y Central, algunos contratos adquieren valores secundarios
- Solicitud insuficiencia de personal ( Si aplica) para la entidad por cuanto presentan información acerca de
- Estudios Previos conceptos técnicos ambientales, aportes para el desarrollo de las
actividades misionales, investigaciones, levantamiento de líneas
- Solicitud certificado de disponibilidad presupuestal base y contribuyen técnicamente en la gestión administrativa de la
- Certificación Disponibilidad Presupuestal Entidad. Por lo cual se hará una selección cuantitativa del 3% sobre
- Comunicaciones (Memorandos u oficios) la producción de los contratos anuales, se eligen contratos con
- Aviso de prensa (Si aplica) entidades internacionales, de Obra, interadministrativos de
- Proyecto pliego de condiciones o términos de referencia ( Si carácter misional, contratos de áreas técnicas(estudios, proyectos y
aplica) diseños), consultorías, asesorías, los de mayor cuantía, de estudios
para la ejecución de la misión y se conservan en cumplimiento a la
- Reporte de Licitaciones a Cámara de Comercio ( Si aplica)
circular 003 de 2015 del AGN. Se digitaliza o microfilma para
facilitar la consulta y perdurabilidad del original. Se conserva
- Extracto de Publicación contrato Imprenta Nacional ( Si totalmente la muestra seleccionada y el restante se eliminará a
aplica) través del método de picado con el fin de preservar el medio
- Oficio reembolso de consignación ( Si aplica) ambiente y se hará bajo la autorización del Comité Interno de
- Consignación ( Si aplica) Archivo, la oficina productora y Gestión Documental. La
- Constancias de publicación pagina WEB (Si aplica) documentación no seleccionada será eliminada totalmente
mediante acta de eliminación documental en cumplimiento al
- Observaciones de los posibles oferentes y respuestas a
acuerdo 004 de 2013. El acta de eliminación e inventario
observaciones al proyecto de los pliegos de condiciones o
documental se conservará permanentemente publicados en la
términos de referencia ( Si aplica)
página web de la CAR. La modalidad contractual se encuentra
- Convocatoria Veedurías ciudadanas ( Si aplica) prevista en la Ley 80 de 1993, Decreto 1510 de 2013, por tanto los
- Resolución o acta de apertura de la licitación o convocatoria tipos documentales se aplicarán de acuerdo a los procedimientos
( Si aplica) para contratar y las modalidades de selección de acuerdo con la
norma.
- Pliego de condiciones o términos de referencia definitivos
( Si aplica)
- Propuestas originales
- Acta de cierre y entrega de ofertas de la licitación o
convocatoria ( Si aplica)
- Acta de evaluación de ofertas ( Si aplica)
- Acta Junta de Licitaciones ( Si aplica)
- Comunicación de traslado de evaluación de oferentes ( Si
aplica)
- Acta o resolución de adjudicación según el caso ( Si aplica)
- Oferta ganadora
- Rut
- Cedula
- Tarjeta Profesional y/o Libreta Militar (Si aplica)
- Antecedentes Disciplinarios, Fiscales y Penales
- Pagos Seguridad Social
- Examen Preocupacional (Si aplica)
- Hoja de vida (Si aplica)
- Informe del supervisor
- Certificaciones laborales o certificaciones de experiencia
- Certificaciones Académicas (Si aplica)
- Verificación Idoneidad
- Contrato
- Registro presupuestal
- Garantía única
- Registro presupuestal
- Garantía única
- Recibo publicación diario oficial (Si aplica)
- Recibo pago impuesto de timbre (Si aplica)
- Oficio de designación de supervisor
- Acta de Inicio
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CÓDIGO
Gestión Central
- Actas de avance de ejecución del contrato.
- Informes del supervisor e Interventoría ( Si aplica)
- Actas únicas de pago
- Acta de suspensión/ampliación de suspensión/reinicio/
cambios de supervisión (Si aplica)
- Acto administrativo de Adición/Prorroga/Cesión y
modificaciones (Si aplica)
- Acta de terminación (Si aplica)
- Acta de liquidación (Si aplica)
110-12 DERECHOS DE PETICION X 1 9 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
- Solicitud de Información Gestión y Central, algunas peticiones adquieren valores
secundarios que por la importancia de su contenido puedan servir
- Respuesta como testimonio del trámite e involucren conceptos sobre los
- Constancia de Publicación en cartelera ( Si aplica) procesos misionales y técnicamente puedan contribuir a la
administración o gestión de la Entidad. Se hará una selección
cuantitativa del 5% sobre el total de la transferencia anual. Se
digitaliza o microfilma para facilitar la consulta y perdurabilidad del
original. Se conserva totalmente la muestra seleccionada y el
restante se eliminará a través del método de picado con el fin de
preservar el medio ambiente y se hará bajo la autorización del
Comité Interno de Archivo, la oficina productora y Gestión
totalmente mediante acta de eliminación documental en
cumplimiento al acuerdo 004 de 2013. El acta de eliminación e
inventario documental se conservará permanentemente publicados
en la página web de la CAR. Se da cumplimiento al trámite según
lo ordenado en La Ley 1755 de 2015, que regula el Derecho
Fundamental de Petición y Código contencioso administrativo que
brinda las reglas generales.
110-17 HISTORIAS
110-17.1 Historias de Bienes Inmuebles X 2 8 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
- Concepto (visita Biólogo) Gestión y Central, se determinó que algunas historias de bienes
inmuebles adquieren valores secundarios y sirven para crear
- Uso de suelo memoria institucional y conservar como muestra representativa de
- Escritura Pública la gestión de la entidad. Por lo cual se hará una selección
- Matricula Inmobiliaria cuantitativa del 5% sobre la producción Documental de los Predios
- Certificado de inscripción IGAC por cada dos (2) años, teniendo en cuenta los criterios cualitativos
- Certificado de pago impuesto predial que involucren interés ambiental e importancia estratégica en
- Estudio de Títulos cuanto a la conservación, recuperación y restauración de los
- Levantamiento topográfico ecosistemas, que haya tenido interés hídrico y aporte para el
desarrollo de las actividades misionales de la CAR. Se digitaliza o
- Avalúo
microfilma para facilitar la consulta y perdurabilidad del original. Se
- Escritura Pública CAR conserva totalmente la muestra seleccionada y el restante se
- Acta de entrega del predio eliminará a través del método de picado con el fin de preservar el
- Folio de matrícula en donde consta medio ambiente y se hará bajo la autorización del Comité Interno de
- Pago Impuesto Predial Archivo, la oficina productora y Gestión Documental. La
- Inscripción predio en Oficina de Catastro documentación no seleccionada será eliminada totalmente
mediante acta de eliminación documental en cumplimiento al
acuerdo 004 de 2013. El acta de eliminación e inventario
documental se conservará permanentemente publicados en la
página web de la CAR.
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CÓDIGO
Gestión Central
110-27 PROCESOS
110-27.3 Procesos Contractuales con Declaratoria Desierta X 2 5 X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
Gestión y Central, pierden valores primarios y secundarios, no
- Proyecto pliego de condiciones o términos de referencia cuentan con reclamaciones ni recursos, no involucra procesos
- Reporte de Licitaciones a Cámara de Comercio misionales y no tiene índices de consulta. Se declara desierta en
acto administrativo en el que se señala en forma expresa y
- Extracto de Publicación contrato Imprenta Nacional detallada las razones que han conducido a esa decisión, según el
- Oficio reembolso de consignación artículo 25, numeral 18 de la Ley 80 de 1993 y este acto queda en
- Consignación la serie de Resoluciones de la Secretaria General. Se realiza
- Derecho de petición solicitando ajuste en el pago verificación del cumplimiento del tiempo de retención documental,
- Respuesta a Derecho de Petición se elimina en su totalidad mediante acta de eliminación
- Constancia de publicación pagina WEB de los pliegos de documental, a través del método de picado con el fin de preservar
el medio ambiente y en cumplimiento al artículo 15 del Acuerdo 004
-condiciones o términos
Observaciones de referencia
de los posibles oferentes y respuestas a
de 2013, y bajo la autorización del Comité Interno de Archivo, la
observaciones
- Convocatoria al proyecto ciudadanas
Veedurías de los pliegos de condiciones o
oficina productora y Gestión Documental. El acta de eliminación e
términos de referencia
- Resolución o acta de apertura de la licitación o convocatoria inventario se conservará permanentemente publicados en la página
web de la CAR.
- Constancia publicación de la resolución apertura de la
licitación
- Pliego de(prensa de alta
condiciones circulación)
o términos de oreferencia
acta de apertura de la
definitivos.
convocatoria en la WEB.
- Constancia de publicación en la WEB de pliego de
condiciones o términos de referencia definitivos.
- Constancia de publicación en la WEB de adendos o
aclaraciones
- Propuestas del proceso.
originales
- Acta de cierre y entrega de ofertas de la licitación o
convocatoria.
- Acta de evaluación de ofertas
- Acta Junta de Licitaciones
- Comunicación de traslado de evaluación de oferentes
- Constancia de publicación en la WEB de acta de evaluación
- Constancia de publicación en la WEB de acta o resolución
declarando desierto el proceso.
110-27.7 Proceso de Elección Representantes Comunidades X 2 5 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
Indígenas Gestión y Central, conservar totalmente, dado que cuenta con
- Acto administrativo valores históricos por que involucra contenido informativo,
dispositivo, decisivo y testimonial, son fuente de consulta, de apoyo
- Aviso convocatoria
para el desarrollo a la investigación y forma parte del patrimonio
- Acta de instalación de urna documental histórico de la institución. Se digitaliza o microfilma
- Planilla de recepción de documentos para garantizar la consulta, la conservación de la información,
- Acta de apertura de urna preservación del original. Ley 99 de 1993 , Ley 70 de 1993 y
- Documentos aportados por las Comunidades Indígenas Decreto 1745 de 1995 - La representación de las comunidades
- Informe de la revisión de los documentos aportados negras en los consejos directivos de las Corporaciones Autónomas
- Acta de elección del representante y suplente de las Regionales está atribuida por la ley.
comunidades indígenas
110-27.8 Proceso de Elección Representantes Sector Privado X 2 5 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
Gestión y Central, conservar totalmente, dado que cuenta con
- Acto administrativo
dispositivo, decisivo y testimonial, son fuente de consulta, de apoyo
- Aviso convocatoria para el desarrollo a la investigación y forma parte del patrimonio
- Acta instalación de urna documental histórico de la institución. Se digitaliza o microfilma
- Conformación comité evaluador para garantizar la consulta, la conservación de la información,
- Planilla de recepción de documentos e inscripción preservación del original. Decreto 1850 de 2015 se adiciona el
- Acta de apertura de urna Decreto 1076 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector
- Documentos aportados por las entidades del sector privado Ambiente y Desarrollo Sostenible, en lo relacionado con el trámite
- Informe del comité evaluador de los documentos presentados de elección de los representantes del Sector Privado ante el
- Observaciones al informe Consejo Directivo de las Corporaciones Autónomas Regionales
- Informe definitivo del comité evaluador
- Registro de asistentes a la reunión de elección ( si es el caso)
- Acta de elección representantes del sector privado
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Versión 2

CÓDIGO
Gestión Central
110-27.10 Proceso Elección Director General X 2 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
- Acto administrativo
- Aviso convocatoria dispositivo, decisivo y testimonial, son fuente de consulta, de apoyo
- Acta Instalación Urna para el desarrollo a la investigación y forma parte del patrimonio
- Planillas recepción Hojas de Vida Aspirantes documental histórico de la institución. Se digitaliza o microfilma
- Hojas de Vida aspirantes para garantizar la consulta, la conservación de la información,
- Acta apertura Urna preservación del original. LEY 1263 DE 2008, por medio de la cual
- Acta de entrega de las hojas de vida a quien corresponda se modifica parcialmente los artículos 26 y 27 de la Ley 99 de 1993.
- Informe (s) de quien evalué
- Copia acta(s) del Consejo Directivo donde se presentan el o
los informes
- Observaciones de Interesados (si es el caso)
- Respuesta a observaciones ( si es el caso)
- Copia Acta Consejo Directivo donde se designe el Director
General
- Copia Acuerdo de designación Director
- Copia Acta de Posesión Director
110-27.11 Proceso Elección Representantes y Suplentes de las X 2 5 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
Entidades sin Ánimo de Lucro Gestión y Central, conservar totalmente, dado que cuenta con
- Acto administrativo valores históricos por que involucra contenido informativo,
- Conformación comité evaluador dispositivo, decisivo y testimonial, son fuente de consulta, de apoyo
- Aviso convocatoria diario regional o nacional
documental histórico de la institución. Se digitaliza o microfilma
- Aviso convocatoria medio radial para garantizar la consulta, la conservación de la información,
- Acta Instalación Urna preservación del original. La elección es de Dos (2) representantes
- Planilla recepción de documentos de las entidades sin animo de lucro, que tengan su domicilio en el
- Documentos aportados por las Entidades sin Ánimo área de jurisdicción de la CAR y cuyo objeto principal sea la
de Lucro protección del medio ambiente y los recursos naturales renovables,
- Acta de apertura de Urna elegido por ellas mismas. (Período de tres (3) años).
- Informe del comité evaluador de los documentos

presentados
- Observaciones al informe
- Informe definitivo del comité evaluador
- Acta de elección de los Representantes y Suplentes
La oficina manejará los Libros Control de Acuerdos Asamblea Corporativa, los Libros Control de Acuerdos Consejo Directivo, Libros Control de Resoluciones, Planillas Control Préstamos de Contratos y Libros Control
de contratos, estos son instrumentos de control administrativo no se reflejan en la TRD de la Dirección, pero se continúan gestionando y alimentando para control, consulta y seguimiento por parte de Gestión
Documental y de la misma dirección.
Convenciones

3
4
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Versión 2
UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIÓN GENERAL Vigencia 2018
OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION DE CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO - DCDI

P E CT E M/D S
Gestión Central
120-12 DERECHOS DE PETICION X 1 9 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo
de Gestión y Central, algunas peticiones adquieren valores
- Solicitud de Información
secundarios que por la importancia de su contenido puedan
- Respuesta servir como testimonio del trámite e involucren conceptos
- Constancia de Publicación en cartelera ( Si aplica) sobre los procesos misionales y técnicamente puedan
contribuir a la administración o gestión de la Entidad. Se
hará una selección cuantitativa del 5% sobre el total de la
transferencia anual. Se digitaliza o microfilma para facilitar la
consulta y perdurabilidad del original. Se conserva
totalmente la muestra seleccionada y el restante se eliminará
a través del método de picado con el fin de preservar el
medio ambiente y se hará bajo la autorización del Comité
Interno de Archivo, la oficina productora y Gestión
Documental. La documentación no seleccionada será
eliminada totalmente mediante acta de eliminación
documental en cumplimiento al acuerdo 004 de 2013. El
acta de eliminación e inventario documental se conservará
Se da cumplimiento al trámite según lo ordenado en La Ley
1755 de 2015, que regula el Derecho Fundamental de
Petición y Código contencioso administrativo que brinda las
reglas generales.
120-19 INFORMES Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo

X 2 8 X X de Gestión y Central, conservar totalmente, dado que cuenta
120-19.1 Informes a Organismos de Vigilancia y Control con valores históricos por que involucra contenido
informativo y testimonial, son fuente de consulta, de apoyo
- Solicitudes de información para el desarrollo a la investigación y forma parte del
patrimonio documental histórico de la institución. La
información involucra el buen uso de los recursos y bienes
públicos y contribuir a la modernización del Estado, mediante
acciones de mejoramiento continuo en las distintas
entidades Se digitaliza o microfilma para garantizar la
consulta, la conservación de la información, preservación
del original y en cumplimiento a la circular 003 de 2015 del
AGN.
120-27 PROCESOS
120-27.9 Procesos Disciplinarios X 2 10 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo
- Solicitud apertura del proceso de Gestión y Central, se determina que algunos procesos
adquieren valores secundarios que por la importancia de sus
- Auto de indagación Preliminar o de Inhibición contenidos puedan servir como testimonio del trámite y
- Comunicación de inhibición al quejoso muestra representativa para crear memoria institucional. Por
- Notificación de Auto de indagación al presunto lo cual se hará una selección cuantitativa del 5% sobre el
responsable total de la transferencia anual, teniendo en cuenta el interés
- Comunicaciones de requerimiento de pruebas
para la CAR, se tendrán en cuenta los procesos adelantados
- Auto de apertura de investigación o de archivo a funcionarios del nivel directivo y demás niveles que
correspondan a investigaciones por sanciones por faltas
gravísimas como se establece en el Art. 48 de la Ley 734 de
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016 2002. Se digitaliza o microfilma para facilitar la consulta y
perdurabilidad del original. Se conserva totalmente la
muestra seleccionada y el restante se eliminará a través del
método de picado con el fin de preservar el medio ambiente
Versión 2
X 2 10 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo
de Gestión y Central, se determina que algunos procesos
OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION DE CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO - DCDI adquieren valores secundarios que por la importancia de sus
contenidos puedan servir como testimonio del trámite y
CODIGO DEPENDENCIA: 120 muestra representativa para crear memoria institucional. Por
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL lo cual se hará una selección cuantitativa del 5% sobre el
SOPORTE
total de la transferencia anual, teniendo en cuenta el interés
para la CAR, se tendrán en cuenta los procesos adelantados
P E CT E M/D S
Gestión Central a funcionarios del nivel directivo y demás niveles que
- Notificación de apertura de investigación correspondan a investigaciones por sanciones por faltas
-Informe de Cumplimiento Ambiental ( Si aplica) gravísimas como se establece en el Art. 48 de la Ley 734 de
2002. Se digitaliza o microfilma para facilitar la consulta y
- Comunicación a la Oficina de Registro y Control - perdurabilidad del original. Se conserva totalmente la
Procuraduría General de la Nación muestra seleccionada y el restante se eliminará a través del
- Diagnóstico Ambiental de Alternativa método de picado con el fin de preservar el medio ambiente
y se hará bajo la autorización del Comité Interno de Archivo,
- Solicitud de Antecedentes Disciplinarios a la oficina productora y Gestión Documental. La
Procuraduría
- Práctica de pruebas documentación no seleccionada será eliminada totalmente
- Pliego de cargos o auto de archivo definitivo mediante acta de eliminación documental en cumplimiento al
- Notificación del Pliego de Cargos (NO EDICTO) acuerdo 004 de 2013. El acta de eliminación e inventario
documental se conservará permanentemente publicados en
- Fallo la página web de la CAR. El fallo definitivo debe archivarse
- Notificación Personal del fallo en la Historia laboral del funcionario investigado. Código
- Recurso de Apelación del disciplinado Disciplinario (Ley 734 de 2002), Artículo 138 de la Ley 1437
- Recurso de Apelación del quejoso de 2011.
- Traslado a segunda instancia
- Fallo de segunda instancia
- Comunicación del fallo a Procuraduría General de
la Nación
- Comunicación de la decisión al disciplinado
- Comunicación de la decisión al quejoso (para fallo
absolutorio)
Las planillas y Libros Registro de Procesos, es documentación que la oficina manejará como documentación de control Administrativo, no está reflejada en la TRD de la Dirección, pero se continuará
organizando, manejando para su control, consulta y seguimiento por parte de Gestión Documental
Convenciones

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Versión 2
OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE CONTROL INTERNO - OCIN

CÓDIGO
Gestión Central
130-1 ACTAS
Actas Comité de Coordinación del Sistema de Control Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión
130-1.9 X 2 8 X X
Interno. y Central, conservar totalmente, dado que cuenta con valores
- Citaciones históricos por que involucra contenido histórico, informativo y
- Lista de asistencia testimonial, son fuente de consulta, de apoyo para el desarrollo a la
investigación y forma parte del patrimonio documental histórico de la
- Actas
institución. Se digitaliza o microfilma para garantizar la consulta, la
cumplimiento a la Circular 003 de 2015 del AGN.
130-1.18 Actas de Reuniones de Trabajo X 2 8 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión
- Actas y Central, conservar totalmente, dado que cuenta con valores
- Lista de Asistencia históricos por que involucra contenido informativo, dispositivo,
decisivo, testimonial y misional , son fuente de consulta, de apoyo
documental histórico de la institución. Se digitaliza o microfilma para
garantizar la consulta, la conservación de la información, preservación
del original y en cumplimiento a la Circular 003 de 2015 del AGN.
130-1.30 Actas de Seguimiento, Asesoría o Acompañamiento a la X 2 8 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión
Gestión Institucional y Central, se determina que algunas actas de los seguimientos
- Solicitud( si aplica) adquieren valores secundarios por su información que pueda
- Acta (Seguimiento, Asesoría y Acompañamiento) evidenciar la gestión de la oficina y se conserva como muestra
representativa para crear memoria institucional. Por lo cual se hará
- Comunicación ( Memorando Adjuntando Acta o
una selección cuantitativa del 5% sobre la transferencia anual de cada
Instrumento de Seguimiento) cinco años, teniendo en cuenta el tipo de gestión y la importancia del
seguimiento, acompañamiento y asesoría. Se digitaliza o microfilma
para facilitar la consulta y perdurabilidad del original. Se conserva
totalmente la muestra seleccionada y el restante se eliminará a través
del método de picado con el fin de preservar el medio ambiente y se
hará bajo la autorización del Comité Interno de Archivo, la oficina
productora y Gestión Documental. La documentación no seleccionada
será eliminada totalmente mediante acta de eliminación documental en
inventario documental se conservará permanentemente publicados en
la página web de la CAR.
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016

Versión 2

CÓDIGO
Gestión Central
130-12 DERECHOS DE PETICION X 1 9 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión
- Solicitud de Información y Central, algunas peticiones adquieren valores secundarios que por la
- Respuesta importancia de su contenido puedan servir como testimonio del trámite
e involucren conceptos sobre los procesos misionales y técnicamente
- Constancia de Publicación en cartelera ( Si aplica)
puedan contribuir a la administración o gestión de la Entidad. Se hará
una selección cuantitativa del 5% sobre el total de la transferencia
anual. Se digitaliza o microfilma para facilitar la consulta y
perdurabilidad del original. Se conserva totalmente la muestra
seleccionada y el restante se eliminará a través del método de picado
con el fin de preservar el medio ambiente y se hará bajo la
autorización del Comité Interno de Archivo, la oficina productora y
Gestión Documental. La documentación no seleccionada será
eliminada totalmente mediante acta de eliminación documental en
inventario documental se conservará permanentemente publicados en
la página web de la CAR. Se da cumplimiento al trámite según lo
ordenado en La Ley 1755 de 2015, que regula el Derecho
130-19 INFORMES
130-19.1 Informes a Organismos de Vigilancia y Control X 2 8 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión
y Central, conservar totalmente, dado que cuenta con valores
históricos por que involucra contenido informativo y testimonial, son
- Solicitud de información
fuente de consulta, de apoyo para el desarrollo a la investigación y
- Informes ( Ley, Austeridad, PQR, Rendición de cuentas, forma parte del patrimonio documental histórico de la institución. Se
Control interno contable, Sireci) digitaliza o microfilma para garantizar la consulta, la conservación de la
información, preservación del original y en cumplimiento a la circular
003 de 2015 del AGN. Para los informes de ley - SIRECI - a la
Contraloría General de la República, se conservan en el servidor
\\sdocumental\OCIN
130-19.5 Informes Auditorias Externas - CGR X 2 5 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión
- Comunicación de la CGR y Central, se conservan totalmente por sus valores históricos e
- Lista de Asistencia ( Instalación de la Auditoría) informativos por que involucra todo lo relacionado con el sistema de
gestión de la calidad implementado por la entidad en cumplimiento de
- Solicitudes CGR la NTCGP:1000, como fuente de consulta para la investigación y
- Comunicaciones de Respuesta(Anexos total respuestas) permite conocer retrospectivamente la Entidad. Forma parte del
- Matriz de Observaciones patrimonio documental histórico de la institución. Se digitaliza o
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016 información y preservación del original.
Versión 2
OFICINA PRODUCTORA:
130-19.5 OFICINA DE CONTROL INTERNO - OCIN X 2 5 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión
y Central, se conservan totalmente por sus valores históricos e
CODIGO DEPENDENCIA: 130 informativos por que involucra todo lo relacionado con el sistema de
SOPORTE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL gestión de la calidad implementado por la entidad en cumplimiento de
CÓDIGO la NTCGP:1000, como PROCEDIMIENTO
fuente de consulta para la investigación y
SERIE / SUBSERIE DOCUMENTAL Archivo Archivo
SERIE P E CT E M/D S permite conocer retrospectivamente la Entidad. Forma parte del
Gestión Central
- Respuestas definitivas a la CGR microfilma para garantizar la consulta, la conservación de la
- Informe Final CGR información y preservación del original.
- Matriz de Hallazgos
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016

Versión 2

CÓDIGO
Gestión Central
130-19.6 Informes Auditorias Internas X 1 5 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión
- Plan de la Auditoría y Central, se conservan totalmente por sus valores históricos e
- Comunicaciones del Plan informativos por que involucra todo lo relacionado con el sistema de
- Lista de Asistencia Reunión de Apertura gestión de la calidad implementado por la entidad en cumplimiento de
la NTCGP:1000, como fuente de consulta para la investigación y
- Ajuste del Plan (Si Aplica)
permite conocer retrospectivamente la Entidad. Forma parte del
- Comunicación (Si Aplica) patrimonio documental histórico de la institución. Se digitaliza o
- Lista de Asistencia de Reunión de Cierre microfilma para garantizar la consulta, la conservación de la
- Informe Final información y preservación del original.
- Comunicación Informe Final
130-24 PLANES
130-24.6 Plan de Mejoramiento Institucional ( CGR) X 2 8 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión
-Oficio de la CGR y Central, se conservan totalmente por sus valores históricos e
- Comunicaciones de las Dependencias informativos por que involucra contenido sobre las actuaciones y
- Matriz de Hallazgos evidencias de la gestión y cumplimiento de la misión de la
Corporación, presentadas a la Contraloría General de la República.
- Análisis de Causa
Forma parte del patrimonio documental histórico e institucional de la
- Prórroga (Si aplica) CAR. Se digitaliza o microfilma para garantizar la consulta, la
- Propuesta del Plan de cada Dependencia conservación de la información, preservación del original y en
- Plan Consolidado de la CGR cumplimiento a la circular 003 de 2015 del AGN.
- Certificado de Publicación SIRECI
- Informe Semestral de Seguimientos
- Comunicaciones
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016

Versión 2

CÓDIGO
Gestión Central
130-24.14 Planes de Mejoramiento Interno X 2 5 X X La información se conserva en el servidor \\sdocumental\OCIN de la
- Plan de Mejoramiento consolidado (pdf/a) Oficina de las TIC. Por tratarse de información misional se conserva en
su totalidad como evidencia de las acciones tomadas por la CAR en
- Análisis de Causa (pdf/a)
cumplimiento a la normatividad, como resultado del proceso de
- Comunicaciones (pdf/a) auditoria y en cumplimiento a la circular 003 de 2015 del AGN.
Mediante el procedimiento Administración de los Backups las TIC hace
el respectivo Backups, conserva la información en sus soportes
originales, transfiere las copias al Archivo Central y por el alto grado
de obsolescencia y fragilidad de los medios tecnológicos, debe
garantizar la migración a nuevos medios de almacenamiento que
aseguren y garanticen el acceso a la información.
Convenciones

3
4
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
Versión 2
Vigencia 2018
UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCION GENERAL
OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE LAS TECNOLOGIAS Y LAS COMUNICACIONES
P E CT E M/D S
Gestión Central
140.1 ACTAS
140-1.4 Actas Comité Antitrámites y de Gobierno en Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y
Línea X X 8 X X Central, conservar totalmente, dado que contiene decisiones que
involucran el gobierno en línea, cuenta con valores históricos por que
- Citaciones involucra contenido dispositivo, decisivo y testimonial, son fuente de
- Lista de Asistencia consulta, de apoyo para el desarrollo a la investigación y forma parte del
- Acta patrimonio documental histórico de la institución. Se digitaliza para
garantizar la consulta, la conservación de la información, preservación del
original y en cumplimiento a la circular 003 de 2015 del AGN. La CAR,
cuenta con el Comité Antitrámites y de Gobierno en Línea segun el
Decreto 2482 de 2012, "Por el cual se establecen los lineamientos
generales para la integración de la planeación y la gestión. En su
parágrafo del articulo. 6 "En las entidades autónomas y las sujetas a
regímenes especiales, en virtud de mandato constitucional, el máximo
órgano de dirección determinará las instancias que considere necesarias
para efectos de implementar las políticas de desarrollo administrativo en
sus entidades y organismos"
140-1.18 Actas de Reuniones de Trabajo X 2 8 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y
- Actas Central, conservar totalmente, dado que cuenta con valores históricos por
- Lista de asistencia que involucra contenido informativo, dispositivo, decisivo y testimonial, son
fuente de consulta, de apoyo para el desarrollo a la investigación y forma
parte del patrimonio documental histórico de la institución. Se digitaliza o
microfilma para garantizar la consulta, la conservación de la información,
preservación del original y en cumplimiento a la circular 003 de 2015 del
AGN.
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016

Versión 2
Vigencia 2018
P E CT E M/D S
Gestión Central
140-12 DERECHOS DE PETICION X 1 9 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y
Central, algunas peticiones adquieren valores secundarios que por la
- Solicitud de Información importancia de su contenido puedan servir como testimonio del trámite e
- Respuesta involucren conceptos sobre los procesos misionales y técnicamente
- Constancia de Publicación en cartelera ( Si puedan contribuir a la administración o gestión de la Entidad. Se hará
aplica) una selección cuantitativa del 5% sobre el total de la transferencia anual.
Se digitaliza o microfilma para facilitar la consulta y perdurabilidad del
original. Se conserva totalmente la muestra seleccionada y el restante se
eliminará a través del método de picado con el fin de preservar el medio
ambiente y se hará bajo la autorización del Comité Interno de Archivo, la
oficina productora y Gestión Documental. La documentación no
seleccionada será eliminada totalmente mediante acta de eliminación
documental en cumplimiento al acuerdo 004 de 2013. El acta de
eliminación e inventario documental se conservará permanentemente
publicados en la página web de la CAR. Se da cumplimiento al trámite
según lo ordenado en La Ley 1755 de 2015, que regula el Derecho
Fundamental de Petición y Código contencioso administrativo que brinda
las reglas generales.
140-24 PLANES
Plan Estratégico de Tecnologías de La información derivada de este procedimiento se conserva en una

140-24.7 X 1 5 X carpeta digital en el servidor Sistemas\sfilebog01\Procesos y
Información y Comunicación
procedimientos GTI. La Oficina de las Tecnologías y las
- Resolución(pdf/A) Comunicaciones - OTIC mediante el procedimiento Administración de los
Backups conserva totalmente los Backups originales por su valor
- Seguimiento del Plan Estratégico (pdf/A).L30
informativo, histórico y testimonial de la evolución tecnológica; y transfiere
una copia al Archivo Central. Así mismo la OTIC por el alto grado de
obsolescencia y fragilidad de los medios tecnológicos debe migrar a
nuevos medios de almacenamiento que aseguren y garanticen el acceso a
la información. Se almacena y consulta la información en el servidor de la
entidad mediante la ruta \\sdocumental\otic. PETIC - Ministerio de las
tecnologias y las comunicaciones.
Convenciones
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016

Versión 2
Vigencia 2018
P E CT E M/D S
Gestión Central

3
4
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016

Versión 2
OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE TALENTO HUMANO - OTH

P E CT E M/D S
Gestión Central
150-1 ACTAS
150-1.3 Actas Comisión de Personal Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y
- Citaciones X 2 8 X X Central, conservar totalmente, dado que cuenta con valores históricos por
que involucra contenido informativo que tiene que ver con el funcionario
- Listado de Asistencia
público, por medio del cual se busca el equilibrio entre la eficiencia de la
- Acta administración pública y la garantía de participación de los empleados en
las decisiones que los afecten,. Las actas tienen valor dispositivo,
decisivo y testimonial, son fuente de consulta, de apoyo para el
desarrollo a la investigación y forma parte del patrimonio documental
histórico de la institución. Se digitaliza o microfilma para garantizar la
en cumplimiento a la circular 003 de 2015 del AGN. Regulación mediante
LEY 909 DE 2004, por la cual se expiden normas que regulan el empleo
público, la carrera administrativa, gerencia pública.
150-1.8 Actas Comité de Convivencia Laboral X 2 8 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y
Central, conservar totalmente, dado que contienen valor dispositivo,
- Citaciones decisivo y testimonial, son fuente de consulta, de apoyo para el
- Listado de Asistencia desarrollo a la investigación y forma parte del patrimonio documental
histórico de la institución, ya que involucra información que protege a
- Acta los empleados contra los riesgos psicosociales que afectan la salud en
los lugares de trabajo. Se digitaliza o microfilma para garantizar la
en cumplimiento a la circular 003 de 2015 del AGN. Regulada por
Resolución 652 DE 2012 de mintrabajo.
150-1.14 Actas Comité de Ética X 1 8 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y
Central, conservar totalmente, dado que involucra los derechos , valores
- Citaciones
y el bienestar de los funcionarios, cuenta con valores históricos por su
contenido informativo, dispositivo, decisivo y testimonial, son fuente de
consulta, de apoyo para el desarrollo a la investigación y forma parte del
AGN.
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016
Versión 2

150-1.14 SOPORTE
X 1RETENCIÓN
8 X DISPOSICIÓN
X FINAL Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y
CÓDIGO SERIE SERIE / SUBSERIE DOCUMENTAL Archivo Archivo Central, conservar totalmente, dado que involucra los derechos , valores
PROCEDIMIENTO
P E CT E M/D S y el bienestar de los funcionarios, cuenta con valores históricos por su
Gestión Central
contenido informativo, dispositivo, decisivo y testimonial, son fuente de
- Acta consulta, de apoyo para el desarrollo a la investigación y forma parte del
AGN.
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016

Versión 2

P E CT E M/D S
Gestión Central
150-1.17 Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y
Actas Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo X 2 20 X X Central, conservar totalmente, dado que involucra información entre la
Corporación y trabajadores, sobre evaluación de los riesgos de
- Citaciones accidentes y enfermedades profesionales; es informacion que cuenta
- Lista de Asistencia con valores históricos, dispositivos, decisivos y testimoniales, son fuente
- Actas de consulta, de apoyo para el desarrollo a la investigación y forma parte
del patrimonio documental histórico de la institución. Se digitaliza o
AGN. regulado por DECRETO 1285 DE 1994.Por el cual se determina la
organización y administración del Sistema General de Riesgos
Profesionales" - Mingobierno.
150-11 X 2 8 X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y

CUENTA DE CUOTAS PARTES PENSIONALES POR PAGAR Central, pierde sus valores primarios y secundarios, no genera valor
informativo por que no constituye información de carácter misional, no
- Consulta de Cuota Parte por Otras Entidades presenta índices de consulta, no involucra procesos y procedimientos
- Constancias y Documentos que Soportan la consulta misionales; a demás transcurridos los 10 años el contenido prescribió
- Aceptación, objeción o rechazo de cuota parte ante procesos judiciales y civiles. Se realiza verificación del cumplimiento
- Cuenta de Cobro del tiempo de retención documental, se elimina en su totalidad mediante
- Resolución de reconocimiento de cuota parte pensional acta de eliminación documental, a través del método de picado con el fin
de preservar el medio ambiente y en cumplimiento al artículo 15 del
Acuerdo 004 de 2013, y bajo la autorización del Comité Interno de
Archivo, la oficina productora y Gestión Documental. El acta de
eliminación e inventario se conservará permanentemente publicados en
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016

Versión 2

P E CT E M/D S
Gestión Central
- Respuesta involucren conceptos sobre los procesos misionales y técnicamente
- Constancia de Publicación en cartelera ( Si aplica) puedan contribuir a la administración o gestión de la Entidad. Se hará
una selección cuantitativa del 5% sobre el total de la transferencia anual.
150-15 ESTUDIOS
Estudios de Verificación de Requisitos para Otorgamientos Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y
150-15.1 X 3 5 X
de Encargos Central, pierde sus valores primarios y secundarios, no genera
información que involucre los procesos misionales, los documentos han
- Listado semestral de ofrecimiento pos encargos sido elaborados únicamente para cumplir con el proceso de ofrecimientos
- Comunicaciones aceptación ofrecimiento encargos de encargos, además no presenta índices de consulta. Si hay encargo
las pruebas pasan a la historia laboral. Se realiza verificación del
- Resultados Estudios de Verificación de Requisitos para cumplimiento del tiempo de retención documental, se elimina en su
Encargo totalidad mediante acta de eliminación documental, a través del método
de picado con el fin de preservar el medio ambiente y en cumplimiento al
- Pruebas aplicadas (si aplica)
artículo 15 del Acuerdo 004 de 2013, y bajo la autorización del Comité
- Resultados de Pruebas (si aplica) Interno de Archivo, la oficina productora y Gestión Documental.
- Reclamaciones Reglamentado por Circular 09 de 2011 de la CNSC. El acta de
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Versión 2

P E CT E M/D S
Gestión Central
150-17 HISTORIAS
150-17.3 Historias de Pensionados X 5 80 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y
- Solicitud de reconocimiento de pensión por jubilación Central, se determina que algunos procesos adquieren valores
- Fotocopia Cédula de ciudadanía secundarios que por la importancia de sus contenidos puedan servir
- Registro civil de nacimiento como testimonio del trámite y muestra representativa para crear memoria
institucional. Por lo cual se hará una selección cuantitativa del 3% de los
- Respuesta solicitud
expedientes transferidos anualmente que por sus contenidos evidencien
- Consulta de cuota parte a otras entidades ( Si el funcionario a las distintas razones de la pensión, teniendo en cuenta los criterios
trabajado en otras entidades) cualitativos de los expedientes de personajes que hayan ocupado cargos
- Respuesta a consulta importantes en la alta dirección, funcionarios que únicamente trabajaron
- Resolución de reconocimiento de pensión por jubilación en la entidad, de aquellos que tengan sustitución de pensión, de aquellos
- Notificación con permanencia en un solo fondo y por invalidez. Se digitaliza o
- Formulario de afiliación EPS microfilma para facilitar la consulta y perdurabilidad del original. Se
conserva totalmente la muestra seleccionada y el restante se eliminará a
- Formulario de afiliación pensiones
través del método de picado con el fin de preservar el medio ambiente y
- Reajuste de pensión por jubilación se hará bajo la autorización del Comité Interno de Archivo, la oficina
- Registro Civil de Defunción productora y Gestión Documental. La documentación no seleccionada
- Resolución de reconocimiento de cuota parte pensional será eliminada totalmente mediante acta de eliminación documental en
- Edictos cumplimiento al acuerdo 004 de 2013. El acta de eliminación e inventario
Solicitud de Auxilio Funerario documental se conservará permanentemente publicados en la página
- Reconocimiento de Auxilio funerario (Si es del caso) web de la CAR. ACUERDO 06 de 2011 - Organización Expedientes
pensionales
- Solicitud sustitución pensional
- Registro Civil de matrimonio y/o Certificado de Convivencia
- Registro Civil de Nacimiento de hijos
Resolución de pensión de reconocimiento de sustitución
pensional
- Notificación de Reconocimiento de sustitución
- Afiliación a EPS del Sustituto
- Registro Civil de Defunción del Sustituto
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Versión 2

P E CT E M/D S
Gestión Central
150-17.5 Historias Laborales X 5 80 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y
- Estudio de Verificación de requisitos para otorgamiento Central, se determina que algunas historias laborales adquieren valores
encargo secundarios que por la importancia de sus contenidos puedan servir
- Análisis Hoja de vida como testimonio del trámite y muestra representativa para crear memoria
institucional. Por lo cual se hará una selección cuantitativa del 5% de la
- Acto administrativo de Nombramiento
transferencia anual teniendo en cuenta los criterios cualitativos de las
- Comunicación de nombramiento Historias Laborales, así: los Directores, funcionarios del nivel directivo,
- Comunicación de aceptación de nombramiento funcionarios más antiguos de la entidad, funcionarios por su nivel y
- Formato Único de Hoja de vida aporte académico, por sus investigaciones, por publicaciones y por sus
- Fotocopia documento de identidad aportes técnicos y administrativos. por sus valores informativos,
- Certificado de antecedentes judiciales históricos y por interés de la Entidad. Se digitaliza o microfilma para
- Libreta Militar facilitar la consulta y perdurabilidad del original. Se conserva totalmente
la muestra seleccionada y el restante se eliminará a través del método de
- Certificado de Antecedentes Disciplinarios
picado con el fin de preservar el medio ambiente y se hará bajo la
- Certificado de antecedentes fiscales autorización del Comité Interno de Archivo, la oficina productora y
- Examen médico de ingreso Gestión Documental. La documentación no seleccionada será eliminada
- Declaración juramentada de Bienes y Rentas totalmente mediante acta de eliminación documental en cumplimiento al
- Declaración juramentada procesos por alimentos acuerdo 004 de 2013. El acta de eliminación e inventario documental se
- Declaración juramentada de categoría tributaria conservará permanentemente publicados en la página web de la CAR. -
- Tarjeta o Matrícula Profesional Circular 004 de 2003 del AGN y Ley 594 de 2000 y además el artículo
264 del mismo Código Sustantivo del Trabajo.
- Certificaciones afiliaciones a Seguridad Social (Si aplica)
- Certificaciones laborales
- Certificaciones Académicas
- Fotocopia cédula de ciudadanía cónyuge del empleado.
- Fotocopia cédula de ciudadanía padres del empleado.
- Registro civil de los hijos del empleado
- Certificado de estado de discapacidad de hijos con dicha
condición.
- Declaración juramentada de dependencia económica de hijos
discapacitados mayores de 18 años.
- Actas de Posesión
- Afiliación ARP
- Afiliación Administradora de pensiones
- Afiliación EPS
- Afiliación Caja de Compensación
- Solicitud de Inscripción en Carrera Administrativa
- Resolución o Certificación de Registro Público de Carrera
Administrativa
- Resoluciones o comunicaciones de situaciones
administrativas
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016

totalmente mediante acta de eliminación documental en cumplimiento al
acuerdo 004 de 2013. El acta de eliminación e inventario documental se
conservará permanentemente publicados en la página web de la CAR. -
Circular 004 de 2003 del AGN y Ley 594 de 2000 y además el artículo
264 del mismo Código Sustantivo del Trabajo.
Versión 2

P E CT E M/D S
Gestión Central
- Reporte Accidente de Trabajo y/o Enfermedades
Profesionales
- Comunicación ARP
- Informe de Investigación
- Resoluciones de reconocimiento de bonificaciones por 5, 10 y
15 años de servicio
- Evaluación del desempeño Laboral
-Acto administrativo de retiro del servicio
- Comunicación Acto de retiro del servicio.
- Examen Ocupacional de Egreso
- Acta de entrega de puesto de trabajo
- Acto de Reconocimiento de Prestaciones Sociales definitivas
- Comunicación Acto de Reconocimiento de Prestaciones
Sociales definitivas
150-19 INFORMES
150-19.9 Informes Comisión Nacional del Servicio Civil X 2 10 X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y
- Informe Central, eliminar totalmente por perdida de sus valores primarios y
secundarios, no involucra temática que pueda ser fuente de consulta. Se
elimina mediante acta de eliminación documental, a través del proceso
del picado con el fin de preservar el medio ambiente y en cumplimiento
del Acuerdo 004 de 2013 del AGN y bajo autorización del Jefe de la
Oficina y Gestión Documental.
150-22 MANUALES
150-22.1 Manuales de Funciones y Requisitos X 2 5 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y
- Manual Central, se conservan totalmente por poseer valores históricos e
informativos para la Corporación y estos son documentos que contiene
las normas, requisitos y funciones de los cargos de la entidad que
permiten evidenciar y reconstruir la evolución orgánica-funcional de la
entidad. Se digitaliza o microfilma para garantizar la consulta, la
conservación de la información, y preservación del original y en
cumplimiento a la circular 003 de 2015 del AGN.
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016

Versión 2

P E CT E M/D S
Gestión Central
150-24 Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y
PLANES
Central, microfilmar o digitalizar y conservar totalmente puesto que los
150-24.10 Planes Anuales de Bienestar Social, Capacitación, X 2 5 X X planes de bienestar social, Capacitación, Incentivos y Salud Ocupacional
Incentivos y Salud Ocupacional registran información importante que involucran mejorar la calidad de vida
de los funcionarios y además forman parte del patrimonio documental de
- Plan
la institución, permiten reconstruir su historia y se conservan en
- Resolución (Si aplica) cumplimiento a la circular 003 de 2015 del AGN.
- Comunicaciones
- Informes
150-27 PROCESOS
Proceso de Elección representantes ante la Comisión de Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y
150-27.6 Personal, Comité Paritario, Comité Ética y Comité de X 1 10 X Central, pierde los valores primarios y secundarios, no constituye
Convivencia Laboral información de carácter misional y no presenta índices de consulta, la
- Convocatoria información generada por los representantes reposa en las actas de los
diferentes Comités. Se realiza verificación del cumplimiento del tiempo de
- Postulaciones
retención documental, se elimina en su totalidad mediante acta de
- Lista de Elegibles eliminación documental, a través del método de picado con el fin de
- Actas de Escrutinio preservar el medio ambiente y en cumplimiento al artículo 15 del Acuerdo
- Listado de Elección 004 de 2013, y bajo la autorización del Comité Interno de Archivo, la
- Resolución conformación ( Si aplica) oficina productora y Gestión Documental. El acta de eliminación e
inventario se conservará permanentemente publicados en la página web
de la CAR. Resolución 1356 de 2012 del Ministerio de Trabajo.
Resolución 2646 de 2008 - Ministerio de Protección Social.
150-28 PROGRAMAS
150-28.3 Programas de Bienestar Social, Protección y Calidad de Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y
Vida Laboral X 1 5 X X Central, microfilmar o digitalizar y conservar totalmente puesto que los
programas de bienestar social registran información importante que
- Contenido del Programa o Convocatoria
involucran mejorar la calidad de vida de los funcionarios y además
- Listado de Asistentes forman parte del patrimonio documental de la institución, permiten
- Evaluación del programa reconstruir su historia y se conservan en cumplimiento a la circular 003
de 2015 del AGN.
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016

Versión 2

P E CT E M/D S
Gestión Central
150-28.4 Programas de Formación y Capacitación X 1 5 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y
Central, microfilmar o digitalizar y conservar totalmente puesto que los
- Contenido del Programa programas de Capacitación y formación que registran información
- Asignación de participantes al programa importante que involucran mejorar la calidad de vida de los funcionarios y
además forman parte del patrimonio documental de la institución, y con el
- Lista de Asistencia
tiempo permiten reconstruir historia y se conservan en cumplimiento a la
- Evaluación del programa circular 003 de 2015 del AGN.
- Acta de mejoramiento
150-28.5 Programas de Higiene Industrial del SG-SST X 2 48 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y
Central, se determina que algunos programas pueden adquirir valores
- Lista de Asistencia secundarios por la importancia de sus contenidos y actividad, ser
- Resultados de Evaluación(si aplica) testimonio de la gestión de la oficina de Talento Humano y muestra
- Soportes de Intervenciones(si aplica) representativa para crear memoria institucional. Por lo cual se hará una
- Informes selección de las transferencias documentales de cada cinco (5) años, de
- Comunicaciones un (1) programa que haya realizado mas actividades y seguimientos, ya
que se realiza un programa anual. Se da cumplimiento al Decreto 1443
de 2014 y Decreto 1072 de 2015- SG-SST. Se digitaliza o microfilma para
facilitar la consulta y perdurabilidad del original. Se conserva totalmente
Gestión Documental. mediante acta de eliminación documental en
cumplimiento al acuerdo 004 de 2013. El acta de eliminación e inventario
web de la CAR.
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016

Versión 2

P E CT E M/D S
Gestión Central
150-28.8 Programas Medicina Preventiva del SG-SST X 2 48 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y
secundarios por la importancia de sus contenidos y actividad, ser
- Resultados de Evaluación(si aplica) testimonio de la gestión de la oficina de Talento Humano y muestra
- Soportes de Intervenciones(si aplica) representativa para crear memoria institucional. Por lo cual se hará una
- Restricciones médicas selección de las transferencias documentales de cada cinco (5) años, de
- Seguimiento a enfermedades laborales un programa que haya realizado mas actividades y seguimientosya que
- Comunicaciones se realiza un programa anual. Se da cumplimiento al Decreto 1443 de
- Informes 2014 y Decreto 1072 de 2015- SG-SST. Se digitaliza o microfilma para
web de la CAR..
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016

Versión 2

P E CT E M/D S
Gestión Central
Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y
150-28.9 Programa de Seguridad Industrial del SG-SST X 2 48 X X
- Lista de Asistencia secundarios por la importancia de sus contenidos y actividad, ser
testimonio de la gestión de la oficina de Talento Humano y muestra
- Resultados de Evaluación(si aplica)
representativa para crear memoria institucional. Por lo cual se hará una
- Soportes de Intervenciones(si aplica) selección de las transferencias documentales de cada cinco (5) años, de
- Permisos de Trabajo(si aplica) un (1) programa que haya realizado mas actividades y seguimientos, ya
- Investigaciones Accidentes de Trabajo que se realiza un programa anual.. Se da cumplimiento al Decreto 1443
- Informes de 2014 y Decreto 1072 de 2015- SG-SST. Se digitaliza o microfilma para
- Comunicaciones facilitar la consulta y perdurabilidad del original. Se conserva totalmente
web de la CAR..
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Gestión Central
Programas Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y
150-28.10 X 2 48 X X Central, se determina que algunos programas pueden adquirir valores
el Trabajo SG-SST - Administración
secundarios por la importancia de sus contenidos y actividad, ser
- Plan del SG - SST testimonio de la gestión de la oficina de Talento Humano y muestra
- Seguimiento pago incapacidades por accidentes o representativa para crear memoria institucional. Por lo cual se hará una
enfermedades laborales selección de las transferencias documentales de cada cinco (5) años, de
un (1) programa que haya realizado mas actividades y seguimientos, ya
- Afiliaciones ARL
que se realiza un programa anual.. Se da cumplimiento al Decreto 1443
- Comunicaciones ARL de 2014 y Decreto 1072 de 2015- SG-SST. Se digitaliza o microfilma para
web de la CAR.
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Gestión Central
150-30 REGISTROS
Registros Cartera Entidades del Sistema de Seguridad Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y
150-30.2 X 2 78 X
Social Central, pierde sus valores primarios y secundarios, no genera valor
- Solicitud testimonial para la entidad, no presenta índices de consulta. Se elimina
- Respuesta en su totalidad mediante acta de eliminación documental y en
cumplimiento al Artículo 15 del Acuerdo 004 de 2013 del AGN y bajo la
Gestión Documental. El acta de eliminación e inventario se conservará
150-30.20 Registros de Cesantías al FNA Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y
Central, pierde sus valores primarios y secundarios, es un documento
- Listados X 1 5 X
únicamente de control administrativo, no involucra temática que pueda
ser fuente de consulta, ni procesos misionales, a demás no presenta
índices de consulta, el reporte individual de cada funcionario se archiva
en su respectiva Historia Laboral. Se elimina en su totalidad mediante
acta de eliminación documental, a través del proceso del picado con el fin
de preservar el medio ambiente y en cumplimiento del Acuerdo 004 de
2013 del AGN y bajo la autorización del Comité Interno de Archivo, la
oficina productora y Gestión Documental. El acta de eliminación e
inventario se conservará permanentemente publicados en la página web
de la CAR.
150-30.26 Registros de Control y Seguimiento a la Evaluación del X 1 5 X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y
Desempeño Central, pierde sus valores primarios y secundarios, no genera
- Comunicaciones información testimonial para la entidad, no involucra temática que pueda
ser fuente de consulta y no presenta índices de consulta. La evaluación
- Capacitaciones
definitiva pasa a la respectiva Historia Laboral del funcionario. Se elimina
- lista de Asistencia
en su totalidad mediante acta de eliminación documental, a través del
- Informes método de picado con el fin de preservar el medio ambiente y en
cumplimiento al Acuerdo 004 de 2013 del AGN y bajo la autorización del
Comité Interno de Archivo, la oficina productora y Gestión Documental. El
acta de eliminación e inventario se conservará permanentemente
publicados en la página web de la CAR.
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Gestión Central
150-30.34 Registros de Manejo de la Relación Sindical X 2 8 X X Cumplido el tiempo de Retención en el Archivo de Gestión, transferir al
- Actas de Reunión Archivo Central, se conserva totalmente por su contenido informativo,
- Reclamos y Quejas Laborales testimonial contribuyen a reconstruir historia institucional, además que su
- Pliego de peticiones contenido involucra a todos los trabajadores en defensa de intereses
- Convenios sociales, económicos, profesionales. Durante el tiempo de permanencia
- Informes en el Archivo Central se digitaliza o microfilma para garantizar la consulta,
la conservación de la información, y preservación del original.
- Comunicaciones
Convenciones

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Vigencia 2018
OFICINA PRODUCTORA: OFICINA ASESORA DE PLANEACION


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Gestión Central
160-1 ACTAS
160-1.11 Actas Comité de Dirección Ampliado X 1 20 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
- Acta valores históricos por que involucra contenido informativo,
Circular 003 de 2015 del AGN. Resolución CAR 042 de 2015, por
medio de la cual se conforman los comités Directivos.
160-1.12 Actas Comité de Dirección Central X 1 20 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
160-1.13 Actas Comité de Dirección de Priorización X 1 20 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
-Convocatoria Gestión y Central, conservar totalmente, dado que cuenta con
160-1.18 Actas de Reuniones de Trabajo X 2 8 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
- Listado de Asistencia Gestión y Central, conservar totalmente, dado que cuenta con
Circular 003 de 2015 del AGN.
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Vigencia 2018


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Gestión Central
160-5 CERTIFICACIONES
160-5.2 Certificaciones del Sistema Integrado de Gestión X 1 5 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
Pública Gestión y Central, se conservan totalmente dado que cuenta con
- Certificaciones otorgadas por el ente certificador valores históricos y testimoniales por que involucra contenido
informativo que sirve como evidencia de la gestión en sus diferentes
administraciones, en cuanto a la simplificación y mejoramiento de
tramites, racionalización de procesos, procedimientos, versiones y
cumplimiento del Sistema de Gestión de Calidad de la Entidad. Se
digitaliza o microfilma para garantizar la consulta, la conservación
de la información, y preservación del original.
Gestión y Central, algunas peticiones adquieren valores
- Solicitud de Información secundarios que por la importancia de su contenido puedan servir
- Respuesta como testimonio del trámite e involucren conceptos sobre los
- Constancia de Publicación en cartelera ( Si aplica) procesos misionales y técnicamente puedan contribuir a la
inventario documental se conservará permanentemente publicados
en la página web de la CAR. Se da cumplimiento al trámite según
lo ordenado en La Ley 1755 de 2015, que regula el Derecho
160-18 INDICADORES
Indicadores del Sistema Integrado de Gestión X 2 10 X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
160-18.1 Gestión y Central, eliminar totalmente por perdida de sus valores
Pública
primarios y secundarios, no involucra temática que pueda ser
- Solicitudes fuente de consulta. Se elimina mediante acta de eliminación
- Reportes de Seguimiento documental, a través del proceso del picado con el fin de preservar
el medio ambiente y en cumplimiento del Acuerdo 004 de 2013 del
AGN y bajo autorización del Jefe de la Oficina y Gestión
Documental. El acta de eliminación e inventario se conservará
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Gestión Central
160-19 INFORMES
160-19.4 Informes Anuales de Gestión X 2 8 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
- Comunicaciones Gestión y Central, por su contenido se conserva totalmente, aporta
- Informe Consolidado valor informativo consolidado, testimonial, histórico, misional y
muestra avances de la gestión en sus diferentes administraciones,
forman parte del patrimonio institucional de la CAR. Durante el
tiempo de permanencia en el Archivo Central se digitaliza o
información, preservación del original y en cumplimiento a la circular
003 de 2015 del AGN.
Informes de Proyectos de Cofinanciación No Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
160-19.39 X 2 8 X Gestión y Central, se elimina por pérdida de valores primarios y
Viables
secundarios, no presenta reclamaciones ni recursos; el Proyecto no
- Comunicación de devolución del proyecto
- Lista de Chequeo viable y rechazado se devuelve a la respectiva entidad generadora
y el concepto técnico de no viable reposa en la Subserie de
- Carta de Intención de Cofinanciación informes Técnicos de la correspondiente área técnica, las
- Informe Técnico si (Aplica) comunicaciones reposan digitalmente en el sistema de Gestión
- Comunicaciones Documental de la entidad. Se realiza verificación del cumplimiento
del tiempo de retención documental, se elimina en su totalidad
mediante acta de eliminación documental, a través del método de
picado con el fin de preservar el medio ambiente y en cumplimiento
al artículo 15 del Acuerdo 004 de 2013, y bajo la autorización del
Documental. El acta de eliminación e inventario se conservará
160-22 MANUALES
160-22.2 Manuales de Procesos y Procedimientos SIGESPU X 2 X La información derivada de este procedimiento se conserva en una
- Manuales carpeta digital en el servidor Sistemas\sfilebog01\Procesos y
procedimientos. Por tratarse de información que evidencia
- Procedimientos descripción y organización de la entidad, su contenido es
- Formatos testimonial, misional, histórica se conserva en su totalidad y la
Oficina de las Tecnologías y las Comunicaciones mediante el
procedimiento Administración de los Backups conserva los
originales y transfiere una copia al Archivo Central. Por el alto
grado de obsolescencia y fragilidad de los medios tecnológicos la
oficina de las TIC debe garantizar la migración a nuevos medios de
información. Se conserva dando cumplimiento a la circular 003 de
2015 del AGN
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Gestión Central
160-24 PLANES
160-24.1 Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano X 2 10 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
- Plan Anticorrupción Gestión y Central, por su valor informativo y por tratarse de un
documento de seguimiento a las estrategias del plan contra la
- Formato Seguimiento a las Estrategias para la
corrupción, aporta información relevante para reconstruir historia,
Construcción del Plan Anticorrupción
desarrollar investigación y formar parte del patrimonio documental.
- Comunicaciones Se conserva en su totalidad, se microfilma o digitaliza para consulta
- Lista de Asistencia y reconstruir historia institucional - Ley 1474 de 2011.
160-24.2 Plan de acción PA X 2 18 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
- Cronograma de elaboración del PA Gestión y Central, se conserva dado que contiene valor histórico,
- Comunicaciones y documentos soportes para la misional e informativo es un instrumento de planificación
elaboración del PA institucional, evidencia elementos importantes con información
relevante para desarrollar investigación y formar parte del
- Documento preliminar de PA patrimonio documental. Se conserva en su totalidad, se microfilma o
- Plan de Acción digitaliza para consulta, preservación del original, reconstruir historia
- Acuerdo de aprobación institucional y en cumplimiento a la circular 003 de 2015 del AGN.
- Modificaciones PA, si es del caso
- Acuerdo de aprobación de la modificación
160-24.3 Plan de Acción por Procesos - PAP X 2 0 X Una vez finalizado el tiempo de retención en el Archivo de Gestión,
- Comunicaciones pierde sus valores primarios y no adquiere valores secundarios, no
- Actas aporta evidencias y elementos informativos importantes que puedan
representar relevancia misional para la CAR. La información es
- Listados de Asistencia
consolidada en una MATRIZ PAP, la cual se conserva en el servidor
- Matrices PAP oficial de la corporación en el Proceso Gestión Estratégica. La
- Documentos Contexto Estratégicos documentación soporte de dicha matriz, una vez cumplido el
tiempo de retención documental establecido en la Tabla de
Retención Documental, puede ser eliminada bajo la autorización del
Jefe de la oficina mediante acta de eliminación documental y
soportada con el inventario en el formato único de Inventario
Documental, eliminar a través del proceso del picado con el fin de
preservar el medio ambiente y en cumplimiento al Acuerdo 004 de
2013 del AGN y bajo la autorización de la Oficina productora y
Gestión Documental. Resolución CAR 2864 de 2016, Titulo II,
Articulo 7. PLAN DE ACCION POR PROCESO - PAP - "Por la Cual
se adopta la estructura de Planeación de la Corporación Autónoma
Regional de Cundinamarca,
160-24.4 Plan de Gestión Ambiental Regional PGAR X 2 18 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
Gestión y Central, se conserva dado que contiene valor histórico,
- Cronograma de elaboración del PGAR misional e informativo es un instrumento de planificación
- Comunicaciones y documentos soportes para la institucional, evidencia elementos importantes con información
elaboración del PGAR relevante para desarrollar investigación y formar parte del
- Documento preliminar de PGAR patrimonio documental. Se conserva en su totalidad, se microfilma o
digitaliza para consulta, preservación del original, reconstruir historia
institucional y en cumplimiento a la circular 003 de 2015 del AGN.
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016 La Ley 99 de 1993.
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X 2 18 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
CODIGO DEPENDENCIA: 160 Gestión y Central, se conserva dado que contiene valor histórico,
SOPORTE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL misional e informativo es un instrumento de planificación
institucional, evidencia elementos importantes con información
CÓDIGO SERIE SERIE / SUBSERIE DOCUMENTAL Archivo Archivo relevante para desarrollarPROCEDIMIENTO
investigación y formar parte del
P E CT E M/D S
Gestión Central patrimonio documental. Se conserva en su totalidad, se microfilma o
digitaliza para consulta, preservación del original, reconstruir historia
- Plan de Gestión Ambiental Regional - PGAR institucional y en cumplimiento a la circular 003 de 2015 del AGN.
- Acuerdo de aprobación La Ley 99 de 1993.
- Modificaciones PGAR, si es del caso
- Acuerdo de aprobación de la modificación
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Gestión Central
160-26 PRESUPUESTO
160-26.2 Presupuesto Anual de Inversiones X 2 18 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
- Programación para la elaboración del presupuesto Gestión y Central, por su contenido informativo, dispositivo,
anual testimonial, histórico y misional forman parte del patrimonio
- Documento preliminar presupuesto de inversión institucional de la CAR, se conserva en su totalidad dado que es un
anual documento de planificación de la inversión que permite determinar
- Presupuesto Anual de inversiones
los planes, los programas y proyectos que de manera prioritaria, se
- Acto administrativo de aprobación presupuesto anual
incorporan en el presupuesto anual. Durante el tiempo de
de inversiones
permanencia en el Archivo Central se digitaliza o microfilma para
- Solicitud de modificación al Presupuesto (Adiciones, garantizar la consulta, la conservación de la información, y
traslados y reducciones) preservación del original.
- Comunicaciones
- Concepto de Viabilidad
- Acuerdo de modificación al presupuesto
160-29 PROYECTOS
160-29.4 Proyectos de Cofinanciación X 2 18 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
- Carta de intención de Cofinanciación Gestión y Central, se conservan totalmente dado que cuenta con
-Lista de chequeo valores históricos por que involucra contenido informativo,
- Proyecto dispositivo, decisivo, misional y son documentos que hacen parte de
un proceso de un proyecto en donde hay una formulación,
- Ficha EBI y MGA
decisiones y argumentos técnicos, administrativos y legales que
- Constancia de articulación POT, PD y demás puede ser fuente de consulta para la investigación y forma parte del
- Estudios y Diseños patrimonio documental histórico de la institución Se digitaliza o
- Plano de Localización microfilma para garantizar la consulta, la conservación de la
- Cronograma de actividades del Proyecto información, y preservación del original
- Plan Financiero
- Documentación de Cofinanciación
- Paz y salvo concepto transferencias de Ley
- Anexos del proyecto (solicitud de permisos )
- Comunicaciones internas y demás
- Informe Técnico
- Comunicaciones
160-30 REGISTROS
160-30.18 Registros de Asistencia Sensibilización y X 2 5 X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
Capacitación del Sistema Integrado de Gestión Gestión y Central, pierde sus valores primarios y secundarios, no
- Comunicados aporta evidencias y elementos informativos importantes que puedan
- Listas de Asistencias representar relevancia para la CAR, no cuenta con índice de
consulta, las comunicaciones se encuentran digitalmente en el
Sistema Información Documental. Se realiza verificación del
cumplimiento del tiempo de retención documental, se elimina en su
totalidad mediante acta de eliminación documental, a través del
método de picado con el fin de preservar el medio ambiente y en
cumplimiento al artículo 15 del Acuerdo 004 de 2013, y bajo la
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016 autorización del Comité Interno de Archivo, la oficina productora y
Gestión Documental. El acta de eliminación e inventario se
conservará permanentemente publicados en la página web de la
CAR.
Versión 2
Vigencia 2018

160-30.18 SOPORTE
X RETENCIÓN
2 5 DISPOSICIÓN
X FINAL Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
CÓDIGO SERIE SERIE / SUBSERIE DOCUMENTAL Gestión y Central, pierde sus valores primarios y secundarios, no
PROCEDIMIENTO
Archivo Archivo
P E CT E M/D S aporta evidencias y elementos informativos importantes que puedan
Gestión Central
representar relevancia para la CAR, no cuenta con índice de
consulta, las comunicaciones se encuentran digitalmente en el
Sistema Información Documental. Se realiza verificación del
cumplimiento del tiempo de retención documental, se elimina en su
totalidad mediante acta de eliminación documental, a través del
método de picado con el fin de preservar el medio ambiente y en
cumplimiento al artículo 15 del Acuerdo 004 de 2013, y bajo la
CAR.
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Versión 2
Vigencia 2018


P E CT E M/D S
Gestión Central
Registros de Seguimiento y Verificación del X 5 0 X Una vez finalizado el tiempo de retención en el Archivo de Gestión,
160-30.40
Sistema de Gestión Ambiental pierde sus valores primarios y no adquiere valores secundarios, no
- Comunicaciones aporta evidencias y elementos informativos importantes que puedan
- Actas de visita representar relevancia para la CAR, refleja trámites de seguimientos
que permiten lograr implementación, mantenimiento, mejora al
- Lista de chequeo
Sistema de Gestión Ambiental con base a los requisitos a la norma
- Informes ISO 14001:2004. La oficina puede realizar la eliminación total
- Anexos mediante acta de eliminación documental, a través del proceso del
- Registros de SGEA picado con el fin de preservar el medio ambiente y en cumplimiento
al Acuerdo 004 de 2013 del AGN y bajo la autorización del jefe de la
oficina y gestión documental.
Convenciones

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OFICINA PRODUCTORA: OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES - OAC

P E CT E M/D S
Gestión Central
170-1 ACTAS
170-1.18 Actas de Reuniones de Trabajo X 2 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo
- Listado de Asistencia de Gestión y Central, conservar totalmente, dado que
- Acta cuenta con valores históricos por que involucra contenido
informativo, dispositivo, decisivo, testimonial y misional, son
fuente de consulta, de apoyo para el desarrollo a la
investigación y forma parte del patrimonio documental
histórico de la institución. Se digitaliza o microfilma para
garantizar la consulta, la conservación de la información,
preservación del original y en cumplimiento a la Circular
170-4 BOLETINES
170-4.6 Boletines Oficiales (pdf/A) X 2 10 X Serie documental que contiene el registro de todos los
- Boletines actos administrativos que genera la entidad y se controla
digitalmente (Autos, Resoluciones, registros forestales,
convocatorias y Acuerdos del Consejo Directivo de la
CAR). Por tratarse de información dispositiva, histórica y
misional se conserva en su totalidad y la Oficina de las
Tecnologías y las Comunicaciones mediante el
procedimiento Administración de los Backups realiza
copias; la oficina conserva los originales y transfiere una
copia al Archivo Central. Por el alto grado de
obsolescencia y fragilidad de los medios tecnológicos la
oficina de las TIC debe garantizar la migración a nuevos
medios de almacenamiento que aseguren y garanticen el
acceso a la información. La información será almacenada
en formato pdf/a y resguardada en el servidor de la
entidad mediante la ruta \\sdocumental\OAC.
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016

Versión 2

P E CT E M/D S
Gestión Central
170-12 DERECHOS DE PETICION X 1 9 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo
de Gestión y Central, algunas peticiones adquieren valores
- Solicitud de Información secundarios que por la importancia de su contenido
- Respuesta puedan servir como testimonio del trámite e involucren
conceptos sobre los procesos misionales y técnicamente
- Constancia de Publicación en cartelera ( Si aplica) puedan contribuir a la administración o gestión de la
Entidad. Se hará una selección cuantitativa del 5% sobre
el total de la transferencia anual. Se digitaliza o microfilma
para facilitar la consulta y perdurabilidad del original. Se
conserva totalmente la muestra seleccionada y el restante
se eliminará a través del método de picado con el fin de
preservar el medio ambiente y se hará bajo la autorización
del Comité Interno de Archivo, la oficina productora y
Gestión Documental. La documentación no seleccionada
será eliminada totalmente mediante acta de eliminación
documental en cumplimiento al acuerdo 004 de 2013. El
acta de eliminación e inventario documental se conservará
Se da cumplimiento al trámite según lo ordenado en La
Ley 1755 de 2015, que regula el Derecho Fundamental de
reglas generales.
170-30 REGISTROS
Registros Audiovisuales ( Videos, Radio, Fotografías) X 2 5 X Serie controlada digitalmente. Son registros que evidencian
170-30.11
las actividades relacionadas con la organización y
cubrimiento de eventos de la CAR. Se conserva totalmente
los originales por su contenido informativo, administrativo,
histórico y testimonial. La Oficina de las Tecnologías y las
Comunicaciones mediante el procedimiento Administración
de los Backups, realiza las copias, conserva los originales y
transfiere una copia al Archivo Central. Por su alto grado
de obsolescencia y fragilidad de los medios tecnológicos
debe garantizar la migración a nuevos medios de
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016 almacenamiento que aseguren y garanticen el acceso a la
información. La copia de la información será almacenada
en formato sonido mp3 en el servidor de la entidad
mediante la ruta \\sdocumental\OAC.
Versión 2

SOPORTE
X RETENCIÓN
2 5 XDISPOSICIÓN FINAL Serie controlada digitalmente. Son registros que evidencian
CÓDIGO SERIE SERIE / SUBSERIE DOCUMENTAL Archivo Archivo las actividades relacionadas
PROCEDIMIENTO con la organización y
P E CT E M/D S cubrimiento de eventos de la CAR. Se conserva totalmente
Gestión Central
los originales por su contenido informativo, administrativo,
histórico y testimonial. La Oficina de las Tecnologías y las
Comunicaciones mediante el procedimiento Administración
de los Backups, realiza las copias, conserva los originales y
transfiere una copia al Archivo Central. Por su alto grado
de obsolescencia y fragilidad de los medios tecnológicos
en formato sonido mp3 en el servidor de la entidad
mediante la ruta \\sdocumental\OAC.
170-30.36 Registros de Publicaciones CAR X 2 5 X Serie controlada digitalmente. Las solicitudes de revisión o
creación de piezas comunicativas son allegadas mediante
- Solicitud de diseño memorando interno a través de la plataforma SIDCAR,
- Pieza de Comunicación (pdf/A) tiene que ver con las actividades concernientes a la
- Formato Informe de Evaluación (pdf/A) planeación, preproducción, producción, post producción,
divulgación, emisión y/o publicación de la información
corporativa de la entidad con el fin de posicionar su imagen
a nivel interno y externo, a través de piezas divulgativas en
diferentes formatos que se realicen desde las diferentes
dependencias de la CAR. Se conserva por sus valores
evidenciales, testimoniales, informativos e históricos. La
Oficina de las Tecnologías y las Comunicaciones mediante
el procedimiento Administración de los Backups realiza las
copias, conserva los originales y transfiere una copia al
Archivo Central. Por el alto grado de obsolescencia y
fragilidad de los medios tecnológicos, la oficina de las TIC
en formato pdf/a en el servidor de la entidad mediante la
ruta \\sdocumental\OAC.
170-30.51 Registros de Publicaciones Página Web X 2 5 X Las solicitudes de publicación o actualización de

información en página Web son allegadas mediante
memorandos internos a través de la plataforma SIDCAR, o
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016 vía correo electrónico a la cuenta oficial del Web máster,
de ahí que puedan ser consultadas en estas dos
plataformas. La información derivada de este
procedimiento se conserva en una carpeta digital en el
Versión 2

P E CT E M/D S
Gestión Central Las solicitudes de publicación o actualización de
información en página Web son allegadas mediante
- Solicitud de publicación o actualización de un contenido memorandos internos a través de la plataforma SIDCAR, o
en la página Web vía correo electrónico a la cuenta oficial del Web máster,
- Constancia de Publicación Web de ahí que puedan ser consultadas en estas dos
plataformas. La información derivada de este
- Constancia de desfijación de Información Web procedimiento se conserva en una carpeta digital en el
servidor Sistemas\sfilebog01 Por tratarse de información
- Comunicados de prensa misional e histórica se conserva en su totalidad y la Oficina
de las Tecnologías y las Comunicaciones mediante el
procedimiento Administración de los Backups conserva los
originales y transfiere una copia al Archivo Central. Por el
alto grado de obsolescencia y fragilidad de los medios
tecnológicos la oficina de las TIC debe garantizar la
migración a nuevos medios de almacenamiento que
aseguren y garanticen el acceso a la información. Ley
1712 de 2014 - Ley de Transparencia.
Convenciones

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GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016

Versión 2
OFICINA PRODUCTORA: FONDO PARA LAS INVERSIONES AMBIENTALES EN LA CUENCA DEL RIO DE BOGOTA - FIAB


P E CT E M/D S
Gestión Central
180-1 ACTAS
180-1.10 Actas Comité Coordinación y Administración X 2 8 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
FIAB
- Citaciones Gestión y Central, conservar totalmente, dado que cuenta con
dispositivo, decisivo, testimonial y misional, son fuente de
- Acta consulta, de apoyo para el desarrollo a la investigación y forma
parte del patrimonio documental histórico de la institución. Se
de la información, preservación del original y en cumplimiento a
la Circular 003 de 1915 del AGN.
- Solicitud de Información secundarios que por la importancia de su contenido puedan
- Respuesta servir como testimonio del trámite e involucren conceptos sobre
- Constancia de Publicación en cartelera ( Si aplica) los procesos misionales y técnicamente puedan contribuir a la
digitaliza o microfilma para facilitar la consulta y perdurabilidad
del original. Se conserva totalmente la muestra seleccionada y el
inventario documental se conservará permanentemente
publicados en la página web de la CAR. Se da cumplimiento al
trámite según lo ordenado en La Ley 1755 de 1915, que regula el
Derecho Fundamental de Petición y Código contencioso
administrativo que brinda las reglas generales.
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016

Versión 2


P E CT E M/D S
Gestión Central
180-19 INFORMES
Informes Componente 1. Ampliación y Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
180-19.11 Optimización PTAR Salitre X X 8 X X
Gestión y Central, se conserva totalmente por que involucra
- Comunicaciones y/o derechos de petición procesos misionales, su contenido informativo, histórico,
testimonial y misional forman parte del patrimonio institucional de
- Informes de Gestión
la CAR, y son evidencias y fuentes importantes para el desarrollo
- Informes Financieros PTAR y apoyo de la investigación en el campo del medio Ambiente en
- Informes Técnicos e Ingeniería Diseño PTAR cuanto a la descontaminación y recuperación de la Cuenca del
- Informe de Cumplimiento Ambiental ( Si aplica) Río Bogotá. Durante el tiempo de permanencia en el Archivo
Central se digitaliza o microfilma para garantizar la consulta, la
- Informes de Gestión Social PTAR conservación de la información, y preservación del original.
- Diagnóstico Ambiental de Alternativa
180-19.12 Informes Componente 3. Estudios Asistencia X 2 8 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
Técnica Gestión y Central, se conserva totalmente por que involucra
procesos misionales, su contenido informativo, histórico,
- Comunicaciones y/o derechos de petición testimonial y misional forman parte del patrimonio institucional de
- Informes Mensuales (Recursos Financieros, la CAR, y son evidencias y fuentes importantes para el desarrollo
aspectos técnicos, sociales y ambientales) y apoyo de la investigación en el campo del medio Ambiente
relacionado con estudios y asistencia técnica directamente
vinculados a la sostenibilidad del proyecto Adecuación Hidráulica
y Recuperación del Rio Bogotá, como el plan de manejo integral
del agua en la Cuenca del Rio Bogotá, un plan para la gestión de
biosólidos provenientes de las PTAR en la Ciudad de Bogotá, y
un estudio de ingeniería para el mejoramiento ambiental y
mantenimiento de las obras del río y un estudio de gestión
integral del agua en la cuenca media del río Bogotá. Durante el
tiempo de permanencia en el Archivo Central se digitaliza o
información, y preservación del original.
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P E CT E M/D S
Gestión Central
Informes Componente 2. Adecuación Hidráulica X 2 8 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
180-19.13
- Informes quincenales de avance la CAR, y son evidencias y fuentes importantes para el desarrollo
- Informes de gestión mensual (Gestión Técnica, y apoyo de la investigación en el campo del medio Ambiente
ejecución de Obra, Gestión Administrativa, relacionado con la ampliación de la sección del Río Bogotá y la
Financiera, Social, Gestión Ambiental y Paisajismo) remoción de grandes cantidades de sedimentos y residuos.
- Planos Durante el tiempo de permanencia en el Archivo Central se
- Registros fotográficos de la información, y preservación del original.
180-19.14 Informes Componente 4. Administración y X 2 8 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
Gerencia Unidad Ejecutora del Proyecto FIAB Gestión y Central, se conserva totalmente por que involucra
- Comunicaciones y/o derechos de petición la CAR, y son evidencias y fuentes importantes para el desarrollo
- Informes Gestión y apoyo de la investigación en el campo del medio Ambiente
relacionado con actividades y la administración y gerencia del
- Informes financieros de Unidad Ejecutora Proyecto Adecuación Hidráulica y Recuperación del Rio Bogotá.
Durante el tiempo de permanencia en el Archivo Central se
180-19.15 Informes Componente Predios y X 2 8 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
Reasentamientos Gestión y Central, se conserva totalmente por que involucra
- Informes técnicos la CAR, y son evidencias y fuentes importantes para el desarrollo
- Conceptos jurídicos y apoyo de la investigación en el campo del medio Ambiente
- Informes sociales relacionado con la complejidad física, gestión social, metodología
social y zonas de reserva ambiental que presentan los predios
Rio Bogotá. Durante el tiempo de permanencia en el Archivo
conservación de la información, y preservación del original.
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Gestión Central
180-19.46 Informes de Seguimiento Préstamo BIRF 7985 X 2 10 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
Banco Mundial Gestión y Central, por su contenido informativo, histórico y
- Comunicaciones y/o derechos de petición testimonial forman parte del patrimonio institucional de la CAR,
se conserva en su totalidad por que documenta una parte
- Informes Gestión financiera del proyecto de la Adecuación Hidráulica y
- Informes financieros del préstamo Recuperación del Rio Bogotá, en donde se refleja los
- Ayudas Memoria de Misiones de Supervisión seguimientos de las actividades de diseño, construcción,
suministros e instalaciones, puesta en marcha y operaciones
- Seguimiento a Desembolsos y Amortizaciones asistidas de la optimización y expansión de la planta de
tratamiento de aguas residuales. Durante el tiempo de
garantizar la consulta, la conservación de la información, y
preservación del original.
Convenciones

3
4
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OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION DE RECURSOS NATURALES - DRN

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Gestión Central
210-1 ACTAS
210-1.16 Actas Comité Hidrológico X 1 8 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
- Citaciones
- Listas de Asistencia dispositivo, decisivo, testimonial y misional, son fuente de
- Actas consulta, de apoyo para el desarrollo a la investigación y forma
- Actas Gestión y Central, conservar totalmente, dado que cuenta con
- Lista de Asistencia valores históricos por que involucra contenido informativo,
dispositivo, decisivo, testimonial y misional, son fuente de
consulta, de apoyo para el desarrollo a la investigación y forma
Actas de compromiso de buen uso de la información Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
210-1.21 X 2 13 X Gestión y Central, eliminar totalmente por perdida de sus valores
Geográfica
primarios y secundarios, no involucra temática que pueda ser
- Acta
fuente de consulta. Se elimina mediante acta de eliminación
- Solicitud (Si aplica) documental, a través del proceso del picado con el fin de
- Respuesta (Si Aplica) preservar el medio ambiente y en cumplimiento del Acuerdo 004
de 2013 del AGN y bajo autorización del Jefe de la Oficina y
CAR.
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Gestión Central
210-1.31 Actas de Socialización de Uso Eficiente y Ahorro de Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
Agua X 1 10 X X Gestión y Central, se determina que algunas Actas pueden
adquirir valores secundarios que por la importancia de sus
- Invitaciones y Convocatorias contenidos puedan servir como testimonio del trámite y muestra
- Actas de Reunión representativa para crear memoria institucional. Por lo cual se
- Lista de Asistencia hace una selección aleatoria y cuantitativa del 10% por
transferencia documental de cada tres años, teniendo en cuenta
el criterio cualitativo de manera que la muestra sea representativa
de la gestión en la jurisdicción CAR y técnicamente por sus
características corporativas la muestra pueda contribuir a
reconstruir historia institucional. Las comunicaciones quedan en
el sistema de información de la Entidad y además queda
consolidada en el Informe de gestión del Programa de Uso
Eficiente del Agua. La muestra seleccionada se conserva
totalmente, se digitaliza o microfilma. Lo no seleccionado se
elimina en su totalidad mediante acta de eliminación, a través del
proceso del picado con el fin de preservar el medio ambiente y en
cumplimiento al Artículo 15 del Acuerdo 004 de 2013 del AGN y
bajo la autorización del Comité Interno de Archivo, la oficina
productora y Gestión Documental. El acta de eliminación e
inventario se conservará permanentemente publicados en la
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Gestión Central
210-4 BOLETINES
210-4.1 Boletines Anuales Calidad del Aire X 1 8 X Serie controlada digitalmente, con contenido informativo y
- Boletín(pdf/A) misional involucra temas y conceptos sobre los procesos
misionales de la Entidad. La oficina hace transferencia
documental en digital. La información se conserva en una
carpeta digital en el servidor \\sdocumental\DMMLA de la Oficina
de las TIC. Por tratarse de información misional e informativa se
conserva en su totalidad. y mediante el procedimiento de la
Administración de los Backups, la OTIC hace el respectivo
Backups, conserva la información en los soportes originales, y
transfiere las copias al Archivo Central. Por el alto grado de
obsolescencia y fragilidad de los medios tecnológicos la oficina
de las TIC debe garantizar la migración a nuevos medios de
información.
210-4.2 Boletín Calidad Hídrica X 1 8 X X Serie controlada digitalmente, con contenido informativo y
misional involucra temas y conceptos sobre los procesos
- Boletín(pdf/A)
carpeta digital en el servidor \\sdocumental\DMMLA de la
Oficina de las TIC. Por tratarse de información misional e
informativa se conserva en su totalidad. y mediante el
procedimiento de la Administración de los Backups, la OTIC hace
el respectivo Backups, conserva la información en los soportes
originales, y transfiere las copias al Archivo Central. Por el alto
oficina de las TIC debe garantizar la migración a nuevos medios
de almacenamiento que aseguren y garanticen el acceso a la
información.
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Gestión Central
210-4.4 Boletines Estadísticos de Hidrología y Meteorología X 1 8 X Serie controlada digitalmente, con contenido informativo y
- Boletin (pdf/A) misional involucra temas y conceptos sobre los procesos
información.
210-4.5 Boletín Índice Calidad Agua - ICA X 1 8 X X Serie controlada digitalmente, con contenido informativo y
misional involucra temas y conceptos sobre los procesos
- Boletín(pdf/A) misionales de la Entidad. La oficina hace transferencia
información.

210-12 DERECHOS DE PETICION
- Solicitud de Información secundarios que por la importancia de su contenido puedan servir
como testimonio del trámite e involucren conceptos sobre los
- Respuesta
procesos misionales y técnicamente puedan contribuir a la
- Constancia de Publicación en cartelera ( Si aplica) administración o gestión de la Entidad. Se hará una selección
inventario documental se conservará permanentemente
publicados en la página web de la CAR. Se da cumplimiento al
trámite según lo ordenado en La Ley 1755 de 2015, que regula el
Derecho Fundamental de Petición y Código contencioso
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Gestión Central
210-19 INFORMES
210-19.7 Informes Calidad Hidrica X 1 10 X X
- Comunicaciones Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
- Actas de Reunión Gestión y Central, se conservan totalmente por que aporta
- Lista de Asistencia valores históricos, informativos, técnicos y misionales, y
- Informes cualitativamente por contenido de la gestión ambiental del
recurso hídrico involucra los procesos misionales, son fuente de
consulta, de apoyo para el desarrollo a la investigación, evolución
administrativa y forma parte del patrimonio documental histórico
de la institución.
Informes de Definición y Delimitación de Zonas de Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
210-19.24 X 2 8 X X Gestión y Central, se conservan totalmente por que aporta
Ronda
valores históricos, informativos, técnicos y misionales, y
- Resolución
cualitativamente involucra conceptos y temas sobre los procesos
- Comunicaciones misionales que son fuente de consulta, de apoyo para el
- Documento Técnico desarrollo a la investigación, evolución administrativa y forma
- Mapas parte del patrimonio documental histórico e institucional de la
CAR. Se digitaliza o microfilma para garantizar la consulta, la
- Levantamientos Topográficos conservación de la información, y preservación del original.
- Análisis Catastral
- Geotabase
- Modelación Hidráulica
- Modelación Hidrográfica
- Informe Final
Informes de Diagnóstico, Monitoreo y Modelamiento del X 2 8 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
Recurso Hídrico Subterráneo Gestión y Central, se conservan totalmente por que aporta
210-19.25
cualitativamente por contenido de resultados de los registros
- Registro de Niveles Piezométricos piezométricos y de calidad del recurso hídrico subterráneo,
involucra los procesos misionales ambientales, son fuente de
- Registros de Calidad de Agua consulta, de apoyo para el desarrollo a la investigación, evolución
- Informe de Diagnóstico de Recurso Hídrico administrativa y forma parte del patrimonio documental histórico e
institucional de la CAR y se conservan en cumplimiento a la
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Gestión Central
Informes de Evaluación Regional del Agua - ERA X 2 18 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
210-19.27 Gestión y Central, se conservan totalmente por que aporta
- Actas cualitativamente involucra conceptos y temas sobre los procesos
- Lista de Asistencia misionales que son fuente de consulta, de apoyo para el
- Informes de (Riesgo, Oferta, Calidad, Demanda) desarrollo a la investigación, evolución administrativa y forma
- Informe Final - ERA digitaliza o microfilma para garantizar la consulta, la conservación
210-19.32 Informes de Gestión del Programa Uso Eficiente y

X 1 10 X X
Ahorro de Agua
Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
- Comunicaciones Gestión y Central, se conservan totalmente por que aporta
- Guías y Plantillas PUEAA valores históricos, informativos, técnicos y misionales, y
- Actas de Reunión cualitativamente por contenido de la gestión ambiental del
- Lista de Asistencia recurso hídrico involucra los procesos misionales, son fuente de
- Informes consulta, de apoyo para el desarrollo a la investigación, evolución
administrativa y forma parte del patrimonio documental histórico
de la institución.
210-19.33 Informes de Infraestructura de Embalses X 2 18 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
- Actas de Reunión Gestión y Central, se conserva totalmente por que involucra
- Lista de Asistencia testimonial y misional forman parte del patrimonio institucional de
- Informe de Obra la CAR, y son evidencias y fuentes importantes para el desarrollo
y apoyo de la investigación en el campo del medio Ambiente
- Informe Técnico y/o de Seguimiento relacionado con el manejo, seguimientos y control de los
- Comunicaciones embalses jurisdicción CAR. Durante el tiempo de permanencia en
- Cartografía (Si aplica ) el Archivo Central se digitaliza o microfilma para garantizar la
consulta, la conservación de la información y preservación del
original.

Informes de Inventarios, Diagnósticos y Evaluación de la
210-19.34 X 2 18 X X Gestión y Central, se conservan totalmente por que aporta
Biodiversidad ( Flora, Fauna, Suelo, Ecosistemas)
- Comunicaciones (Si aplica) cualitativamente por contenido de resultados de los informes
ambientales permiten observar los impactos sobre los procesos
- Documento Técnico de Inventario
misionales ambientales, la flora, la fauna, suelo y ecosistemas en
- Documento Técnico de Diagnósticos las zonas objeto de intervención, son fuente de consulta, de
- Documento Técnico de Evaluaciones apoyo para el desarrollo a la investigación, evolución
- Documento Técnico de Estadísticas administrativa y forma parte del patrimonio documental histórico e
institucional de la CAR. Los documentos técnicos por precaución
- Acto o Documento de Aprobación DMMLA / DG son guardados en los Backups en el Sistema de Información
- Comunicaciones Ambiental de la Corporación, Servidor \\sdocumental\DMMLA.
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Gestión Central
Informes de Monitoreo de la Biodiversidad ( Flora, Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
210-19.37 Fauna, Suelo, Ecosistemas) X 2 18 X X Gestión y Central, se conservan totalmente por que aporta
- Comunicaciones
cualitativamente por contenido de resultados de los informes
- Documento Técnico de Monitoreo ambientales permiten observar los impactos sobre los procesos
- Documento Técnico de Muestreo misionales ambientales, la flora, la fauna, suelo y ecosistemas en
- Documento Técnico de Diagnóstico las zonas objeto de intervención, son fuente de consulta, de
- Documento Técnico de Evaluaciones apoyo para el desarrollo a la investigación, evolución
- Acto o Documento de Aprobación DMMLA / DG administrativa y forma parte del patrimonio documental histórico e
institucional de la CAR. Los documentos técnicos por precaución
- Comunicaciones son guardados en los Backups en el Sistema de Información
Ambiental de la Corporación, Servidor \\sdocumental\DMMLA.
210-19.44 Informes de Seguimiento Conpes X 1 10 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
- Comunicaciones Gestión y Central, por su contenido informativo ambiental y
- Actas de reunión misional forman parte del patrimonio institucional de la CAR, se
- Lista de asistencia conserva totalmente teniendo en cuenta los criterios cualitativos
que involucra todas acciones y estrategias en la Gestión
- Informes Anuales
Ambiental Regional CAR. Durante el tiempo de permanencia en
el Archivo Central se digitaliza o microfilma para garantizar la
consulta, la conservación de la información, y preservación del
original.
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Gestión Central
Informes de Seguimiento Líneas de acción Documentos Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
210-19.45 X 1 10 X X
Conpes Gestión y Central, por su contenido informativo ambiental y
- Plan de trabajo misional forman parte del patrimonio institucional de la CAR, se
- Comunicaciones conserva totalmente teniendo en cuenta los criterios cualitativos
que involucra todas acciones y estrategias en la Gestión
- Actas de reunión
Ambiental Regional CAR. Durante el tiempo de permanencia en
Informes
el Archivo Central se digitaliza o microfilma para garantizar la
original.
210-19.52 Informes Técnicos X 1 8 X X

- Informes Serie documental digital, generada por el Sistema de Gestión
Documental de la CAR - SIDCAR en formato PDF/A. La
información se encuentra en las Copias de Seguridad Corporativa
de la Oficina de las Tecnologías y las Comunicaciones,
resguardada en el servidor sappbog02. Se conservan totalmente
por que involucra contenido informativo, dispositivo, decisivo,
testimonial, misional y son evidencias para reconstruir memoria
institucional. Se transfiere en Backup al Archivo Central. Por el
alto grado de obsolescencia y fragilidad de los medios
tecnológicos, la oficina de las TIC debe garantizar la migración a
nuevos medios de almacenamiento que aseguren y garanticen el
acceso a la información y en cumplimiento a la circular 003 de
2015 del AGN
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Gestión Central
210-29 PROYECTOS
210-29.1 Proyectos Ambientales X 2 18 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
- Informes de Avance Gestión y Central, se conservan totalmente por que aporta
- Estudios
- Diseños misionales, su contenido de estudios y proyectos ambientales son
- Planos fuente de consulta, de apoyo para el desarrollo a la investigación
y observar impactos ambientales y son parte del patrimonio
- Informe Final
documental histórico e institucional de la CAR. Se digitaliza o
información, y preservación del original y se conservan en

Proyectos de Diagnósticos, Monitoreo y Modelamiento Gestión y Central, se conservan totalmente por que aporta
210-29.7
de los Recursos Naturales Renovables valores históricos, informativos, técnicos y misionales, y
- Informes de Avance misionales, su contenido de estudios y proyectos ambientales son
- Estudios fuente de consulta, de apoyo para el desarrollo a la investigación
- Diseños y observar impactos ambientales y son parte del patrimonio
documental histórico e institucional de la CAR. Se digitaliza o
- Planos microfilma para garantizar la consulta, la conservación de la
- Informe Final información, y preservación del original y se conservan en
210-30 REGISTROS
210-30.1 Registros de Brillo Solar X 1 8 X X La información se genera digital, se almacena en el servidor
- Planillas de Heliógrafo \\sdocumental\DMMLA. Por tratarse de información misional,
informativa, histórica y testimonial se conserva en su totalidad
teniendo en cuenta los criterios cualitativos que involucra
contenido de resultados y análisis permitiendo tener memoria
institucional, usos en el tiempo y ser una ventana para el
desarrollo y apoyo en la investigación en el campo del medio
ambiente. La oficina de las TIC mediante el procedimiento
Administración de los Backups realiza las copias, conserva la
información en los soportes originales, y transfiere las copias al
Archivo Central. Por el alto grado de obsolescencia y fragilidad de
los medios tecnológicos, la oficina de las TIC debe garantizar la
migración a nuevos medios de almacenamiento que aseguren y
garanticen el acceso a la información. y se conservan en
cumplimiento a la circular 003 de 2015 del AGN
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Gestión Central
La información se genera digital, se almacena en el servidor

210-30.7 Registros de Evaporación, Precipitación, Temperatura X 1 8 X X
\\sdocumental\DMMLA. Por tratarse de información misional,
- Planillas de Observaciones Meteorológicas
210-30.8 Registros de Humedad y Temperatura X 1 8 X X La información se genera digital, se almacena en el servidor

- Gráficas de Higrotermógrafo(rar) informativa, histórica y testimonial se conserva en su totalidad
contenido de resultados, gráficas y análisis permitiendo tener
memoria institucional, usos en el tiempo y ser una ventana para el
210-30.45 Registros Muestreo Demanda Hídrica X 2 15 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
Gestión y Central, se conservan totalmente por que aporta
- Registro de Información Recolectada
misionales, su contenido basado en muestras ambientales son
fuente de consulta, de apoyo para el desarrollo a la investigación
y observar cambios ambientales y son parte del patrimonio
documental histórico de la institución. Se digitaliza o microfilma
para garantizar la consulta, la conservación de la información, y
preservación del original y se conservan en cumplimiento a la
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P E CT E M/D S
Gestión Central
210-30.46 Registros de Niveles X 1 8 X X La información se genera digital, se almacena en el servidor

- Planillas de Limnigrafo \\sdocumental\DMMLA. Por tratarse de información misional,
210-30.48 Registros de Operación de Embalses X 1 8 X X La información se genera digital, se almacena en el servidor

- Planillas de embalses \\sdocumental\DMMLA. Por tratarse de información misional,
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Versión 2

P E CT E M/D S
Gestión Central
210-30.49 Registros de Precipitación X 1 8 X X La información se genera digital, se almacena en el servidor

- Planillas de Fluviógrafo
210-30.50 Registros de Presión X 1 8 X X La información se genera digital, se almacena en el servidor

- Gráficas de Barógrafo \\sdocumental\DMMLA. Por tratarse de información misional,
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Versión 2

P E CT E M/D S
Gestión Central
210-30.52 Registros de Radiación X 1 8 X X La información se genera digital, se almacena en el servidor

- Gráfica de Actinógrafo
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Versión 2

P E CT E M/D S
Gestión Central
210-30.53 Registros de Sedimentos X 1 8 X X La información se genera digital, se almacena en el servidor

- Informes de sedimentos informativa, histórica y testimonial se conserva en su totalidad
210-30.55 Registros de Temperatura Suelo X 1 8 X X La información se genera digital, se almacena en el servidor

- Gráficas de Geotermógrafo informativa, histórica y testimonial se conserva en su totalidad
210-30.58 Registros de Viento X 1 8 X X La información se genera digital, se almacena en el servidor

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Versión 2

P E CT E M/D S
Gestión Central
La información se genera digital, se almacena en el servidor
- Graficas de Anemógrafo \\sdocumental\DMMLA. Por tratarse de información misional,
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016

Versión 2

P E CT E M/D S
Gestión Central
El Laboratorio Ambiental manejará las planillas de Registro y Control, como documentación para control Administrativo de la oficina, no está reflejada en la TRD de la Dirección, pero se continúan gestionando y
alimentando para control, consulta y seguimiento por parte de Gestión Documental y de la misma oficina.
Convenciones

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Versión 2
OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION DE LABORATORIO E INNOVACION AMBIENTAL - DLIA

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Gestión Central
220-1 ACTAS
- Lista de asistencia Gestión y Central, conservar totalmente, dado que cuenta con
- Actas valores históricos por que involucra contenido informativo,
dispositivo, decisivo, testimonial y misional , son fuente de
consulta, de apoyo para el desarrollo a la investigación y forma
digitaliza o microfilma para garantizar la consulta, la
220-1.23 Actas de Cooperación Interinstitucional X 2 5 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
- Actas Gestión y Central, realizar un analisis de contenido por unidad
- Documento de materialización de la Cooperación (Si aplica documental de cada año, seleccionar y conservar totalmente
las Actas de Cooperación Interinstitucional que hayan
adquirido compromisos y entendimiento entre las instituciones,
dado que cuentan con valores históricos por que involucra
contenido informativo, dispositivo, decisivo, testimonial y
misional. Se digitaliza o microfilma para garantizar la consulta,
la conservación de la información, preservación del original y
en cumplimiento a la circular 003 de 2015 del AGN, y el
restante se eliminará totalmente a través del método de picado
con el fin de preservar el medio ambiente y se hará bajo la
autorización del Comité Interno de Archivo, la Oficina
Productora, Gestión Documental y mediante acta de
eliminación documental en cumplimiento al acuerdo 004 de
2013 del AGN. El acta de eliminación e inventario documental
se conservará permanentemente publicados en la página web
de la CAR.
220-5.3 Certificaciones y/o Acreditaciones de Calidad X 5 10 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
Gestión y Central, se conservan totalmente dado que cuenta
- Resolución de Certificaciones y/o Acreditaciones de
con valores históricos y testimoniales por que involucra
Calidad
contenido informativo que sirve como evidencia de la gestión
en sus diferentes administraciones, en cuanto a la
simplificación y mejoramiento de tramites, racionalización de
procesos, procedimientos, versiones y cumplimiento del
Sistema de Gestión de Calidad del Laboratorio Ambiental de la
entidad bajo los lineamientos de la norma NTC/ISO/IEC
17025:2205. Se digitaliza o microfilma para garantizar la
original.
Certificados de Disposición Final de Residuos X 5 15 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
220-5.7
Peligrosos Gestión y Central, se conservan totalmente por su valor
- Certificado informativo y misional, por tratarse de residuos peligrosos, que
evidencian un manejo apropiado para la protección del
ambiente y la salud humana. Se digitaliza o microfilma para
garantizar la consulta, la conservación de la información,
preservación del original y en cumplimiento a la Circular 003
de 2015 del AGN.

220-12 DERECHOS DE PETICION
- Solicitud de Información secundarios que por la importancia de su contenido puedan
servir como testimonio del trámite e involucren conceptos sobre
- Respuesta
los procesos misionales y técnicamente puedan contribuir a la
- Constancia de Publicación en cartelera ( Si aplica) administración o gestión de la Entidad. Se hará una selección
digitaliza o microfilma para facilitar la consulta y perdurabilidad
del original. Se conserva totalmente la muestra seleccionada y
el restante se eliminará a través del método de picado con el
fin de preservar el medio ambiente y se hará bajo la
autorización del Comité Interno de Archivo, la oficina
productora y Gestión Documental. La documentación no
seleccionada será eliminada totalmente mediante acta de
eliminación documental en cumplimiento al acuerdo 004 de
2013. El acta de eliminación e inventario documental se
conservará permanentemente publicados en la página web de
la CAR. Se da cumplimiento al trámite según lo ordenado en
La Ley 1755 de 2015, que regula el Derecho Fundamental de
reglas generales.
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016

Versión 2

P E CT E M/D S
Gestión Central
220-19 INFORMES
220-19.19 Informes de Auditoria Externa Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
- Informes X 1 10 X X Gestión y Central, se conservan totalmente dado que cuenta
contenido informativo que sirve como evidencia de la gestión
en sus diferentes administraciones, en cuanto a la
original.
220-19.20 Informes de Auditoria Interna X 10 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
- Programación de Auditoria Gestión y Central, se conservan totalmente dado que cuenta
- Plan de Auditoria con valores históricos y testimoniales por que involucra
- Acta Reunión de Apertura contenido informativo que sirve como evidencia de la gestión
- Lista de Verificación en sus diferentes administraciones, en cuanto a la
- Acta Reunión de Cierre procesos, procedimientos, versiones y cumplimiento del
- Informe Auditoria Sistema de Gestión de Calidad del Laboratorio Ambiental de la
original.

220-19.40 Informes de Revisión por la Dirección del Laboratorio X 1 10 X X Gestión y Central, se conservan totalmente dado que cuenta
- Informes de Auditoria interna contenido informativo que sirve como evidencia de la gestión
- Informe de Auditoria externa en sus diferentes administraciones, en cuanto a la
original.
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016

Versión 2

P E CT E M/D S
Gestión Central

- Informes Serie documental digital, generada por el Sistema de Gestión
Documental de la CAR - SIDCAR en formato PDF/A. . La
información se encuentra en las Copias de Seguridad
Corporativa de la Oficina de las Tecnologías y las
Comunicaciones, resguardada en el servidor sappbog02. Se
conservan totalmente por que involucra contenido informativo,
dispositivo, decisivo, testimonial, misional y son evidencias
para reconstruir memoria institucional. Se transfiere en
Backup al Archivo Central. Por el alto grado de obsolescencia y
fragilidad de los medios tecnológicos, la oficina de las TIC debe
garantizar la migración a nuevos medios de almacenamiento
que aseguren y garanticen el acceso a la información y en
220-29 PROYECTOS
Proyectos de Investigación, Desarrollo, Innovación y
220-29.9 Gestión y Central, se conservan totalmente por que aporta
Transferencia Tecnologica
- Proyecto cualitativamente involucra conceptos y temas sobre los
-Informes de Avance procesos misionales, su contenido de investigación y proyectos
- Estudios ambientales son fuente de consulta, de apoyo para el
desarrollo a la investigación y aportar impactos ambientales y
son parte del patrimonio documental histórico e institucional de
la CAR. Se digitaliza o microfilma para garantizar la consulta,
la conservación de la información, y preservación del original y
se conservan en cumplimiento a la circular 003 de 2015 del
AGN
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016

Versión 2

P E CT E M/D S
Gestión Central
220-30 REGISTROS
220-30.10 Registros Análisis de Aire Estaciones de Monitoreo
Gestión y Central, se conservan totalmente dado que aporta
- Asignación de Programación Registros Análisis de Aire valores informativos, históricos y misionales y forma parte del
patrimonio documental institucional de la CAR, y teniendo en
- Toma de muestras cuenta los criterios cualitativos que involucra contenido de
- Informe de comisión si es del caso resultados y análisis permitiendo tener memoria institucional,
- Registro de resultados - Análisis de Agua usos en el tiempo y ser una ventana para el desarrollo y apoyo
- Concepto Técnico si aplica en la investigación en el campo del medio ambiente. Durante
el tiempo de permanencia en el Archivo Central se digitaliza o
- Comunicaciones microfilma para garantizar la consulta, la conservación de la
220-30.17 Registros de Aguas Subterráneas X 2 15 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
- Registro Toma de muestras valores informativos, históricos y misionales y forma parte del
- Informe de comisión si es del caso patrimonio documental institucional de la CAR, y teniendo en
cuenta los criterios cualitativos que involucra contenido de
- Registro de resultados - Análisis de Agua
resultados y análisis permitiendo tener memoria institucional,
- Concepto Técnico si aplica usos en el tiempo y ser una ventana para el desarrollo y apoyo
- Comunicaciones en la investigación en el campo del medio ambiente. Durante
Registros de Control Contaminación Atmosférica

220-30.22 (Carpeta por Ruido, Fuentes Móviles, Fuentes Fijas y X 2 10 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
Olores) Gestión y Central, se conservan totalmente por que aporta
- Acta de Operativo valores históricos, informativos, técnicos y misionales; involucra
conceptos y temas sobre los procesos misionales que son
- Planilla Operativo de Campo
fuente de consulta, de apoyo para el desarrollo a la
investigación y forma parte del patrimonio documental histórico
e institucional de la CAR. Se digitaliza o microfilma para
garantizar la consulta, la conservación de la información, y
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016

Versión 2

P E CT E M/D S
Gestión Central
220-30.27 Registros Cuencas Hidrográficas X 2 10 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
- Registro Toma de muestras
valores informativos, históricos y misionales y forma parte del
- Registro de resultados - Análisis de Agua cuenta los criterios cualitativos que involucra contenido de
- Concepto Técnico si aplica resultados y análisis permitiendo tener memoria institucional,
- Comunicaciones usos en el tiempo y ser una ventana para el desarrollo y apoyo
en la investigación en el campo del medio ambiente. Durante
220-30.29 Registros de Embalses, Lagunas y Humedales X 2 10 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
- Registro de resultados - Análisis de Agua
- Concepto Técnico si aplica usos en el tiempo y ser una ventana para el desarrollo y apoyo
- Comunicaciones en la investigación en el campo del medio ambiente. Durante
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016

Versión 2

P E CT E M/D S
Gestión Central
220-30.35 Registros de Plantas de Tratamiento X 2 10 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
- Registro de resultados - Análisis de Agua patrimonio documental institucional de la CAR, y teniendo en
- Concepto Técnico si aplica
- Comunicaciones usos en el tiempo y ser una ventana para el desarrollo y apoyo
220-30.41 Registros de Tasas Retributivas por Contaminación X 2 10 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
- Registro Toma de Muestras valores informativos, históricos y misionales y forma parte del
patrimonio documental institucional de la CAR, y teniendo en
- Informe de comisión si es del caso cuenta los criterios cualitativos que involucra contenido de
- Registro de resultados - Análisis de Agua resultados y análisis permitiendo tener memoria institucional,
usos en el tiempo y ser una ventana para el desarrollo y apoyo
- Concepto Técnico si aplica
- Comunicaciones el tiempo de permanencia en el Archivo Central se digitaliza o
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016

Versión 2

P E CT E M/D S
Gestión Central
220-30.56 Registros Usuarios Externos X 2 10 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
- Solicitud Cotización Para Análisis y Plan de muestreo valores informativos, históricos y misionales y forma parte del
- Cotización para Análisis patrimonio documental institucional de la CAR, y teniendo en
- Comprobante Pago para Análisis
- Plan de Muestreo Usuarios Externo usos en el tiempo y ser una ventana para el desarrollo y apoyo
- Toma de muestras en la investigación en el campo del medio ambiente. Durante
- Informe de comisión si es del caso el tiempo de permanencia en el Archivo Central se digitaliza o
- Registro de resultados - Análisis de Agua información, y preservación del original y se conservan en
- Concepto Técnico cumplimiento a la circular 003 de 2015 del AGN
- Comunicaciones
220-30.57 Registros Usuarios Internos X 2 10 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
- Plan de Muestreo Usuarios Internos valores informativos, históricos y misionales y forma parte del
- Toma de muestras patrimonio documental institucional de la CAR, y teniendo en
- Informe de comisión si es del caso resultados y análisis permitiendo tener memoria institucional,
- Registro de resultados - Análisis de Agua usos en el tiempo y ser una ventana para el desarrollo y apoyo
- Concepto Técnico si aplica en la investigación en el campo del medio ambiente. Durante
El Laboratorio Ambiental manejará las planillas de Registro y Control, como documentación para control Administrativo de la oficina, no está reflejada en la TRD de la Dirección, pero se continúan gestionando y
alimentando para control, consulta y seguimiento por parte de Gestión Documental y de la misma oficina.
Convenciones

3
4
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016

CORPORACION AUTONOMA REGIONAL DE CUNDINAMARCA- CAR
Versión 2
OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION DE GESTION AMBIENTAL Y ORDENAMIENTO TERRITORIAL

CÓDIGO
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Archivo Archivo PROCEDIMIENTO
Gestión Central
230-1 ACTAS
230-1.2 Actas de Capacitación Cambio Climático X 2 13 X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y
Central, eliminar totalmente por perdida de sus valores primarios y
- Actas secundarios, no involucra temática que pueda ser fuente de consulta. La
- Lista de Asistencia información queda en cada uno de los informes técnicos, informes de
análisis, de investigación, de vulnerabilidad y cambio climático, Se elimina
mediante acta de eliminación documental, a través del proceso del picado
con el fin de preservar el medio ambiente y en cumplimiento del Acuerdo
004 de 2013 del AGN y bajo autorización del Jefe de la Oficina y Gestión
Documental.
- Listado de Asistencia Central, conservar totalmente, dado que cuenta con valores históricos por
que involucra contenido informativo, dispositivo, decisivo, testimonial y
- Acta misional, son fuente de consulta, de apoyo para el desarrollo a la
conservación de la información, preservación del original y dando
X 1 9 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y

230-12 DERECHOS DE PETICION Central, algunas peticiones adquieren valores secundarios que por la
importancia de su contenido puedan servir como testimonio del trámite e
- Solicitud de Información involucren conceptos sobre los procesos misionales y técnicamente puedan
- Respuesta contribuir a la administración o gestión de la Entidad. Se hará una
selección cuantitativa del 5% sobre el total de la transferencia anual. Se
- Constancia de Publicación en cartelera ( Si aplica)
digitaliza o microfilma para facilitar la consulta y perdurabilidad del original.
Se conserva totalmente la muestra seleccionada y el restante se eliminará a
través del método de picado con el fin de preservar el medio ambiente y se
hará bajo la autorización del Comité Interno de Archivo, la oficina
productora y Gestión Documental. La documentación no seleccionada será
eliminada totalmente mediante acta de eliminación documental en
documental se conservará permanentemente publicados en la página web
de la CAR. Se da cumplimiento al trámite según lo ordenado en La Ley
1755 de 2015, que regula el Derecho Fundamental de Petición y Código
contencioso administrativo que brinda las reglas generales.
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016

Versión 2

CÓDIGO
Gestión Central
230-15 ESTUDIOS
Estudios Técnicos de Ecosistemas de Áreas Protegidas X 1 8 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y
230-15.2 (Humedales, Páramos, Bosques) Central, conservar totalmente, dado que cuenta con valores históricos y
misionales por que involucra contenido informativo, testimonial y misional,
- Solicitudes son fuente de consulta, de apoyo para el desarrollo a la investigación por
que relaciona espacios naturales estratégicos para la conservación
- Informes técnicos mediante la declaratoria formal de un territorio geográfico como área
- Estudios Técnicos protegida con interés hídrico, biótico, paisajístico y cultural. y forma parte
del patrimonio documental histórico de la institución. Se digitaliza o
- Cartografía
microfilma para garantizar la consulta, la conservación de la información y
- Actas preservación del original
- Listados de Asistencia
- Actas
- Estudios Técnicos
- Comunicaciones
230-15.3 Estudios y Diseños de Amenaza, Vulnerabilidad y X 2 10 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y
Riesgos Central, conservar totalmente, dado que cuenta con valores históricos y
misionales por que involucra documentos técnicos sobre el clima, su
- Estudios y Diseños
evolución y la cantidad de factores que intervienen (temperaturas,
- Cartografía precipitaciones, fenómenos climatológicos), dan testimonio de la actividad y
misión de la entidad, son fuente de consulta, de apoyo para el desarrollo a
la investigación y forma parte del patrimonio documental histórico de la
230-19 INFORMES
230-19.16 Informes con análisis de vulnerabilidad y de Medidas de X 2 10 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y
Adaptación y Mitigación a la Variabilidad y Cambio Central, conservar totalmente, dado que cuenta con valores históricos y
Climático misionales por que involucra documentos técnicos sobre el clima, su
- Actas precipitaciones, fenómenos climatológicos), dan testimonio de la actividad y
- Listas de Asistencia la investigación y forma parte del patrimonio documental histórico de la
- Informes parciales institución. Se digitaliza o microfilma para garantizar la consulta, la
- Informes
- Comunicaciones
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016

Versión 2

CÓDIGO
Gestión Central
Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y
Informes de Aislamiento, Establecimiento y
230-19.17 X 1 10 X X Central, conservar totalmente, dado que cuenta con valores históricos y
Mantenimiento de Coberturas Forestales misionales por que involucra documentos técnicos que dan testimonio de la
- Informe Técnico ( Si aplica) actividad y misión de la entidad, son fuente de consulta, de apoyo para el
desarrollo a la investigación y forma parte del patrimonio documental
- Copia del Contrato histórico de la institución, son documentos correspondientes a programas
- Informes relacionados con la restauración de áreas estratégicas de nacimientos y
- Actas Comité Técnico o de Reunión protección y conservación de las cuencas, mediante el establecimiento
forestal con especies nativas. Se digitaliza o microfilma para garantizar la
consulta, la conservación de la información, y preservación del original.
Informes de Investigación en Variabilidad y Cambio X 2 10 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y
230-19.35 Climático Central, conservar totalmente, dado que cuenta con valores históricos y
misionales por que involucra documentos técnicos sobre el clima, su
- Actas
- Listas de Asistencia precipitaciones, fenómenos climatológicos), dan testimonio de la actividad y
- Informes parciales misión de la entidad, son fuente de consulta, de apoyo para el desarrollo a
- Informes la investigación y forma parte del patrimonio documental histórico de la
- Comunicaciones institución. Se digitaliza o microfilma para garantizar la consulta, la
Informes de Seguimiento a la Gestión Ambiental Municipal - X 2 18 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y
230-19.41 SIGAM Central, conservar totalmente, dado que cuenta con valores históricos y
misionales por que involucra contenido informativo, dispositivo, decisivo,
- Oficio de invitación o solicitud testimonial y misional, son fuente de consulta, de apoyo para el desarrollo
- Lista de Asistencia a la investigación y guía en la Gestión Ambiental Municipal y forma parte del
- Actas (Si aplica) patrimonio documental histórico de la institución. Se digitaliza o microfilma
para garantizar la consulta, la conservación de la información, preservación
- Comunicaciones del original.
- Agenda Ambiental
- Informes de Seguimiento
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016

Versión 2

CÓDIGO
Gestión Central
Informes Gestión con entes Territoriales y Distritos de Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y
230-19.48 Riego, de las Áreas de Importancia Estratégica para X 1 10 X X Central, conservar totalmente, dado que cuenta con valores históricos y
conservar el Recurso Hídrico misionales por que involucra documentos técnicos que dan testimonio de la
actividad y misión de la entidad, son fuente de consulta, de apoyo para el
- Solicitud (si aplica) desarrollo a la investigación y forma parte del patrimonio documental
histórico de la institución por que relaciona contenidos técnicos con los
- Documento Técnico de IDP
entes territoriales y distritos de riego, en la selección y evaluación de
- Mapas Área de Resultado predios en Áreas de Importancia Estratégica (AIE) para la implementación
- Comunicaciones de acciones de conservación, recuperación y/o rehabilitación. (Artículo 111
de la Ley 99 de 1993, modificado por el artículo 210 de la Ley 1450 de
- Acta de Validación (si aplica)
2011, dispuso que los departamentos y municipios dedicarán un porcentaje
- Actas de Reunión (Si aplica) no inferior al 1% de sus ingresos corrientes para la adquisición y
- Lista de Asistencia mantenimiento de las áreas de importancia estratégica para la conservación
de recursos. Se digitaliza o microfilma para garantizar la consulta, la
- Comunicaciones conservación de la información, y preservación del original.
- Solicitud Ente Territorial
- Informe Técnico
- Comunicación del Municipio
230-19.52 Informes Técnicos X 1 8 X X Serie documental digital, generada por el Sistema de Gestión Documental
- Informes de la CAR - SIDCAR en formato PDF/A. La información se encuentra en
las Copias de Seguridad Corporativa de la Oficina de las Tecnologías y las
Comunicaciones, resguardada en el servidor sappbog02. Se conservan
totalmente por que involucra contenido informativo, dispositivo, decisivo,
testimonial, misional y son evidencias para reconstruir memoria
institucional. Se transfiere en Backup al Archivo Central. Por el alto grado
de obsolescencia y fragilidad de los medios tecnológicos, la oficina de las
TIC debe garantizar la migración a nuevos medios de almacenamiento que
aseguren y garanticen el acceso a la información y en cumplimiento a la
230-24 PLANES
230-24.11 Planes de Alistamiento, Ordenación y Manejo de Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y
X 2 8 X X Central, conservar totalmente, dado que cuenta con valores históricos y
Cuencas Hidrográficas
- Cartografía SIAM son fuente de consulta, de apoyo para el desarrollo a la investigación por
- Documento de Priorización que relaciona contenido sobre la formulación, revisión o ajuste de los
- Matriz Técnica, Jurídica, Administrativa y financiera Planes de Ordenación, delimitación y priorización de las cuencas
hidrográficas, y forma parte del patrimonio documental histórico de la
- Actas de Reunión institución. Se digitaliza o microfilma para garantizar la consulta, la
- Listas de Asistencia conservación de la información, preservación del original y en cumplimiento
a la Circular 003 de 2015 del AGN.
- Comunicaciones
- Documentos de apoyo al proceso
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Versión 2

CÓDIGO
Gestión Central
230-24.13 Planes de Manejo Áreas Protegidas
- Solicitud de Declaratoria X 1 8 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y
- Propuesta de declaratoria de protección Central, conservar totalmente, dado que cuenta con valores históricos y
- Estudios Técnicos misionales por que involucra contenido informativo, testimonial y misional,
son fuente de consulta, de apoyo para el desarrollo a la investigación por
- Acto Administrativo de Declaratoria que relaciona espacios naturales estratégicos para la conservación
- Plan de Manejo Ambiental mediante la declaratoria de áreas protegidas( Reservas Forestales, Parques
- Informes de Implementación Naturales Regionales, Distritos Regionales de manejo Integrado, Distritos
- Registro de Predios Oficina de Instrumentos Públicos de Conservación de Suelos, Áreas de Recreación - Decreto 2372 de 2010)
formulación de un plan de manejo ambiental, implementación del plan de
- Comunicaciones manejo ambiental, seguimiento y evaluación de las acciones
implementadas de un territorio geográfico como área protegida con interés
hídrico, biótico, paisajístico y cultural. y forma parte del patrimonio
documental histórico de la institución. Se digitaliza o microfilma para
garantizar la consulta, la conservación de la información y preservación del
original.
Planes de Ordenación y Manejo de Cuencas Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y
Hidrográficas (POMCA)
- Convocatoria a conformar Comisión Conjunta ( Si Aplica) son fuente de consulta, de apoyo para el desarrollo a la investigación por
- Publicación del acto administrativo de conformación de comisión que relaciona contenido sobre el uso, manejo sostenible de sus recursos
conjunta. naturales renovables, el aprovechamiento y la conservación de la estructura
- Resolución de Ordenación de Cuencas físico-biótica de la cuenca y de sus recursos hídricos; y forma parte del
patrimonio documental histórico de la institución. Se digitaliza o microfilma
- Publicación de la Resolución de Declaratoria para garantizar la consulta, la conservación de la información, preservación
- Certificación de existencia o no de comunidades étnica del original y en cumplimiento a la Circular 003 de 2015 del AGN
- Oficio de Delegación ( Si Aplica)
- Documento Técnico por fases del Pomca (Aprestamiento,
Diagnostico, Prospectiva y Zonificación, Formulación)
- Actas de Reunión
- Comunicaciones
- Documento Técnico Final
- Publicación del Documento Técnico
- Acto Administrativo de Adopción
-Publicación
-Comunicaciones
- Informes de seguimiento y evaluación
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Versión 2

CÓDIGO
Gestión Central
230-24.16 Planes de Ordenamiento del Recurso Hídrico - PORH X 2 18 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y
- Resolución Declaratoria del PORH Central, conservar totalmente, dado que cuenta con valores históricos y
- Lista de Asistencia son fuente de consulta, de apoyo para el desarrollo a la investigación por
- Actas (Si aplica) que relaciona contenido sobre el uso, manejo sostenible de sus recursos
naturales renovables, el aprovechamiento y la conservación de la estructura
- Comunicaciones físico-biótica de la cuenca y de sus recursos hídricos; y forma parte del
- Agenda Ambiental patrimonio documental histórico de la institución. Se digitaliza o microfilma
- Plan del PORH para garantizar la consulta, la conservación de la información, preservación
del original y en cumplimiento a la Circular 003 de 2015 del AGN
230-28 PROGRAMAS
230-28.7 Programas en Gestión Ambiental Urbana X 2 18 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y
- Comunicaciones Central, conservar totalmente, dado que cuenta con valores históricos y
misionales por que involucra contenidos de Gestión Ambiental y cartografía;
- Índice de Calidad de Gestión Urbana
es documentación informativa, testimonial y misional, son fuente de
- Actas de Reunión consulta, de apoyo para el desarrollo a la investigación y forma parte del
- Listados de Asistencia patrimonio documental histórico de la institución. Se digitaliza o microfilma
- Asistencia Técnica Municipal del original.
- Cartografía
- Esquema de Gestión Ambiental Urbana
230-29 PROYECTOS
230-29.3 Proyectos Concertación de Planes Parciales X 2 18 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y
Central, conservar totalmente, dado que cuenta con valores históricos y
- Documentos Plan Parcial misionales por que involucra documentos técnicos que dan testimonio de la
- Comunicaciones actividad y misión de la entidad, hace parte del proceso de los proyectos de
planes parciales, sometidos a consideración de la CAR por el Distrito
- Requerimientos Capital y los municipios de su Jurisdicción, son fuente de consulta, de
- Lista de chequeo apoyo para el desarrollo a la investigación y forma parte del patrimonio
- Resolución de Desistimiento ( si aplica) documental histórico de la institución. Se digitaliza o microfilma para
garantizar la consulta, la conservación de la información, y preservación del
- Recurso de Reposición (si aplica) original.
- Conceptos técnicos
- Informe visita de campo
- Asistencia técnica
- Documento de consideraciones
- Listado de asistencia a concertaciones
- Acta de concertación
- Resolución
- Publicación de Resolución
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Versión 2

CÓDIGO
Gestión Central
Proyectos Concertación de Unidades de Planificación Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y
230-29.5 X 2 18 X X Central, conservar totalmente, dado que cuenta con valores históricos por
Rural
que involucra documentos técnicos sobre el clima, su evolución y la
- Proyecto UPR cantidad de factores que intervienen, dan testimonio de la actividad y
-Comunicaciones
la investigación y forma parte del patrimonio documental histórico de la
- Conceptos Técnicos de otras Direcciones y Áreas institución. Se digitaliza o microfilma para garantizar la consulta, la
conservación de la información, y preservación del original..
- Documento de consideraciones de asuntos ambientales del
Proyecto UPR
- Acta de concertación
- Comunicaciones
- Resolución CAR de Concertación
- Oficio de Remisión Resolución de Concertación Asuntos

Ambientales a las Direcciones Regionales
Proyectos Concertación Plan de Ordenamiento Territorial Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y
( Revisión y Ajustes) misionales por que involucra documentos técnicos que dan testimonio de la
- Proyecto Plan de Ordenamiento Territorial Municipal y Distrital actividad y misión de la entidad, hace parte del proceso del ordenamiento
territorial, son fuente de consulta, de apoyo para el desarrollo a la
- Comunicaciones investigación y forma parte del patrimonio documental histórico de la
- Conceptos Técnicos institución. Se digitaliza o microfilma para garantizar la consulta, la
- Comunicaciones de Requerimientos de Información al Municipio
- Actas de Reunión
- Resolución de Desistimiento (Si aplica)
- Comunicación de Notificación al Municipio( Pilar)
- Documento Recurso de Reposición (si aplica)
- Informe Visita de Campo
- Solicitud Conceptos Técnicos
- Conceptos Técnicos
- Oficio de Consideraciones al Municipio
- Acta de Concertación
- Comunicación solicitud firma Acta de Concertación al Municipio
- Resolución de Concertación Asuntos Ambientales

- Publicación de la Resolución
- Comunicaciones
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Versión 2

CÓDIGO
Gestión Central
230-30 REGISTROS
230-30.15 Registros de Actualizaciones Catastrales X 1 10 X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y
- Solicitudes Entes Territoriales Central, se elimina totalmente dado que no cuenta con valores históricos
por que no involucra contenido misional, el trámite Inicia con la selección de
- Informes IGAC Municipios de la jurisdicción CAR, para que se adelante la actualización de
- Actas la información catastral, y el (material cartográfico) producto final que se
- Comunicaciones resguarda en el servidor oficial de mapas que sirve de apoyo para el
desarrollo a la investigación. La Car renueva datos mediante la revisión de
los elementos físico jurídico del catastro y la eliminación en el elemento
económico en las disparidades por cambios físicos, variaciones de uso o
productividad, obras públicas, condiciones locales del mercado inmobiliaria.
Se realiza verificación del cumplimiento del tiempo de retención
documental, se elimina en su totalidad mediante acta de eliminación
documental, a través del método de picado con el fin de preservar el medio
ambiente y en cumplimiento al artículo 15 del Acuerdo 004 de 2013, y bajo
la autorización del Comité Interno de Archivo, la oficina productora y
Gestión Documental. El acta de eliminación e inventario se conservará
230-30.19 Registros de Asistencia Técnica en Gestión del Riesgo X 2 18 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y
- Actas Central, conservar totalmente, dado que cuenta con valores históricos y
misionales por que involucra contenido informativo, dispositivo, decisivo,
- Lista de Asistencia testimonial y misional, son fuente de consulta, de apoyo para el desarrollo
- Comunicaciones a la investigación y guía en la Gestión Ambiental Municipal y forma parte del
- Informes para garantizar la consulta, la conservación de la información, preservación
del original.
230-30.21 Registros de Conocimiento del Riesgo X 2 20 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y
- Comunicaciones Central, conservar totalmente, dado que cuenta con valores históricos y
misionales por que involucra contenido informativo, dispositivo, testimonial
- Informe Técnico ( Si Aplica ) y misional, son fuente de consulta, de apoyo para el desarrollo a la
-- Estudio
Actas ( Si es el caso ) investigación por que relaciona el proceso social de planeación, ejecución,
seguimiento y evaluación de políticas y acciones permanentes para el
- Cartografía (Si es el caso ) conocimiento del riesgo y promoción y conciencia del mismo, forma parte
- Diseños ( Si es el caso) del patrimonio documental histórico de la institución. Se digitaliza o
- Listas de Asistencia microfilma para garantizar la consulta, la conservación de la información,
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016

Versión 2

CÓDIGO
Gestión Central
Convenciones

3
4
Elaborado: Revisado:_____________________________________ Aprobado:__________________________________
Cargo: Cargo: ___________________________________ Cargo:__________________________________
Firma: Firma: ____________________________________ Firma:__________________________________
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Versión 2
OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION DE EVALUACION, SEGUIMIENTO Y CONTROL AMBIENTAL - DESCA

P E CT E M/D S
Gestión Central
240.1 ACTAS
Actas de Reuniones de Trabajo X 2 8 X X
240-1.18 - Listado de Asistencia Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y Central,
- Acta conservar totalmente, dado que cuenta con valores históricos por que involucra
contenido informativo, dispositivo, decisivo, testimonial y misional, son fuente de
consulta, de apoyo para el desarrollo a la investigación y forma parte del
para garantizar la consulta, la conservación de la información, preservación del
original y en cumplimiento a la Circular 003 de 2015 del AGN.
240-1.32 Actas de Socialización Tasas Retributivas X 2 8 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y Central,
conservar totalmente, dado que cuenta con valores históricos por que involucra
- Actas contenido informativo, testimonial y misional, son fuente de consulta, de apoyo
- Lista de Asistencia para el desarrollo a la investigación y forma parte del patrimonio documental
- Informe Técnico histórico de la institución. Se digitaliza o microfilma para garantizar la consulta,
- Acuerdo Factor Regional la conservación de la información y preservación del original. Cumplimiento
Articulo 4 del Decreto 2667 de 2012.
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016

Versión 2

P E CT E M/D S
Gestión Central
240-12 DERECHOS DE PETICION X 1 9 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y Central,
algunas peticiones adquieren valores secundarios que por la importancia de su
- Solicitud de Información contenido puedan servir como testimonio del trámite e involucren conceptos
- Respuesta sobre los procesos misionales y técnicamente puedan contribuir a la
- Constancia de Publicación en cartelera ( Si aplica) administración o gestión de la Entidad. Se hará una selección cuantitativa del
5% sobre el total de la transferencia anual. Se digitaliza o microfilma para
facilitar la consulta y perdurabilidad del original. Se conserva totalmente la
muestra seleccionada y el restante se eliminará a través del método de picado
con el fin de preservar el medio ambiente y se hará bajo la autorización del
Comité Interno de Archivo, la oficina productora y Gestión Documental. La
documentación no seleccionada será eliminada totalmente mediante acta de
eliminación documental en cumplimiento al acuerdo 004 de 2013. El acta de
publicados en la página web de la CAR. Se da cumplimiento al trámite según
lo ordenado en La Ley 1755 de 2015, que regula el Derecho Fundamental de
Petición y Código contencioso administrativo que brinda las reglas generales.
240-19 INFORMES
240-19.22 Informes de Control y Seguimiento Fauna X 1 10 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y Central,
- Informes conservar totalmente, dado que cuenta con valores históricos por que involucra
contenido informativo y misional, son fuente de consulta, de apoyo para el
desarrollo a la investigación relacionado con la fauna de la jurisdicción y forma
microfilma para garantizar la consulta, la conservación de la información y
Informes de Control y Seguimiento Recurso Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y Central,
240-19.23 Hídrico X 1 10 X X conservar totalmente, dado que cuenta con valores históricos por que involucra
contenido informativo y misional, son fuente de consulta, de apoyo para el
- Comunicaciones desarrollo a la investigación relacionado con el recurso hídrico de la jurisdicción
- Actas y forma parte del patrimonio documental histórico de la institución. Se digitaliza
- Listas de Asistencia o microfilma para garantizar la consulta, la conservación de la información y
- Informes Técnicos preservación del original.
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016

Versión 2

P E CT E M/D S
Gestión Central
- Informe Serie documental digital, generada por el Sistema de Gestión Documental de la
CAR - SIDCAR en formato PDF/A. La información se encuentra en las Copias
de Seguridad Corporativa de la Oficina de las Tecnologías y las
Comunicaciones, resguardada en el servidor sappbog02. Se conservan
totalmente por que involucra contenido informativo, dispositivo, decisivo,
testimonial, misional y son evidencias para reconstruir memoria institucional. Se
transfiere en Backup al Archivo Central. Por el alto grado de obsolescencia y
fragilidad de los medios tecnológicos, la oficina de las TIC debe garantizar la
migración a nuevos medios de almacenamiento que aseguren y garanticen el
acceso a la información y en cumplimiento a la circular 003 de 2015 del AGN
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P E CT E M/D S
Gestión Central
240-24 PLANES
Plan de Gestión Integral de Residuos Sólidos Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y Central,
240-24.5 X 1 10 X X conservar totalmente, dado que cuenta con valores históricos por que involucra
-PGIRS ( carpeta por Municipio)
contenido informativo, decisivo, testimonial y misional, son fuente de consulta,
- Resolución del PGIRS de apoyo para el desarrollo a la investigación relacionado con evaluación,
- Actas de Visita prevención y control a los factores de deterioro ambiental y forma parte del
- Informes de Seguimientos patrimonio documental histórico de la institución. Se digitaliza o microfilma
para garantizar la consulta, la conservación de la información y preservación del
- Resolución de actualización de Gestión Integral del original.
Residuo Sólido
- Comunicaciones
- Informes de estructura del PGIRS
240-24.12 Planes de Contingencia de Derrames de X 5 0 X Una vez finalizada la vigencia del plan y concluidos los cinco (5) años de
Hidrocarburos y Sustancias Nocivas ( Carpeta por tiempo de retención en el Archivo de Gestión, se eliminan totalmente por
Institución) pérdida de sus valores primarios, no involucra contenido informativo, testimonial
- Plan y misional; no presenta índices de consulta. Los documentos originales del plan
- Resolución y su resolución de aprobación los genera y los conserva la institución que ha
- Comunicaciones generado el plan de contingencia y no entran a forman parte del patrimonio
documental histórico de la institución. Se elimina en su totalidad mediante acta
de eliminación documental, a través del proceso del picado con el fin de
preservar el medio ambiente y en cumplimiento del Acuerdo 004 de 2013 del
AGN y bajo autorización del Jefe de la Oficina y Gestión Documental.
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Gestión Central
240-24.17 Planes de Postconsumo X 5 0 X Una vez finalizada la vigencia del plan y concluidos los cinco (5) años de
tiempo de retención en el Archivo de Gestión, se eliminan totalmente por
- Oficios
pérdida de sus valores primarios y secundarios, no involucra contenido
- Resolución por medio de la cual se aprueba el Plan informativo, testimonial y misional; no presenta índices de consulta. Los
- Infomes de Cumplimiento
documentos originales del plan y su resolución de aprobación los genera y los
conserva el ANLA y no entran a forman parte del patrimonio documental
histórico de la institución. Se hará eliminación total mediante acta de
eliminación documental y en cumplimiento al acuerdo 004 de 2013 y bajo
autorización del Jefe de la Oficina y Gestión Documental.
240-29 PROYECTOS
240-29.2 Proyectos Competencia ANLA X 1 10 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y Central,
se conservan totalmente por que aporta valores históricos, informativos,
- Estudio de Impacto Ambiental
técnicos y misionales, y cualitativamente involucra conceptos y temas sobre los
- Comunicaciones procesos misionales, su contenido de estudios y proyectos ambientales son
- Informe Técnico fuente de consulta, de apoyo para el desarrollo a la investigación y observar
impactos ambientales y son parte del patrimonio documental histórico e
- Informe de Cumplimiento Ambiental ( Si aplica) institucional de la CAR. Se digitaliza o microfilma para garantizar la consulta, la
- Plan de desmantelamiento y Abandono ( Si aplica) conservación de la información, y preservación del original y se conservan en
- Diagnóstico Ambiental de Alternativa cumplimiento a la circular 003 de 2015 del AGN.
240-30 REGISTROS
240-30.6 Registros de Control y Traslado de X 2 0 X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión, no se
Salvoconductos generan valores testimoniales para la entidad, no involucra temática que pueda
ser fuente de consulta y los documentos generados únicamente dan
- Oficio Remisión Salvoconducto cumplimiento de un trámite administrativo, no presenta índices de consulta. Se
- Memorando Remisión Salvoconductos DR elimina en su totalidad mediante acta de eliminación documental, a través del
proceso del picado con el fin de preservar el medio ambiente y en
cumplimiento del Acuerdo 004 de 2013 del AGN y bajo autorización del Jefe de
la Oficina y Gestión Documental
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Gestión Central
Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y Central,
240-30.12 Registros Autodeclaración Tasas Retributivas X 1 10 X X conservar totalmente, dado que cuenta con valores históricos por que involucra
contenido informativo, testimonial y misional, son fuente de consulta, de apoyo
- Ficha Calculo de Cargas para el desarrollo a la investigación y forma parte del patrimonio documental
- Comunicación Radicado Autodeclaración ( Si Aplica) histórico de la institución. Se digitaliza o microfilma para garantizar la consulta,
la conservación de la información y preservación del original.
- Documento base técnica para el cálculo ( Si Aplica)
240-30.37 Registros de Residuos Peligrosos X 5 0 X Una vez finalizados los cinco (5) años de tiempo de retención en el Archivo de
Gestión, se eliminan totalmente por pérdida de sus valores primarios y no
- Solicitudes genera valores secundarios, no involucra contenido informativo, testimonial y
- Registros de Información Institucional misional; no presenta índices de consulta. Los documentos generados han
cumplido su trámite adminIstrativo y no entran a forman parte del patrimonio
- Comunicaciones de Inscripciones devueltas
documental histórico de la institución. Se elimina en su totalidad mediante
acta de eliminación documental, a través del proceso del picado con el fin de
preservar el medio ambiente y en cumplimiento del Acuerdo 004 de 2013 del
AGN y bajo autorización del Jefe de la Oficina y Gestión Documental
Registros Inventario Nacional de PCB`S ( Carpeta Una vez finalizados los cinco (5) años de tiempo de retención en el Archivo de
240-30.44 por Establecimiento) X 5 0 X Gestión, se eliminan totalmente por pérdida de sus valores primarios y no
genera valores secundarios, no involucra contenido informativo, testimonial y
- Solicitud de activación misional; no presenta índices de consulta. Los documentos generados han
cumplido su trámite adminIstrativo y no entran a forman parte del patrimonio
- Oficio de Respuesta documental histórico de la institución. Se elimina en su totalidad mediante acta
- Informes Técnicos de eliminación documental, a través del proceso del picado con el fin de
- Informes de Resultados preservar el medio ambiente y en cumplimiento del Acuerdo 004 de 2013 del
- Requerimientos AGN y bajo autorización del Jefe de la Oficina y Gestión Documental
- Actas de modificación de Informes
240-30.54 Registros Tasas por Uso X 1 10 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y Central,
- Reporte
contenido informativo, testimonial y misional, son fuente de consulta, de apoyo
- Respuesta ( Si aplica) para el desarrollo a la investigación y forma parte del patrimonio documental
histórico de la institución. Se digitaliza o microfilma para garantizar la consulta,
la conservación de la información y preservación del original. Cumplimiento
Artículo 3 del DECRETO 155 DE 2004.
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CODIGO DEPENDENCIA: 240 conservar totalmente, dado que cuenta con valores históricos por que involucra
SOPORTE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL contenido informativo, testimonial y misional, son fuente de consulta, de apoyo
para el desarrollo a la investigación y forma parte del patrimonio documental
P E CT E M/D S histórico de la institución. Se digitaliza o microfilma para garantizar la consulta,
Gestión Central la conservación de la información y preservación del original. Cumplimiento
Artículo 3 del DECRETO 155 DE 2004.
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Gestión Central
Convenciones

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OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION JURIDICA - DJUR

CÓDIGO SERIE SERIES / SUBSERIES DOCUMENTALES Archivo Archivo PROCEDIMIENTO
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Gestión Central
250-1 ACTAS
250-1.7 Actas Comité de Conciliación X 1 10 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y
- Citaciones Central, conservar totalmente, dado que cuenta con valores históricos por que
- Lista de Asistencia involucra contenido informativo, dispositivo, decisivo y testimonial, son fuente
- Acta de consulta, de apoyo para el desarrollo a la investigación y forma parte del
- Certificación patrimonio documental histórico de la institución. Se digitaliza o microfilma
- Ficha de Conciliación del original y en cumplimiento a la Circular 003 de 2015 del AGN.
Central, conservar totalmente, dado que cuenta con valores históricos por que
- Citaciones involucra contenido informativo, dispositivo, decisivo, testimonial y misional,
- Lista de Asistencia son fuente de consulta, de apoyo para el desarrollo a la investigación y forma
- Actas microfilma para garantizar la consulta, la conservación de la información,
preservación del original y en cumplimiento a la Circular 003 de 2015 del
AGN.
Certificación de Deducciones y Exenciones Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y
250-5.1 X 1 10 X
Tributarias Central, eliminar totalmente por pérdida de sus valores primarios y
- Solicitud y Anexos secundarios, dado que una vez la certificación haya sido acreditada,
notificada y remitida a la DIAN, tiene pérdida de su vigencia administrativa. Np
- Concepto Técnico Deuda presenta índices de consulta y no involucra ningún proceso misional. Se
- Viabilidad para la Certificación realiza verificación del cumplimiento del tiempo de retención documental, se
- Antecedentes elimina en su totalidad mediante acta de eliminación documental, a través del
método de picado con el fin de preservar el medio ambiente y en cumplimiento
- Concepto Dirección Administrativa y Financiera
al artículo 15 del Acuerdo 004 de 2013, y bajo la autorización del Comité
- Certificación Interno de Archivo, la oficina productora y Gestión Documental. El acta de
- Notificación de Certificación eliminación e inventario se conservará permanentemente publicados en la
- Recurso de Reposición página web de la CAR.
- Decisión del Recurso
- Comunicaciones
- Notificación de la Decisión
250-7 CONCEPTOS
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Gestión Central
250-7.1 Conceptos Jurídicos X 2 8 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y
- Solicitud Central, conservar totalmente, dado que cuenta con valores históricos por que
- Concepto Jurídico involucra contenido jurídico y legal, informativo, dispositivo, decisivo y
testimonial, son fuente de consulta, de apoyo para el funcionamiento y la toma
- Relación Anual de Conceptos Internos y Externos de decisiones de la Entidad y forma parte del patrimonio documental histórico
de la institución. Se digitaliza o microfilma para garantizar la consulta, la
conservación de la información y preservación del original.
- Solicitud de Información
importancia de su contenido puedan servir como testimonio del trámite e
- Respuesta involucren conceptos sobre los procesos misionales y técnicamente puedan
- Constancia de Publicación en cartelera ( Si aplica) contribuir a la administración o gestión de la Entidad. Se hará una selección
cuantitativa del 5% sobre el total de la transferencia anual. Se digitaliza o
microfilma para facilitar la consulta y perdurabilidad del original. Se conserva
totalmente la muestra seleccionada y el restante se eliminará a través del
método de picado con el fin de preservar el medio ambiente y se hará bajo la
autorización del Comité Interno de Archivo, la oficina productora y Gestión
Documental. La documentación no seleccionada será eliminada totalmente
mediante acta de eliminación documental en cumplimiento al acuerdo 004 de
2013. El acta de eliminación e inventario documental se conservará
permanentemente publicados en la página web de la CAR. Se da
cumplimiento al trámite según lo ordenado en La Ley 1755 de 2015, que
regula el Derecho Fundamental de Petición y Código contencioso
250-19 INFORMES
Informes Comité Verificación de Fallo o Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y
250-19.10 X X 18 X X Central por valor testimonial, como muestra de interés representativa para
Sentencias
reconstruir historia de la Entidad, seleccionar cuantitativamente el 2% por
- Sentencia y/o Oficio del Abogado cada transferencia documental anual, teniendo en cuenta los criterios
- Actas de Reunión cualitativos de los procesos que causen mayor impacto y que por su
- Listas de Asistencia trascendencia se conviertan en precedente judicial para la entidad. Digitalizar
- Informes Técnicos o microfilmar las muestras seleccionadas y los no seleccionados se elimina en
- Informes al Despacho su totalidad mediante acta de eliminación, a traves del proceso del picado con
- Escrito de Incidentes de Desacato el fin de preservar el medio ambiente y en cumplimiento al Artículo 15 del
Acuerdo 004 de 2013 del AGN y bajo la autorización del Comité Interno de
- Informes de entes de Control
Archivo, la oficina productora y Gestión Documental. El acta de eliminación e
- Solicitudes inventario se conservará permanentemente publicados en la página web de la
- Comunicaciones CAR. Los expedientes originales se encuentran en los juzgados.
- Auto de Cumplimiento de Sentencia
250-27 PROCESOS
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Versión 2

P E CT E M/D S
Gestión Central
Procesos Judiciales X 2 20 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y
Central, se determina que algunos procesos pueden adquirir valores
250-27.12 - Acto admisorio de la demanda
secundarios que por la importancia de sus contenidos puedan servir como
- Copia de la notificación electrónica testimonio del trámite y muestra representativa para crear memoria
institucional. Por lo cual se hace una selección cuantitativa del 2%, de cada
- Demanda o solicitud de conciliación extrajudicial transferencia documental anual, teniendo en cuenta los criterios cualitativos de
los procesos que causen mayor impacto y que por su trascendencia se
- Poder conviertan en precedente judicial para la entidad. Digitalizar o microfilmar las
- Contestación de la demanda y/o ficha técnica de muestras seleccionadas y los no seleccionados se elimina en su totalidad
conciliación judicial o extrajudicial mediante acta de eliminación, a traves del proceso del picado con el fin de
- Auto que aprueba o imprueba la conciliación preservar el medio ambiente y en cumplimiento al Artículo 15 del Acuerdo 004
Extrajudicial de 2013 del AGN y bajo la autorización del Comité Interno de Archivo, la
- Recurso contra el auto que imprueba la oficina productora y Gestión Documental. El acta de eliminación e inventario
conciliación o transacción se conservará permanentemente publicados en la página web de la CAR. Los
expedientes originales se encuentran en los juzgados.
- Auto que resuelve el recurso en contra del auto
que negó la conciliación
- Pronunciamiento de excepciones del demandado
- Actas de las Audiencias

- Dictamen Pericial, objeción o solicitud de
aclaración del dictamen
- Alegatos de conclusión
- Sentencia de primera instancia, solicitud de
aclaración o adición, así como la decisión
respectiva
- Recurso de Apelación
- Alegatos de conclusión de segunda instancia
- Sentencia de segunda instancia, solicitud de
aclaración o adición, así como la decisión
respectiva
- Recursos extraordinarios
- Decisión del recurso extraordinario, solicitud
aclaración o adición, o decisión respectiva
- Trámites incidentales
Las Planillas se manejaran como documentación de control Administrativo, no está reflejada en la TRD de la Dirección, se continuará organizando, manejando para su control, consulta y seguimiento por parte de Gestión
Convenciones

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CORPORACION AUTONOMA REGIONAL DE CUNDINAMARCA - CAR
Versión 2
OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION DE INFRAESTRUCTURA AMBIENTAL - DIA

P E CT E M/D S
Gestión Central
260-1 ACTAS
- Citaciones Central, conservar totalmente, dado que cuenta con valores históricos
- Listado de Asistencia por que involucra contenido informativo, dispositivo, decisivo, testimonial
- Acta y misional, son fuente de consulta, de apoyo para el desarrollo a la
involucren conceptos sobre los procesos misionales y técnicamente
- Respuesta
puedan contribuir a la administración o gestión de la Entidad. Se hará
- Constancia de Publicación en cartelera ( Si aplica) una selección cuantitativa del 5% sobre el total de la transferencia anual.
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Gestión Central
260-17 HISTORIAS
260-17.2 Historias de Maquinaria y Equipos X 2 5 X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y
Central, eliminar totalmente por pérdida de sus valores primarios y
- Manifiesto
- Manuales (Anexos) secundarios, no involucra procesos y procedimientos misionales, no
presenta índices de consulta, no genera información importante, solo
- Ficha del Equipo
involucra operaciones de mantenimiento y mano de obra, por lo tanto no
- Registros de mantenimientos tiene relevancia para la entidad, y la maquinaria ya no hace parte de los
- Informes activos de la entidad. Se realiza verificación del cumplimiento del tiempo
- Inventario de retención documental, se elimina en su totalidad mediante acta de
- Memorandos (Si aplica ) eliminación documental, a través del método de picado con el fin de
- Planillas Registros entrega de combustible preservar el medio ambiente y en cumplimiento al artículo 15 del
Acuerdo 004 de 2013, y bajo la autorización del Comité Interno de
Archivo, la oficina productora y Gestión Documental. El acta de
260-19 INFORMES
260-19.2 Informes Adecuación Hidráulica X 2 18 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y
Central, se conserva totalmente por que involucra procesos misionales,
- Actas de Vecindad
su contenido informativo, histórico, testimonial y misional forman parte
- Actas de Reunión del patrimonio institucional de la CAR, y son evidencias y fuentes
- Informes Parciales de Obra importantes para el desarrollo y apoyo de la investigación en el campo
- Planos ( Si aplica) del medio Ambiente relacionado con el mejoramiento de la calidad del
agua y la integración urbano-paisajístico en los espacios jurisdicción
- Ajuste de Diseño ( Si aplica )
CAR. Durante el tiempo de permanencia en el Archivo Central se
- Memorias de Calculo ( Si aplica) digitaliza o microfilma para garantizar la consulta, la conservación de la
- Comunicaciones información, y preservación del original.
- Bitácora( Si aplica)
- Informe Final
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P E CT E M/D S
Gestión Central
Informes Administración Sistemas Hidráulicos (Fúquene - X 2 18 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y
260-19.3 Central, se conserva totalmente por que involucra procesos misionales,
Cucunubá y Ramada)
- Informes Parciales (Contratista, Interventoría, Supervisión) del patrimonio institucional de la CAR, y son evidencias y fuentes
- Bitácora importantes para el desarrollo y apoyo de la investigación en el campo
- Memoria de calculo y técnicas del medio Ambiente relacionado con el manejo, recuperación y control de
- Actas de vecindad ( si aplica) las inundaciones en los espacios jurisdicción CAR . Durante el tiempo de
- Informe Final permanencia en el Archivo Central se digitaliza o microfilma para
garantizar la consulta, la conservación de la información, y preservación
del original.
Informes de Mitigación, Prevención y Reducción del Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y
260-19.36 Riesgo X 1 10 X X Central, se conserva totalmente por que involucra procesos misionales,
- Acta de Reunión y/o Acta de Comité Técnico de Obra del patrimonio institucional de la CAR, y son evidencias y fuentes
- Informe del Contratista y/o Acta de Reunión importantes para el desarrollo y apoyo de la investigación en el campo
del medio Ambiente relacionado con estrategias y acciones para la
- Informes de Avance de Obra
reducción de riesgos y el impacto de los desastres. Durante el tiempo de
- Comunicaciones permanencia en el Archivo Central se digitaliza o microfilma para
- Informe Final de Obra garantizar la consulta, la conservación de la información y preservación
del original.
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P E CT E M/D S
Gestión Central
260-19.52 Informes Técnicos X 2 8 X X Serie documental digital, generada por el Sistema de Gestión
- Informe Documental de la CAR - SIDCAR en formato PDF/A. La información se
encuentra en las Copias de Seguridad Corporativa de la Oficina de las
Tecnologías y las Comunicaciones, resguardada en el servidor
sappbog02. Se conservan totalmente por que involucra contenido
informativo, dispositivo, decisivo, testimonial, misional y son evidencias
para reconstruir memoria institucional. Se transfiere en Backup al
Archivo Central. Por el alto grado de obsolescencia y fragilidad de los
medios tecnológicos, la oficina de las TIC debe garantizar la migración a
nuevos medios de almacenamiento que aseguren y garanticen el acceso
a la información y en cumplimiento a la circular 003 de 2015 del AGN
260-29 PROYECTOS
260-29.8 Proyectos de Infraestructura Ambiental X 1 10 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y
- Proyecto Viabilizado y Priorizado su contenido informativo, histórico, testimonial y misional forman parte
- Ajustes de Diseño del patrimonio institucional de la CAR, y son evidencias y fuentes
del medio Ambiente en cuanto a la descontaminación y recuperación de
- Listas de Asistencia las Cuencas de la jurisdicción CAR. Durante el tiempo de permanencia
- Informes Finales de Obra en el Archivo Central se digitaliza o microfilma para garantizar la
- Anexos y/o Planos (si aplica) consulta, la conservación de la información, y preservación del original.
- Informe Técnico de Cálculos de Carga
- Acta de entrega o de Infraestructura
- Diseño Final
- Informe Técnico de Seguimiento
260-29.11 Proyectos de Saneamiento Básico X 1 10 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y
- Proyecto Viabilizado y Priorizado su contenido informativo, histórico, testimonial y misional forman parte
- Ajustes de Diseño del patrimonio institucional de la CAR, y son evidencias y fuentes
del medio Ambiente en cuanto a la descontaminación y recuperación de
- Actas de Reunión las Cuencas de la jurisdicción CAR. Durante el tiempo de permanencia
- Listas de Asistencia en el Archivo Central se digitaliza o microfilma para garantizar la
- Informes Finales de Obra consulta, la conservación de la información, y preservación del original.
- Anexos y/o Planos (si aplica)
- Informe Técnico de Cálculos de Carga
- Acta de entrega de la Ptar o Infraestructura
- Diseño Final
- Informe Técnico de Seguimiento
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Versión 2

P E CT E M/D S
Gestión Central
260-30 REGISTROS
260-30.16 Registros de Administración de Parques X 1 9 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y
- Actas de Reunión Central, se conserva totalmente por que involucra procesos misionales,
- Informes de Gestión del patrimonio institucional de la CAR, y son evidencias sobre las
- Comunicaciones acciones e inversiones necesarias para la administración de los parques
de la CAR, y fuentes importantes para el desarrollo y apoyo de la
- Informes Técnicos investigación en el campo del medio Ambiente relacionado con el
- Informe Final de Obra mejoramiento de los espacios jurisdicción CAR. Durante el tiempo de
garantizar la consulta, la conservación de la información, y preservación
del original.
Convenciones

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Versión 2
OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION DE CULTURA AMBIENTAL Y SERVICIO CIUDADANO - DCASC

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Gestión Central
GESTION AMBIENTAL PARTICIPATIVA
270-1 ACTAS
- Citaciones Gestión y Central, conservar totalmente, dado que cuenta con
- Listado de Asistencia dispositivo, decisivo, testimonial y misional, son fuente de consulta,
- Acta de apoyo para el desarrollo a la investigación y forma parte del
Circular 003 de 2015 del AGN.
270-1.20 Actas de Audiencias Públicas de Rendición de X 2 10 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
Cuentas Gestión y Central, conservar totalmente, dado que cuenta con
- Publicación
dispositivo, decisivo, testimonial y misional, son fuente de consulta,
- Convocatoria
- Listado de asistencia patrimonio documental histórico de la institución. Se digitaliza o
- Evaluaciones microfilma para garantizar la consulta, la conservación de la
- Solicitudes participantes información y preservación del original.
- Respuestas a participantes
- Acta Audiencia Pública de Rendición de Cuentas
270-19 INFORMES
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Versión 2

P E CT E M/D S
Gestión Central
Informes de Gestión de Conocimiento y la Innovación Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
270-19.29 para la Sostenibilidad Ambiental X 2 8 X X Gestión y Central, por su contenido informativo y misional, constituye
alternativas sostenibles para la conservación y aprovechamiento de
- Documento Conceptual
los recursos naturales, son evidencias y fuentes importantes para el
- Actas desarrollo y apoyo de la investigación y forma parte del patrimonio
- Lista de Asistencia institucional de la CAR. Durante el tiempo de permanencia en el
- Comunicaciones Archivo Central se digitaliza o microfilma para garantizar la consulta,
- Informes Finales
270-19.30 Informes de Gestión de Educación Ambiental X 2 8 X X

- Comunicaciones y Solicitudes Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
- Convocatoria a la Comunidad
valores históricos por que involucra contenido informativo y
- Listado de Asistencia testimonial, son fuente de consulta, de apoyo para el desarrollo a la
- Registro Fotográfico investigación, construcción de la memoria institucional. Dada en
cumplimiento con lo establecido en la ley 134 de 1994 - Política
- Evaluación de la Acción Nacional de Educación Ambiental y el procedimiento bajo la
- Informes Finales definición dada en la ley 1549 de 2012. Se digitaliza o microfilma
para garantizar la consulta, la conservación de la información,

270-19.31 Informes de Gestión de Participación Ciudadana
- Comunicaciones y Solicitudes valores históricos por que involucra contenido informativo y
testimonial, son fuente de consulta, de apoyo para el desarrollo a la
- Convocatoria a la Comunidad
investigación, construcción de la memoria institucional. Dada en
- Listado de Asistencia cumplimiento con lo establecido en la ley 134 de 1994 - Política
- Registro fotográfico Nacional de Educación Ambiental y el procedimiento bajo la
- Evaluación de la Acción definición dada en la ley 1549 de 2012. Se digitaliza o microfilma
- Actas de Control Social para garantizar la consulta, la conservación de la información,
- Informes Finales
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Versión 2

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Gestión Central
Informes de Planeación de Educación Ambiental y X 2 8 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
270-19.38 Participación Ciudadana Gestión y Central, conservar totalmente, dado que cuenta con
valores históricos por que involucra contenido informativo y
- Lineamientos de trabajo testimonial, son fuente de consulta, de apoyo para el desarrollo a la
- Plan de Trabajo investigación, construcción de la memoria institucional. Dada en
cumplimiento con lo establecido en la ley 134 de 1994 - Política
- Informes consolidados de avance (Trimestral y anual) Nacional de Educación Ambiental y el procedimiento bajo la
- Entrega de Material Divulgativo definición dada en la ley 1549 de 2012. Se digitaliza o microfilma
- Comunicaciones para garantizar la consulta, la conservación de la información,
- Informes Finales
270-19.52 Informes Técnicos X 1 8 X X Serie documental digital, generada por el Sistema de Gestión
Documental de la CAR - SIDCAR en formato PDF/A. La información
- Informes se encuentra en las Copias de Seguridad Corporativa de la Oficina
de las Tecnologías y las Comunicaciones, resguardada en el
servidor sappbog02. Se conservan totalmente por que involucra
contenido informativo, dispositivo, decisivo, testimonial, misional y
son evidencias para reconstruir memoria institucional. Se transfiere
en Backup al Archivo Central. Por el alto grado de obsolescencia y
fragilidad de los medios tecnológicos, la oficina de las TIC debe
garantizar la migración a nuevos medios de almacenamiento que
aseguren y garanticen el acceso a la información y en cumplimiento
a la circular 003 de 2015 del AGN.
270-28 PROGRAMAS
270-28.2 Programas de Agendas Ambientales Sectoriales X 2 8 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
- Memorando de entendimiento Gestión y Central, por su contenido se conserva totalmente, aporta
valor testimonial e informativo y histórico, forma parte del patrimonio
- Plan de trabajo por agenda institucional de la CAR. Cualitativamente involucra información de
- Actas contenidos y temas técnicos sobre los procesos misionales en las
zonas productivas presentes en la jurisdicción CAR, que son fuente
de consulta, de apoyo para el desarrollo a la investigación. Durante
- Informes el tiempo de permanencia en el Archivo Central se digitaliza o
información y preservación del original.
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P E CT E M/D S
Gestión Central
270-28.6 Programas de Promoción de la Producción mas
X 2 8 X X
Limpia y Negocios Verdes
- Actas Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
- Lista de Asistencia Gestión y Central, por su contenido se conserva totalmente, aporta
valor testimonial e informativo y histórico, forma parte del patrimonio
- Informes institucional de la CAR. Cualitativamente involucra información de
contenidos y temas técnicos sobre los procesos misionales
relacionado con estrategias encaminadas a brindar condiciones
técnicas, sociales y ambientales que permitan mejorar la
productividad, haciendo un uso eficiente y racional de los recursos
naturales en las zonas productivas presentes en la jurisdicción CAR,
son fuente de consulta, de apoyo para el desarrollo a la
investigación. Durante el tiempo de permanencia en el Archivo
conservación de la información y preservación del original.
270-29 PROYECTOS
270-29.6 Proyectos de Conservación de Agua y Suelo (Checua) X 2 8 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
Diagnóstico del Suelo procesos misionales, su contenido informativo, histórico, testimonial
y misional forman parte del patrimonio institucional de la CAR, y son
Comunicaciones evidencias y fuentes importantes para el desarrollo y apoyo de la
Consolidado Actividades de Programa investigación en el campo de la conservación de suelo y agua para la
sostenibilidad ambiental. Durante el tiempo de permanencia en el
Informes Finales Archivo Central se digitaliza o microfilma para garantizar la consulta,
270-30
270-30.42 Registros Departamentos de Gestión Ambiental X 2 8 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
Gestión y Central, por su contenido se conserva totalmente, aporta
- Solicitud de Registro, Modificación o Ampliación de valor testimonial e informativo y histórico, forma parte del patrimonio
Información institucional de la CAR. Cualitativamente involucra información de
- Formulario de registro de departamento contenidos y temas técnicos sobre los procesos misionales en las
zonas productivas presentes en la jurisdicción CAR, que son fuente
- Comunicación de Conclusión de Trámite de consulta, de apoyo para el desarrollo a la investigación. Durante
información y preservación del original.
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016

Versión 2

P E CT E M/D S
Gestión Central
270-30.47 Registros de ONG X 2 0 X
- Carta de Presentación Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
- Ficha de Inscripción Gestión, pierde sus valores primarios y secundarios, el registro de
inscripción tiene validez por dos (2) años, es trámite de control
- Estatutos administrativo, no constituye información de carácter misional y no
- Registro de Cámara de Comercio presenta índices de consulta. Se elimina en su totalidad mediante
acta de eliminación documental, a través del proceso del picado con
el fin de preservar el medio ambiente y en cumplimiento del Acuerdo
004 de 2013 del AGN y bajo autorización del Jefe de la Oficina y
Gestión Documental.
GESTION DE SERVICIO AL CIUDADANO

270-1 ACTAS
Actas de Control y Seguimiento a los Derechos de Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
270-1.22 Petición X 1 9 X Gestión y Central, pierde valores primarios y secundarios por que no
constituye información de carácter misional, no presenta índices de
- Actas
consulta, no involucra procesos y procedimientos misionales; y la
- Lista de Asistencia información ha sido consolidada en el informe SAC. Se realiza
- Comunicaciones verificación del cumplimiento del tiempo de retención documental, se
elimina en su totalidad mediante acta de eliminación documental, a
través del método de picado con el fin de preservar el medio
ambiente y en cumplimiento al artículo 15 del Acuerdo 004 de 2013,
y bajo la autorización del Comité Interno de Archivo, la oficina
productora y Gestión Documental. El acta de eliminación e inventario
se conservará permanentemente publicados en la página web de la
CAR.
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016

Versión 2

P E CT E M/D S
Gestión Central
Gestión y Central, algunas peticiones adquieren valores secundarios
- Solicitud de Información que por la importancia de su contenido puedan servir como
- Respuesta testimonio del trámite e involucren conceptos sobre los procesos
- Constancia de Publicación en cartelera ( Si aplica) misionales y técnicamente puedan contribuir a la administración o
gestión de la Entidad. Se hará una selección cuantitativa del 5%
sobre el total de la transferencia anual. Se digitaliza o microfilma
para facilitar la consulta y perdurabilidad del original. Se conserva
totalmente la muestra seleccionada y el restante se eliminará a
ambiente y se hará bajo la autorización del Comité Interno de
Archivo, la oficina productora y Gestión Documental. La
documentación no seleccionada será eliminada totalmente mediante
acta de eliminación documental en cumplimiento al acuerdo 004 de
2013. El acta de eliminación e inventario documental se conservará
permanentemente publicados en la página web de la CAR. Se da
cumplimiento al trámite según lo ordenado en La Ley 1755 de 2015,
que regula el Derecho Fundamental de Petición y Código
contencioso administrativo que brinda las reglas generales.
270-19 INFORMES
270-19.51 Informes Servicio y Atención al Ciudadano X 2 13 X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
Gestión y Central, pierde valores primarios y secundarios por que no
- Consolidado Mensual Atención Usuarios Nivel Central
- Informes Evaluación Puntos de Control Procedimientos consulta, no involucra procesos y procedimientos misionales; y la
SAC y Soportes
- Reporte Direcciones
y/o Informe Regionales
trimestral SAC Nivel Central información ha sido consolidada en el informe de gestión de la
- Comunicaciones entidad., se elimina en su totalidad mediante acta de eliminación
documental, a través del método de picado con el fin de preservar el
medio ambiente y en cumplimiento al artículo 15 del Acuerdo 004 de
2013, y bajo la autorización del Comité Interno de Archivo, la oficina
CAR.
270-24 PLANES
270-24.9 Plan Institucional de Atención y Servicio al Ciudadano X 2 10 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
- PIASC Gestión y Central, por su contenido se conserva totalmente, aporta
- Comunicaciones valor administrativo e informativo consolidado, testimonial, histórico
y muestra avances de la gestión relacionada con la atención de
- Actas de Reunión usuarios, forma parte del patrimonio institucional de la CAR. Durante
- Listas de Asistencia el tiempo de permanencia en el Archivo Central se digitaliza o
- Informes información y preservación del original y en cumplimiento a la circular
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Versión 2

P E CT E M/D S
Gestión Central
CENTRO DE DOCUMENTACION
270-19 INFORMES
270-19.8 Informes Centro de Documentación X 2 10 X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de
- Informes Gestión y Central, pierde valores primarios y secundarios por que no
consulta, no involucra procesos y procedimientos misionales; y la
información ha sido consolidada en el informe SAC. Se realiza
verificación del cumplimiento del tiempo de retención documental, se
elimina en su totalidad mediante acta de eliminación documental, a
ambiente y en cumplimiento al artículo 15 del Acuerdo 004 de 2013,
y bajo la autorización del Comité Interno de Archivo, la oficina
CAR.
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016

Versión 2

P E CT E M/D S
Gestión Central
270-20 INVENTARIOS
270-20.5 Inventarios Material Bibliográfico X 1 5 X Son documentos de permanente actualización, Se encuentra en la

base de datos en un sistema de koha, ubicado en un servidor de la
Inventario Bibliográfico Red de Biteca, que hace parte de la infraestructura contratada en la
nube con Amazon Web Services, ubicado en el clúster de amazon
Ubicado en US East (North Virginia). Se conserva totalmente la
información por sus valores informativos, investigativos e históricos
en los soportes originales y forma parte del patrimonio bibliográfico
de la entidad. La oficina de las TIC debe garantizar la migración a
nuevos medios de almacenamiento que aseguren y garanticen el
acceso a la información. El material bibliográfico se conserva para la
consulta, forma parte del patrimonio documental de la Corporación
Convenciones

3
3
4
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016

Versión 2
UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRE Vigencia 2018
OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION ADMINISTRATIV

SOPORTEArchi
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
Archi
CÓDIGO SERIE / SUBSERIE
vo vo M/ PROCEDIMIENTO
SERIE DOCUMENTAL P E CT E S
Gesti Centr D
ón al
ADMNISTRACION
280-1 ACTAS
280-1.18 Actas de Reuniones de X 2 8 X X Una vez finalizados los tiempos de retención
Trabajo en el Archivo de Gestión y Central,
- Citaciones conservar totalmente, dado que cuenta con
- Listado de Asistencia valores históricos por que involucra
contenido informativo, dispositivo, decisivo,
- Acta
testimonial y misional, son fuente de
consulta, de apoyo para el desarrollo a la
investigación y forma parte del patrimonio
documental histórico de la institución. Se
digitaliza o microfilma para garantizar la
consulta, la conservación de la información,
preservación del original y en cumplimiento
a la Circular 003 de 2015 del AGN.
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016

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SOPORTEArchi
Archi
Gesti Centr D
ón al
280-12 DERECHOS DE PETICION X 1 9 X X Una vez finalizados los tiempos de retención
en el Archivo de Gestión y Central, algunas
- Solicitud de Información peticiones adquieren valores secundarios
- Respuesta que por la importancia de su contenido
- Constancia de puedan servir como testimonio del trámite e
Publicación en cartelera ( involucren conceptos sobre los procesos
Si aplica) misionales y técnicamente puedan
contribuir a la administración o gestión de la
Entidad. Se hará una selección cuantitativa
del 5% sobre el total de la transferencia
anual. Se digitaliza o microfilma para
facilitar la consulta y perdurabilidad del
original. Se conserva totalmente la muestra
seleccionada y el restante se eliminará a
través del método de picado con el fin de
preservar el medio ambiente y se hará bajo
la autorización del Comité Interno de
GESTION DOCUMENTALArchivo, la oficina productora y Gestión
Documental. La documentación no
280-1 ACTAS
seleccionada será eliminada totalmente
Actas Comité de
280-1.5 X 1 10 X X mediante
Una vez acta de eliminación
finalizados documental
los tiempos de
Archivo retención
- Citaciones en cumplimiento al acuerdo 004 de 2013.y
en el Archivo de Gestión
Central,
El acta conservar totalmente,
de eliminación e dado que
inventario
- Lista de Asistencia cuenta
documental con valores se históricos por que
conservará
- Acta involucra contenidopublicados
permanentemente informativo,endispositivo,
la página
decisivo
web de lay CAR.testimonial
Se da, cumplimiento
son fuente de al
trámite según lo ordenado en La Ley 1755
de 2015, histórico
documental que regula el Derecho
de la institución. Se
Fundamental
digitaliza de Petición
o microfilma y Código
para garantizar la
280-1.25 Actas de Desarchivo X 1 10 X X contencioso
consulta,
Una administrativo
vezla conservación
finalizados deque
los brinda las
la tiempos
información,
de
reglas generales.
preservación
retención en el delArchivooriginal y
de Gestión eny
- Actas cumplimiento a la Circular 003 dedado 2015 que
del
Central, conservar totalmente,
- Soportes AGN. con valores históricos por que
cuenta
involucra contenido informativo, dispositivo,
decisivo y testimonial , son fuente de
preservación del original y en
cumplimiento a la Circular 003 de 2015 del
AGN.
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016

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SOPORTEArchi
Archi
Gesti Centr D
Actas de Eliminación ón al Una vez finalizados los tiempos de
280-1.26 X 1 10 X X
Documental retención en el Archivo de Gestión y
- Sustentación de Central, las actas se conservan
Eliminación permanentemente y la Entidad deberá
mantenerlas publicadas en su página Web
para la consulta, dado que cuenta con
valores históricos por que involucra
contenido, dispositivo, decisivo y
testimonial , son fuente de consulta y
Actas de forma vez partefinalizados
del patrimonio documental
280-1.28 Microfilmación y/o X 1 10 X X Una los tiempos de
histórico deenla elinstitución.
retención Archivo de Se digitaliza
Gestión oy
Digitalización microfilmaconservar
o digitaliza para garantizar la
- Actas Iniciales Central, totalmente, dado que
consulta,con
cuenta la conservación
valores históricosde la información,
por que
- Actas Finales preservación
involucra contenidodel original dispositivo,
informativo, y en
cumplimiento
decisivo a la Circular, 003
y testimonial son defuente
2015 del de
AGN.
CIRCULARES documental histórico de la institución. Se
280-6 X 1 10 X X Serie
digitalizadocumental
o microfilmadigital,para generada
garantizarpor la el
- Circulares Sistema
consulta,de la Gestión Documental
conservación de la CAR -
de la información,
SIDCAR en formato
preservación delPDF/A. La información
original y en
se encuentra aenla las
cumplimiento Copias
Circular 003dedeSeguridad
2015 del
Corporativa
AGN. de la Oficina de las Tecnologías
y las Comunicaciones, resguardada en el
servidor sappbog02. Se conservan como
evidencias administrativas para reconstruir
memoria institucional. Se transfiere en
280-9 CONSECUTIVOS DE CORR Backup al Archivo Central. Por el alto grado
de obsolescencia y fragilidad de los medios
Consecutivo de Serie documental
tecnológicos, digital,degenerada
la oficina las TIC por debeel
280-9.1 Correspondencia X 1 20 X Sistema delaGestión Documental
garantizar migración a nuevosde la CARde-
medios
Enviada Externa (pdf/a) SIDCAR
almacenamiento en formatoque asegurenPDF/A.y garanticen
Una vez
- Consecutivos Externos
finalizado
el acceso a el tiempo de retención en el
la información.
archivo central eliminar totalmente por
pérdida de su valor administrativo, los
oficios se encuentran en cada una de las
series respectivas formando parte del
respectivo trámite. Se elimina mediante
acta de eliminación documental, a través
280-9.2 Consecutivo de Serie documental digital, generada por el
Correspondencia X 1 X del proceso
Sistema de preservación
de Gestión Documental de della medio
CAR
20
Enviada Interna (pdf/a) -ambiente
SIDCAR en y formato
en cumplimiento
PDF/A. Una del vez
Acuerdo
004 de 2013
finalizado del AGN
el tiempo y bajo autorización
de retención en el
- Consecutivos Internos del Comité
archivo Interno
central Archivo.
eliminar totalmente por
pérdida de su valor administrativo, los
oficios se encuentran en cada una de las
series respectivas formando parte del
respectivo trámite. Se elimina mediante
280-19 INFORMES acta de eliminación documental, a través
280-19.42 Informes de del proceso
Una vez de preservación
finalizados los deltiempos
medio de
Seguimiento a la X 1 5 X X ambiente yen
retención en cumplimiento
el Archivo de del Acuerdo
Gestión y
Organización Archivos 004 de 2013
Central, del AGN
conservar y bajo autorización
totalmente por su valor
-de
Informes
Gestiónde del Comité Interno
informativo Archivo.sobre la gestión
y referencia
Seguimiento documental en la entidad y forma parte del
patrimonio documental institucional.
Durante el tiempo de permanencia en el
280-20 INVENTARIOS Archivo Central se digitaliza o microfilma
para garantizar la consulta, la conservación
280-20.4 Inventarios de Una vez finalizados los tiempos de
X 1 5 X X de la información, y preservación del
Transferencias retención en el Archivo de Gestión y
original.
Documentales Central, por su contenido informativo y
- Inventario testimonial forman parte del patrimonio
Transferencia institucional de la CAR y referencia el fondo
Documental e inventario documental de la entidad.
Durante el tiempo de permanencia en el
Archivo Central se digitaliza o microfilma
280-24 PLANES para garantizar la consulta, la conservación
Plan Institucional de de la vez
Una información,
finalizadosy los preservación
tiempos del de
280-24.8 Archivos de la Entidad X 1 5 X X original. en el Archivo de Gestión y
retención
- PINAR Central, por su contenido informativo y
- Plan Institucional testimonial forman parte del patrimonio
institucional de la CAR y referencia gestión
documental. Durante el tiempo de
permanencia en el Archivo Central se
280-28 PROGRAMAS digitaliza o microfilma para garantizar la
280-28.1 Programa de Gestión X 1 5 X X Una
y preservación del original.los tiempos de
vez finalizados
Documental retención en el Archivo de Gestión y
- Programa Central, por su contenido informativo y
testimonial forman parte del patrimonio
institucional de la CAR y referencia gestión
documental. Durante el tiempo de
280-30 REGISTROS consulta, la conservación de la información,
y preservación del original.
Registros Control de X Una vez finalizados los tiempos de
280-30.3 Entrega de 1 X retención en el Archivo de Gestión y
Correspondencia por 5 Central, pierde valor administrativo e
Motorizados -
- Planillas Control informativo, no adquiere valores
Direcciones
Entregas Regionales secundarios. Se elimina en su totalidad
mediante acta de eliminación documental y
en cumplimiento al Artículo 15 del Acuerdo
004 de 2013 del AGN y del Artículo 35 del
Ley 1289 de 2009 " Las guías y
documentos soportes de entrega,
constancias de recibo y cualquier otros
documentos que utilicen los operadores
postales para la prestación del servicio y
que los mismos estimen pertinente su
conservación, deberán guardarse por un
período de tres (3) años desde la fecha de
expedición de los mismo, sin perjuicio de
los términos establecidos en normas
especiales, vencido el plazo anterior estos
Registros Control Serie documental
documentos podrá digital, generadasiempre
ser destruidos, por el
280-30.4 Devolución de Correo X 1 9 X Sistema de Gestión
que por cualquier Documental
medio técnico de la CAR
adecuado
-se garantice
SIDCAR laenreproducciónformato exacta."PDF/A. Se La
- Planillas Control información
elimina en susetotalidad
encuentra losen las Copias
físicos mediante de
Devoluciones Seguridad Corporativadocumental,
acta de eliminación de la Oficina a de las
través
Tecnologías
del proceso del y picado
las Comunicaciones,
con el fin de
resguardada
preservar elen el servidor
medio sappbog02.
ambiente y Se en
transfiere
cumplimiento en Backus al Archivo
al Artículo 15 del Central.
AcuerdoPor
el
004alto
de grado
2013 del de AGN
obsolescencia y fragilidad
y bajo la autorización
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016 de
del los medios
Comité tecnológicos,
Interno de Archivo, la oficina
la DAF de las
-
OTIC
Gestióndebe garantizar
Documental. El acta la demigración
eliminación a
nuevos
e medios de almacenamiento
inventario se conservará que
aseguren y garanticen
permanentemente publicados el acceso
en la páginaa la
información.
web de la CAR. Una vez migrada la
información a los nuevos medios, se
Versión 2

Serie documental digital, generada por el
CODIGO DEPENDENCIA: 280 Sistema de Gestión Documental de la CAR
- SIDCAR en formato PDF/A. La
SOPORTEArchi
Archi información se encuentra en las Copias de
SERIE DOCUMENTAL P E CT E S Seguridad Corporativa de la Oficina de las
Gesti Centr D Tecnologías y las Comunicaciones,
ón al resguardada en el servidor sappbog02. Se
transfiere en Backus al Archivo Central. Por
el alto grado de obsolescencia y fragilidad
de los medios tecnológicos, la oficina de las
OTIC debe garantizar la migración a
nuevos medios de almacenamiento que
aseguren y garanticen el acceso a la
información. Una vez migrada la
información a los nuevos medios, se
Registros Control eliminan los soportes obsoletos en
Entrega de cumplimiento
Una a la preservación
vez finalizados del medio
los tiempos de
ambiente yen al elAcuerdo
retención Archivo004 dedeGestión
2013 dely
280-30.5 Correspondencia X 1 9 X
Interna - Direcciones AGN. y bajo
Central, pierdela autorización del Comité
valor administrativo e
Regionales Interno de Archivo,
informativo, se elimina la DAF
en su - totalidad
Gestión
- Planillas control Documental.
mediante acta El acta de eliminación
de eliminación documental e y
Entregas inventario se conservará permanentemente
en cumplimiento al Artículo 15 del Acuerdo
publicados en la página web de
004 de 2013 del AGN y del Artículo 35 del la CAR. a
garantizar
Ley 1289la deconsulta,
2009 la "conservación
Las guías de lay
información, y preservación
documentos soportes del de original.
entrega,
280-30.14 Registros Control X especiales,
Una vez vencido
finalizadosel plazo
los anterior
tiemposestosde
Entrega de X 1 5 documentosenpodrá
retención ser destruidos,
el Archivo siemprey
de Gestión
Correspondencia que por cualquier
Central, pierde mediovalor técnico adecuado
administrativo e
Servicios de Correo se garantice lalainformación
informativo, reproducción se exacta."
conserva Seen
elimina
el sistemaa través del proceso
de información del picadode
Documental con
la
el fin decomo
entidad preservar
evidenciael medio ambiente.
administrativa paray
bajo la autorización
reconstruir memoria del Comité Interno
institucional y para dela
Archivo, lalaDAF
consulta, cual- queda
en el servidor El
acta de eliminación
shorabog02 y anualmente e seinventario se
transfiere en
conservaráal permanentemente
Backup Archivo Central,publicados por
en la página web de la CAR.
obsolescencia y fragilidad de los medios
X tecnológicos, se debe garantizar la
migración a nuevos medios de
almacenamiento que aseguren y garanticen
el acceso a la información, actividad a
cargo de OTIC. El físico se elimina en su
totalidad mediante acta de eliminación
documental y en cumplimiento al Artículo
15 del Acuerdo 004 de 2013 del AGN y del
Artículo 35 del Ley 1289 de 2009 " Las
guías y documentos soportes de entrega,
especiales, vencido el plazo anterior estos
documentos podrá ser destruidos, siempre
que por cualquier medio técnico adecuado
se garantice la reproducción exacta." Se
elimina el físico totalmente teniendo en
cuenta el soporte técnico con el fin de
preservar el medio ambiente. y bajo la
autorización del Comité Interno de Archivo,
la DAF - Gestión Documental. El acta de
eliminación e inventario se conservará
permanentemente publicados en la página
web de la CAR.
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016

Versión 2

SOPORTEArchi
Archi
Gesti Centr D
280-32 TABLAS DE RETENCION X ón
1 al
5 X X Una vez finalizados los tiempos de
DOCUMENTAL
- Acuerdo de Aprobación retención en el Archivo de Gestión y
Consejo Directivo Central, conservar totalmente por su valor
Archivo General de la informativo, sirve para reconstruir memoria
-Nación
Acto administrativo de institucional, refleja y referencia contenidos
aplicación TRD en la sobre la base legal, administración,
Corporación
- Tablas de Retención procedimientos, gestión y organización de
Documental la Entidad y forma parte del patrimonio
documental institucional. Durante el tiempo
280-33 TABLAS DE Una vez finalizados
de permanencia los tiempos
en el Archivo Central de
se
VALORACION X 1 5 X X retención
digitaliza oenmicrofilma
el Archivoparadegarantizar
Gestión lay
DOCUMENTAL Central,
consulta,conservar totalmente
la conservación de la por su valor
información,
- Comunicaciones
informativo,
y preservaciónsirve
delpara reconstruir memoria
original.
Archivo General
- Acuerdo de la
aprobación institucional, refleja y referencia contenidos
Nación
Consejo Directivo sobre la base legal, administración,
Archivo General de la procedimientos, gestión y organización de
Nación la Entidad y forma parte del patrimonio
documental institucional. Durante el tiempo
de permanencia en el Archivo Central se
TESORERIA digitaliza o microfilma para garantizar la
280-1 ACTAS y preservación del original.
280-1.15 Actas Comité de X 1 10 X X Una vez finalizados los tiempos de
Inversiones retención en el Archivo de Gestión y
- Informes Estado de Central, conservar totalmente, dado que
Inversiones
cuenta con valores históricos por que
decisivo y testimonial , son fuente de
AGN.
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016

Versión 2

SOPORTEArchi
Archi
Gesti Centr D
280-4 BOLETINES ón al
280-4.3 Boletines Diarios de X 2 28 X Una vez finalizados los tiempos de

Caja y Bancos retención en el Archivo de Gestión y
- Hoja de Ruta Central, se elimina totalmente, por pérdida
-- Ordenes
Resumende dePago
Pago(En de sus primarios y secundarios, la
orden
Virtualascendente y
Diario(Diferentes información de los registros contables se
comprobante
Bancos de egreso
- Traslados) encuentran en los Estados Básicos
-después
Comprobantes de de
de la orden Contables; y conforme a la ley Antitrámites,
Egreso(Sin
pago si aplica)orden de LEY 962 DE 2005, ARTÍCULO 28.
pago) RACIONALIZACIÓN DE LA
- Arqueo Diario de
Caja(Boletín de Caja, CONSERVACIÓN DE LIBROS Y PAPELES
Facturas de Venta, DE COMERCIO se establece : "Los libros
-Recibos
Comprobantes
de Caja de
) y papeles del comerciante deberán ser
Ingreso por Bancos(En conservados por un período de diez (10)
orden ascendente años contados a partir de la fecha del
Ingreso a Parques, último asiento, documento o comprobante,
-Ingresos
Informe de
Diario
Renta) y (En pudiendo utilizar para el efecto, a elección
Resumen de Tesorería
orden ascendente del comerciante, su conservación en papel
Consignaciones y o en cualquier medio técnico, magnético o
Facturas) electrónico que garantice su reproducción
280-5 CERTIFICACIONES exacta". Se elimina en su totalidad
Certificados de mediante
Una vezacta de eliminación
finalizados los documental,
tiempos de a
280-5.5 Ingresos y X 2 20 X través del proceso
retención del picado
en el Archivo decon el fin dey
Gestión
Retenciones(Funcionar preservar
Central, seelelimina
mediototalmente
ambientepuesto y que
en
ios)
- Certificado cumplimiento
pierde del Artículo
sus valores 15 del
primarios, Acuerdo
no adquiere
004 de secundarios
valores 2013 del AGN y conforme y bajo la leyla
autorización del
Antitrámites, LEYComité
962 DEInterno
2005, de Archivo,
ARTÍCULO
la oficinaRACIONALIZACIÓN
28. productora y Gestión Documental.
DE LA
El acta de eliminación
CONSERVACIÓN DE LIBROS e inventario
Y PAPELES se
conservará
DE COMERCIO permanentemente
se establece : publicados
"Los libros
en papeles
y la página del
webcomerciante
de la CAR. deberán ser
conservados por un período de diez (10)
años contados a partir de la fecha del
último asiento, documento o comprobante,
pudiendo utilizar para el efecto, a elección
del comerciante, su conservación en papel
o en cualquier medio técnico, magnético o
electrónico que garantice su reproducción
digitaliza Se
exacta". o microfilma;
elimina en como muestra
su totalidad
representativa
mediante acta de de la
eliminación gestión
documental, para a
reconstruir
través historia Institucional,
del proceso del picado con por el
sufinvalor
de
contable yel evidencia
preservar medio ambientedel patrimonioy en
documental de del
cumplimiento la entidad,
Artículo seleccionar
15 del Acuerdo el .
Lo node seleccionado
004 2013 del AGN se eliminay bajoen su la
totalidad previa
autorización del revisión de los de
Comité Interno criterios de
Archivo,
eliminación
la establecidos
oficina productora en laDocumental.
y Gestión Entidad y
mediante
El acta deactaeliminación
de eliminación e documental.
inventario se
conservará permanentemente publicados
en la página web de la CAR.
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016

Versión 2

Una vez finalizados los tiempos de
CODIGO DEPENDENCIA: 280 retención en el Archivo de Gestión y
Central, se elimina totalmente, por pérdida
SOPORTEArchi
Archi de sus primarios y secundarios, la
SERIE DOCUMENTAL P E CT E S información de los registros contables se
Gesti Centr D encuentran en los Estados Básicos
280-8 CONCILIACIONES BANCARX ón
2 al
10 X Contables; y conforme a la ley Antitrámites,
LEY 962 DE 2005, ARTÍCULO 28.
- Conciliaciones RACIONALIZACIÓN DE LA
- Extractos bancarios CONSERVACIÓN DE LIBROS Y PAPELES
DE COMERCIO se establece : "Los libros
- Soporte Solicitud y papeles del comerciante deberán ser
Correcciones conservados por un período de diez (10)
exacta". Se elimina en su totalidad
mediante acta de eliminación documental, a
través del proceso del picado con el fin de
preservar el medio ambiente y en
cumplimiento del Artículo 15 del Acuerdo
004 de 2013 del AGN y bajo la
280-23 NOMINAS autorización del Comité Interno de Archivo,
la oficina productora y Gestión Documental.
280-23.1 Nóminas Funcionarios X 2 78 X X Una
El acta vezde finalizados
eliminación los tiempos de
e inventario se
retención
conservaráenpermanentemente
el Archivo de Gestión
publicadosy
- Nómina Central, se determina
en la página web de laque
CAR.algunas nóminas
por sus aportes técnicos, administrativos e
informativos, pueden servir como
testimonio y muestra representativa para
crear memoria institucional, ya que la
nomina la conforman listados de los
funcionarios que trabajaron en la entidad,
sus salarios, prestaciones y descuentos. Se
hará una selección aleatoria del 5% por
cada 5 años de transferencia documental.
Se digitaliza o microfilma para facilitar la
consulta y perdurabilidad del original. Se
conserva totalmente la muestra
seleccionada y el restante se eliminará a
Archivo, la oficina productora y Gestión
Documental y mediante acta de
eliminación documental en cumplimiento al
acuerdo 004 de 2013. El acta de
eliminación e inventario documental se
en la página web de la CAR. - Circular 004
de 2003 del AGN y Ley 594 de 2000 .
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280-23.2 ón al Una vez finalizados los tiempos de
Nóminas Pensionados X 2 78 X X retención en el Archivo de Gestión y
Central, se determina que algunas nóminas
- Novedades de Nómina por sus aportes técnicos, administrativos e
informativos, pueden servir como
testimonio y muestra representativa para
crear memoria institucional, ya que la
nomina la conforman listados de los
funcionarios que trabajaron en la entidad,
sus salarios, prestaciones y descuentos. Se
hará una selección aleatoria del 5% por
cada 5 años de transferencia documental.
Se digitaliza o microfilma para facilitar la
consulta y perdurabilidad del original. Se
conserva totalmente la muestra
280-30 REGISTROS seleccionada y el restante se eliminará a
Archivo, la oficina productora y Gestión
Documental y mediante acta de
eliminación documental en cumplimiento al
acuerdo 004 de 2013. El acta de
eliminación e inventario documental se
en la página web de la CAR. - Circular 004
de 2003 del AGN y Ley 594 de 2000 .
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Registros Control de ón al Una vez finalizados los tiempos de
280-30.13 desembolsos X 3 0 X retención en el Archivo de Gestión pierde el
Convenios y Contratos valor administrativo y legal, no constituye
- Apertura de Cuenta información de carácter informativo, no
adquiere valores secundarios, se elimina en
- Tarjeta Registro de firmas su totalidad mediante acta de eliminación
- Informe del Supervisor avalando pago documental y en cumplimiento al Artículo
15 del Acuerdo 004 de 2013 del AGN y Se
- Comprobantes de pago elimina a través del proceso del picado con
- Comunicaciones Bancos el fin de preservar el medio ambiente. y
bajo la autorización del Area de Tesorería -
- Copia cheque
DAF - Gestión Documental.
Registros de Control y
280-30.25 Cumplimiento de X 1 5 X Una vez finalizados los tiempos de
Embargos retención en el Archivo de Gestión y
Central, eliminar totalmente por perdida de
- Comunicaciones su valor administrativo y legal, la acción ya
fue efectiva y no hay obligación del
demandado de proporcionar los recursos y
en el juzgado se encuentra toda la
información del proceso, no constituye
información de carácter misional y no
presenta índices de consulta, Se realiza
verificación del cumplimiento del tiempo de
retención documental, se elimina en su
documental, a través del método de picado
Registros de Cuentas Una vez finalizados los tiempos de
280-30.28 X 1 5 X con el fin de preservar el medio ambiente y
Corrientes y de Ahorro retención en el Archivo de Gestión y
en cumplimiento al artículo 15 del Acuerdo
- Apertura de cuenta Central, pierde su valor administrativo,
004 de 2013, y bajo la autorización del
contable y legal, eliminar dado que los
- Registro de firmas Comité Interno de Archivo, la DAF -
documentos de apertura de la cuenta se
Gestión Documental. El acta de eliminación
- Comunicaciones encuentran en los archivos del respectivo
e inventario se conservará
Banco. Se realiza verificación del
- Anulación de cheques permanentemente publicados en la página
cumplimiento del tiempo de retención
web de la CAR.
documental, se elimina en su totalidad
mediante acta de eliminación documental,
a través del método de picado con el fin de
Registros de Una vez finalizados
cumplimiento al artículo 15los
del tiempos de
Acuerdo 004
280-30.33 X 1 X X
Inversiones retención
de 2013, yen bajoella Archivo de del
autorización Gestión
Comitéy
- Comunicación de Deceval Central,
Interno de conservar
Archivo,totalmente,
la DAF - dado que
Gestión
- Solicitud a cotizar cuenta con valores
Documental. El actacontables e históricos,
de eliminación e
refleja las se
inventario estrategias
conservarádepermanentemente
inversión de la
- Cotizaciones entidades financieras entidad, lasenvalorizaciones, riesgos en el
publicados la página web de la CAR.
- Acta Comité e Inversiones mercado, riesgo en el emisor y riesgo de
- Comunicaciones entidades financieras liquidez, son fuente de consulta, de apoyo
y aporte para el desarrollo económico de la
- Resumen Concentración y Cotización
entidad y forma parte del patrimonio
- Constancias de depósitos (CDT) documental histórico de la institución. Se
- Papeleta de depósito (TES) digitaliza o microfilma para garantizar la
- Extractos mensuales DCV y DECEVAL consulta, la conservación de la información,
- Arqueo mensual preservación del original y en
- Informe semanal de inversiones ( Si aplica) AGN.
- Liquidación mensual de
rendimientos (Matriz
Digital)
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ón al
PRESUPUESTO
280-5.4 Certificados de Una vez finalizados los tiempos de
-Disponibilidad
Certificado de X 2 10 X retención en el Archivo de Gestión y
Presupuestal Central, se elimina totalmente puesto que
-Disponibilidad
Anexos (Solicitud y
Presupuestal pierde sus valores primarios, no adquiere
Memorandos valores secundarios y conforme la a ley
Antitrámites, LEY 962 DE 2005, ARTÍCULO
28. RACIONALIZACIÓN DE LA
CONSERVACIÓN DE LIBROS Y PAPELES
DE COMERCIO se establece : "Los libros
y papeles del comerciante deberán ser
conservados por un período de diez (10)
280-19 INFORMES exacta". Se elimina en su totalidad
280-19.50 Informes X 1 10 X X mediante
Una vezacta de eliminación
finalizados los documental,
tiempos de a
Presupuestales través del proceso
retención en el Archivo del picado decon el fin dey
Gestión
- Informe Financiero preservarconservar
el mediototalmente, ambiente dadoy que en
Mensual Central,
cumplimiento
cuenta con valoresdel Artículo
contable15y del Acuerdo
proporciona
004 dede 2013
datos del AGN
información y bajo de
en términos la
autorización del
capacidad Comité Interno
financiera, de Archivo,
son fuente de
la oficina productora
consulta y Gestión Documental.
para la reconstrucción de la
El acta deinstitucional.
memoria eliminación eSeinventariodigitaliza seo
280-21 LIBROS conservará para
microfilma permanentemente publicados
garantizar la consulta, la
280-21.3 Libros de en la
La página web
conservación
información deencuentra
de
se la la
CAR.información,
en las Copias
Compromisos preservación
de Seguridaddel original y de
Corporativa en cumplimiento
la Oficina de
- Libro de Compromiso a la Circular
las 003 dey2015
Tecnologías las del AGN.
Comunicaciones,
resguardada en el servidor shorabog02 .
X 2 5 X Se transfiere copia de los Backups al
Archivo Central. Se conserva por sus
valores administrativos, contables, técnicos
y testimoniales de la gestión de la
dependencia. Por el alto grado de
280-21.4 Libros de Reservas La información de
obsolescencia se los
encuentra
mediosen las Copias
tecnológicos,
- Libro de Reservas de Seguridad
la oficina de las Corporativa
OTIC debe de la Oficina de
garantizar la
las Tecnologías
migración a ynuevos
las Comunicaciones,
medios de
resguardada
almacenamiento en que
el servidor
asegurenshorabog02.
y garanticen
X 2 5 X Se transfiere copia de los Backups al
el acceso a la información.
Archivo Central. Se conserva por sus
valores administrativos, técnicos, contables,
informativos y testimoniales de la gestión
de la dependencia. Por el alto grado de
280-26 PRESUPUESTO obsolescencia de los medios tecnológicos,
Presupuesto Anual la oficina
Una vez definalizados
las OTIC debe los garantizar
tiempos de la
280-26.1 X 2 10 X X
migración en a el nuevos
retención Archivo demedios Gestión de y
- Modificaciones almacenamiento
Central, conservar que aseguren
totalmente y garanticen
por su
presupuestales
- Antecedentes el acceso a informativo,
contenido la información. fiscal y misional,
(adiciones, reducciones,
- Comunicaciones dado que esta documentación sirve de
traslados o evidencia y soporte de todos los ingresos y
-suspensiones)
Resolución constitución
de Reservas gastos de funcionamiento, servicio de
- Informe Constitución de deuda e inversión para la vigencia fiscal de
Reservas
- Actos administrativos cada año; sirve para la reconstrucción de la
de aprobación y/o memoria institucional. Durante el tiempo de
modificación del PAC permanencia en el Archivo Central se
280-29 PROYECTOS digitaliza o microfilma para garantizar la
Proyectos de consulta,
Una vezla conservación
finalizados los de la tiempos
información,de
280-29.10 X 2 5 X
y preservación
Presupuesto retención en del el original.
Archivo de Gestión y
- Proyecto de Presupuesto (anexo ilustrativo) Central, pierde sus valores primarios y
- Antecedentes secundarios, una vez que sea aprobado el
presupuesto no constituye información de
carácter misional, no involucra procesos ni
procedimientos y no presenta índices de
consulta. El proyecto de presupuesto
queda registrado en las series
documentales de Acuerdos de Consejo
Directivo y Resoluciones de la Secretaría
General. Se realiza verificación del
FACTURACION Y CARTERA
280-1 ACTAS preservar el medio ambiente y en
280-1.33 Actas Comité Interno X 1 10 X X cumplimiento al artículo 15los
Una vez finalizados del tiempos
Acuerdo 004 de
de Cartera de 2013,y en
retención bajoella Archivo
autorización
de del Comitéy
Gestión
- Convocarotia Interno
Central, de Archivo,totalmente,
conservar la DAF - dado Gestión
que
- Acta Documental.
cuenta El acta históricos
con valores de eliminación
por que e
- Listado de asistencia inventario contenido
involucra se conservará permanentemente
informativo, dispositivo,
publicadosy entestimonial
decisivo la página web de lafuente
, son CAR. de
AGN.
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280-16 FACTURAS ón al
280-16.1 Facturas Cobro Cuotas X 1 10 X Una vez finalizados los tiempos de

-Partes
Resolución
Pensionales
de retención en el Archivo de Gestión y
Reconocimiento Central, pierde valor administrativo, legal,
- Oficio de aceptación prescribe su obligación, no constituye
- Certificaciones información de carácter misional y no
Laborales presenta índices de consulta. En la oficina
- Oficios de cobro de Talento Humano se conserva toda la
- Facturación Cuota información soporte de la cuota parte
Parte Pensional(Cuadro pensional a cargo de la entidad y demás
Excel/Intranet) entidades, en la serie documental
- Comunicaciones Expediente de Pensionados. Se realiza
- Liquidación individual verificación del cumplimiento del tiempo de
(Intranet) retención documental, se elimina en su
- Acto Administrativo de
cancelación de cobro
( documentos de OGTH)
con el fin de preservar el medio ambiente y
Comité Interno de Archivo, la oficina DAF-
web de la CAR.
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280-16.2 Facturas Distritos de X ón
1 al
10 X Una vez finalizados los tiempos de
Riego retención en el Archivo de Gestión y
- Liquidación de Tarifa Central, eliminar totalmente por la pérdida
(Base de Datos OACO- de su vigencia administrativa y legal dado
Intranet) que la Resolución de la liquidación se
- Resolución de cobro
encuentra en la subserie documental
- Facturas en PDF Resoluciones de la Secretaría General, y la
- Pruebas de Entrega facturación se encuentra en el aplicativo de
- Devoluciones cartera de la dependencia. Los respectivos
pagos quedan registrados en el Boletín
- Notificación por aviso Diario de Cajas y Bancos y en los Informes
de Cartera. Se realiza verificación del
Facturas Tasas documental,
Una se elimina los
vez finalizados en su totalidadde
tiempos
280-16.3 Ambientales ( por Uso X 1 10 X mediante acta
retención en deel eliminación
Archivo dedocumental,
Gestión y
y Retributivas) a través del método de picado con el fin de
- Liquidación Tasas por Central, eliminar totalmente por la pérdida
Uso o Retributivas de su vigencia administrativa y legal dado
- Facturas PDF ( Uso y cumplimiento al artículo 15 del Acuerdo
que el acto administrativo de la liquidación 004
Retributivas) de 2013, y bajo
se encuentra en lala Secretaría
autorización del Comité
General, y la
- Acto Administrativo de Interno de Archivo, la oficina DAF- Gestión
Factor Regional facturación se encuentra en el aplicativo de
Documental. El acta de eliminación e
- Prueba de Entrega cartera de la dependencia. Los respectivos
inventario se conservará permanentemente
- Devoluciones pagos quedan registrados en el Boletín
Diario de Cajas y Bancos y en los Informes
- Notificación por aviso de Cartera. Se realiza verificación del
cumplimiento al artículo 15 del Acuerdo 004
de 2013, y bajo la autorización del Comité
Interno de Archivo, la oficina DAF- Gestión
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280-16.4 Reclamaciones de X ón
2 al
0 X Una vez finalizado el tiempo de retención
Facturación
- Copia de la factura en el Archivo de Gestión, se elimina en su
totalidad por pérdida de su vigencia
- Prueba de entrega administrativa, es un trámite de control
- Reclamo administrativo en donde el manejo de la
- Comunicaciones documentación permite controlar las
actuaciones administrativas para atender
- Informe técnico reclamaciones que conllevan a la
- Acto administrativo confirmación o reliquidación de un título, si
- Resolución Recurso de se revoca o paga pasa a Informes de
Reposición y subsidio de Cartera, y si no paga los documentos
apelación pasan para dar apertura de Expediente de
- Pantallazo del aplicativo cobro coactivo. e elimina en su totalidad
-( Memorando
si paga) a cobro mediante acta de eliminación documental, a
coactivo ( si no paga) través del proceso del picado con el fin de
280-19 INFORMES preservar el medio ambiente y en
cumplimiento del Acuerdo 004 de 2013 del
AGN y bajo autorización del Jefe de la
oficina DAF- Gestión Documental.
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280-19.21 Informes de Cartera X ón
1 al
10 X X Una vez finalizados los tiempos de
- Informe consolidado retención en el Archivo de Gestión y
Central, conservar totalmente, dado que
-porcentaje ambiental
Informe Transferencias cuenta con valores contable, informativo e
-Sector Eléctrico
Informe Tasas y histórico, abarca toda la gestión financiera
Distritos
- Informe Multas y transaccional y de tesorería, son fuente de
Sanciones consulta y forma parte del patrimonio
- Cuotas partes documental histórico de la institución. Se
pensionales
- Cobro por Seguimientos digitaliza o microfilma para garantizar la
- Acuerdos de Pago consulta, la conservación de la información,
- Arqueos de Acuerdos cumplimiento a la Circular 003 de 2015 del
de pago
-Conciliaciones AGN. Ley 962, Antitramite (Articulo 28)
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280-27 PROCESOS ón al
280-27.4 Procesos de Cobro X 2 18 X Una vez finalizados los tiempos de

Coactivo retención en el Archivo de Gestión y
- Informe Secretarial
Central, eliminar totalmente por la pérdida
- Auto Avoque de de su valor administrativo y legal, a demás
conocimiento por la prescripción de toda acción penal y
- Mandamiento de pago
disciplinaria. Los pagos quedan registrados
- Citación y Notificación en el Boletín Diario de Cajas y Bancos y en
- Excepciones de Mérito los informes de Cartera. Se realiza
(Opcional) verificación del cumplimiento del tiempo de
- Notificación de retención documental, se elimina en su
Providencia totalidad mediante acta de eliminación
- Auto de Apertura
Pruebas documental, a través del método de picado
- Recurso de Reposición con el fin de preservar el medio ambiente y
(Opcional) en cumplimiento al artículo 15 del Acuerdo
- Auto Decretando
medidas preventivas 004 de 2013, y bajo la autorización del
- Oficio Ordena Registrar Comité Interno de Archivo, la DAF -
medida de embargo Gestión Documental. El acta de eliminación
- Acuerdo de Pago
- Auto de Suspensión permanentemente publicados en la página
- Auto de Reanudar web de la CAR.
Proceso (opcional)
- Auto Ordenación seguir
adelantando Ejecución.
- Comunicación Oficio de
Notificación
- Traslado de Liquidación
Provisional
- Citación y Notificación
- Auto de Terminación y
Archivo
- Comunicación Usuario
Ejecutado
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280-27.5 Procesos de Cobro X ón
2 al
0 X Es una serie documental transitoria que
Persuasivo permite llevar el control administrativo de
- Factura presta merito
las actividades que se ejecutan para lograr
ejecutivo
- Prueba de Entrega el pago o recuperación de la obligación y
- Resolución (si aplica) pueden surgir los siguientes trámites:
- Auto de Cobro Si el usuario pagó los documentos son
Persuasivo ( si aplica) direccionados a los informes de cartera; Si
- Acta de Visita ( si
el usuario suscribe Acuerdo de pago se
aplica)
- Comunicaciones archivan en la serie documental
- Derecho de Petición Expedientes de Cobro Coactivo.
- Oficio Respuesta La creación de la serie documental es
- Acuerdo de Pago necesaria para permitir un control
administrativo de las respectivas fases que
- Impresión Aplicativo
conllevan la recuperación de la obligación.
-Cancelado
Memorado( si paga)
a Cobro En caso de que se registre información que
Coactivo ( Si no paga) no conlleve a ningún proceso de los
mencionados, Se realiza verificación del
280-34 TRANSFERENCIAS cumplimiento del tiempo de retención
Transferencia Fondo de documental, se elimina en su totalidad
280-34-01 Compensación Una
mediantevezacta
finalizados
de eliminaciónlos documental,
tiempos de
X 2 10 X
retención en el Archivo de Gestión y
Ambiental a través del método de picado con el fin de
- Relación Mensual de Central, pierde sus valores primarios y
los Recursos transferidos secundarios, no involucra procesos y
fondo Ambiental procedimientos misionales, no presenta
- Certificado Disposición de 2013,y bajo la autorización de la Oficina
índices de consulta. Los pagos se
- Acto
Presupuestal DAF - Gestión Documental.
encuentran en los Boletines Diarios de Caja
Administrativo(Resolució
y Bancos de tesorería, el monto se
n)
- Acta Única de Pago determina en el procedimiento para el
recaudo en el Decreto 954 de 1999. Se
realiza verificación del cumplimiento del
tiempo de retención documental, se elimina
en su totalidad mediante acta de
Transferencia eliminación
Una documental, los a tiempos
vez finalizados través del
de
280-34-02 X 2 10 X
Porcentaje Ambiental método de en
retención picadoel con el fin de preservar
Archivo Gestión ely
- Actas de visita medio ambiente
Central, pierde sus y en cumplimiento
valores primarios aly
artículo 15 del Acuerdo
secundarios, no involucra004 de procesos
2013, y bajoy
- Consignaciones la autorización misionales,
del Comité noInterno de
procedimientos presenta
Archivo, de
índices la DAF - Gestión
consulta. y los Documental.
pagos seEl
acta de eliminación
encuentran en los Boletines e Diarios
inventario se
de Caja
conservará
y Bancos de permanentemente
tesorería y los soportes publicados
de la
en la página web
transferencia de la reposan
también CAR. en la series
de cada municipio de la jurisdicción de la
CAR. Se realiza verificación del
ALMACEN mediante acta de eliminación documental,
280-1 ACTAS preservar el medio ambiente y en
280-1.6 Actas Comité de Bajas X 1 10 X X cumplimiento al artículo 15los
Una vez finalizados del tiempos
Acuerdo 004de
de 2013, yen
retención bajoella Archivo
autorización
de del Comitéy
Gestión
- Acta Comité de bajas Interno
Central, de Archivo,totalmente,
conservar la DAF - dado Gestión
que
Anexos Documental. El acta de
cuenta con valores históricos por queeliminación e
- Relación de elementos publicados
decisivo y entestimonial
la página web de lafuente
, son CAR. de
- Resolución de bajas consulta, de apoyo para el desarrollo a la
- Informe investigación y forma parte del patrimonio
- Concepto Comité documental histórico de la institución. Se
Evaluador sobre digitaliza o microfilma para garantizar la
Conveniencia de consulta, la conservación de la información,
- Resolución de
Operación de Venta preservación del original y en
Aprobación de Venta
- Acta de adjudicación cumplimiento a la Circular 003 de 2015 del
AGN.
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280-5 CERTIFICACIONES ón al
280-5.6 Constancias de X 2 0 X Una vez finalizados los tiempos de

Entrega de Bienes retención en el Archivo de Gestión, se
- Constancia
elimina en su totalidad por perdida de su
valor administrativo, no constituye
información de carácter misional, no
presenta índices de consulta. Se elimina en
su totalidad dado que este documento se
conserva en la Historia laboral del
funcionario en la oficina de Talento
Humano. Se elimina en su totalidad
280-13 EGRESOS DE ALMACÉN través del proceso del picado con el fin de
280-13.1 Egreso de Almacén X 2 5 X preservar
Una vez elfinalizados
medio ambiente
los tiemposy en de
Elementos de cumplimiento
retención en del el Acuerdo
Archivo 004
de deGestión
2013 dely
- Comprobante de egreso
Consumo AGN y bajo
Central, autorización
pierde su valordeladministrativo
Jefe de la DAF e
-informativo,
GD. no involucra procesos y
procedimientos misionales, no presenta
índices de consulta. Se realiza verificación
del cumplimiento del tiempo de retención
Interno de Archivo, la oficina de la DAF -
Gestión Documental. El acta de
eliminación e inventario se conservará
web de la CAR.
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Egresos de Almacén ón al Una vez finalizados los tiempos de
280-13.2 X 2 10 X
Elementos Devolutivos retención en el Archivo de Gestión y
- Comprobante de Central, pierde su valor administrativo e
Egreso informativo, no involucra procesos y
procedimientos misionales, no presenta
índices de consulta. Se realiza verificación
del cumplimiento del tiempo de retención
Egresos de Almacén Una vez finalizados
cumplimiento al artículo 15los
del tiempos
Acuerdo 004de
280-13.3 X 2 5 X
Salida de Inmuebles retención
de 2013, yen bajoella Archivo de del
autorización Gestión
Comitéy
- Comprobante de
Egreso Central,
Interno depierde su la
Archivo, valor administrativo
oficina de la DAF e-
informativo, no presenta Elíndices
Gestión Documental. acta de
consulta,
eliminación no involucra seprocesos
e inventario conservaráy
procedimientos misionales.
permanentemente publicados Los
en la página
documentos
web de la CAR. del inmueble reposan en la
serie documental expedientes de predios
de la Secretaria General. Se realiza
280-19 INFORMES con el fin de preservar el medio ambiente y
Comité Interno de Archivo, la oficina DAF -
web de la CAR.
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ón al Una vez finalizados los tiempos de
280-19.18 Informes de Almacén X 2 5 X
- Ajuste de inventarios Central, eliminar totalmente por la pérdida
de su vigencia administrativa e informativo,
- Balance de prueba no constituye información de carácter
misional ni involucra procedimientos, no
- Saldos por Almacén
presenta índices de consulta, y su
- Relación de compras información queda registrada en el área de
bienes y devolutivos contabilidad en la serie documental Libros
Auxiliares. Se realiza verificación del
Interno de Archivo, la DAF- Gestión
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280-20 INVENTARIOS ón al
280-20.1 Inventarios Reintegros X 2 10 X Una vez finalizados los tiempos de

- Inventario individual de Central, pierde sus valores primarios y
elementos (por secundarios por que no constituye
funcionario) información de carácter misional y no
- Traspasos internos presenta índices de consulta. Se realiza
(entre funcionarios) verificación del cumplimiento del tiempo de
280-20.2 con el fin de preservar el medio ambiente y
Inventarios Traspasos X 2 10 X Una vez finalizados los tiempos de
en cumplimiento
retención en el al Archivo
artículo 15 de del Acuerdoy
Gestión
- Traspasos de 004 de 2013,
Central, pierde ysusbajovalores
la autorización
primariosdely
elementos entre Comité Interno de Archivo, la DAF - Gestión
secundarios por que no constituye
funcionarios Documental. El acta de eliminación
información de carácter misional y no e
inventario se conservará
presenta índices permanentemente
de consulta. Se realiza
Inventarios de con el fin de preservar el medio ambiente y
280-20.3 Elementos Devolutivos X 2 10 X Una vez finalizados
en cumplimiento al artículolos15 tiempos de
del Acuerdo
por Oficinas retención
004 de 2013, en ely bajo
Archivo de Gestióndely
la autorización
- Inventario individual de Central, pierdedesus
Comité Interno valores
Archivo, la DAFprimarios
- Gestióny
elementos (por secundarios
Documental. El por actaquede no constituye
eliminación e
funcionario)
- Traspasos internos información
inventario se de carácterpermanentemente
conservará misional y no
(entre funcionarios) presenta
publicadosíndices de consulta.
en la página web de laSe elimina
CAR.
eliminación documental, a través del
método de picado con el fin de preservar el
medio ambiente y en cumplimiento al
280-30 REGISTROS artículo 15 del Acuerdo 004 de 2013, y bajo
Registros de Ingresos la autorización del Comité Interno de
280-30.31 Almacén Compra de X 1 5 X Una vez finalizados los tiempos de
Archivo, la en
retención DAFel- Archivo
de Gestión Ely
-Inmuebles
Comprobante de acta de seeliminación e inventario se
Ingreso de Compra de Central, elimina totalmente por pérdida
conservará
de sus valores permanentemente
primarios y nopublicados
adquiere
Inmuebles
- Ficha de incorporación en la página web de la CAR.
predios valores secundarios. Estos documentos
son soportes que legalizan la compra de
predios, reposan en la serie documental
Historias de Bienes Inmuebles de la
Secretaria General. Se elimina mediante
acta de eliminación documental, a través
del proceso del picado con el fin de
cumplimiento al Artículo 15 del Acuerdo
004 de 2013 del AGN y bajo la autorización
del Comité Interno de Archivo, la DAF -
web de la CAR.
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Registros Ingresos ón al Una vez finalizados los tiempos de
280-30.32 Almacén Elementos de X 1 5 X retención en el Archivo de Gestión y
Consumo Central, pierde valor administrativo e
- Comprobantes informativo, se extingue o desaparece
- Facturas como unidad o materia independiente y
entra a formar parte constitutiva de otros,
- Ingreso Sistema no constituye información de carácter
misional y no presenta índices de consulta.
Se realiza verificación del cumplimiento del
tiempo de retención documental, se elimina
Registros Ingresos a métodovez
Una de picado con el fin
finalizados los detiempos
preservarde el
280-30.43 Almacén Elementos X 1 5 X medio ambiente
retención y en cumplimiento
en el Archivo de Gestión aly
devolutivos artículo 15pierde
Central, del Acuerdo
valor004 de 2013, y bajo
administrativo e
- Comprobante de
-Ingreso
Orden adeAlmacén
compra, la autorización
informativo, del Comité
no constituye Interno de
información
servicio, caja menor o Archivo, la
carácter DAF - y Gestión
misional Documental.
no presenta índices deEl
contrato acta de Se
consulta. eliminación
elimina en e suinventario
totalidadse
- Factura conservaráacta
mediante permanentemente publicados
de eliminación documental,
- Informe de interventoría entravés
a la página web de la
del método deCAR.
picado con el fin de
- Acta de recibo(Si preservar el medio ambiente y en
aplica) cumplimiento al artículo 15 del Acuerdo 004
- Ajustes(Si aplica) de 2013, y bajo la autorización del Comité
Interno de Archivo, la DAF - Gestión
CONTABILIDAD Documental. El acta de eliminación e
280-1 ACTAS
280-1.29 Actas de Renovación Una vez finalizados los tiempos de
de Numeración de retención en el Archivo de Gestión, se
Libros Oficiales elimina en su totalidad por perdida de su
- Actas valor administrativo, no constituye
X 1 10 X información de carácter misional, no
presenta índices de consulta. Se elimina
través del proceso del picado con el fin de
280-14 ESTADOS CONTABLES X 1 10 X X cumplimiento
Una del Acuerdolos
vez finalizados 004 tiempos
de 2013 del de
BASICOS AGN y y bajo
retención en ella autorización
Archivo de del Comitéy
Gestión
- Balance General Interno depor Archivo, la oficina productora
Central, su contenido informativo,y
- Estado de actividad Gestión Documental.
contable, El acta deforman
histórico y misional eliminación
parte
financiera económica e patrimonio
del inventario institucional
se deconservará
la CAR.
social y ambiental permanentemente
Recopila informaciónpublicados en la registra
financiera, página
- Estado de flujo efectivo web de lalas
todas CAR. operaciones financieras,
situaciones económicas y los cambios que
- Estado cambio
experimenta la entidad en una fecha o
patrimonio
- Informe de periodo determinado. Durante el tiempo de
Cumplimiento Ambiental permanencia en el Archivo Central se
-( Dictamen
Si aplica) de revisoría digitaliza o microfilma para garantizar la
fiscal a los estados consulta, la conservación de la información,
financieros y preservación del original. Ley 962,
280-19 INFORMES Antitramite (Articulo 28) Los libros y papeles
280-19.1 Informes a organismos X 1 10 X X del comerciante
Una deberánlos
vez finalizados ser tiempos
conservados
de
por un período
en el deArchivo
diez (10)
de yGestión
(Estatutoy
-de vigilancia y Control
Informe retención
tributario).conservar
Resolucióntotalmente,
525 de 2016, la cual
Central, dado que
incorpora
cuenta con en valores
el régimen de contabilidad
históricos por que
pública,
involucra la norma de proceso
contenido contable
informativo y ely
sistema de Gestión
testimonial, Documental
son fuente contable.de
de consulta,
apoyo para el desarrollo a la investigación y
forma parte del patrimonio documental
histórico de la institución. Se digitaliza o
microfilma para garantizar la consulta, la
conservación de la información,
preservación del original y en cumplimiento
a la circular 003 de 2015 del AGN.
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SOPORTEArchi
Archi
Gesti Centr D
280-21 LIBROS ón al
280-21.1 Libros Auxiliares X 2 18 X Cumplido el tiempo de Retención en el

Archivo de Gestión y Archivo Central,
- Comprobantes
pierde su valor contable y estos
Contables o de Ajuste
documentos son soportes de contabilidad
para el balance mensual, semestral y
Balance general - Estado Contable Básico
de la Entidad. Se eliminan totalmente.
Ley 962, Antitramite (Articulo 28) Los libros
y papeles del comerciante deberán ser
conservados por un período de diez (10) .
Resolución 525 de 2016, la cual incorpora
en el régimen de contabilidad pública, la
norma de proceso contable y el sistema de
Gestión Documental contable. Se elimina
280-21.2 Libros Diarios 2 18 en su totalidad
Cumplido el tiempo de mediante
Retención actaen de el
eliminación
Archivo de documental,
Gestión y Archivo a través
Central,del
- Diarios método de
pierde supicadovalorcon contable
el fin de preservar
y estos el
medio ambiente
documentos y en cumplimiento
son soportes de contabilidad al
artículoel15balance
para del Acuerdo 004 de semestral
mensual, 2013, y bajoy
la autorización
Balance general -del Comité
Estado Interno
Contable de
Básico
X X Archivo,
de la DAF - Se
la Entidad. Gestión
eliminan Documental.
totalmente.El
acta 962,
Ley de Antitramite
eliminación e inventario
(Articulo 28) Los libros se
conservará
y papeles del permanentemente
comerciante deberán publicadosser
en la página web
conservados por de
un la CAR. de diez (10) .
período
Resolución 525 de 2016, la cual incorpora
en el régimen de contabilidad pública, la
norma de proceso contable y el sistema de
Gestión Documental contable. Se elimina
280-21.5 Libros Mayor y Balance X X Una
en suveztotalidad finalizadosmediante
los tiempos acta de de
- Libro Mayor retención
eliminaciónendocumental,
el Archivo de Gestión dely
a través
Central,
método depor picadosu concontenido informativo,
el fin de preservar el
contable,
medio ambientehistórico yy misional forman parte
en cumplimiento al
del patrimonio institucional
artículo 15 del Acuerdo 004 de 2013, y bajo de la CAR.
Recopila
la autorizacióninformación financiera,
del Comité registra
Interno de
X 2 18 todas las operaciones
Archivo, la DAF - Gestión Documental. El financieras,
situaciones económicas
acta de eliminación e inventario sey los cambios que
experimenta la entidad en unapublicados
conservará permanentemente fecha o
periodo determinado.
en la página web de laDurante
CAR. el tiempo de
y preservación del original. Ley 962,
TRANSPORTES Antitramite (Articulo 28) Los libros y papeles
del comerciante deberán ser conservados
280-17 HISTORIAS por un período de diez (10) y (Estatuto
tributario).
Una vez Resolución
finalizados525los de 2016,
tiempos la cual
de
280-17.4 Historias de Vehículos X 2 14 X
incorpora en
retención en elel régimen
Archivo de de contabilidad
Gestión y
- Recibo de pago de pública, lapierde
Central, normasudevalorproceso contable y el
administrativo e
impuestos sistema de Gestión
informativo, por queDocumental
una vez dado contable.
de baja
- Recibo de pago de el vehículo pierde todo valor legal y jurídico
infracciones ante cualquier reclamación del bien, no
- Seguro obligatorio
presenta índices de consulta, no involucra
- Manifiesto de aduana procesos y procedimientos misionales. El
- Documentos de respectivo reporte del remate queda
siniestros registrado en la subserie documental Actas
- Facturas de Comité de Bajas. Se realiza verificación
- Planillas Control de del cumplimiento del tiempo de retención
Combustible documental, se elimina en su totalidad
- Guía informe de
operaciones
- Comunicaciones a través del método de picado con el fin de
- Cartilla de garantía
- Acta de entrega de de 2013, y bajo la autorización del Comité
vehículo Interno de Archivo, la oficina productora y
- Mantenimiento
preventivo y correctivo Gestión Documental. El acta de eliminación
- Remates e inventario se conservará
ADQUISICIONES web de la CAR.
280-19 INFORMES
280-19.47 Informes de Siniestros X 2 18 X Una vez finalizados los tiempos de
- Denuncio Central, eliminar totalmente por perdida de
- Informe tiempo, modo y sus valores primarios y secundarios, no
lugar del siniestro involucra temática que pueda ser fuente de
-- Ingreso
Cotizaciones
a Almacén o consulta. Se elimina mediante acta de
factura de compra del eliminación documental, a través del
bien
- Solicitud de proceso del picado con el fin de preservar
indemnización el medio ambiente y en cumplimiento del
- Remisión cheque (si es Acuerdo 004 de 2013 del AGN y bajo
indemnización o abono autorización del Jefe de la Oficina y Gestión
en acta) Documental.
- Comprobante entrada
Almacén
- Informe (si
de es
reposición)
siniestralidad
280-25 POLIZAS
280-25.1 Pólizas de Seguro Una vez finalizados los tiempos de
- Póliza retención en el Archivo de Gestión y
Central, eliminar totalmente por perdida de
sus valores primarios y secundarios, no
X 2 10 X involucra temática que pueda ser fuente de
consulta. Se elimina mediante acta de
proceso del picado con el fin de preservar
el medio ambiente y en cumplimiento del
Acuerdo 004 de 2013 del AGN y bajo
MANTENIMIENTO autorización del Jefe de la Oficina y Gestión
inventario documental se conservará
web de la CAR. - Circular 004 de 2003 del
AGN y Ley 594 de 2000 .
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SOPORTEArchi
Archi
Gesti Centr D
280-30 REGISTROS ón al
Registros de Control y Una vez finalizados los tiempos de
280-30.23 Mantenimiento Equipos X 1 5 X retención en el Archivo de Gestión y
e Infraestructura Central, pierde valor administrativo e
- Ficha Técnica informativo, sólo son mantenimientos y
- Informes de mano de obra, no constituye información de
Mantenimiento carácter misional y no presenta índices de
- Comunicaciones consulta. Se realiza verificación del
Interno de Archivo, la DAF - Gestión
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Versión 2

SOPORTEArchi
Archi
Gesti Centr D
Registros de Control ón al Una vez finalizados los tiempos de
280-30.24 Mantenimiento Sedes X 1 5 X X retención en el Archivo de Gestión y
Administrativas Central, conservar totalmente, dado que
- Ficha Técnica cuenta con valores informativos e históricos
- Planos Sedes por que involucra contenido informativo,
- Informes de Trabajos testimonial, son fuente de consulta, de
Realizados apoyo para alguna investigación y forma
- Comunicaciones parte del patrimonio documental histórico
de la institución. Se digitaliza o microfilma
para garantizar la consulta, la conservación
de la información, preservación del original
y en cumplimiento a la Circular 003 de
2015 del AGN..
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016

Versión 2

SOPORTEArchi
Archi
Gesti Centr D
ónConvenciones
al

2 8/17/2016 Acta No. 02 de Comité Interno de Archivo, aprobación ajustes según Concepto Técn
3
4
Elaborado: Aprobado:___________________________
Revisado:______________________________________
Cargo Cargo:__________________________
Cargo: ______________________________________
Firma: Firma:___________________________
Firma: _______________________________________
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OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION REGIONAL BOGOTA D.C. LA CALERA - DRBC
SOPORTE RETENCIÓN DISPOSICION FINAL

CÓDIGO
Gestión Central
301-1 ACTAS
301-1.18 Actas de Reuniones de Trabajo Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y Central,
- Citaciones conservar totalmente, dado que cuenta con valores históricos por que involucra
- Lista de Asistentes X 2 8 X X consulta, de apoyo para el desarrollo a la investigación y forma parte del patrimonio
- Acta documental histórico de la institución. Se digitaliza o microfilma para garantizar la
consulta, la conservación de la información, preservación del original y en

301-2.1 Autos X 2 18 X X Serie documental digital, generada por el Sistema de Gestión Documental de la
- Auto CAR - SIDCAR en formato PDF/A. La información se encuentra en las Copias de
Seguridad Corporativa de la Oficina de las Tecnologías y las Comunicaciones,
resguardada en el servidor sappbog02. Se conservan totalmente por que involucra
contenido informativo, dispositivo, decisivo, testimonial, misional y son evidencias
para reconstruir memoria institucional. Se transfiere en Backup al Archivo Central.
Por el alto grado de obsolescencia y fragilidad de los medios tecnológicos, la oficina
de las TIC debe garantizar la migración a nuevos medios de almacenamiento que
aseguren y garanticen el acceso a la información y en cumplimiento a la circular
301-2.2 Resoluciones X 2 18 X X Serie documental digital, generada por el Sistema de Gestión Documental de la
- Resolución CAR - SIDCAR en formato PDF/A. La información se encuentra en las Copias de
- Solicitud de Información algunas peticiones adquieren valores secundarios que por la importancia de su
contenido puedan servir como testimonio del trámite e involucren conceptos sobre
- Respuesta los procesos misionales y técnicamente puedan contribuir a la administración o
gestión de la Entidad. Se hará una selección cuantitativa del 5% sobre el total de
la transferencia anual. Se digitaliza o microfilma para facilitar la consulta y
perdurabilidad del original. Se conserva totalmente la muestra seleccionada y el
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restante se eliminará a través del método de picado con el fin de preservar el medio
ambiente y se hará bajo la autorización del Comité Interno de Archivo, la oficina

Versión 2
301-12 X
SOPORTE 1 RETENCIÓN 9 X FINAL
DISPOSICION X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y Central,
CÓDIGO algunas peticiones adquieren valores secundarios que por la importancia de su
SERIE P E CT E M/D S contenido puedan servir como testimonio del trámite e involucren conceptos sobre
Gestión Central los procesos misionales y técnicamente puedan contribuir a la administración o
- Constancia de Publicación en cartelera ( Si aplica) gestión de la Entidad. Se hará una selección cuantitativa del 5% sobre el total de
eliminada totalmente mediante acta de eliminación documental en cumplimiento al
conservará permanentemente publicados en la página web de la CAR. Se da
cumplimiento al trámite según lo ordenado en La Ley 1755 de 2015, que regula el
Derecho Fundamental de Petición y Código contencioso administrativo que brinda
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Versión 2

CÓDIGO
Gestión Central
301-19 INFORMES
301-19.26 Informes de Educación Ambiental y Participación X 2 8 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y Central,
Ciudadana conservar totalmente, dado que cuenta con valores históricos por que involucra
contenido informativo y testimonial, son fuente de consulta, de apoyo para el
- Solicitud nivel central desarrollo a la investigación, construcción de la memoria institucional. Dada en
- Convocatoria a la comunidad cumplimiento con lo establecido en la ley 134 de 1994 - Política Nacional de
- Listado de asistencia Educación Ambiental y el procedimiento bajo la definición dada en la ley 1549 de
- Actas de reunión 1912. Se digitaliza o microfilma para garantizar la consulta, la conservación de la
información, preservación del original.
- Registro fotográfico
- Evaluación de la acción
- Entrega de material divulgativo
- Encuesta anterior a acciones
- Encuesta posterior a acciones
- Informe Social
301-19.28 Informes de Evaluación, Prevención y Control a los X 2 10 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y Central, se
Factores de Deterioro Ambiental conservan totalmente por que aporta valores históricos, informativos, técnicos y
misionales, y cualitativamente involucra información sobre el seguimiento y control a
- Reporte de licencias de construcción y parcelación en los asuntos ambientales concertados en los Planes de Ordenamiento Territorial y
suelo rural y rural suburbano seguimiento permanentemente sobre el nivel de evolución de las licencias
urbanísticas respecto del medio ambiente y los recursos naturales (cambios,
- Comunicaciones impactos negativos, deterioro ambiental (artículo 10 del Decreto Nacional 4066 de
-Informes Técnicos de Licencias de parcelación y 1908- Compilado en el Decreto 1077 de 2015), además contienen argumentos
construcción en suelo rural y rural suburbano. técnicos sobre los procesos misionales que son fuente de consulta, de apoyo para
- Informe Ejecutivo Anual el desarrollo a la investigación, convirtiéndose en testimonio de su actividad y
trascendencia y forma parte del patrimonio documental histórico de la institución.
- Comunicaciones Se digitaliza o microfilma para garantizar la consulta, la conservación de la
301-19.38 Informes de Planeación de Educación Ambiental y X 2 8 X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y Central,
Participación Ciudadana eliminar totalmente, dado que pierde sus valores primarios y no adquiere valores
secundarios, la información es consolidada en los informes de la Dirección de
- Lineamientos de trabajo
Cultura y Servicio al Ciudadano y consolidados en el Informe Anual de Gestión por
- Plan de Trabajo la Oficina Asesora de Planeación. No cuenta con valores históricos, no tienen
- Informes consolidados de avance (Trimestrales y anuales) indice de consulta, se elimina en su totalidad mediante acta de eliminación
- Entrega de material Divulgativo ambiente y en cumplimiento al artículo 15 del Acuerdo 004 de 2013, y se hará bajo
- Comunicaciones la autorización del Comité Interno de Archivo, la oficina productora y Gestión
Documental. El acta de eliminación e inventario se conservará permanentemente
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Versión 2

CÓDIGO
Gestión Central
301-19.43 Informes de Seguimiento y Control a los Asuntos X 2 10 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y Central, se
Ambientales del Ordenamiento Territorial conservan totalmente por que aporta valores históricos, informativos, técnicos y
los asuntos ambientales concertados en los Planes de Ordenamiento Territorial y
- Resolución
contienen argumentos técnicos sobre los procesos misionales que son fuente de
- Acta de Concertación consulta, de apoyo para el desarrollo a la investigación, convirtiéndose en
- Plan de Ordenamiento Territorial (POT, PBOT, EOT, PP, testimonio de su actividad y trascendencia y forma parte del patrimonio documental
UPR, PIDU) histórico e institucional de la CAR. Se digitaliza o microfilma para garantizar la
- Comunicaciones consulta, la conservación de la información, y preservación del original.
-Informes Técnicos de Seguimiento y Control a las
Determinantes Ambientales y los Asuntos Concertados con
la CAR dentro de los Instrumentos de Planificación y
Ordenamiento Territorial
- Informe Ejecutivo Anual
- Comunicaciones
301-19.49 Informes Institucionales e Interinstitucionales X 1 4 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y Central, se
conservan totalmente por que aporta valores históricos, informativos, técnicos y
misionales, y cualitativamente involucra información de Asesorías y
acompañamientos a los entes territoriales de la jurisdicción en la inclusión dentro de
sus instrumentos de planificación, planes, programas, proyectos y acciones,
encaminadas al
fortalecimiento de la institucionalización de la Política Nacional de Educación
Ambiental, y la implementación de las mismas; así mismo apoya a la investigación,
evolución administrativa y forma parte del patrimonio documental histórico de la
entidad. Se digitaliza o microfilma para garantizar la consulta, la conservación de la
información, y preservación del original y en cumplimiento a la circular 003 de 2015
del AGN.
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016


Versión 2

CÓDIGO
Gestión Central
301-19.52 Informes Técnicos X 1 8 X X Serie documental digital, generada por el Sistema de Gestión Documental de la
CAR - SIDCAR en formato PDF/A. La información se encuentra en las Copias de
003 de 2015 del AGN
301-27 PROCESOS
301-27.1 Procesos Ambientales Permisivos X 2 18 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y Central, se
- Solicitud conservan totalmente por que aporta valores históricos, informativos, técnicos y
misionales, y cualitativamente involucra información sobre los asuntos ambientales
- Auto de inicio respecto a la conservación y aprovechamiento de los recursos naturales , además
- Cobro servicio de evaluación ambiental contienen argumentos técnicos sobre los procesos misionales que son fuente de
- Reporte Boletín CAR consulta, de apoyo para el desarrollo a la investigación, convirtiéndose en
- Recurso de reposición (si es del caso) testimonio de su actividad y trascendencia y forma parte del patrimonio documental
histórico de la institución. Se digitaliza o microfilma para garantizar la consulta, la
- Decisión del recurso conservación de la información, y preservación del original
- Auto de desistimiento ( si no cancela)
- Auto de Archivo (si no cancela)
- Copia consignación
- Auto ordenando visita técnica
- Informe técnico
- Resolución de aprobación o negación del permiso, o
certificación acogiendo o no el Plan de Manejo o Plan de
recuperación o restauración ambiental
- Comunicaciones traslado expediente a Jurídica
- Recurso de reposición (Si es el caso)
- Informe Técnico
- Decisión del recurso
- Acto administrativo de cumplimiento o no de obligaciones
impuestas
- Comunicaciones
- Reporte Estado de Cuenta Tasas y/o Multas Ambientales
- Auto de Archivo
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Versión 2

CÓDIGO
Gestión Central
301-27.2 Procesos Ambientales Sancionatorios X 2 18 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y Central, se
- Informe Técnico - queja - petición conservan totalmente por que aporta valores históricos, informativos, técnicos y
- Auto de apertura de investigación preliminar y/o respecto a la imposición de las sanciones de ley a los responsables, con miras a la
resolución de inicio de Proceso Sancionatorio protección de los recursos naturales, conservación y aprovechamientos, además
- Práctica visita - Informe Técnico contienen argumentos técnicos sobre los procesos misionales que son fuente de
- Auto de cesación o inicio de trámite consulta, de apoyo para el desarrollo a la investigación, convirtiéndose en
- Auto de apertura de pruebas testimonio de su actividad y trascendencia y forma parte del patrimonio documental
- Recurso de reposición contra el auto
- Comunicaciones
- Auto de confirmación o modificación
- Resolución que decide de fondo un trámite sancionatorio
301-30 REGISTROS
301-30.9 Registro Único Ambiental X 2 18 X X Cumplido el tiempo de Retención en el Archivo de Gestión, transferir al Archivo
- Solicitudes de Registro o de modificación del RUA Central, se conserva totalmente por su valor histórico, dado que por sus
- Comunicación Asignación Usuario y Clave de Acceso seguimientos involucra procesos misionales y forma parte del patrimonio
institucional de la CAR. Durante el tiempo de permanencia en el Archivo Central se
- Informe Técnico de Seguimiento (Si Aplica)
digitaliza o microfilma para garantizar la consulta, la conservación de la información,
301-30.22 Registros Control Contaminación Atmosférica (Ruido, X 2 10 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y Central, se
Fuentes Móviles, Fuentes Fijas y Olores) conservan totalmente por que aporta valores históricos, informativos, técnicos y
misionales; involucra conceptos y temas sobre los procesos misionales que son
- Oficio de Queja o petición
fuente de consulta, de apoyo para el desarrollo a la investigación y forma parte del
- Informe Técnico patrimonio documental histórico e institucional de la CAR. Se digitaliza o microfilma
- Auto o resolución de Indagación Preliminar para garantizar la consulta, la conservación de la información, y preservación del
- Comunicaciones original
- Notificaciones
- Documento PRIO
Auto de archivo o de inicio de trámite Sancionatorio
Seguimientos
X 2 10 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y Central,

301-30.30 Registros de Generadores de Residuos Peligrosos conservar totalmente, dado que cuenta con valores históricos por que involucra
contenido informativo, testimonial y misional, son fuente de consulta por sus
- Solicitud de Inscripción en el Registro de Generadores de características, tratamiento y disposición final de los residuos no aprovechables
Residuos Peligrosos con fines de valorización energética, posibilidades de aprovechamiento,
- Comunicación Asignación Usuario y Clave de Acceso comercialización y disposición final; contribuyen al desarrollo de la investigación y
- Comunicación a usuario sobre costos del proyecto forma parte del patrimonio documental histórico de la institución. Se digitaliza o
- Comunicación del usuario (Anexando Costos del Proyecto) microfilma para garantizar la consulta, la conservación de la información,
- Auto de cobro del Servicio de Seguimiento
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Versión 2
UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCION GENERAL Vigencia 2018 conservar totalmente, dado que cuenta con valores históricos por que involucra
OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION REGIONAL BOGOTA D.C. LA CALERA - DRBC características, tratamiento y disposición final de los residuos no aprovechables
con fines de valorización energética, posibilidades de aprovechamiento,
CODIGO DEPENDENCIA: 301 comercialización y disposición final; contribuyen al desarrollo de la investigación y
forma parte del patrimonio documental histórico de la institución. Se digitaliza o
SOPORTE RETENCIÓN DISPOSICION FINAL microfilma para garantizar la consulta, la conservación de la información,
CÓDIGO preservación del original.
Gestión Central
- Notificación del Auto
- Recibo de Pago
- Informe Técnico de verificación y validación de información
- Acta de Modificación del Registro (Si aplica)

- Acto Administrativo de Requerimientos (Si aplica)
- Informe Técnico de Verificación Información
- Solicitud de cancelación del Registro
- Informe Técnico de verificación de información sobre
cancelación del registro
- Acto Administrativo que decide la cancelación del registro
- Comunicación a DESCA para cancelación del Registro
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016


Versión 2

CÓDIGO
Gestión Central
301-30.38 Registros de Riesgo en Municipios X 2 19 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y Central, por
sus valores históricos se conserva totalmente, involucra procesos misionales; su
- Plan de contingencia de incendios forestales contenido informativo, testimonial y misional forman parte del patrimonio
- Plan Municipal de Gestión del Riesgo del Desastres institucional de la CAR, incluye evaluación de riesgo, estrategias de desarrollo para
manejarlo y mitigación utilizando recursos gerenciales y articulando las políticas,
- Comunicaciones estructuras, relaciones funcionales, métodos, recursos, procesos y procedimientos
- Lista de Asistencia de las entidades públicas. Durante el tiempo de permanencia en el Archivo Central
- Invitaciones se digitaliza o microfilma para garantizar la consulta, la conservación de la
- Memorandos
- Actas
- Mapas
- Informes
301-30.39 Registros de Riesgo de Puntos Críticos X 2 19 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y Central, por
- Reporte de eventos
contenido informativo, testimonial y misional forman parte del patrimonio
- Petición o por Oficio institucional de la CAR, incluye evaluación de riesgo, estrategias de desarrollo para
- Informes técnicos estructuras, relaciones funcionales, métodos, recursos, procesos y procedimientos
- Registro Fotográfico de las entidades públicas. Durante el tiempo de permanencia en el Archivo Central
- Oficios se digitaliza o microfilma para garantizar la consulta, la conservación de la
- Actas información, y preservación del original.
- Formato Entrega de elementos
- Formato Salida de elementos
- Comunicaciones internas
- Comunicaciones Externas
- Actos Administrativos
- Hoja de campo
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016


Versión 2

CÓDIGO
Gestión Central
301-30.59 Registros y Control de Quejas Ambientales X 2 10 X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y Central,
- Queja a petición de parte o de oficio eliminar totalmente por pérdida de sus valores primarios y secundarios, no involucra
- Informe Técnico procesos ni procedimientos misionales, no cuenta con índices de consulta, los
documentos no tuvieron permiso ambiental, no se evidenció lugar y quejoso, a
- Comunicaciones demás son copias de trámites que fueron remitidas a otras entidades por ser de su
- Notificaciones competencia, y se archivan con acto administrativo el cual se guarda en la subserie
- Diligencias de resoluciones de la respectiva Oficina Regional. Se realiza verificación del
cumplimiento del tiempo de retención documental, se elimina en su totalidad
- Respuestas de Identificación
mediante acta de eliminación documental, a través del método de picado con el fin
- Derecho de Petición de preservar el medio ambiente y en cumplimiento al artículo 15 del Acuerdo 004 de
- Respuesta Derecho de Petición 2013, y se hará bajo la autorización del Comité Interno de Archivo, la oficina
- Oficio de Respuesta productora y Gestión Documental. El acta de eliminación e inventario se conservará
301-30.60 Registros y Control de Trámites Ambientales X 2 10 X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y Central,
eliminar totalmente por pérdida de sus valores primarios y secundarios, no involucra
- Solicitud de Trámite
procesos ni procedimientos misionales, no tiene índice de consulta, el trámite es
- Lista de chequeo ( si están completos los documentos incompleto, no cumple con los requerimientos necesarios para iniciar el proceso
pasa a proceso permisivo) permisivo por que el peticionario no allegó la documentación requerida o desistió
- Requerimiento de documentos faltantes del permiso y debe presentar nuevamente la solicitud. Ley 1755 de 2015, articulo
- Auto de inicio permisivo o auto de archivo por 17: "Peticiones incompletas y desistimiento tácito. Se realiza verificación del
desistimiento cumplimiento del tiempo de retención documental, se elimina en su totalidad
de preservar el medio ambiente y en cumplimiento al artículo 15 del Acuerdo 004 de
2013, y se hará bajo la autorización del Comité Interno de Archivo, la oficina
productora y Gestión Documental. El acta de eliminación e inventario se conservará
301-31 SALVOCONDUCTOS (Movilización) X 3 0 X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y Central,
pierde sus valores primarios y secundarios, no involucra procesos ni procedimientos
misionales, no tiene índice de consulta, se eliminan por ser copias informativas
enviadas por otras Corporaciones y/o por el ANLA. Eliminar totalmente mediante
acta de eliminación documental y en cumplimiento al Articulo 15 del Acuerdo 004 de
2013 del AGN, bajo la autorización del jefe de la oficina y Gestión Documental. El
acta de eliminación e inventario se conservará permanentemente publicados en la
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Versión 2

CÓDIGO
Gestión Central
Las planillas de Registro y Control, son documentación que la oficina manejará como documentación de control Administrativo, no está reflejada en la TRD de la Dirección, se continuará organizando, manejando para su control, consulta y
seguimiento por parte de Gestión
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Versión 2

CÓDIGO
Gestión Central
Convenciones

3
4
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Versión 2
OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION REGIONAL ALMEIDAS MUNICIPIO DE GUATAVITA - DRAG

CÓDIGO
Gestión Central
302-1 ACTAS
- Citaciones conservar totalmente, dado que cuenta con valores históricos por que involucra
- Lista de Asistentes X 2 8 X X consulta, de apoyo para el desarrollo a la investigación y forma parte del patrimonio
- Acta documental histórico de la institución. Se digitaliza o microfilma para garantizar la

GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016 restante se eliminará a través del método de picado con el fin de preservar el medio

Versión 2

302-12 X 1 9 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y Central,
CÓDIGO contenido puedan servir como testimonio del trámite e involucren conceptos sobre
los procesos misionales y técnicamente puedan contribuir a la administración o
Gestión Central gestión de la Entidad. Se hará una selección cuantitativa del 5% sobre el total de
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CÓDIGO
Gestión Central
302-19 INFORMES
- Informe Social
la autorización del Comité Interno de Archivo, la oficina productora y Gestión
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Versión 2
OFICINA PRODUCTORA: X GUATAVITA - DRAG
DIRECCION REGIONAL ALMEIDAS MUNICIPIO DE 2 8 X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y Central,
eliminar totalmente, dado que pierde sus valores primarios y no adquiere valores
CODIGO DEPENDENCIA: 302 secundarios, la información es consolidada en los informes de la Dirección de
la Oficina Asesora de Planeación. No cuenta con valores históricos, no tienen
SOPORTE RETENCIÓN DISPOSICION FINAL indice de consulta, se elimina en su totalidad mediante acta de eliminación
CÓDIGO
SERIE / SUBSERIE DOCUMENTAL Archivo Archivo documental, a través del método PROCEDIMIENTO
de picado con el fin de preservar el medio
Gestión Central ambiente y en cumplimiento al artículo 15 del Acuerdo 004 de 2013, y se hará bajo
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Versión 2

CÓDIGO
Gestión Central
- Resolución
- Comunicaciones
encaminadas al
del AGN.
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Versión 2

CÓDIGO
Gestión Central
003 de 2015 del AGN
302-27 PROCESOS
- Informe técnico
- Informe Técnico
impuestas
- Comunicaciones
- Auto de Archivo
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Versión 2

CÓDIGO
Gestión Central
- Comunicaciones
302-30 REGISTROS
- Notificaciones
- Documento PRIO
Seguimientos
302-30.30 Registros de Generadores de Residuos Peligrosos X 2 10 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y Central,
- Solicitud de Inscripción en el Registro de Generadores de contenido informativo, testimonial y misional, son fuente de consulta por sus
Residuos Peligrosos características, tratamiento y disposición final de los residuos no aprovechables
- Comunicación Asignación Usuario y Clave de Acceso con fines de valorización energética, posibilidades de aprovechamiento,
comercialización y disposición final; contribuyen al desarrollo de la investigación y
- Comunicación a usuario sobre costos del proyecto
- Comunicación del usuario (Anexando Costos del Proyecto) microfilma para garantizar la consulta, la conservación de la información,
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Versión 2 Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y Central,
OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION REGIONAL ALMEIDAS MUNICIPIO DE GUATAVITA - DRAG características, tratamiento y disposición final de los residuos no aprovechables
Gestión Central
- Recibo de Pago

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Versión 2

CÓDIGO
Gestión Central
- Plan de contingencia de incendios forestales institucional de la CAR, incluye evaluación de riesgo, estrategias de desarrollo para
- Plan Municipal de Gestión del Riesgo del Desastres manejarlo y mitigación utilizando recursos gerenciales y articulando las políticas,
estructuras, relaciones funcionales, métodos, recursos, procesos y procedimientos
- Comunicaciones de las entidades públicas. Durante el tiempo de permanencia en el Archivo Central
- Lista de Asistencia se digitaliza o microfilma para garantizar la consulta, la conservación de la
- Invitaciones información, y preservación del original.
- Memorandos
- Actas
- Mapas
- Informes
institucional de la CAR, incluye evaluación de riesgo, estrategias de desarrollo para
- Petición o por Oficio manejarlo y mitigación utilizando recursos gerenciales y articulando las políticas,
- Informes técnicos de las entidades públicas. Durante el tiempo de permanencia en el Archivo Central
- Registro Fotográfico se digitaliza o microfilma para garantizar la consulta, la conservación de la
- Oficios información, y preservación del original.
- Actas
- Hoja de campo
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Versión 2

CÓDIGO
Gestión Central
2013 del AGN, bajo la autorización del jefe de la oficina y Gestión Documental.
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Versión 2

CÓDIGO
Gestión Central
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Versión 2

CÓDIGO
Gestión Central
Convenciones

3
4
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Versión 2
OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION REGIONAL ALTO MAGDALENA - DRAM

CÓDIGO
Gestión Central
303-1 ACTAS
- Lista de Asistentes X 2 8 X X conservar totalmente, dado que cuenta con valores históricos por que involucra
- Acta consulta, de apoyo para el desarrollo a la investigación y forma parte del patrimonio
documental histórico de la institución. Se digitaliza o microfilma para garantizar la

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Versión 2

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Versión 2

CÓDIGO
Gestión Central
303-19 INFORMES
- Informe Social
publicados en la página web de la CAR. .
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Versión 2
OFICINA PRODUCTORA: X
DIRECCION REGIONAL ALTO MAGDALENA - DRAM 2 8 X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y Central,
CÓDIGO
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016


Versión 2

CÓDIGO
Gestión Central
- Resolución
- Comunicaciones
encaminadas al
del AGN.
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Versión 2

CÓDIGO
Gestión Central
003 de 2015 del AGN
303-27 PROCESOS
- Informe técnico
- Informe Técnico
impuestas
- Comunicaciones
- Auto de Archivo
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Versión 2

CÓDIGO
Gestión Central
- Comunicaciones
303-30 REGISTROS
- Notificaciones
- Documento PRIO
Seguimientos
- Comunicación a usuario sobre costos del proyecto comercialización y disposición final; contribuyen al desarrollo de la investigación y
- Comunicación del usuario (Anexando Costos del Proyecto) forma parte del patrimonio documental histórico de la institución. Se digitaliza o
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Versión 2
OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION REGIONAL ALTO MAGDALENA - DRAM características, tratamiento y disposición final de los residuos no aprovechables
Gestión Central
- Recibo de Pago

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Versión 2

CÓDIGO
Gestión Central
- Memorandos
- Actas
- Mapas
- Informes
- Hoja de campo
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Versión 2

CÓDIGO
Gestión Central
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016


Versión 2

CÓDIGO
Gestión Central
Convenciones

3
4
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Versión 2
OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION REGIONAL BAJO MAGDALENA - DRBM

CÓDIGO
Gestión Central
304-1 ACTAS

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Versión 2

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Versión 2

CÓDIGO
Gestión Central
304-19 INFORMES
- Informe Social
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016


Versión 2
OFICINA PRODUCTORA: X
DIRECCION REGIONAL BAJO MAGDALENA - DRBM 2 8 X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y Central,
CÓDIGO
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016


Versión 2

CÓDIGO
Gestión Central
- Resolución
- Comunicaciones
encaminadas al
del AGN.
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016


Versión 2

CÓDIGO
Gestión Central
003 de 2015 del AGN
304-27 PROCESOS
- Informe técnico
- Informe Técnico
impuestas
- Comunicaciones
- Auto de Archivo
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016


Versión 2

CÓDIGO
Gestión Central
- Comunicaciones
304-30 REGISTROS
- Notificaciones
- Documento PRIO
Seguimientos
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016


Versión 2
OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION REGIONAL BAJO MAGDALENA - DRBM características, tratamiento y disposición final de los residuos no aprovechables
Gestión Central
- Recibo de Pago

GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016


Versión 2

CÓDIGO
Gestión Central
- Memorandos
- Actas
- Mapas
- Informes
- Hoja de campo
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Versión 2

CÓDIGO
Gestión Central
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016


Versión 2

CÓDIGO
Gestión Central
Convenciones

3
4
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Versión 2
OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION REGIONAL CHIQUINQUIRA - DRCH

CÓDIGO
Gestión Central
305-1 ACTAS

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Versión 2

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Versión 2

CÓDIGO
Gestión Central
305-19 INFORMES
- Informe Social
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016


Versión 2

CÓDIGO
Gestión Central
- Resolución
- Comunicaciones
encaminadas al
del AGN.
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016


Versión 2

CÓDIGO
Gestión Central
003 de 2015 del AGN
305-27 PROCESOS
- Informe técnico
- Informe Técnico
impuestas
- Comunicaciones
- Auto de Archivo
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Versión 2

CÓDIGO
Gestión Central
- Comunicaciones
305-30 REGISTROS
- Notificaciones
- Documento PRIO
Seguimientos
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016


Versión 2
OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION REGIONAL CHIQUINQUIRA - DRCH características, tratamiento y disposición final de los residuos no aprovechables
Gestión Central
- Recibo de Pago

GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016


Versión 2

CÓDIGO
Gestión Central
- Plan Municipal de Gestión del Riesgo del Desastres
- Invitaciones
- Memorandos
- Actas
- Mapas
- Informes
- Reporte de eventos contenido informativo, testimonial y misional forman parte del patrimonio
- Informes técnicos
de las entidades públicas. Durante el tiempo de permanencia en el Archivo Central
- Actas
- Hoja de campo
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016


Versión 2

CÓDIGO
Gestión Central
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016


Versión 2

CÓDIGO
Gestión Central
Convenciones

3
4
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016


Versión 2
OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION REGIONAL GUALIVA - DRGU

CÓDIGO
Gestión Central
306-1 ACTAS

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Versión 2

GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016


Versión 2

CÓDIGO
Gestión Central
306-19 INFORMES
- Informe Social
- Comunicaciones
impactos negativos, deterioro ambiental (artículo 10 del Decreto Nacional 4066 de
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Versión 2

CÓDIGO
Gestión Central
- Resolución
- Comunicaciones
encaminadas al
del AGN.
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016


Versión 2

CÓDIGO
Gestión Central
003 de 2015 del AGN
306-27 PROCESOS
- Informe técnico
- Informe Técnico
impuestas
- Comunicaciones
- Auto de Archivo
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016


Versión 2

CÓDIGO
Gestión Central
- Comunicaciones
306-30 REGISTROS
- Notificaciones
- Documento PRIO
Seguimientos
X 2 10 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y Central,

306-30.30 Registros de Generadores de Residuos Peligrosos conservar totalmente, dado que cuenta con valores históricos por que involucra
- Solicitud de Inscripción en el Registro de Generadores de características, tratamiento y disposición final de los residuos no aprovechables
Residuos Peligrosos con fines de valorización energética, posibilidades de aprovechamiento,
- Comunicación Asignación Usuario y Clave de Acceso comercialización y disposición final; contribuyen al desarrollo de la investigación y
- Comunicación a usuario sobre costos del proyecto forma parte del patrimonio documental histórico de la institución. Se digitaliza o
- Comunicación del usuario (Anexando Costos del Proyecto)
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016


Versión 2
OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION REGIONAL GUALIVA - DRGU características, tratamiento y disposición final de los residuos no aprovechables
Gestión Central
- Recibo de Pago

GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016


Versión 2

CÓDIGO
Gestión Central
- Plan de contingencia de incendios forestales
- Plan Municipal de Gestión del Riesgo del Desastres estructuras, relaciones funcionales, métodos, recursos, procesos y procedimientos
se digitaliza o microfilma para garantizar la consulta, la conservación de la
- Lista de Asistencia información, y preservación del original.
- Invitaciones
- Memorandos
- Actas
- Mapas
- Informes
- Reporte de eventos institucional de la CAR, incluye evaluación de riesgo, estrategias de desarrollo para
- Petición o por Oficio estructuras, relaciones funcionales, métodos, recursos, procesos y procedimientos
se digitaliza o microfilma para garantizar la consulta, la conservación de la
- Registro Fotográfico información, y preservación del original.
- Oficios
- Actas
- Hoja de campo
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016


Versión 2

CÓDIGO
Gestión Central
- Solicitud de Trámite incompleto, no cumple con los requerimientos necesarios para iniciar el proceso
- Lista de chequeo ( si están completos los documentos permisivo por que el peticionario no allegó la documentación requerida o desistió
pasa a proceso permisivo) del permiso y debe presentar nuevamente la solicitud. Ley 1755 de 2015, articulo
- Requerimiento de documentos faltantes 17: "Peticiones incompletas y desistimiento tácito. Se realiza verificación del
- Auto de inicio permisivo o auto de archivo por mediante acta de eliminación documental, a través del método de picado con el fin
desistimiento de preservar el medio ambiente y en cumplimiento al artículo 15 del Acuerdo 004 de
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016


Versión 2

CÓDIGO
Gestión Central
Convenciones

3
4
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016


Versión 2
OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION REGIONAL MAGDALENA CENTRO - DRMC

CÓDIGO
Gestión Central
307-1 ACTAS
307-1.27 Actas de Incautación X 2 18 X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y Central,
- Comunicaciones
consulta, de apoyo para el desarrollo a la investigación y forma parte del patrimonio

GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016 contenido puedan servir como testimonio del trámite e involucren conceptos sobre
gestión de la Entidad. Se hará una selección cuantitativa del 5% sobre el total de

Versión 2

CÓDIGO
307-12 X 1
Gestión 9
Central X X Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y Central,
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016


Versión 2

CÓDIGO
Gestión Central
307-19 INFORMES
- Informe Social
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016


Versión 2

CÓDIGO
Gestión Central
- Resolución
- Comunicaciones
encaminadas al
del AGN.
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016


Versión 2

CÓDIGO
Gestión Central
003 de 2015 del AGN
307-27 PROCESOS
- Informe técnico
- Informe Técnico
impuestas
- Comunicaciones
- Auto de Archivo
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016


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CÓDIGO
Gestión Central
- Comunicaciones
307-30 REGISTROS
- Notificaciones
- Documento PRIO
Seguimientos
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016


Versión 2
OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION REGIONAL MAGDALENA CENTRO - DRMC características, tratamiento y disposición final de los residuos no aprovechables
Gestión Central
- Recibo de Pago

GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016


Versión 2

CÓDIGO
Gestión Central
- Memorandos
- Actas
- Mapas
- Informes
- Hoja de campo
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016


Versión 2

CÓDIGO
Gestión Central
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016


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CÓDIGO
Gestión Central
Convenciones

3
4
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Versión 2
OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION REGIONAL RIONEGRO - DRR

CÓDIGO
Gestión Central
308-1 ACTAS

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CÓDIGO
Gestión Central
308-19 INFORMES
- Informe Social
- Comunicaciones
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016


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CÓDIGO
Gestión Central
- Resolución
- Comunicaciones
encaminadas al
del AGN.
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016


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CÓDIGO
Gestión Central
003 de 2015 del AGN
308-27 PROCESOS
- Informe técnico
- Informe Técnico
impuestas
- Comunicaciones
- Auto de Archivo
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CÓDIGO
Gestión Central
- Comunicaciones
308-30 REGISTROS
- Notificaciones
- Documento PRIO
Seguimientos
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Versión 2
OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION REGIONAL RIONEGRO - DRR características, tratamiento y disposición final de los residuos no aprovechables
Gestión Central
- Recibo de Pago

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CÓDIGO
Gestión Central
- Plan Municipal de Gestión del Riesgo del Desastres manejarlo y mitigación utilizando recursos gerenciales y articulando las políticas,
- Comunicaciones
- Invitaciones información, y preservación del original.
- Memorandos
- Actas
- Mapas
- Informes
- Reporte de eventos contenido informativo, testimonial y misional forman parte del patrimonio
- Actas
- Hoja de campo
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CÓDIGO
Gestión Central
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CÓDIGO
Gestión Central
Convenciones

3
4
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Versión 2
OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION REGIONAL SABANA CENTRO - DRSC

CÓDIGO
Gestión Central
309-1 ACTAS
- Comunicaciones

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Gestión Central
309-19 INFORMES
- Informe Social
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016


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CÓDIGO
Gestión Central
- Resolución
- Comunicaciones
encaminadas al
del AGN.
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CÓDIGO
Gestión Central
003 de 2015 del AGN
309-27 PROCESOS
- Informe técnico
- Informe Técnico
impuestas
- Comunicaciones
- Auto de Archivo
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CÓDIGO
Gestión Central
- Comunicaciones
309-30 REGISTROS
- Notificaciones
- Documento PRIO
Seguimientos
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Versión 2
OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION REGIONAL SABANA CENTRO - DRSC características, tratamiento y disposición final de los residuos no aprovechables
Gestión Central
- Recibo de Pago

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CÓDIGO
Gestión Central
- Memorandos
- Actas
- Mapas
- Informes
- Hoja de campo
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CÓDIGO
Gestión Central
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CÓDIGO
Gestión Central
Convenciones

3
4
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Versión 2
OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION REGIONAL SABANA OCCIDENTE - DRSO

CÓDIGO
Gestión Central
310-1 ACTAS
- Comunicaciones

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CÓDIGO
Gestión Central
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CÓDIGO
Gestión Central
310-19 INFORMES
- Informe Social
- Comunicaciones
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016


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CÓDIGO
Gestión Central
- Resolución
- Comunicaciones
encaminadas al
del AGN.
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016


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CÓDIGO
Gestión Central
003 de 2015 del AGN
310-27 PROCESOS
- Informe técnico
- Informe Técnico
impuestas
- Comunicaciones
- Auto de Archivo
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CÓDIGO
Gestión Central
- Comunicaciones
310-30 REGISTROS
- Notificaciones
- Documento PRIO
Seguimientos
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016


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OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION REGIONAL SABANA OCCIDENTE - DRSO características, tratamiento y disposición final de los residuos no aprovechables
Gestión Central
- Recibo de Pago

GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016


Versión 2

CÓDIGO
Gestión Central
- Memorandos
- Actas
- Mapas
- Informes
- Hoja de campo
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016


Versión 2

CÓDIGO
Gestión Central
GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016


Versión 2

CÓDIGO
Gestión Central
Convenciones

3
4
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Versión 2
OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION REGIONAL SOACHA - DRSOA

CÓDIGO
Gestión Central
311-1 ACTAS
- Comunicaciones

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Versión 2

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311-19 INFORMES
- Informe Social
- Comunicaciones
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Versión 2

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- Resolución
- Comunicaciones
encaminadas al
del AGN.
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003 de 2015 del AGN
311-27 PROCESOS
- Informe técnico
- Informe Técnico
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- Comunicaciones
- Auto de Archivo
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OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION REGIONAL SOACHA - DRSOA características, tratamiento y disposición final de los residuos no aprovechables
Gestión Central
- Recibo de Pago

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- Memorandos
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OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION REGIONAL SUMAPAZ - DRSU

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312-1 ACTAS

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003 de 2015 del AGN
312-27 PROCESOS
- Informe técnico
- Informe Técnico
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- Comunicaciones
- Auto de Archivo
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OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION REGIONAL SUMAPAZ - DRSU características, tratamiento y disposición final de los residuos no aprovechables
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- Recibo de Pago

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OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION REGIONAL TEQUENDAMA - DRTE

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313-27 PROCESOS
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- Informe Técnico
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OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION REGIONAL TEQUENDAMA - DRTE características, tratamiento y disposición final de los residuos no aprovechables
Gestión Central
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OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION REGIONAL UBATE - DRUB

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314-1 ACTAS
- Comunicaciones

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314-19 INFORMES
- Informe Social
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003 de 2015 del AGN
314-27 PROCESOS
- Informe técnico
- Informe Técnico
impuestas
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- Comunicaciones
314-30 REGISTROS
- Notificaciones
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OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION REGIONAL UBATE - DRUB características, tratamiento y disposición final de los residuos no aprovechables
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DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION GENERAL - DG

CODIGO DEPENDENCIA: 100

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DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION GENERAL - DG

CODIGO DEPENDENCIA: 100

No. Fecha Descripción Cambio o Modificación

Elaborado: Revisado:______________________________________ Aprobado:__________________________________

Cargo: Cargo: ______________________________________ Cargo:__________________________________

Firma: Firma: _______________________________________ Firma:__________________________________

GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016

DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION GENERAL - DG

CODIGO DEPENDENCIA: 100

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DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION GENERAL - DG

CODIGO DEPENDENCIA: 100

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DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : SECRETARIA GENERAL - SGEN

CODIGO DEPENDENCIA: 110

110-2 ACTOS ADMINISTRATIVOS

GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016

DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : SECRETARIA GENERAL - SGEN

CODIGO DEPENDENCIA: 110

GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016

DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : SECRETARIA GENERAL - SGEN

CODIGO DEPENDENCIA: 110

GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016

DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : SECRETARIA GENERAL - SGEN

CODIGO DEPENDENCIA: 110

GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016

DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : SECRETARIA GENERAL - SGEN

CODIGO DEPENDENCIA: 110

- Informe del comité evaluador de los documentos

No. Fecha Descripción Cambio o Modificación

Elaborado: Revisado:______________________________________ Aprobado:__________________________________

Cargo: Cargo: ______________________________________ Cargo:__________________________________

Firma: Firma: _______________________________________ Firma:__________________________________

GDO-PR-01-FR-01 VERSIÓN 1 01-06-2016

DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION DE CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO - DCDI

CODIGO DEPENDENCIA: 120

120-19 INFORMES Una vez finalizados los tiempos de retención en el Archivo

DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Elaborado: Revisado:____ Aprobado:

Cargo: Cargo: ____ Cargo:

Firma: Firma: _____ Firma:

Elaborado: Revisado:____ Aprobado:

Cargo: Cargo: ____ Cargo:

Firma: Firma: _____ Firma:

Elaborado: Revisado:____ Aprobado:

Cargo: Cargo: ____ Cargo:

Firma: Firma: _____ Firma:

Elaborado: Revisado:____ Aprobado:

Cargo: Cargo: ____ Cargo:

Firma: Firma: _____ Firma:

Elaborado: Revisado:____ Aprobado:

Cargo: Cargo: ____ Cargo:

Firma: Firma: _____ Firma: