Requisiciones

electrónicas
de material Spot de
Vallen Proveedora
Definición
Una requisición electrónica de compra esporádica (Spot) se realiza
por medio del sistema MAPS, en el cual intervienen el usuario
solicitante, el comprador del sitio y el cliente autorizador.
Proceso de compra Spot
El desarrollo de compra de material esporádico por medio de la
requisición electrónica es llevado a cabo a través de cinco procesos
principales:

Elaboración de
Cotización
• Usuario solicita • Autorizador(es) OC • Se recibe el
cotización a • Comprador del usuario • Comprador material y se le
comprador spot entrega autoriza la coloca OC de entrega al
cotizaciones a cotización material usuario
Requisición de usuario Autorización solicitado Entrega de
cotización de compra material
 ?
¿Cómo se solicita una
cotización de material spot?
Requisición de cotizaciones
de material spot
Ingresar el nombre de usuario y
contraseña de acceso y dar click en
botón “Entrar”.

El sistema MAPS solamente acepta

contraseñas de al menos seis caracteres con
letras mayúsculas y números.
Las contraseñas caducan en un lapso de 72
días.
Requisición de cotizaciones
de material spot
1. Ingresar al módulo 3. Ingresar y verificar los siguientes
VENTAS – Solicitud de datos de la cabecera:
Requisición OC Moneda: el tipo de moneda en que se
solicita la requisición
Área: Área a la que se le cargará la
compra.
2. Dar click en el botón Clasificación: Seleccionar la prioridad de
“Agregar” la requisición.
“A”: Urgente. Para cotizaciones con
respuesta en menos de 24 h.
“B”: Normal. Para cotizaciones con
respuesta en menos de 48 h.
“C”: Programado. Para cotizaciones
con respuesta en menos de 72 h.
Solicitante: Número y nombre del
empleado que solicita el material.
 MÓDULOS MAPS
IMPORTANTE:
• Para seleccionar la prioridad de la solicitud de manera correcta, se debe revisar la
siguiente tabla:

Prioridad A B C
Criticidad Alta / Crítico Media / Normal Baja / Programado
Tiempo de respuesta Menos de 24 horas Menos de 48 horas Menos de 72 horas
de cotizaciones naturales naturales naturales
Número de
1 2 3
cotizaciones
Paro de línea o Reparación de
Mantenimiento
Evento que lo potencial equipo, programado de
justifica Riesgo de seguridad mantenimiento
equipos, eventos
inminente preventivo
Montos < USD $250 USD $250 - $500 > USD $500
 Requisición de cotizaciones
de material spot
4. Hacer click en el botón
“+ Partida” para requerir
cotización de materiales

5. Registrar la descripción más detallada

posible del material solicitado. Completar la - Nombre Genérico
descripción* llenando los campos de: - Clave Fabricante
- Cantidad solicitada - Uso/Aplicación (para que se va a utilizar)
- Unidad de medida* - Modelo*
- Cuenta* (cuenta contable del artículo a - Marca*
cotizar) - Atributos
- Fecha requerida* (para cuando lo * Estos campos son obligatorios para solicitar
necesita) una partida

En caso de ser Mantenimiento, indicar si es Correctivo,

Preventivo, Mejora, Apoyo o por Seguridad
 Requisición de cotizaciones
de material spot
7. Si se cuenta con una foto del producto,
hacer click en “Subir Imagen” y cargar.
8. Para terminar, hacer click en “Guardar”.
9. Repetir los pasos 4 al 8 para
agregar más partidas. En caso
caso contrario, dar click en el
botón “Cerrar Solicitud” para
enviar notificación.
10. Hacer click en “OK”.
Cotización
El comprador recibe la notificación de la generación de la requisición (RFQ – Request
For Quotation) vía correo electrónico.

El comprador realiza las cotizaciones solicitadas de acuerdo a la prioridad requerida

y las carga en el sistema MAPS para que el usuario revise su contenido.
Autorización

El proceso de autorización, se compone de dos

pasos:
1. Pre-autorización: El usuario solicitante elige la
cotización que más le convenga de cada partida
o artículo solicitado y
2. Autorización: El(los) autorizador(es)
correspondientes de cada área o unidad de
negocio autorizan las cotizaciones seleccionadas
por el usuario
Autorización

Pre-autorización
1. El usuario solicitante recibe por correo electrónico una
notificación con las cotizaciones solicitadas. El usuario
revisa las cotizaciones en el sistema y selecciona aquellas
que le convenga de acuerdo a sus necesidades.
Autorización

Pre-autorización
2. Entra al módulo VENTAS – Autorizaciones de requisiciones
3. Busca el folio de la requisición (que viene anexado en el
correo), ya sea por rango de número de folio, fechas o por
status de requisición y hacer click en “Filtrar”.
4. Hacer click en el ícono de engranes a la izquierda para
desplegar el contenido de la cotización
Autorización

Pre-autorización
5. Marcar el casillero de “Selecciona” (a la derecha de la
cotización) en las cotizaciones elegidas y hacer click en el
botón “Enviar autorización” para pre-autorizar las
cotizaciones y enviar una notificación al autorizador.
6. Hacer click en “OK” para finalizar.
Autorización

Autorización
1. El(los) autorizador(es) recibe(n) por correo electrónico la
solicitud de autorización de la cotización. Se anexa el
código de autorización.
Autorización

Autorización
2. Ingresa a la ruta: VENTAS – Autorización de Requisiciones
3. Busca el folio, selecciona la partida pre-autorizada
marcando el casillero “Selecciona” y hace click en el botón
“Autorizar” si aprueba la compra.
4. Ingresar el código de seguridad que se le envió en la
notificación y hacer click en el botón “Aceptar”. En caso de
no aprobar la compra, dar click en el botón “Denegar” y
explicar por qué se deniega la compra.
Elaboración de OC

1. Una vez aprobado, el comprador recibe la notificación por

correo electrónico y procede a elaborar la orden de compra
del material.
2. El comprador notificará por correo electrónico y por MAPS,
la fecha estimada de arribo del material solicitado.
Entrega de material Spot

1. El usuario puede acercarse a la ventanilla y preguntar por

su material en la fecha estimada de arribo.
2. También los almacenistas pueden llevarle a los usuarios el
material en cuanto llega al almacén.
3. En cualquier caso, se llena un vale para registrar la entrega
del material y se firman de entregado (almacén) y recibido
(cliente).
Revisión de requisiciones

El usuario puede monitorear el status de sus solicitudes a

través del sistema MAPS:
1. Ingresar al módulo REPORTES – Requisiciones
2. Seleccionar el rango de fechas en la que quiere revisar su
pedido
3. Hacer click en “Previsualiza” para desplegar el reporte
correspondiente.
Revisión de requisiciones

4. Hacer click en el ícono correspondiente para exportar el

reporte a Excel y darle formato adecuado para facilitar su
visualización.
Mejoras en E-Requisition

1. Notificaciones por correo electrónico a usuarios y equipo

Vallen sobre el status de las cotizaciones, desde la
generación de la requisición hasta el arribo del material en
el almacén.
2. Solicitud más información sobre el material solicitado.
Anteriormente solo se solicitaba una descripción general, lo
que se traducía en errores de compra y re-trabajos.