ORDENACION

DOCUMENTAL
CONCEPTOS BASICOS

Saludo e
ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea acual fuere su fecha, forma y soporte
invitación
material, acumulados en un procesodiligenciar
natural por una persona o entidad pública o
asistencia
privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para
servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y
a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Sesión de
inquietudes

ARCHIVO PÚBLICO:
Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales
Despedida y aquellos que se

derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

ARCHIVO DE GESTIÓN
"Comprende toda la
documentación que es
sometida a continua utilización
y consulta administrativa por
las oficinas productoras u otras
que la soliciten. Su circulación o
trámite se realiza para dar
respuesta o solución a los
asuntos iniciados". Ley 594 de
2000
ARCHIVO CENTRAL

"En el que se agrupan documentos

transferidos por los distintos archivos
de gestión de la entidad respectiva,
cuya consulta no es tan frecuente
pero que siguen teniendo vigencia y
son objeto de consulta por las
propias oficinas y particulares en
general". Ley 594 de 2000.
 ARCHIVO HISTÓRICO

"Es aquél al que se transfieren

desde el archivo central los
documentos de archivo de
conservación permanente". Ley
594 de 2000.

PATRIMONIO DOCUMENTAL:
Conjunto de documentos
conservados por su valor
histórico o cultural.
PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS

ORDEN ORIGINAL:
Ordenación interna de un fondo documental
manteniendo la estructura que ha tenido
durante el servicio activo.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA:
Conservación de los documentos dentro del
fondo documental al que naturalmente
pertenecen.
ARCHIVO TOTAL:
Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO:

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o
recepción en los archivos de gestión y archivos administrativos y su conservación
temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

ELABORACION
O RECEPCION UTILIZACION
UTILIZACION Y ELIMINACIÓN
Y CONSERVACION
CONSERVACION
ELIMINACIÓN
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

ARCHIVO ARCHIVO
DE ARCHIVO
CENTRAL
GESTION HISTORICO

VALORES VALORES
PRIMARIOS SECUNDARIOS

Administrativo
Legal Cultural
fiscal Histórico
Contable Científico
GESTION DOCUMENTAL:

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación,

manejo y organización de la documentación producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su
utilización y conservación
IMPORTANCIA DE LAS TRD PARA LA ADMINISTRACION:

•Facilitan el manejo de la información.

•Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
•Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y
eficiente.
•Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos
de retención en ella estipulados.
•Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen
carácter permanente.
•Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases
de archivo.
•Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
TENGA EN
CUENTA

Expediente Laboral
Roberto Rojas  Video de descarga del certificado:
Si no se encuentra en el programa
de formación se puede publicar el
enlace en el anuncio o agregarlo a la
interfaz.
 Programas de formación: No
pueden utilizar este anuncio con el
fin de invitar a los aprendices a
inscribirse en cursos específicos de
bolsa corporativa.
 LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PERMITEN:

Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.

•Evitar la producción y acumulación irracional de documentos.
• Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la
documentación.
• Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación
de documentos en las dependencias e instituciones productoras.
•Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones
administrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico
institucional.
• Guardar por precaución o definitivamente la documentación, en las
mejores condiciones de conservación.
INVENTARIO UNICO DOCUMENTAL

El servidor público será responsable de la adecuada

conservación, organización, uso y manejo de los documentos y
archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones.
Todo servidor público al ser vinculado, trasladado o
desvinculado de su cargo, recibirá o entregará según sea el
caso, los documentos y archivos debidamente inventariados
para garantizar la continuidad de la gestión pública.
Inventario documental. Las entidades de la Administración
Pública adoptarán el Formato Único de Inventario Documental
– FUID, junto con su instructivo.
CARPETAS DE PROPALCOTE

Para archivar los documentos valorados dentro de la TRD como de

conservación total ejemplo : Expedientes de Extranjeros, se
archivan máximo 200 folios o 210 para no cortar la trazabilidad del
trámite.
CARPETA DE YUTE

Para conservación de documentos que dentro de las TRD no son

considerados como de Conservación Total
DILIGENCIAMIENTO ROTULO CARPETAS

Este rotulo se debe diligenciar en lápiz

CAJAS PARA USO DE ARCHIVO X200
BIBLIOGRAFÍA GENERAL
•Ley General de Archivos 594 de 2000.
•Archivo General de la Nación. Acuerdo 39 de 2002.Por el cual se
regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las
Tablas de Retención Documental en desarrollo del artículo 24 de
la Ley 594 de 2000.
•Acuerdo No. 042 (Octubre 31 de 2002). Por el cual se
establecen los criterios para la organización de los archivos de
gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen
funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y
se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de
Archivos 594 de 2000
•Jimenez González, Gladys. Ordenación Documental. Bogotá:
Archivo General de la Nación. 2003.