1

Prontooo… Becas!!

Proyecto de mejora para disminuir los tiempos y evitar

demoras en el cobro de las Becas
 2
UTN – FRBA Facultad Regional Buenos Aires

3 sedes Nuestra oferta académica

• 3 Sedes
• 9 Carreras de Ingeniería
Medrano Campus Castro Barros
• 7 Tecnicaturas
• 3 Licenciaturas
Estándares FRBA – la Facultad de
ingeniería más grande • 20 Post grados
• CONEAU del país: 42% del total
• ISO 9001 de ingenieros
Impacto en la sociedad
• ISO 20000
Premios
• 12.300 alumnos
• 2014. Premio Bronce IPACE – ASQ • 23.000 graduados
• 2014. Premio “Star Level” en la Education • 1.500 docentes
Team Excellence Recognition Process • 400 No Docentes /
• 2013. Distintion level ASQ
• 2013. Oro Educación IPACE - ASQ Administrativos
• 2009. Premio Sadosky
 3
Planeamiento Estratégico UTN.BA

Nuestra Misión
Nuestra Misión
“Promover en la Comunidad Tecnológica la calidad en la docencia, la generación
y transferencia de conocimientos, el desarrollo tecnológico y la vinculación con
el medio, basados en un fuerte compromiso social. Formar profesionales críticos
e innovadores, capaces de mejorar su entorno y la calidad de vida de quienes lo
integran, desde una perspectiva ética y de responsabilidad social.”

Nuestra Visión
Nuestra Visión
“Ser una Facultad líder a nivel nacional y de referencia internacional,
reconocida tanto por su compromiso académico y la calidad de sus
graduados, como por el desarrollo y aplicación de sus investigaciones, la
transmisión de conocimientos hacia la sociedad y las contribuciones a la
mejora en su entorno.”

Nuestros Valores
Nuestros Valores
Excelencia, ética, colaboración, inclusión, solidaridad, pertenencia,
compromiso e innovación
 4
BIENESTAR ESTUDIANTIL

Investigación Servicios

BECAS
UNIVERSITARIAS
 5

El Proyecto1
Inscripciones Ponderación Asignación Resolución Cobro

• Según tipo de • Con los • •Una vez • Con la

• Difusión y Beca: resultados de la confirmados los certificación de
• Comisión de ponderación de becados se servicios,
Apertura de confecciona la
Inscripciones a Becas los aspirantes a Tesoreria
• Departamentos becas se genera resolución de confecciona el
Becas Decano con los
• Postulación de de Especialidad el listado cheque.
• Directores de definitivo de estudiantes • Los becados
aspirantes a seleccionados
becas Proyecto becados a retiran el
quienes se les correspondiente
asigna las becas. cheque por la
ventanilla de
Tesoreria .

¿Cuál es el
PROBLEMA?

Deficiencias Demoras
Cheques
Proceso de Las Becas no se retenidos sin
otorgamiento de pagan en tiempo cobrar.
Becas. y forma.
 6

7.
4. Desarrollar
2. Describir el 3. Identificar Reflexionar y
1.Describir el una solución 5.Implementar 6. Revisar y
1.Describir el proceso verificar la/s actuar sobre
problema y un plan de la solución evaluar
problema actual causa/s raíz los
acción
aprendizajes

UTN.BA Metodología:
Mejora de procesos y resolución de problemas
 7

1. SELECCIÓN DE PROYECTO

4. Desarrollar 7. Reflexionar
3. Identificar
1.Describir el 2. Describir el una solución y 5.Implementar 6. Revisar y y actuar sobre
verificar la/s
problema proceso actual un plan de la solución evaluar los
causa/s raíz
acción aprendizajes
 8

1.a Explicar cómo fue seleccionado el proyecto (1/2)

HERRAMIENTAS
Análisis Diagnóstico
• Auditorías • Reclamos • Mapa de Procesos
• No conformidades • Sugerencias de • Lluvia de Ideas
• mejora
Reportes • Tablero de
• • Informes históricos
Plan Estratégico Indicadores

Metodología de
criterios de consenso
Proyectos de
Planificar
Actuar
Verificar
Hacer mejora
• Planificación de
proyectos anuales
Matriz de selección de
proyectos.
2.a
Mejora de procesos y resolución de problemas
 9

1.a Explicar cómo fue seleccionado el proyecto (2/2)

¿CÓMO?
SELECCION DE PROYECTO PROYECTO Método de consenso
Depósito de

ALTO
CRITERIOS Tecnicaturas Becas
Medrano

Impacto en la eficiencia operacional. [A, M, B, N] M M A ¿QUIÉNES?

Gabinete del Decano
Relación con planes de acción de auditorías [SI/NO] SI NO SI
Secretarias Administrativa
Desvíos de indicadores de objetivos [A, M, B, N] N N A – Asuntos Estudiantiles
Procesos críticos (impacto en la Comunidad
SI NO SI
Universitaria. [SI/NO]

450
CHEQUES RETENIDOS/TOTAL DISPONIBILIDAD DEL CHEQUE
440
900 2012 2013
01/04/2012 430
800
700 10/07/2012
420
600 20/09/2012 410
18/10/2012 440
500 400
DISPONIBILIDAD
400 26/01/2013 DEL CHEQUE 390
300 397
06/05/2013 380
200
100 14/08/2013 10/08/2013 370
2012 2013
0
total de cheques cheques retenidos 22/11/2013 inscriptos
 10
1.b Explicar cómo el proyecto apoya los objetivos de la organización, las medidas de
rendimiento y/o estrategias. (1/2)

Sponsor y líder del proyecto Reunión de equipo de Dirección

Quien? Como?

Lineamiento Programas
Indicadores Estratégicos
Estratégico Institucionales
Metas 2014
Por qué?
Recursos reducir la cantidad de
económicos- cheques retenidos en
financieros Mejora el manejo de los tesorería
Gestión Institucional recursos económicos
Aumentar la cantidad
de alumnos becados
Bienestar estudiantil
Aumentar la
cantidad de
proyectos de
Mejora de los sistemas
mejora
Redes Calidad y Procesos de gestión con foco en
los procesos y resultados Mejorar la interfaz
con Rectorado
 11
1.b Explicar cómo el proyecto apoya los objetivos de la organización, las medidas de
rendimiento y/o estrategias. (2/2)

$ 45,000.00 Conflictos
$ 40,000.00
$ 35,000.00
$ 30,000.00
$ 25,000.00 $ 41,591.50
$ 20,000.00 $ 31,815.00
$ 15,000.00
$ 10,000.00
$ 5,000.00 Miembros de la
$ 0.00
2013 2012 comunidad
MONTO QUE REPRESENTA LOS CHEQUES NO RETIRADOS
universitaria son
Cheques retenidos/total DISPONIBILIDAD DEL CHEQUE
afectados
total cheques cheques retenidos 2012 2013
01/04/2012
909
846 10/07/2012

18/10/2012

26/01/2013
502
384 06/05/2013

14/08/2013

22/11/2013

2012 2013 DISPONIBILIDAD DEL CHEQUE

 12
1.c Explicar cómo el equipo identificó los grupos de interés claves para este proyecto (1
de 3)

Mediante la identificación de los usuarios y

HERRAMIENTAS
HERRAMIENTAS PORQUE?
PORQUE? proveedores del proyecto

CÓMO?
CÓMO? REUNIONES

GRUPO GRUPO
GRUPO DE
DE
INTERÉS
INTERÉS
DE CLAVES
CLAVES
INTERÉS
Lluvia de ideas
QUIENES?
QUIENES?
Who?

Patrocinador y Jefe de
Equipo
 13
1.c Explicar cómo el equipo identificó los grupos de interés claves para este proyecto (2
de 3)

Como?
Deptos.
Deptos. de
de
Herramientas Especialidad
Especialidad
SAE/ área
área Comisión
Comisión
becas Becas
Reunión de
equipos

Becados
Becados CSU
CSU

SIPOC
Grupos
Director
Director de
de Ciencia y
proyector Interés Tecnología

Matriz de grupos
de interés
Secretaría
Secretaría Tesorería
Administrativa
Administrativa

Mapa de grupos Dir.

Dir.
Presupuesto Decanato
de interés Presupuesto
 14
1.c Explicar cómo el equipo identificó los grupos de interés claves para este proyecto (3
de 3)

Grupo de interés de claves Análisis de Grupos de Interés. 1.d

INTERNO /
GRUPO DE INTERES EXTERNO RELACIÓN INTERÉS ACTITUD APOYO

becados para la realización de

Depto. de Especialidad. INTERNO estratégica proyectos SOPORTA NEUTRAL

Comisión Beca. INTERNO Estratégica Asignación de becas COMPROMETIDO APOYA

CSU. EXTERNO Estratégica Otorgamiento de becas INDIFERENTE NEUTRAL

Ciencia y Tecnología. INTERNO Estratégica realización de proyectos SOPORTA HACE

Tesorería. INTERNO Operativa Pago de becas COMPROMETIDO COMPROMETIDO

Decanato. INTERNO Operativa Firma y Nº de Resolución SOPORTA APOYA

Dir. Presupuesto. EXTERNO Operativa Autorización de cobro SOPORTA APOYA

Sec. Administrativa EXTERNO Operativa Gestión de cobros COMPROMETIDO COMPROMETIDO

Director de proyecto. INTERNO estrategica Realización del proyecto RESISTENTE NEUTRAL

Ayuda/compensación
Becados INTERNO Destinatario economica SOPORTA APOYA

SAE/ Área becas INTERNO Estrategica Gestion de becas COMPROMETIDO COMPROMETIDO

 15
1.d Identificar los grupos de interés claves y explicar cómo el proyecto puede
impactar en ellos (1 de 2)

Grupo de interés de claves Análisis de Grupos de Interés. 1.d

COMO?
GRUPO DE INTERNO /
INTERES EXTERNO
RELACIÓN INTERÉS ACTITUD APOYO IMPACTO Método de
Consenso
becados para la
Depto. de
Especialidad. INTERNO estratégica realización de SOPORTA NEUTRAL MEDIO
proyectos

Comisión Beca. INTERNO Estratégica Asignación de becas COMPROMETIDO APOYA MEDIO

CSU. EXTERNO Estratégica Otorgamiento de becas INDIFERENTE NEUTRAL BAJO

HERRAMIENTAS
realización de
Ciencia y Tecnología. INTERNO Estratégica
proyectos
SOPORTA HACE MEDIO

Tesorería. INTERNO Operativa Pago de becas COMPROMETIDOCOMPROMETIDO ALTO

Firma y Nº de
Decanato. INTERNO Operativa Resolución SOPORTA APOYA MEDIO PORQUE?
Dir. Presupuesto. EXTERNO Operativa Autorización de cobro SOPORTA APOYA ALTO Para
identificar los
Sec. Administrativa EXTERNO Operativa Gestión de cobros COMPROMETIDOCOMPROMETIDO MEDIO grupos de
interés
Realización del claves.
Director de proyecto. INTERNO estrategica
proyecto
RESISTENTE NEUTRAL MEDIO

Ayuda/compensación
Becados INTERNO Destinatario
economica
SOPORTA APOYA ALTO

SAE/ Área becas INTERNO Estrategica Gestion de becas COMPROMETIDOCOMPROMETIDO ALTO

 16
1.d Identificar los grupos de interés claves y explicar cómo el proyecto puede
impactar en ellos (2 de 2)

Como? TIPOS DE POTENCIALES IMPACTOS .

• Análisis de matrix de Positivo/Bajo
grupos de interés
• Reuniones de equipo con -Becados
los grupos de interés
-Secretaría
Administrativa
Herramientas -Dirección de
*Reuniones
Presupuesto
*Matriz de grupos de interés
-Tesorería
1.c
Negativo/Alto
-SAE/ Área de Becas
 17

2. ANALISIS DE LA SITUACIÓN
ACTUAL

4. Desarrollar 7. Reflexionar
3. Identificar
1.Describir el 2. Describir el una solución y 5.Implementar 6. Revisar y y actuar sobre
verificar la/s
problema proceso actual un plan de la solución evaluar los
causa/s raíz
acción aprendizajes
 18
2.a Explicar cómo el equipo identificó la/s causa/s raíz potenciales.(1 de 2)

La mejora de
procesos y la
resolución de
problemas.

1.a
 19
2.a Explicar cómo el equipo identificó la/s causa/s raíz potenciales (2 de 2).

Entradas/ Herramientas ¿Cómo? Quién? ¿Por Qué? Salidas

Información
Diagrama de Centrándose en los • Identificar las variables significativas
Pareto efectos principales
Analizando la evolución Identificar e interpretar los cambios a
Gráficos través del tiempo
de los indicadores
Oportunidades de Mejora

Potenciales causas raíz

identificar
Acciones Correctivas

Proporcionando una • Procesos

SIPOC visión amplia del • entradas
proceso • Salidas

Mapa de Conociendo y
EQ Identificando
• Actividades Ocultas
procesos entendiendo el proceso
UIP • Pérdidas de tiempo

Análisis
estadísticos
Analizando la forma de
distribución de los O Determinar las salidas de los
procesos
datos

Lluvia de ideas Generando ideas Generar una gran cantidad de

posibles causas raíz
5 Por qué? y/o Identificando posibles Identificar las posibles causas del
ISHIKAWA causas raíz problemas
Votación Priorizando las posibles Listar las posibles causas raiz según
múltiple causas raíz su peso/ importancia

Metodología: Mejora de procesos y resolución de problemas

1.a
•
•
 20
2.b Explicar los datos e información y cómo el equipo los usó en su análisis de
potenciales causas raíces (1 de 4)

Gráficos y
Herramientas análisis de Mapa de 1º
SIPOC Resultados
evolución de Procesos
2.a indicadores

• Se
identificaron
los grupos de
interés.
Datos Se trabaja • Se midió el
con Entradas y salidas, Identificar rendimiento
distintas de clientes y las posibles del proceso y
proveedores variables hay un atraso
fechas
en su inicio.
Resultados Conexión Identificar • Se identificaron
de retraso Entradas y salidas las las variables
en el de cada proceso variables críticas
proceso críticas
4. Desarrollar 7. Reflexionar
3. Identificar 5.
1.Describir el 2. Describir el una solución y 6. Revisar y y actuar sobre
verificar la/s Implementar
problema proceso actual un plan de evaluar los
causa/s raíz la solución
acción aprendizajes
 21
2.b Explicar los datos e información y cómo el equipo los usó en su análisis de
potenciales causas raíces (2 de 3)

2.a
Herramientas
1º Resultados
Pareto Gráficos Indicadores 1º resultados
finales
450

• Se TIEMPO TOTAL DEL PROCESO (MESES) 430

• identificaron
Se 8
410 440
6
identificaron
los grupos 4 390
397
delos grupos 2
interés. 370
2012 2013 Identificados:
• Sede interés. 0
midió el 2013 DATOS2014 2015 inscriptos
• rendimiento
Se midió el - Hay una
Cantidad de registros - Resultados del
delrendimiento
proceso Cantidad de
de demoras y registros - Resultados
análisis del
de la situación Cantidad de demora en
del
y hay unproceso de demoras y
problemas análisis de la situación
actual Cantidad de
inscriptos el proceso.
y hay un
atraso en su problemas actual inscriptos - No se
identificados - Reclamos recibidos
atraso
inicio. en su identificados - Reclamos recibidos abonan las
• Seinicio. RESULTADOS becas en
• identificaron
Se
tiempo y
Tiempo en el
lasidentificaron
variables Tiempode en el Determinó que el 45% Identificación de forma
las variables proceso Identificación
cantidad de de
críticas proceso de de los cheques no se
críticas disponibilidad de cantidad
inscriptos de
y su
disponibilidad de retiraron a tiempo
los cheques. inscriptos y su
incremento
los cheques. incremento
 22
2.b Explicar los datos e información y cómo el equipo los usó en su análisis de potenciales
causas raíces (3 de 3)

1st
Resultados ¿Cómo? Posibles
Finales causas raíces
Reuniones
• Incluyendo a los grupos de interés
1.-La información del sistema
Identificados: Brainstorming no está disponible para
todos
• Para generar ideas 2.-La información es difusa,
- Hay una deficiente y poco clara
demora en 3.-Falta de comunicación e
5 Por Qué? interacción entre las áreas
el proceso. 4.- No hay canales formales
- No se • Para identificar posibles causas raíz 5.- Falta de un
abonan las procedimiento general
6.-Demoras en el CS
becas en Reuniones con el responsable político 7.-Falta de accesibilidad y
tiempo y • Para generar un consenso de todo el equipo funcionalidad del sistema
forma. 8.-Falta de concientización y
de becas compromiso con las tareas
• Concientización de la importancia de mejora 9.-Cada área mira lo suyo
10.-Falta de controles en el
el proceso procedimiento
¿Por Qué?
 23

2.c Identificar las causas u oportunidades reales.

Herramientas
2.b Posibles
1º Resultados Lluvia de ideas Entrevista con causas raíces
Reuniones y 5 por que especialistas
1.-La información del
sistema no está disponible
INFORMACIÓN para todos
2.-La información es
Contribuciones de los Concientización de la difusa, deficiente y poco
Información actores involucrados importancia de mejorar clara
recopilada en 2B en el proceso el proceso 3.-Falta de comunicación e
interacción entre las áreas
4.- No hay canales
RESULTADOS formales
5.- Falta de un
Análisis de la procedimiento general
Mejor conocimiento
1º lista de posibles influencia de cada 6.-Demoras en el CS
de las posibles 7.-Falta de accesibilidad y
causas raíz causa en los grupos de
causas de variación funcionalidad del sistema
interés
8.-Falta de concientización
y compromiso con las
tareas
2. Describe 3. Identificar 4. Develop a 9.-Cada área miraand
7. Reflect lo suyo
1.Describe the 5. Implement 6. Review and
problem
the current verificar la/s solution and
the solution 10
10 posibles
posibles 10.-Falta de controles
evaluate
act on en el
process causa/s raíz action plan causas raíces
causas raíces procedimiento learnings
 24
2.d Explicar cómo el equipo se aseguró identificar las reales causas raíces
(1 de 2)

¿Cómo?
10 posibles causas raices 4 causas raices finales
VOTACIÓN MULTIPLE Potenciales causas raíz Herramientas Validación de
A de validación causas raíz
1. La información del sistema no está disponible para A
A
todos

2. La información es difusa, deficiente y poco clara A B C

CONSULTA CON
EXPERTOS 3. Falta de comunicación e interacción entre las áreas A B
B C
C

B A
4. No hay canales formales A

5. Falta de un procedimiento general A

A

6. Demoras en el CS A
HISTOGRAMAS
7. Falta de accesibilidad y funcionalidad del sistema A
A B
B C
C

C 8. Falta de concientización y compromiso con las tareas

A

9. Cada área mira lo suyo A

A B
B C
C

10. Falta de controles en el procedimiento A

A
 25
2.d Explicar cómo el equipo se aseguró identificar las reales causas raíces
(2 de 2)

2. La información es difusa, deficiente

3. Falta de comunicación e
y poco clara
Cheques retenidos/total interacción entre áreas
total cheques cheques retenidos
909
846 $ 45,000.00
$ 40,000.00
$ 35,000.00
502 $ 30,000.00
384 $ 25,000.00 $ 41,591.50
9. Cada área mira lo suyo
$ 20,000.00 $ 31,815.00 450
$ 15,000.00
440
$ 10,000.00
430
$ 5,000.00
2012 2013 $ 0.00 420
2013 2012
DISPONIBILIDAD DEL CHEQUE 410
MONTO QUE REPRESENTA LOS CHEQUES NO RETIRADOS 440
2012 2013 400
01/04/2012
390
10/07/2012
7. Falta de accesibilidad y funcionalidad 397
380
18/10/2012
del sistema
370
2012 2013
26/01/2013

06/05/2013
Validación inscriptos
final de
14/08/2013
causas
22/11/2013 raices
DISPONIBILIDAD DEL CHEQUE
 26

3. DESARROLLO DE LA
SOLUCIÓN

4. Desarrollar 7. Reflexionar
3. Identificar
1.Describir el 2. Describir el una solución y 5.Implementar 6. Revisar y y actuar sobre
verificar la/s
problema proceso actual un plan de la solución evaluar los
causa/s raíz
acción aprendizajes
 27
3.a Explicar como el equipo identificó la/s solución/es potencial/es (1 de 2)

Entradas Herramientas ¿Cómo? ¿Por qué? Resultados Salidas

2.d

1º PASO
2. La información Generación de ideas
es difusa,

Potenciales Soluciones
deficiente y poco
Generando Para generar propuestas de
clara Lluvia de ideas
ideas soluciones
Soluciones potenciales
3. Falta de
comunicación e Para Para organizar las ideas que Una visión clara y
Diagrama de
interacción entre afinidad
organizar las obtuvimos en la lluvia de ordenada de las
las áreas ideas ideas propuestas
7. Falta de 2º ETAPA
accesibilidad y Selección inicial
funcionalidad del
sistema
Entrevistas Posibles limitaciones
9. Cada área mira con Reuniones encontradas
Recomendaciones de
lo suyo especialistas Generar ideas alternativas expertos

1.a Metodología: Mejora de procesos y resolución de problemas y PDCA

4. Desarrollar
2. Describe 3.Identify and 7. Reflect and
1.Describe the una solución 5. Implement 6. Review and
the current verify the act on
problem y un plan de the solution evaluate
process root cause(s) learnings
acción
 28
3.a Explicar como el equipo identificó la/s solución/es potencial/es (2 de 2)

Problema
Árbol de soluciones
Demoras en el cobro de becas.
2.d

2.-La información es 3.-Falta de

Herramientas
• Lluvia de ideas
• Diagrama de afinidad
• Entrevistas con
especialistas
• Árbol de Soluciones
1.a
Metodología: Mejora de
procesos y resolución de
problemas
Causas Raíces
7.- Falta de
comunicación e accesibilidad y 9.- Cada uno mira lo
difusa, deficiente y interacción entre las funcionalidad del suyo
poco clara. áreas sistema
• 1-Instructivos para • 5-Pantalla Sysadmin • 11.Cambiar el estado • 16-Acuerdo entre
accesible a todas las del cheque a áreas (SLA)
becados y directores
• 2-Inscripción Web áreas involucradas “entregado” • 17-Certificaciones,
• 3-Adelantar Difusión • 6-Alertas en el perfil • 12-Informe de llegada altas y bajas del 1 al 5
del becado de fondos de cada mes
• 4-Intercambio digital
• 7-Publicación en • 13-Pantalla Sysadmin • 18-Procedimiento
de las carpetas de
carteleras y Web de las disponible en todas las general
proyectos asignaciones áreas involucradas • 19-Mail a la SAE/SCTIP
• 8-Mails a los becados • 14-Carga en el sistema informando la llegada
informando la a cargo de la SAE de la de fondos
disponibilidad del lista de becados • 20-Formulario para
cobro • 15-Se incorpora un rendición de cuentas
• 9-Comunicación recurso para realizar el • 21-Bancarizar a los
telefónica con los seguimiento de los becados
becados que no retiran becados
el cheque
• 10-Acuerdo
compromiso con los Potenciales Soluciones
becados
 29

3.b Explicar cómo el equipo seleccionó su solución final (1 de 2)

¿Por qué?
Para evaluar la efectividad relativa de soluciones ¿Quién?
Equipo / Expertos / Grupos de Interés

MATRIZ DE PRIORIDAD y
¿Cómo? CONSENSO Herramientas
1.b
3.a
CRITERIO DESCRIPCION Objetivos institucionales
21 Soluciones
Potenciales FACILIDAD En la implementación I
Índice de satisfacción del
cliente
EFECTIVIDAD En los resultados D

I Indispensable Mejora en el manejo de

los recursos económicos

D Deseadas
Mejora de los sistemas
Soluciones Finales de gestión con foco en
los procesos y resultados
 30

3.b Explicar cómo el equipo seleccionó su solución final (2 de 2)

3.a MATRIZ DE PRIORIDAD

Árbol de soluciones
2.d
Demoras en el cobro de becas. 1 11 4 9 18

15 5 12

3.-Falta
A 8 13
3.-Falta de
de 7.-
7.- Falta
Falta de
de

EFECTIVIDAD
2.-La
2.-La información
información es

EFECTIVIDAD
es comunicación
difusa, comunicación ee accesibilidad
accesibilidad yy 9.-
9.- Cada
Cada uno
uno mira
mira lo
lo 14 17
difusa, deficiente
deficiente yy interacción
poco interacción entre las
entre las funcionalidad
funcionalidad del
del suyo
suyo
poco clara.
clara.

EFECTIVIDAD
áreas
áreas sistema
sistema 2 7
• 1-Instructivos para • 5-Pantalla • 11.Cambiar el • 16-Acuerdo entre 19
becados y Sysadmin accesible estado del cheque áreas (SLA) 6 21 3 20
directores
• 2- Inscripción Web
a todas las áreas
involucradas
a “entregado”
• 12-Informe de
• 17-Certificaciones,
altas y bajas del 1
M 10 16
• 3-Adelantar • 6-Alertas en el llegada de fondos al 5 de cada mes
Difusión perfil del becado • 13-Pantalla • 18-Procedimiento
• 4-Intercambio • 7-Publicación en Sysadmin general
digital de las carteleras y Web disponible en • 19-Mail a la
carpetas de de las asignaciones todas las áreas SAE/SCTIP
proyectos • 8-Mails a los involucradas informando la B
becados • 14-Carga en el llegada de fondos
informando la sistema a cargo de • 20-Formulario
disponibilidad del la SAE de la lista de para rendición de
cobro becados cuentas
• 9-Comunicación
telefónica con los
• 15-Se incorpora un
recurso para
• 21-Bancarizar a los
becados
B M A
becados que no realizar el
retiran el cheque seguimiento de los
• 10-Acuerdo becados FACILIDAD DE IMPLEMENTACIÓN
compromiso con
los becados

Soluciones Finales
 31

3.c Identificar la solución final

CAUSAS RAICES 3.b SOLUCIONES FINALES

Intercambio
La información es Inscripción Web
digital de carpetas
difusa, deficiente y
Demoras en el cobro de becas

poco clara Instructivos para Adelantar la

becados y directores difusión
Falta de
comunicación e Publicación en Llamados a los
Pantalla Sysadmin becados
interacción entre carteleras y Web
las áreas Mails a los
Carga de becados
Falta de SAE becados
accesibilidad y Recurso asignado Estado de cheque
Pantalla Sysadmin
funcionalidad del a seguimiento “entregado”
sistema Acuerdo entre
Procedimiento Llegada de fondos
áreas (SLA)
general
Cada uno mira lo Formulario para Fechas para
suyo Llegada de fondos rendición de certificaciones,
cuentas bajas y altas
 32
3.d Explicar cómo el equipo determinó los beneficios esperados (1 de 6)

¿Quién?
Mejora de procesos y resolución de problemas Equipo / Expertos /
1.a Grupos de Interés

Herramientas

Diagrama de Análisis
3.c Reuniones
Pareto Estadístico

DATOS
Soluciones

Beneficios
Esperados
Finales

Cantidad de registros
Información Análisis de la evolución
de demoras problemas
recopilada en 2b del indicador
identificados

RESULTADOS

Mayor Para determinar el

conocimiento de las impacto de las Identificar los cambios
posibles causas de principales causas del en el indicador
variación resultado del proceso

3.d Explicar cómo el equipo determinó los beneficios esperados (2 de 6)
3.c
SOLUCIONES FINALES
Instructivos para becados y directores
Publicación en carteleras y Web de resultados
Mails a los becados para que cobren
Accesibilidad a la pantalla Sysadmin
Recurso asignado al seguimiento de becados
Estado de cheque “entregado”
Aviso de llegada de fondos por mail
Acuerdo entre áreas (SLA)
Procedimiento general
Fechas para certificaciones, altas y bajas
Formulario para rendición de cuentas
Carga de becados por la SAE
Seguimiento telefónico a los becados
Inscripción Web
Intercambio digital de carpetas de proyectos
Adelantar la difusión
33
3.d
BENEFICIOS ESPERADOS
Mejorar la comunicación y la fluidez del proceso
Mejorar el seguimiento de las etapas del proceso
Mejorar la fluidez y dar formalidad al proceso
Mejorar el entendimiento entre las áreas
Estandarización del proceso
Fechas limites que aseguren el cumplimiento de tiempos.
Acelerar la etapa de rendición de cuentas
Acelerar el proceso 20 días
Evitar cheques sin cobrar, que no sean más del 10% del total
Restar al proceso 30 días
Restar al proceso 25 días
Comenzar con la difusión de la apertura de las inscripciones
a becas desde enero
 34
3.d Explicar cómo el equipo determinó los beneficios esperados (3 de 6)

¿Cómo? Por comparación con los resultados del análisis en 2.a ¿Quién? Equipo y Expertos
SOLUCIONES FINALES DESCRIPCIÓN
Instructivos para becados y directores Que dispongan de información clara y precisa en formato instructivo

Publicación en carteleras y Web de resultados Para notificar a quienes se les asignó becas

Mails a los becados para que cobren Para notificar que tienen disponible el cheque y evitar que queden retenidos en tesorería

Accesibilidad a la pantalla Sysadmin Para que las distintas áreas puedan realizar seguimientos ante consultas de becados

Recurso asignado al seguimiento de becados Para que se comunique con los becados que no retiran sus cobros

Estado de cheque “entregado” Para identificar rápidamente los cheques sin cobrar y realizar seguimientos

Aviso de llegada de fondos por mail Para mejorar la fluidez y formalidad en el proceso

Acuerdo entre áreas (SLA) Para concientizar a las áreas la importancia del procedimiento

Procedimiento general Estandarización del proceso

Fechas para certificaciones, altas y bajas Fechas limites que aseguren el cumplimiento de tiempos

Formulario para rendición de cuentas La secretaría Administrativa puede realizar rendiciones parciales

Carga de becados por la SAE La SAE realiza la carga en el sistema de los becados, altas y bajas de los mismos

Seguimiento telefónico a los becados De aquellos becados que no retiran el cheque, identificados en el sistema

Inscripción Web Todo el proceso de becas es on-line

Intercambio digital de carpetas de proyectos Los directores analizan tempranamente los perfiles de los postulados, desde la Web

Adelantar la difusión Realizar un planificación temprana

 35

3.d Explicar cómo el equipo determinó los beneficios esperados (4 de 6)

2.d
CAUSAS RAICES Cheques retenidos/total Tiempo total del proceso meses
La información total cheques cheques retenidos 8.1
8
es difusa, 909
846
7.9
Demoras en el cobro de becas

7.8
deficiente y 7.7
7.6
poco clara 502
7.5
7.4
7.3
Falta de 384 7.2
2012 2013
comunicación Tiempo total del proceso meses
e interacción
entre las áreas 2012 2013

Falta de
accesibilidad y $ 45,000.00
DISPONIBILIDAD DEL CHEQUE
2012 2013
funcionalidad $ 40,000.00 01/04/2012

del sistema $ 35,000.00 10/07/2012

$ 30,000.00
18/10/2012
$ 25,000.00 $ 41,591.50
$ 20,000.00 $ 31,815.00 26/01/2013
Cada uno mira $ 15,000.00 06/05/2013
lo suyo $ 10,000.00
14/08/2013
$ 5,000.00
$ 0.00 22/11/2013
2013 2012
DISPONIBILIDAD DEL CHEQUE
MONTO QUE REPRESENTA LOS CHEQUES NO RETIRADOS
 36
3.d Explicar cómo el equipo determinó los beneficios esperados (5 de 6)

2.d
CAUSAS RAICES
La información 102
Sati sfaccion de Encuesta a
100
es difusa, 98
los estudiantes
Demoras en el cobro de becas

deficiente y 96
101 80.00%
70.00%
poco clara 94
94 60.00% 69.30%
92 50.00%
Falta de 90
2012 2013
40.00%
30.00%
comunicación total becados 20.00%
10.00%
e interacción 0.00%
2013
entre las áreas
Falta de Cantidad de becados con cheques sin retirar

accesibilidad y
2012 2013
funcionalidad becados; 69
del sistema becados; 56

Cada uno mira

retenidos;
lo suyo 502

retenidos; 384
 37
3.d Explicar cómo el equipo determinó los beneficios esperados (6 de 6)

Causas Raíces 2.d Soluciones Finales 3.b

Resultados Tangibles 6.a Resultados Intangibles

1.b

Datos
59,5% 45% 225 días 45% 94 alumnos

Beneficios Esperados
↓30% ↓30% ↓20% ↓15% ↑100%
 38

4. IMPLEMENTACION DEL
PROYECTO

4. Desarrollar 7. Reflexionar
3. Identificar
1.Describir el 2. Describir el una solución y 5.Implementar 6. Revisar y y actuar sobre
verificar la/s
problema proceso actual un plan de la solución evaluar los
causa/s raíz
acción aprendizajes
 39
4.a Explicar como el equipo planeó la implementación de la solución. Incluye como el
equipo identificó los desafíos potenciales asociados con la implementación de la solución.

Herramientas Instructivos para Publicación en

becados y carteleras y Web de Mails a los becados Accesibilidad a la
directores resultados para que cobren pantalla SysAdmin
 Reunión de May-14
Ene-14 Ene-14 Abr-14
equipos
 Matriz de
grupos de Recurso asignado
Estado de cheque Aviso de llegada de Acuerdo entre
interés al seguimiento de
“entregado” fondos por mail áreas (SLA)
becados
 Reuniones Ene-14 Mar-14 Abr-14 Nov-13
con
especialista
s Procedimiento Fechas para Formulario
Carga de Becados
 Gantt de general certificaciones, Rendición de por la SAE
altas y bajas cuentas
tiempo May-14 Abr-14 Dic-13 May-14

Mejora de
procesos y
Seguimiento Intercambio digital
resolución de telefónico a los Inscripción Web de carpetas de Adelantar Difusión
problemas becados proyectos
Abr-Dic Ene-14 Feb-14 Ene-14
4. Desarrollar 7. Reflexionar
3. Identificar 5.
1.Describir el 2. Describir el una solución y 6. Revisar y y actuar sobre
verificar la/s Implementar
problema proceso actual un plan de evaluar los
causa/s raíz la solución
acción aprendizajes
 40
4.b Explicar cómo el equipo implementó sus soluciones y describir los procesos,
procedimientos, sistemas y/o asociados con la solución (1 de 2)

FECHAS/
SOLUCIONES PASOS CAMBIOS ASOCIADOS
OBJETIVOS
Instructivos para
• Se realiza el instructivo de inscripción más completo y se adjunta un instructivo de la • El instructivo se redacta de
becados y directores documentación que se debe adjuntar. manera sencilla para todo ENE 2014
destinatario
Publicación en
carteleras y Web de • Se publica documento de Becados beneficiados en Página Web
• Apertura de canales de ENE 2014
resultados • Se difunde en las redes sociales que se encuentran los resultados disponibles información adicionales
• Se publica en carteleras los nombres de los alumnos becados

Mails a los becados

para que cobren MAY 2014
• Se realiza a partir del 5 de cada mes • Registro de trazabilidad

Accesibilidad a la • El nuevo Sistema proporciona datos e información funcional a las áreas involucradas, • No tienen a necesidad de
pantalla SysAdmin y que todos cuenten con la información disponible. comunicarse con Tesorería ABR 2014

Recurso asignado al
seguimiento de • Realiza y registra en planilla de Trazabilidad del año de cobro del alumno por medio ENE 2014
becados de la nueva persona incorporada al equipo de Becas SAE. • Acompañamiento al alumno

Aviso de llegada de
fondos por mail • Formalizar la comunicación ABR 14
• Tesoreria informa mediante un mail la llegada de fondos a SAE y SCTIP interna

Acuerdo entre áreas • Estandarización del procedimiento general en un Acuerdo SLA, el cual es firmado
(SLA) por todas las áreas involucradas comprometiéndose a realizar sus tareas en tiempo y • Estandarización del proceso NOV 2013
forma.
Fechas para
certificaciones, altas ABR 2014
y bajas • Fecha tope de entrega de certificaciones de servicio, altas y bajas • Fechas topes
 41
4.b Explicar cómo el equipo implementó sus soluciones y describir los procesos,
procedimientos, sistemas y/o asociados con la solución.(2 de 2)

FECHAS/
SOLUCIONES PASOS CAMBIOS ASOCIADOS OBJETIVOS

Formulario Rendición • Semanalmente Tesoreria

de cuentas • Realización de Nuevo formulario indicando cantidad de dinero a rendir envía el formulario al Dpto. DIC 2013
De Rendición de Cuentas

Carga de Becados • SAE recibe la Resolución del Rectorado

por la SAE • El Responsable de Becas realiza la carga al SysAdmin . MAY 2014
• Carga por el área de becas
• Tesorería visualiza la carga y realiza los cheques

Inscripción Web ENE 2014

• Diseño y desarrollo del formulario y difusión • Inscripción Web

Adelantar Difusión • El área de Difusión de la Secretaria de Asuntos Estudiantiles en conjunto con el

Centro de Estudiantes , realiza la difusión en cartelera y redes sociales ,desde • Se adelanta la fecha de inicio ENE 2014
del proceso
enero.
Intercambio digital
de carpetas de • Los directores aprueban las becas a alumnos postulados • Intercambio digital de FEB 2014
proyectos • Comparte las carpetas al área de Becas por medio del nuevo Sistema documentación

Estado de cheque
“entregado” • Se habilita a las áreas el acceso a la pantalla del SysAdmin MAR 2014
• Se visualiza el estado de cobranza del cheque • Control especifico

Seguimiento
telefónico a los • Se informa al alumno que se le ha otorgado la beca
• Punto de control en el
becados • Todos los meses se revisa si el alumno ha retirado su cheque en la Tesoreria , en el
proceso
ABR –DIC 2014
caso de no haberlo realizado , se realiza el llamado telefónico , mes a mes.

Procedimiento
• Validación de las acciones tomadas • Acuerdo entre áreas,
general cumplimiento del
• Reunión de equipo procedimiento. MAY 2014
• Redacción del nuevo procedimiento
 4.c Explicar cómo el equipo logró el apoyo para “vender” (convencer sobre) la 42

implementación de la solución. Incluye cómo el equipo se enfrentó a los retos

asociados con la implementación de la solución. (1 de 3)

1.c Grupo de interés de claves Matriz de Grupos de Interés. 1.d

GRUPO DE INTERNO/
INTERES EXTERNO
INTERÉS RESISTENCIA IMPACTO ESTRATEGIA
No adelantar fecha de Se realiza reunión con el área de Soporte
Depto. de Becados para la realización de
Especialidad.
INTERNO
proyectos
entrega de la MEDIO Técnico para la implementación de una nueva
documentación plataforma de carga.
Proponer al área de Becas realizar el cierre de
Comisión Beca. INTERNO Asignación de becas COMPROMETIDO MEDIO entrevistas en Marzo, para que la Comisión se
reúna en Abril
CSU. EXTERNO Otorgamiento de becas INDIFERENTE BAJO NINGUNA
No adelantar fecha de Trazabilidad para establecer fecha limite de
Ciencia y Tecnología. INTERNO Realización de proyectos
Res. CSU MEDIO realización de la Resolución.
Tesorería. INTERNO Pago de becas COMPROMETIDO ALTO NINGUNA

Decanato. INTERNO Firma y Nº de Resolución SOPORTA MEDIO NINGUNA

Dir. Presupuesto. EXTERNO Autorización de cobro SOPORTA ALTO NINGUNA
Sec. Administrativa EXTERNO Gestión de cobros COMPROMETIDO MEDIO NINGUNA
No adelantar fecha de Se realiza reunión con el área de Soporte
Director de proyecto. INTERNO Realización del proyecto entrega de la MEDIO Técnico para la implementación de una nueva
documentación plataforma de carga.
Ayuda/compensación
Becados INTERNO economica SOPORTA ALTO
Una vez definida la lista de alumnos
SAE/ Área becas INTERNO Gestion de becas COMPROMETIDO ALTO beneficiados con las becas, se agiliza la
resolución.
 4.c Explicar cómo el equipo logró el apoyo para “vender” (convencer sobre) la 43

implementación de la solución. Incluye cómo el equipo se enfrentó a los retos

asociados con la implementación de la solución. (2 de 3)
Cómo lo
Validación de la solución en reunión con el sponsor
vendimos?

Soluciones Desafíos Encontrados Solución a los Desafíos encontrados

1 Instructivos para becados • La generación de instructivos. Reunión de equipo con las áreas involucradas
• Instructivo claro y preciso para definir sus contenidos
y directores
2Publicación en carteleras y • Destinar espacios a la difusión de esta información Determinar los espacios y obtener la
autorización
Web de resultados
Capacitación al nuevo recurso a cargo del
3 Mails a los becados para • Armar la base de direcciones de correos y enviarlos
seguimiento
mensualmente
que cobren
Reunión con el responsable del sistema para
4 Accesibilidad a la pantalla • Permitir el acceso de todas las áreas involucradas al sistema
que habilite la visualización
Sysadmin
SysAdmin
5 Capacitación al nuevo recurso a cargo del
Recurso asignado al • Control del cobro de cheques y situación académica mas
seguimiento
detallada.
seguimiento de becados.
6 Aviso de llegada de fondos • Consensuar el medio de notificación entre las áreas y su Reunión entre Tesorería y el área de becas
cumplimiento para consensuar
por mail
7 • Compromiso por parte de las áreas Reunión entre las áreas involucradas para
Acuerdo entre áreas (SLA) lograr el consenso y la concientización

8 Fechas para certificaciones, • Establecer Fechas topes para altas y bajas de becados y Reunión entre las áreas para fijar las fechas y
asegurar su cumplimiento el compromiso de su cumplimiento
altas y bajas
 4.c Explicar cómo el equipo logró el apoyo para “vender” (convencer sobre) la 44

implementación de la solución. Incluye cómo el equipo se enfrentó a los retos

asociados con la implementación de la solución. (3 de 3)
Cómo lo
vendimos?
Validación de la solución en reunión con el sponsor

Soluciones Desafíos Encontrados Solución a los Desafíos encontrados

9 Reunión con la directora de la dirección y
Formulario Rendición • Aceptación por la Dir. De Rendición de cuentas.
concientizar y consensuar la implementación.
de cuentas • Generar el formulario Reunión de equipo para diseñar el formulario
Reunión con el responsable del sistema
Carga de Becados por la • Que el área de becas pudiera realizar cambio en el sistema Sysadmin para que autorice al área de beca a
Sysadmin, además de visualizar el estado de los cheques realizar la carga
10 SAE Reunión con los desarrolladores y los
• Desarrollar la plataforma Web que permita la encargados de diseño para implementar la
11 Inscripción Web plataforma.
inscripción
12 Reunión de equipo con todas las áreas
• Planificación temprano por el área de becas involucradas para fijar la fecha de inicio
Adelantar Difusión
13
Reunión con los Depto de especialidad y
Intercambio digital de • Consensuar el medio con los interesados directores de proyecto para consensuar y
capacitarlos de la nueva metodología
carpetas de proyectos
14 Reunión con el responsable del sistema para
Estado de cheque • Permitir la visualización de la pantalla SysAdmin que habilite el estado de «entregado» y
capacitaciones en tesorería
“entregado”
15
Seguimiento telefónico • Asignar un nuevo recurso a estos fines Capacitación al nuevo recurso acerca de sus
tareas de seguimiento
a los becados
16 Reunión de equipo con todas las áreas
• Consenso entre todas las áreas involucradas involucradas y generación del procedimiento
Procedimiento General general
 4.d Explicar cómo el equipo midió los resultados de su proyecto (incluir 45
medidas aplicables, datos, información, etc.) y cómo se aseguró que el
resultado sería sostenido ( 1 de 2).
¿Cómo?
¿Quien?  Equipo, líder del
proyecto y los  Sistemas de control y
responsables del cuadros de procesos
proceso

Sistemas de medición y control

Cómo medimos y
Sistemas Variables Resultados monitoreamos los resultados

“SysAdmin”
“SysAdmin” Indicadores de
Indicadores de Cantidad
Cantidad yy
Sistema para
para no conformidad
conformidad -- Cantidad de
Cantidad de cheques
cheques MEDIANTE EL
MEDIANTE EL
Sistema no
retenidos- menos
retenidos- menos quejas
quejas
monitorear
monitorear Estadísticas -- asignación
Estadísticas asignación
por parte
parte de
de los
los alumnos
alumnos
CUMPLIMIENTO DE
CUMPLIMIENTO DE
los pagos
los pagos de la
de la becas
becas por
LOS
LOS
PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTOS
Informes -- Control
Informes Control de
de las
las INTERNOS YY LOS
INTERNOS LOS
Cuadro de
Cuadro de
comando dede
áreas del
áreas del envió
envió de
de Cantidad de
Cantidad de correcciones
correcciones PLAZOS
PLAZOS
comando certificaciones mensuales
mensuales realizadas
Procesos certificaciones realizadas ESTABLECIDOS
ESTABLECIDOS
Procesos
yy cobro
cobro de
de los
los cheques
cheques
4.d Explicar cómo el equipo midió los resultados de su proyecto (incluir 46

medidas aplicables, datos, información, etc.) y cómo se aseguró que el

resultado sería sostenido( 2 de 2).

MEDICIONES Y EFECTIVIDAD DE SOSTENIBILIDAD

CONTROLES LAS MEDIDAS

* Indicadores de cantidad *Merma en la cantidad de *Con el cumplimiento de

y no conformes – cheques retenidos– los procedimientos
estadísticas – SysAdmin disminución de quejas internos y de fechas
*Reportes de Tesorería – *Mayor cantidad de estipuladas / plazos topes
control por medio de la alumnos Becados. o límites
SAE de cobro de cheques. *Merma en la cantidad de
becados que no retiran
los cheques.
 47

5. EFECTIVIDAD DEL EQUIPO

4. Desarrollar 7. Reflexionar
3. Identificar
1.Describir el 2. Describir el una solución y 5.Implementar 6. Revisar y y actuar sobre
verificar la/s
problema proceso actual un plan de la solución evaluar los
causa/s raíz
acción aprendizajes
 48
5.a Explicar cómo fueron seleccionados los miembros del equipo (1 de 2)

Metodología: Mejora de procesos y la resolución de problemas. 1.a

ROLES CRITERIOS HERRAMIENTAS ¿Quién?

¿Por qué? ¿Cómo?
CONOCIMIENTO EN
SPONSOR Sponsor
EL PROCESO SIPOC Líder del
Proyecto
LIDER PROACTIVIDAD
MATRIZ DE
COMPPETENCIAS Y
FACILITADOR COMUNICACIÓN
POLIVALENCIAS

COORDINADOR LIDERAZGO MATRIZ DE ANÁLISIS

DE GRUPO DE
INTERÉS
INTEGRANTES HABILIDAD

SECRETARIO DE CAPACIDAD MAPA DE PROCESOS

ACTAS RESPONSABILIDAD
 49
5.a Explicar como fueron seleccionados los miembros del equipo (2 de 2)

Matriz de
Competencia
Actividades

Herramientas
Informáticas

Habilidades

Actitudes

Conocimientos
necesarios

Miembros
Seleccionados
 50
5.b Explicar cómo los miembros del grupo fueron preparados para participar en el
proyecto (1 de 2)

Personal de la UTN - FRBA

Certificación de
9 hs. 4 hs. facilitadores de
Modulo II Modulo IV procesos
• Metodología de los
• Introducción a la • Norma ISO 7 pasos en
calidad proyectos de • Introducción al
9001:2008 mejora en la Programa Carta
• Y Mejora Continua • en la administración Administración Compromiso con el
pública Pública Ciudadano
Modulo I Modulo III

2 hs.
6 hs. Duración

Método de aprobación
 51
5.b Explicar cómo los miembros del grupo fueron preparados para participar en el
proyecto (2 de 2)

¿Quien?  Sponsor & facilitadores

La preparación de los miembros del equipo: La formación de equipos

Previo al Proyecto Durante el proyecto

 Resolución de problemas
 Dinámica del equipo
 Análisis de Riesgo
 Establecer las metas
 Relación en el equipo
 Relación en la Gestión/
 Ambiente Organizacional
Interpersonal
 Desarrollo de Grupo
 Roles definidos
 52
5.c Explicar cómo el equipo se aseguró que todos los miembros del grupo contribuyeron
durante todo el proyecto (1 de 3)

COMO POR QUE QUIEN CUANDO HERRAMIENTAS

Para garantizar una

Participación e Reuniones y
comunicación
informe de Líder del equipo Semanalmente cronograma de
efectiva de avances
indicadores tareas
e información

Para discutir los

estados de Sponsor, líder del Reuniones con el
Reuniones
progreso y las equipo e En cada hito cronograma y
efectivas
acciones integrantes lista de tareas
propuestas

Para garantizar el
Tutorías con el
cumplimiento de Integrantes del
capacitador y Cronograma de
las metas del equipo y Semanalmente
cronograma de tareas
proyecto, capacitador
tareas
objetivos y plazos.
 53
5.c Explicar cómo el equipo se aseguró que todos los miembros del grupo contribuyeron
durante todo el proyecto (2 de 3)

ROLES Y RESPONSABILIDADES HABILIDADES Y CONTRIBUCIONES

 Aprobar cambios  Programar las tareas y asignarle un responsable de cumplir en

en los objetivos y los tiempos establecidos.
Sponsor
alcances del  Superar obstáculos políticos y asegurar la alineación entre los
proyecto dueños de los procesos.

 Reuniones semanales con el equipo de trabajo

 Habilidad para
 La comunicación entre los miembros se logró a través de correos
integrar
electrónicos y la información se puso a disposición en
 Compromiso con
"Dropbox", que también sirvió como reservorio de
Líder del equipo la facultad
documentación virtual.
 Generar
 Reunión con el capacitador del equipo para monitorear el
confianza y
progreso del proyecto y la correcta aplicación de herramientas
credibilidad
de calidad

 Proveer  Recolectar datos, realizar matrices, generar soluciones,

conocimientos participar en la implementación.
Integrantes del
sobre el proceso  Apoyar la implementación de las soluciones.
equipo
 Participar en el  Validación e implementación del proyecto en reuniones de
proyecto avance con el sponsor y el líder del equipo
 54
5.c Explicar cómo el equipo se aseguró que todos los miembros del grupo contribuyeron
durante todo el proyecto (3 de 3)

Miembro del equipo Roles Área Contribución al proyecto

Planifico el proyecto, Validó avance con el Líder

Alejandro Baiguera Sponsor RRHH Coordinó acciones con facilitador e integrantes

Aportó conocimiento en metodología

Mariana Amadey Líder del proyecto SAE Identificó y asignó recursos

Cuantificó información
Hugo Armoa Facilitador de mejora SAE

!
Aportó datos y métricas relacionados al proyecto

! !
Planificó fechas y organizó reuniones
Gastón Zotta Coordinador de calidad DCI Colaboró activamente en el proceso de mejora

O
Tomó nota en las actas de reunión
Leandro Pane Atención Tesorería Tesorería Controló las tareas pendiente y envió a todos los integrantes

P
Generó ideas y soluciones

I
Mónica Saltas Atención Tesorería Tesorería Recolectó datos y analizó indicadores

U
Generó ideas y soluciones
Liliana Garrido Directora de SAE SAE Recolectó datos y analizó indicadores

Q
Generó ideas y soluciones
Silvina Herrera Integrante Dir. Econ. Y Financ. Recolectó datos y analizó indicadores

E
Secretaría Acad. Y Generó ideas y soluciones
María Victoria Álvarez Integrante Recolectó datos y analizó indicadores
Plan.

Y
Generó ideas y soluciones
Adrián Quiroga Integrante Tesorería Recolectó datos y analizó indicadores

Gabriela Krechuk

Marcela Lezcano

Mercedes García H A
Integrante

Integrante

Integrante
SGPG

SAE

SAE
Generó ideas y soluciones
Recolectó datos y analizó indicadores

Generó ideas y soluciones

Recolectó datos y analizó indicadores

Generó ideas y soluciones

Recolectó datos y analizó indicadores

Generó ideas y soluciones

Sebastián Deleón Integrante DGA Recolectó datos y analizó indicadores

Generó ideas y soluciones

Miriam Gargiulo Integrante Tesorería Recolectó datos y analizó indicadores
 55
5.d Explicar cómo el equipo gestionó su rendimiento para asegurarse que fuera un equipo
efectivo (1 de 3)

1.a 4. Desarrollar 7. Reflexionar

3. Identificar
1.Describir el 2. Describir el una solución y 5.Implementar 6. Revisar y y actuar sobre
verificar la/s
problema proceso actual un plan de la solución evaluar los
causa/s raíz
acción aprendizajes

¿Como?
 56
5.d Explicar cómo el equipo gestionó su rendimiento para asegurarse que fuera un equipo
efectivo (2 de 3)

¿Cómo?

56
 57
5.d Explicar cómo el equipo gestionó su rendimiento para asegurarse que fuera un equipo
efectivo (3 de 3)

¿Cómo capitalizaron la participación de los miembros del equipo?

• Mejorar su
• Mejorar sus equipos desempeño en sus
• Mejorar la gestión de de gestión y relación tareas diarias. Aplicar
equipos con otros sectores de una metodología
interdisciplinarios la universidad para el análisis de los
problemas
• Compartiendo
información Sponsor Líder Integrantes

• Retroalimentación
 Puesta en común de las bases de datos de información
• Comunicación y
Reuniones  Soporte del líder de Equipo a través del uso de puntos de control
efectivas

 La participación activa de los diferentes miembros de cada grupo de interés

 Las reuniones semanales del equipo para evaluar los avances, dificultades y
acciones de mejora
 58

6. RESULTADOS, CONOCIMIENTO
COMPARTIDO Y APLICACION

4. Desarrollar 7. Reflexionar
3. Identificar
1.Describir el 2. Describir el una solución y 5.Implementar 6. Revisar y y actuar sobre
verificar la/s
problema proceso actual un plan de la solución evaluar los
causa/s raíz
acción aprendizajes
 59
6.a Describir los resultados conseguidos-Tangibles e intangibles (1 de 2)

Resultados Tangibles Resultados Intangibles

2.b
Datos

59,5% 45% 225 días 45%

92% 100%

3.d
Beneficios Esperados

↓30% ↓30% ↓20% ↓15%

↓55,5% ↓42,3% ↓75 días ↓20,6% Resultados finales

 60
6.a Describir los resultados conseguidos-Tangibles e intangibles (2 de 2)

TIEMPO TOTAL DEL PROCESO (MESES) DISPONIBILIDAD DEL CHEQUE SA TISF A C CION DE EN C U ESTA A LOS
8 2013 2014 2015 ESTU DIAN TES
7 4/1/2012
100.00%
6 10/18/2012
80.00% 91.30%
5 82.20%
5/6/2013
4 60.00% 69.30%
3 11/22/2013
40.00%
2 6/10/2014
1 20.00%
12/27/2014
0 0.00%
2013 2014 2015 7/15/2015 2013 2014 2015

2013 2014
becado becado
s; 56 s; 10

cheque cheque
s; 384 s; 69

$ 106,845.00
$ 26,015.00
$ 70,700.00
$ 120,000.00 $ 31,815.00
$ 80,000.00 2014
3500 1000 $ 40,000.00
900 $ 0.00 2013
3000
800 as ar
2500
469 ec tir
2232
700
lb r e
600 ota in
es
2000 t
500 to u
1500 400 on eq
300 440 248 m ch
1000 to
500
846 69
384
200
94 on
100 m
0 0
total cheques cheque sin retitar Total Inscriptos Total Becados 2013 2014
2013 2014 2013 2014
 61
6.b Explicar como los resultados obtenidos impactaron en los objetivos, medidas de
rendimiento y/o estrategias de la organización (1 de 2)

Resultados Tangibles Resultados Intangibles

4,03% 3,09% 150 días 24,3%

92% 100%

Beneficio esperado: 100% más de alumnos becados:

1.b Obtenido: 163,8% Resultados finales
 62
6.b Explicar como los resultados obtenidos impactaron en los objetivos, medidas de
rendimiento y/o estrategias de la organización (2 de 2)

OBJETIVOS ORGANIZACIONALES 1.b

GESTIÓN
INSTITUCIONAL REDES Proyectos en ejecución
3500 4.5
3000
4
2500
2000
2232 3.5
1500 3
1000 2.5
846 69
500 384
1000
2
0
total cheques cheque sin retitar 900 1.5
800
2013 2014 700
469
1
600
500
0.5
400
300 440 248
0
200 2012 2013 2014
100 94
0
Total Inscriptos Total Becados

2013 2014 Mejora de los sistemas

▪Aumentar la cantidad de alumnos becados de gestión con foco en
▪Reducir la cantidad de cheques retenidos en
Tesorería
los procesos y
resultados
Recursos Mejorar la interfaz
económico- Bienestar con Rectorado
financieros Estudiantil
 63
6.c Explicar cómo los resultados del proyecto fueron compartidos. Incluir con quien (1 de
2)

Grupo de Interés Modo en que se compartió Eficacia de la comunicación

Decano y Secretarías Reunión de gabinete de secretarios Aceptado

Comité de Calidad Presentación final del proyecto Certificado

Consejo Directivo Comunicación directa

Departamentos de Compartiendo los resultados del

Especialidad proyecto
Reconocimiento al equipo por
el trabajo desplegado
Comunidad
Universitaria

Proceso de mejora y resolución de problemas 1.a

7. Reflexionar
2. Describe 3.Identify and 4. Develop a
1.Describe the 5. Implement 6. Review and y actuar sobre
the current verify the solution and
problem the solution evaluate los
process root cause(s) action plan
aprendizajes
 64
6.c Explicar cómo los resultados del proyecto fueron compartidos. Incluir con quien (2 de
2)

Externa

Interna
 65

PRONTO BECAS

Muchas Gracias!!!