CARTILLA DIGITAL

ADMINISTRACIÓN EN SALUD OCUPACIONAL

Autores:
Mateo Narvaez Torrez
Yhojam Díaz Maquilon
Yulis Paola Largacha Ibarguen

NRC 7768

Docente:
Luis Fernando Jimenez Londoño
Año 2020 1
DATOS GENERALES DE LA EMPRESA • Servicios generales
Razón social: ASESORES. S.T. • Vigilancia de la salud
Nit: 800.123.234 • Elaboración de documentos
Dirección: Cl. 96 #73A-21, Carepa, Antioquia • Capacitación
Sector: Privado • Venta de equipos de protección personal.
Somos una empresa con experiencia, conocimiento, y
prestigio en el ámbito de la SEGURIDAD Y SALUD
OCUPACIONAL, además contamos con una gran
infraestructura y tecnología de vanguardia, que nos
permite ofrecerle con total confianza el apoyo que su
empresa necesita.
Nuestros servicios
Misión
Satisfacer las necesidades de nuestros clientes,
dándoles a conocer la importancia de la higiene y
seguridad en el trabajo, capacitándolos en la higiene
personal de los trabajadores y la prevención de los
accidentes, enfermedades.
Visión
En 5 años ser una empresa de gran importancia hacia
su instrumentación de calidad de gestión y tener
una organización la cual le brinde una facilidad a
las personas en su higiene que sea de gran
importancia, su potencia en la limpieza que sea
salubridad e higiene y seguridad en todas nuestras
zona tanto como en Urabá y en todos los países y
ejercer en cumplimiento que nos da el gobierno
como medidas preventivas para los requisitos legales
y vigentes que la ley ordena.
Licitación general
Número de licitación: MCA-MC-13-2020
Información general del proceso
Departamento y Municipio de Ejecución: Carepa – Antioquia
Fecha y Hora de Apertura del Proceso: 08-05-2020
Fecha y Hora de Cierre del Proceso: 14-05-2020
Correo Electrónico: Planeacion@capera.gov.co
Tipo de proceso: Contratación Mínima Cuantía
Estado del Proceso: Celebrado
Régimen de contratación: Estatuto General de Contratación
Segmento: Equipos y Suministros de Defensa, Orden Publico,
Protección, Vigilancia y Seguridad
Clase: Ropa de seguridad
Detalle y Cantidad del Objeto a Contratar: Compra de uniformes y
elementos de seguridad para dotación de 30 empleados operativos de
la unidad de servicios públicos domiciliarios del municipio de carepa –
Antioquia.
Cuantía a contratar: $ 5,199,750
Moneda de pago: Peso colombiano
Tipo de contrato: Compraventa
Propuesta de licitación
Fecha: 9-05-2020
Ciudad: Carepa – Antioquia
Señores
Empresas publicas de Medellín (EPM)
Asunto: Licitación publica N° MCA-MC-13-2020
Objeto: Compra de uniformes y elementos de seguridad para dotación
de los empleados operativos de la unidad de servicios públicos de
domiciliarios del municipio de Carepa – Antioquia.
En mi presencia como representante legal y directora me dirijo a
ustedes como empresa ASESORES S.T identificado con el nit
800.123.234. de acuerdo con la invitación publica N° MCA-MC-13-2020,
hago la siguiente oferta y en caso de ser favorecida por el municipio de
carepa, me comprometo a aceptar la oferta correspondiente.
También Manifestamos bajo la gravedad del juramento lo siguiente:
a) Que contamos con la capacidad suficiente para ejecutar el contrato
que resulte de la presente licitación.
b) Que no nos encontramos incursos en alguna de las causales de
inhabilidad e incompatibilidad para licitar o contratar consagradas en
las disposiciones contenidas en los artículos 8º y 9º de la Ley 80 de
1993, en el artículo 4º del Decreto 679 de 1994 y en las demás
disposiciones constitucionales y legales vigentes sobre la materia.
Nuestra empresa está conformada con personas naturales, es decir Dirección: Calle 83:B # 68ª 31
somos un consorcio ya que nuestra participación es conjuntamente en
nuestro proyecto. E-mail: Asesoresst@Gmail.com
d) Que el régimen tributario al cual pertenecemos es Impuesto al FAX: 2345897189
Patrimonio. Firma: YULIS PAOLA LARGACHA IBARGUEN
e) Que esta propuesta y el contrato que llegare a celebrarse sólo ANEXO DE LA OFERTA
compromete a los firmantes de esta carta.
CANT TALLA COLOR DESCRIPCIÓN Vr. Unitario Vr. Parcial
f) Que ninguna ENTIDAD o persona distinta de los firmantes tiene
interés comercial en esta propuesta ni en el contrato probable que de 5 30 Gris 55.000 275.000
ella se derive.
3 30 Gris 55.000 165.000
g) Que conocemos en su totalidad el pliego de condiciones de la
Licitación Pública No. MCA-MC-13-2020 y demás documentos de la 4 40 Gris 55.000 220.000
licitación y aceptamos los requisitos y condiciones en ellos contenidos. Overol de dos pieza, tela
h) Que nos comprometemos a ejecutar el contrato por el término 3 32 Gris 100% algodón, resistente al 55.000 165.000
cloro, certificadas y con
establecido en la adjudicación de la Licitación, a partir del garantía de calidad.
perfeccionamiento del contrato y expedición del registro presupuestal 3 36 Verde 55.000 165.000
respectivo
3 42 Verde 55.000 165.000
Atentamente:
6 40 Café 55.000 330.000
Razón Social: ASESORES ST
NIT: 800.123.234 2 41 Negro 90.000 180.000

Nombre del representante: YULIS PAOLA LARGACHA IBARGUEN 2 42 Negro 90.000 180.000
C.C. No.: 1.040.368.717 4 40 Negro
Botín de seguridad con punta
90.000 360.000
de acero y suela
antideslizante.
6 39 Negro 90.000 540.000

4 43 Negro 90.000 360.000

10 uni Verde Casco de seguridad industrial 31.000 310.000

 CANT TALLA COLOR DESCRIPCIÓN Vr. Unitario Vr. Parcial Firma: YULIS PAOLA LARGACHA IBARGUEN

2 32 Azul Overol de dos piezas, 100% 55.000 110.000

Stock de la empresa ASESORES S.T
algodón Para asesores S.T lo ideal es mantener el numero de unidades dentro
2 XL Azul Chaqueta impermeable anti 100.000 200.000 de ciertos limites y asegurarse de que las unidades nunca sean
oscuro fluido inferiores a la demanda. Para ello nos encargaremos de realizar los
2 Uni Blanco Casco industrial color blanco 31.000 62.000 nuevos pedidos antes de que se alcance el stock mínimo.
Sub Total
Lista de chequeo
3.787.000
En asesores ST se utiliza la lista de chequeo como una herramienta
IVA 19% 719.530 efectiva para el control de los procesos.
Total Lista de chequeo Si No Observaciones
4.506.530
Almacenaje seguro X Área donde se despachan y
reciben materiales, esta en
Que el valor total de la presente oferta es de CUATRO MILLONES perfectas condiciones.
QUINIENTOS SEIS MIL QUINIENTOS TREINTA PESOS y esta se mantiene Productos obsoletos X No se cuentan con
hasta 30 días calendario. productos obsoletos
Atentamente: Se hacen informes gerenciales X Se contempla la verificación
de inventarios
Razón Social: ASESORES ST periódicamente.

NIT: 800.123.234 Existe un procedimiento de compra según X

las necesidades de venta
Nombre del representante: YULIS PAOLA LARGACHA IBARGUEN Se realiza un conteo físico periódicamente. X
C.C. No.: 1.040.368.717 Hay política de compras X
Se lleva un reporte de kardex de la X
Dirección: Calle 83:B # 68ª 31 mercancía.
E-mail: Asesoresst@Gmail.com La empresa cuenta con un sistema de X
valuación de inventario.
Política de inventario
Objetivo CONTROL DE ALMACÉN MÉTODO PEPS (Primeras entradas primeras salidas)
Proveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios para la Articulo Elementos de protección personal
empresa Asesores ST disponiéndolo en el momento indicado, para
evitar aumento de costo o perdidas del mismo. Almacén Unidades
• Requisitos de compras: el Director Administrativo y el jefe de Fecha Entrada Salida Existencia
compras calcula las cantidades de insumos, materiales,
herramientas y equipos a utilizar en el desarrollo, evaluando los 01/01/2020 600
precios, detallando los consumos a utilizar y a controlar en la 05/01/2020 4300 4900
ejecución.
10/01/2020 2000 6900
• Fijar el nivel aceptable de surtido de productos en los pedidos de los
clientes. 15/01/2020 900 6000

• Mantener actualizada la información de base de datos de 28/01/2020 4000 2000

proveedores direcciones, teléfono, lista de precios, contactos. 03/02/2020 500 1500
• Todo pedido debe ser previamente aprobado por el jefe de 08/02/2020 600 2100
compras.
22/02/2020 1100 3200
• La bodega debe mantenerse siempre en orden y los materiales
deben tener su código de identificación. 28/02/2020 2200 1000

Método de valuación PEPS

La empresa asesores S.T tiene como método de valuación el PEPS
(Primeras entradas primeras salidas). Es un método que se presenta
como el inventario final a su costo más actual, el costo de inventario
aumenta significativamente en el precio.
. PROGRAMACIÓN DE COMPRAS DE ASESORES S.T

CRONOGRAMA DE COMPRAS SEMANAS

FASE ACTIVIDADES 1 2 3 4 5 6
Definición de requerimiento Necesidades del insumo o elementos de trabajo
Verificar cantidades disponibles en el inventario
Selección del mecanismo de Determinar tipo de compra y tiempos que demorara
compra
Crear lista con detalle de compras a realizar
Llamado y recepción de Realizar contacto con proveedores
ofertas
Realizar publicación de la oferta
Reunión del comité de compras, para elegir la oferta
Adjudicación de la oferta mas conveniente
Formalización de formas de pago, garantía.
Seguimiento y monitoreo de Evaluación de los proveedores en el cumplimiento de
la compra entrega, calidad del producto.
Almacenamiento del Forma de almacenamiento del producto
producto
Manejo de los productos obsoletos
.Posibles proveedores, clientes potenciales y empresas de competencia • El proceso comienza con una necesidad de algún producto o material
para la Asesores S.T de la empresa.
• Se hace un análisis del producto, cual es la cantidad que se requiere,
la calidad y del precio.
Posibles proveedores Clientes potenciales Empresas de • Se hace una evaluación de los proveedores, observando cual es el
competencia mas conveniente en precio y calidad.
AFM Dotaciones Empresas de obras Industria S.A
• Después de seleccionar la mejor oferta, se emite el pedido por parte
MV dotaciones Hospitales Tecniprevensa S.A del responsable de compras, que es quien aprueba en ultima
instancia el pedido, siempre se debe utilizar el formato de pedido de
Distribuidores EPP Empresas publicas Empresas del sector compras.
IPS Prosalud Empresas privadas Vanguard seguridad • Se obtiene la mercancía.
industrial
• El personal recibe la mercancía y comprueba que el pedido se ajusta a
los emitidos.
Proceso de compras
• Se verifican los producto para luego ser registrado, y en caso de
presentar alguna anomalía se devolverá.
• Después de la inspección del producto recibido, se le dará entrada al
almacén, dejando constancia de la entrada.
 CADENA DE VALOR DE ASESORE S.T.
Esta cadena de valor es importante para asesores S.T conozca sus falencias que se tienen, por lo tanto de esta manera se busca como resolver
mismas.

Infraestructura de la empresa
Asesores S.T Cuenta con infraestructura (locales, oficinas) suficiente para operar en gran parte del país.
Adicionalmente cuenta con alianzas con otras empresas a nivel nacional.

Administración de recursos humanos

Cuenta con estrategias como plan anual de capacitación, estrategias de inducción, flexibilidad laboral.

Desarrollo tecnológico
Contamos con software en salud ocupacional (sanico). Paginas web. Software contable. Simulador de prevención de
riesgos laborales.

Adquisiciones
Coordinación de viajes para capacitaciones, Negociaciones con los proveedores con los productos, vehículos para
transportar, pago de pautas publicitarias, equipos de oficina.

Logística de Comercialización
Operación Logística de Salida Servicios
entrada y ventas
• Cuenta con locales en • Inducciones en el • Facturación de • Punto de ventas • Participación en
algunas partes del manejo de software. pedidos. propios. eventos
país. • Capacitación de • Alianza con empresas • Visita a los clientes • Encuestas de
• Insumos de oficina normatividad vigente. de transporte. • Reuniones del satisfacción
• Abastecimiento de • Certificación en equipo de trabajo
equipos de protección sistema de gestión. para realizar
personal estrategias.
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.Compras desde el exterior de la empresa Asesore S.T
• Nuestra empresa tiene un proceso de compras que esta formado por
varias etapas, que inicia cuando se detecta una necesidad de un bien
o servicio de adquirir desde el exterior y que culmina con la
finalización contractual con el proveedor que finalmente se
seleccionó.
• Identificar la necesidades
• Seleccionar el producto especifico
• Asignar un equipo de compras
• Establecer las normas de entrega (INCOTERM)
Lista de proveedores nacionales e internacionales DDP (Delivered duty paid)
.Forma de almacenamiento Cuando la mercancía llega al almacén se verifica que estén en perfecto
estado y separación de aquéllas defectuosas, para su posterior
• El almacenamiento estará ubicado al interior de la empresa central, devolución. Además se realizaran las siguientes acciones:
los productos estarán protegidos ante cualquier situación climática,
temperatura e iluminación. Además el almacén será convencional, ya • Identificación permanente de lotes o ítem durante el transito en la
que esta permite combinar la mercancía pale tizada con artículos empresa.
sueltos y en él suelen usarse carretillas elevadoras para acceder a los
productos que se desee. • Se utiliza carretilla para el sistema de almacenamiento.
• Los tipos de productos almacenados son: • Desplazamiento de la mercancía a las sucursales de la empresa.
• Elementos de protección personal Manejo del deterioro de los productos y los residuos.
• Material de oficina Nos encargamos del reciclaje de los residuos de los insumos, de los
productos obsoletos, que damos a disposición a las empresas
• Productos de limpieza recicladoras del sector.
Clasificación de la mercancía Para el manejo de los residuos que no son reciclable se ponen a
disposición de la empresa de aseo del sector para darle una disposición
Los productos se clasifican según la rotación de salida: final de acuerdo a su clasificación.
• De alta rotación • Grado de peligrosidad
• De media rotación • Ordinario no reciclable
• De baja rotación • Característica del residuo
Transporte interno
.
Metodología JIT en Asesores S.T
Funciona como una estrategia para la disminución de gastos de la
organización, además capacita a su colaboradores de la importancia,
ventajas y beneficios del método justo a tiempo.
En la empresa se analiza los costo si son accesible al presupuesto, que
esta ayude a la optimización competitiva (servicios de post-venta),
también tener clara la definición de los roles de la cadena de
abastecimiento, con una planeación en el sistema de compras, cuyas
características son:
• Poner en evidencia los problemas fundamentales.
• Eliminar los despilfarros
• Buscar la simplicidad
• Diseñar un sistema para identificar problemas
Ventajas
• Reducción de los niveles de inventarios
• Minimizar las perdidas de productos obsoletos
• Relaciones mas cercanas con los proveedores, se hace trazabilidad de
manera mas frecuente.
• Se fomenta las compras a largo plazo al proveedor, lo cual, permitirá
planificarse de forma mas optima y ofrecer mejores precios al
cliente.
• El sistema es flexible y permite cambios rápidos.
• Reducciones del en requerimientos de espacio.
Desventajas
• Compras en pequeñas cantidades, el proveedor puede subir el precio
de las mismas. Pero con la relaciona largo plazo se puede exigir una
baja de precios de las materias o aumento de calidad.
• Aumenta el coste ocasionado por cambiar de proveedor.
Programación de compras y suministro.
La empresa cuenta con una herramienta administrativa en el cual nos
indica las cantidades de artículos que deben comprarse, el tiempo y el
precio.
• Identificar la necesidad del producto
• Asignar el equipo de compras
• Realizar una lista de especificaciones técnicas requeridas, para
asegurar que el producto cumpla con las necesidades de la empresa
• Establecer el presupuesto para las unidades a adquirir
• Analizar los productos que cubren la necesidad, junto con los
proveedores para identificar el modelo mas durable el mejor precio
• Solicitar cotización, de los fabricantes y proveedores.
• Realizar la facturación según, condiciones previas de pago cada 30
días.
.Política de compras de Asesores S.T
La política de compras de asesores S.T esta compuesto por un conjunto
de revisiones y aprobaciones de adquisiciones, contratos, proveedores y
contratista recurrente. Estas compras se debe hacer con las siguientes
parámetros:
• Todas las adquisiciones de la compañía deberán realizarse a través
del departamento de compras.
• Está prohibido que los empleados acepten obsequios o
gratificaciones, por parte de los proveedores.
• Las importaciones de equipos serán autorizadas por el comité de
compras.
• Tener previsión del presupuesto necesario para llevar a cabo las
compras, así como no pasarse en el presupuesto anual que se haya
acordado.
• Determinar la inversión que se va a realizar
• Qué servicios o productos se van a adquirir
Por otra parte la aprobación de compras con montos superiores a 125
SMMLV de contar con la autorización del comité de compras .
Comité de compras
El comité de compras será el encargado de recomendar a los
responsables de la autorización de ordenes de Compras sobre la
conveniencia de realizar la contratación o compra. Esta estará
conformado por el gerente, jefe de compras, supervisor de compras.
• Ejercer controles sobre las necesidades de compras
• Orientar los procesos administrativos y técnicos relacionados con la
administración de compras
• Recomendar la selección de determinados proveedores
Procedimiento de compras de asesores S.T
Este procedimiento tendrá aplicación cuando exista la necesidad de
realizar compras.
.Especificando los cargos que componen el comité
• Gerente: Es la persona con mayor autoridad, una de sus principales
funciones es autorizar las compras en asesores S.T, además analiza lo
que se vaya a comprar sea útil para la empresa, por otra parte
coordinar las actividades que deban realizar los miembros del Comité.
• Jefe de compras: Es la persona en la primera línea de la
comercialización de productos y equipos de seguridad, también de
rendir informes escritos de sus gestiones y evaluar las diferentes
cotizaciones que para efecto se presenten.
CONCLUCIONES
• Supervisor de compras: Es la persona encargada de revisar la
mercancía física en la zona, también preparar los documentos que se Las compras es uno de los procesos mas importante dentro de una
requieran para la reunión y aquellos que el Comité determine. empresa, ya que esta puede generar un incremento en los beneficios y
rentabilidad en la organización, Además, debemos señalar que es
precisamente aquí en el departamento de compras donde se origina la
fase de arranque de toda nuestra actividad empresarial para esto
también se deben fijar unas políticas de compras en las que se tiene en
cuenta la calidad y el precio, entre otros criterios si queremos que tenga
un buen funcionamiento.
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