Ingeniería Ambiental

GESTION/AUDITORIA AMBIENTAL

UNIDAD 3: AUDITORIAS AMBIENTALES

SEMANA 14: Etapas en una Auditoria Medioambiental. Planificación
y Preparación de la Auditoria. Documentación del sistema.
Informe Auditor. Característica y Gestión del Informe Auditor
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LA AUDITORÍA DEL SGMA

1. INTRODUCCIÓN A LA AUDITORÍA DEL SGMA

La auditoría de un SGMA, al igual que una

auditoría financiera y de un sistema de gestión
de la calidad, es el proceso mediante el cual se
evalúa si el sistema cumple una serie de criterios
previamente definidos. La auditoría evalúa el
grado en que el SGMA cumple tales requisitos
(es decir, ¿está haciendo lo que dice que está
haciendo?).

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LA AUDITORÍA DEL SGMA

1. INTRODUCCIÓN A LA AUDITORÍA DEL SGMA

Cuando realice un auditoría del SGMA, es imperativo

que planifique, ejecute e informe sobre su auditoría
de manera que asegure la eficacia, no sólo de la
propia auditoría, sino también la eficacia de las
recomendaciones de mejora del SGMA que genere la
auditoría. Al hacer esto, lo que sigue tiene una
importancia crítica cuando planifique, realice e
informe de los resultados de la auditoría de su SGMA:

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LA AUDITORÍA DEL SGMA

1. INTRODUCCIÓN A LA AUDITORÍA DEL SGMA

A. EL PLAN DE LA AUDITORÍA. Asegúrese de

que tiene rigurosos planes de auditoría que
incluyan un calendario, su ámbito y la
responsabilidad de la auditoría. Si es
posible, relacione el ámbito y la frecuencia
de sus auditorías con la actuación pasada y
con los aspectos e impactos
medioambientales significativos.

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LA AUDITORÍA DEL SGMA

1. INTRODUCCIÓN A LA AUDITORÍA DEL SGMA

B. PROCEDIMIENTOS DE LA AUDITORÍA INTERNA.

Asegúrese de que los planes de su auditoría
cubren los procedimientos y la metodología
para realizar la auditoría. Los procedimientos
de su auditoría deberían ocuparse de la
competencia, la experiencia, la formación y la
independencia de los auditores, así como de
las comprobaciones y verificaciones que han
de realizarse.
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LA AUDITORÍA DEL SGMA

1. INTRODUCCIÓN A LA AUDITORÍA DEL SGMA

C. INFORME DE LA AUDITORÍA. Asegúrese

de que se ocupe de la metodología
para informar y difundir las
conclusiones y recomendaciones de su
auditoría al personal pertinente. A
menudo es útil una lista de distribución
identificada del informe.

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LA AUDITORÍA DEL SGMA

1. INTRODUCCIÓN A LA AUDITORÍA DEL SGMA

D. SEGUIMIENTO DE LA AUDITORÍA.
Asegúrese de establecer un programa
de acción para implantar las
recomendaciones de la auditoría y de
que tiene un procedimiento para
garantizar que se toman acciones
correctivas para todos los casos
identificados de no conformidad.

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LA AUDITORÍA DEL SGMA

2. PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA DE UN SGMA

El primer paso es la preparación de su plan de

auditoría. Éste describe cómo llevará a cabo la
misma (es decir: qué y a quién auditará, y
cuándo y cómo auditará). Cuando planifique la
auditoría de un SGMA, debería definir el
ámbito, los objetivos y los recursos necesarios
para realizar a auditoría.

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LA AUDITORÍA DEL SGMA

2. PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA DE UN SGMA

• El ámbito de la auditoría determina la

medida y los límites de la auditoría (es decir,
qué localizaciones o partes del SGMA van a
auditarse, qué actividades se auditarán y cómo
se va a informar de la auditoría). Las
actividades relacionadas con aspectos
medioambientales significativos deberían
auditarse con mayor frecuencia.

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LA AUDITORÍA DEL SGMA

2. PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA DE UN SGMA

• El objetivo de la auditoría es, mayormente,

determinar si el SGMA cumple con los planes y
con los requisitos de la ISO 14001. Este objetivo
general puede desglosarse aún más dentro de sus
planes de auditoría para tratar requisitos
específicos, p.ej. para auditar la política
medioambiental, los objetivos y las metas, los
programas de gestión medioambiental y la
estructura y responsabilidad.
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LA AUDITORÍA DEL SGMA

2. PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA DE UN SGMA
• La selección de un equipo adecuado es un
aspecto crítico para realizar con éxito una auditoría
del SGMA. Como norma general, debería reunir un
equipo que tenga una capacitación formal en
auditorías y técnicas interrogatorias y que reúna un
amplio abanico de destrezas y conocimientos
técnicos relevantes para el SGMA que se audita.
También es importante asegurarse de que su
equipo de auditoría demuestra un alto grado de
independencia y objetividad para cumplir los
requisitos del plan de auditoría. 11
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LA AUDITORÍA DEL SGMA

3. REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA DE UN SGMA

Una auditoría típica se realiza bajo la responsabilidad

de un auditor jefe, en consulta con el equipo de
auditoría. El auditor jefe asigna las labores de
auditoría de los distintos miembros del equipo, tales
como elementos o actividades específicas del SGMA,
y les da instrucciones (según el plan de auditoría
definido) sobre los procedimientos apropiados que
han de seguir.

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LA AUDITORÍA DEL SGMA

3. REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA DE UN SGMA

Durante la auditoría, es responsabilidad del auditor jefe organizar y recopilar los

documentos que genera el equipo. Estos documentos son:
✹ Formularios para documentar y respaldar las pruebas y las conclusiones de la
auditoría.
✹ Procedimientos y listas de comprobación empleadas para evaluar los
elementos del SGMA.
✹ Registros de reuniones y entrevistas.

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3. REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA DE UN SGMA

A. REUNIÓN DE APERTURA. Busca discutir el plan de auditoría e instruir a las personas

implicadas. Supone:
• Tratar el ámbito, los objetivos, el plan y el calendario de la auditoría.
• Explicar las metodologías de evaluación que se emplearán en la auditoría.
• Designar a las personas de contacto relevantes.
• Asegurar disponibilidad de los recursos necesarios.
• Fomentar la participación activa de los empleados de la compañía o el sitio que se
audita.
• Informar al equipo de auditoría sobre los procedimientos relevantes del sitio, de
seguridad y emergencia.

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3. REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA DE UN SGMA

B. RECOPILACIÓN DE PRUEBAS. El auditor debe recopilar las pruebas suficientes

para poder evaluar si el SGMA cumple o no con los criterios de la auditoría. Estas
pruebas se reúnen mediante entrevistas, examinando documentación y
observando las actividades in situ.
Una herramienta esencial para recopilar pruebas es la lista de comprobación.
Proporciona una lista de preguntas escritas diseñadas para evaluar el
cumplimiento de un conjunto dado de criterios de auditoría. Estas listas son muy
útiles en las entrevistas o mientras se observan las actividades in situ.
Proporcionan un registro de la auditoría y el auditor puede usarlas
independientemente de si se está familiarizado con la compañía o no.

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3. REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA DE UN SGMA

B. RECOPILACIÓN DE PRUEBAS. Otras herramientas:

• Rastreo de auditoría. Implica rastrear el papeleo relacionado con un
componente particular del SGMA. Asegurando que estén presentes y
localizables todos los documentos, registros y procedimientos relevantes
relacionados con dicho componente, que funcionen como deberían y que
el “rastreo de documentos” sea completo e ininterrumpido. Ejemplo:
Seguir el uso de un producto químico tóxico en su sitio desde el momento
de compra hasta su desecho final para asegurarse de que todos los
documentos y procedimientos implicados están actualizados y se siguen
correctamente.

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LA AUDITORÍA DEL SGMA

3. REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA DE UN SGMA

B. RECOPILACIÓN DE PRUEBAS. Otras herramientas:

• Diagrama de raspa. Es una manera efectiva de e
identificar posibles causas fundamentales de un
efecto no deseado particular o de un
incumplimiento. Mediante este diagrama, se
listan exhaustivamente todas las causas
potenciales con el fin de determinar la causa más
probable del efecto no deseado.

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LA AUDITORÍA DEL SGMA

3. REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA DE UN SGMA
B. RECOPILACIÓN DE PRUEBAS.
Diagrama de raspa

Causa Y Causa C Causa A

Causa A1
Causa A2

Efecto
Causa X3
Causa X2
Causa X1

Causa Z Causa X Causa B

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3. REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA DE UN SGMA

C. CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA. Una

vez hechas las entrevistas, observadas las
actividades del sitio y recopilada la
información relevante, para identificar
áreas de no conformidad y elaborar las
conclusiones, necesitará evaluar estas
pruebas utilizando los criterios
identificados en el plan de auditoría.

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LA AUDITORÍA DEL SGMA

3. REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA DE UN SGMA

C. CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA. En este punto, sin duda encontrará

inconsistencias entre los requisitos del SGMA de la norma y la situación
actual del sitio que se audita. La clave aquí es diferenciar entre
discrepancias sin importancia e intrascendencias y no conformidades
importantes del sistema.
Aunque debería documentar todas las discrepancias observadas como
conclusiones en el informe de auditoría, las no conformidades serias
deberían tratarse de manera especial.

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3. REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA DE UN SGMA
D. REUNIÓN DE CIERRE. Antes de compilar el
informe de auditoría, las conclusiones de ésta
deberían presentarse al personal responsable
del componente que se está auditando (el
auditado). El propósito de esta reunión es
brindar la oportunidad al auditado de que
ofrezca más información y varíe el estado de las
conclusiones actuales si es necesario. En
resumen, la reunión final proporciona un foro
sobre conclusiones que dan que pensar,
resolviendo los desacuerdos y desarrollando
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JCAC planes de acción correctiva necesarios.
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3. REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA DE UN SGMA

E. PREPARACIÓN DEL INFORME. El auditor jefe es el responsable de

coordinar la preparación del informe y de su precisión y finalización.
Los asuntos que se han de tratar en el informe normalmente se
describen en el plan de auditoría.
El informe debería ser objetivo y debe procurar evitar conflictos de
intereses entre los auditores que preparan el informe y quienes son
directamente responsables del componente que se está auditando.
Un informe debe incluir:
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3. REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA DE UN SGMA

E. PREPARACIÓN DEL INFORME.

• Detalles del equipo auditor.
• El ámbito, los objetivos y los criterios de evaluación de la
auditoría.
• El plan de auditoría seguido.
• Marco temporal de la auditoría.
• Cualquier acuerdo de confidencialidad.
• Recomendaciones de la auditoría.
• Firma del jefe auditor.
• Una lista de distribución del informe.
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4. RECOMENDACIONES PARA LA IMPLANTACIÓN CON ÉXITO DE UN
SGMA

• Definir el o los programas de auditoría para llevar a cabo auditorías del SGMA
regulares.
• Determinar si su SGMA cumple su política medio ambiental declarada, sus
objetivos y metas, sus programas de gestión y los requisitos reguladores.
• Incluir el informe de los resultados de su auditoría para los representantes de
la alta dirección.
• Asegurar la competencia del auditor.

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4. RECOMENDACIONES PARA LA IMPLANTACIÓN CON ÉXITO DE UN
SGMA

• Personas que dirigen la auditoría con formación y experiencia apropiadas en:

▪ Áreas y actividades que se auditarán.
▪ Sistemas de gestión ambiental.
▪ Requisitos técnicos y legislativos.
▪ Técnicas necesarias para conseguir los objetivos de auditoría del SGMA.

• Los recursos y el tiempo asignado a la auditoría de su SGMA deben ser

proporcionales al ámbito y a los objetivos que haya establecido.

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LA AUDITORÍA DEL SGMA

4. RECOMENDACIONES PARA LA IMPLANTACIÓN CON ÉXITO DE UN
SGMA

• Auditores independientes de las actividades y áreas que se auditan para asegurar

una evaluación imparcial.
• La preparación de una auditoría debe incluir:
▪ Entendimiento de las actividades, productos y procesos de su organización.
▪ Familiarización con el SGMA establecido.
▪ Análisis resultados de auditorías anteriores.
▪ Realizar la auditoría de acuerdo con los principios aceptados de auditoría, como
sol los que se definen en la ISO 14010, ISO 14011 o el Anexo II del EMAS.

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LA AUDITORÍA DEL SGMA

4. RECOMENDACIONES PARA LA IMPLANTACIÓN CON ÉXITO DE UN
SGMA

• Para evaluar la actuación medio ambiental, las actividades de auditoría deben incluir:
▪ Entrevistas con el personal en el sitio de operaciones.
▪ Investigación de las operaciones del sitio y del equipamiento relacionado.
▪ Revisión de la documentación relevante del SGMA, como son los procedimientos y
registros.
▪ Incluir la preparación de un informe escrito por los auditores para asegurar la
obtención de conclusiones y recomendaciones.

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LA AUDITORÍA DEL SGMA

4. RECOMENDACIONES PARA LA IMPLANTACIÓN CON ÉXITO DE UN
SGMA

• Las conclusiones y los resultados deben darse a conocer a la alta dirección.

• Disponer de un procedimiento adecuado para asegurar que se siguen las
recomendaciones y las áreas de acción correctiva identificadas en la
auditoría.

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