Documentación del SIG

Instructor: Vanessa Romero

GC-F-004 V.01
APLICAR ESPECIFICACIONES, RAE 1:
NORMAS DE CALIDAD,
SEGURIDAD INDUSTRIAL Y
REGISTRAR LAS ACTIVIDADES Criterios de
DESARROLLADAS DURANTE LOS
DE MEDIO AMBIENTE, PARA PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO DE Evaluación
PREVENIR ACCIDENTES, ACUERDO
REPROCESOS Y CON EL SISTEMA INTEGRADO DE • Identifica los requerimientos de
DETERMINAR EL BUEN GESTIÓN DE LA EMPRESA equipos, materiales, reactivos e
MANEJO DE RESIDUOS DEL insumos para cada tipo de
PROCESO DE PRODUCCIÓN proceso.

• Analiza la secuencia en el
procedimiento de análisis de
acuerdo con los protocolos, para
elaborar y actualizar
procedimientos.

• Apoya en la programación de las

actividades de apoyo del
laboratorio con base en los
procedimientos de los procesos
químicos.

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REGISTRAR LAS ACTIVIDADES
DESARROLLADAS DURANTE LOS
CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y
PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO DE PRINCIPIOS
ACREGISUERDO CON EL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA EMPRESA Documentos: concepto, clases, medios de soporte y
estructura del documento.
Estructura documental: manuales, planes,
especificaciones, procedimientos, protocolos,
programas, Instructivos, formatos, matrices, registros.
Documentación interna y externa: concepto, aplicación
y ejemplos
Documentación requerida para el SIG: políticas,
objetivos, procedimientos documentados, registros y
manuales requeridos por las normas. Control de
documentos, control de registros, listado maestro de
documentos, listado maestro de registros.
Elementos para la elaboración de documentos:
lineamientos para elaborar manuales, procedimientos,
instructivos, planes, ISO/TR 10013, ley 594 de 2000.

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 Documentación de un Sistema de Gestón

Una organización tiene la flexibilidad en la manera en que selecciona la

documentación de su sistema de gestión de la calidad.

Cada organización individual debería desarrollar la cantidad de documentación que

necesite para demostrar la eficacia de la planificación, la operación, el control y la
mejora continua de su sistema de gestión de calidad y de sus procesos.

La documentación de un SGC puede relacionarse con las actividades totales de una

organización o con una parte seleccionada de esas actividades.

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 Documentos

concepto, clases, medios de soporte y estructura del documento.

Documento: datos que poseen significado y su medio de soporte ( ISO
9001:2015)
Ejemplo: Registro, especificación, procedimiento, plano, informe,
norma.
El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, electrónico u
óptico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos.

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 Jerarquía de los documentos

La forma de organizar la documentación normalmente sigue los procesos de la

organización o la estructura de la norma de calidad aplicable o una combinación de
ambas.

La estructura de la documentación utilizada de un SGC puede describirse de forma

jerárquica.

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 Jerarquía de los documentos

La estructura de la documentación utilizada de un SGC puede describirse de forma

jerárquica.
Lineamientos de la organización
Política y objetivos
Descripción general del Sistema de Gestión
Manual de acuerdo a los lineamientos y normas

Describe como se aplica el Sistema a un

Planes producto, proyecto o contrato específico

Describen cómo, dónde, quién y cuándo se

Procedimientos ejecuta las actividades para implementar el
Sistema de manera coherente

Instructivos Detallan las instrucciones de trabajo

Describen cómo, quién y cuándo

Formatos
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 Jerarquía de los documentos
La estructura de la documentación utilizada de un SGC para una organización puede
describirse de forma jerárquica.

Normatividad
Normatividad Nivel 1
legal

Política, objetivos y Nivel 2

planes

Procesos, caracterizaciones,
procedimientos Nivel 3

Manuales, guías e instructivos

Formatos, registros, documentos de soporte

Nivel 4

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 Conceptos de Documentación
En la estructura documental relacionada se debe tener en cuenta las siguientes orientaciones:

Nivel 1 - Normatividad legal: Corresponde a los documentos que contienen disposiciones generadas desde
el punto de vista legal y que corresponde a Resoluciones, Circulares Externas y demás documentos que
representen o que oficialicen las directivas y lineamientos del Sistema Integrado de Gestión.
Nivel 2 - Políticas: Corresponde a los documentos que establecen directrices que permite la toma de
decisiones y la obtención de objetivos, dentro de este nivel se encuentra las políticas del SIG
Nivel 2 - Objetivos: Corresponde a los documentos que permiten el logro de las políticas, dentro de este
nivel se encuentran los objetivos del SIG.
Nivel 2 - Planes: Conjunto de documentos que establecen pautas de acción dentro de los cuales se
especifica las actividades, cronogramas, indicadores, responsables y recursos. Estos deberán estar
relacionados en los procedimientos.
Nivel 3 - Procesos: Conjunto de documentos asociados a la operación de la Entidad de manera general.
Nivel 3 - Caracterización: Documento que relaciona información técnica de manera general de un proceso,
usuario o producto.

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 Conceptos de Documentos
Nivel 3 - Procedimientos: Conjunto de documentos asociados a la operación de la organización de manera
específica.
Nivel 3 - Manuales: Corresponde a los documentos que agrupa el conjunto de disposiciones establecidas para
la operación del SIG, se encuentra dentro de este nivel el Manual de Operaciones del SIG y el Manual de
Funciones. La función de este tipo de documentos es la recopilación de procesos, procedimientos,
instrucciones, formatos y lineamientos.
Nivel 3 - Guías: Corresponde a los documentos que complementan los procedimientos, y que tienen como
propósito, orientar, profundizar, especificar o aclarar una actividad establecida dentro del procedimiento.
Nivel 3 - Instructivos: Corresponde a los documentos que complementan los procedimientos, y que tienen
como propósito, orientar el diligenciamiento de un formato o aplicativo informático. La complejidad de estos
determinará si se requiere la elaboración de un instructivo, es decir que no necesariamente todo formato o
aplicativo deberá tener uno.
Nivel 4 - Formatos: Documento elaborado para consignar el resultado de una actividad o tarea, estos deberán
siempre estar relacionados en los procedimientos.

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 Conceptos de Documentos

Nivel 4 - Formatos: Documento elaborado para consignar el resultado de una actividad o tarea, estos deberán
siempre estar relacionados en los procedimientos.
Nivel 4 - Formatos: Documento elaborado para consignar el resultado de una actividad o tarea, estos deberán
siempre estar relacionados en los procedimientos.
Nivel 4 - Registros: Evidencia objetiva de un resultado obtenido de una actividad ejecutada, puede ser en
medio físico o magnético y se puede desprender del diligenciamiento y trámite de un formato, herramienta
informática, correo electrónico o comunicado.
Nivel 4 - Documentos soporte: Conjunto de documentos que facilitan la operación de la Entidad, se
encuentran dentro de estos los documentos de origen externo y de trabajo.
Nivel 4 - Registros: Evidencia objetiva de un resultado obtenido de una actividad ejecutada, puede ser en
medio físico o magnético y se puede desprender del diligenciamiento y trámite de un formato, herramienta
informática, correo electrónico o comunicado.
Nivel 4 - Documentos soporte: Conjunto de documentos que facilitan la operación de la Entidad, se
encuentran dentro de estos los documentos de origen externo y de trabajo.

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 Actividad de Aprendizaje 1

Elabora un cuadro en Excel y liste los documentos por cada numeral de la Norma
ISO 9001:2015. Establece el nivel jerárquico. Socializa con tus compañeros e
instructor

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 GTC ISO 10013:2002
Directrices para la documentación del SGC
4.5 PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
4.5.1 Estructura y formato

La estructura y formato de los procedimientos documentados deberían estar

definidos por la organización de las siguientes maneras:
texto, diagramas de flujo, tablas, o una combinación de éstas, o cualquier otro
método adecuado de acuerdo con las necesidades de la organización.

Los procedimientos documentados deberían contener la información necesaria

(4.5.2) y cada uno de ellos una identificación única.

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 GTC ISO 10013:2002
Directrices para la documentación del SGC
4.5 PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
4.5.1 Estructura y formato

Los procedimientos documentados pueden hacer referencia a instrucciones de

trabajo que definen cómo se desarrolla una actividad. Los procedimientos
documentados generalmente describen actividades que competen a funciones
diferentes, mientras las instrucciones de trabajo generalmente se aplican a las
tareas dentro de una función.

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 GTC ISO 10013:2002
Directrices para la documentación del SGC
4.6 INSTRUCCIONES DE TRABAJO
4.6.1 Estructura y formato
Las instrucciones de trabajo deberían ser desarrollados y mantenidas para
describir el desempeño de todo trabajo que se podría verse afectado
adversamente por la falta de tales instrucciones.

Existen muchas maneras de preparar y presentar las instrucciones.

Las instrucciones de trabajo deberían contener el título y únicamente

identificación (esta información este establecida en el numeral 4.6.4)

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 GTC ISO 10013:2002
Directrices para la documentación del SGC
4.6 INSTRUCCIONES DE TRABAJO
4.6.1 Estructura y formato
La estructura, formato y nivel de detalle utilizado en las instrucciones de
trabajo deberían adaptarse a las necesidades del personal de la
organización y dependen de la complejidad del trabajo, métodos utilizados,
formación recibida, y las habilidades y calificaciones de tal personal.

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 GTC ISO 10013:2002
Directrices para la documentación del SGC
4.6 INSTRUCCIONES DE TRABAJO
4.6.1 Estructura y formato
La estructura, formato y nivel de detalle utilizado en las instrucciones de
trabajo deberían adaptarse a las necesidades del personal de la
organización y dependen de la complejidad del trabajo, métodos utilizados,
formación recibida, y las habilidades y calificaciones de tal personal.

La estructura de las instrucciones de trabajo puede variar con respecto a la

de los procedimientos documentados.
Las instrucciones de trabajo pueden estar incluidas en los procedimientos
documentados o hacerse referencia en ellos.

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 Partes de un Documento
Título El título debería identificar claramente el procedimiento documentado

Objeto El propósito de los procedimientos documentado debería estar definido

Alcance Describir el alcance del procedimiento documentado, incluyendo las áreas que
cubre y las que no.
Responsabilidad y Responsable de ejecutar y promover el cumplimiento de las actividades
autoridad. documentadas.
La responsabilidad y autoridad de las funciones del personal y/o de la
organización, así como sus interrelaciones asociadas con los procesos y
actividades descritas en el procedimiento, deberían estar identificadas.

Términos y definiciones Aclara en caso de ser necesario los términos o definiciones para ejecutar el
procedimiento
Descripción de las Describir en orden cronológico el conjunto de actividades a ejecutarse en el
actividades procedimiento. El nivel de detalle puede variar, dependiendo de la complejidad de
las actividades

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 Partes de un Documento
Parte Descripción

Registros Registros relacionados con las actividades descritas en el procedimiento

documentado .
Debería estar establecido el método requerido para completar, archivar y
conservar los registros.

Anexos Pueden incluirse anexos que contengan información de apoyo al procedimiento

documentado, tales como tablas, gráficos, diagramas de flujo y formularios.
Identificación de los Cuando sea factible, la naturaleza del cambio debería estar identificada en el
cambios documento o los anexos apropiados

Revisión, aprobación y Debería indicarse la evidencia de la revisión y aprobación, estado de revisión y

modificación fecha de la modificación del procedimiento documentado.
Parte Descripción

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 Actividad de Aprendizaje 2

De acuerdo a los grupos de trabajo y por instrucciones del instructor de asignará un

documento, el cual deberá describir su estructura y contenido.
- Manual
- Procedimiento
- Instructivo
- Guía
- Formato
- Programa

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 Codificación de un Documento
Código Ejemplo
Tipo de documento – P-0001
Consecutivo
X-####
El consecutivo es por el
tipo de documento

Tipo de documento- P-GC-001

Proceso-Consecutivo
X-PP-###
El consecutivo es por el
tipo de documento y
proceso

Codificación empresa-tipo CAAST-P-GC-001

de documento-proceso-
consecutivo
YYYYY-X-PP-###

Formato, Anexo F-MC-GC-P-001-01

Codificación empresa
Código del proceso
Tipo de documento
Consecutivo del
documento
Consecutivo del
formato/Anexo
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 Codificación de un Documento
Corresponde a la identificación alfanumérica del documento, la cual facilitará su ubicación dentro de la
estructura documental del Sistema Integrado de Gestión, y estará dentro del encabezado del documento y
se relacionará en el formato denominado “Listado Maestro de Documentos”. 

El código estará conformado por seis caracteres, de acuerdo con la siguiente estructura:
 
XXYY##
 
Los dos primeros caracteres son de tipo alfabético XX y corresponde a las iniciales del proceso, las cuales
serán suministradas por el profesional que administra el Listado Maestro de Documentos.
 
Los dos siguientes caracteres de tipo alfabético YY, corresponde a las iniciales del tipo de documento, para
lo cual se deberá tener en cuenta la siguiente estructura:

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 Codificación de un Documento
Los dos primeros caracteres son de tipo alfabético XX y corresponde a las iniciales del proceso, las cuales
serán suministradas por el profesional que administra el Listado Maestro de Documentos.
 
Los dos siguientes caracteres de tipo alfabético YY, corresponde a las iniciales del tipo de documento, para
lo cual se deberá tener en cuenta la siguiente estructura:

PR Proceso
PD Procedimiento
MN Manual
PO Política
CR Caracterización
GU Guía
IN Instructivo
PL Plan
FT Formato
DE Documento de origen externo
DS Documento soporte

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 Codificación de un Documento

En caso que el documento no se acomode a la clasificación presentada, se analizará las iniciales y se

establecerá una modalidad adicional. Esta operación solamente será realizada por el administrador del
Listado Maestro de Documentos.
 
La numeración (##) corresponderá a un consecutivo, la cual estará conformada por dos dígitos que se
ubicarán después de las iniciales del tipo de documento. Cabe señalar que cada proceso tendrá su propio
conjunto de consecutivos, iniciando con el número 01 y finalizando con el 99.
 
Un ejemplo de código de un documento es ASPD01, en donde AS corresponde al proceso de Administración
del Sistema Integrado de Gestión, PD se refiere al tipo de documento que para este caso es un
procedimiento y 01 corresponde al número consecutivo

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 Codificación de un Documento
Versión: corresponde a un número consecutivo que permite controlar los documentos vigentes. Cada vez que se
realice un cambio, se deberá actualizar la versión.

Responsabilidades:

Dentro del nivel 3 de documentación, se encuentran los manuales, los procedimientos, las guías y las
caracterizaciones, en estos aparecen un campo adicional, en donde se establecen los cargos que participaron en
la elaboración de los documentos mencionados y en los espacios relacionados deberá escribirse el cargo de
manera general acompañado de la dependencia,
Ejemplo:
Elaboró: Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación,
Revisión corresponderá al Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, adicional podrá ser incluido en esta campo,
el cargo que revisó por parte del área que solicitó la elaboración del documento,
Aprobación corresponderá al responsable del proceso que solicita el documento, además se deberá colocar el
día, mes y año de la respectiva elaboración, revisión y aprobación, de acuerdo con la siguiente estructura:
DD/MM/AAA

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Codificación de un Documento

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 Control de Cambios

Los documentos a los que se les diligenciará el campo de control de

cambios, son: manuales, guías, procedimientos y caracterizaciones, éste
campo se incluirá en la parte final del documento. Su estructura es la
siguiente:

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 Estructura del encabezado
de documentos
Nombre de la empresa o Logo de la empresa
Nombre del documento
Código del documento
Versión
Fecha de aprobación o vigencia
Nombre del proceso (opcional)
Nombre de la empresa (opcional)
Número de página

Los documentos deben tener el encabezado en todos las páginas para su

identificación

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 Estructura del encabezado
de documentos

 Primera columna: Logo

 Segunda columna: Proceso y tipo documental de acuerdo a la pirámide documental del
Sistema Integrado de Gestión
 Tercera columna: Nombre del proceso y nombre del documento, sobre este último se
establecerá la codificación.
 Cuarta y quinta columna: Código del documento y versión.

El tipo de letra utilizado en el encabezado será Arial 11 y en mayúsculas fijas.

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Estructura del encabezado
de documentos

GC-F-004 V.01
Estructura del encabezado
de documentos

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 Actividad de Aprendizaje 3

En grupo de empresa objeto de estudio, diseña la estructura de codificación de

los documentos y elabora encabezado de los documentos del sistema de
gestión integrado. Socializa con tus compañeros e instructor

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Flujograma y Descripción de Actividades

GC-F-004 V.01
Flujograma y Descripción de Actividades

GC-F-004 V.01
Flujograma y Descripción de Actividades

GC-F-004 V.01
Flujograma y Descripción de Actividades

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 Actividad de Aprendizaje 4

Revisa las normas ISO 9001, ISO 14001 y ISO 45001, e identifica los documentos que debe
tener los Sistemas de Gestión.
Manuales
Procedimientos
Instructivos
Guías
Formatos
Etc.
Cuáles son los documentos transversales en las normas ?
Norma, Numeral, Nombre del documento

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Pasos para d

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Criterios de Redacción de Documentos

Coherencia Cohesión Concordancia

Precisión Sencillez Claridad

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 Pautas…

La redacción requiere
Estar alineados con
de diseño, planificación, Deben de estar adecuados al
otros relativos a calidad, SST,
creatividad, organización e público al que se dirigen
ambiental, etc.
imaginación.

Ser sometidos a revisiones
periódicas para asegurar
Indicar claramente quién
Crear un sistema de que siguen respondiendo
hace el trabajo, cuándo,
control de documentos con eficiencia a las
cómo, dónde y por qué.
necesidades de la
organización.

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 Objetivos de un documento

Inicia en verbo infinitivo. Describe

Expresan las intenciones o el
propósito del documento y su
cumplimiento está en función del
tiempo en que este se ejecute.
el qué del objetivo.
Se continua con el para qué del Verbo infinitivo + Condición +
propósito. Finalidad del objetivo. Complemento
Se finaliza con el Cómo se logrará
el objetivo

Debe ser claro, conciso e No debe tener mas de un verbo.

inequívoco Se debe colocar el verbo mayor.

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GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
 Alcance de un documento

Indica los límites del Consolida las actividades

documento que abarca el documento

Sedes, áreas Metodologías

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GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
 Actividades de un documento
Se redacta en tiempo
presente de manera
Las actividades empiezan Claro, conciso, preciso,
impersonal o en tercera
con verbo Coherente
persona señalando al
responsable de la actividad

Comprensible para todas Seguir orden o secuencia

Tener en cuenta ciclo PHVA
las personas de las actividades

Responde: Qué, cómo,

quién, cuándo

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 Bibliografía
- NTC ISO 9001
- NTC OHSAS 18001
- NTC ISO 14001
- GTC ISO 10013

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