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• KERLYS VARGAS\In Vitro - Archivistica Parte 1-3 (HQ).mp4

• KERLYS VARGAS\In Vitro - Archivistica Parte 2-3 (HQ).mp4
• KERLYS VARGAS\In Vitro - Archivistica Parte 3-3 (HQ).mp4
Puesto de trabajo de un archivista
Es el lugar o área ocupado por una persona
dentro de una organización, empresa o
entidad donde se desarrollan una serie de
actividades las cuales satisfacen
expectativas, que tienen como objetivo,
garantizar productos, servicios y bienes.
Componentes de un puesto de
trabajo
Escritorio
Silla
Computador
 Los programas

• Programa windows.

• Internet .

• Programa microsoft.
Impresora Multifuncional
Telefax
 Definicion

• El fax es un sistema de
telecomunicaciones, que permite enviar
copias de documentos a la distancia,
utilizando por lo general las líneas
telefónicas. El nombre fax viene del latín
fax simile, que quiere decir hacer igual;
con ello, se identifica de excelente
manera.
 Historia
La tecnología de las máquinas Fax fue inventada hace mucho tiempo,
aunque no se hizo popular entre los usuarios hasta 1980. El primer Fax
fue inventado por un mecánico e inventor Escocés llamado Alexander
Bain. En 1843, recibió una patente Británica por “mejoras produciendo
y regulando señales eléctricas, impresiones eléctricas y señales
telegráficas”, o dicho de otra manera, un Fax. Algunos años antes,
Samuel Morse había inventado con éxito el primer telégrafo, y se puede
decir que el Fax evolucionó de dicha tecnología. El telégrafo enviaba
código Morse (puntos y rayas) sobre cables que era decodificado en un
mensaje de texto en una localización remota. VIDEO
 Escaner
Un escáner es un dispositivo que permite convertir los
caracteres escritos o gráficos impresos en un formato
digital, compuesto por un lenguaje binario de 0 y 1
comprensible por la computadora. A partir de esta
transformación, la imagen que queda registrada en un
archivo en la computadora puede ser manipulada por
el usuario.
 Historia
• El escáner nace en 1984 cuando Microtek crea el MS-200, el primer
escáner blanco y negro que tenia una resolución de 200dpi. Este escáner
fue desarrollado para Apple Macintosh. Luego en el año 1985 se lograr
mejorar la resolución del escáner hasta 300dpi y ya en 1988 se logran
resoluciones de 600 dpi. En el año 1989 aparece el primer escáner a color
de 24 bit y una resolución de 300dpi. Luego la evolución de los escáner
prosigue y en el año 1991 se desarrolla el primer escáner para negativos
de foto de 35mm. En el año 1994 se crea el escáner que logra obtener una
resolución de 600dpi con 32 bit de colores.
Elementos de un puesto de trabajo
Son los que complementan los componentes de
un puesto de trabajo para realizar de manera
correcta una labor en este caso el archivista.
Los cuales son:
 TIPOS DE ARCHIVADORES
Son muebles que facilitan la ubicación,
búsqueda y consulta de información. Entre ellos
podemos encontrar los siguientes:
• Archivador vertical: Se colocan junto al
escritorio en oficinas pequeñas para
conservación y facilitar la consulta de los
documentos correspondientes al archivo de
gestión. Tiene de una a cinco gavetas.
Archivador horizontal: Facilita clasificar los documentos
de forma horizontal pero se encuentra generalmente
cerrado. Las carpetas que se utilizan se denominan
carpetas colgantes.
Folderama: Facilita la conservación de los documentos en
carpetas con guía lateral. Se utilizan en las organizaciones
para guardar las historias laborales.

Es un archivador para guardar documentos especiales.

Archivador giratorio: Este archivador está constituido por
hileras circulares. Además están equipados con teléfonos
para que los responsables del área de trabajo suministren
la información requerida.
Archivador mecánico: Es un mueble dinámico, en el cual se acopia gran
cantidad de documentos de acuerdo a la clasificación interna de la
organización. Debido a su condición física permite de una manera
práctica la búsqueda y manipulación de la información contenida en los
documentos.
Estantes: Es una estructura metálica o de manera horizontal
que tiene como propósito de garantizar la conservación de la
información de los documentos.
Archivador rodante: Es un conjunto de estanterías metálicas agrupadas
con ruedas, que implementa un sistema versátil de almacenamiento
hermético de los documentos para mayor accesibilidad y conservación
de la información.
Planoteca: Es una estructura metálica que tiene como
función almacenar planos y facilitar su consulta.
Archivador electrónico: Es una herramienta de tipo
ofimática que sirve para recopilar la información de
una manera ordenada utilizando dispositivos ópticos,
para su localización y enlace en las debidas carpetas.

Es una herramienta que permite ubicar

archivos mediante el uso de backup’s.
clasificador
Agenda de anotaciones
RELOJ RADICADOR
Libro de registro correspondencias
oficiales
Sello de recibido y entregado
almohadilla
sacagrapas
 ELEMENTOS LEGAJACION
Perforadora industrial: Es un instrumento que
cuenta con una palanca para hacer presión y
tienen brazos largos que traspasa las hojas.
Perforadora
MATERIALES RESTRINGIDOS
 DESARROLLO Y EVOLUCIÓN HISTORICA DE LOS ARCHIVOS
RECORRIDO POR LOS PUEBLOS
DE LA ANTIGüEDA
• Egipcios: Recubrían las columnas de los
templos con inscripciones para consulta de los
sacerdotes. JEROGLIFICOS
PAPIRO PERGAMINO
• China e India: Custodiaban las leyes en los
templos

• Romanos y Griegos: Tallaban en madera y

mármol documentos y testamentos
 HECHOS SOBRESALIENTES
• SIGLO XIII: Surgen los primeros Documentos
Comerciales. Se crearon los primeros bancos.
• SIGLO XV: Gutenberg inventa la imprenta
• SIGLO XVI: Los reyes ven la necesidad de los
archivo como patrimonio cultural e histórico
• SIGLO XVII: Extravío de muchos documentos y
mal manejo de los Archivos.
• SIGLO XVIII: Se inician los viajes para conocer a
fondo el problema de los archivos, como los viajes
eruditos de Santiago Agustín Riol y Ascencio de
Morales por los Archivos de España y los trabajos
incasables de Juan Bautista Muñoz, llamado el
padre del Archivo de India.
• SIGLO XIX: Nace la microfilmación.

• SIGLO XX: Avances tecnológicos TIC´s,

desarrollan medios de almacenamiento
magnéticos como:
• Disco óptico
• Transporte Electrónico de Documentos
• Comercio Electrónico, entre otros
 MARCO LEGAL DEL ARCHIVO
EN COLOMBIA
• 1920: El presidente Marco Fidel Suárez
sancionó la ley 47 que dictaba disposiciones
de museo, Biblioteca y Archivo

• 1968: El Gobierno crea el Instituto

Colombiano de Cultura, el Archivo Nacional
pasó a ser una dependencia
• 1989: El gobierno expide la ley 80 que crea El
Archivo General de la Nación, como
establecimiento público, del orden nacional,
adscrito al Ministerio de Gobierno.
• 1999: Ley 527 que define y reglamenta el
acceso y uso de mensaje de datos, comercio
electrónico y firma digital
• 2000: Ley 594. Ley General de Archivo y otras
disposiciones
CONCEPTO DE DOCUMENTO Y
DOCUMENTOS DE ARCHIVO
 DOCUMENTO DOCUMENTO DE ARCHIVO

Es todo aquello que contiene Es el registro de

información, independiente de
su soporte físico y que abarca
todo lo que puede transmitir el
conocimiento humano.
Documento es todo aquel
objeto utilizado por los seres
humanos para fijar una
información y que actúa como
la memoria de acto, acciones,
pensamientos, creaciones e
imágenes.
información producida y
recibida por una persona
o entidad en razón de sus
actividades o funciones
que tienen valor
administrativo, fiscal,
contable, económico,
histórico, científico o
cultural y que debe ser
objeto de conservación.
 DOCUMENTO DE ARCHIVO
También se puede definir el documento de
archivo como un soporte que contiene
información realizada por la entidad que lo
produce, en cumplimiento de las funciones que
le corresponde desempeñar. Su producción
responde a los objetivos o actividades propias
de la entidad que le da origen.
 ARCHIVO
SEGÚN ARTICULO 3 LEY GENERAL DEL ARCHIVO:

• ARCHIVO ES EL CONJUNTO DE DOCUMENTOS, SEA

CUAL FUERA SU FECHA, FORMA Y SOPORTE MATERIAL,
ACUMULADO EN UN PROCESO NATURAL POR UNA
PERSONA O ENTIDAD PUBLICA O PRIVADA, EN EL
TRANSCURSO DE SU GESTIÓN, CONSERVADO,
RESPETANDO AQUEL ORDEN PARA SERVIR COMO
TESTIMONIO E INFORMACIÓN A LAS PERSONAS O
INSTITUCIÓN QUE LOS PRODUCE Y A LOS
CIUDADANOS, O COMO FUENTE DE LA HISTORIA.
 SEGÚN EL ENTE PRODUCTOR
O NATURALEZA

DOCUMENTOS
PRIVADOS
DOCUMENTOS PUBLICOS
Otorgados por entidades Se originan en
oficiales o del gobierno las empresas
privadas
IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS DE
ARCHIVO

• Permite la comunicación humana

• Son un medio de información
• Constituyen un medio probatorio
• Dejan constancia de la Gestión Administrativa
• Apoyan la toma de decisiones administrativas
• Son testimonio del acontecer cotidiano
 TOMA DE
DECISIONES REFLEJA
FUENTE
CULTURAL RESULTADO

IMAGEN
HISTORIA
ARCHIVO CONFIABLE
CEREBRO

RESPALDO
PROCEDIMIENTOS LEGAL
MEMORIA
INSTITUCIONAL
 INFORMACIÓN CONFIDENCIAL
Es toda aquella información que por su naturaleza
no puede ser revelada a terceros y que por lo tanto
no es pública, por ello se entiende que este tipo de
información es de nivel crítico que por ello debe ser
tratada y protegida con mayor atención. Es
importante tener en claro que no hay un Estándar
que nos indique el método de clasificar la
información de pública a confidencial pues esto
depende de la naturaleza de cada organización y
de cómo se maneje en su contexto interno los
procesos y sistemas de la información. Es decir
cada uno es autónomo de darle su valor.
 INFORMACIÓN PUBLICA
Es toda aquella información que ha sido
declarada de conocimiento público y que se
puede publicar sin restricción alguna pues
este tipo de información debe ser de
conocimiento general. Por lo anterior
podemos deducir que este tipo de
información no genera daño ni amenaza
alguna a los entes que lo generan ni en los
procesos ni mucho menos en los sistemas
de información que ellos manejen.
 ELEMENTOS DE UN DOCUMENTO DE
ARCHIVO
• Soporte: Hace relación a la parte material o
física (Papel, cinta disco)

• Técnica: Medio que fija y transmite el

contenido: Escritura, signos, códigos
• Estructura: hace referencia al formato o
cláusulas. Por ejemplo en una carta hace
referencia a: número, fecha, destinatario,
asunto, vocativo, texto, despedida, remitente.

• Contenido o asunto: Mensaje o información

que transmite el documento.
 CARACTERÍSTICAS DE LOS
DOCUMENTOS DE ARCHIVO
• Tres elementos identifican y caracterizan los documentos de archivo:
• Carácter Seriado: Son el resultado de acciones repetitivas,
determinadas por funciones específicas. Se producen uno a
uno y en orden natural, Ejemplo; acuerdo, actas,
resoluciones.
• Carácter de Unicidad: Los documentos de Archivo se
distinguen también porque son únicos, no están publicados,
ni se manifiestan en ejemplares múltiples.
• Carácter de Objetividad: Los documentos de archivo no son
elaborados para la posteridad. Registran hechos del
acontecer inmediato.
Además se producen naturalmente dentro de la estructura
orgánica de las instituciones.
 CARACTERES DE LOS DOCUMENTOS
DE ARCHIVOS
CARÁCTER INTERNO
• Entidad Productora: Es la persona o corporación que
produjo el documento, ya sea público o privado. Puede
observarse en el membrete.
• Orígenes Funcionales: Indica el cargos o las funciones
administrativas, la acción que ejecuta una persona o
corporación en el desempeño de un programa (Firma y
cargo del responsable)
• Fecha y lugar de producción. Indica dónde y cuándo
fueron producidos los documentos.
• Contenido Sustantivo: Se refiere al asunto o tema de que
trata la unidad documental.
CARÁCTER EXTERNO.
• Clase: Textual y no textual
• Tipo: Se refiere a la especie documental que
revela tanto el contenido como la estructura
física del documento: carta, memorando,
circular, acta, resolución, informe.
• Forma: Original o copia
 CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
DE ARCHIVO
NO TEXTUALES:
DOCUMENTOS TEXTUALES: Puede incluirse una parte en texto pero lo
esencial de la información aparece en otra
Presenta la información en forma. Deben verse, oírse o manipularse. En
este grupo distinguiremos:
forma de texto escrito, que Documentos Iconográficos: Imágenes, avisos,
debe leerse; por ejemplo: esquemas, mapas, planos, cuadros, fotografías
Los libros, las en papel y diapositivas.
compilaciones, Documentos Sonoros: Discos, Cintas gravadas
Documentos Audiovisuales: Combina sonido
estadísticas, y documentos con imagen: Películas, videos-discos, cintas,
administrativos entre video casete.
otros. Documentos Magnéticos: utilizados en
informática, son los programas que permiten
realizar los distintos trabajos.
Documentos Materiales: objetos, muestras,
obras, monumentos, maquetas, trabajos en
braille
 DIFERENCIA
EL EXPEDIENTE EL LEGAJO
Es un conjunto ordenado Es un formato bajo el cual
de documentos cuyo se agrupan un conjunto de
orden o secuencia documentos que hacen
corresponde al trámite referencia al mismo
que debe seguir una objeto, tema o actividad
acción administrativa para pero no obedecen a un
entrar en vigencia o ser trámite o procedimientos
resuelto. complejos como el caso
de los expedientes.
 SEGÚN LA TRADICIÓN DOCUMENTAL O LA
FORMA DE TRANSMISIÓN
ORIGINAL: Es el ejemplar de un
documento auténtico, cuyo texto
presenta todos los requisitos que lo
habilitan para cumplir el objetivo al
que está o estaba destinado
COPIA: Es el ejemplar de un documento que
contiene el texto del original, pero que no ha sido
producido para cumplir con el objetivo por el cual
se creó el documento y, por tanto, omite requisitos
del original o lleva la advertencia de que es copia.

BORRADOR: Es un documento
provisional, preparatorio, previo al
ejemplar original, no debe confundirse
el borrador con el original de un
anteproyecto
FONDOS DOCUMENTALES
 GESTION DOCUMENTAL
Conjunto de actividades administrativas y
técnicas, tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y
recibida por las entidades, desde su origen hasta
su destino final, con el objeto de facilitar su
utilización y conservación.
 PROGRAMA GESTION DOCUMENTAL
DEFINICION E IMPORTANCIA
Conjunto de instrucciones en las que se detallan
las operaciones para el desarrollo de los
procesos (de la gestión documental) al interior
de cada entidad.
- Resaltar la importancia del papel de los
documentos y archivos, como lenguaje natural
de la administración publica, para el
funcionamiento de la misma.
- Procurar la racionalización y control en la
producción documental, en atención a los
procedimientos, tramites administrativos y flujos
documentales, lo mismo que, la normalización de
modelos y formatos para la producción
documental. (GTC 185)
- Normalizar la utilización de materiales, soportes y
equipos de calidad y que a la vez preserven el
medio ambiente
- Lograr una acertada normalización en los
procedimientos para el recibo, radicación y
distribución de la correspondencia mediante la
utilización de sistemas eficientes de correo y
mensajería. (Acuerdo 060 de 2001)
- Regular el manejo y organización del sistema
de administración de documentos y archivos a
partir de la noción de Archivo Total y los
enunciados de finalidad, responsabilidad,
confidencialidad, seguridad y accesibilidad.
- Implementar el desarrollo de procesos básicos
de aplicación de la tabla de retención
documental, organización, transferencias
primarias, recuperación, preservación,
conservación de la información y disposición
final de los documentos.
- Facilitar la recuperación de la información en
forma rápida y oportuna.
- Encaminar los archivos para que sean
verdaderos centros de información, útiles para
la administración e importantes para la
cultura.
Obligatoriedad según la Ley 594 de 2000 Art. 21
Consideraciones Básicas
Administrativos: transparencia, simplificación de
tramites y la eficiencia de la administración.
Económicos: Reducción de costos derivados de la
conservación de documentos innecesarios y la
racionalización de los recursos destinados para la
gestión documental.

Archivísticos : Ley 594 de 2000, archivo total, ciclo

vital del documento, principios de procedencia y
orden original
 REQUISITOS TECNICOS
Definición de las condiciones o instrumentos
técnicos previos como:
- Manuales de procesos y procedimientos
- compilación de formas o formatos regulados
- Manual de Funciones
- Tablas de retención documental
- Tablas de valoración documental
- Adopción de normas técnicas y normatividad
en general
- Archivos en las diferentes fases del ciclo vital
- Unidad de correspondencia
VERIFICAR CONDICIONES
- Centralización de la recepción y envío de los
documentos
- Definición de procedimientos para la
distribución de documentos internos y
externos
- Aprobación de las TRD y/o TVD
- Comité Interno de Archivo
- Reglamento de archivo para la entidad
 REQUISITOS ADMINISTRATIVOS
Integrar el PGD con todas las funciones administrativas
de la entidad, así con los demás sistemas de información,
con los aplicativos y demás herramientas informativas.
- Programa estratégico de la entidad, con el apoyo de la
alta dirección
- Contar con la participación de las diferentes áreas de
la entidad
- Talento humano debidamente asignado a funciones de
archivo y con dedicación exclusiva
- Contar con un programa de capacitación a los
empleados encargado de los archivos
- Las instalaciones de archivos deben reunir las
condiciones mínimas para el adecuado desarrollo des
su función
PARA QUE UN PGD
PROCESOS ARCHIVISTICOS DE UN PGD
1. Planeación
2. Producción
3. Gestión y Tramite
4. Organización
5. Transferencia
6. Disposición de Documentos
7. Preservación a Largo Plazo
8. Valoración
 1. Planeación
Conjunto de actividades encaminadas a la
planeación, generación y valoración de los
documentos de la entidad, en cumplimiento con
el contexto administrativo, legal, funcional y
técnico. Comprende la creación y diseño de
formas, formularios y documentos, análisis de
procesos, análisis diplomático y su registro en el
sistema de gestión documental.
 2. Producción
Actividades destinadas al estudio de los
documentos en la forma de producción o
ingreso, formato y estructura, finalidad, área
competente para el trámite, proceso en que
actúa y los resultados esperados.
Generación de documentos en las instituciones,
en cumplimiento de sus funciones.
Normatividad
Ley 43 de 1913: Uso de tinta indelebles para
documentos oficiales
Ley 527 de 1999
Art 7. sobre mensajes de datos y firmas digitales
Código Penal
Art 218 a 228. Disposición relacionadas con
falsificación de los documentos públicos.
Código de Procedimiento Penal
Art 261. El valor probatorio de los documentos
públicos
Art 262 a 263. El valor probatorio de documentos
privados
Código de Comercio
Art 48. Conformidad de libros y papeles del
comerciante a las normas comerciales
Art 51. Comprobantes y correspondencia como parte
integral de la contabilidad
Art 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia
comercial.
Circular Interna AGN 13 de 1999, No se deben
utilizar micropuntas o esferos de tinta húmeda.
NTC 1673. Papel y cartón: papel para escribir e
imprimir
NTC 2223:1986 Equipos y útiles de oficina. Tinta
liquida para escribir
GTC 185. Elaboración documentos comerciales
..\GUIA TECNICA COLOMBIANA 185.pdf
NTC 4436. Papel para documentos de archivo:
requisitos para la permanencia y durabilidad
 3. Gestión y trámite
Conjunto de actuaciones necesarias para el
registro, la vinculación a un trámite, la
distribución incluidas las actuaciones o
delegaciones, la descripción (metadatos), la
disponibilidad, recuperación y acceso para
consulta de los documentos, el control y
seguimiento a los trámites que surte el
documento hasta la resolución de los asuntos.
 OBJETIVO
Para cumplir a cabalidad con las
disposiciones legales, es necesario que
cada entidad normalice los procedimientos
de recibo y despacho de documentos
puesto que, es imposible hablar de
efectividad y eficiencia en los sistemas de
producción, trámite y almacenamiento de
los documentos si no se establecen unos
procesos técnicos que demuestren
eficiencia, eficacia e identidad institucional.
RECIBO Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIAS
 

Conjunto de operaciones
de verificación y control
que una institución debe
realizar para la admisión
de los documentos que
son remitidos por una
persona natural o
jurídica.
Se debe tener en cuenta
que la producción
documental no solo empieza
cuando en la misma
institución se GENERAN
documentos, sino incluso
cuando se RECIBEN, lo que
indica un control en la
recepción y distribución, y
de esta manera poder dar a
los ciudadanos respuestas
sobre el estado de sus
trámites de una manera
diligente.
 UNIDADES DE
CORRESPONDENCIA
El artículo 3 del Acuerdo 060/2001 del
Archivo General de la Nación de
Colombia, específica que: “las
entidades deberán establecer de
acuerdo con su estructura, la Unidad
de Correspondencia que gestione de
manera centralizada y normalizada,
los servicios de recepción, radicación
y distribución de sus comunicaciones,
de tal manera, que estos
procedimientos contribuyan al
desarrollo del programas de gestión
documental y los programas de
conservación, integrándose a los
procesos que se llevarán en los
archivos de gestión, centrales e
históricos.
Articulo 4: Firmas responsables

Articulo 5:Procedimientos para la radicación de

comunicaciones oficiales velarán por la
transparencia de la actuación administrativa, razón
por la cual, no se podrán reservar números de
radicación, ni habrá números repetidos,
enmendados, corregidos o tachados, la
numeración será asignada en estricto orden de
recepción de los documentos; cuando el usuario o
peticionario presente personalmente la
correspondencia, se le entregará de inmediato su
copia debidamente radicada. Al comenzar cada
año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de
uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o
automatizados.
PARAGRAFO: Cuando existan errores en la
radicación y se anulen los números, se debe dejar
constancia por escrito, con la respectiva
justificación y firma del Jefe de la unidad de
correspondencia.

ARTICULO SEXTO: Numeración de actos

administrativos: La numeración de los actos
administrativos debe ser consecutiva y las oficinas
encargadas de dicha actividad, se encargarán de
llevar los controles, atender las consultas y los
reportes necesarios y serán responsables de que
no se reserven, tachen o enmienden números, no
se numeren los actos administrativos que no estén
debidamente firmados y se cumplan todas las
disposiciones establecidas para el efecto.
ARTíCULO SÉPTIMO: Comunicaciones internas: Para
las comunicaciones internas de carácter oficial, las
entidades deberán establecer controles y
procedimientos que permitan realizar un adecuado
seguimiento a las mismas, utilizando los códigos de las
dependencias, la numeración consecutiva y sistemas
que permitan la consulta oportunamente, ya sean éstos,
manuales o automatizados.
..\Campaña Cero Papel SENA.mp4
ARTICULO OCTAVO :Control de comunicaciones
oficiales: Las unidades de correspondencia, elaborarán
planillas, formatos y controles manuales o
automatizados que permitan certificar la recepción de
los documentos, por parte de los funcionarios
competentes y dispondrán de servicios de alerta para el
seguimiento a los tiempos de respuesta de las
comunicaciones recibidas.
ARTICULO NOVENO : Conservación documental: Las
entidades son responsables por la adecuada
conservación de su documentación, para ello deben
incluir en sus programas de gestión documental y en
sus manuales de procedimientos, pautas que aseguren
la integridad de los documentos desde el momento de
su producción.

Es recomendable la utilización de papelería con gramaje

entre 75 y 90 g/m', libre de ácido y exento de lignina
cuyo valor de pH esté en rango de 7.0 a 8.5 " Papel
para documentos de archivo: requisitos para la
permanencia y durabilidad". Las tintas de impresión
deben poseer estabilidad química, ser insolubles en
contacto con la humedad, no presentar modificación de
color y no transmitir acidez al soporte.
ARTICULO DECIMO: Comunicaciones oficiales
recibidas: las comunicaciones oficiales que
ingresen a las instituciones deberán ser revisadas,
para verificar la competencia, los anexos, el destino
y los datos de origen del ciudadano o entidad que
las remite, dirección donde se deba enviar
respuesta y asunto correspondiente, si es
competencia de la entidad, se procederá a la
radicación del mismo.

PARAGRAFO: Cuando una comunicación no esté

firmada ni presente el nombre del responsable o
responsables de su contenido, se considerará
anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la
oficina de su competencia, donde se determinarán
las acciones a seguir.
ARTICULO DÉCIMO PRIMERO:
Comunicaciones oficiales enviadas: las
comunicaciones oficiales enviadas en soporte
papel, se elaborarán en original y máximo dos
copias, remitiéndose el original al destinatario,
la primera copia a la serie respectiva de la
oficina que genera el documento, teniendo en
cuenta los anexos correspondientes y la
segunda copia reposará en el consecutivo de la
unidad de correspondencia, por el tiempo
establecido en su tabla de retención
documental. En los casos en los cuales haya
varios destinatarios, se elaborarán igual
cantidad de copias adicionales.
ARTICULO DÉCIMO SEGUNDO:
Comunicaciones oficiales vía fax: las
comunicaciones recibidas y enviadas por
este medio, se tramitarán, teniendo en
cuenta la información que forma parte
integral de las series establecidas en las
tablas de retención documental, para la
respectiva radicación en la unidad de
correspondencia, la cual se encargará de
dar los Iineamientos para el control y
establecer los procedimientos adecuados
para su administración.
Las entidades que utilizan para la impresión de los fax,
papel químico, deberán reproducir este documento, sobre
papel que garantice su permanencia y durabilidad.
ARTICULO DÉCIMO TERCERO: Comunicaciones oficiales
por correo electrónico: Las entidades que dispongan de
Internet y servicios de correo electrónico, reglamentarán su
utilización y asignarán responsabilidades de acuerdo con la
cantidad de cuentas habilitadas. En todo caso, las
unidades de correspondencia tendrán el control de los
mismos, garantizando el seguimiento de las
comunicaciones oficiales recibidas y enviadas.
A la unidad de correspondencia, se denominan de
recepción directa; y la recepción indirecta es la
que se recibe por medio de correo y/o medios
electrónicos.

ARTICULO DÉCIMO CUARTO: Imagen corporativa: Con

el propósito de reflejar una adecuada imagen corporativa,
las entidades establecerán en sus manuales de
procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas,
memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas
ICONTEC, existentes para el efecto. La leyenda de pie de
pagina debe contener, la dirección, el número del
conmutador, el número de fax institucional, la dirección de
la pagina web y la dirección del correo electrónico de la
entidad.
ARTICULO DÉCIMO QUINTO: Horarios de
Atención al Público: Todas las unidades de
correspondencia, informarán el horario de
atención al público en un lugar visible y de
fácil acceso para los ciudadanos.
Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de
correspondencia en cada una de sus sedes y si existen
varias sucursales en una misma ciudad, la entidad
determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en
una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o
si en cada sede, habrá unidad de correspondencia.
Las unidades de correspondencia, deberán contar
con personal suficiente y debidamente capacitado
y de los medios necesarios, que permitan recibir,
enviar y controlar oportunamente el trámite de las
comunicaciones de carácter oficial.
 RECIBO DE DOCUMENTOS

Es una de las tareas más

importantes y definitiva en la
utilización y tratamiento de las
comunicaciones empresariales.

Por tanto se debe crear un control

que permita comprobar el recibo y
la tramitación de las
comunicaciones recibidas,
estableciendo
RESPONSABILIDADES por parte
de las personas encargadas de
esta labor.
A continuación se relacionan los pasos para
el recibo y despacho de documentos a la luz
del Acuerdo 060/2001 del Archivo General de
la Nación de Colombia, por el cual se
establecen pautas para la administración de
las comunicaciones oficiales en las entidades
públicas y las privadas que cumplen
funciones públicas. 
 PASOS PARA EL RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

1. RECEPCIÓN: consiste en recibir las comunicaciones

provenientes de distintas fuentes y diferentes conductos.
2. APERTURA
Se trata de la apertura del
sobre o empaque de las
comunicaciones oficiales, para
la extracción del documento y
de sus anexos.
3. REVISIÓN
Según el artículo 10 del
Acuerdo 060/2001, “las
comunicaciones oficiales que
ingresen a las instalaciones
deberán ser revisadas, para
verificar la competencia, los
anexos, el destino y los datos
de origen del ciudadano o
entidad que las remite,
dirección donde se debe enviar
respuesta y asunto
correspondiente, si es
competencia de la entidad, se
procederá a las radicación del
mismo”.
CLASIFICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES
 

Según el destinatario las

comunicaciones se clasifican en:
➢ Comunicaciones externas: son las
que se cruzan entre las entidades o
instituciones y entre estas y personas
naturales o viceversa.
 
➢ Comunicaciones internas: son las
que se cruzan entre las
dependencias de la misma entidad o
entre funcionarios, dentro de la
misma sede o fuera de ella, en
cumplimiento de sus funciones.
 
4. Clasificación

✓ Consiste en separar los

documentos recibidos en los
siguientes grupos:

✓ Comunicaciones oficiales. Según

aquellas recibidas o producidas en
desarrollo de las funciones
asignadas legalmente a una entidad,
independientemente del medio
utilizado.”
Este grupo es conocido con el
nombre de documentos radicables.

➢ Comunicaciones personales. En
el artículo 2 del acuerdo
060/2001 la definen como:
correspondencia, y son: “todas
las comunicaciones de carácter
privado que llegan a las
entidades, a título personal.
Citando o no el cargo del Es importante anotar que cada
funcionario. No generan trámites entidad por norma interna,
autoriza o prohíben el trámite de
para las instituciones.” comunicación personal.
5. RADICACIÓN
• Procedimientos para la radicación
de comunicaciones oficiales.
• La radicación se efectúa mediante
la impresión de un sello que, al
imprimírselo al documento, indica
que es de propiedad de la
empresa.
• Este sello se conoce con el
nombre de sello radicador y puede
aplicarse al documento en forma
manual, mecánica o
sistematizada.
Las entidades asignan un número
consecutivo, a las comunicaciones recibidas
o producidas, dejando constancia de la
fecha y hora de recibo o de envío, con el
propósito de oficializar su trámite y cumplir
con los términos de vencimiento que
establezca la Ley.
Estos términos, se empiezan a contar a
partir del día siguiente de radicado el
documento.
La radicación de los documentos oficiales es
importante porque con ella se ubica o matricula
oficialmente el documento en la empresa,
indicando el número de orden en que se recibió, la
fecha en que fue recibido, quien lo atendió, si se le
dio respuesta y en qué fecha, además permite
obtener otros datos como su situación actual, es
decir si se encuentra aún en algún trámite o en
qué serie se encuentra archivado.
 SELLO RADICADOR
Número de Radicación __________________________
Fecha de Recibo: __________________________

Pase a: Atendido:
____________________ _________________________
____________________ ________________________
____________________ ________________________

Respuesta No: Fecha:

____________________ _______________________

Archivado en: _______________________________________ 

 

Según la Guía Técnica

Colombiana (GTC 185), el
espacio para estampar el sello
radicador es la zona 3 que
corresponde al extremo superior
derecho del documento.
6. Registro
Se produce al registro
que consiste en la
anotación de los datos
más significativos de
la comunicación en un
formato de registro
para su control y
trámite dentro de la
entidad.
Según el artículo 2 del 060/2001:
“el registro de comunicaciones
oficiales es el procedimiento por
medio del cual, las entidades
ingresan en un sistema
Manuales o automatizados de
correspondencia, todas las
comunicaciones producidas o
recibidas registrando datos tales
como: nombre de la persona y /
o entidad remitente o
destinataria, nombre o código de
la(s) dependencia(s)
competente(s), numero de
radicación, nombre del
funcionario responsable del
trámite, anexo y tiempo de
respuesta (si lo amerita) entre
otros.”
7. Distribución y Reparto.

Una vez registradas las

comunicaciones oficiales, se
procede el reparto y distribución
de las mismas, a las oficinas
que deben atenderlas o
tramitarlas.
 DISTRIBUCION DE DOCUMENTO
Actividades tendientes a garantizar que los
documentos lleguen a su destinatario.
- Flujo de los documentos al interior y al exterior de
la entidad
- Identificación de dependencias destinatarias de
acuerdo con la competencia.
- Reasignación de documentos mal direccionados.
- Mecanismo de control y verificación de recepción
y envió de los mismos.
- Definición de medios de distribución:
personal, fax, correo tradicional, correo
electrónico, apartado aéreo, otros.
- Métodos de empaque y embalaje
- Gestión de correo tradicional: normal,
certificado, especial.
- Control y firma de guías y planillas de entrega.
- Control de devoluciones
 CONTROL DE CORRESPONDENCIA
EN TRAMITE
Este control consiste en vigilar que las comunicaciones
sigan su curso normal sin demorar ni extravío en toda la
consecuencia del trámite.

Una vez entregadas las comunicaciones recibidas a las

dependencia u oficina que debe atender el asunto, es
función de la oficina encargada del recibo y despacho de
documentos hacer el seguimiento de su tramitación, para
ello se utiliza un formato recordatorio de correspondencia
recibida y en tramitación.
En este aspecto, el artículo 8 del acuerdo 060/2001
establece que: “las unidades de correspondencia,
elaborarán planillas, formatos y controles manuales o
automatizados que permitan certificar la recepción de los
documentos, por partes de los funcionarios competentes y
dispondrán de servicios de alerta para el seguimiento a los
tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas.

Es importante anotar que cada entidad normalizar el

diseño de sus formatos de registro y control, de acuerdo
con sus necesidades y con los requerimiento legales.
 TRAMITE DE DOCUMENTOS
Curso del documento desde su producción o
recepción hasta el cumplimiento de su función
administrativa.
- Confrontación y diligenciamiento de planilla de
control y ruta del tramite.
- Identificación del tramite
- Determinación de competencia, según funciones
de las dependencias.
- Definición de los periodos de vigencia y tiempo de
respuesta
RESPUESTA:
- Análisis de antecedentes y compilación de
información.
- Proyección y preparación de respuesta
- Tramites a que haya lugar con la producción
de documentos hasta la culminación del
asunto.
SOLICITUD DE CONGRESISTA 5 DIAS HABILES
SOLICITUD DE INFORMACION Y COPIAS 10 DIAS HABILES
DERECHO DE PETICION: 15 DIAS HABILES
 DOCUMENTOS NO RADICABLES

• Estos documento no sigue el mismo trámite que

acabamos estudiar para los documentos
radicables, solo se les sigue un control para
sustentar la entrega a las dependencia que
debe atenderlos. En este grupo se encuentra:
 ➢ Documentos contables
Este último grupo ➢ Folletos,
reciben el nombre ➢ revistas
de documento no
➢ publicaciones
radicables
➢Propaganda
➢Tarjetas de Invitaciones
➢Periódicos
SOBRES
 DEFINICION
Es una cubierta que protege los documentos que van
hacer enviados o recibidos.

Utilización:
Proteger el documento y la información

Características:
- Color
- Calidad
- Diseño
- Tamaño
 CLASES DE SOBRES
• Según su uso:
• Sobre oficio con ventanilla o sin ventanilla
• Sobre carta con ventanilla o sin ventanilla
• Sobre para tarjetas
• Sobre de manila (extraoficio, oficio, carta y
media carta, con ventanilla o sin ventanilla)
 CLASES DE SOBRE
• Según su destino:
• Local
• Nacional e
• Internacional
ZONAS DE UN SOBRE
TERCIOS DE UN SOBRE
 DATOS DESTINATARIOS
Tratamiento: Mayúscula Inicial
Nombre: Mayúscula sostenida o mayúscula inicial, de
preferencia los dos apellidos.
Cargo: Mayúscula Inicial, si es extenso repartir en dos
líneas.
Empresa: Mayúscula inicial, se escribe la
denominación mas conocida acompañada de Ltda,
S.A.
Las siglas compuestas por la letra inicial se escriben en
mayúscula sostenida.
Ejemplo: AGN: Archivo General de la Nación
ICBF: Instituto Colombiano de Bienestar
Familiar
- Los acrónimos en mayúscula sostenida o inicial.
SENA – Sena
Dirección: escribir sin abreviatura y completa, si
incluye letras como A,B,C se escriben en
mayúscula, Si la dirección es un apartado aéreo,
se escribe completo y no escribe la nomenclatura.
Incorrecto: A.A 12536
Destino: Se escribe con mayúscula inicial.
Local: Mayúscula inicial.
Nacional: Mayúscula inicial, se escribe la ciudad y
el departamento, separados por coma
Internacional: Debe ir en el idioma oficial,
interlineas sencilla. Nombre del destinatario
mayúscula sostenida.
Se respeta la nomenclatura y los términos del
país destino como casilla, P.O Box, Postfach.
El país destino se escribe en el mismo renglón de
la ciudad, mayúscula inicial y preferiblemente en
español, para asegura su despacho.
 RECOMENDACIONES
• En un sobre de tamaño grande, se recomienda
escribir los datos del destinatario en
mayúscula sostenida, a interlineación de uno y
medio.
• La impresión de los datos del destinatario en
sobre grande puede hacerse en forma
horizontal, se deja la solapa hacia al lado
derecho
 4. Organización
Conjunto de operaciones técnicas para declarar
el documento en el sistema de gestión
documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel
adecuado, ordenarlo y describirlo
adecuadamente.
El conjunto de acciones encaminadas a la adecuada
organización de los archivos.
- ACUERDO AGN 037 DE 2002: Establece
especificaciones técnicas y requisitos para la
contratación de servicios de archivo
- ACUERDO AGN 041 DE 2002: Reglamenta la
entrega de archivos de las entidades que se
liquiden, fusionen, supriman o privaticen.
- ACUERDO AGN 042 DE 2002: Por el cual se
establecen los criterios para la organización de los
archivos de gestión en las entidades publica y las
privadas que cumplan funciones publicas
- ACUERDO AGN 02 DE 2004: Establece los
lineamientos para la organización de fondos
acumulados.
- CIRCULAR AGN 07 DE 2002: Organización y
conservación de los documentos de archivo de
las entidades de la rama ejecutiva del orden
nacional.
- CIRCULAR AGN 01 DE 2003: Organización y
conservación de los documentos de archivo.
- CIRCULAR AGN-DAFP 004 DE 2003:
Organización de historias laborales
- CIRCULAR AGN-DAFP 012 DE 2004:
Organización de historias laborales
- RESOLUCION MINSALUD 1995 DE 1999:
Establece normas para el manejo de la historia
clínica
- RESOLUCION MINPROTECCION SOCIAL 001715
DE 2005: Por la cual se modifica la Resolución
1995 de 1999 (Derogada 058 de 2007)
• ACUERDO 002 DE 2014: Por medio del cual se establecen los
criterios básicos para creación, conformación, organización,
control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras
disposiciones.

La organización del archivo responde a las

siguientes necesidades:
• Proporcionar una estructura lógica que represente la
documentación producida o recibida en el ejercicio de las
atribuciones o funciones de una dependencia o entidad.
 
• Facilitar su localización conceptual, es decir, acceder a la
información contenida en el acervo documental.

• Facilitar la localización física de cada documento o

expediente para su eficaz control y manejo.
PROCESOS DE ORGANIZACIÓN DE
ARCHIVO
 CLASIFICACION
Es la labor intelectual mediante la cual se identifican
y establecen agrupaciones documentales
diferenciadas la mas grande (Fondo, sección y
subsección), y finaliza determinando las mas
pequeñas (series documentales con los tipos
documentales) de acuerdo con la estructura
orgánica – funcional de la entidad.

La clasificación refleja la estructura de cada entidad

a partir de la información contenida en los actos
administrativos de creación y reestructuraciones del
organismo productor y de los organigramas.
Es la utilización de un criterio mixto entre la
clasificación orgánica y funcional,
normalmente las secciones mayores son
definidas por las funciones y las
subsecciones por los orgánicos. Los
cuadros tendrán tantas casillas como
unidades productora de Documentos haya
en la entidad, en concordancia con el
organigrama institucional. Cada unidad
productora se identificará con un código
Es importante anotar que el código se asigna a las
dependencias, teniendo en cuenta el nivel jerárquico que
ocupan en la estructura de la entidad; éste puede ser numérico
o alfanumérico de acuerdo con lo establecido en cada entidad.
El numérico se formará por los dígitos que representa en cada
nivel jerárquico.

El código alfanumérico estará formado por las siglas que

identifican la dependencia, seguido del número que le
corresponda a cada serie documental.

El cuadro de Clasificación que se establezca deberá reflejar la

estructura institucional. Del análisis y delimitación de funciones
de cada dependencia, se establecerá el lugar que han ocupado
y ocupan en la formación, evolución y gestión de la institución.
 CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
ARCHIVO DE GESTION O ACTIVO: Es el que
satisface las necesidades de conservación y
consulta permanente. Está compuesto por
documentos del año actual o del año anterior
que esté en tramitación
ARCHIVO CENTRAL O SEMINACTIVO:
Comprende el cambio de los documentos en
intervalos determinados (una o dos veces al
año) para su conservación y consulta menos
frecuentes
ARCHIVO HISTORICO O INACTIVO: Comprende
el traspaso definitivo de los documentos para su
conservación perpetua de acuerdo con
disposiciones, investigativas y/o científicas,
culturales o históricas
 VALORES PRIMARIOS
• Valor Administrativo: El que contiene un documento, una
serie de documento o un grupo documental, para la entidad
productora, relacionada al trámite o asunto que motivó su
creación.
• Valor Fiscal: es la utilidad o aptitud que tienen los
documentos para el Tesoro o Hacienda Pública.
• Valor Contable: Es la utilidad o aptitud de los documentos
que soporte el conjunto de cuentas, registro de los ingresos y
egresos y de los movimientos económicos de una entidad
pública o privada.
• Valor Legal: Documentos que deben conservarse por ley, ya
sean necesarios en casos de litigios.
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

Listado de series con sus

correspondientes tipos
documentales, a las cuales se
asigna el tiempo de permanencia
en cada etapa del ciclo vital de los
documentos
 IMPORTANCIA
✓ Facilitan el manejo de la información
✓ Contribuyen a la racionalización de la producción
documental
✓ Permiten a la administración proporcionar un
servicio eficaz y eficiente
✓ Facilitan el control y acceso a los documentos a
través de los tiempos de retención.
✓ Garantizan la selección y conservación de los
documentos que tienen carácter permanente
✓ Regulan las transferencias de los documentos en
las diferentes fases de archivo
 MARCO JURIDICO
• Acuerdo 012 de 1991: por el cual se fija un plazo
de seis meses para la presentación de la TRD de
los organismos nacionales del orden nacional.
• Acuerdo 07 de 1994: por el cual se adopta y se
expide el reglamento general de archivo
• Acuerdo 09 de 1995: por el cual se reglamenta la
presentación de las TRD al archivo general de la
nación, ordenadas por el decreto 1382 de 1995
• ..\ACUERDO_04 DE 2013.pdf
 SERIES DOCUMENTALES
Conjunto de unidades documentales de
estructura y contenido homogéneos,
emanadas de un mismo órgano o sujeto
productor como consecuencia del ejercicio
de sus funciones específicas. Ejemplos:
historias laborales, contratos, actas e
informes, entre otros.
Hay funciones específicas que identifican un
asunto principal. Sin embargo, los
procedimientos establecidos para los
trámites administrativos pueden variar, lo
cual hace que surjan asuntos relacionados
con el principal. En tales casos el título o
denominación del asunto principal –Serie-
podrá subdividirse en cierto número de
asuntos relacionados, los cuales quedarán
indicado como –SUBSERIES-
 SUBSERIE
Conjunto de unidades documentales que
forman parte de una serie, identificadas de
forma separada de ésta por su contenido y
sus características específicas.
Ejemplo: SERIE: ACTAS
Subserie Subserie Subserie
Actas Comité Personal Actas Comité Capacitación Actas Comité Bienestar

     

03 03 03
 
       
 
 02
   02    
 02
  
        
01   
 
       
  01  
  01
     
     
     
   
   
 Ejemplo
En un municipio, la oficina de Planeación debe
“Elaborar en coordinación con las dependencias, El
Plan de Desarrollo: Económico, social, ambiental y
de obras y servicios públicos, así como el Plan
Operativo anual de Inversiones. Al desarrollar esta
función se producen varios documentos que deben
reunirse atendiendo el trámite del asunto que los
generó. En consecuencia, esta oficina, por función,
deberá clasificar como suya la serie PLANES DE
DESAROOLLO. De acuerdo con la función anterior,
el Plan de Desarrollo se subdivide en Económico,
Social, Ambiental, Obras y Servicios Públicos, cada
uno tendrá su propio trámite que lo diferencia de los
demás, dando como resultado la conformación de
subseries.
 Series con unidades
documentales simples
Son series conformadas por unidades documentales simples (tipos
documentales), donde cada una es independiente de las otras
unidades documentales simples de la misma serie. Estas son
suficientes en sí mismas en cuanto a contenido, aunque comparten
entre si los mismo rasgos estructurales o formales.
Los tipos documentales que integran las series documentales
simples son similares y se colocan sistemáticamente unos a
continuación de otros, pero ningún documento tiene relación con el
anterior ni con el siguiente, el contenido de cada uno es particular y
la información es diversa. Su ordenación permite controlar la
producción.
Son series documentales simples por ejemplo: Decretos,
Ordenanzas, Acuerdos, Resoluciones, las actas de junta,
asambleas, comités, comisiones, etc, o las circulares
administrativas o reglamentarias.
• Ejemplo: SERIE: RESOLUCIONES
Resolución
04/1999
 
Resolución
03/1999  
   

Resolución 
02/1999
 
 
   
 
Resolución  
01/1999  
   
 
 
 
 
 

Unidad documental simple

 NORMA
• DECRETO 2578 DE 2012 (Diciembre 13)
Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional
de Archivos, se establece la Red Nacional de
Archivos, se deroga el Decreto número 4124 de
2004 y se dictan otras disposiciones relativas a
la administración de los archivos del Estado
 Comité Interno de Archivo
Las entidades territoriales en los
departamentos, distritos y municipios
establecerán mediante acto administrativo, un
Comité Interno de Archivo cuya función es
asesorar a la alta dirección de la entidad en
materia archivística y de gestión documental,
definir las políticas, los programas de trabajo y
los planes relativos a la función archivística
institucional, de conformidad con la Ley 594 de
2000 y demás normas reglamentarias.
Parágrafo. En las entidades del orden nacional
las funciones del Comité Interno de Archivos
serán cumplidas por el Comité de Desarrollo
Administrativo establecido en el Decreto
número 2482 de 2012.
 Conformación del Comité Interno de
Archivo
El Comité Interno de Archivo de que trata el artículo 14 del
presente decreto, estará conformado de la siguiente forma:
• 1. El funcionario del nivel directivo o ejecutivo del más alto
nivel jerárquico de quien dependa de forma inmediata el
Archivo de la entidad (Secretario General o Subdirector
Administrativo, entre otros), o su delegado, quien lo
presidirá;
• 2. El jefe o responsable del Archivo o del Sistema de
Archivos de la entidad, quien actuará como secretario
técnico.
• 3. El jefe de la Oficina Jurídica;
• 4. El jefe de la Oficina de Planeación o la dependencia
equivalente;
• 5. El jefe o responsable del área de Sistemas o de
Tecnologías de la Información.
• 6. El Jefe del área bajo cuya responsabilidad se
encuentre el sistema integrado de gestión.
• 7. El Jefe de la Oficina de Control Interno, quien tendrá
voz pero no voto, o quien haga sus veces.
• 8. Podrán asistir como invitados, con voz pero sin voto,
funcionarios o particulares que puedan hacer aportes
en los asuntos tratados en el Comité (funcionario de
otras dependencias de la entidad, especialistas,
historiadores o usuarios externos entre otros).

En las entidades donde no existen taxativamente los

cargos mencionados, integrarán el Comité Interno de
Archivo quienes desempeñen funciones afines o
similares.
 Funciones del Comité Interno de
Archivo
El Comité Interno de Archivo en las entidades territoriales
tendrá las siguientes funciones:
• 1. Asesorar a la alta dirección de la entidad en la
aplicación de la normatividad archivística.
• 2. Aprobar la política de gestión de documentos e
información de la entidad.
• 3. Aprobar las tablas de retención documental y las
tablas de valoración documental de la entidad y
enviarlas al Consejo Departamental o Distrital de
Archivos para su convalidación y al Archivo General de
la Nación Jorge Palacios Preciado para su registro.
• 4. Responder por el registro de las tablas de
retención documental o tablas de valoración
documental en el Registro Único de Series
Documentales que para el efecto cree el Archivo
General de la Nación.
• 5. Llevar a cabo estudios técnicos tendientes a
modernizar la función archivística de la entidad,
incluyendo las acciones encaminadas a incorporar
las tecnologías de la información en la gestión de
documentos electrónicos de conformidad con lo
establecido en el Código de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso
Administrativo.
• 6. Aprobar el programa de gestión de documentos
físicos y electrónicos presentado por el área de
archivo de la respectiva Entidad.

• 7. Aprobar el plan de aseguramiento documental

con miras a proteger los documentos contra
diferentes riesgos.
• 8. Revisar e interpretar la normatividad
archivística que expida el Archivo General de la
Nación Jorge Palacios Preciado y los Archivos
Generales Territoriales y adoptar las decisiones
que permitan su implementación al interior de la
respectiva entidad, respetando siempre los
principios archivísticos.
• 9. Evaluar y dar concepto sobre la aplicación
de las tecnologías de la información en la
Entidad teniendo en cuenta su impacto sobre
la función archivística interna y la gestión
documental.
• 10. Aprobar las formas, formatos y formularios
físicos y electrónicos que requiera la entidad
para el desarrollo de sus funciones y procesos.
• 11. Acompañar la implementación del
Gobierno en Línea de la entidad en lo
referente al impacto de este sobre la gestión
documental y de información.
• 12. Presentar a las instancias asesoras y
coordinadoras del Sistema Nacional de
Archivos, propuestas relacionadas con el
mejoramiento de la función archivística.
• 13. Apoyar el diseño de los procesos de la
entidad y proponer ajustes que faciliten la
gestión de documentos e información, tanto
en formato físico como electrónico.
• 14. Aprobar la implementación de normas
técnicas nacionales e internacionales que
contribuyan a mejorar la gestión documental
de la entidad.
• 15. Consignar sus decisiones en Actas que
deberán servir de respaldo de las
deliberaciones y determinaciones tomadas.
• 16. Hacer seguimiento a la implementación de
las tablas de retención documental y tablas de
valoración documental, así como al Modelo
Integrado de Planeación y Gestión, en los
aspectos relativos a la gestión documental.
La alta dirección podrá asignar funciones
adicionales, siempre que estas se relacionen con
el desarrollo de la normatividad colombiana en
materia de archivos y gestión documental.
Parágrafo. Las entidades públicas deberán
ceñirse a los lineamientos y políticas del
Ministerio de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones en lo concerniente con el uso
de tecnologías, gobierno en línea, la iniciativa
cero papel, y demás aspectos de competencia
de este Ministerio.
 ELEMENTOS DE PROTECCION
PERSONAL
Las personas deben llevar a cabo rutinas de
trabajo que incluye el uso de una dotación
concreta de elementos de seguridad laboral
como batas, guantes, gorros y máscaras
desechables, entre otros y el implementar
acciones y prácticas cotidianas de aseo, como la
utilización de jabón desinfectante líquido en
cara y manos o el quitarse las batas de trabajo
cuando se va a cambiar de actividad o consumir
algún alimento en las horas de descanso
GORRO DESECHABLE
GAFAS DE SEGURIDAD
TAPABOCAS DESECHABLES
BATA
GUANTES DESECHABLES
CALZADO CERRADO
RECOMENDACIONES
GRACIAS