SISTEMA

INTEGRADO
DE
GESTION
OBLIGACIONES
CONTRACTUALES
EQUIPOS SUPERVISIÓN
SIGE
EQUIPOS ASISTENCIA
TECNICA
Antecedentes Contempladas en la
Guía de Supervisión
de Contratos y
Convenios Suscritos
por el ICBF

Guía Orientadora para

el Apoyo a la
Supervisión en las Inconvenientes:
CONCEBIDAS A Modalidades de • Hallazgos en Auditoria
PARTIR DE UN Atención a la Primera • Interpretación difusa
HALLAZGO DE Infancia para su tipificación en
contrato.
AUDITORIA • Falta de claridad frente a
EXTERNA la supervisión

OBLIGACIONES
CONTRACTUALES
SIGE
Estructuración Proceso de
Adquisición de Bienes
 ACCIONES ICBF

Adquisición de bienes y servicios

Proceso Garantiza la Incluye los Ejes del la inclusión de los Los requisitos de los Ejes del
estructurado SIGE como aspectos Ejes del SIGE es SIGE que se contemplen en la
ejecución estructuradores de los adquisición de bienes y
transversal dentro responsabilidad de servicios deben analizarse y
presupuestal, el estudios y determinarse (cuando
del SIGE en el las dependencias
cumplimiento de documentos previos, aplique) desde la definición
marco contractual así como de las técnicas que lideran de la necesidad y la
(jurídico) los objetivos y los procesos de determinación de las
condiciones en que condiciones técnicas, para con
estratégico y misión serán ejecutados los selección y ello garantizar la ejecución y
operativo institucionales. contratos. contratación. supervisión del contrato.
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN-
SIGE OBLIGACIONES
TOTALES

6
7

11
10

TOTAL 34
 1. Personal Idóneo Anexo 1 Relación del
Talento Humano

OBLIGACIO 2. Socialización de la Formato F1.G7.ABS- .

Asistencia, reunión,
NES DEL información básica del ICBF capacitación

EJE DE 3. Percepción del

GESTIÓN
Encuesta para los
beneficiario beneficiarios

DE
CALIDAD 4. Acciones correctivas o el Formato “F2.G7.ABS
- Acciones de Mejora/
preventivas Experiencia Exitosa

Formato “F3.G7.ABS
5. Selección de proveedores -Selección de
Proveedores

6. Documentación de
peticiones, quejas, reclamos Informe de
tramites
…
Calidad
OBLIGACION 1.
Asegurar que el personal requerido para la ejecución del contrato cuente con el perfil: Educación (formal:
primaria, secundaria, pregrado, posgrado), formación (cursos específicos de la actividad a desarrollar como
diplomados, seminarios, talleres entre otros), habilidades y experiencia para garantizar la óptima prestación
del servicio

PRODUCTO/RESULTADO EVIDENCIAS

Personal con el perfil según lo establecido
en el manual o anexos técnicos
Carpetas con las hojas de vida donde se encuentren
los soportes de:
• Educación (Diplomas de educación)
• Formación (Cursos específicos)
• Experiencia. (Certificados laborales)

FORMATO

NA FASE EN LA CUAL SE DEBE SOLICITAR

Informe de supervisión Primer Seguimiento
Calidad
OBLIGACION 2. Socializar con el equipo de trabajo que realizará las actividades definidas en
el contrato, la información básica del ICBF (Misión, Visión, Principios, Objetivos Estratégicos
y Políticas del Sistema Integrado de Gestión SIGE así como dar a conocer los diferentes
documentos (lineamientos técnicos, manuales, procedimientos, guías, formatos entre
otros) necesarios para la operación de los servicios.

PRODUCTO/RESULTADO
EVIDENCIAS
Equipo de trabajo con Socialización
• Actas de socialización Generalidades del
en las generalidades del ICBF y
SIGE.
documentación para la operación
• Actas de socialización de la documentación
del servicio
• Presentaciones
• Correos electrónicos

FORMATO
FASE EN LA CUAL SE DEBE SOLICITAR
Presentación Generalidades SIGE Primer /segundo Seguimiento
Anexo 1
Calidad

OBLIGACION 3. Determinar un mecanismo para conocer la percepción del beneficiario frente a la

prestación del servicio, a través de un instrumento establecido por el mismo operador para tal fin.

EVIDENCIAS

PRODUCTO/RESULTADO • Registro de las encuestas/grupo focales/acta

reunión con los beneficiarios.
Resultados de la percepción del • Informe resultados
beneficiario y acciones a tomar • Acciones a realizar frente a los resultados

FORMATO
FASE EN LA CUAL SE DEBE SOLICITAR
Cuarto seguimiento o según lo establecido en el
NA
Lineamiento o manual Operativo
Calidad

OBLIGACION 4. Demostrar mediante evidencias la implementación de acciones de mejora

(correctivas o preventivas frente a cualquier situación que afecte la prestación del servicio)
que permita tomar las decisiones a que haya lugar.

PRODUCTO/RESULTADO EVIDENCIAS

Registro de acciones de mejora Acciones correctivas

Acciones preventivas

FORMATO
FASE EN LA CUAL SE DEBE SOLICITAR
Cualquier seguimiento
Formato No. 2
 Calidad
OBLIGACION 5. Demostrar que selecciona y evalúa sus proveedores de bienes y servicios,
relacionados directamente con la prestación del servicio contratado, haciendo cumplir las
normas legales vigentes, así como las normas y especificaciones técnicas según
corresponda

PRODUCTO/RESULTADO EVIDENCIAS

Proveedores con el cumplimiento Registro de selección, evaluación

de los requisitos establecido en las Aplicativo
fichas técnica o manual

FORMATO
FASE EN LA CUAL SE DEBE SOLICITAR
Formato No. 3 Cualquier seguimiento
Calidad

OBLIGACION 6. Contar con información documentada para la recepción, tratamiento y

respuesta a las peticiones, quejas, reclamos, felicitaciones y sugerencias, en el marco de la
ejecución del objeto contractual

PRODUCTO/RESULTADO EVIDENCIAS

PQR, felicitaciones y sugerencias Registro de peticiones, quejas,

Con gestión felicitaciones y sugerencias

FORMATO
FASE EN LA CUAL SE DEBE SOLICITAR
NA Cualquier seguimiento
Aspectos a tener en cuenta
Para evidenciar el cumplimiento de las obligaciones contractuales, el contratista u operador del servicio o del bien
podrá utilizar sus propios formatos, instrumentos, metodologías, etc., en el marco de los parámetros mínimos que
harán parte de la supervisión de la cláusula que haya a lugar. En caso de que no se cuente con un sistema de gestión
o con la documentación requerida, podrá utilizar los indicados en la presente guía con la salvedad que no se debe
alterar su contenido, logo y codificación. G7.ABS Versión 2 26/09/2017

Remitir la documentación que se origine en la ejecución de un contrato a la carpeta de contrato oficial, la cual
reposa en Coordinación Jurídica de la Dirección Regional: El supervisor debe garantizar que toda la documentación
originada en desarrollo de la ejecución contractual se encuentre en el expediente oficial del contrato. En
consecuencia remitirá la misma periódicamente a la Coordinación Jurídica de la Dirección Regional, quienes
administran y custodian los archivos de gestión contractual en el ICBF. * (Envío bimestral inf supervisión y actas
Grupos misionales e Inf Gestión contractual Grupo Jurídico)

Por ser estos documentos la fuente formal de consulta es de vital importancia que los mismos reposen en los
archivos de gestión que para el caso de la Dirección regional esta bajo la custodia de la Coordinacion jurídica.  

Fuente: GUÍA PARA EL EJERICICIO DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA DE CONTRATOS Y CONVENIOS SUSCRITOS

POR EL ICBF G6.ABS 24/10/2017 Versión 2  
Aspectos a tener en cuenta
Clasificación de
Proceso Tipo de Documento Código Nombre Versión Fecha
la Información
PROMOCIÓN Y Procedimiento Visitas de Apoyo a la
PREVENCIÓN Procedimientos P12.PP 1 Pública 25/07/2019
Supervisión
Guía Orientadora para el Apoyo a la
PROMOCIÓN Y
PREVENCIÓN Guías G12.PP Supervisión de las Modalidades de Atención 4 Pública 16/05/2019
a la Primera Infancia
PROMOCIÓN Y Formato para Cierre de Compromisos Apoyo
PREVENCIÓN Formatos F4.G12.PP 3 Pública 16/04/2019
a la Supervisión
PROMOCIÓN Y Formato Acta de Visitas de Apoyo a la
PREVENCIÓN Formatos F3.G12.PP 4 Pública 15/03/2019
Supervisión a UDS y EAS
Aspectos a tener en cuenta

Cartilla de Criterios para la

prestación del servicio de los
programas misionales

PU1.MS.DE

V1
 
 OBLIGACIONES CONTRACTUALES
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD DE
LA INFORMACIÓN

¡ Por el Bienestar de la Información

!
 Formato F4.G7.ABS
1. Cumplimiento, seguimiento y Cumplimiento de Política de
revisión a seguridad informática Seguridad de la Información

Formato F5.G7.ABS -
2. Compromiso de confidencialidad Compromiso de
Confidencialidad” OBLIGACIONES
F6.G7.ABS - Reporte de
DEL EJE
3. Informar incidentes de seguridad Incidentes de Seguridad
informativa al ICBF de la Información SEGURIDAD DE
el Formato F7.G7.ABS -
LA
4. Devolución de elementos Devolución de
entregados al ICBF Elementos INFORMACION
Formato F1.G7.ABS -
6. Inducción al equipo de trabajo en Asistencia, reunión,
seguridad de la información capacitación

7. Plan de recuperación y Formato F9.G7.ABS - Continuidad de

Seguridad de la Información
contingencia
Obligaciones Contractuales SGSI

Certificar el cumplimiento, seguimiento y revisión de los asuntos correspondientes a seguridad de la

información enmarcado en la normativa interna vigente en virtud de la ejecución del objeto del contrato.

1 Durante la ejecución del contrato

Fase en la cual se
debe solicitar

Para dar
cumplimiento
Obligaciones Contractuales SGSI
Formato Cumplimiento Política de Seguridad
de la Información
Obligaciones Contractuales SGSI

Suscribir un documento de compromiso de confidencialidad el cual deberán ser entregado al

supervisor del contrato una vez se firme el contrato.

2 Al inicio del contrato

Se debe suscribir un compromiso de confidencialidad entre el supervisor del contrato y el

representante legal de la empresa contratista u operador social

Fase en la cual se
debe solicitar

Para dar
cumplimiento
Obligaciones Contractuales SGSI
Formato Compromiso de confidencialidad
Obligaciones Contractuales SGSI

Informar al supervisor, en el momento que ocurran incidentes de seguridad

3 que afecten la disponibilidad, integridad y/o confidencialidad de la

información del ICBF, en el marco de la ejecución del contrato.

Fase en la cual se
debe solicitar
Durante la ejecución del contrato

Se debe realizar el reporte cuando ocurra el incidente de Seguridad de la

Para dar
Información al supervisor del contrato, quién lo reportará a través de los
cumplimiento
canales autorizados por el ICBF.
Obligaciones Contractuales SGSI
Formato Reporte de Incidentes de
Seguridad de la Información
Obligaciones Contractuales SGSI

Realizar la devolución de los elementos entregados por el ICBF para la ejecución del contrato, así como
la información y elementos adquiridos y generados durante el plazo de ejecución .

4 Finalizada la ejecución del contrato

Se debe realizar la devolución de elementos tecnológicos (computadores, discos duros, mouses, teclados,
etc.) y la información física y digital entregada por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - ICBF .

Fase en la cual se
debe solicitar

Para dar
cumplimiento
Obligaciones Contractuales SGSI
Formato Devolución de Elementos
Obligaciones Contractuales SGSI

Certificar el cumplimiento de la cadena de Suministro TIC, de acuerdo con establecido en la

Política de la Seguridad de la Información del ICBF.

5 Durante la ejecución del contrato

(Aplica solo para servicios asociados a tecnología), se debe certificar el seguimiento y revisión de
seguridad de la información referente a la cadena de suministros de los productos y servicios de TIC.

Fase en la cual se
debe solicitar

Para dar
cumplimiento
Obligaciones Contractuales SGSI
Formato Certificado de Cadena de
Suministros
Obligaciones Contractuales SGSI

Garantizar la inducción al equipo de trabajo que se empleará

6 durante la ejecución del contrato en materia de Seguridad de la
información.

Fase en la cual se
debe solicitar
Inicio de la ejecución o Durante la ejecución

Se debe realizar la divulgación a sus empleados de la entidad la política de Seguridad de la

Para dar Información del ICBF y lo temas asociados a buenas prácticas en el uso de la información,
cumplimiento con constancias en actas de los participantes concienciados.
Obligaciones Contractuales SGSI
Formato Asistencia, reunión y capacitación
Obligaciones Contractuales SGSI

7 Prever el plan de recuperación y contingencia del servicio contratado ante

los eventos que puedan afectar el cumplimiento de la ejecución del mismo.

Fase en la cual se
debe solicitar
Al inicio de la ejecución del contrato

Para dar
cumplimiento
Se debe entregar un plan de continuidad del servicio contratado
 Sistema
Integrado de Gestión
OBLIGACIONES CONTRACTUALES
SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL
 OBLIGACIONES DEL EJE DE GESTIÓN AMBIENTAL
FORMATO F17.G7.ABS - Certificación
1. Cumplimiento de la Política de ambiental Cumplimiento Política Ambiental y
Buenas Prácticas Ambientales

Informe o ficha técnica de la

2. Utilizar productos, empaques y materiales amigables descripción de las características de
productos y empaques

5. Medidas para transporte, almacenamiento y manejo de productos FORMATO

F18.G7.ABS- Certificación Manejo de
químicos y/o combustibles Productos Químicos y Combustibles”

FORMATO F19.G7.ABS- Certificación

6. Medidas para para el manejo adecuado de residuos peligrosos Manejo de Residuos Peligrosos y
Especiales

7. Medidas para para el manejo adecuado de residuos orgánicos. FORMATO F20.G7.ABS- Certificación
Manejo de Residuos Orgánicos

9. Capacitación en manipulación de alimentos y programas de FORMATO F22.G7.ABS - Programa

Mantenimiento Preventivo
saneamiento
Calibración y Saneamiento

10. Utilizar logos removibles y/o carnés para identificar el operador Descripción de la características de
logos y dotación a través de informe
o programa institucional.
o ficha técnica
Eje Ambiental

OBLIGACION 1. Cumplir con la política ambiental del ICBF, implementando buenas

prácticas ambientales relacionadas con el ahorro y uso eficiente de agua, energía y
papel, y manejo de residuos

PRODUCTO/RESULTADO

Cumplimiento de la política del

EVIDENCIAS
ICBF
• Certificado de buenas practicas ambientales
relacionado con ahorro y uso eficiente de
agua, energía, papel y manejo de residuos.
• Registro fotográfico.
FORMATO

Formato 15
FASE EN LA CUAL SE DEBE SOLICITAR
En cualquier seguimiento de la supervisión
Eje Ambiental

OBLIGACION 2. Utilizar productos, empaques y materiales amigables con el medio

ambiente, de acuerdo a la descripción establecida en la respectiva ficha técnica.

PRODUCTO/RESULTADO

Utilización de productos,
empaques y materiales amigables
EVIDENCIAS
con el medio ambiente.
Ficha técnica de los productos, empaques y
materiales utilizados y/o suministrados.

FORMATO

Formato supervisor FASE EN LA CUAL SE DEBE SOLICITAR

Al inicio del contrato
Eje Ambiental

OBLIGACION 3. Presentar los permisos, licencias y/o autorizaciones ambientales

vigentes requeridos para la ejecución del contrato.

PRODUCTO/RESULTADO

Cumplir con la normativa

ambiental, disminuyendo los
daños ambientales y evitando
sanciones.
EVIDENCIAS
Copia de los actos administrativos mediante los
cuales se otorgaron las licencias, autorizaciones
y permisos ambientales requeridos.

FORMATO

Formato supervisor
FASE EN LA CUAL SE DEBE SOLICITAR
Al inicio del contrato
Eje Ambiental

OBLIGACION 4. Presentar las certificaciones de revisiones tecnomecánicas y de emisión

de gases de los vehículos al servicio del ICBF, siguiendo los procedimientos adecuados
estipulados en la normatividad vigente.

PRODUCTO/RESULTADO

Cumplir con la normativa

ambiental, disminuyendo los
daños ambientales por emisión
de gases y evitando sanciones.
EVIDENCIAS
Copia de las certificaciones de revisiones
técnico-mecánicas y de emisión de gases de los
vehículos

FORMATO

Formato supervisor
FASE EN LA CUAL SE DEBE SOLICITAR
Al inicio del contrato
Eje Ambiental

OBLIGACION 5. Adoptar las medidas necesarias para el Transporte, almacenamiento y

manejo adecuado de los productos químicos y/o combustibles, incluyendo el correcto
etiquetado y marcado, fichas técnicas y hojas de seguridad de cada producto, las cuales
deben ser entregadas impresas y a color; de acuerdo a la normatividad vigente.

PRODUCTO/RESULTADO
Trasporte, almacenamiento y
manejo adecuado de sustancias
químicas y/o combustibles,
evitando sanciones.
EVIDENCIAS
• Certificado de cumplimiento de transporte,
almacenamiento y manejo adecuado de
productos químicos y/o combustibles.
• Inventario de sustancias químicas
• Fichas técnicas y hojas de seguridad
(Impresas a color y con los 16 datos)

FORMATO

Formato 16 FASE EN LA CUAL SE DEBE SOLICITAR

En el primer y/o segundo seguimiento de
supervisión
Eje Ambiental

OBLIGACION 6. Adoptar las medidas necesarias para el manejo adecuado y la

disposición final de los residuos especiales y/o peligrosos que se generen durante la
ejecución del contrato, para lo cual deberá entregar el correspondiente certificado de
manejo y disposición final emitido por un gestor ambiental autorizado.

PRODUCTO/RESULTADO EVIDENCIAS

Manejo adecuado y disposición • Certificado de manejo adecuado y

final de residuos especiales y/o disposición final de residuos especiales y/o
peligrosos, evitando sanciones. peligrosos.
• Copia del certificado de entrega y
eliminación de los residuos, expedida por
un gestor autorizado.

FORMATO

Formato 17 FASE EN LA CUAL SE DEBE SOLICITAR

En cada seguimiento de supervisión
Eje Ambiental

OBLIGACION 7. Adoptar las medidas necesarias para el manejo adecuado y la

disposición final de los residuos orgánicos que se generen durante la ejecución del
contrato.

PRODUCTO/RESULTADO
Manejo adecuado y disposición
final de residuos orgánicos.
EVIDENCIAS
• Certificado de manejo adecuado y
disposición final de residuos orgánicos.
• En caso de ser entregados a un gestor se
deberá anexar la respectiva certificación de
disposición final de los residuos entregados.

FORMATO

Formato 18 FASE EN LA CUAL SE DEBE SOLICITAR

En cada seguimiento de supervisión
Eje Ambiental

OBLIGACION 8. Realizar el lavado y limpieza de la trampa de grasas, para lo cual deberá

entregar las certificaciones de limpieza y disposición final de los residuos generados.

PRODUCTO/RESULTADO

Lavado y limpieza oportuno de la

trampa de grasa, así como la
disposición adecuada de los
residuos generados, evitando
sanciones.
EVIDENCIAS
• Certificado de cumplimiento de lavado y
limpieza de la trampa de grasa, con su
respectivo registro fotográfico.
• Copia del certificado de disposición final de
los residuos retirados.

FORMATO

Formato 19 FASE EN LA CUAL SE DEBE SOLICITAR

En cada seguimiento de supervisión
Eje Ambiental

OBLIGACION 9. Formular e implementar los programas de capacitación del personal

manipulador de alimentos, mantenimiento preventivo de equipos, calibración de
equipos e instrumentos para pesar residuos y programa de saneamiento, de acuerdo a
la normatividad vigente.

PRODUCTO/RESULTADO
Mantener implementado los
programas de capacitación,
mantenimiento preventivo,
calibración de equipos y
saneamiento, cumpliendo con la
normativa ambiental.
FORMATO
EVIDENCIAS
• Programas de capacitación del personal
manipulador de alimentos, mantenimiento
preventivo de equipos, calibración de
equipos e instrumentos para pesar residuos
y programa de saneamiento.
• listados de asistencias de capacitación
• Certificados de calibración de equipos
• Certificados de disposición final de residuos
• Registros de medición de parámetros
fisicoquímicos y microbiológicos

Formato 20 FASE EN LA CUAL SE DEBE SOLICITAR

En cada seguimiento de supervisión
Eje Ambiental

OBLIGACION 10. Utilizar logos removibles y/o carnés para la identificación del operador
y/o del programa institucional en la dotación e implementos utilizados.

PRODUCTO/RESULTADO
EVIDENCIAS
Utilizar logos removibles y/o
carnés que permitan la • Ficha técnica donde se describan las
reutilización de dotación
características de los logos y dotación
disminuyendo la cantidad de
institucional utilizada.
residuos generados.

FORMATO FASE EN LA CUAL SE DEBE SOLICITAR

Formato supervisor En el primer seguimiento de supervisión

Nota: Los contratos que incluyan actividades de manipulación de alimentos, manejo de residuos
y de sustancias químicas y combustibles, deberán contemplar la obligación 1 del eje de calidad
relacionada con la idoneidad y competencia del personal contratado.
 Sistema
Integrado de Gestión
OBLIGACIONES CONTRACTUALES
SISTEMA DE GESTIÓN DE
SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO
 OBLIGACIONES DEL EJE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
FORMATO F1.G7.ABS- Asistencia,
1. Socializar Política de Salud y Seguridad en el trabajo reunión, capacitación

FORMATO F10.G7.ABS- Formato de

2. Designación de una representante Certificación del representante de
seguridad y salud en el trabajo

FORMATO F11.G7.ABS- Matriz de

3. Identificación de peligros – valoración de riesgos Peligros Evaluación Valoración
Riesgos

4. Afiliación al SSG – incluido riesgos profesionales Planilla de pago de seguridad

social – evidencia riesgos

5. Inducción al equipo en seguridad y salud en el trabajo FORMATO F1.G7.ABS-

Asistencia, reunión, capacitación

FORMATO F12.G7.ABS- Entrega de

6. Elementos de protección personal EPP” y el FORMATO F13.G7.ABS-
Matriz de EPP”

Certificación de medico
7. Examen médico ocupacional idóneo con su concepto
favorable

11. Plan de prevención, preparación y respuesta FORMATO F16.G7.ABS- Plan de

Emergencia y Simulacro
Eje seguridad y Salud en
el trabajo
OBLIGACION 1. Socializar el cumplimiento de la Política de Salud y Seguridad en el
Trabajo del ICBF, en virtud de la ejecución del objeto del contrato o convenio.

PRODUCTO/RESULTADO
Colaboradores sensibilizados en el
cumplimiento de la Política de
Salud y Seguridad en el Trabajo
FORMATO
EVIDENCIAS
Registro de asistencia y/o acta de reunión con
las respectivas firmas, donde se evidencie que
todos los trabajadores del operador/contratista
recibieron la socialización de la política del
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo.

Formato 1
FASE EN LA CUAL SE DEBE SOLICITAR
En el primer seguimiento de supervisión o cada
vez que se realice ingreso de personal nuevo.
Eje seguridad y Salud en
el trabajo
OBLIGACION 2. Designar por escrito un representante de seguridad y salud en el trabajo, que
cumpla con el perfil establecido en la Resolución 1111 de 2017 del Ministerio de Trabajo y garantice
el cumplimiento de obligaciones contractuales establecidas en el marco de la ejecución del contrato
o convenio y la normatividad vigente.

PRODUCTO/RESULTADO EVIDENCIAS
Cumplimiento normatividad
legal vigente.
Certificado de designación del Representante de
Seguridad y Salud en el Trabajo

FORMATO

Formato 10
FASE EN LA CUAL SE DEBE SOLICITAR
En el primer seguimiento de supervisión
Eje seguridad y Salud en
el trabajo
OBLIGACION 3. Garantizar la identificación de peligros, valoración de riesgos y
determinación de controles, documentados, en el marco de la Seguridad y Salud en el
trabajo durante la ejecución del contrato o convenio.

PRODUCTO/RESULTADO
Identificación de peligros,
valoración de riesgos y
determinación de controles en el
lugar de trabajo.
EVIDENCIAS
Matriz de identificación de peligros,
valoración de riesgos y determinación de
controles.

FORMATO

Formato 11 FASE EN LA CUAL SE DEBE SOLICITAR

En el primer seguimiento de supervisión
En el ultimo seguimiento de supervisión
Eje seguridad y Salud en
el trabajo
OBLIGACION 4. Garantizar que todos los colaboradores vinculados para la ejecución del
contrato o convenio se encuentren afiliados al Sistema de Seguridad Social, incluido los
riesgos laborales.

PRODUCTO/RESULTADO EVIDENCIAS
Cumplimiento normatividad Certificado vigente de afiliación a EPS, AFP
legal vigente. y ARL para cada uno de los colaboradores
que desarrollarán labores con el ICBF.

FORMATO

Informe de supervisor FASE EN LA CUAL SE DEBE SOLICITAR

En el primer seguimiento de supervisión o cada
vez que se realice ingreso de personal nuevo
Eje seguridad y Salud en
el trabajo
OBLIGACION 5. Realizar la inducción al equipo de trabajo que se empleará durante la
ejecución del contrato o convenio en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo.

PRODUCTO/RESULTADO EVIDENCIAS
Colaboradores sensibilizados en el
cumplimiento de los criterios de Registro de asistencia y/o acta de reunión con
implementación y mantenimiento las respectivas firmas, donde se evidencie que
del Sistema de Gestión de Salud y todos los colaboradores del
Seguridad en el Trabajo operador/contratista recibieron la inducción del
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo.
FORMATO

Formato 1 FASE EN LA CUAL SE DEBE SOLICITAR

Anexo 1 En el primer seguimiento de supervisión o cada
vez que se realice ingreso de personal nuevo
Eje seguridad y Salud en
el trabajo
OBLIGACION 6. Garantizar que los colaboradores vinculados para la ejecución del contrato o
convenio, cuentan con los Elementos de Protección Personal requerido para la realización de sus
actividades. En caso de deterioro, daño o pérdida deberán contemplarse los protocolos
correspondientes para la reposición, sin afectar la ejecución del contrato o convenio.

PRODUCTO/RESULTADO EVIDENCIAS
Colaboradores dotados con
EPP para la realización segura Registros de entrega de Elementos de
de una actividad. Protección Personal al personal a su cargo que
desempeñará sus labores en el ICBF y la matriz
de EPP respectiva.

FORMATO

Formato 12
Formato 13 FASE EN LA CUAL SE DEBE SOLICITAR
En el primer seguimiento de supervisión
Eje seguridad y Salud en
el trabajo
OBLIGACION 7. Realizar los exámenes médicos ocupacionales requeridos de acuerdo con
las actividades propias del objeto contratado y la normatividad vigente.

PRODUCTO/RESULTADO EVIDENCIAS
Cumplimiento normatividad
legal vigente. Certificado de Aptitud Medico Laboral o
Documento del Diagnostico Condiciones
de Salud de los Trabajadores.

FORMATO
Certificado de Aptitud Medico
Laboral o Documento del
Diagnostico Condiciones de
FASE EN LA CUAL SE DEBE SOLICITAR
Salud de los Trabajadores. En el primer seguimiento de supervisión
Eje seguridad y Salud en
el trabajo
OBLIGACION 8. Informar al ICBF los Accidentes de Trabajo y enfermedad Laboral – ATEL
del personal a cargo del operador/contratista, reportados a la ARL y EPS, durante el plazo
de ejecución del contrato o convenio.

PRODUCTO/RESULTADO
EVIDENCIAS
Cumplimiento normatividad
legal vigente.
FURAT (Reporte de Presunto Accidente de
Trabajo) proporcionado por la ARL.

FORMATO

FURAT (Reporte de Presunto

Accidente de Trabajo) FASE EN LA CUAL SE DEBE SOLICITAR
proporcionado por la ARL. En la ejecución del contrato o convenio cuando
se presente un evento.
Eje seguridad y Salud en
el trabajo
OBLIGACION 9. Garantizar que la realización de trabajos en alturas cumpla con lo
establecido en la normatividad vigente.

PRODUCTO/RESULTADO EVIDENCIAS
Cumplimiento normatividad • Soportes de las evaluaciones médicas
ocupacionales para trabajo en alturas
legal vigente.
• Condiciones de riesgo de caída en trabajo en
alturas mediante medidas de control contra
caídas de personas y objetos.
FORMATO • Sistemas y equipos de protección contra
Formato 14 caídas sean adecuados y se encuentren en
buen estado.
Formato 15 • Capacitación y el reentrenamiento del
personal que realice estas actividades.
• Acompañamiento permanente de una
FASE EN LA CUAL SE DEBE SOLICITAR
En el primer seguimiento de supervisión persona que esté en capacidad de activar el
plan de emergencias.
• Entre otros.
Eje seguridad y Salud en
el trabajo
OBLIGACION 10. Para contratos cuyo objeto se encuentre realizando actividades en
sedes del ICBF: Designar un
Emergencias y Contingencias del
los colaboradores vinculados por
ICBF.
PRODUCTO/RESULTADO
Colaboradores sensibilizados en el
cumplimiento de lo establecido en
el Plan de Emergencia de manera
adecuada y oportuna.
FORMATO
Formato 1
brigadista para que haga parte activa del Plan de
ICBF, así como garantizar la socialización de este Plan a
el contratista que prestan sus servicios en las sedes del
EVIDENCIAS
Registros de asistencia y/o acta de reunión con
firmas, donde se evidencie la designación del
brigadista y donde se evidencie que todos los
trabajadores del operador/contratista que
desarrollarán su labor en las instalaciones del
ICBF reciban la socialización mencionada.
FASE EN LA CUAL SE DEBE SOLICITAR
Al inicio del contrato
Eje seguridad y Salud en
el trabajo
OBLIGACION 11. Formular e implementar el plan de prevención, preparación y respuesta
ante emergencias.

PRODUCTO/RESULTADO
Colaboradores sensibilizados y
capacitados para la oportuna
respuesta a una emergencia.
FORMATO
EVIDENCIAS
• Plan de Emergencias y Simulacro
• Matriz valoración riesgos de emergencias.
• Informes de Simulacro
• Actas de conformación de brigadas
• Registros de capacitación en aspectos de
PEC.
• Registros de inspección de elementos de
emergencias
• Otros.

Formato 16 FASE EN LA CUAL SE DEBE SOLICITAR

En la ejecución del contrato