RELACIONES CON FUNCIONARIOS PÚBLICOS

Consideraciones importantes:
Está estrictamente prohibido ofrecer o pagar cualquier compensación a funcionarios públicos ya sean
nacionales o extranjeros a nombre o en representación de la empresa.

La empresa y sus colaboradores no proveerán ni ofrecerán beneficios personales a funcionarios

públicos, ya sea directamente o a través de un proveedor y/o tercero.

No podemos ofrecer y/o aceptar ningún tipo de canje a funcionarios públicos, es decir, no esta permitido
el uso de vales de canje obtenidos por convenios con negocios para brindar atenciones.

No está permitido el pago de viajes, estadía o viáticos a funcionarios públicos.

No podemos realizar ningún pago de transporte, comida u otros a funcionarios públicos, y no podemos
realizar entregas de dinero en efectivo, cheque o transferencia por concepto de pagos/reembolso de taxi
o movilidad.
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Consideraciones importantes:

No está permitido la entrega/recepción de obsequios, invitaciones ni atenciones a/de funcionarios

públicos

Se encuentran prohibidas las liberalidades a funcionarios públicos, que se otorguen, solo por su calidad
de funcionario público.
Una Liberalidad es el pago y/o autorización de un tratamiento médico, procedimiento, exámenes,
medicinas, u otros gastos que: no tienen cobertura y/o pertinencia médica bajo la póliza / plan
contratado y se autoriza de forma comercial.

Los pagos de facilitación están prohibidos bajo cualquier concepto; es decir, no podemos brindar
pagos a Funcionarios Públicos para acelerar u obtener trámites administrativo, permisos u otros.
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¿ Cuáles son los canales establecidos para comunicarnos

con funcionarios Públicos?
Correo Electrónico: Todas las comunicaciones con Funcionarios Públicos y/o Personas Expuestas
Políticamente deben realizarse a través de las direcciones de correo electrónico oficiales
(corporativos) de ambas partes.
Reuniones presenciales: Para todas las reuniones presenciales con un Funcionario Público y/o
Personas Expuestas Políticamente, los colaboradores deben incorporar explícitamente la reunión en
su agenda e informar a su Gerente Directo.
Todos aquellos canales de comunicación proporcionados por la empresa.

¿Cuáles medios de comunicación no están permitidos?

Correos electrónicos personales
Whatsapp
Cualquier otro medio no indicado como permitido.
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¿ Qué debo hacer si un funcionario público me contacta a
través de un medio no permitido?
Si un Funcionario público me contacta por un medio no permitido, como por ejemplo whatsapp,
debemos indicarle que la comunicación debe realizarse a través del correo electrónico corporativo.
Debemos poner en conocimiento de la situación al Encargado de Prevención (área de Cumplimiento).

¿ Cómo deben actuar los terceros que representan a la

empresa?
Es responsabilidad de las Unidades que tratan con los profesionales externos como , abogados,
consultores, auditores, entre otros, que puedan representar a la empresa ante autoridades, que estos
firmen una cláusula contractual o un acuerdo que proteja la responsabilidad de la empresa. Esta
cláusula contractual establece que están en conocimiento de la existencia tanto del Código de Ética
como del Modelo para la Prevención
¿Qué debo hacer si tengo parentesco con un funcionario
público?
Debo informar a GDH y al Encargado de Prevención la identidad y el cargo del Funcionario Público y/o
Persona Expuesta Políticamente con los que tengo parentesco o amistad cercana, mediante el
Formulario de Declaración de Personas Expuestas Políticamente.
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Reuniones presenciales con Funcionarios Públicos y/o Personas Expuestas

Políticamente
Para reunirnos con un funcionario público debemos seguir los siguientes lineamientos

Debemos incluir la reunión en nuestra agenda e informarlo a nuestra Jefatura Directa.

Debemos asistir acompañados, es decir, deben asistir como mínimo dos colaboradores de la empresa a
las reuniones en que asista algún funcionario público y/o persona expuesta políticamente e incentivar
de igual forma a que este último asista acompañado.

Debemos dejar constancia de las reuniones con Funcionarios Públicos, a través de nuestra Acta de Reunión o
si el Funcionario Público emite un Acta de la reunión debemos solicitar una copia de ella.

Si utilizamos nuestra Acta de Reunión con Funcionario Público y/o persona expuesta políticamente, esta
debe ser completada íntegramente con toda la información que la misma requiere.
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Reuniones presenciales con Funcionarios Públicos y/o

Personas Expuestas Políticamente
Para reunirnos con un funcionario público debemos seguir los siguientes lineamientos

Cuando el funcionario público confecciona su propia acta y nos otorga copia de la misma, no es necesario
realizar nuestra Acta de Reunión siempre que el Acta del funcionario Público contenga;

 Fecha de la reunión
 Nombre, cargo y empresa a la cual pertenece funcionario público
 Temas tratados en reunión
 Firma de los participantes de la reunión

Si el Acta del Funcionario Público no contiene los campos indicados, deberá ser completada nuestra Acta de
Reunión con Funcionarios Públicos.
Todas las Actas de Reunión con Funcionarios Públicos o la copia del Acta emitida por el Funcionario
Público deben ser entregadas al Encargado de Prevención, una vez finalizada la reunión, de forma física
o mediante correo electrónico.