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son gratuitos e incluyentes

Sección 12 : Gestión de las Adquisiciones
del Proyecto
 Gestión de las Adquisiciones del Proyecto

La Gestión de las Adquisiciones se debe enfocar en conocer y planear lo que se aceptará como
reglas generales de Gestión de las Adquisiciones, determinar que elementos se adquirirán por
fuentes externas, como se seleccionaran a los proveedores, como se recibirán los entregables
generados fuera del proyecto o la organización, como se calificaran a los proveedores y como se
controlaran estas adquisiciones y se solucionaran los problemas que pudieran surgir

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 Objetivos

Al concluir este capitulo el participante podrá:

• Conocer conceptos como: contrato, proveedor, adquisición, tipos de contrato etc.

• Conocer los procesos del área de conocimiento de la Gestión de las Adquisiciones del Proyecto,
sus entradas, técnicas y herramientas y salidas y como es que interactúan con otros procesos y en
general dentro del Ciclo de Vida del Proyecto.

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 Gestión de las Adquisiciones del Proyecto

Un Contrato es:
“Contrato / Contract. Un contrato es un acuerdo vinculante para las partes en virtud del cual el
vendedor se obliga a proveer el producto, servicio o resultado especificado y el comprador a pagar
por él.”

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 Gestión de las Adquisiciones del Proyecto

El comprador se transforma en el cliente para los subcontratistas, proveedores y proveedores de

servicios y es por lo tanto un interesado clave del proyecto desde la perspectiva del vendedor.
El Equipo de Proyecto del vendedor puede ocuparse de todos los procesos involucrados en realizar
el trabajo o proporcionar los servicios.
Los términos y condiciones del contrato y los enunciados del trabajo (SOWs) relativo a las
adquisiciones se transforman en entradas clave de muchos de los procesos de dirección del
vendedor.

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 Gestión de las Adquisiciones del Proyecto

Contratos y Tipos de Contratos

El director de Proyectos debe:
• Entender el contrato en todos sus alcances y dimensiones
• Asegurarse que sea adecuado al proyecto,
• Proteger al proyecto asegurándose que lo propuesto en el contrato puede realizarse,
• Identificar los riesgos e incorporar la gestión de riesgos dentro de las clausulas del contrato

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 Gestión de las Adquisiciones del Proyecto

Tipos de Contratos
Los tipos de contratos se establecen de acuerdo a la necesidad especifica de la adquisición, no debe
“forzarse” el uso de alguno de ellos. En términos generales los contratos son de tres tipos, estos a
su vez con subtipos que ofrecen una mejor adecuación a las necesidades de procura planteadas:

Tiempo y Costos
Precio Fijo
Materiales Reembolsables

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 Gestión de las Adquisiciones del Proyecto

El Papel del Director de Proyectos en las Adquisiciones

El Director de Proyectos (Project Manager) ahora es el comprador y debe comportarse como tal,
debe trabajar en la relación con el proveedor para resolver los conflictos de una manera
colaborativa, debe fomentar un sentido de colaboración y éxito compartido, debe tener una visión a
largo plazo (cierre del proyecto) y debe fomentar la estabilidad para el cierre del proyecto.

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 Gestión de las Adquisiciones del Proyecto

El Director de Proyectos (Project Manager) debe tomar un papel activo en la Gestión de las
Adquisiciones, buscando el mejor beneficio para el proyecto y viendo al proveedor como parte del
Equipo de Proyecto, para gestionar adecuadamente al proveedor se debe hacer uso de las
habilidades interpersonales y de equipo.

Cumplimiento de
fechas objetivo y Solución de
Comunicación Negociación
clarificación de Problemas
prioridades

Flexibilidad Adaptación Empatía Escucha Activa

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Gestión de las Adquisiciones del Proyecto

• Planificar la Gestión de las

Planificación Adquisiciones del Proyecto

• Efectuar las Adquisiciones

Ejecución

• Controlar las Adquisiciones

Monitoreo y
Control

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 Planificar la Gestión de las Adquisiciones del Proyecto

Durante este proceso se documentan las decisiones de adquisiciones del proyecto, se especifica el
enfoque de ejecución de estas y se identifica a los proveedores potenciales.

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 Planificar la Gestión de las Adquisiciones del Proyecto

Pasos típicos para gestionar las Adquisiciones del Proyecto:

Preparar los enunciados

Preparar una estimación
del trabajo (SOWs) Identificar una breve lista
de costos de alto nivel
relativo a las Anunciar la oportunidad. de vendedores
para determinar el
adquisiciones o términos calificados.
presupuesto.
de referencia (TOR).

Preparar y emitir los Preparar y presentar Realizar una evaluación Realizar una evaluación
documentos de la propuestas por parte del técnica de las propuestas de costos de las
licitación. vendedor. que incluya la calidad. propuestas.

Preparar la evaluación Finalizar las

final combinada de la negociaciones y firmar el
calidad y el costo para contrato entre el
seleccionar la propuesta comprador y el
ganadora. vendedor.

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Entradas, Herramientas y Técnicas y Salidas

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 Herramientas y Técnicas

• Juicio de Expertos
• Recopilación de Datos
• Análisis de Datos
• Análisis de hacer o comprar
• Análisis de Selección de Proveedores
• Reuniones

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 Herramientas y Técnicas
Análisis de Selección de Proveedores

• Técnicas de ponderación de proveedores por varios criterios:

• Menor Costo
• Solo por Calificaciones
• Puntuación por Propuesta
• Técnica Superior/ Basada en Calidad
• Basados en Costos y Calidad
• Proveedor Único
• Presupuesto Fijo

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 Salidas

Estrategias de las Adquisiciones

• Métodos de entrega
• Formas de pago de los contratos
• Fases de la adquisición.

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 Salidas

Documentos de las Adquisiciones

• Solicitud de información (RFI)

• Invitación a licitación (IFB)
• Solicitud de propuesta (RFP) (se busca una Solución más que un
producto)
• Solicitud de cotización (RFQ) (se busca precio por pieza o
unidad)

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 Efectuar las Adquisiciones

• En la ejecución se desarrollan las adquisiciones de acuerdo a lo

planeado
• Antes de determinar el proveedor se debe atender sus dudas.
• Comparar la calidad de las propuestas, negociar con los proveedores y
finalmente establecer el contrato

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Entradas, Herramientas y Técnicas y Salidas

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 Herramientas y Técnicas

• Juicio de expertos
• Publicidad
• Conferencia de oferentes
• Análisis de datos
• Evaluación de propuestas
• Habilidades interpersonales y de equipo
• Negociación

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 Salidas

Vendedores seleccionados

• Una vez que se ha revisado la solución propuesta y

negociado lo suficiente se selecciona al mejor vendedor
que se adapta a las necesidades del proyecto

Acuerdos

• Acuerdo vinculante que obliga a las dos partes a

cumplir con lo estipulado en el contrato

Solicitudes de cambio

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 Controlar las Adquisiciones

Este proceso es en particular importante, primero por que se depende de un tercero externo al
proyecto para recibir parte de la solución del mismo, y en segundo lugar por que los cambios al
proyecto pueden afectar al proveedor de maneras que no estén aclaradas en el contrato o inclusive
no sean aceptables por el proveedor, por lo tanto los cambios deben ser planteados y analizados
con cuidado para controlarlos adecuadamente

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Entradas, Herramientas y Técnicas y Salidas

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 Herramientas y Técnicas

• Juicio de expertos
• Administración de reclamaciones
• Análisis de datos
• Revisiones del desempeño
• Análisis del valor ganado
• Análisis de tendencias
• Inspección
• Auditorias

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 Herramientas y Técnicas
Administración de Reclamaciones

Todos aquellos incumplimientos, cambios impugnados,

cambios potencialmente constructivos y cualquier
elemento de la relación contractual que esté en duda,
discusión o disputa debe ser atendido formalmente,
cuando estos cambios no pueden ser resueltos se
convierten en conflictos y pueden ser apelados.
Una técnica muy útil es determinar de antemano una
instancia de Resolución Alternativa de Conflictos (ADR)

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 Salidas

Información de desempeño del trabajo

Actualizaciones de la documentación de las

Adquisiciones

Solicitudes de cambio

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 Salidas

Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto

• Plan de gestión de los riesgos

• Plan de Gestión de las adquisiciones
• Línea base del cronograma
• Línea base de costos

Actualizaciones a los documentos del proyecto

• Registro de lecciones aprendidas

• Requisitos de recursos
• Matriz de trazabilidad de requisitos
• Registro de riesgos
• Registro de interesados

Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización

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