EVENTO EMPRESARIAL

CUMPLEAÑOS DE LA EMPRESA
 OBJETIVO GENERAL
› Celebrar el vigésimo cumpleaños de la
empresa, haciendo de este día el más
agradable tanto para los empleados
como para los encargados, con el fin de
que se integren de una manera distinta y
generar en ellos una experiencia contraria
a lo que viven diariamente.
› OBJETIVOS ESPECIFICOS:
› Crear un ambiente agradable para los
asistentes
› Generar experiencias diferentes a las
cotidianas
› Motivar a los empleados a que se integren
con los demás y generar buenas
comunicaciones entre ellos.
Proceso administrativo para la planeación
Aniversario N°20 de la empresa
› PLANEACIÓN.
› 1.¿Qué?: Cumpleaños empresarial.
› 2.¿Cuándo?.
› Fecha: Agosto 16 de 2019.
› Hora: 6:00 p.m. a 9:30 p.m.
› 3.¿Dónde?.
› Carrera 7 # 220-01. Salón Principal.
Proceso administrativo para la planeación
Aniversario N°20 de la empresa
› 4.¿Quién?
› Público objetivo.
› Empleados de la empresa.
› Proveedores.
› Clientes.
› Cantidad: 250 personas.
› Responsables:
› Gerencia.
› Departamento de Recursos Humanos.
› Comité de recepción y logística.
› Empresa de eventos.
› 5.¿Cómo?:
› Celebración del aniversario en
salón de eventos con las
siguientes actividades:
› Charla acerca de la evolución
de la empresa.
› Entrega de premios a los
mejores empleados.
› Organizar un concurso.
› Hacer fotografías corporativas
para la página web.
› Cena de gala.
› 6.Recursos:
› Salón de eventos, mesas, sillas,
manteles, sonido, luces, tarjetas
de invitación, cena, premios.
› ORGANIZACIÓN.
› Gerencia:
› El gerente es el anfitrión del evento.
› Dispondrá de los recursos
financieros.
› Hará las invitaciones
correspondientes a los clientes y
proveedores.
› Departamento de recursos
humanos:
› Diseño y distribución de la
invitaciones a los empleados.
› Difusión del evento.
› Dar el orden a las mesas.
› Dar el orden del día.
› Seleccionar a los empleados
destacados.
 DIRECCIÓN.
› Comunicación:
› La información del
aniversario de la empresa
se dará por parte del
departamento de
Recursos Humanos.
› Publicación en cartelera
institucional, redes sociales
y correo de la
organización..
› La gerencia se encargará
de dar información a los
clientes y proveedores.
› El departamento de
Recursos humanos y
logística se encargarán
de estar en contacto
permanente con la
empresa de eventos.
› Comité de recepción y logística:
› Se encargará de recibir a los
invitados, ubicarlos en las mesas.
› Estar pendiente del orden y
desarrollo de la agenda.
› Hacer fotografías.

› Empresa de eventos:
› Se encargará de proveer los
equipos para el sonido y luces.
› Adecuación del lugar para el
evento.
› Se encarga de preparar el menú
escogido para la cena de gala.
› Animación del evento.
› Motivación y liderazgo:
› El aniversario empresarial
será un evento difundido
con el fin de incrementar el
sentido de pertenencia y
fomentar la unión y
confianza entre todas las
partes que la conforman.
› La gerencia y el
departamento de Recursos
humanos lideran el desarrollo
del evento en coordinación
con el comité de recepción
y logística
 › Pre-evento:
CONTROL. › Gerencia verifica uso de los recursos
financieros.
› El departamento de Recursos
humanos debe analizar el desempeño
de la empresa de eventos en cuanto
a la experiencia de la misma.
› Evento:
› El comité de logística estará
coordinando el evento, verificando el
cumplimiento de lo planeado.
› Realizar encuesta de satisfacción
› Post-evento:
› Verificación de la entrega del salón y
equipos en buen estado por parte de
empresa de eventos.
› Analizar resultados de encuesta.
› Publicar fotos del evento en la página
web y enviar correo de
agradecimiento a los asistentes.
 DECORACION
› Globos para las
columnas
› Centros de mesa
› Letrero representativo de
la empresa
› Globos con el numero
de los años de la
empresa
Agenda Aniversario N° 20
de la empresa
 Fecha y horario
Junio 18 de 2019, 2:00 p.m
Junio 20 de 2019, 9:00 a.m
Junio 21 de 2019, 8:00 a.m
Julio 4-6 de 2019.
Agosto 16 de 2019, 8:00 a.m
Agosto 16 de 2019, 4:00 p.m
Desarrollo del evento:
5:00 p.m. a 5:45 p.m
6:00 p.m. a 6:30 p.m
6:30 p.m a 7:00 p.m
7: 00 p.m. a 7:45 p.m
7:45 p.m a 8:10 p.m
8:10 p.m a 9:00 p.m
9:00 p.m a 9:15 p.m
9:15 p.m a 9:30 p.m
Durante todo el evento
9:30 p.m. a 10:00 p.m
Agosto 18 de 2019
Responsable Actividad
Pre-evento
Gerencia y recursos humanos Firma de contrato con la empresa de eventos.
Gerencia y recursos humanos Cotización de premios para entregar en el evento.
Gerencia y recursos humanos Elección comité de logística y asignación de actividades.
Gerencia y recursos humanos Publicación información del evento y entrega de invitaciones.
Reunión con comité de logística y empresa de eventos
Gerencia y recursos humanos
para coordinar los últimos detalles del evento.
Evento
Desplazamiento del equipo de trabajo al lugar del evento
Comité de logística y coordinación con la empresa de eventos para la
recepción de los invitados.
Comité de logística. Recepción de invitados y acomodación.
Acto inaugural, saludo y discurso de apertura por parte del
Gerente
gerente de la empresa.
Empleado mas antiguo de la
Historia y evolución de la empresa.
empresa junto al gerente.
Jefe de recursos humanos y
Entrega de premios a los mejores empleados.
gerente.
Jefe de recursos humanos y
Desarrollo de concurso, rifa de premios.
comité de logística.
Comité de logística y
Cena.
empresa de eventos.
Comité de logística Aplicación de encuesta.
Gerente Clausura
Comité de logística Toma de fotografías
Post-evento
Empresa de eventos y comité
Entrega del salón.
de logística
Departamento de recursos Publicación de fotos en página web y envió de
humanos y gerencia. agradecimientos. Análisis de la encuestas y conclusiones.
 SITIO TOTAL
PRESUPUESTO salon, mesas y sillas
1'100.000

DECORACION
columnas en globos 300.000
letrero representativo y
numero del cumpleaños 250.000
manteles 100.000
centros de mesa 200.000
Recordatorios 250.000

luces, sonido 220.000

PUBLICIDAD
tarjetas de invitacion 350.000
COMIDA
Buffet y ponque 700.000
PREMIOS 200.000
TOTAL 2.570.000