Maestríía en Gerencia de Proyectos

Estudio de Madurez de la Gestión de Proyectos en una

Empresa

Curso: Oficina de Administracioí n de

Proyectos y Portafolio de Proyectos
Ivania Alfaro Cordero
Tracy Delgado Zamora
Esteban José Jiménez Sánchez
Sergio Sáenz Rodríguez
Luis Miguel Vargas Hernández
Carlos Valenzuela Amores
 Marco de Referencia Empresarial

Misión Visión

Ser una Municipalidad modelo en el ámbito

Promover el desarrollo integral del nacional que satisfaga oportunamente las
cantón a través de la prestación de necesidades de los ciudadanos en obras,
servicios y obras de calidad con la infraestructura, servicios comunales y
participación democrática de los desarrollo social, en armonía con el
ciudadanos. ambiente, a través de una organización
moderna y de excelencia en el servicio, con
recursos financieros adecuados y un
personal motivado y capacitado
Antecedentes de la Gestión de Proyectos
Programa I: Dirección y • 23 proyectos
Administración General • ₡3.852.694.446,88

Programa II: Servicios • 37 proyectos

Comunitarios • ₡3.879.365.830.62

Programa III: • 41 proyectos

Inversiones • ₡12.755.439.722,53

Programa IV: Partidas • 28 proyectos

Específicas • ₡101.080.177,25
 Planteamiento del Problema

La Municipalidad de San Carlos no cuenta con una Oficina de Administración de

Proyectos (Project Management Office) estructurada ni definida, por lo que la
selección, y presupuestación de los proyectos, dependen 3 departamentos, los
cuales son el Departamento de Hacienda, el Departamento de Planificación y la
Alcaldía Municipal, quien al final tiene la autoridad y potestad de determinar si
un proyecto se ejecuta o no, sin poseer una metodología estructurada y objetiva
para dicha determinación.
 Justificación del Estudio

Como parte de las funciones de la Municipalidad de San Carlos, se encuentra el desarrollo de proyectos que
tienen un impacto directo en el cantón de San Carlos, mismos que se deben ejecutar de la forma más
eficiente, en beneficio de sus habitantes.

En la actualidad se tiene por demostrado, que la utilización de metodologías en la gestión de proyectos,

aumenta la probabilidad de éxito, así como brinda un estándar de aplicación en cada uno de los procesos y
las áreas de conocimiento relacionadas en la ejecución de un proyecto.
 Objetivo General

Determinar el nivel de madurez de Gestión de Proyectos de la Municipalidad de San Carlos al

mes de agosto del año 2018.
 Objetivos Específicos
● Aplicar el Project Management Maturity Model (PM3) como modelo de madurez base, desarrollado por Harold
Kerzner.

● Realizar un análisis de resultados de acuerdo a las cinco etapas de la madurez de proyectos (Lenguaje Común,
Procesos Comunes, Metodología Única, Benchmarking y Mejoramiento Continuo), del modelo de madurez en la
Administración de Proyectos desarrollado por Harold Kerzner.

● Identificar las soluciones propuestas de acuerdo al análisis de resultados de las cinco etapas de la madurez de
proyectos (Lenguaje Común, Procesos Comunes, Metodología Única, Benchmarking y Mejoramiento Continuo) del
modelo de madurez en la Administración de Proyectos desarrollado por Harold Kerzner.

● Realizar la planificación de un mapa de ruta de oportunidades de mejora para los proyectos que desarrolla la
Municipalidad de San Carlos.
 Identificación de Interesados

• Patrocinador a la Alcaldía Municipal de San Carlos, como máximo jerarca de

la parte administrativa del Gobierno Local.

• Departamentos de la Municipalidad que ejecuten proyectos como interesados

internos.

• El cantón y su población como involucrados externos.

Modelo de madurez a aplicar y técnicas e instrumentos
para la recolección de datos

Project Management Maturity Model (PM3) desarrollado de Harold Kerzner.

Proporciona 5 niveles para alcanzar la madurez en proyectos acompañado de instrumentos de evaluación para
validar como la curva de madurez ha progresado.
5.Mejoramiento
Continua
Los 5 niveles corresponden a: 4.Benchmarking

3. Metodología
Única
2. Procesos
Comunes
1. Lenguaje
Común
 Análisis de datos
Cuestionario: 80 Preguntas
Evalúan 8 Áreas de Conocimiento: Alcance, Tiempo, Costo, RRHH, Compras,
Calidad, Riesgo, Comunicación
Cantidad de Puntuación Máxima: 600 Puntos
Puntuación Obtenida: 318 Puntos

“La Municipalidad de San Carlos se encuentra en una etapa de inmadurez

en gerencia de proyectos en cada una de estas áreas”
Análisis de datos
 Análisis de datos

Cuestionario: 20 Preguntas
Evalúan 5 Fases: Embriónico, Ejecutivo, Funcional, Crecimiento y Madurez
Promedio de Calificación: -2,6 Puntos

“La Municipalidad de San Carlos No a alcanzado esta fase”

Análisis de datos
 Análisis de datos
Cuestionario: 42 Preguntas
Hexágono de Excelencia: Procesos Integrados, Entrenamiento y Educación,
Cultura, Soporte Gerencial, Gerencia de Proyectos Informal, Excelencia
Conductual
Puntuación Obtenida: 105,6 Puntos
“La Municipalidad de San Carlos le está proporcionando el justo nivel de
servicio a la Gerencia de Proyectos y el soporte es mínimo.”
Análisis de datos

Procesos Integrados: 18 Puntos

Cultura: 20,8 Puntos

Soporte Gerencial: 20,2 Puntos

Entrenamiento y Educación: 8,6

Puntos

Gerencia Informal: 21 Puntos

Excelencia Conductual: 17 Puntos

 Análisis de datos

Cuestionario: 25 Preguntas
Benchmarking Cuantitativo: -1,2 Puntos
Benchmarking Cualitativo: 0,6 puntos

“La Municipalidad de San Carlos no los aplica, no lo entiende, o no lo hace

bien”
Análisis de datos
 Análisis de datos

Cuestionario: 16 Preguntas
Puntuación: 1,8 Puntos

“Lo anterior nos indica que existe una fuerte resistencia al cambio y poco
apoyo por parte de la alta gerencia de la organización para dar el
acompañamiento adecuado a la mejora continua. ”
 Análisis de datos

NIVEL 5. MEJORA CONTINUA

 Nivel 1: Lenguaje Común
La Municipalidad de San Carlos se encuentra en una etapa de inmadurez en gerencia de proyectos en
cada una de estas áreas, por lo tanto se propone la realización de capacitaciones en cada una de ellas,
dirigidas al personal de cada uno de los departamentos gestores de proyectos, en las cuales se
introduzca el lenguaje básico en gerencia de proyectos, así como conocimiento básico en planificación
de proyectos.

Nivel 2: Procesos Comunes

Implementación de talleres de sensibilización a los jefes de la Municipalidad en relación a la
importancia y beneficios de la gestión de proyectos, así como la necesidad de incorporar
Solución Propuesta
procedimientos y metodologías para el manejo de los proyectos.

Nivel 3: Metodología Singular

Se propone la creación de una metodología y la búsqueda de un software o herramienta tecnológica,
que permita estandarizar la formulación de los proyectos, con el fin de que se mejore el hexágono de la
excelencia; el cual se encuentra compuesto por los procesos integrados, la cultura, el soporte gerencial,
la gerencia de proyectos informal, el entrenamiento y la educación y la excelencia conductual
 Solución Propuesta
Nivel 4: Benchmarking

Compararse con Municipalidades que cuenten con un presupuesto similar y que realicen proyectos de una similar
envergadura, esto con la finalidad de poder encontrar la forma de planificar, ejecutar, monitorear, controlar y cerrar los
proyectos, si los demás cuentan con alguna metodología específica para el desarrollo de proyectos y así poder mejorar las
deficiencias encontradas.

Nivel 5: Mejoramiento Continuo

El Departamento de Gestión de Proyectos, debe de fortalecerse con personal competente, así como definir su rol dentro de la institución
para ir formándose como una PMO más estructurada. Debe de delimitarse si será una PMO solamente de apoyo, o si será de control o
directiva.
 Plan de implementación y costos (mapa de ruta)
El Departamento de Gestión de Proyectos, debe de
fortalecerse con personal competente, así como definir su
rol dentro de la institución para ir formándose como una
PMO más estructurada. Debe de delimitarse si será una
PMO solamente de apoyo, o si será de control o directiva.
• Febrero, marzo y abril 2019
• ₡1,289,380
El Departamento de Gestión de Proyectos estará a cargo de
la implementación de talleres de sensibilización a los jefes,
sobre de la importancia de los beneficios de la gestión de
proyectos, así como su adecuado monitoreo y control. Así
como la necesidad de incorporar procedimientos y
metodologías para el manejo de los mismos. Esta actividad
no generará un costo adicional para la Municipalidad.
• Meses de Abril y mayo 2019.
• Dos talleres de sensibilización por semana durante 1 de 4
horas cada uno
• ₡1,000,000
 Plan de implementación y costos (mapa de ruta)

Adquisición de un software para la implementación de

Aplicar la metodología del Benchmarking por parte
una metodología de gestión de proyectos, el cual
del departamento de Gestión de Proyectos con otras Realizar alianzas público-privadas para aplicar el
incluya manuales de procedimientos, así como la
Municipalidades o entidades de gobierno con un benchmarking a empresas privadas y adoptar
capacitación el acompañamiento y su implementación
presupuesto similar y que desarrollen proyectos herramientas de mejora.
en cada uno de los departamentos gestores de
similares.
proyectos de la Municipalidad de San Carlos.

• Junio, Julio, Agosto, Setiembre, Octubre 2018 • Diciembre 2018 y enero 2019 • Diciembre 2018 y enero 2019
• ₡15,000,000 • ₡0 • ₡0
 Conclusiones
La Municipalidad de Carlos, ha dejado en evidencia la necesidad de implementar una metodología para la
elaboración de los diferentes proyectos.

El desarrollo de proyectos debe ser enfocado al cumplimiento de los objetivos estratégicos y el plan anual
operativo.

Contar con una metodología que permita la priorización de estos, colaborará en gran medida con el
alineamiento estratégico y el éxito en la consecución de los objetivos propuestos.

Las instituciones del Sector Público, los proyectos deben ser gestionados eficiente y eficazmente, lo que
compromete a este tipo de organizaciones a una búsqueda de constante mejora continua, misma que debe
venir acompañada de un cambio en la visión de la concepción y el desarrollo de proyectos.
 Conclusiones

La Municipalidad de San Carlos, debe realizar múltiples esfuerzos por mejorar la gestión de
proyectos que realizan cada uno de sus Departamentos.

No se cuenta con una base de información que permita la recopilación de lecciones aprendidas.

La Municipalidad de San Carlos, presenta actualmente síntomas que denotan la necesidad de

tener un portafolio de proyectos adecuado.

Debe gestionarlo mediante una PMO.

Los proyectos compiten por los mismos recursos, y no están integrados, cada uno se desarrolla
por aparte.
 Recomendaciones

• Mejorar el conocimiento del lenguaje básico en gerencia de proyectos, así como el conocimiento básico de en
planificación de los mismos, ya sea por medio de capacitaciones o de estudios académicos con relación al tema.

• Establecer e implementar una única metodología de gestión de proyectos para toda la organización que considere
políticas, plantillas, indicadores y mejores prácticas en la gestión de proyectos para la Municipalidad de San Carlos.
Por medio de un software.

• Al mismo tiempo asegurar el cumplimiento de la metodología establecida para el PMO, ejecutando controles y
seguimientos que aseguren la correcta ejecución.

• Implementar capacitaciones que brinden un mayor conocimiento referente a la metodología de gestión de

proyectos propuesta, así como exponer los beneficios que tendría para la Municipalidad de San Carlos la utilización
de esta metodología.
 Recomendaciones

• Crear un repositorio de lecciones aprendidas de proyectos anteriores, para que sean utilizadas las mejores
prácticas en proyectos futuros, se mitiguen riesgos, y que el éxito sea repetible en la mayoría de los proyectos
a ejecutar.

• Definir formalmente una PMO, así como su personal y sus portafolios, y su competencia y autoridad en la
institución en la priorización de proyectos.

• Establecer una metodología de retroalimentación al final de cada proyecto, para compartir las lecciones
aprendidas.
 Maestríía en Gerencia de Proyectos

Estudio de Madurez de la Gestión de Proyectos en una

Empresa

Curso: Oficina de Administracioí n de

Proyectos y Portafolio de Proyectos
Ivania Alfaro Cordero
Tracy Delgado Zamora
Esteban José Jiménez Sánchez
Sergio Sáenz Rodríguez
Luis Miguel Vargas Hernández
Carlos Valenzuela Amores