METODOLOGIA PARA EL

LEVANTAMIENTO DE
PROCESOS EXISTENTES

INTEGRANTES:
• MARIA FERNANDA DUARTE ANAYA
1223427
• YULI YESSENIA MARTINEZ BUSTOS
1223397
• YOLAINETH ALEXANDRA ROJAS CONTRERAS
1223365
• CARLOS ALBERTO GAMBOA VILLAN
1223389
 ¿QUE ES EL LEVANTAMIENTO DE PROCESOS?
• Desarrollo de actividades con una secuencia lógica para poder cumplir un
objetivo específico.
• Estas actividades contienen una entrada o input, que es aquella que genera la
actividad, después de ello se realizan el conjunto de actividades
correspondientes para finalizar con una salida (output) o resultado.
• A su vez, las actividades pueden contar con apoyo de sistemas informáticos
para la realización y optimización de la ejecución de éstas mismas.
 ¿PARA QUE SIRVE EL LEVANTAMIENTO DE PROCESOS?
Representar la realidad, el conjunto de acciones, entradas (input) y salidas
(output) pertenecientes y resultantes, de la manera más exacta posible,
a partir de la identificación de las diversas actividades, tareas y/o objetivos a
realizar por medio de un proceso para lograr en resultado final o producto.
 BENEFICIOS

1. Mejora la organización de las actividades.

2. Permite demostrar la mejora en sus resultados, con base a la

medición de sus indicadores.

3. Elaborar de una manera rápida y efectiva sus productos.

4. Brinda un mejor posicionamiento dentro de la
organización.

5. Mejora la relación profesional.

6. Optimiza los recursos de la institución.

 PASOS A SEGUIR
1. El director del proyecto recibe las
dependencias el inventario de
procedimientos, lo clasifica y publica
la lista oficial de procedimientos.
2. La gerencia general define las
prioridades para el estudio y
levantamiento.
3. El director del proyecto y los jefes
responsables forman los grupos de
trabajo para el levantamiento de
procedimientos.
4. El director del proyecto explica la
metodología.
5. Se identifican los funcionarios que
intervienen en cada procedimiento.
6. Se inicia con el levantamiento de
procedimientos.
7. Se entrevista a cada una de las
personas que intervienen en el
procedimiento.
8. Los analistas toman nota en el
“formato de levantamiento de
procedimientos” de COMO SE HACE
cada uno de los pasos que se realizan.
9. Se identifican los riesgos de control.
EJEMPLO DE PROCESO DE METODOLOGIA
QUE PUEDEN SER UTILIZADAS PARA EL
LEVANTAMIENTO
MODELO DE CIRCULAR DE
GERENCIA GENERAL PARA LA
CONFORMACION DEL GRUPO
DE TRABAJO
FORMATO DE
LEVANTAMIENTO DE
PROCEDIMIENTOS
EJEMPLO DEL
LEVANTAMIENTO DEL
TRAMITE DE SOLICITUD
Y CONTROL DE
FOTOCOPIAS
 METODOLOGIA PARA LA
DIAGRAMACION DE PROCEDIMIENTOS
 OBJETIVO

Aplicar las normas y la metodología “estándar” en la elaboración de los diagramas de

flujo de los procedimientos para facilitar su estudio y análisis posterior.
 PASOS A
SEGUIR:
1. Una vez terminado el levantamiento 5. El analista toma nota en el
de cada procedimiento, y con base flujograma el numero y el nombre del
en la información del “formulario de procedimiento de acuerdo al
levantamiento de procedimientos”. inventario.
2. El analista elabora el flujograma 6. El grupo de trabajo lleva registro
siguiendo la lógica del detallado de los procedimientos
procedimiento, dibujando de diagramados, y archiva temporalmente
izquierda a derecha y de arriba hacia los flujogramas.
abajo.
3. Los analistas revisan los flujogramas
de los procedimientos con los
usuarios respectivos.
4. Cada uno de los usuarios
entrevistados firma la columna
correspondiente en el diagrama de
flujo de cada procedimiento
 QUE ES UN FLUJOGRAMA?

Representa de manera grafica de un

proceso que puede responder a
diferentes ámbitos: programación
informática, procesos dentro de una
industria, psicología de la cognición
o el conocimiento, economía, entre
otros.
Puede ser utilizado para describir
paso a paso las operaciones que se
realizaran dentro del proceso de
fabricación de un producto o
asimismo la perspectiva comercial
de una empresa o negocio.
SIMBOLOGIA
FORMATO PARA
ELABORAR EL
DIAGRAMA DE FLUJO
METODOLOGIA PARA LA ELABORACION DE
INFORMES DE AVANCE EN LA ETAPA DE
LEVANTAMIENTO Y DIAGRAMACION DE
PROCEDIMIENTOS.
 OBJETIVO

Disponer de un registro completo y ordenado del avance de las etapas de

levantamiento y diagramación al detalle de los pasos que se llevan a cabo para
cada procedimiento identificado en el inventario
 PASOS A SEGUIR:

1. El director del proyecto, recibe de 4. El grupo de trabajo, actualiza

los jefes de grupo el informe de semanalmente las graficas de
avances de la semana. avance del levantamiento y la
2. El director del proyecto, elabora el diagramación.
informe de avance semanal
consolidado de la etapa de
levantamiento y diagramación.
3. El director del proyecto, remite el
informe de avance semanal de
levantamiento y diagramación de
procedimientos el gerente
general, ejecutivos y jefe de
archivos
CUADRO DE AVANCE DE LEVANTAMIENTO Y
DIAGRAMACION DE PROCEDIMIENTO