LAS CLAVES PRACTICAS DE

SEIS SIGMA- CAP.5,6,7,8.

ALUMNO: FERNÁNDEZ ZELADA JOSÉ EDINSON

ESCUELA: INGENIERÍA MECÁNICA
PROFESOR :ACOSTA HORNA JUAN ELI DAVID
CURSO : DISEÑO DE SISTEMA DE PRUDUCCION
 A. COMPRESION DE LAS DINAMICAS DE EQUIPO
B. HABILIDADES DE FACILITACION
C. RECOGIDA DE DATOS
D. COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

1. COMPRESION DE LAS DINAMICAS DE EQUIPO LA EVOLUCION DE LOS EQUIPOS SEIS SIGAMA

ETAPAS DMAMC FASE DE DESARROLLO DEL EQUIPO

DEFINIR FORMACION
MEDIR FASE TORMENTOSA
ANALIZAR NORMALIZACION
MEJORAR Y CONTROLAR REBDIMIENTO
 1. HABILIDADES DE FACILITACION
 Los apoyos que da un facilitador al equipo son:
 Rol del Facilitador:
o Proporciona guía y sugiere asignaciones
o Facilita la comunicación con miembros y gerencias
o Maneja los detalles administrativos:
• Agendas, Reuniones, códigos, reglas, programas
o Coordina acciones para asegurar el éxito
o Facilita la participación, se preocupa por la gente
o Acepta y tolera errores
o Trabaja con y no sobre los participantes. No es el jefe
o Es buen escuchador y tiene el objetivo claro
o Identificar a miembros que requieren capacitación
o Evitar que el equipo caiga en un callejón sin salida
o Proporcionar retroalimentación en efectividad del equipo
o Resumir los puntos logrados por el grupo
o Ayudar a obtener recursos que requiere el equipo
o Proporcionar una alternativa externa neutral
o Apoyar con diferencias interpersonales que se presenten
o Apoyar en:
 el proceso de cambio,
 el cambio cultural y
 que el equipo logre su propósito
ALGUNOS CONSEJOS PARA LAS REUNIONES DE LOS EQUIPOS SEIS SIGMA
CONSEJO 1: ELABORE Y SIGA UN ORDEN DEL DIA
 ELABORE EL ORDEN DEL DIA DE LA PROXIMA REUNION EN
LA DE HOY
 DISTRIBUYA EL ORDEN DEL DIA ANTES DE LA REUNION
 INCLUYA LAS RAZONES QUE JUSTIFICAN LA REUNION
 ELABORE UNA LISTA DE LOS PUNTOS A TRATAR
 FACILITE UNA ESTIMACION DEL TIEMPO NECESARIO PARA
CADA PUNTO
 ESPECIFIQUE LA ACCION QUE SE DESEA PARA CADA PUNTO
 INCLUYA UN ULTIMO PUNTO EN EL ORDEN DEL DIA PARA
REVISAR LA REUNION EN SI MISMA
CONSEJO 2: DEFINA LOS ROLES DE LA REUNION
 EL JEFE DE EQUIPO
 EL CRONOMETRADOR
 EL SECRETARIO
 EL APUNTADOR
 INVITADOS
CONSEJO 3: ESTABLEZCA LAS REGLAS BASICAS DEL EQUIPO
1. Identidad. El equipo debe definir una serie de valores que lo distingan de los demás y lo hagan único, los que deben
ser conocidos por todos los miembros.
2. Equipamiento. Todo equipo debe contar con los elementos mínimos indispensables para llevar a cabo sus tareas.
3. Respeto. Todo equipo debe manifestar un profundo respeto por su líder y por la dignidad de cada uno de sus
miembros.
4. Comunicación en las tres direcciones: Ascendente, Descendente y Lateral. Todo equipo debe establecer canales que
permitan un rápido flujo de información y faciliten la toma de decisiones.
5. Sincronización: Todo equipo debe tener un método dinámico de trabajo con base en las características de los
recursos con los que cuenta.
6. Solidaridad:-Todo equipo debe responder por cada uno de sus miembros, particularmente por los más débiles.
7. Bien común. El equipo debe comprender que éste es más importante que el bien particular.
CONSEJO 4: EVALUE SIEMPRE LAS REUNIONES DEL EQUIPO
EN EL FINAL DE CADA REUNION DEBEMOS HACER QUE LOS MIENBROS DEL EQUIPO
INDENTIFIQUEN QUE SE AH HECHO BIEN Y QUE SUGUIEREN LO QUE SE PUEDE MEJORAR PARA
LA SIGUIENTE REUNION.
CONSEJO 5: ELABORE UN PLAN PARA LA REUNION
Un plan de trabajo es una herramienta con la que organizar y simplificar las actividades
necesarias para concretar una acción. Con este instrumento podemos planificar y gestionar
todos los recursos necesarios para poder ejecutar dicho trabajo. Asimismo, un plan de trabajo
nos ayuda a sistematizar toda la información generada, actuando de un excelente instrumento
de comunicación
HABILIDAD 1: DIRIGIR LOS DEBATES
LAS DISCUCIONES DEL EQUIPO SON MUCHO MAS EFECTIVAS SI ESTAN ESTRUCTURADAS. EL JEFE DE
EQUIPO PUEDE AYUDAR A QUE SEA ASI DIRIGUIENDO ESTOS DEBATES A TRAVEZ DE CUATRO PASOS:
PASO 1: INICE EL DEBATE
PASO 2: ACLARE LOS PUNTOS PRINCIPALES
PASO 3: ELABORE UN RESUMEN DE LOS PUNTOS PRINCIPALES
PASO 4: CONFIRME EL ACUERDO
HABILIDAD 2: GENERAR IDEAS
UN EQUIPO NO SE REUNE SIMPLEMENTE PARA APLICAR LAS MISMAS VIEJAS IDEAS A LOS MISMOS VIEJOS
PROBLEMAS. LA CREATIVIDAD Y LAS NUEVAS FROMAS DE PENSAR SON VALIOSAS ACTIVOS DEL EQUIPO Y SUELEN
SALIR A RELUCIR EN LOS DEBATES.
EL PROCESO DE LA TORMENTA DE IDEAS
1. DEFINA EL ASUNTO SOBRE EL QUE NECESITA TRABAJAR
2. PIDA A CADA UNO DE LOS PRESENTES AL MENOS CINCO IDEAS
3. DELES UNO O DOS MINUTOS PARA QUE LAS APUNTEN
4. ESCRIBALAS TODAS EN UN LUGAR VISIBLE, SIN COMENTARLAS
5. REVISE/ACLARE/COMBINE LAS IDEAS AL TERMINAR LA SESION
6. SI DISPONE DE TIEMPO REVISE LA LISTA MAS ADELANTE O EN LA SIGUIENTE REUNION.DEJAR TRANSCURRIR UN
POCO DE TIEMPO SUELE SER BENEFICIOSO Y PERMITE OBTENER NUEVOS PUNTOS DE VISTA.
DIFERENTES METODOS PARA UNA TORMENTA DE IDEAS
 HAGA QUE LOS PARTICIPANTES ESCRIBAN SUS IDEAS EN NOTAS ADHSIVAS Y PEGUELAS EN UNA PIZARRA
 PIDA A LOS PARTICIPANTES QUE DIGAN SUS IDEAS EN ALTO, DE UNO EN UNO. HAGA VARIAS RONDAS, DE
FORMA QUE TODOS TENGAN LA OPORTUNIDAD DE APORTAR NUEVAS IDEAS O DECIR PASO
 DE A CADA PERSONA UNA HOJA DE PAPEL PARA QUE ESCRIBA UNA IDEA Y LA PASE AL SIGUIENTE, QUIEN
PODRA AÑADIR O PUNTUALIZAR LO QUE CREA CONVENIENTE. CONTINUE PASANDO LOS PAPELES DE FORMA
CIRCULAR HASTA QUE CADA PERSONA RECUPERE SU HOJA ORIGINAL. REVISE ENTONCES TODAS LAS IDEAS
 PREGUNTE AL GRUPO QUE IDEAS TENDRIA UNA PERSONA FAMOSA, UN POLITICO, UN DEPORTISTA O UNA
ESTRELLA DE CINE SOBRE EL TEMA. REVISELAS TODAS AL FINAL
HABILIDAD 3: ORGANIZAR IDEAS E INDENTIFICAR PRIORIDADES
 COMIENZE UN DEBATE DONDE CADA MIENBRO DEL GRUPO PUEDA APORTAR SUGERENCIAS SOBRE
COMO COMBINAR ESAS IDEAS, ELIMINAR LAS QUE ESTEN DUPLICADAS, ETC. EFECTUE LOS CAMBIOS
SUGUERIDOS SOLO SILA PERSONA QUE APORTO LA IDEA ORIGINAL ESTA DEACUERDO
 SI HAY MUCHAS IDEAS, PUEDE UTILIZAR EL PROCESO DE AFINIDAD PARA IDENTIFICAR LAS LINEAS
GENERALES DE ESAS IDEAS
VOTACIONES
SE DEBEN REALIZAR UNA VOTACION SOBRE LAS DIFERENTES IDEAS ES UNA FORMA RAPIDA DE ACORAR
LA LISTA SIEMPRE Y CUANDO RECUERDE QUE ACORTAR LA LISTA NO ES LO MISMO QUE TOMAR UNA
DECISION. PARA TOMAR LA DECISION FINAL SERA NECESARIO MAS TIEMPO Y MAS DISCUCIONES, A LA
VIEJA USANZA, HASTA CONSEGUIR UN ACUERDO.
HABILIDAD 4: TOMAR UNA DECISION
LA TOMA EFECTIVA DE DECICIONES ES UNA DE LAS HABILIDADES MAS INPORTANTES QUE PUEDE APRENDER UN
EQUIPO, Y AYUDA MUCHO QUE EL JEFE DE EQUIPO CONPRENDA LAS CUATRO REGLAS BASICAS DE LA TOMA DE
DECISIONES:
REGLA 1: SEA CONSCIENTE DE LA AUTORIDAD QUE TIENE
REGLA 2: DECIDA COMO DECIDIR
REGLA 3: ADAPTE LA FORMA EN LA TOMA DECISIONES PARA CADA CASO
REGLA 4: LLEVE A CABO TODO EL TRABAJO PREPARATORIO
MODOS DE TOMAR UNA DECISION
¿QUE ES UN MODO DE TOMAR DECISION? AQUÍ PRESENTAREMOS CUATRO FORMAS
TIPICAS DE TOMAR DECISIONES:
1. CONSENSO
2. VOTACION
3. DECISIONES AUTORITARIAS
4. DECISIONES MINORITARIAS
3. RECOGIDA DE DATOS: LA HERRAMIENTA ADECUADA EN EL MOMENTO ADECUADO
1. TENGA UN OJETIVO CLARO CUANDO PIENSE EN UTILIZAR UNA HERRAMIENT
2. CONSIDERE TODAS LAS OPCIONES Y SELECCIONE LA TECNICA QUE SE AJUSTE MEJOR
A SUS NECESIDADES
3. NO SE COMPLIQUE, AJUSTE LA COMPLEJIDAD Y EL DETALLE DE LA HERRAMIENTA A
CADA SITUACION ESPECIFICA
4. BUSQUE FORMAS CREATIVAS DE ANALIZAR Y MOSTRAR SUS DATOS
5. SI UNA HERRAMIENTA NO FUNCIONA, DEJE DE UTILIZARLA
6. RECUERDE GIGO: ¡ENTRA BASURA, SALE BASURA!
PLANIFICAR LA RECOGUIDA DE DATOS
NO HAY NADA MAS FRUSTRANTE QUE PASARSE SEMANAS RECOGUIENDO DATOS PARA
DARSE CUENTA DESPUES DE QUE NO SON CAPACES DE RESPONDER A LA PREGUNTA QUE
NECESITABA
UTILIZAR PROGRAMAS DE ORDENADOR EN LA RECOGIDA DE DATOS
MUCHAS DE LAS HERRAMIENTAS DESCRITAS EN ESTE LIBRO PUEDEN APLICARSE DE FROMA
RAPIDA CON LAPIZ Y PAPEL O CON UNA SENCILLA HOJA DE CALCULO COMO MICROSOFT
EXCEL
 CAPITULO 6
LA ETAPA DEFINIR
DEFINIR LA OPORTUNIDAD
1. EL CUADRO DE PROYECTO Y EL PLAN DE TRABAJO
2. UNOS REQUISITOS DE CLIENTE QUE SE PUEDEN MEDIR
3. UN MAPA DE PROCESO DE ALTO NIVEL

DEFINIR, PRIMER PASO: ACTUALIZAR Y DESARROLAR EL CUADRO DE PROYECTO DMAMC

a) CASO DE NEGOCIO
b) DECLARACION DEL PROBLEMA/OPORTUNIDAD Y DEL OBJETIVO
c) ALCANE DEL PROYECTO, RESTRICIONES Y COMPROMISOS
d) DIRECTRICES PARA EL EQUIPO
e) PERTENENCIA AL EQUIPO
f) PLANIFICACION PRELIMINAR
g) IDENTIFICACION DE LAS PRINCIPALES PARTES INTERESADAS
A. CASO DE NEGOCIO
EL CASO DE NEGOCIO DE SU PROYECTO DEBE VENIR DE SU CONSEJO DIRECTIVO. DEBE INCLUIR UNA
DESCRIPCION GENERAL DE LA TAREA ASIGNADA AL EQUIPO, ASI COMO UNA JUSTIFICACION DE POR QUE
ESTE PROYECTO DEBE SER UNA PRIORIDAD CLAVE PARA EL NEGOCIO
B. DECLARACION DEL PROBLEMA/OPORTUNIDAD Y DEL OBJETIVO
LA DECLARION DEL PROBLEMA ES UNA BREVE DESCRIPCION UNA O DOS FRASES DE LOS SINTOMAS QUE
SE DERIVAN DEL PROBLEMA SOBRE EL QUE SE VA A TRABAJAR GENERALMENTE SE PARECE AL CASO DE
NEGOCIO A VECES SON IGUALES, AUNQUE SULE SER UN POCO MAS ESPECIFICA
C. ALCANCE DEL PROYECTO, RESTRICIONES Y COMPROMISOS
• LAS RESTRICIONES SUELEN ESTAR RELACIONADAS CON LOS RECUSOS DEDICADOS AL PROYECTO O CON EL
TIEMPO QUE LOS MIENBROS DE EQUIPO LE DEDICARAN
• LOS COMPROMISOS PUEDEN INCLUIR LA FRECUENCIA DE LAS REUNIONES QUE TENDRA EL CHAMPION
CON EL JEFE DE EQUIPO Y CON EL EQUIPO EN GENERAL, QUE APOYO LES FACILITARA CUANDO
ENCUENTREN OBSTACULOS O LA CAPACIDAD DEL EQUIPO PARA IMPLEMENTAR SOLUCIONES SIN LA
APROBACION DEL CHAMPION COMO UNO DE LOS CLIENTES DEL EQUIPO
D. DIRECTRICES PARA EL EQUIPO
PUEDEN INCLUIRSE TAMBIEN LAS EXPECTATIVAS QUE SE TENGAN SOBRE LA FORMA EN QUE EL EQUIPO
LLEVARA A CABO SU TRABAJO. ALGUNAS DIRECTRICES HABITUALES SUELEN SER LAS REGLAS BASICAS PARA LA
ASISTENCIA A LAS REUNIONES, CUANTO TIEMPO DEBEN DEDICAR LOS MIENBROS DEL EQUIPO A SU TRABAJO
ENE LE PROYECTO, DONDE REUNIRSE O COMO SE TOMAN LAS DECISIONES
E. PERTENENCIA AL EQUIPO
ESTE GRUPO PUEDE EVOLUCIONAR CON EL TIEMPO, PERO RECUERDE QUE DEBE MANTENER UN NUCLEO DE
GENTE PEQUEÑO: ES MUY DIFICIL MANEJAR LAS REUNIONES Y LAS TAREAS DE CADA UNO SI EL TAMAÑO DEL
GRUPO SE ELEVA POR ENCIMA DE SEIS O SIETE PERSONAS, INCLUYENDO AL JEFE DE EQUIPO. LOS MIEMBROS
DE EQUIPO DEBEN REPRESENTAR A TODAS LAS PARTES DEL PROCESO QUE SE ESTA ANALIZANDO
F. PLANIFICACION PRELIMINAR
UNA FECHA LIMITE PARA LA FINALIZACION DEL PROYECTO DE SEIS MESES NO ES DE GRAN AYUDA PARA
MANTENER ORIENTADO AL EQUIPO EN SU TRABAJO A TRAVEZ DE DMAMC. DISTRIBUIR UNA LISTA DE HITOS
SEMANALES O MENSULES A CUMPLIR MANTENDRA A SU EQUIPO EN UNA CONTINUA SENSACION DE
URGENCIA, EVITANDO QUE LOS PLAZOS SE ALARGUEN.
G. IDENTIDICAICON DE LAS PRINCIPALES PARTES INTERESADAS
ES CONPREDER QUIENES SON ESTAS PERSONAS O GRUPOS Y QUE ES LO QUE ESPERAN DE SU EQUIPO PUEDE
AYUDARLES A AFRONTAR CON ÉXITO SUS NECESIDADES Y PREOCUPACIONES. CUANTO ANTES EMPIECE A
PENSAR COMO VENDRA SU SOLUCION A LOS DEMAS, MENOS PROBABILIDADES HAY DE QUE LE SORPRENDAN
CON UNA ACTITUD DE RECHAZO HACIA LA MEJORA QUE PRPONGA.
 LO QUE DEBE Y LO QUE NO DEBE HACER EN EL CUADRO DE PROYECTO

DEBE :

 ELABORAR UNA DECLARACION DEL PROBLEMA TAN ESPECIFICA Y MEDIBLE COMO SEA POSIBLE. CENTRESE
EN LOS SINTOMAS QUE PUEDA OBSERVAR Y NO EN SUPOSICIONES SOBRE LO QUE PUEDE ESTAR PASANDO
 UTILIZAR EL CUADRO DE PROYECTO PARA MARCAR LA DIRECION DEL TRABAJO Y CONSEGUIR EL ACUERDO
DE TODOS SOBRE EL PROYECTO, EL OBJETIVO Y LA PLANIFICACION. ENCUENTRE TIEMPO PARA RESOVER
TODAS LAS DUDAS SOBRE EL PROYECTO LO ANTES POSIBLE. AHORRA MUCHO TIEMPO DESPUES
 UTILIZAR ESPACIOS EN BLANCO PARA INDICAR LOS DATOS QUE COMPLETARA EN ETAPAS POSTERIORES
 NO DEBE
 DESCRIBIR POSIBLES CAUSAS O ASIGNAR RESPONSABILIDADES EN LA DECLARACION DEL
PROBLEMA. UNA DE LAS MAXIMAS DE LA MEJORA SEIS SIGMA ES QUE NO SE CONOCE LA CAUSA
DEL PROBLEMA AL INICIAR EL PROYECTO, INCLUSO AUNQUE TENGA SUS SOSPECHAS.
 INFLAR LOS OBJETIVOS INICIALES DEL PROYECTO. ES CORRECTO FIJAR OBJETIVOS AMBICIOSOS,
PERO NO DEBE CREAR EXPECTATIVAS INALCANZABLES
 CUIDAR EN EXCESO EL ESTILO LITERARIO DEL CUADRO DE PROYECTO ES UN DOCUMENTO QUE URA
CAMBIANDO A MEDIDA QUE AUMENTE SU CONOCIMIENTO SOBRE EL PROCESO, POR LO QUE NO
DEBE PREOCUPARSE DEMASIADO DE ENCONTRAR LAS PALABRAS CORRECTAS ENCUENTRE LOS
DATOS CORRECTOS