GESTIÓN DE LOS COSTOS DE Nataly Pino Insuasti.

Isabella Trujillo.
PROYECTO María Victoria Urbano.
¿QUÉ ES?
La Gestión de los Costos del Proyecto
incluye los procesos relacionados con
planificar, estimar, presupuestar, financiar,
obtener financiamiento, gestionar y
controlar los costos de modo que se
complete el proyecto dentro del
presupuesto aprobado.

Procesos adicionales y técnicas:

1) Retorno de la inversión: Dinero que gana el
inversor en un negocio por la inclusión de capital.
2) Flujo de caja descontado:

3) Análisis de retorno de inversión:

 1) Planificar la Gestión de los Costos: Establece las políticas, procedimientos y documentación necesarios.
Ejecutar gastos y controlar costos.

2)Estimar los Costos: Aproximación de los recursos financieros necesarios para completar las actividades del
proyecto.

3)Determinar el Presupuesto: Sumar los costos de las actividades individuales o paquetes de trabajo para
establecer una línea base de costo autorizado.

4)Controlar los Costos: Monitorear el estado del proyecto para actualizar los costos del mismo y gestionar
posibles cambios en la línea base de costo.

PASOS A SEGUIR
 1) PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LOS COSTOS
Plan para dirección del proyecto:
Acta de constitución del proyecto: Resumen del presupuesto. Define los requisitos para la aprobación del proyecto.

1)Línea base del alcance: Enunciado del alcance del proyecto y detalles de la EDT/WBS(Estructura de desglose del
trabajo)= estimación y gestión de los costos.

2) Línea base del cronograma: especifica en qué momento se incurrirá en los costos del proyecto.

3) Información extra: programaciones, riesgo y comunicaciones.

4) Factores ambientales de la empresa:

- Cultura y estructura de organización.
- Condiciones del mercado ( productos, servicios y resultados disponibles en el mercado local y global ).
- Tasas de cambio de divisas ( cuando el servicio es para más de un país se remontan bien los costos ).
- Información comercial publicada ( ratios de costos de recursos, costos de los recursos humanos, etc. )

5) Activos de los procesos de la organización:

1) Procedimientos de control financiero ( informes de tiempos, revisiones requeridas de gastos y desembolsos ).

2) Información histórica y bases del conocimiento de lecciones aprendidas.
3) Bases de datos financieras.
4) políticas, procedimientos y guías existentes (formales e informales) de costos y presupuestos.

Herramientas y técnicas.
-Juicio de expertos: sobre la conveniencia o no de combinar métodos y cómo conciliar las diferencias entre ellos
( conocimiento, disciplina, industria, etc ).
-Técnicas analíticas: auto-financiación, financiación a través de acciones, financiación mediante deuda, plazo de
RI, RI (retorno de inversión), tasa interna de retorno, flujo de caja descontado y valor actual neto.
-Reuniones: director del proyecto, patrocinador del proyecto, miembros determinados interesados.

SALIDAS.
-Plan de gestión de los costos: forma en que se planificarán, estructurarán y controlarán los costos del proyecto.
-Unidades de medida: horas, semanas de trabajo del personal, kilos, Tn, km o yardas cúbicas.
-Nivel de precisión: grado de redondeo, más o menos del costo de las actividades ( US$ 100.49 a US$ 100, o
US$ 995.59 a US$ 1,000 ).
-Nivel de exactitud: rango aceptable (±10%) , determina el monto para la contingencia.
ENLACES CON LOS PROCEDIMIENTOS DE LA ORGANIZACIÓN: EDT/WBS permite que haya coherencia con las estimaciones,
presupuestos y control de costos ( contabilidad ).
UMBRALES DE CONTROL: Establecen un costo acordado para la variación permitida ( % de desviación con respecto a la
línea base del plan.
- Reglas para la medición del desempeño: -gestión del valor ganado (EVM).
- Definir los puntos en que se realizará la medición.
-Establecer técnicas para medir EVM ( hitos ponderados, formula fija, % completado ).
Especificar las metodologías de seguimiento y fórmulas de cómputo del EVM para determinar la estimación a la
conclusión ( EAC ).
-Formatos de los informes: formatos y frecuencia de presentación de los informes de costos.
Descripción de los procesos: se documentan cada uno de los procesos de gestión de los costos.
Detalles adicionales:
- Descripción de la selección estratégica del financiamiento.
- Procedimiento empleado para tener en cuenta las fluctuaciones en los tipos de cambio.
- Procedimiento para el registro de los cambios del proyecto.
 2)ESTIMAR LOS COSTOS
Plan de gestión de Recursos humanos: atributos de la dotación personal del proyecto, los salarios,
compensaciones y recomendaciones correspondientes, componentes necesarios.
Línea base de alcance.
enunciado del alcance del trabajo: Descripción del producto criterios de aceptación los entregable clave, los
limites del proyecto ,los supuestos y las restricciones del proyecto costos directo o costos no directo, NO es para
un único proyecto.
Diccionario de la EDT/WBS: Información sobre los entregables y descripción del trabajo para producir cada
entregable.
Cronograma del proyecto: Tipo y cantidad de recursos tiempo.
Registros de riesgo : costos de mitigación de riesgos (amenazas u oportunidades ) riesgo- incrementa el costo a
corto plazo y retrasa el porcentaje del costo o acelera el cronograma

Factores Ambientales De La Empresa

Condiciones de mercadeos: describen los productos servicios y resultados disponibles en el mercado, sus
proveedores y los términos y condiciones que los rigen – locales y globales de oferta y demanda influyen mucho
en el costo de los recursos.
Información del dominio publico: tarifas de los recursos esta disponible en bases de datos comerciales
Activos de los procesos de la organización.
 HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Juicio de expertos: información histórica, conveniencia o no combinar métodos
Estimación Paramétrica: Logro niveles superior de exactiva, aplicaciones en su totalidad o partes del mismo (relación
estadística – históricos y variables como Metros cuadrados(m2) construcción
Estimación ascendente: costo individual de cada paciente se resume o acumula para reporte y seguimiento.
Estimación por 3 valores: ser toma en cuenta la incertidumbre y riesgo. Se utiliza 3 estimaciones por 3 valores para definir un
rango aprox:
• Mas probable ( cM)
• Optimista(cO)
• Pesimista(cP

Calculo (costo esperado)

Distribución triangular: cE=(cO+cM+Cp)/3
Distribución Beta:(análisis pert tradicional). cE = (cO + 4cM + cP) / 6.
Análisis de Reservas: provisiones de contingencias.Consiste en el presupuesto se define como un porcentaje del
costo estimado (monto fijo).
Costo de calidad(COQ): prépara la estimación de costo de las actividades.
Software de gestión de proyectos: Hojas de calculo informatizadas simulaciones y herramientas estadisticas
pueden facilitar el uso de algunas técnicas de estimaciones de costo.
Análisis de ofertas de proveedores: Estima los costos de los proyectos sobre la base de las ofertas de
proveedores calificados.
Técnicas grupales de toma de decisiones: tormenta de ideas, técnica Delphi o de grupo nominal. Involucra a los
miembros del grupo incrementando su compromiso con los resultados esperados.
SALIDAS
Estimaciones de costos de las actividades: evaluaciones cuantitativas de los costos probables requeridos para completar el trabajo del
proyecto, sea resumido o detallado (materiales, equipamiento ,servicios , instalaciones, etc).

Base de las estimaciones : cantidad y tipo de detalles adicionales que respaldan las estimaciones. La documentación proporciona una
comprensión clara y completa.

Actualizaciones a los documentos del proyecto: Registro de riesgos entre otros.

3) DETERMINAR EL PRESUPUESTO.
Consiste en sumar los costos estimados para establecer una línea base de costos autorizados.

ENTRADAS.
Plan de gestión de costos: manera en que se gestionarán y controlarán los costos.

Línea base de alcance: restricciones formales de reflejan por período relativo a los gastos de fondos del proyecto( contrato ).

EDT/WBS: relaciones entre todos los entregables del proyecto y sus diversos componentes.

Diccionario de la EDT/WBS: identifican los entregables y proporcionan una descripción del trabajo a realizar.
Estimación de costo de las actividades: se suman para obtener una estimación de costos de cada uno de los paquetes de trabajo.

Base de las estimaciones: debe especificar los supuestos básicos adoptados relacionaos con la inclusión o exclusión de los costos
indirectos y otros costos del presupuesto del proyecto.

Cronograma del proyecto: fechas planificadas de inicio y finalización de las actividades del proyecto, hitos, paquetes de trabajo y
las cuentas de control.

Calendarios de recursos: proporcionan información sobre qué recursos se asignan al proyecto y en qué momento se asignan.

Registro de riesgos: actualizaciones de los documentos del proyecto para tener en cuenta los costos correspondientes a las respuestas frente a
riesgos.

Acuerdos: información aplicable relativa al contrato y los costos asociados a los productos, servicios o resultados que han sido o serán
adquiridos durante la elaboración del presupuesto.

Activos de los procesos de la organización: políticas, procedimientos y guías existentes relacionadas con la elaboración de presupuestos de
costos.
 HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS.
-Agregación de costos
-Análisis de reservas
-Juicio de expertos
-Relaciones históricas
-Conciliación del límite de financiamiento
SALIDAS
-Línea base de costos
-Requisitos de financiamiento del proyecto
-Actualizaciones a los documentos del proyecto.

4) CONTROLAR LOS COSTOS.

ENTRADAS:
plan para la dirección del proyecto:

-línea base del costo.

-plan de gestión de los costos.
-requisitos de financiamiento del proyecto.
-datos de desempeño del trabajo
- archivos de los procesos de la organización.
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS.
G e s t i ó n d e l va l o r ga n a d o ( E V M ) : d e s e m p e ñ o y ava n c e d e l p roye c t o. E s t a b l e c e y m o n i t o re a 3 d i m e n s i o n e s :
1 ) Va l o r p l a n i f i c a d o ( P V ) : E l P V t o t a l s e c o n o c e c o m o l a l í n e a b a s e p a ra m e d i r e l d e s e m p e ñ o ( P M B ) y , y e l P V t o t a l d e l
p roye c t o s e c o n o c e c o m o p re s u p u e s t o h a s t a l a c o n c l u s i ó n ( BAC ) .
2 ) va l o r ga n a d o ( E V ) : m i d e e l t ra b a j o re a l i z a d o. E l E V d e b e c o r re s p o n d e r c o n l a P M B. M o n i t o re a l o s i n c re m e n t o s p a ra ve r e l
e s t a d o a c t u a l y e l t o t a l a c u m u l a d o p a ra e s t a b l e c e r t e n d e n c i a s d e l a rgo p l a zo.
3 ) c o s t o re a l ( AC ) : d e b e c o r re s p o n d e r c o n l o p re s u p u e s t a d o p o r e l P V y m e d i d o p o r e l E V ( h d i re c t a s, $ d i re c t o s ) .

DESVIACIONES RESPECTO A LA LÍNEA BASE APROBADA.

1 ) va r i a c i ó n d e l c ro n og ra m a ( V S ) : s i e l p roye c t o e s t a a d e l a n t a d o o re t ra s a d o. F ó rm u l a : S V = E V- P V.
2 ) va r i a c i ó n d e l c o s t o ( C V ) : d e s e m p e ñ o d e l c o s t o e n u n p roye c t o. F ó rm u l a : C V = E V- AC.
3 ) í n d i c e d e d e s e m p e ñ o d e l c ro n og ra m a ( S P I ) : e f i c i e n c i a d e l e q u i p o d e t ra b a j o. U n va l o r < 1 , 0 = c a n t i d a d d e t ra b a j o m e n o r
q u e l a p rev i s t a . U n va l o r > 1 , 0 = c a n t i d a d d e t ra b a j o m a yo r q u e l a p rev i s t a . F ó rm u l a : S P I = E V / P V.
Í N D I C E D E D E S E M P E Ñ O D E L C O S TO ( C P I ) : e f i c i e n c i a d e l c o s t o d e re c u rs o s, m á s c r í t i c a d e l E V M . U n va l o r < 1 , 0 = c o s t o
s u p e r i o r a l p l a n i f i c a d o. U n va l o r > 1 , 0 = c o s t o i n f e r i o r a l d e s e m p e ñ o h a s t a l a f e c h a . F ó rm u l a : C P I = E V / AC.