Curso: Control de Gestin y

Evaluacin de Resultados
Mdulo: Construccin de Indicadores de
Gestin

ILPES-CEPAL

ANTIGUA GUATEMALA

JULIO 2005
Marianela Armijo
Consultora de Gestin Pblica.

1
INDICADORES DE DESEMPEO

INDICADORES DE DESEMPEO:
CONCEPTOS

PASOS BASICOS PARA SU CONSTRUCCION

REQUISITOS Y CONDICIONES

DIFICULTADES

2
 La medicin del desempeo es parte de un largo
proceso de planificacin

Misin
Medidas Objetivos
de Desempeo
Quines
Quinessomos
somosoo
Qu
Quhacemos
hacemos
Cmo
Cmosabemos
sabemos
que
quehemos
hemos Dnde
Dnde
llegado queremos
llegado queremosirir
Cmo
Cmopodemos
podemos
llegar
llegar

Estrategias
Fuente: Adaptado de Developing Consistent Administrative Performnce Measures for States
Government. Departament of Administrative Services. Oregon Progress Board.
www.econ.state.or.us/opb 3
INDICADORES DE DESEMPEO:
CONCEPTOS
INSTRUMENTOS DE MEDICION DE LAS VARIABLES
ASOCIADAS A LAS METAS

EXPRESION CUANTITATIVA O CUALITATIVA

CONCRETA DE LOS QUE SE PRETENDE ALCANZAR
CON UN OBJETIVO ESPECIFICO

MEDIDAS QUE DESCRIBEN COMO UNA

INSTITUCION ESTA ALCANZANDO SUS OBJETIVOS Y
METAS

4
OBJETIVOS USO INDICADORES(*)

Induce mejoras en Informacin

Fundamenta la discusin de Resultados
Posibilita la Evaluacin
Apoya el proceso de Formulacin de
Polticas
Facilita el establecimiento de Compromisos
de Resultado

(*) Direccin de Presupuestos. Ministerio Hacienda. Chile .

5
TIPOLOGA DE INDICADORES SEGN NIVEL ORGANIZACIONAL Y PLANIFICACIN

NIVELES ORGANIZACIONALES ACTIVIDAD DE PLANIFICACIN Y TIPOS DE

CONTROL INDICADORES

Indicadores Gestin
Global de la Entidad o Resultado
Final

Resultado Final o Impacto

Planificacin estratgica Resultado Intermedio
Alta
Direccin

Indicadores por Centro

de Responsabilidad

Control de Gestin
Nivel Directivo Eficiencia, Eficacia, Economa,
Calidad

Indicadores
Nivel Operativo Operacionales
Control de Actividades
Insumos, Productos,
Eficacia

6
 Cmo estn cambiando las
RESULTADO
condiciones que estamos
FINAL O
IMPACTO
interviniendo?
(OUTCOME)

Cuntas unidades de
PRODUCTO
productos y servicios
(OUTPUT) estamos generando?

Con qu rapidez lo
estamos haciendo?
PROCESO
Cuanto nos cuesta?

INSUMO Cuntos recursos

INSUMO
(INPUTS) invertimos, cuanto personal
(INPUTS)
trabaj en el proceso?

7
 INTERRELACIONES ENTRE EL PROCESO DE
PRODUCCION DE BIENES Y SERVICIOS Y LA EFICIENCIA,
EFICACIA, ECONOMIA(*)

ECONOMIA EFICIENCIA EFICACIA

COSTO RECURSOS OUTPUTS RESULTADOS

NIVEL DE UTILIZACIN
SERVICIO SATISFACCION

POBLACIN
OBJETIVO

(*) Fuente: Indicadores de Gestin para las Entidades Pblicas. AECA. Madrid
8
 - la gente ve los avisos
Resultados
- las actitudes de la
Inmediatos
gente se ven afectadas

-el comportamiento se
Intermedios ve afectado

-menor incidencia de
enfermedades
Finales relacionadas con el
tabaquismo

- avisos realizndose
Productos en la Televisin

-diseo y pruebas de
los avisos
Procesos -produccin de los
(Actividades) avisos
-compra del tiempo de
aviso comercial

Insumos (Inputs) $$ de la campaa

9
 PASOS BASICOS PARA LA
CONSTRUCCION DE
INDICADORES
IDENTIFICAR y/o REVISAR PRODUCTOS Y OBJETIVOS

Qu ser medido?

IDENTIFICAR LAS DIMENSIONES Y AMBITOS DE DESEMPEO

Qu mbitos y dimensiones del desempeo es conveniente
medir?

ESTABLECER RESPONSABILIDADES ORGANIZACIONALES

Cules sern los Centros de Responsabilidad, o reas

responsables por el desempeo logrado
A qu niveles realizaremos la evaluacin?

10
 PASOS BASICOS PARA LA
CONSTRUCCION DE
INDICADORES
CONSTRUIR LAS FORMULAS O ALGORITMOS

Cmo relacionamos las variables de medicin?

ESTABLECER LAS METAS O REFERENTES PARA LA COMPARACION

Sobre que comparamos los indicadores para saber si el

desempeo es adecuado?

RECOPILAR LA INFORMACION NECESARIA

Qu datos y antecedentes me permitirn construir los

indicadores?

11
 PASOS BASICOS PARA LA
CONSTRUCCION DE
INDICADORES
VALIDAR: APLICAR CRITERIOS DE TECNICOS Y REQUISITOS
Cmo sabemos que los indicadores construidos miden
efectivamente la gestin y los resultados?

ANALIZAR LOS RESULTADOS OBTENIDOS

Por qu se produjeron los resultados?

COMUNICAR E INFORMAR

Quines tienen que conocer nuestros resultados?

Organizacin, Usuarios, Dipres, Congreso, etc

12
 MATRIZ DE INDICADORES (*)
Producto relevante Informacin Histrica Estimacin Meta Programa/
Indicador de Frmula de
(bien y/o servicio) al Subttulo/ tem/ Medios de
Desempeo clculo verificacin
que se vincula 1998 1999 2000 2001 2002 asignacin

Eficacia

Eficiencia
DIMENSIONES DEL
Economa
DESEMPEO

Calidad

13
(*) Indicadores de Desempeo. www.dipres.cl
IDENTIFICAR Y/O REVISAR DEFINICIONES
TENGO IDENTIFICADA LA MISIN, LOS
ESTRATEGICAS: MISION,
PRODUCTOS Y LOS PRODUCTOS,
USUARIOS?
USUARIOS, OBJETIVOS
TENGO CLAROS LOS OBJETIVOS QUE DEBO
LOGRAR?

ESTN LOS OBJETIVOS ALINEADOS CON LAS

PRIORIDADES ESTRATGICAS DE LA
ORGANIZACIN?

LOS OBJETIVOS ESTN EXPRESADOS EN

METAS MENSURABLES?

14
IDENTIFICAR LAS DIMENSIONES
DE DESEMPEO

QUE AREAS DEL DESEMPEO RESULTA

CONVENIENTE MEDIR?

EFICIENCIA

EFICACIA

CALIDAD

ECONOMIA

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 QU AMBITOS DEL DESEMPEO?
AMBITOS DE CONTROL
PROCESO PRODUCTO RESULTADO
D
I
M EFICACIA
E
N EFICIENCIA
S
I ECONOMA
O
N CALIDAD
E
S

(*) Indicadores de Desempeo. www.dipres.cl 16

ESTABLECER RESPONSABILIDADES
ORGANIZACIONALES
Los centros de responsabilidad.

Tienen productos estratgicos claramente asignable

Tienen objetivos concretos a alcanzar.
Tiene a la cabeza un directivo responsable con por el
cumplimiento de esos objetivos.
Dicho directivo no solo cuenta con la responsabilidad sino
que tambin con la autoridad y las atribuciones para tomar
las decisiones necesarias para el logro de los objetivos.
Tiene asignado recursos humanos, materiales y
financieros.

17
Modelo bsico de Unidad de Control de Gestin

Informacin Metas /
Indicadores

Direccin

Recomendaciones

Evaluacin
Acuerdo Unidad de Control
Medidas Metas / de Gestin
correctivas Indicadores

Retroalimentacin

Centros de
Responsabilidad
Informacin
de avance

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DEFINIR LAS FORMULAS O
ALGORITMOS

A) BASES DE COMPARACIN

Lo que se hace Lo que debe hacerse

N de usuarios N de usuarios por atender

atendidos

N de certificados
emitidos N Certificados solicitados

Monto inversin ejecutada Monto asignado para inversin

19
 FORMULAR ALGORITMOS

b) Definicin de ratios

Costos medios: Costo total consultas/ consultas

realizadas
Producto medio:Ninspecciones realizadas/Ninspectores

c) Definicin de estndares

% de recomendaciones aceptadas
% de clientes satisfechos
N de errores
Tiempo promedio de tramitacin
20
 ESTABLECER LAS METAS

ABARCAR EL CONJUNTO DE DIMENSIONES DE DESEMPEODE

LA GESTION: EFICIENCIA, EFICACIA, CALIDAD, ECONOMIA

GENERAR COMPROMISOS INTERNOS, POR LO TANTO SU

CUMPLIMIENTO NO DEBE DEPENDER DE OTRAS
ENTIDADES O DE FACTORES EXOGENOS.

DEBEN TENER UN COMPONENTE DE REALISMO: QUE PUEDAN

SER ALCANZADAS CON LOS RECURSOS HUMANOS Y
FINANCIEROS.

21
RECOPILAR LA INFORMACION
NECESARIA

Informacin contable-presupuestaria

Estadsticas de produccin fsica, cargas

de trabajo del personal

Encuestas, estudios especiales

Benchmarking,etc
22
CONCEPTOS Y EJEMPLOS DE
INDICADORES DE GESTION

EFICACIA:

Mide el grado de cumplimiento de

los objetivos y metas establecidos,
a travs de los productos o
resultados obtenidos, sin referencia
al costo de consecucin de los
mismos
23
 EFICACIA:
EFICACIA Resultado Final o Impacto

% de incremento de recaudacin tributaria asociado a la accin del

Servicio de Impuestos Internos
SERVICIO DE IMPUESTOS INTERNOS.CHILE
% de colocacin de empleo juvenil .
PROGRAMA DE CAPACITACIN DE JVENES. MINISTERIO DEL
TRABAJO
Accidentes laborales martimos por 100.000 trabajadores martimos
U.S.Coast Guard.

EFICACIA- Resultado-intermedio
Delitos aclarados / delitos denunciados

MANTENIMIENTO DEL ORDEN INTERNO

Mediaciones exitosas / mediaciones realizadas

DIRECCION GENERAL DE COMERCIO (Area Defensa del Consumidor)
Conflictos colectivos solucionados / conflictos colectivos planteados
Direccin del Trabajo
24
EFICACIA
EFICACIA - Cobertura

Franquicia utilizada/franquicia potencial

SERVICIO DE CAPACITACON Y EMPLEO. CHILE

Padrones reaforados urbanos y suburbanos del Interior / total

de padrones
DIRECCION NACIONAL DEL CATASTRO

Area de cultivo incluida en programa / rea total de cultivo

DIRECCION GENERAL DE SERVICIOS AGRICOLAS

Controles de buses interurbanos/Parque de buses

intgerurbanos
SUBSECRETARIA DE TRANSPORTES. CHILE
Reclusos que desarrollan actividad industrial / total de
reclusin
DIRECCION NACIONAL DE CARCELES

25
 ANALIZAR LOS RESULTADOS
OBTENIDOS
Que es lo que se pretende medir con
los indicadores de eficacia

Si los programas son idneos respecto de otras

alternativas para conseguir los mismos objetivos

La capacidad de obtencin de los efectos esperados o

impactos en la poblacin destinataria.

26
 ANALIZAR LOS RESULTADOS
OBTENIDOS
Que es lo que se pretende medir con los indicadores de
eficacia

Las desviaciones entre los productos que se obtienen y

los esperados (medidas de cobertura, focalizacin,
capacidad de cubrir la demanda, etc). Algunas posibles
causas pueden ser:
Se sobre o sub estim la capacidad de proveer los bienes
servicios
o
Hubo una mayor demanda por factores forneos (capacidad
de cubrir la demanda, no en focalizacin, ni cobertura dado
que previamente se definen los parmetros)

27
CONCEPTOS Y EJEMPLOS DE
INDICADORES DE GESTION
Eficiencia

Establece la relacin entre la produccin fsica del bien

o servicio y los insumos utilizados para alcanzar el nivel
de producto.
Ejemplos de aplicacin de mbito pblico:

Costo medio de produccin (costo por beneficiario,

costo por componente, etc)

Productitividad Media (usuarios atendidos por unidad de

tiempo, fiscalizaciones por inspector , etc)

Gastos administrativos/Gastos Totales

28
EFICIENCIA
EFICIENCIA Costo Medio

Gastos administrativos programa becas/becas entregadas

Gasto total programa certificacin/total cajas inspeccionadas

Gastos asociados a intervenciones quirurgicas/Nde intervenciones

Costo total de unidades Viviendas contratadas/Unidades contratadas

EFICIENCIA Producto Medio

N de inspecciones / nmero de inspectores

DIRECCIN GENERAL IMPOSITIVA

N de expedientes resueltos por semestre / dotacin de personal en la tarea

CONTADURIA GENERAL DE LA NACION

N de inspecciones al transporte de pasajeros / personal afectado a la tarea

DIRECCION NACIONAL DE TRANSPORTE

N de padrones reaforados / funcionarios afectados a la tarea

DIRECCION NACIONAL DEL CATASTRO

N de consultas / nmero de mdicos

UNIDAD DE ATENCIN AMBULATORIA EXTRA-HOSPITALARIA
29
CONCEPTOS Y EJEMPLOS DE
INDICADORES DE GESTION

Calidad

Mide la capacidad de la organizacin por cumplir

con los
requisitos de satisfaccin del producto que
esperan los
usuarios, en trminos de oportunidad,
accesibilidad,
precisin, etc.

30
 INDICADORES DE CALIDAD

Oportunidad Accesibilidad Percepcin de Precisin

usuarios

Porcentaje de Nmero de Porcentaje de Porcentaje de

respuestas a los localidades aprobacin contratos
Parlamentarios cubiertas por excelente de los terminados por
dentro de los atenciones mviles talleres de trabajo, errores
lmites acordados. por los
participantes

Porcentaje de N de horas que Porcentaje de Nmero de fallas

reportes la Biblioteca est usuarios satisfechos reales/ Fallas
econmicos abierta fuera de programadas
entregados en las horas de N de usuarios
tiempo acordado trabajo satisfechos/ Total
usuarios encuestados
Porcentaje de Porcentaje de
Nmero de N de usuarios contratos con uno o
Poblacin con
intervenciones con Satisfechos con el ms errores
necesidades
retraso/ Nmero de trato en la encontrados por
especiales que
intervenciones atencin/ Total revisiones externas
son miembros
totales usuarios
activos de la
Biblioteca
31
CONCEPTOS Y EJEMPLOS DE
INDICADORES DE GESTION

Economa

Capacidad de la institucin por generar y movilizar

adecuadamente

los recursos financieros de un programa o institucin.

Ejemplos:
Capacidad de autofinanciamiento
Nivel de recuperacin de prstamos
Capacidad de ejecucin del presupuesto

32
 ECONOMIA
ECONOMIA (*)

(Gasto Efectivo del Programa/Presupuesto total asignado) *100. MINVU

Ingresos por recuperacin de costos ao i/Total gasto ao i)

(MIDEPLAN/FOSIS)

(Monto de crdito de corto plazo recuperados/Monto total crditos corto

plazo con vencimiento ao)*100
INDAP.

(*) www.dipres.cl

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APLICAR CRITERIOS DE TECNICOS Y
REQUISITOS

RELEVANCIA DE LA MEDICION

ASEGURARSE QUE ESTOY MIDIENDO LOS

OBJETIVOS VINCULADOS A LO ESTRATEGICO

NO ES POSIBLE, NI DESEABLE MEDIRLO

TODO

34
APLICAR CRITERIOS DE TECNICOS Y
REQUISITOS

MEDIR LO CORRECTO :

CONOCER EL PROCESO DE PRODUCCION QUE

SE MIDE, ASEGURANDOSE QUE LA MEDIDA DE
DESEMPEO REPRESENTA UN PROCESO CLAVE
PARA LA OBTENCION
DE LA META.

35
APLICAR CRITERIOS DE TECNICOS Y
REQUISITOS

INDEPENDENCIA

MEDIR LO QUE LA INSTITUCION SEA CAPAZ DE

CONTROLAR

CONFIABILIDAD

CONTAR CON LOS DATOS SUFICIENTES Y

DEMOSTRABLES

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CONDICIONES QUE DEBEN CUMPLIR
LOS INDICADORES

COSTOS RAZONABLES EN LA
RECOLECCION DE DATOS

HOMOGENEIDAD

PARA UN MISMO SERVICIO MEDIDO LA

NATURALEZA DE LAS PRESTACIONES DEBEN
SER EQUIVALENTES

37
 CONDICIONES QUE DEBEN
CUMPLIR LOS INDICADORES

LOS INDICADORES DE DESEMPEO NO SON

UN FIN EN SI MISMO SINO UN MEDIO.

LA EVALUACION MAS QUE UNA MEDICION ES

UNA INTERPRETACION DE LOS RESULTADOS

DEBEN ESPECIFICARSE Y TENERSE EN CUENTA LA

INTERRELACION DE LAS DIFERENTES MEDIDAS DE
DESEMPEO

SIMPLICIDAD DE LA MEDICION

38
ANALIZAR LOS RESULTADOS
OBTENIDOS

BASES DE COMPARACION:

DESEMPEO HISTORICO:

METAS

DESEMPEO LOGRADO EN INSTITUCIONES

SIMILARES, PROCESOS O PROGRAMAS.

39
ANALIZAR LOS RESULTADOS
OBTENIDOS

NO HAY UNA MEDIDA UNICA QUE

DEMUESTRE POR SI SOLA EL DESEMPEO
DE LA INSTITUCION

SE REQUIERE UN COMBINACION DE
ELLAS:
RESULTADOS, EFICACIA, EFICIENCIA, CALIDAD

CIERTOS INDICADORES PUEDEN SER

CONTRADICTORIOS ENTRE ELLOS:
40
 INTEGRALIDAD DE LAS METAS

Aumentar la cobertura del programa de raciones a un 55%

de la poblacin escolar.

Llegar a un costos promedio de $5

Alcanzar1000 caloras por racin

INDICADOR DE INDICADOR DE EFICIENCIA INDICADOR DE CALIDAD

EFICACIA
Costo promedio de las * Caloras por racin.
Poblacin escolar en raciones: gasto total
programa / poblacin programa / nmero de * Porcentaje de aceptacin
escolar total raciones de los escolares (encuesta)

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