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AUTO AGRO DE MARACAIBO,C.A.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES


AUTO AGRO DE MARACIBO, C.A.

Elaborado por:
Nilsa Ferrer
Alejandra Paz

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Alejandra Paz, Nillsa Ferrer, Karen
Chghale,

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Aprobado por:

Joel Chacn

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES

Manual Organizacional

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INTRODUCCIN AL MANUAL

El siguiente manual de normas y procedimientos tiene como objetivo contar con una
gua clara y especifica que garantice la ptima operacin que desarrolle las diferentes
actividades a ser desempeadas por el personal que labora en la gerencia
administrativa y financiera, igualmente sirve como instrumento de apoyo y mejora
continua de la organizacin.
Un manual permite instalar un sistema de control interno, el cual puede detectar con
mayor facilidad los posibles errores. Se puede medir la eficiencia y eficacia garantizando
un control administrativo proporcionando una mejor induccin a los empleados y al nuevo
talento humano
Es importante destacar que los manuales de normas y procedimientos deben estar
vigentes con las normativas establecidas por el ejecutivo y los entes reguladores

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MISIN
Somos un concesionario exclusivo de Chevrolet bajo las normas de la misma
orientados a la venta de vehculos y repuestos con un servicio especializado y garantizado,
en aras de la mejora de nuestros productos para la atencin de nuestros clientes, a travs
de un personal altamente calificado con sentido de pertenencia basados en la integridad,
trabajo en equipo y la creatividad.
VISIN
Consolidarnos como una empresa lder, rentable y reconocida en la regin enfocada al
cliente para la comercializacin de nuestros productos y la prestacin de servicios con
permanencia en el mercado. Brindando el mejor asesoramiento tcnico al personal, para
lograr un excelente desempeo de sus actividades en la atencin al cliente, garantizando
as la calidad de nuestros servicios y mejorando continuamente.
RESEA HISTORICA
Auto Agro de Maracaibo, nace en el ao 1946, en la ciudad de Maracaibo Edo. Zulia,
siendo sus fundadores Auto Agro C. A. domiciliado en caracas, Alfredo Garca Carias,
Eduardo Garca Carias, Mario Belloso y Alfredo Belloso con un capital social de
doscientos mil bolvares (Bs200.000,00) constituyndose como objeto de la compaa la
representacin de firmas o sociedades nacionales o extranjeras, la importacin, compra y
venta de automviles, camiones, maquinarias, equipos, tractores, neveras, radios,
artefactos agrcolas, accesorios y repuestos de tales objetos, podr tambin dedicarse a
cualquiera otra industria o comercio lcitos, a juicio de la Junta Directiva. Su primer
Presidente fue el Sr. Alfredo Garca Carias
Sus fundadores quisieron poner en prctica la venta de autos debido a que en esa
poca la circulacin de vehculos en el Distrito Maracaibo y en todo el Estado Zulia era
muy deficiente, es por ello que coincidieron en buscar frmulas para la creacin de una
firma automotriz
Su primer domicilio estaba ubicado en un local de la calle Bolvar a poca distancia de la
Plaza Baralt., al empezar sus actividades trae los primeros
Tractores Allis Chalmers, tambin los motores Diesel General Motors, los camiones Mack y
la lnea de Automviles Cadillac y Pontiac

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4. Objetivos
4.1. Objetivos Generales

Incrementar el nmero de ventas (ingresos) y disminuir el nmero de gastos


(egresos).
Trabajar en la constante mejora de los productos para satisfacer las necesidades y
expectativas de los clientes.
Mantener los estndares de calidad para diferenciarnos de la competencia.
Ser una empresa reconocida y convertirse en la primera opcin a la hora de que las
personas decidan comprar vehculos.

4.2. Objetivos Especficos

Para incrementar los ingresos y reducir significativamente los gastos, se realizaran


controles presupuestarios para as verificar y velar que se lleven a cabo solo los
gastos necesarios para la venta de vehculos
Para mejorar constantemente nuestros productos, se realizaran controles e
inspecciones para verificar que los carros se elaboren de manera correcta, con
materiales de excelente calidad.

Para llegar a ser una empresa reconocida y convertirse en la primera opcin de los
consumidores, se llevaran a cabo campaas publicitarias, a travs de prensa escrita como
lo es el Diario Panorama, Radial para promocionar nuestros productos.

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5. Polticas de la Empresa

La empresa Auto Agro de Maracaibo labora de lunes a Viernes, 8 horas diarias,


horario comprendido de lunes a viernes entre las 7:30am a 11:30pm y de 1:00pm a
5:00pm. Entre las 12m y 1:00 PM las personas que laboran en la empresa tendrn
un receso.
El personal deber cumplir con el horario pautado, ya que de que lo contrario,
deber reponer las horas faltadas o se descontaran de sus salarios.

El personal del rea de administracin deber usar su respectivo uniforme una


camisa con el logo de la empresa y un pantaln de vestir vestuario presentable para
atender a los clientes. El personal obrero deber vestirse con su uniforme una braga
con el logo de la empresa, unas botas de seguridad ajustndose a sus funciones en
la inspeccin de los vehculos

En caso de enfermedad o fuerza mayor el trabajador, el trabajador deber notificarlo al


jefe para que este tenga conocimiento y pueda realizar la gestin operativa y evitar que
se presenten inconvenientes dentro de la empresa El personal obrero deber usar los
implementos necesarios para protegerse y utilizar correctamente las maquinarias para
evitar cualquier accidente.

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ORGANIGRAMA AUTO AGRO DE MARACAIBO, C.A.

Presidente

GERENTE
GENERAL
Gerente de
administracin y
finanzas

Gerente de Ventas

Secretaria de gerencia

Gerente de informtica

Vendedores

Asistente
Administrativo

Secretaria de
Administracin

Recepcin

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1 Activo
1.1 Corriente
1.1.1 Caja
1.1.1.01 Caja General
1.1.1.01. Caja chica
1.1.2 Bancos
1.1.2.01 Bancos Moneda Local
1.1.2.01.01 Banco Nacionales
1.1.3 Cuentas por Cobrar
1.1.3.01 Clientes
1.1.3.01.01 Cuentas por cobrar clientes
1.1.3.02 Seguros
1.1.3.02.01 Seguros Nacionales
1.1.3.03 Anticipo a Proveedores
1.1.3.03.01 Anticipo a Proveedores
1.1.3.04 Gerente y Empleados
1.1.3.04.01 Gerente
1.1.3.04.02 Empleados
1.1.3.05 Apartado para cuentas de cobro dudoso
1.1.3.05.01 Apartado para cuentas incobrables
1.1.3.06 Impuestos
1.1.3.06.01 I.V.A. Debito Fiscal
1.1.3.06.02 Excedente Credito Fiscal
1.1.4 Inventario
1.1.4.01 Insumos y Materiales
1.1.4.02 Artculos de oficina
1.2 No Corriente
1.2.1 Activos no Depreciables
1.2.1.01 Terrenos
1.2.1.01.01 Terrenos
1.2.2 Activos Depreciables
1.2.2.01 Inmuebles
1.2.2.02Mobiliario y Equipo
1.2.2.03 Equipos de Comp.
1.2.2.04 Herramientas
1.2.2.05 Vehculo1.2.3 Depreciaciones
1.2.3.01 Depreciaciones Acumuladas
1.2.3.01.01 Depreciacin acumulada de Inmueble

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1.2.3.01.02 Depreciacin acumulada de Mobiliario y Equipo


1.2.3.01.03 Depreciacin acum. de Equipo de comp.

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1.2.3.01.04Depreciacion acum. Herramientas


1.2.3.01.05 Depreciacin de Vehculo
1.3 Otros Activos
1.3.01 Excedentes ISLR ejercicios anteriores
1.3.01.01 ISLR pagado en exceso
2. Pasivos
2.1 Corriente
2.1.1 Cuentas por pagar
2.1.1.01 Proveedores
2.1.1.01.01 Proveedores
2.1.2 Impuestos
2.1.2.01 Impuestos y contribuciones
2.1.2.01.01 Impuestos y contribuciones
2.1.3 Prestaciones Laborales
2.1.3.01 Prestaciones Laborales
2.1.3.01.01 Provisin para pago de utilidades
2.1.3.01.02 Provisin para vacaciones
2.1.4 Intereses por pagar
2.1.4.01 Intereses por pagar
2.2 No Corriente
2.2.1 Prestamos
2.2.1.01 Prestamos Bancarios
2.2.1.01.01 Prestamos Bancarios
3. Capital
3.1 Capital Social
3.2Reservas
3.2.1 Reserva Legal
3.2.1.01 Reserva Legal
3.3 Utilidades
3.3.1 Utilidades Retenidas
3.4 Resultados
3.4.1 Resultados del Ejercicio
4. Ingresos
4.1 Ventas
4.1.1.Ventas Brutas
4.1.1.01 Ventas Nacionales Sector Privado
4.1.1.02 Ventas nacionales Sector Publico
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4.2 Otros Ingresos


4.2.1 Intereses Ganados
4.2.1.01 Intereses Bancarios
4.2.1.02 Intereses sobre crditos
5. Costos
5.1. Costo de Venta
5.1.1 Inventario de Insumos y Materiales
5.1.2 Compras
5.1.2.1 Compras brutas
5.1.2.1.01 Dctos. En compras
5.1.2.1.02 Devoluciones en compras
5.1.2.1.02 Recargo sobre compras
5.1.3 Inventario Final de insumos y materiales
6 Gasto
6.1 Gasto de operacin
6.1.1 Gastos de venta
6.1.2 Gastos de administracin
01.01 Sueldos y salarios
01.02Prestaciones Laborales
01.03 Combustibles y lubricantes
01.04 Cuentas Incobrables
01.05 Depreciaciones
01.06 Gastos de instalacin y organizacin
01.07Honorarios profesionales
01.08 Impuestos y contribuciones

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Manual de
Polticas Contables

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INTRODUCCION AL MANUAL DE POLITICAS CONTABLES


El Manual de Normas y Polticas Contables, es el medio o instrumento donde se definen
cada uno de los movimientos y procedimientos para la ejecucin de las operaciones
contables de acuerdo a su naturaleza.
Estas polticas se refieren a los principios, reglas, controles y procedimientos especficos
adoptados al interior de los procesos de apoyo de la empresa con el fin de garantizar
informacin confiable y oportuna ayudndole de esta manera a la gerencia en la toma
decisiones.

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ACTIVO
ACTIVO CORRIENTE
Caja y Banco
Para realizar cualquier pago de inmediato, o activos financieros destinados para la
venta en un lapso de tres meses.
La cuenta de caja chica solo se mover cuando se decida aumentar o disminuir el
fondo o para su eliminacin.
Hacer la creacin del saldo inicial asignado para ser manejado por caja mediante un
cheque con las dos firmas de las personas autorizadas.
Cuentas por cobrar
Representan acreencias por cobrar generadas por las operaciones ordinarias de
ventas, deducidas la provisin para cuentas de cobro dudoso, que se convertirn en
dinero disponible en un lapso no mayor de doce meses, o en el ciclo normal de
operacin.
Inventarios
Son conjunto de bienes, propiedad de una empresa, que han sido adquirido con el
animo de volverlos a vender en el mismo estados con fueron adquiridos, o para ser
transformados en otros tipos de bienes y vendidos como tales, en el ciclo normal de
operacin.
Los inventarios deben ser contabilizados por su costo histrico este corresponde al
precio de factura menos cualquier descuento de compras, ms impuestos.
Los inventarios deben estar ajustados por inflacin de acuerdo con la DPC-10 a
travs del mtodo mixto, el cual es el permitido en Venezuela.
Se debe conciliar los saldos en libros con los respectivos inventario fsicos, al menos

dos veces al ao de manera obligatoria


El inventario tiene una rotacin de 30 das.
Se usara el sistema permanente para la realizacin de los registros contables del
inventario.
Se usara el mtodo PEPS para la valuacin del inventario.

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ACTIVO NO CORRIENTE
Activos Depreciables
Posee una entidad para su uso en la produccin o suministro de bienes y servicios,
para arrendarlos a terceros o para propsitos administrativos, se esperan usar
durante ms de un periodo.
Tienen carcter permanente permite que sean utilizados por lapsos mayores a doce
meses. Se trata de bienes de uso durable
No son destinados para la venta cuando se adquieren, no se hace con el objetivo
primario de comercializar con ellos.
Son utilizados en la actividades normales de la empresa ocurre para que estos
activos sean considerados como un elemento de propiedad planta y equipo
Depreciaciones Acumuladas
Son inmuebles que van perdiendo su valor en el tiempo , esa prdida de valor es un
estimado que cada ano se va calculando y registrando en las correspondientes
cuentas de valuacin denominadas depreciacin acumulada.
La depreciacin de cada perodo se registrar contra el resultado del perodo y ser
calculada en funcin de los aos de la vida til estimada de los diferentes bienes.

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Pasivo Corriente
Prstamos Bancarios.
La porcin de los pasivos no corrientes o a largo plazo que deban ser cancelados en el
transcurrir de las doce meses siguientes a la fecha del balance.
Cuentas por Pagar
Conforman este grupo las cuentas que representan deudas que la empresa tenga
por pagar, ocasionadas por operaciones ordinarias, que venzan en el transcurrir de
los prximos doce meses a partir de la fecha de cierre de operaciones.
La poltica del nivel de endeudamiento de la empresa est relacionada con los
lmites de solvencia que la empresa pueda tener
Vigilar la exposicin de las cuentas por pagar ante la inflacin y devaluacin de la
moneda.
Toda Cuenta por Pagar debe estar debidamente respaldada con documentos
probatorios.
La forme de pago es a travs de transferencia o cheque , para lo cual los
proveedores deben autorizar un nmero de cuenta. No se realiza pago a
proveedores en efectivo.
Se crearan cuentas auxiliares por cada cuenta por pagar generada, bien sea a
proveedor, socio o empleado.

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Capital
Capital social
Controla al aporte inicial de los dueos de la empresa, asi como los incrementos y
disminuciones que se vayan produciendo en el transcurrir del tiempo.
Las acciones debern emitirse de conformidad con las disposiciones del cdigo de
comercio.
La asamblea general autorizar la reduccin o aumento de capital en junta general
extraordinaria.

Reserva Legal
Son aporte de las utilidades que no se distribuyen entre los socios por alguna razn.
Cuando lo establecen los estatutos de constitucin o decisiones posteriores de los
socios de la empresa.
Cuando se crean para cubrir cualquier tipo de imprevistos.
INGRESOS
Ventas Sector Privado
Todas aquellas cuentas que tienen alguna relacin directa o indirecta con el control de los
ingresos ordinarios que la empresa haya obtenido.
EGRESOS
Costo de Ventas
Las compras deben ser autorizadas por la Gerencia.
Las funciones de compra deben estar separadas de la de registro y recepcin de la misma.
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Al momento de llegar la mercanca se debe realizar una inspeccin del estado fsico de la
misma.
Determinar una poltica adecuada de adquisiciones de mercanca.
Prevenir fraudes en compras por trabajadores de la empresa que prefieran un
proveedor por conocerlo que por mejor presupuesto.
Registrar adecuada y oportunamente las compras de mercanca.

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Normas y Procedimientos Contables

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INTRODUCCION

El manual procedimientos contables de AUTO AGRO DE MARACAIBO, C.A. tiene como


propsito contar con una gua clara y especifica que garantice la ptima operacin y
desarrollo de las diferentes actividades. As mismo, en este manual tambin contendr las
normas que sern aplicadas dentro de cada procedimiento descrito.
Dicho manual comprende en forma general y especifica las operaciones de los
procedimientos a seguir para cada actividad laboral en el departamento de contabilidad,
promoviendo el buen desarrollo de actividades, dando cumplimiento de las polticas.
Es importante sealar, que este documento est sujeto a actualizacin en la medida que se
presenten variaciones en la ejecucin de los procedimientos, en la normatividad
establecida, en la estructura orgnica de la organizacin, o bien en algn otro aspecto que
influya en la operatividad del mismo, con el fin de cuidar su vigencia operativa.

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ACTIVO
ACTIVO CORRIENTE.
CAJA Y BANCO
POLITICAS
Para realizar el registro de los cheques pagados o transferencias electrnicas
generadas deber estar acompaado de las facturas correspondientes, la cual
debern cumplir con los requisitos fiscales, que sirva de soporte para respaldar la
transaccin.
La cuenta de caja chica solo se mover cuando se decida aumentar o disminuir el
fondo o para su eliminacin.
El fondo se cargara a cada una de las cuentas de gastos o de costos, segn se
especifique en los comprobantes pagados por caja chica.
Los saldos y estados de cuentas bancarios debern conciliarse mensualmente, y
las diferencias y partidas de conciliacin se investigan, comprueban.
Hacer la creacin del saldo inicial asignado para ser manejado por caja mediante
un cheque con las dos firmas de las personas autorizadas.
Se debe realizar un debito en el libro mayor cuando se presenten sobrantes en
caja al realizar arqueos.
Se debe realizar un debito en el libro de bancos cuando se realicen depsitos
bancarios, notas de crdito y transferencias.
BANCO.
Control interno banco:
Conciliaciones bancarias.
Seal de revisin de conciliaciones.
Asientos de ajustes.
Mutilar y archivar cheques mutilados.
Documentacin de respaldo original y completa.
Debe existir una persona autorizada para la firma de los cheques que no tenga
acceso a los registros Contables de la empresa.
Si el cheque supera el lmite mximo establecido debe tener la firma de dos
personas autorizadas.
Corroborar la disponibilidad de efectivo en la cuenta bancaria previniendo de esta
manera devoluciones y fraudes.
Efectuar la conciliacin bancaria mensualmente para llevar el control y el registro

correcto de las transacciones.


Llevar un formato de control de los cheques otorgados mencionando la fecha, beneficiario,
monto y concepto, el cual debe ser supervisado mensualmente por la gerencia.

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Normas:
Toda Solicitud de Orden de Pago al momento de su cancelacin, as como a los
documentos que lo soporten se le debe colocar un Sello Fechador que indique la
palabra Pagado.
El encargado de los depsitos de los depsitos Bancarios ser el administrador ya
que debe ser una persona distinta a al Cajero y no tendrn acceso a los registros
de Caja y Bancos.
El manejo de las Cuentas Corrientes debe reunir el requisito de que los Cheques
emitidos tengan dos firmas conjuntas de personas de la gerencia autorizadas.
No deben firmarse Cheques en blanco ni emitirse al portador; en caso de un error
de trascripcin en la elaboracin de los mismos, debe imprimirse y anularse
Todo Cheque emitido por la empresa debe llevar impreso la leyenda No
Endosable.
Antes de emitir el Cheque, el administrador debe verificar que la Solicitud de
Orden de Pago cumpla con los requisitos establecidos en el numeral anterior y
que est legalmente soportada, como parte del control interno del mismo.
Procedimientos:
Revisar todos los documentos fuentes que valorice los ingresos y egresos para los
asientos contables
Efectuar la conciliacin bancaria.
Archivar original y copias con su respectivo respaldo.
Efectuar cortes para verificacin de los movimientos bancarios.
Realizar los estados financieros en forma mensual.
Emitir informe sobre la situacin y realidad del estado de la cuenta.

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FLUJOGRAMA DE CONCILIACIONES BANCARIAS

Recoger firma de gerente

Recibir estados de cuenta

Fin

Imprimir auxiliar mensual


Estado de cuenta

nformar a beneficiario disponibilidad de cheque

si

no

Auxiliar

Inicio

Cotejar movimientos de auxiliar contra los del Estado de

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CUENTAS POR COBRAR.


POLITICAS
Se genera un dbito con el valor de las facturas por las ventas realizadas.
En el caso de presentar provisin generar un crdito por el valor de los clculos
de acuerdo con los anlisis de las cuentas deudoras.
Las cuentas incobrables deben registrarse de forma que generen un dbito.
Las cuentas por cobrar son registradas al monto segn la factura. Las cuentas
consideradas irrecuperables son dadas de baja en el momento en que son
identificada.
Las cuentas por cobrar se deben clasificar en una de las cuatro categoras de
instrumentos financieros, segn lo expuesto por la NIC 39.
Se debe revelar informacin referida al vencimiento de las facturas recibidas.
Se debe evidenciar cada cuanto tiempo se tarda en recuperar las cuentas por
cobrar, aplicando indicadores de rotacin de cuentas por cobrar.
CONTROL INTERNO
La antigedad de los saldos debe ser revisada peridicamente por el contador
externo.
Los estados de cuentas debe ser enviados con regularidad a todos los deudores.
Se debe contar con la autorizacin del gerente para la aprobacin de:
a. Otorgar descuentos especiales
b. Pagar saldos acreedores.
El encargado de llevar las cuentas por cobrar no puede tener acceso al efectivo
manejado en la empresa, y este debe hacer la revisin de las facturas y notas de
crdito para llevar un control sobre la numeracin de las mismas.
Las cuentas canceladas por incobrables deben ser autorizadas por la alta
administracin.
Es conveniente comparar mensualmente la suma de los saldos de los clientes,
mayor auxiliar de cuentas por cobrar, con las cuentas de control del mayor
general, en caso de discrepancias observadas, deben hacerse las averiguaciones
a que haya lugar.
Los documentos dados de baja en libros, debern ser controlados y chequeados
peridicamente.
Deben enviarse peridicamente estados de cuenta a los clientes, con objeto de cerciorarse
de que las cuentas que contablemente aparezcan pendiente de cobro sean reconocidas por
los deudores. Esta debe
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llevarla a cabo una persona independiente de la que maneja las cuentas por
cobrar.
Normas:
Es responsabilidad del administrador realizar el cronograma de cobros, de
acuerdo con las fechas establecidas en cada uno de los documentos que generan
la misma.
El administrador mantendr actualizado el libro auxiliar de cuentas por cobrar.
Todo pago a travs de depsito bancario deber ser cancelado en efectivo.
Las cuentas por cobrar vencidas se mantendrn en la seccin de cuentas por
cobrar por noventa (90) das, despus de este lapso y previa verificacin de su
imposibilidad de cobro por parte de la seccin, ser enviada a Asesora Jurdica,
quien proceder de acuerdo al caso.
El administrador de cuenta por cobrar deber El administrador de cuenta por
cobrar se encargar del control de los cheques devueltos y los enviar al contador
para que los registre como una cuenta por cobrar.
suministrarle mensualmente al contador la situacin de los deudores
Procedimientos:
Recibe copia del documento y registra la cuenta en el libro auxiliar de cuentas por
cobrar.
Determina la fecha o fechas en que se debe realizar el cobro y lo registra en el
cronograma de cobros.
Archiva contrato o documento en la carpeta correspondiente, por tipo de cuenta
hasta gestionar su cobro.
Elabora relacin de cobros a realizar en el mes para luego ser ingresado en el
sistema financiero.
Elabora las facturas en original y dos copias de acuerdo al cronograma de cobros del
mes correspondiente.
Cuando es recibido el pago, se realiza la actualizacin en el libro auxiliar y se
cancela la cuenta por cobrar.

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FLUJOGRAMA CUENTAS POR COBRAR

Identificar partidas correspondidas

Fin

Si
Elaborar conciliacin bancaria
Elaborar carta luego de vencimiento plazo de pago

Respuesta
Cliente?

No

Conciliacin Bancaria

Elaborar tercera y ltima carta

Fin
Respuesta Cliente?

Revisar conciliacin bancaria

Si

Si

Respuesta Cliente?

No

Realizar visita presencial establecimiento cliente, Realizar acu

Elaborar segunda carta de cobro

Fin
No

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INVENTARIOS.
POLITICAS
Los inventarios deben ser contabilizados por su costo histrico este corresponde
al precio de factura menos cualquier descuento de compras, ms el impuesto de
importacin, los aranceles, los fletes y el seguro y todos aquellos costos que se
generen mientras la mercanca este en trnsito y se encuentres disponibles para
la venta.
Los inventarios deben estar ajustados por inflacin de acuerdo con la DPC-10 a
travs del mtodo mixto, el cual es el permitido en Venezuela.
Se debe conciliar los saldos en libros con los respectivos inventario fsicos, al
menos una vez al ao de manera obligatoria
El inventario tiene una rotacin de 12 veces al ao, es decir, cada 30 das.
Se usara el sistema permanente para la realizacin de los registros contables del
inventario.
Se usara el mtodo PEPS para la valuacin del inventario.
Control interno inventario:
Conciliacin del inventario terico vs. el fsico
Conciliacin del inventario terico vs. el contable.
Registro de la Recepcin. Adquisicin de bienes, Transferencia de otros
almacenes. rdenes de compra.
Debe iniciarse estableciendo un departamento de compras, que deber gestionar
las compras de los inventarios con el seguimiento del proceso de compras.
Realizar conteos fsicos peridicamente y comparar resultados con los registros
contables. Deben tener concordancia.
Recibir la mercanca nicamente con requisiciones autorizadas.
Proteger el inventario con una pliza de seguros.
Al recibir la mercanca debe hacerse un conteo fsico antes de ingresarla al
almacn.
Debe haber una persona recibiendo la mercanca y un testigo para certificar que
las cantidades son correctas o que el conteo se haya hecho correctamente.
El testigo de la mercanca debe entregar un informe firmado al gerente una vez
recibida la mercanca.
Registro de la salida. Notas de consumos, material daado, vencido u obsoleto.
Transferencias a otros almacenes.
Manejo de la provisin para productos daados, vencidos y obsoletos.
Tratamiento y anlisis de los ajustes de inventario.

Establecer relaciones exactas entre las


abastecimientos de los diferentes productos.

necesidades

probables

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los

Normas

Debe existir espacio disponible para el almacenamiento de mercanca en el


depsito.
El supervisor ser el encargado de recibir la mercanca.
La mercanca debe ser contada por dos personas para tener evidencia suficiente
de que realmente se est recibiendo lo pedido.
El supervisor deber firmar la orden de recepcin, corroborando de esta manera
que las cantidades pedidas son las existentes.
Se debe ingresar la mercanca al sistema de computacin.

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FLUJOGRAMA INVENTARIO
Fin

Efectuar conteo de bienes y anotar resultado en formato

Si

Fin

No

Realizar Inicio
visita presencial establecimiento cliente, realizar acuerdo de
Fin

Existe Diferencia?

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ACTIVOS DEPRECIABLES
POLITICAS
Una partida de propiedad, planta y Equipo debe calificar para su reconocimiento
como un activo, y esta debe ser cuantificada inicialmente a su costo.
Control interno Activos Depreciables:
Se ordena la compra y mantenimiento de edificio o local, este por el administrador
general.
Se determina el costo de compra y mantenimiento/reparacin del inmueble.
Se procede a la compra y contratacin de las obras segn la necesidad y obtencin
de garantas.
Se ordena el pago de anticipo segn el contrato.
Se efecta el control por accin de un fiscalizador interno.
Se recepta la obra.
Se ordena el pago.
Se devuelve garantas.
Se archivan documentos.
Se elabora acta de recepcin de obras.
Se registran los edificios o locales adquiridos.
DEPRECIACION
La cantidad depreciable debe ser asignada sobre una base sistemtica durante su
vida til. El mtodo de depreciacin usado debe reflejar el patrn con que los
beneficios econmicos del activo son consumidos por la empresa como es el caso
del mtodo en lnea recta. El cargo por depreciacin para cada perodo debe ser
reconocido como un gasto a menos que sea incluido en el valor en libros de otro
activo.

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Actualizar el libro auxiliar de activo fijo


Registrar los edificios, locales o mantenimientos adquiridos

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PROCEDIMIENTOS
ElaborarMANUAL
acta deDE
recepcin
de obrasCONTABLES

FLUJOGRAMA ACTIVOS DEPRECIABLES

Determinar el costo de la compra o mantenimiento

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Proceder a la compra y obtencin de obras para el mantenimiento

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Fin

Archivar las garantas por el pago anticipado

ANEXOS

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Inicio

P
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Documento de garantas

FONDO FIJO DE CAJA

Fecha: ____/____/_____
Para: Departamento ______________
De: Departamento de Administracin
Asunto: Fondo Fijo de Caja
Por medio del presente le hacemos la formalizacin por escrito de la
entrega del Fondo Fijo de Caja; el cual es Responsabilidad de su manejo la persona
autorizada de este departamento, que corresponde al cajero (a) de nombre:
____________________________________ portador de la C.I:__________________.
La cantidad a entregar es de un total en BsF: ________________
Sin ms a que referirme se despide de usted
Atentamente,
________________________
Gerente Administrativo
Conforme Entregado y Recibido:
_________________________
Firma del Tesorero

________________________
Gerente del Departamento
________________________
Firma del Cajero

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FONDO DE CAJA CHICA


Fecha: ____/____/_____
Para: Departamento ______________
De: Departamento de Administracin
Asunto: Fondo Nuevo ____ Fondo Aumento ____
Por medio del presente le hacemos la formalizacin por escrito de la entrega
del Fondo de Caja Chica; el cual es Responsabilidad nica y Exclusiva sobre
su custodia y control de la persona autorizada de este departamento que
corresponde al cajero (a) de nombre:
____________________________________ portador de la
C.I:__________________.
La cantidad a entregar es de un total en Bs. F: ________________
Sin ms a que referirme se despide de usted
Atentamente,
________________________

________________________

Gerente Administrativo

Gerente del Departamento

Conforme Entregado y Recibido:


_________________________

________________________

Firma del Tesorero

Firma del Cajero

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VALE EN CAJA CHICA

Factura

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FORMATO DE DEPSITO O RELACIN DE DEPSITO.

Entregar Original cliente

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REGISTRO DE CONTROL DE INVENTARIO

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