EL OFICIO

DEFINICIN:
Es el documento de gestin administrativa ms
utilizado.
Generalmente
se
establece
relacin
de
institucin a institucin.
Si la institucin es grande, las dependencias que
la conforman pueden enviarse oficios entre ellos.
Excepcionalmente, una institucin se puede
dirigir a una persona.
Una persona natural puede enviar un oficio a una
institucin, siempre y cuando sea una respuesta
a un oficio institucional. Deber consignarse
Oficio sin nmero.

CLASES DE OFICIO
Oficio simple: De numeracin nica. Este documento es
el oficio comn que se emite institucionalmente. Solo se
elabora un ejemplar y su copia como cargo.
Oficio curricular: Es un documento de numeracin
nica, pero que se reproduce de manera mltiple a todas
las instancias e integrantes de una institucin; vale decir,
es un documento de redaccin interna.
Oficio mltiple: Es un oficio de numeracin nica as se
reproduzcan muchos ejemplares, pero su emisin externa
para las instituciones con la que se quiere relacionar.

ESTRUCTURA DEL OFICIO

ENCABEZAMIENTO
MEMBRETE: Es la identificacin institucional, all van los datos mas
importantes de la institucin como nombre,
direccin,
telfono, correo
- Se escribe en laparte superior y central del papel.
- Si el membrete es pequeo, puede escribirse en la
parte
superior izquierda del papel. En este caso, el centro
del
membrete dar el margen para el lado izquierdo.

MODELOS DE MEMBRETES

NOMBRE DEL AO
Debe escribirse debajo del membrete y centrado en la
parte superior del papel.
Cada ao, el estado peruano, a travs de un Decreto
Supremo, nomina un ao con un nombre especfico que
marque la identidad de su labor gubernativa o con el
nombre de alguna efemride importante.
Este ao se denomina Ao de la Consolidacin del
Mar de Grau.

LUGAR Y FECHA
Debe escribirse alineada a la derecha.
La forma de fechar debe empezar con el lugar donde
se emite el documento. En este caso sera: Trujillo.
En el caso de la fecha se recomienda fechar de
acuerdo con las normas internacionales (mes, da y
ao).
Ejemplo:
Trujillo, agosto 01 de 2016.

NUMERACIN
La numeracin empieza el 1 de enero de cada ao y
finaliza el 31 de diciembre del mismo ao.
Cada entidad que emite un oficio es responsable de la
numeracin consecutiva.
Debe empezarse con la palabra Oficio (resaltada con
mayscula, negrilla o subrayada), seguido del nmero,
los dos ltimos dgitos del ao y el cargo institucional en
forma creciente (de menor a mayor).
Ejemplo:
OFICIO N 00114/ DEEI-FE-UPAO

DESTINATARIO
Debe escribirse el cargo de la persona de ms alta
jerarqua de la empresa a la que nos dirigimos. No debemos
escribir el nombre de la misma persona.
Slo se escribe el nombre y el cargo de la persona si es que
queremos dirigirnos a l en su condicin de persona natural.
Ejemplos:

Seor:

Seor:

Presidente Regional de La Libertad.

Ing. Jos Murgia Zanier
Presidente Regional de La Libertad

DESTINO
Es el nombre del lugar al que remitimos el
documento. Por ejemplo: Lima.
Si el destino coincide con la misma ciudad de
emisin, se debe escribir la palabra Ciudad.
El destino debe escribirse debajo de la palabra
seor del destinatario.

VOCATIVO
Es la frmula de tratamiento que marcar el derrotero de todo el
documento. Debe considerarse su importancia en la medida en
que de l depende el tratamiento que se mantenga a lo largo del
documento.
Ejemplos:

Estimado Seor.
Excelentsimo Seor:
Queridsimo Su Santidad:
Dignsima Dama

EJEMPLO DE ENCABEZAMIENTO
Universidad Privada Antenor Orrego

Ao de la Consolidacin del Mar de Grau

Trujillo, marzo 05 de 2016

Oficio N 001 14/ DEIC FI UPAO

Seor: Ing. Jos Murgia Zanier
Presidente Regional de La Libertad
Ciudad.Trujillo

Estimado Presidente:

TEXTO O
CUERPO
SALUDO

Se debe empezar saludando a la persona y a la gestin que realiza.

En algunos casos se puede empezar mostrando adhesin.
Ejemplos:
Me es sumamente grato dirigirme a usted para expresarle
mi ms cordial saludo y, al mismo tiempo, felicitarlo por el
notable xito de su gestin.
Es muy grato dirigirme a usted para saludarle y
expresarle mi mayor muestra de solidaridad ante la
reciente prdida ocurrida en su representada.
Resulta grato para m, expresarle cordial saludo y
felicitacin por la labor que desempea al frente de su
representada

CONTENIDO
Es la parte donde debe escribirse el sustento o la razn de ser del documento.
Se debe tener mucho cuidado con el aspecto de redaccin y la pulcritud del
mismo en sus aspectos de cohesin y coherencia.
El xito de un documento tiene mucho que ver con la buena redaccin del
mismo.
Ejemplo:
El motivo de este documento es hacerle conocer que, el
da 10 del presente mes, estaremos inaugurando el nuevo
pabelln de Ingeniera. Adems, hemos dispuesto que en
esta ceremonia de inauguracin se rinda un homenaje
especial a su padre, don Atilio Murgia, uno de los
ingenieros ms connotados de la ciudad; por tanto,
nos permitimos invitarle a usted a este evento en
condicin
de padrino del referido pabelln.

DESPEDIDA
Es la parte donde ratificamos la naturaleza del pedido o comunicacin y
nos despedimos del destinatario.
Ejemplo:

Sin otro particular y seguro de contar con su aceptacin y

presencia, me despido de usted, no sin antes expresarle la
seguridad de mi especial consideracin y alta estima.

Atentamente.

FIRMA Y POSTFIRMA
La firma es el nombre y la rbrica de cada persona.
La post firma es el nombre y el cargo de la persona que
emite el documento.
Ejemplo:

PIE DE PGINA
Se debe escribir las iniciales en maysculas de la persona
que firma el oficio.
Luego de una diagonal, se debe escribir, en minsculas,
el las iniciales de la persona que redact el documento.
Si la misma persona que firma fue la que redact el
documento, debe evitarse el pie de pgina.
Ejemplo:

EEHP/ mpav

DISTRIBUCIN
En el caso de remitir copias a otras dependencias, deben consignarse los
nombres de las dependencias que recibirn copia del documento.
Si no hay ms copias que aquella que se debe guardar en el archivo de la
misma dependencia, debe evitarse escribir la consabida frase: cc.
Archivo.
Ejemplo:

CC. Jefe Personal

CC. Planillas
cc Imagen Institucional

BIBLIOGRAFIA
https://es.wikipedia.org/wiki/Oficio_%28documento%29
http://dle.rae.es/?id=Qvw4hM1