EL REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES Y LA LEY

DE MODERNIZACION DE LA GESTION DEL ESTADO

En 2002 Ley No. 27658- Ley Marco Modernizacin de Gestin del
Estado, declar al Estado en proceso de modernizacin en diferentes
instancias, dependencias, entidades, organizaciones y procedimientos.
Finalidad mejorar gestin pblica y construir un Estado democrtico,
descentralizado y al servicio del ciudadano.
En este proceso, las entidades consideran que sus funciones y
actividades se encuentren justificadas de acuerdo a sus fines y
objetivos.
No debe existir duplicidad de funciones entre entidad o entre unidades
orgnicas de la misma entidad.
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No considerar provisin de servicios que realizan otras entidades.

En estructura orgnica debe prevalecer principio de especialidad,
debindose integrar funciones y competencias afines.
El Decreto Supremo No. 043-2006-PCM aprueba Lineamientos para
Elaboracin del ROF en entidades de Administracin Pblica. Contiene
criterios para ordenar la estructura de la organizacin, de simplicidad y
flexibilidad para uso racional de recursos pblicos, para actualizar
normas que emitiera el ex INAP.

Finalidad que debe de cumplir el ROF

a) El ROF, contiene la estructura orgnica, que responde a cumplimiento
fines y objetivos de planes estratgicos y operativos.
b) Las funciones de cada rgano tiene en cuenta no duplicidad de
funciones entre entidades o unidades orgnicas de la misma entidad.
No consideran servicios que realizan otras entidades; prevalece
principio de especialidad, integrndose funciones y competencias
afines.
c) Los lineamientos persiguen priorizar y optimizar uso de recursos
pblicos, identificar las responsabilidades de las entidades y de sus
rganos sobre la base del ordenamiento jurdico que corresponda.

Definiciones en la formulacin del ROF

Atribucin
Facultad conferida a funcionario en cargo: resuelve, toma decisin, en
marco de competencia que le confiere la ley.
Es poder o capacidad del rgano, funcionario que lo dirige, para decidir
sobre determinados intereses, obligaciones o derechos sobre
entidades pblicas o privadas, trabajadores de entidad o de particulares
que solicitan servicios o derechos a las entidades del Estado.

Competencia
mbito de actuacin material o territorial de entidad, establecido por
mandato constitucional o legal.
Actuacin material responde a especialidad de entidad: educacin,
agricultura, transportes, etc.;
mbito territorial responde a delimitacin geogrfica de actuacin de
rgano o entidad: gobierno regional, o un gobierno local, o una direccin
regional.

Eficiencia
Referida a toma de decisiones y asignacin de responsabilidades.
La toma de decisiones ser oportuna, en base a normas que
sustentan tal decisin, en consideracin a responsabilidades y
competencias.
Capacidad para reducir al mnimo los recursos utilizados y alcanzar
los objetivos de la entidad, hacer bien las cosas.

Estructura orgnica
Conjunto de rganos interrelacionados racionalmente entre si, se
encargan de cumplir funciones preestablecidas en relacin a objetivos
asignadas a la entidad.

Facultad
Derecho conferido para realizar funciones del cargo que ocupa, por
formar parte de comisin especial o por tener delegadas
determinadas atribuciones.
Aptitud o potestad otorgada por ley a entidad (funcionarios), para
realizar actos administrativos vlidos de los que surgen obligaciones,
derechos y atribuciones.

Funcin
Conjunto de actividades, acciones afines, entrelazadas y coordinadas
que corresponde realizar a entidad, sus rganos, unidades orgnicas
para alcanzar sus objetivos.
Conjunto de actividades para prestar servicios a ciudadanos del pas.
Las funciones se definen por normas de creacin de entidad.

Funcin general
Conjunto de acciones a cargo de entidad para alcanzar objetivos y
metas de su gestin administrativa. Proviene de normas sustantivas
vinculadas a la entidad.
Es el quehacer de entidad para logro de objetivos y este quehacer est
fijado por ley.
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Funcin Especfica
Conjunto de acciones que realizan los rganos y unidades orgnicas,
para alcanzar objetivos y metas de la entidad.
Es detalle o desagregacin de funcin general, la cual se desdobla, se
desarrolla y son asignadas a rganos de la entidad.

Jerarqua
Lnea continua de autoridad, extendida desde la cima de organizacin
hasta rgano ms bajo; se conoce como cadena de mando.
Es el orden, la graduacin que existe entre los rganos que conforman
la entidad.

Nivel organizacional
Categora otorgada a un rgano en estructura orgnica de entidad.
Se refleja dependencia entre estos de acuerdo a sus funciones y
atribuciones.
Establece ubicacin de rganos de entidad y de ello emanan las
jerarquas y dependencias funcionales. Son escalones que ocupan
en estructura organizacional. Ms elevado nivel del rgano, ms
autoridad y responsabilidad de dirigir a una o ms unidades
orgnicas.

rganos
Son unidades orgnicas de entidad que conforman estructura
orgnica. Pueden ser de alta direccin, de control, de asesoramiento,
de apoyo, de lnea, etc.
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Sistema Administrativo
Conjunto de principios, normas, procedimientos, tcnicas
e instrumentos por los cuales se organizan las actividades
de la Administracin Pblica, tiene por finalidad asegurar
el cumplimiento eficaz de objetivos de entidades por
utilizacin eficiente de medios y recursos humanos,
logsticos y financieros

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Principio de Especialidad
Por este principio se integran las funciones afines y se
eliminan los posibles conflictos de competencia y
duplicidad de funciones entre los rganos de la entidad, o
entre entidades de la Administracin Pblica.
Principio de legalidad
Las actividades y funciones que se fijen en los
documentos de gestin institucional, deben observar el
principio de legalidad, como la estructura orgnica y
funciones se encuentran justificadas y amparadas en
normas de creacin de la entidad.
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Mxima autoridad administrativa

Toda entidad define a su mxima autoridad administrativa,
forma parte de la alta direccin y acta como nexo de
coordinacin entre sta y los rganos de asesoramiento y
apoyo.
rgano de defensa judicial
La entidades expresamente autorizadas por ley cuentan
con un rgano de defensa judicial de los derechos e
intereses del Estado. Las Procuradoras Pblicas son
determinadas por el Consejo de Defensa Judicial del
Estado y sus funciones se consignan en el ROF.
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rgano de control institucional

Conforma Sistema Nacional Control. Su jefe depende funcionalmente y
administrativa de CGR, quien determina sus funciones.
Puede constituir unidades orgnicas por complejidad de procesos de
entidad, sustentando en informe tcnico.
Para este efecto se tendr en cuenta:
- La naturaleza, complejidad y volumen de las funciones
- Nmero de cargos que posee
- Acreditar la opinin previa favorable de CGR

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Cuadro para Asignacin de Personal

Concepto
Documento de gestin institucional, contiene los cargos clasificados
de entidad sobre base estructura orgnica ROF aprobado.
Los cargos de CAP son clasificados y aprobados por entidad,
fijndose requisitos mnimos de cada uno de acuerdo a
normatividad vigente.

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Conceptos
Cargo: Elemento bsico de organizacin. Los cargos considerados en
CAP.
Plaza: dotacin presupuestal dirigida al personal. Las plazas previstas
en presupuesto institucional habilitan cargos CAP. Plazas se
consideran en PAP.
La asignacin de cargos a personal de diferente nivel remunerativo, no
conlleva a afectacin del aspecto remunerativo.

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Lineamientos para Formulacin del CAP

Se formula de acuerdo a estructura orgnica del ROF
Calificacin de cargos de confianza
Se consigna en CAP estos cargos de acuerdo a ley. Asimismo en
planilla remuneraciones se fija esta condicin.
Cargos de Oficina Auditoria Interna
Clasificacin y nmero de cargos lo determina el titular de entidad, de
acuerdo a necesidades, en caso de cambios requiere opinin de CGR.

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Previsin de cargos
Los cargos previstos, no presupuestados, tendrn lmite no mayor a 10%
de total cargos cubiertos de CAP.
Cargos asesoramiento y apoyo
Cargos asignados a estos rganos no sern mayor a 20% de total de
cargos contenidos en CAP.
Entidades cuyo CAP exceda limite, deben adecuarse a el.
Reordenamiento de cargos
Permite eliminacin y creacin de cargos sin incrementar monto de PAP y
sin requerir nueva aprobacin CAP. Se aprueba por resolucin titular
de entidad, previo informe de Oficina de Racionalizacin.
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Finalidad de contar con CAP

Se requiere contar con CAP que contenga correcta definicin de
cargos acorde con estructura orgnica de entidad.

rgano encargado de la formulacin del CAP

La conduccin de elaboracin del CAP es responsabilidad de Oficina
Racionalizacin de entidad.
Actividades progresivas en aprobacin o modificacin del CAP
a) Se orienta en funcin a necesidades establecidas en Plan
Operativo Institucional- POI y Plan Estratgico Institucional- PEI.

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b) Encuadrarse en criterios de gestin que agilicen toma de decisiones,

supervisando uso de recursos y promoviendo generacin de ingresos
propios.
c) Realizar clasificacin y calificacin de rganos y sus funciones, cargos
y sus funciones evaluando en forma permanente su actualizacin.
c) Encuadrarse dentro de los criterios de gestin que agilicen la toma de
decisiones, supervisando el uso de recursos y promoviendo la
generacin de ingresos propios.
d) Mejorar la eficiencia de las entidades pblicas en trminos de costos,
calidad del servicio y productos.

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Clasificacin del empleo pblico

Funcionarios Pblicos
Desarrollan funciones de preeminencia poltica, reconocidas por norma
expresa y realizan una de actividades siguientes:
a) Representan al Estado o un sector de poblacin
b) Desarrollan polticas del Estado y/o
c) Dirigen organismos o entidades pblicas
Se clasifican:
a) De eleccin popular directa y universal
b) De nombramiento y remocin regulados
c) De libre nombramiento y remocin

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Empleados de Confianza
Desempean cargo confianza tcnico o poltico, distinto a funcionario
pblico. Se encuentren en entorno funcionario que lo designa o
remueve libremente, no mayor 5% de servidores de entidad. COSEP
podr establecer lmites inferiores.
Congreso de Repblica se regula con su reglamento.
Servidor Pblico
Directivo Superior.- Realiza funciones administrativas direccin de un
rgano, programa o proyecto, supervisa empleados, elabora polticas
actuacin administrativa y colabora en formulacin polticas de
gobierno.
El ingreso por concurso de mritos y capacidades de ejecutivos y
especialistas.
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Porcentaje no mayor 10% total empleados. Una quinta parte puede

ser designada o removida libremente por titular.
Ejecutivo.- Desarrolla funciones administrativas: ejercicio de
autoridad, atribuciones resolutivas, fe pblica, asesora legal
preceptiva, supervisin, fiscalizacin, auditoria y en general aquellas
que requieren garanta de actuacin administrativa objetiva, imparcial
e independiente a las personas.
Especialista.- Desempean labores ejecucin servicios pblicos.
De Apoyo.- Desarrolla labores auxiliares de apoyo y/o complemento.

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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES- MOF

Concepto
El MOF: documento de gestin normativo, describe funciones
especficas de cargo, se desarrolla considerando rganos de estructura
orgnica y funciones generales del ROF; y requerimiento de cargos
asignados en el CAP.

Finalidad
tiene las siguientes finalidades:
a) Determina funciones especficas a ser cumplidas por cada cargo de
los rganos de la entidad.
b) Asigna responsabilidades y autoridad a cada cargo.
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c) Fija requisitos mnimos de cargos, a ser cumplidos servidores y

funcionarios.
d) Informa a servidores sobre las funciones a cumplir.
e) Ubica a servidor en un rgano de estructura orgnica.
f) Precisa interrelaciones formales que corresponden al cargo, de
acuerdo a unidad orgnica de ubicacin.
g) Facilita proceso de induccin a personal ingresante.
h) Permite programar y fijar lnea de capacitacin a personal.
i) Facilita orientacin a ser brindada a trabajador que inicia servicios.

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Lineamientos para su diseo

a) Se elabora independientemente por cada unidad orgnica de
segundo nivel organizacional, (Direccin General, Oficina General y
rgano nivel equivalente).
b) MOF no crea nuevas unidades orgnicas a contenidas en ROF, y
tampoco crea cargos no establecidos en el CAP.

Contenido del MOF

a) ndice
b) Introduccin (misin de la dependencia)
c) Finalidad
d) Base Legal
e) Alcance
f) Funciones Generales
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g) Estructura Orgnica
h) Cuadro Orgnico de Cargos
i) Funciones Especficas
j) Aprobacin y Actualizacin

ndice
Contenido total del MOF, su ubicacin en pgina que corresponda.

Introduccin
Presentacin del MOF, se indica genricamente su importancia, misin
de unidad orgnica, y se agrega recomendaciones para correcta
aplicacin.

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Finalidad
Precisa rol de MOF en gestin, contribuye a divisin del trabajo, fija
organizacin interna, indica autoridad, responsabilidad, funciones y
atribuciones, coordinacin y canales de comunicacin en cada cargo que
lo integra.

Base Legal
Dispositivos legales de existencia de unidad orgnica.

Alcance
mbito de cada MOF, abarca todos los cargos del CAP y rganos
segundo nivel de entidad contemplados en ROF.

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Funciones Generales
Descripcin de acciones fundamentales, actividades globales, que
realizan unidades orgnicas, para concretar su finalidad y objetivos.

Estructura Orgnica
La conformacin estructural de unidad orgnica- tercer nivel de
organizacin.

Cuadros Orgnicos de Cargos

Se consignan cargos, comprendidos en CAP aprobado y vigente.

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Funciones Especficas
Descripcin de funciones al detalle de cada cargo previsto y
presupuestado, segn el orden de importancia.
Considerar como ltima funcin de cargos: Realizar otras funciones que
le asigne... (nombre de cargo- jefe inmediato), en materia de su
competencia.
Cargos iguales en unidad orgnica y similares funciones: se describe un
solo cargo y se anota en Denominacin del Cargo, total de cargos. Si
existe diferencia de funciones, se describe por separado.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Concepto
Documento descriptivo y sistematizado de procedimientos que realiza
entidad, tiene carcter instructivo e informativo.
Contiene descripcin detallada de trmites a seguir en ejecucin
procedimientos, generados para obtencin de derecho o declaracin.
Secuencia de trmites guarda coherencia con dispositivos legales y/o
administrativos que regulan funcionamiento de la entidad.

Pasos para Identificar los Procedimientos

a) Inventario
Es compilacin de todos los procedimientos que realiza una unidad
orgnica.

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Se identifica, define y precisa las acciones a cargo de unidad orgnica,

que conducen a otorgar un derecho o decisin, fijndose la relacin de
todos sin excluir ninguno.
b) Priorizacin
Se efecta anlisis y determina los ms importantes, prioritarios y los
solicitados con mayor frecuencia.
c) Descripcin
Se especifica el recorrido de cada trmite, requisitos necesarios, fijacin
plazo mximo de ejecucin, el acto llevado a cabo en cada instancia del
trmite.
d) Anlisis
Examen crtico que permite descubrir las causas que impiden
realizacin ptima del procedimiento.
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Este anlisis determina las acciones estrictas y necesarias para cumplir

objetivos pre fijados.
e) Propuesta
El racionalizador formula alternativas de solucin a problema detectado,
poniendo en juego especialidad, creatividad, experiencia, conocimientos
y criterios formulando alternativas de solucin viables.
f) Aprobacin y Formulacin
La formulacin de cada procedimiento estar de acuerdo con objetivos
de unidad orgnica para su aplicacin, ejecucin y aprobacin.
g) Seguimiento y Control
La oficina de racionalizacin coordinando con cada rgano configura
acciones de seguimiento y control. Al inicio estas acciones sern
permanentes y posteriormente peridicas.

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Contenido del MAPRO

a) Introduccin
b) ndice
c) Finalidad
d) Datos del Procedimiento
- Nombre del Procedimiento y Cdigo
- Finalidad
- Base Legal
- Requisitos
- Etapas o Descripcin del Procedimiento
- Duracin aproximada del Procedimiento
- Anexos

Introduccin
Caractersticas generales de procedimientos de Manual, haciendo
referencia a mbito que atienden y relacin con otros documentos
normativos.
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ndice
Contenido del MAPRO, se seala ubicacin de cada tema y
procedimiento, precisando nmero de pgina de ubicacin.

Finalidad
Se describe misin del Manual, los objetivos a cumplir en unidades
orgnicas.

Datos del Procedimiento

Nombre del Procedimiento y Cdigo
De manera breve y precisa, sin dudas o confusin con otro
procedimiento y el cdigo asignado.
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Finalidad
Se menciona razn de procedimiento. El producto a ser logrado,
certificacin, informe, resolucin, licencia, etc.

Base Legal
Normas legales y/o administrativas que regulan y sustentan el
procedimiento.

Requisitos
Relacin de documentos, exigencias, pagos necesarios para inicio,
trmite y conclusin del procedimiento.

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Etapas o Descripcin del Procedimiento Administrativo

Se describe trmites del procedimiento desde inicio a final. Indica
rganos, cargos, descripcin de sus actos, secuencial y detallada; se
fija tiempo de realizacin cada trmite y tiempo total de culminacin.

Duracin Aproximada del Procedimiento Administrativo

El tiempo detallado, en das u horas, lo que dure el procedimiento.

Anexos
- Formularios que se utilizan en el procedimiento
Para cada procedimiento: formularios, modelos solicitud y otros
documentos utilizados. Consideran
instrucciones para llenado
ptimo.

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Flujograma
-Diagrama que grafica secuencia de texto de cada
Se orienta didcticamente el flujo del procedimiento.

procedimiento.

- Diagrama de Bloques
Representacin grfica de 1 procedimiento, permite ser
revizado y/o analizado y contiene los siguientes elementos:
. Documentos
. Acciones
. Recorrido, y
. Puestos de Trabajo

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