CONCEPT

Odefiniciones mas aceptadas:

Algunas de las
Burt K. Scanlan. El control tiene como
objeto cerciorarse de que los hechos vayan
de acuerdo con los planes establecidos.
Robert Eckles, Ronald Carmichael y
Bernard Sarchet. Es la regulacin de las
actividades, de conformidad con un plan
creado para alcanzar ciertos objetivos.

 George R. Terry. El proceso para determinar

lo que se est llevando a cabo, valorizndolo
y, si es necesario, aplicando medidas
correctivas, de manera que la ejecucin se
desarrolle de acuerdo con lo planeado.
Henry Fayol. Consiste en verificar si todo
ocurre de conformidad con el plan adoptado,
con las instrucciones emitidas y con los
principios establecidos. Tiene como fin
sealar las debilidades y errores a fin de
rectificarlos e impedir que se produzcan
nuevamente.

 Harold Koontz y Cyril O Donnell.

Implica la medicin de lo logrado en
relacin con el estndar y la correccin
de las desviaciones, para asegurar la
obtencin de los objetivos de acuerdo
con el plan.
Robert B. Buchele. El proceso de medir
los actuales resultados en relacin con
los planes, diagnosticando la razn de
las desviaciones y tomando las
medidas correctivas necesarias.

 Robert C, Appleby. La medicin y

correccin de las realizaciones de los
subordinados con el fin de asegurar
que tanto los objetivos de la empresa
como los planes para alcanzados se
cumplan eficaz y econmicamente.

ELEMENTOS DEL CONCEPTO

Del estudio de las anteriores

definiciones, es posible obtener sus
elementos coincidentes:

1. Relacin con lo planeado. El control

siempre existe para verificar el logro de
los objetivos que se establecen en la
planeacin.
2.
Medicin.
Para
controlar
es
imprescindible medir y cuantificar los
resultados.
3. Detectar desviaciones. Una de las
funciones inherentes al control, es
descubrir las diferencias que se presentan
entre la ejecucin y la planeacin.

4. Establecer medidas correctivas. El

objeto del control es prever y corregir
los errores.

IMPORTANCIA
El control es de vital importancia dado
que:
1. Establece medidas para corregir las
actividades, de tal forma que se
alcancen los planes exitosamente.

2. Determina y analiza rpidamente

las causas que pueden originar
desviaciones, para que no se
vuelvan a presentar en el futuro.
3. Proporciona informacin acerca de
la situacin de la ejecucin de los
planes, sirviendo como fundamento
al reiniciarse el proceso de
planeacin.

PRINCIPIOS
La aplicacin racional del control
debe fundamentarse en los
siguientes principios:
Equilibrio

De los estndares

De la oportunidad

De las desviaciones

Costeabilidad

De excepcin

De la funcin controlada
Una aplicacin clara de este principio
se puede encontrar en el siguiente
ejemplo:

El control que elabora los estados

financieros de una empresa no ser
la persona ms idnea para
auditarlos o determinar si son
verdicos o no, ya que en dicha
evaluacin
pueden
intervenir
aspectos de carcter personal

PROCESO DE CONTROL

Identificacin del estndar

El
administrador
identifica
el
estndar que fue establecido y le
va a servir como modelo de
comparacin para evaluarlo. La
identificacin de los estndares
representa el estado de ejecucin
deseado en su aplicacin.

Medicin de resultados

Consiste en medir la ejecucin y

los
resultados,
mediante
la
aplicacin
de
unidades
de
medida, que deben definirse de
acuerdo con los estndares.

Deteccin de Desviaciones
El resultado de la comparacin da
la
determinacin
de
las
desviaciones entre el desempeo
real y el estndar, mismas que
debern
reportarse
inmediatamente.

Correccin
La utilidad concreta y tangible del
control est en la accin correctiva
para integrar las desviaciones en
relacin con los estndares. El
tomar accin correctiva es funcin
de carcter netamente ejecutivo;
no obstante, antes de iniciarla, es
de vital importancia reconocer si
la desviacin es un sntoma o una
causa.

Retroalimentacin

Es bsica en el proceso de
control, ya que a travs de la
retroalimentacin, la informacin
obtenida se ajusta al sistema
administrativo al correr del
tiempo.
De la calidad de informacin,
depender el grado y rapidez con
que se retroalimente el sistema.

IMPLANTACIN DE UN
SISTEMA DE CONTROL

Antes de establecer un
sistema de control se requiere:
1.Contar con objetivos y
estndares que sean estables.
2. Que el personal clave
comprenda y est de acuerdo
con los controles.

3. Que los resultados finales de cada

actividad se establezcan en relacin
con los objetivos. Tomar en cuenta
que un sistema de control por s solo
no contribuye a la eficiencia.
4. Evaluar la efectividad de los
controles:
Eliminando aquellos que no sirven.
Simplificndolos.
Combinndolos para
perfeccionarlos.

CARACTERISTI
CAS
NOTA:

El control es un factor imprescindible para el

logro de los objetivos, ste debe reunir ciertas
caractersticas para ser efectivo:

REFLEJAR LA NATURALEZA DE LA
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Deber ajustarse a las necesidades de la
empresa y tipo de
actividad que se desee controlar.
As, una empresa pequea necesita de un
sistema de control
distinto al de una grande
Oportunidad
El control ser til en tanto proporcione
informacin en el
momento adecuado. Lo ideal es que las descubra

Accesibilidad
Es fundamental que los informes de los controles
sean accesibles para las personas a las que van a
ser dirigidos. No deben crean confusiones.

Ubicacin estratgica
Implantar controles para todas las actividades
de la empresa es incosteable e imposible, es
necesario establecerlos en ciertas reas de
acuerdo con criterios de valor estratgico.
Es necesario establecer puntos de verificacin
clave, antes de que la correccin implique un alto
costo.

FACTORES QUE COMPRENDE

EL PROCESO DE CONTROL
Existen cuatro factores que deben
ser considerados :
a) Cantidad.SON DE CARCTER:
b) Tiempo.
CUALITATIVO
c) Costo.
CUANTITATIVO
d) Calidad.

 El factor cantidad se aplica en

actividades en las que el volumen es
importante.
El factor tiempo controla las fechas
programadas.
El factor costo es utilizado como un
indicador de la eficacia
administrativa.
El factor calidad se refiere a las
especificaciones que debe reunir un
determinado producto o ciertas

EL CONTROL Y SU PERIODICIDAD
Para que el control sea efectivo como
una unidad y aplicarse en todo
tiempo a la empresa.
POSIBLES DIVISIONES:
a)Control preliminar.
Es aquel que se efecta
antes de realizar las actividades.

b) Control concurrente.
Se ejerce como un proceso
continuo.
Un control espordico de nada sirve
para llegar alas metas.
c) Control posterior.
Se aplica despus de haber realizado
las actividades. Su objeto es administrar
informacin para comparar los
resultados obtenidos.

CONTROL POR
AREAS
UnaFUNCIONALES
de las grandes ventajas

de los
sistemas de control es que permiten, en
los
diferentes
niveles
y
reas
administrativas de la empresa, evaluar
las ejecuciones, tanto a nivel genrico
como especfico, a fin de determinar la
accin preventiva y correctiva necesaria.
El control se aplica a las cuatro reas
bsicas de la empresa y a cada una de
sus subfunciones.

CONTROL DE PRODUCCIN
CONTROL DE
CALIDAD

CONTROL DE
INVENTARIOS

CLASES

MATERIAS
PRIMAS

CONTROL DE
PRODUCCION
CONTROL DE
PRODUCCION

MATERIALES
EN PROCESO
PRODUCTOS
TERMINADOS

CONTROL DE
COMPRAS

MAQUINARIA Y
HERRAMIENTA

CONTROL DE
PRODUCCIN
La funcin del control en esta rea busca el incremento
de la eficiencia, la reduccin de costos y la uniformidad y
mejora de la calidad del producto. Para lograr esto, se
aplican tcnicas tales como estudios de tiempos y
movimientos, inspecciones, programacin lineal y
dinmica, anlisis estadsticos y grficas.
CONTROL DE CALIDAD

Se utiliza para detectar y eliminar cualquier causa

que pueda originar un defecto en el producto. Se
refiere a la vigilancia que debe hacerse para
comprobar una calidad especfica, tanto en las
materias primas como en los productos terminados.

CONTROL DE INVENTARIOS
Su objetivo primordial es determinar el nivel ms
econmico de inventarios en cuanto a materiales,
productos en proceso y productos terminados. Un buen
sistema de control de inventarios permite:
Disponer de cantidades adecuadas de materias y/o
productos.
Evitar prdidas considerables en las ventas.
Evitar prdidas innecesarias por deterioro.
Reducir al mnimo las interrupciones de la produccin.
Reducir los costos.

CONTROL DE PRODUCCION
El objetivo fundamental de este control es programar,
coordinar e implantar todas las medidas necesarias a lograr
un ptimo rendimiento en las unidades producidas, e
indicar el modo, tiempo y lugar ms idneos para lograr las
metas de produccin, cumpliendo as con todas las
necesidades del departamento de ventas. Aportando as:
Disminucin de tiempos ociosos.
Reduccin de costos.
Evita demoras en la produccin.
Permite cumplir, sus compromisos con los clientes.
Incrementa la productividad.

CONTROL DE COMPRAS
Relacionada fuertemente con el control de inventarios, esta
funcin verifica el cumplimiento de actividades tales como:
Seleccin adecuada de los proveedores.
Evaluacin de la cantidad y la calidad.
Control de los pedidos.
Determinacin del punto de pedido y de reorden.
Comprobacin de precios.

CONTROL DE
MERCADOTECNIA
CONTROL DE
MERCADOTECNIA
Se
refiere
a
la
evaluacin
de
la
eficacia de las funciones
a travs de las cuales
se
hace
llegar
el
producto al consumidor;
es de vital importancia
para el control de la
empresa en general, y
para la elaboracin de
estrategias y planes de
mercadotecnia.

CONTROL DE VENTAS

Los
pronsticos
y
presupuestos de ventas
son esenciales para el
establecimiento de este
control,
ya
que
permiten fijar normas
de realizacin sin las
cuales sera imposible
evaluar las ventas y
fijar las cuotas que se
deben cubrir.

Las caractersticas mas sobresalientes de este control son:

1.-Toma de decisiones de la organizacin en general, al ofrecer
informacin acerca del desenvolvimiento de la empresa en el
mercado.
2.- Desarrollo de planes a corto y mediano plazos.
3.- Evaluacin de la efectividad de los vendedores.
4.- Sirve tambin para controlar otras funciones que estn
relacin-nadas con el rea de mercadotecnia tales como:
Planeacin de produccin.
Inventarios.
Compras, Investigacin y desarrollo.
Trfico.
Finanzas.
Determinacin de las necesidades de efectivo.
Necesidades de planta y de recursos humanos.

CONTROL DE
FINANZAS
CONTROL DE FINANZAS

CONTROL
PRESUPUESTAL

CONTROL
CONTABLE

CONTROL DE
COSTOS

CONTROL DE
AUDITORIA

CONTROL PRESUPUESTAL :

Incluir las principales reas de la empresa.

Coordinar las partes como un todo.
Detectar las causas que hayan originado variaciones.
Servir de gua en la planeacin de las operaciones financieras
futuras.
Ser un medio que ayude al dirigente a detectar las reas de
dificultad.
CONTROL CONTABLE:

Proporcionar informacin veraz y oportuna.

Ser un instrumento que ayude a detectar las reas de
dificultad.
Orientar a la gerencia para determinar guas de accin.
Establecer las responsabilidades de los que intervienen en
las operaciones.
Evitar malos manejos y desfalcos.
Detectar causas y orgenes, y no limitarse al registro de
operaciones.

CONTROL DE COSTOS:
Su objetivo primordial es determinar el costo real de un
producto con base en el clculo y anlisis detallado de cada
uno de los elementos.
A travs de esta informacin es posible no slo establecer el
precio ms adecuado del producto, lo que permite a la
gerencia tomar decisiones ms racionales.
CONTROL DE AUDITORIA:
La auditora contable tiene como funcin primordial dictaminar
si la informacin financiera presenta fidedignamente la
situacin de la empresa y si sus resultados son autnticos.
Esta evaluacin se realiza con base en la revisin y examen
detallado de todos los registros contables de la negociacin
con el fin de verificar:
La autenticidad de los hechos y fenmenos que presentan los
estados financieros.

CONTROL DE
RECURSOS HUMANOS
AUDITORIA DE RECURSO HUMANO

EVALUACION DE ACTUACION
EVALUACION DE RECLUTAMIENTO
Y SELECCION
CONTROL DE RH

EVALUACION DE CAPACITACION Y
DESARROLLO
EVALUACION DE MOTIVACION
EVALUACION DE SALARIO
EVALUACION DE HIGIENE Y
SERVICIOS

TECNICAS DE
CONTROL
Es importante mencionar que el
control de recursos humanos se
refiere a todos los miembros de
la organizacin, sin importar a
cul
departamento,
pertenezcan,
y
que
los
controles y tcnicas variarn
de acuerdo con el tamao y las
necesidades de cada empresa.

TECNICAS DE
CONTROL
Son las
herramientas de las que se
auxilia el administrador para llevar
a cabo el proceso de control. Tal y
como se enunci, muchas de las
tcnicas de planeacin son, a su
vez, de control y, en esencia, los
controles no son ms que sistemas
de informacin.
Por ejemplo un cuadro sinptico
muestra las tcnicas de control
ms usuales.

SISTEMAS DE
sistemas de informacin
INFORMACIN

Los
comprenden
todos aquellos medios a travs de los cuales
el administrador se allega de los datos e
informes relativos al funcionamiento de todas
y cada una de las actividades de la
organizacin.

Los sistemas de informacin que puede

utilizar una empresa son mltiples y variables
y deben establecerse de acuerdo con las
particularidades de cada empresa.
Los sistemas de informacin comprenden
tcnicas tales como: contabilidad, auditora,
presupuestos,
sistemas
computarizados,
sistemas mecanizados, archivo, formas y
reportes e informes.

Reportes e informes
Existen
mltiples
tipos
de
reportes e informes; bsicamente
pueden clasificarse en:
a) Informes de control que se
utilizan para el control directo
de las operaciones.
b) Reportes de informacin que
presentan datos ms extensos a
fin de que la gerencia pueda
formular planes.

 En trminos generales, al disear,

elaborar y presentar un informe, es
conveniente tornar en cuenta las
siguientes consideraciones:
1.- Unidad del tema.
2. Concentracin sobre las excepciones.
3. Claridad y concisin.
4. Complementarse con presentaciones
grficas, audiovisuales y verbales.
5. Equilibrio entre la uniformidad y la
variedad.
6. Frecuencia de los reportes.

FORMAS
Las formas impresas son elementos
indispensables para la trasmisin y
registro de datos relativos a las
actividades que se desarrollan en cada
departamento; existen multitud de
formas que se utilizan en la empresa
que van desde la tarjeta de control de
asistencia
hasta
una
pliza
de
contabilidad.
Las formas facilitan la trasmisin de
informacin a la vez que sirven para
registrar
adecuadamente
las
operaciones.

Tarjeta de control
de asistencia

Control Interno
Se refiere a la aplicacin de los
principios de control a todo el
funcionamiento
de
la
organizacin;
sus
propsitos
bsicos son:
a) La obtencin de informacin
correcta y segura.
b) La proteccin de los activos de
la empresa.
c) La promocin de la eficiencia
en la operacin.

 Tradicionalmente se ha considerado
que
el
control
interno
abarca
solamente a la funcin financiera; sin
embargo, como ya se dijo, su finalidad
no se reduce a evitar o reducir
fraudes, sino a optimizar el manejo de
todos los recursos a travs de la
disminucin
de
desperdicios,
aprovechamiento del tiempo y del
establecimiento
de
polticas
de
operacin adecuadas, comprobacin
de la exactitud de la informacin,
establecimiento
de
sistemas
de
proteccin contra prdidas, etctera.

Refe re nc i a
a
c
fi

r
g
o
i
l
Bib
Fundamentos de
n

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