LENGUAJE

EL MEMORANDUM
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planifca arizada con el
resa
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il
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est fam a que se usa e
log
termino

 Segn admite la Real

Academia Espaola (RAE)
un memorndum es, en
su aceptacin bsica, un
informe donde se expone
algo que debe ser tenido
en cuenta para un
determinado asunto o
accin.Tambin puede
ser un cuaderno o
anotador donde se
apuntan las cosas que un
individuo debe recordar.

Para que se
elaboran los
memorandos?
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Un a
etc.

AREA DE
CIRCULACION
DENTRO DE
UNA
DEPENDENCIA

EL MEMORANDUM
ES UN
DOCUMENTO
INTERNO

ESTABLECIENDO
COMUNICACIN EN DOS
PLANOS

ENTRE
ELLAS

FACULTAD PARA
FIRMAR
MEMORANDOS
La tienen todos los
miembros o
servidores de una
entidad, sin
distincin de
ninguna clase.

OTRAS CARACTERISTICAS
Se redacta en tercera persona
Se refere por completo al tema
planteado(es especifco-exacto)
No usa rodeos de palabras
Las oraciones son directas ,claras y cortas
No llevan saludo ni despedida
Es un medio de comunicacin que da a
conocer asuntos breves o extensos segn
el modelo


Partes Obligatorias:

1. Lugar y fecha

Arequipa, 02 de Julio del

2012

2. Cdigo
MEMORANDUM N117-12-DIP

3. Destinatario

Seor: VICENTE VARGAS

PALOMINO
Jefe de la Unidad de Planificacin

4. Asunto
Asunto: ltimo plazo entrega Plan Educativo
__________________________________________________________________

5. Texto

Considerando que hasta este momento usted no ha

cumplido con enviar a esta divisin el Plan Educativo
del tercer trimestre le doy un ltimo plazo de dos das
para remitirlo, a partir de la fecha; en su defecto, me
ver obligado de comunicar esta irregularidad a la
direccin.

6. Antefrma, frma y
postfrma

Atentamente,
.

ING. JUAN SOTO ESCOBAR

Jefe DIV. PROGRAMACIN

7. Con copia, pie de

pagina
c.c. Archivo
JSE/jhq

Arequipa, 02 de Julio del 2012

MEMORANDUM N117-83-DIP
Seor: VICENTE VARGAS PALOMINO
Jefe de la Unidad de Planificacin

Asunto: ltimo plazo entrega Plan Educativo

Considerando que hasta este momento usted no ha

cumplido con enviar a esta divisin el Plan Educativo
del tercer trimestre le doy un ltimo plazo de dos das
para remitirlo, a partir de la fecha; en su defecto, me
ver obligado de comunicar esta irregularidad a la
direccin.

Atentamente,

ING.
JUAN SOTO ESCOBA
Jefe DIV. PROGRAMACIN

c.c Archivo
JSE/kjg

Partes

Complementarias

Membrete
Nombre del ao
Destinador
Referencia
Sello obligatorio
Anexo

Ao de la Integracin Nacional y El Reconocimiento de Nuestra

Diversidad


Redaccin del texto
Formula de Apertura: que viene a ser una fase
directa, concisa con la que se inicia la redaccin
del texto del memorndum. Por ejemplo, la frase
srvase
Srvase a comunicar a esta Direccin el
rcord de asistencia del Sr. Alain Tapia
Aguilar, correspondiente a la semana que
acaba de fenecer.

Existen muchas formula de apertura. El memorando

dirigido al subalterno generalmente empieza la
redaccin del texto con las formulas: Srvase
(Como en el caso anterior) y Comunico a Ud., como
en el siguiente:
Comunico a Ud. Que esta Jefatura ha visto por
conveniente disponer su incorporacin al equipo
de trabajo que esta culminando el estudio sobre
El Desarrollo de la Vivienda en Ayacucho,
motivo por el cual estimar integrarse en el acto
al referido equipo.


Mientras que los memorandos que se envan al
superior o a servidores del mismo nivel,
comienzan con la frase:
Por el presente
Por el presente, me dirijo a Ud. A fin
solicitarle permiso por tres das a partir
lunes 15 de los corrientes, por tener
urgente necesidad de viajar a la ciudad
Barranca.

de
de
la
de


Me dirijo a Ud.
Me dirijo a Ud. Con el objeto de
comunicarle que el da de maana, a las 17
horas, en la Sala de Profesores, se llevara
a cabo una reunin para discutir la
celebracin de la semana Jubilar del
plantel, razn por la que invoco su gentil
asistencia.


Exposicin: que desarrolla el asunto que
motiva el memorndum en forma breve, precisa
y directa, sin eufemismos ni rodeos.

Importante: El texto del memorndum no tiene

prrafo de cierre.

FORMATOS DEL
MEMORNDUM

Memorndum en formato A:

Memorndum en formato
B:

---,-----------------

---,-----------------

------------------------Seor :
Asunto :
__________________________________________

------------------------Al
:
Asunto :
________________________________________________

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

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--------------------------------/---------

Memorndum en formato
C:

Memorndum en formato D:

-----------------------------------

-------------------------------

A
:
De
:
Asunto :
Fecha :
__________________________________________________
_

Al
:
Del
:
Asunto :
Fecha :
___________________________________________________

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------,
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--------------,
--------------------------------/---------

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Clases

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M em orndum Sim ple

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Enlace

Caractersticas
Comparte las

caractersticas con
el ofcio simple,
pero con la
diferencia que en
el cdigo lleva la
palabra
memorndum
como nombre del
documento

Estructuracin segn form atos

En la administracin

publica , los formatos

ms empleados para
redactar memorandos
son cuatro, los que se
diferencian por la
manera peculiar que
tienen de ofrecer las
partes del
encabezamiento

Form ato A

Form ato B

Form ato C

Form ato D

MEMORANDUM MULTIPLE

USOS
Se usa para hacer conocer disposiciones o
cualquier otra informacin en forma
simultanea a varios destinatarios.
ENLACE
Dentro de una dependencia, vincula al
jefe con sus subordinados.
Entre dependencias, une al jefe de una
dependencia con a los de inferiores , y al
jefe de una con a los de otras de igual
jerarqua:

CARACTERISTICAS
Tiene las mismas caractersticas que posee el
oficio mltiple , con la diferencia que emplea
memorndum simple como nombre del
documento.
ESTRUCTURACION SEGN FORMATOS
Se estructura teniendo en cuenta los mismos
formatos existentes para la redaccin de
memorandos simples.

Memorndum en formato A

Seor:
Asunto:

Arequipa, 05 e julio del 2012

Memorndum mltiple n 087-83-MA/DGA
Seor:
Asunto: Uso uniforme de las comunicaciones escritas.
Siendo norma en el Ministerio de Agricultura el uso uniforme de
las comunicaciones escritas, hago notar a Ud. que los
documentos elaborados por la Direccin Regional a su cargo , no
estn redactados conforme con las disposiciones impartidas.
Motivo por el cual agradecer a Ud. Tenga a bien instruir al
personal de la Direccin Regional que dirige sobre las normas
proporcionadas en el Manual de Instruccin N 001-83-MA/DGA.
Atentamente,
Ing. MARCIAL GANOZA BORJA
Director General de Administracin
DISTRIBUCION:
Direcciones Regionales(16)
Archivo.
MGB/ljy

Memorndum en formato B
Memorndum en formato B

Al:
Asunto:

Arequipa, 05 de julio del 2012

MEMORANDUM MULTIPLE N 029-83-DZT
Al :
Asunto : Restriccin licencias y permisos
En vista de haber observado desajustes en el cumplimiento de las
acciones encomendadas a esta Direccin , comunico a Ud. Que , de
hoy en adelante , las licencias y permisos al personal se limitaran a
los estrictamente necesarios justificados mediante documentos
probatorios.
Atentamente,
Dr. SMUEL MENDOZA PINO
Director Zonal
DISTRIBUCION
Jefaturas(05)
Archivo
SMP/lta.

Memorndum en formato C

A:
Asunto:
Fecha:

MEMORANDUM MULTIPLE N 109-83-VC-7271

A:
Asunto :Coordinacin colecta publica
Fecha:05 de julio del 2012

Habindose programado una colecta publica en pro de la reforestacin

del cerro La Picota, ruego a Ud. Coordinar con el Sr. Fidel Godoy
Legua la realizacin de la mencionada actividad para el 27 del mes en
curso.
Atentamente,
HUMBERTO LAZARTE PECHO
Jefe de Personal
DISTRIBUCION:
Sres.: Juan Paiva Tueros
Consuelo Cabrera Delzo
Julia Arteaga Solorzano
Archivo
HLP/hfs

Memorndum en formato D

Al:
Del:
Asunto:
Fecha:

MEMORANDUM MULTIPLE N 098-83-R

Al:
Del: Rector
Asunto: Prohibicin traslado documentos
Fecha: 05 de julio del 2012
Hago saber a Ud. Que a partir de la fecha , queda terminantemente prohibido
trasladar a domicilio cualquier documento de la institucin , por ser considerado
patrimonio de la Universidad , salvo en casos debidamente justificados previa
autorizacin del jefe de la dependencia respectiva.
Srvase informar la presente disposicin al personal a su cargo.
Atentamente
Ing. JOSE ENRIQUEZ PAULET
Rector
DISTRIBUCION:
Vicerrectorado
Direcciones Universitarias (08)
Direcciones de Programa(13)
Jefaturas de Departamento(12)
Archivo
JEP/gti

El destinatario del memorndum

Esta compuesto por los siguientes elementos:
a) El tratamiento seor a los trminos A o Al,
segn los formatos que se empleen, seguido
de dos puntos; y
b) La identificacin de la persona a quien nos
dirigimos . (esta identificacin se efecta de la
misma manera que se singulariza el
destinatario del oficio, pero sin mencionar la
sede de la institucin donde presta servicios la
persona a quien nos dirigimos)

Observaciones:
a) El destinatario del memorndum no

especifica la sede en referencia, por que

se sobrentiende que dicha sede es la
misma localidad donde labora el
remitente.
b) La inclusin de la sede procede
nicamente si el memorndum va ser
remitido de un lugar a otro.
c) Se suele simplificar el destinatario del
memorndum con la sola mencin del
cargo de la persona .

APLICANDO
TECNOLOGIA PARA
LA REDACCION DE
UN MEMORANDUM

 Correo electrnico o E-mail: es un mensaje

enviado por un usuario a otro
Originalmente diseado como una manera de
comunicarse informal y personal. Sin
embargo, ahora se usa ampliamente en los
negocios. Para uso en los negocios el e-mail
no debe ser casual o informal.
Utilizar e-mail requiere de un programa,
direccin y acceso al Internet

ASISTENTE PARA
ELABORAR
MEMORANDOS

Para hacer ms fcil la

elaboracin de
memorandos, Microsoft
Word incorpora un
asistente que lleva a
cabo esta labor segn
una secuencia de
pasos, descargando
plantillas siempre en
cuando ests
conectado a internet.

FORMATO DEL CORREO

ELECTRONICA E-MAIL

Es usado en las
organizaciones
comerciales.

Debido a la
facilidad de crear
y la velocidad de
envio
los mensajes de correo electrnico han
sustituido parcialmente los memos y la
carta. en general la entrega de un
mensaje de correo electrnico se lleva a
cabo en cuestin de segundos, si el
receptor esta en el mismo edifcio o en
cualquier parte del mundo

ENCABEZAMIENTO DEL CORREO ELECTRNICO E-MAIL

TO:A quien se enva el mensaje.

SUBJECT: El asunto del mensaje.
C.c.: Nombre de la persona a

quien se le va enviar copias.

FORWARD: Opcin para enviar
documentos, reportes adjuntos.
REPLY: Enviar a otra persona el
correo que recibes

 Ejemplo
BA 324:

E-mail
FECHA: Lunes 12/20/01 13:58
A: Jane.Smith @ work.com
DE: John.Doe @ work.com
ASUNTO: Datos necesarios sobre los trabajadores temporales
Jane,
Por favor, conteste las siguientes preguntas sobre el uso de la ayuda temporal en su departamento.
Con sus ideas nos proponemos desarrollar una poltica que nos ayudarn a mejorar el proceso de
elaboracin de presupuestos, seleccin y contratacin de temporeros.
1.Cul es el nmero medio de trabajadores temporales empleados de oficina en su departamento
cada mes?
2.Cul es la duracin media de la asignacin de un trabajador temporal en su departamento?
3.Qu habilidades especficas del trabajo son por lo general, buscan en sus temporales?
4.Qu empresas de trabajo temporal estn ahora utilizando?
Al responder antes del 20 de enero, tendr una intervencin directa en la nueva poltica, que vamos a
desarrollar a finales de mes.Esta poltica de mejora le ayudar a llenar sus necesidades de empleo
temporal ms rpidamente y ms eficientemente.
Gracias por su ayuda.
John Doe
Vicepresidente de Recursos Humanos
ext.1234
===========================================

 el programa de correo

electrnico
proporciona la fecha,
Para, De y Asunto
para que usted pueda
llenar pulg
El Memorando de

palabra no se utiliza
en los correos
electrnicos

A
R
CA
AS

E
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S
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R

Gracias

EL INFORME
ADMINISTRATIVO
BREVE INFORME DE
TRABAJO
Curso
Documentacin Tcnica (CI-1404)
Gabriel Vargas Acua

Concepto general de informe

Escrito en el que se

propone, en forma
suficientemente
justificada, una
recomendacin que
pueda dar solucin a un
problema

Un informe administrativo no es:

Un artculo

cientfico
Un informe
tcnico
Un reporte de
datos

Preparar los informes

administrativos requiere:
Capacitacin

tcnica
Experiencia
Creatividad
Habilidad en la
redaccin

Tareas bsicas del informe

Estudiar el problema
Estudiar posibles salidas
Establecer

procedimiento adecuado
Reunir datos
Derivar conclusiones

Investigacin administrativa
Anlisis general: dilema,

comparacin, , descripcin
Acopio: situacin actual y
deseable, pros y contras,
documentos
Anlisis: seleccionar, juzgar,
decidir

Ejemplo de informe
administrativo (1)

Un problema:
Situacin A: En la planta se presenta un ausentismo diario
cercano al 5%, lo cual repercute en el incumplimiento de
metas de trabajo

Ejemplo de informe
administrativo (2)
Situacin B:

Cumplimiento de
las metas de
produccin al
controlar el
problema del
ausentismo

Ejemplo de informe
administrativo (3)

Posibles salidas:
1. Aplicar sanciones muy severas a los que se ausentan.
2.Reducir personal mediante el uso de equipos avanzados
3. Aumentar personal para reducir impacto de ausentismo

Ejemplo de informe
administrativo (4)
Procedimiento adecuado para
evaluar propuestas:
1. Entrevista a personas que se
ausentan
2. Consulta legal
3. Anlisis de costos

Ejemplo de informe
administrativo (5)
Reunir datos:
1. Cuadros con razones de
ausencias
2. Documentos de
abogados consultados
3. Cuadros con costos de
las distintas opciones

Ejemplo de informe administrativo

(6)
Conclusiones:

1. Ausentismo se explica por razones

mdicas y familiares
2. Incapacidades son legalmente vlidas
3. Proceso de produccin tiene
presupuesto para medidas.

Ejemplo de informe
administrativo (7)

RECOMENDACIONES:
1. Aumentar personal de planta en 5%para enfrentar tasa de ausentismo.
2. Analizar posibles problemas de salud ocupacional
3.Aplicar polticas de motivacin para aumentar asistencia

Pasos de la redaccin

Esquema
Ordenes de la informacin: cronolgico, comparativo, causaefecto, listado
Presentacin: texto, tablas, cuadros.

Antes de soltar prenda:

Una revisin

para
asegurarse de
que cumple
con la
necesidad