Gua

Gua para
para
realizar
realizar
proyectos
proyectos
de
de
mejora.
mejora.
Habilidades de Gestin Directiva

Objetivos del tema:

General:
Unificar criterios, ideas y conceptos, sobre la estructura, formato y
funcionamiento de Proyectos de Mejora Continua, con la finalidad de que
todos los mandos directivos e intermedios de las dependencias del IMSS,
cuenten con una metodologa estandarizada para la planeacin de sus
actividades de mejora a corto plazo de 3 a 6 meses.

Particulares:
1. Comprender los usos del proyecto de mejora
2. Revisar y unificar la metodologa para la elaboracin de proyectos de
mejora.
3. Aplicar la metodologa, mediante criterios de estructura, fondo, y forma
unificados

Habilidades de Gestin Directiva

El Proyecto de Mejora.
Documento que describe la planificacin de actividades de mejora continua que se pretenden
realizar en el corto plazo de 3 a 6 meses, respondiendo a las preguntas: Cul es el problema?,
Por qu ocurre? Por qu abordarlo? Cmo lo solucionamos?, Quin lo har?, Cundo se
har?, Qu resultados nos proponemos obtener? En qu plazo?
Por qu debe realizarse?

Quin lo elabora?

Para qu sirve?

Quin lo

Cmo se controla

aplica?

su aplicacin?

Es un documento que

Cada Jefe de Servicio, Jefes

Para establecer los

Todo el personal

A travs del

representa la actividad

de Piso de Enfermera,

lineamientos de trabajo y

que se integra

cumplimiento de

imprescindible de todo

Directores, Jefes de Divisin,

organizar al equipo en

como equipo de

metas, mismas que

programa de gestin de

en fin cada mando directivo

base a la definicin de

mejora continua.

deben de estar

calidad, el que ms necesita

que tenga definido un tramo de

roles, responsabilidades,

definidas en base al

de un enfoque interno y de

control

y tiempos, que permitan

logro esperado en

auto compromiso. Inicia con la

elevar el nivel de calidad ,

determinado tiempo.

identificacin de una

al mximo posible.

Tambin a travs de

oportunidad de mejora en

indicadores para

algn aspecto de los servicios

medir sus

que se estn ofreciendo (el

resultados.

problema de calidad en
terminologa tradicional).

Habilidades de Gestin Directiva

Etapas:
Etapa:

AREA DE
OPORTUNI
DAD
(definicin
del
problema)

Qu se hace.

Cmo se documenta:

En este punto se identifica el

problema actual y su
comportamiento en trminos
concretos, explcitos y especficos,
apoyndose en hechos y datos,
representndolos en forma tal que
sea fcil de visualizar y entender
en funcin del Tiempo en el que
ocurre, de los Aspectos
circunstanciales y del Tipo de falla
o error
Se utilizan Histogramas y
Mtodos Grficos.

Se redacta el primer
punto del proyecto de
mejora: 1. Justificacin
y
definicin
del
problema, en el cual se
describe el problema, y
la
necesidad
de
resolverlo describiendo
por su riesgo, costo y
volumen.

Habilidades de Gestin Directiva

Para eliminar realmente el

problema, se necesita realizar un
anlisis profundo del proceso para
aislar las causas que originan el
mal resultado. El anlisis se basa
en las experiencias, en los hechos
y datos que describen la situacin
DETERMINA actual.
CIN DE
Se utilizan herramientas como
CAUSA
Diagrama Causa-efecto (espina
RAIZ
de pescado)
Diagrama de pareto.
Anlisis de procesos.

Habilidades de Gestin Directiva

Los resultados del anlisis

del problema y la aplicacin
de cualquiera de las
herramientas utilizadas se
presentan en el punto 2:
Anlisis de causas del
problema.
En este punto se presentan
los grficos y el anlisis de
los mismos, integrando un
conclusin que explique la
causa raz del problema y
las decisiones que se hayan
tomado para disminuir o
eliminar el problema o rea
de oportunidad.

Una vez identificada la causa raz se

toma la decisin acerca de las acciones
para disminuirla o eliminarla. En caso
de encontrar varias causas raz, es
necesario definir propuestas de accin
para cada de ellas.
Para la seleccin de las mejores
alternativas de accin es importante
considerar los siguientes factores:
DEFINICIN
Efectividad.- Resolver todo o parte
DE
del problema?
PROPUESTAS Factibilidad.- Se puede implantar la
Y PLAN DE
solucin?
ACCIN
Factor tiempo.- Qu tan rpido dar
resultados? Es una solucin de corto
o largo plazo?
Orientacin al usuario.- Satisface los
requisitos del usuario?Mejora el
servicio?
Eficacia.- Es una solucin costoefectividad?

Habilidades de Gestin Directiva

En
esta
etapa
se
documenta en dos puntos
del proyecto de mejora, en
el punto 3, se formulan los
objetivos y metas del
proyecto, los cuales deben
dar respuesta a la forma
que se solucionar el
problema
mediante
la
eliminacin o disminucin
de las causas raz.
Y en el punto 4 se
presentan los planes de
accin, en los cuales deben
desglosarse las actividades
que se realizarn para
lograr dichos objetivos.
Incluyendo
responsables,
fechas de inicio y trmino y
estatus.

Esta etapa constituye la toma

de accin para la mejora, se
comienza al comunicar a todas
las personas involucradas lo
que se va a hacer y para qu.
Y de ser necesario se debe de
EJECUCI proporcionar capacitacin a
aquellas personas que van a
N DE
ACCIONES intervenir para que sepan qu
hacer y cmo hacerlo bien.

Habilidades de Gestin Directiva

Esta etapa debe

seguir el orden
establecido en los
planes de accin, y
llevar registros de las
acciones realizadas,
(bitcoras, actas,
minutas, listas de
asistencia, oficios,
memorandos, etc)

SEGUIMIENT
O

Una vez que se ejecuten las acciones

establecidas en el plan de accin se
hace necesario dar seguimiento
(cuantitativo y cualitativo a las mismas
mediante el registro de la informacin
que permita conocer el comportamiento
de los resultados, dar seguimiento a las
acciones ejecutadas, y en su caso
tomar decisiones de reorientacin o
redefinicin de las acciones
establecidas.
Es importante analizar los resultados
parciales obtenidos para comparar el
antes contra el despus
Las herramientas que se pueden
utilizar en este punto son:
Grficos de control.
Tableros y semforos de
indicadores.
Histogramas

Habilidades de Gestin Directiva

Una vez registrados los

avances y resultados del
proyecto mediante los
documentos que se
mencionan en la etapa
anterior es necesario, hacer
una evaluacin cuantitativa
de los resultados obtenidos
mediante el uso de
indicadores. Se puede
utilizar el punto 5 Forma de
evaluacin y seguimiento,
del formato, en donde se
hace una realizacin de los
indicadores establecidos, y
su seguimiento de acuerdo
a los estndares que se
hayan comprometido y el
registro de las mediciones
realizadas a lo largo del
proyecto.

TERMINO
DEL
PROYECTO.

Se anexa formato electrnico de

Avances y Resultados de los
Equipos de Mejora para reporte
mensual de los Equipos de Mejora
vigentes mismo que debern emitir
a nivel Delegacional los
Coordinadores de Calidad y
Normatividad y remitir los primeros
5 das de cada mes, a la
Coordinacin de Sistemas de
Administracin por Calidad.

Habilidades de Gestin Directiva

En el formato electrnico
establecido por la
Unidad de Evaluacin a
Delegaciones.

COMPONENETES DEL PROYECTO.

1. Justificacin y definicin del problema. Responde a la pregunta
PORQU ABORDARLO ,
2. Anlisis de causas: Responde a la pregunta PORQU OCURRE,
3. Objetivos y metas. El objetivo responde a la pregunta QU. La meta
responde a las preguntas QU RESULTADOS NOS PROPONEMOS
OBTENER y EN QU PLAZO
4. Plan de Accin. Responde a la pregunta CMO LO SOLUCIONAMOS,
QUIN Y CUNDO.
5. Forma de Evaluacin y Seguimiento. Responde a la pregunta CMO
SABREMOS SI LO LOGRAMOS.
6. Identificacin del Proyecto. Autorizacin del Proyecto. Responde a la
pregunta QUIN CONFORMA EL EQUIPO DE MEJORA.
7. Autorizacin del Proyecto
Habilidades de Gestin Directiva

10

APLICACIN PRCTICA:

Habilidades de Gestin Directiva

11

1.Costo:
1.Costo:

Definicin del problema.

Primer paso Priorizar
la problemtica:

2.Riesgo:.
2.Riesgo:.
3.Volumen:.
3.Volumen:.
4.Factibilidad.
4.Factibilidad.

PROBLEMA:

COSTO

RIESGO

VOLUM
EN

FACTIBI
LIDAD

SUMA

Diferemiento de cirugas.
Alto ndice de quejas de los pacientes y
familiares.
Alta tasa de infecciones.
Estancia prolongada en hospitalizacin.

Escala:

(2) poco,

Habilidades de Gestin Directiva

(4) medio

(6) mucho

(8) muchsimo

12

Descripcin del problema:

1. Redacta un enunciado que describa el problema.

2. A quienes afecta y como les afecta?
3. Qu impacto tiene en los procesos del hospital?
4. Qu riesgos le implica al paciente?
5. Qu riesgos le implica a los trabajadores?
6. Cunto cuesta tener el problema?
7. Con cunta frecuencia se presenta?

Habilidades de Gestin Directiva

13

Justificacin del proyecto.

1. Desde cundo se presenta el problema?

2. Qu se ha hecho para solucionarlo y qu resultados se han
obtenido?
3. Porqu es urgente resolverlo?
4. Porqu es factible que se pueda resolver?
5. Qu inters poltico, econmico, social o sanitario hay en resolverlo?
6. Quin se beneficia con su solucin?
7. En que plazo se veran los resultados?
8. El costo de resolverlo es menor a los costos del problema?
9. Hay voluntad y capacidad para resolverlo?
Habilidades de Gestin Directiva

14

Determinacin de causas.

Leer pgina 10 a la 13 de la Gua.

Habilidades de Gestin Directiva

15

Analizar el problema
Para poder resolver un problema, es necesario que identifiquemos por qu ocurre , es decir sus causas, o factores que le influyen y
condicionan, ya que eso nos orientar sobre como debemos actuar para resolver el problema o mejorar la situacin, para ello podemos
realizar una Diagrama de Causas, ( tambin conocido como espina de pescado, o diagrama de Ishikawa, su creador)
Revisa el ejemplo de la pgina siguiente y trata de realizar un diagrama para tu problema:

DIAGRAMA CAUSA

- EFECTO

MULTICAUSALIDAD Y SECUENCIA
CATEGOR A

CATEGOR A
CAUSA
RA Z

CAUSA
CAUSA

CAUSA

CAUSA

CAUSA

Problema
EFECTO
CAUSA
RA Z

CAUSA

CAUSA
SUBCATEGOR

SUBCATEGOR

CAUSA

CAUSA
CAUSA
SUBCATEGOR

CAUSA
RA Z
A

CATEGOR
A
CATEGOR A
Habilidades
de Gestin Directiva

16

Ejemplo diagrama de Ishikawa.

Habilidades de Gestin Directiva

17

Priorizacin de causas con Pareto.

Motivo de insatisfaccin.

Casos
en un
ao.

Motivos ordenados

casos

Frecuencia
acumulada

% de FA

Maltrato

114

Instalaciones.

195

195

18%

Falta de medicamentos.

186

Falta de
medicamentos.

186

381

36%

Descuido en la atencin.

178

Descuido en la
atencin.

178

559

52%

Falta de capacidad.

98

Retraso en la
atencin.

163

722

67%

Instalaciones.

195

Maltrato

114

836

78%

Retraso en la atencin.

163

Falta de
capacidad.

98

934

87%

Trmites largos

75

Trmites largos

75

1009

94%

Otros.

64

Otros.

64

1073

100%

Total de casos

1073

Habilidades de Gestin Directiva

1073

18

Habilidades de Gestin Directiva

19

Etapa 3.
Definicin de propuestas y plan de accin.

Causa o aspecto a
mejorar.

Objetivos:

Habilidades de Gestin Directiva

Metas comprometidas

20

Plan de accin.
Causa o aspecto a mejorar:
Objetivo:

Meta:
Actividad

Responsable

Habilidades de Gestin Directiva

Inicio

Trmino

Estatus

21

Etapa 4 y 5. Ejecucin de acciones y

seguimiento.

Reporte de avances por etapa.

SEGUIMIENTO DE AVANCES (Metodologa con enfoque Short Kaizen)
Etapa

Fecha
Inicio
Planeada

Fecha
Inicio
Real

Fecha
termino
Planead
a

Fecha
termino
Real

AVANCES Y/ O
RESULTADOS
POR ETAPA

AREA DE
OPORTUNIDAD
1
(definicin del
problema)
2

DETERMINACIN DE
CAUSA RAIZ

DEFINICIN DE
3 PROPUESTAS Y PLAN
DE ACCIN
4

EJECUCIN
DEACCIONES

5 SEGUIMIENTO
6

TERMINO DEL
PROYECTO.

Habilidades de Gestin Directiva

22

MEDICIN DE RESULTADOS
NOMBRE
DEL
INDICAD
OR

Valor de
Medicin
Inicial

% de
Estand
variacin
1
2
3
4
ar/
con el
Meta
estandar
MED MED MED
Compr
/ Meta
MEDI ICI ICI ICI
ometid
Compro
CIN
N
N
N
a
metida

Habilidades de Gestin Directiva

5
MEDI
CIN

MEDI
CIN
OBTE
NIDA
AL
TERMI
NO
DEL
PROY
ECTO

23

Identificacin del proyecto.

DATOS GENERALES
Delegacin

Entidad Solicitante

NOMBRE DEL PROYECTO

Nombre de Patrocinador

VCIC

Objetivo
del
Proyect
o

Metas del Proyecto

Cargo del Patrocinador

Lnea de Accin

Unidades de aplicacin
del proyecto

Servicio

Nombre del Asesor

FECHA DE
SOLICITU
D

Fecha de
inicio

Fecha de Cierre

Motivo para utilizar como META DEL

PROYECTO el valor de la carta
compromiso

Nombre del Lder del

Equipo

DATOS DE LOS INTEGRANTES DEL EQUIPO DE MEJORA

No.

Nombre

Categoria / Puesto

Adscripcin

Habilidades de Gestin Directiva

24

Recomendaciones de fondo.
2.2.1. Estilo de redaccin de cada componente.
5. Plan de Accin. Se redacta en forma enumerativa (lista) iniciando con un verbo en infinitivo, y
limitndose a decir el qu se quiere hacer sin calificativos, solo la accin concreta a realizar. Se
debe anotar en cada actividad la persona responsable de realizarla o coordinarla, especificando la
fecha de inicio y trmino de cada actividad.
6. Formas de Evaluacin y Seguimiento. Se redacta en futuro, determinando la forma en que se
planea verificar el cumplimiento de metas; deben citarse y describirse los indicadores que servirn
de base para evaluar el impacto de las acciones realizadas. Se recomienda incluir indicadores de
eficiencia, efectividad y calidad (en ste rubro quedaran incluidos los relacionados con satisfaccin
del usuario y quejas), no limitndose a indicadores de eficacia.
7. Identificacin del Proyecto. Se especifica con da, mes y ao la fecha en que inicia y se estima
terminar el proyecto de mejora, fecha en que se elaborar informe y presentarn resultados.
8. Autorizacin del Proyecto. Se recaban para el documento el nombre, firma y cargo de
autoridades responsables de fomentar y gestionar la mejora continua y calidad total en la UMAE
Pediatra, Director de la Unidad y Coordinador del Comit de Calidad del Jefe de la Divisin de
Calidad cuando ste ltimo no Coordine el Comit de Calidad.

Habilidades de Gestin Directiva

25

PRODUCTO FINAL.
1. Determinar un problema a resolver.
2. Integrar un equipo de mejora en su servicio.
3. Aplicar la metodologa para elaborar un proyecto de mejora.
4. Entregar el primer avance: Preproyecto: Descripcin del problema
y anlisis de causas. El 22 y 23 de octubre. (por equipo o individual)
5. Entregar el segundo avance: Elaboracin de propuestas de mejora
y plan de accin, el 29 y 31 de octubre.
6. Ejecutar las acciones programadas, del 2 de nov. Al 15 de
diciembre.
7. Presentar la primera medicin de resultados, como parte del
producto final del Diplomado, en la ltima sesin del mismo.
Habilidades de Gestin Directiva

26

NO ES POSIBLE
MEJORAR SIN
Si que crees
que no es posible cambiar,
CAMBIAR
no habr cambio, pero si crees que
habr cambio; abres la posibilidad de
cambiar este mundo.
Esa es TU ALTERNATIVA.
Noam Chomsky.
Habilidades de Gestin Directiva

27