UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA

FACULTAD DE INGENIERIA INDUSTRIAL Y DE

SISTEMAS

Documentos Normativos y
Administrativos
Curso :
Alumnos :

Administracin y Organizacin
Gernimo Mamani, Ivn
Medina Rodrguez, Henry
Cubas Gutirrez, Cesar
Mamani Mamani, Henry

2009-I

ndice:
1.
Documentos Normativos y Administrativos :
importancia.
2.
Partes de los Documentos Normativos y
Administrativos.
2.1 El Estatuto.
2.2 El Reglamento de Organizaciones y Funciones.
2.3 El Manual de Organizaciones y Funciones.
2.4 El Reglamento de la Empresa.
2.5 Los Manuales de Procedimientos.
2.6 Los Manuales de Calidad.

1. Documentos Normativos y
Administrativos :
importancia.

1. Documentos Normativos y
Administrativos: importancia
Existen variadas razones por las cuales
son necesarios los documentos para el
buen
funcionamiento
de
una
organizacin.
Deben insistirse en que estas razones
tienen diferentes peso y adquieren
diferentes connotaciones segn el tipo de
empresa, su actividad, su personal, etc.

Los documentos son imprescindibles para

lograr la calidad requerida del producto.
Una empresa requiere de planos para
construir edificios.
Una
compaa
farmacutica
utiliza
frmulas para fabricar un medicamento, as
como especificaciones y mtodos de
anlisis para comprobar su calidad. Una
firma de abogados usa leyes y decretos
para asesorar a sus clientes; etc.

Los documentos son tiles como soporte

de las actividades de mejora de la calidad,
si se conocen cmo funcionan en la
actualidad los procesos, es ms fcil
prever los resultados de los cambios y
mejoras que se propagan, y es ms fcil
mantener los beneficios alcanzados por las
mejoras, una vez que estos sean
introducidos.

Los documentos son necesarios como

evidencia objetiva de que los procesos
estn adecuadamente definidos. Esta
evidencia objetiva tiene la finalidad de
proporcionar confianza, bien externa o
interna.
No es posible sin embargo, documentar
absolutamente todo. Debe buscarse el
necesario equilibrio entre la extensin de la
documentacin y las habilidades y la
formacin del personal.

2. Partes de los
Documentos Normativos
y Administrativos.

2.1 El Estatuto
Documento normativo que expresa la
relacin formal de la organizacin con la
sociedad.
Presenta la razn social, los deberes y
los derechos de los asociados, la
conformacin de capital, funciones bsicas
de la alta direccin.
Requiere de una minuta registrada en los
Registros Pblicos.

2.2 El Reglamento de
Organizaciones y Funciones
Documento normativo que describe la
organizacin y principales funciones de los rganos,
hasta un tercer nivel de la estructura orgnica.
Su uso es casi limitado para el sector de las
organizaciones estatales.
Su estructura de reglamento se presenta en base
a captulos y artculos.

2.3

Manual de Organizaciones y
Funciones

Documento administrativo que permite situar cada funcin (o

puesto) dentro de marco de las estructuras especficas de la
empresa.
Establece las relaciones jerrquicas y funcionales que la
empresa responsable de la funcin deba respetar y mantener.
Precisa el alcance de las competencias y responsabilidades
de titular y los objetivos que debe alcanzar mediante el
ejercicio de esta funcin.
Define los lmites coherentes de una funcin en relacin con
las otras a fin de eliminar las causas de los conflictos de tipo
funcional y jerrquico.

Estructura Bsica de un Manual de

Organizaciones y Funciones
Introduccin
- Finalidad del Manual
- Alcance
De La Empresa
- Misin
- Objetivos estratgicos
- Organigrama estructural
- Cuadro de asignacin de personal
- Funciones de los rganos y Puestos
Aprobacin y efectividad

Consideraciones Generales
Las funciones especficas de los cargos, debern
definir los siguientes aspectos: cdigo, nombre del
puesto, definir sus objetivos y funciones,
responsabilidades, requerimientos, categoras y
proyecciones.
Es importante colocar a los puestos, los nombre
que corresponden de lo contrario puede llevar a
confusiones, por ejemplo, encontrar que labores
sustancialmente diferentes correspondan a puestos
cuyos nombres son tan semejantes, como por
ejemplo: Asistente, Auxiliar, Ayudante.

 La razn de separar los objetivos de las funciones

de cada puesto, es a fin que el trabajador no
considere terminado su labor por haber hecho lo que
tiene que hacer, sino que lo considere terminado
cuando ha conseguido el resultado que se esperaba
en ese trabajo.
En la descripcin de las funciones se utiliza el
verbo en infinitivo para describir la accin.
Por lo general las funciones son descritas
comenzando por las orientadas a las funciones de
planeamiento, seguidas por las de direccin, luego las
de organizacin y control.

ESTRUCTURA BSICA DE UNA MANUAL DE ORGANIZACIN

Y FUNCIONES
_____________________________________________________
EMPRESA
1

Pgina

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

CONTENIDO
Pag
1.- Introduccin
1.1.- Finalidad del Manual
1.2.- Alcance
2.- De la Empresa
2.1.- Misin
2.2.- Objetivos estratgicos
2.3.- Organigrama estructural
2.4.- Cuadro de asignacin de personal
3.- Funciones de los rganos y Puestos
4.- Aprobacin y efectividad

02
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1.- INTRODUCCIN
1.1.- FINALIDAD DEL MANUAL
El presente manual tiene por finalidad describir la organizacin
de la EMPRESA, en trminos de logro de objetivos, funciones y lneas de
autoridad, as tambin establecer deberes y responsabilidades de todos los
puestos que la integran; permitiendo al personal el conocimiento amplio de
sus obligaciones.

1.2.- ALCANCE
Las descripciones contenidas en este manual son para uso y
cumplimiento del personal de la EMPRESA.

2.- DE LA EMPRESA
2.1.- MISIN
Ser una empresa lder en ., con procesos de
excelente calidad y alta tecnologa fabricados con . Para satisfacer
las necesidades a la medida de sus clientes, siendo sus productos ms
econmicos; promoviendo el desarrollo de sus trabajadores y
proporcionando ..

2.2.- OBJETIVOS ESTRATGICOS

a) Crecer en las ventas y ..
b) Desarrollar los nuevos productos.
c) Contar con .
d) Tener una organizacin donde.

2.3 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

2.4 CUADRO DE ASIGNACION DE PERSONAL

3.- FUNCIONES DE LOS PUESTOS

NOMBRE DEL PUESTO: gerente general.
ORGANO: Gerencia general.
QUIEN OCUPA EL PUESTO:
REPORTA A: Presidente de directorio.
AUTORIDAD JERARQUICA CON: gerente de comercializacin, de produccin, de ingeniera, de proyectos, de
administracin.
OBJETIVO DEL PUESTO: responsable de la gestin administrativa y comercial de LA EMPRESA, para lo cual
deber planificar, organizar y controlar el uso de los recursos humanos, materiales y de informacin a fin de lograr
los objetivos estratgicos.
FUNCIONES:
Organizar, dirigir y supervisar el trabajo de LA EMPRESA, asegurando el cumplimiento de su misin y objetivos.
Representar legal y administrativamente a la empresa de acuerdo a las atribuciones que le confiere el Estatuto.
Supervisar el cumplimiento de los planes, programas, estrategias, metodologa y acuerdos que se adopten.
Formular alternativas de desarrollo empresarial y proponer acciones al directorio para el cumplimiento de
objetivos.
Elevar al directorio
Plan operativo anual.
El presupuesto anual.
Informes mensuales sobre aspectos econmicos contables y de gestin de la empresa.
Mantener un sistema de informacin, acorde con las necesidades de la toma de decisiones bajo su
responsabilidad.
Asegurar la transparencia que deben guardar todos los actos que realice la empresa y el buen uso de su nombre,
bienes y patrimonio.
Cumplir con otras funciones que los directores le asignen.
REQUERIMIENTOS DEL PUESTO: administrador de empresas, ingeniero industrial o afn, deseable estudios de
postgrado, experiencia mnima de 5 aos en puestos similares. Conocimiento de software base e ingls. Don de
mando e imagen de conocimientos tcnicos del producto.
REEMPLAZADO DURANTE AUSENCIA POR: gerente de administracin y finanzas.
APROBADO POR:

2.4

El Reglamento de la Empresa

Establece las reglas de disciplina,

individual y colectiva, aplicables a todas
las personas que forman parte de la
empresa.
Precisa los derechos y las ventajas que la
empresa ofrece a su personal, as como
los deberes y las obligaciones de ste.

INFORMACION
Productos o servicios
Estructura orgnica
Dimensin, competencia
Sector econmico
ESPIRITU, ACTITUD, COMPORTAMIENTO
Estilo de accin
Actitudes, objetivos
Comportamiento interno
Comportamiento externo
CONDICIONES GENERALES
Prescripciones de servicios
Prestaciones reciprocas
Formacin profesional
Forma de remuneracin y participacin
ESTRUCTURAS SOCIALES
Seguros y prestaciones sociales.
Asistencia mdica.
Capacitacin, entrenamiento
Cultura, tiempo libre, deportes
CONDICIONES ESPECIFICAS
Instrucciones estndar
Descripcin de funciones

2.5

El Manual de Procedimientos

Identificacin
Logotipo y nombre de la organizacin.
Denominacin del manual.
Lugar y fecha de elaboracin
Nmero de revisin
Responsables de su elaboracin
Cdigo del manual
Prologo y/o introduccin
Objetivo de los procedimientos
rea de aplicacin o alcance de los procedimientos.
Responsables.
Polticas o normas de operacin.
Conceptos.
Procedimientos (descripcin de las operaciones)
Formularios o impresos.
Diagramas de flujo.
Glosario de trminos.

 Documento administrativo, que describe en forma

secuencial las operaciones desarrolladas en un
procedimiento.
Los manuales de procedimientos permiten reconocer los
procesos e identificar las operaciones que realizar cada
rea o puesto.
Se pueden encontrar de diversos tipos:
Manual de procedimientos administrativos.
Manual de enseanza para el usuario: guas,
catlogos, cartillas.
Manuales de los sistemas de informacin: para los
sistemas, para el mantenimiento, para la seguridad,
para el usuario, para las disposiciones del hardware.
Manuales de calidad.

2.6

Los Manuales de Calidad

Las normas ISO-9000, presenta una serie de

cinco estndares de sistema de calidad (dos
documentos guas y tres documentos contractuales),
desarrollados por la International Organization for
Standarization.
Provee una gua para seleccionar una de las
normas contractuales ISO 9001, ISO 9002, ISO
9003. Estas tres ltimas son las normas
contractuales usadas para certificar una empresa.
La norma ISO 9001 es la de mayor cobertura,
dado que cubre el diseo, produccin e instalacin.

 La norma ISO 9002 es una derivacin de la

anterior y cubre solamente la produccin y la
instalacin.
La norma ISO 9003 es una derivada de la
9002 y cubre solamente la inspeccin y ensayo
finales.
La norma ISO 9004 es un documento gua que
puede ser usado como referencia para la
implantacin de las exigencias contenidas en la
9001, 9002, 9003 segn sea aplicable.