Procesos: Gestion de Calidad y Mejora.

Nombre del Documento.

Procedimiento para la realizacion de Auditorias
internas de Calidad
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
OBJETIVO
Planificar, documentar, ejecutar y hacer seguimiento a
las auditorias internas de calidad para determinar la
conformidad o no conformidad de los procesos que
interactan en el Sistema de Gestin de la Calidad
(SGC), as como la efectividad del mismo para cumplir
con los objetivos de calidad establecidos por ITC, los
requisitos del cliente, de ley y de la norma ISO
9001:2005.
( ITC-Invenio Training Center)

ALCANCE

Este procedimiento aplica para todos los procesos del
Sistema de Gestin de Calidad de ITC


ORGANISMOS Y/O DEPENDENCIAS QUE INTERVIENEN

Coordinacin de Calidad
Oficina de Evaluacin y control de gestin



DEFINICIONES
Auditoria: Proceso sistemtico, independiente y documentado
para obtener evidencia y evaluarla objetivamente con el fin de
determinar en que grado se cumplen los requisitos de auditoria.
Sistemtico: Las auditorias es una actividad PLANIFICADA ms
no aleatoria.
Independiente: Por objetividad los auditores no deben pertenecer
al rea auditada.
Documentado: Es un procedimiento exigido por la NORMA-ISO
9001.
Evidencia: Recoleccin de evidencias objetivas.
Evaluar objetivamente: Comparar con los criterios de auditoria
los hechos.

Evidencia de la auditoria: Registros, declaraciones de
hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes
para los criterios de auditoria y que son verificables.

Criterios de auditoria: Conjunto de polticas,
procedimientos o requisitos que se utilizan como referencia
frente al cual se compara la evidencia de la auditoria

Auditoria interna: Es la revisin de los procesos de una
organizacin realizada por un empleado de la organizacin.

Auditoria externa: Es la revisin del sistema de gestin de calidad de
la organizacin realizada por una persona externa o Institucin a la
organizacin.

Auditoria de proceso: Examinar y revisar un proceso y confirmar los
procedimientos.

Auditoria de producto / servicio: Verificacin de que un producto ha
sido fabricado o prestado un servicio de acuerdo con las
especificaciones.

Auditoria de registros: Verificacin de que los registros cumplen los
requisitos legales y reglamentarios y de los clientes y de esta manera
brindan evidencia de que los procesos se estn realizando de acuerdo
a los requisitos.


Auditor interno: Persona con la competencia para
llevar a cabo una auditoria bajo la supervisin del
auditor lder.

Hallazgo de auditoria: Resultado de la evaluacin
de evidencias recopiladas frente a los criterios de
Auditoria.
Equipo auditor: Uno o ms personas que llevan a
cabo una auditoria.

No conformidad: El no cumplimiento de un requisito
especificado.
No conformidad mayor: Desviacin seria del procedimiento
que implica un riesgo alto para la conformidad de la
prestacin del servicio que puede llevar ms de cuatro meses
resolverla. Se debe programar auditoria complementaria.
No conformidad menor: Desviacin poco extrema del
procedimiento que implica un bajo riesgo para la conformidad
en la prestacin de los servicios y lleva menos de cuatro
meses resolverla. Se verifican en la siguiente auditoria.
Observacin: Oportunidad de mejoramiento del
procedimiento. Se verifica la mejora en la siguiente auditoria.


5. DOCUMENTOS APLICABLES
Procedimiento acciones correctivas, preventivas y de mejora ITC-P04
Norma ISO 9001:2005

6. FUNDAMENTOS LEGALES Y/O REGLAMENTARIOS
Norma ISO 9001:2000 Numeral 8.2.2
7. RESPONSABLE Y APOYO
Los responsables de velar por el cumplimiento de este procedimiento es el
Coordinador de calidad apoyada por el Jefe de evaluacin y control de
gestin.


8. CONDICIONES GENERALES

Las auditoras internas deben programarse considerando el estado y la
importancia que tenga el rea a auditar en el proceso, as como los
resultados de auditoras previas.
La frecuencia para determinar el nmero de auditoras a realizar depende
de la naturaleza de los procesos dado su criticidad en el SGC, estabilidad y
riesgo de no conformidades. (Frecuencia alta de no conformidades, cierre
incompleto de acciones correctivas), lo menos debe realizarse 1 vez al ao
por cada proceso. En caso de que los resultados de los indicadores
demuestren una baja efectividad del Sistema de Gestin de Calidad (No
Conformidades, alto nmero de quejas, etc.), el proceso de auditoras se
realizar con ms frecuencia en las reas correspondientes


En caso, de que por alguna razn justificada no pueda realizarse la
auditoria en la fecha y hora indicada, el responsable del rea a auditar
deber informar al auditor lder inmediatamente para que este realice las
modificaciones pertinentes.

Las evidencias pueden ser recolectadas a travs de entrevistas,
declaracin de hechos, revisin de documentos, observacin de
actividades condiciones de las reas auditadas. Todos los resultados
sern considerados como hallazgos, hasta que el equipo auditor se rena
y determine la naturaleza de los mismos.

Al realizar el cierre de la auditoria es necesario que los auditores se renan
para evaluar las observaciones y no conformidades detectadas durante la
auditoria.

Para la realizacin del informe de auditora es necesario tener en cuenta:
Alcance y criterios de la Auditoria
Procesos auditados
Actividades desarrolladas
N de no conformidades mayores y menores y N de observaciones
Clasificar las no conformidades y las observaciones por proceso
Detallar los numerales de la Norma que fueron auditados
Aspectos favorable y debiles por proceso
Conclusion general



Nota: El informe de auditoria no debe incluir
opiniones subjetivas, informacin confidencial,
critica a individuos, declaraciones ambiguas,
detalles triviales y no conformidades que no fueron
discutidas en la reunin con Alta direccin. El
reporte de la auditoria es confidencial para la
institucin a menos que lo exija la ley.
9. PERFIL Y COMPETENCIA DE LOS AUDITORES

9.1. AUDITOR LIDER

9.1.1. OBJETIVO DEL CARGO: Programar, planear, ejecutar y reportar
los resultados de las auditorias internas de calidad, con el fin de verificar el
cumplimiento, implementacin y efectividad del sistema de gestin de
calidad, as como coordinar a los auditores internos para dar cumplimiento
al procedimiento para la realizacin de auditorias internas

9.1.2. EDUCACION
Profesional universitario en el rea de educacin o cualquier otra profesin
relacionada con la administracin o atinente al rea especifica.

9.1.3. FORMACION
Fundamentos bsicos Norma ISO 9001:2000
Cursos de formacin como auditor interno de calidad o desarrollo de
conocimientos y habilidades en auditorias internas de calidad

9.1.4. EXPERIENCIA
Mnimo 12 horas en realizacin de auditorias internas de calidad en
empresas del sector INDUSTRIAL o empresas de bienes y servicios
Haber participado como observador en una auditoria interna de
calidad (No aplicable para auditores que participan en la primera
auditoria interna de calidad)
9.1.5. HABILIDADES
Liderazgo
Comunicacin oral
Comunicacin escrita
Metdico
Organizacin

9.1.6. RESPONSABILIDADES
Generar con el apoyo de los auditores internos el programa de auditoria, dirigir el equipo
auditor y asignar deberes a los auditores internos
Asegurar que las listas de verificacin elaboradas por los auditores internos se basen en
los criterios de la auditoria
Llevar a cabo la reunin de apertura y cierre de la auditoria
Reportar cualquier obstculo importante encontrado al ejecutar la auditoria
Verificar la correcta ejecucin de las auditorias internas con base el Plan General de
auditorias internas de calidad y apoyar en situaciones de discrepancia o conflicto
Elaborar y presentar el informe de auditoria de acuerdo con los hallazgos detectados en
la auditoria interna con el apoyo de los auditores internos
Cumplir con la auditoria segn lo establecido en el procedimiento de auditorias de la
institucin.
Asegurar que se generen de forma oportuna y de acuerdo con el procedimiento de
acciones correctivas / preventiva y de mejora las solicitudes correspondientes.
Verificar que la informacin y actividades realizadas son ejecutadas de conformidad con
lo establecido por el cliente, la institucin, la ley y la norma NTC ISO 9001:2000.
Proponer mejoras eficaces al Sistema de Gestin de Calidad


9.2. AUDITOR INTERNO

9.2.1. OBJETIVO DEL CARGO: Llevar a cabo auditorias internas de calidad
con el fin de evaluar el cumplimiento, funcionalidad y eficacia del SGC de la
institucin

9.2.2. EDUCACION
Profesional universitario en el rea de educacin o cualquier otra profesin
relacionada con la administracin.

9.2.3. FORMACION
Fundamentos bsicos Norma ISO 9001:2000
Cursos de formacin como auditor interno de calidad o desarrollo de
conocimientos y habilidades en auditorias internas de calidad



9.2.4. EXPERIENCIA
Mnima de 5 horas en realizacin de auditorias internas de
calidad en procesos afines.
Haber participado como observador en una auditoria interna
de calidad (No aplicable para auditores que participan en la
primera auditoria interna de calidad)

9.2.5. HABILIDADES

Liderazgo
Comunicacin oral
Comunicacin escrita
Metdico
9.2.6. RESPONSABILIDADES
Participar en la elaboracin del Plan General de auditoras internas de calidad
Participar en la reunin de apertura y cierre de las auditoras internas
Elaborar y utilizar los documentos de trabajo necesarios para realizar las actividades
de auditoria
Ejecutar las auditorias con base en el Programa Anual de auditorias
Recolectar y analizar evidencia objetiva que sea pertinente y suficiente para obtener
conclusiones
Verificar que los procedimientos estn a disposicin y sean comprendidos por el
personal apropiado.
Apoyar al auditor lder en la elaboracin del informe de auditora, tomando como base
los hallazgos detectados en la misma
Reportar los resultados de la auditoria.
Realizar recomendaciones de mejoramiento a los procesos.
Mantener la confidencialidad y seguridad de la informacin obtenida durante la
auditoria interna de calidad

ETAPAS DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
1
Preparar el Programa de auditoras el cual contendr
informacin acerca de las auditorias a ejecutar,
especificando criterios de auditora, los recursos
necesarios y las fechas para su realizacin
Coordinador de Calidad
Programa de auditorias
internas
2
Una vez elaborado Programa de Auditoria de Calidad,
realiza los ajustes que se consideren pertinentes. Se
designan a los auditores lderes y auditores internos de
calidad.
Comit de Calidad Acta Comit de Calidad
3
Proyectar la resolucin de aprobacin del Programa de
auditoras, remitir a Secretaria General para su revisin
y posterior firma de aprobacin del rector.
Coordinador de Calidad
Proyecto acto
administrativo
4
Una vez notificada la aprobacin del Programa, informar
al lder y su equipo auditor sobre la designacin para
realizar la auditoria de calidad.
Coordinador de Calidad Comunicacin interna
10. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

5
Elaborar el Plan de Auditoria teniendo como referencia la informacin que
sobre la auditoria a realizar suministra el Programa de Auditoria, definiendo el
objetivo, el alcance, los criterios de auditora, la fecha y hora de Auditoria, los
responsables de las dependencias que sern auditadas, el lugar de la auditoria
y equipo auditor
Auditor Lder Plan de auditoria
6
Informar al auditado la realizacin de la auditora, al menos con una semana
de anticipacin, mediante comunicacin interna anexando el Plan de auditora.
Auditor lder Plan de auditoria
7
Elaborar las listas de verificacin a utilizar, de acuerdo con la documentacin
que corresponda al proceso
Auditor lder

Equipo auditor
Listas de verificacin
8
Realizar Reunin de Apertura, en ella se debern presentar los miembros del
equipo auditor, se explica el objetivo y alcance de la auditoria y se confirma el
Plan de auditora. Se registra la asistencia.
Auditor lder
Registro de asistencia

Acta reunin apertura
9
Ejecutar la Auditoria de acuerdo con lo establecido en el Plan de auditora y las
listas de verificacin.

Durante el desarrollo de la auditoria, la informacin se recolecta mediante
entrevistas, verificando los documentos y registros. El auditor recoge evidencia
del cumplimiento de las actividades y genera los hallazgos de la auditora.

Si el hallazgo encontrado se categoriza como una No Conformidad se
comunicar inmediatamente al auditado, explicando su afectacin a la
funcionalidad del sistema.
Auditor lder
Plan de auditoria

Listas de verificacin
10
Realizar la Reunin de Cierre, presentar los hallazgos y conclusiones de
auditora al rea auditada para que estos sean discutidos.
Auditor lder
Registro de asistencia

Acta reunin apertura
11
Con la informacin recopilada elaborar el informe de auditora presentando
registro completo de la auditoria y presentar al Comit de Calidad.
Auditor lder Informe de auditoria
12
Si durante la auditoria se hallaron no
conformidades, se debe disear el Plan
de mejoramiento necesario para
emprender acciones correctivas o
preventivas de la no conformidad
encontrada e identificar las causas que
las originaron
Responsable del
Proceso
Plan de
mejoramiento
13
Realizar seguimiento al Plan de
mejoramiento suscrito entre el
responsable del proceso y el comit de
calidad
Jefe evaluacin y
control de gestin
Plan de
mejoramiento

11. FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Figura 1. Realizacin auditoras internas
de calidad
Figura 1. Realizacin de auditorias internas
Jefe Evaluacin y
Control de Gestin
Comit de calidad Auditor lider
Responsable del
proceso
Coordinador de calidad
Preparar el Programa de
auditoras el cual contendr
informacin acerca de las
auditorias a ejecutar,
especificando criterios de
auditora, los recursos
necesarios y las fechas para
su realizacin
INICIO
Una vez notificada la
aprobacin del Programa,
informar al lder y su equipo
auditor sobre la designacin
para realizar la auditoria de
calidad.
Proyectar la resolucin de
aprobacin del Programa
de auditoras, remitir a
Secretaria General para su
revisin y posterior firma de
aprobacin del rector.
Una vez elaborado
Programa de Auditoria de
Calidad, realiza los ajustes
que se consideren
pertinentes. Se designan a
los auditores lderes y
auditores internos de
calidad.
Elaborar el Plan de Auditoria
teniendo como referencia la
informacin que sobre la
auditoria a realizar suministra
el Programa de Auditoria
Informar al auditado la
realizacin de la auditora, al
menos con una semana de
anticipacin, mediante
comunicacin interna
anexando el Plan de
auditora.
Elaborar las listas de
verificacin a utilizar, de
acuerdo con la
documentacin que
corresponda al proceso
Realizar Reunin de Apertura
Ejecutar la Auditoria de
acuerdo con lo establecido en
el Plan de auditora y las
listas de verificacin.
Realizar la Reunin de Cierre
Elaborar el informe de
auditoria
Presenta ante el comit de
calidad el informe de
auditoria
Suscribir planes de
mejoramiento y analizar las
posibles causas
FIN
Hacer seguimiento a los
planes de mejoramiento