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LA PLANEACI N

Lucio Anneo Sneca


Filsofo romano
fue un filsofo romano
Para todo aquel que sabe cul es
su puerto de destino, cualquier
viento, es viento a favor
Por qu es necesario
planear?
LA PLANEACION
Introduccin
La Teora
Por qu es necesario
planear?
El Proceso
Concepto e
Importancia
Principios y
Elementos
Ninguna empresa puede alcanzar el xito si no posee
una administracin eficiente . . esto, por lo regular,
requiere de la planeacin la cual es importante ya que:
La eficiencia es resultado
del orden y no puede
surgir de la improvisacin
Sin la previa determinacin de
actividades no existir nada que
organizar, nadie que ejecute y nada
que necesite control
Todo control es
imposible si no se
compara con un plan
previo sin un plan se
trabaja a ciegas
Se necesita hacer planes
sobre la forma en que las
acciones sern coordinadas
LA PLANEACIN
Introduccin
La Teora
Por qu es necesario
planear?
El Proceso
Concepto e
Importancia
Principios y
Elementos
Ya que la empresa se encuentra inmersa en un sistema,
los cambios ambientales que se gestan en el medio en
el cual opera son, entre otros los siguientes:
Cambios en la
actividad
econmica, etc.
Cambios
tecnolgicos
Cambios
polticos y
de gobierno
Cambios en el
grado y actividad
de la competencia
Cambios en las
actividades o
normas sociales
Por qu es necesario
planear?
LA PLANEACIN
Introduccin
La Teora
Por qu es necesario
planear?
El Proceso
Concepto e
Importancia
Principios y
Elementos
Como justificacin adicional a la necesidad de planear
estn las siguientes consideraciones:
La organizacin se desarrolla en un medio complejo
y dinmico siempre cambiante.
La eficacia operativa tiende a reducirse ante los
volmenes de operacin, las necesidades de
cambios y la presin externa.
Ante los avances tecnolgicos, los mtodos de
trabajo tienden a volverse obsoletos.
La empresa siempre se enfrenta a niveles crecientes
de actividad.
Por qu es necesario
planear?
El Proceso de la
Planeacin
LA PLANEACIN
Introduccin
La Teora
Por qu es necesario
planear?
El Proceso
Concepto e
Importancia
Principios y
Elementos
Determinacin de
la situacin presente
Objetivos:
en donde
queremos estar?
Suposiciones: que
podramos hacer en
cada caso
Alternativas
de decisin
Concepto e
Importancia
LA PLANEACIN
Introduccin
La Teora
Por qu es necesario
planear?
El Proceso
Concepto e
Importancia
Principios y
Elementos
La determinacin de los objetivos y eleccin de los
cursos de accin para lograrlos, con base en la
investigacin y elaboracin de un esquema detallado
que habr de realizarse en el futuro
Objetivo: el aspecto fundamental
al planear es determinar los
resultados deseados
Cursos alternos de accin:
al planear es necesario
determinar diverso caminos,
formas de accin y estrategias,
para conseguir los objetivos
Eleccin: la planeacin
implica la determinacin,
el anlisis y la seleccin
de la decisin ms adecuada
Futuro: la planeacin
trata de prever situaciones
futuras y de anticipar
hechos inciertos as
como trazar actividades
futuras
LA PLANEACI N

Introduccin
La Teora
Por qu es necesario
planear?
El Proceso
Concepto e
Importancia
Principios y
Elementos
Al conocer hacia donde se dirige la accin, permite encaminar
y aprovechar mejor los esfuerzos. Los fundamentos bsicos
que muestran la importancia de la planeacin son:
Propicia el desarrollo de la empresa al utilizar racionalmente los recursos
Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro
Prepara a la empresa para las contingencias que se presenten
Mantiene una mentalidad futurista teniendo as ms visin de futuro
Condiciona a la empresa al medio ambiente que la rodea
Establece un sistema racional para la toma de decisiones
Reduce riesgos y permite aprovechar oportunidades
Las decisiones se basan en hechos y no en suposiciones
Elimina la improvisacin
Proporciona los elementos para llevar a cabo las actividades de control
Concepto e
Importancia
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Introduccin
La Teora
Por qu es necesario
planear?
El Proceso
Concepto e
Importancia
Principios y
Elementos
Planear es intentar prevenir crisis, las series continuas
de crisis por lo general indican una pobre planeacin
La tipologa para integrar los planes dentro
de la empresa siguen este orden:
Operativa: Se rige de acuerdo a los lineamientos
establecidos por la planeacin tctica y su funcin
consiste en la formulacin y asignacin de actividades
ms detalladas.
Tctica o Funcional: Determina planes ms especficos
que se refieren a cada uno de los departamentos de la
empresa y estn subordinados a los planes estratgicos.
Estratgica: Su funcin consiste en regir la obtencin
uso y disposicin de los medios necesarios para alcanzar
los objetivos generales de la organizacin, es a largo
plazo y comprende a toda la organizacin.
Concepto e
Importancia
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El Proceso
Concepto e
Importancia
Principios y
Elementos
Por otro lado, en cuanto el perodo establecido
para su realizacin se clasifican en:
Largo plazo: a realizar en un tiempo mayor a tres aos
Mediano plazo: a realizar entre uno y tres aos
Corto plazo: cuando se realizan en menos de un ao, a
su vez pueden ser
inmediatos: aquellos con duracin de hasta seis meses
mediatos: aquellos a realizar entre seis y doce meses
Concepto e
Importancia
Principios y
Elementos
LA PLANEACI ON

Introduccin
La Teora
Por qu es necesario
planear?
El Proceso
Concepto e
Importancia
Principios y
Elementos
Los principios son verdades fundamentales de
aplicacin general que sirven como gua de
conducta a observar en la accin administrativa
Factibilidad
Objetividad y cuantificacin
Flexibilidad
Cambio de estrategias
Unidad
Principios y
Elementos
LA PLANEACI ON

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El Proceso
Concepto e
Importancia
Principios y
Elementos

Flexibilidad:
Al elaborar un plan es conveniente establecer marcos de holgura
que permitan afrontar situaciones no previstas.

Objetividad y Cuantificacin:
Cuando se planea es necesario basarse en datos reales,
razonamientos precisos y exactos, y nunca en opiniones
subjetivas, especulaciones o clculos arbitrarios.

Cambio de Estrategias:
Cuando el plan se extiende por ms tiempo, ser necesario
rehacerlo para ajustarlo a la nueva realidad.
Factibilidad:
Lo que se planea debe ser realizable.
Unidad:
Todos los planes deben integrarse en un plan general de la
organizacin.

Principios y
Elementos
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Por qu es necesario
planear?
El Proceso
Concepto e
Importancia
Principios y
Elementos
Propsitos
Premisas
Objetivos
Estrategias
Presupuestos
Programas
Polticas
Procedimientos
TIPOS DE PLANES
Misin
Visin
Principios y
Elementos
LA PLANEACI ON

Introduccin
Por qu es necesario
planear?
El Proceso
Concepto e
Importancia
Principios y
Elementos
TIPOS DE PLANES
Define el negocio al que se dedica la
organizacin, las necesidades que cubren
con sus productos y servicios, el mercado
en el cual se desarrolla la empresa y la
imagen pblica de la empresa u
organizacin.
La misin de la empresa es la respuesta a
la pregunta , Para que existe la
organizacin?
La Misin
Principios y
Elementos
LA PLANEACI N

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Por qu es necesario
planear?
El Proceso
Concepto e
Importancia
Principios y
Elementos
TIPOS DE PLANES

Kola Real
Ser la empresa proveedora de productos y
servicios relacionados al sector de
productos de consumo de mayor xito a
nivel latinoamericano con un destacado
posicionamiento en sectores masivos a
travs de un producto de bajo costo y de
excelente calidad.
La Misin
Principios y
Elementos
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El Proceso
Concepto e
Importancia
Principios y
Elementos
TIPOS DE PLANES
Por qu existimos (cul es nuestro propsito bsico)?
En qu sector debemos estar?
Quin es nuestro usuario o ciudadano objetivo?
En dnde se encuentra nuestro usuario o ciudadano objetivo?
Qu es valor para nuestro usuario o ciudadano?
Qu necesidades podemos satisfacer?
Cmo es que vamos a satisfacer estas necesidades?
En qu nicho o sector queremos estar?
Cules son nuestros productos o servicios presentes o futuros?
En qu nos distinguimos?, qu caracterstica especial tenemos
o deseamos tener?
Cmo mediremos el xito de la misin?
Qu aspectos filosficos son importantes para el futuro de
nuestra organizacin?

La Misin
Principios y
Elementos
LA PLANEACI N

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Por qu es necesario
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El Proceso
Concepto e
Importancia
Principios y
Elementos
TIPOS DE PLANES
La visin es el sueo sobre el
posicionamiento de la empresa a muy largo
plazo, que ha de entusiasmar a todo el
mundo: accionistas, personal, proveedores
clave y externos.
Define lo que la organizacin quiere ser, los
grandes objetivos a perseguir, cmo
espera conseguirlos y el campo de
actividad.
La Visin
Principios y
Elementos
LA PLANEACI N

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El Proceso
Concepto e
Importancia
Principios y
Elementos
TIPOS DE PLANES
Kola Real
Ser la marca de bebidas de mayor
preferencia para el consumidor a travs de
una organizacin ligera; eficiente; slida;
comprometida y productiva, ofreciendo el
mayor valor en producto y siendo lderes en
costos.
La Visin
Principios y
Elementos
LA PLANEACI N

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El Proceso
Concepto e
Importancia
Principios y
Elementos
TIPOS DE PLANES
Qu tratamos de conseguir?
Cules son nuestros valores?
Cmo produciremos
resultados?
Cmo nos enfrentaremos al
cambio?
Cmo conseguiremos ser
competitivos?


La Visin
Principios y
Elementos
LA PLANEACI N

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Por qu es necesario
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El Proceso
Concepto e
Importancia
Principios y
Elementos
Propsitos
Son las aspiraciones fundamentales de tipo cualitativo
que la organizacin persigue de forma permanente
Para determinar los propsitos, es importante
considerar los siguiente puntos:
Ejemplo: incrementar las utilidades sobre
la inversin de los accionistas
Importancia
Caractersticas
Principios y
Elementos
LA PLANEACI ON

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El Proceso
Concepto e
Importancia
Principios y
Elementos
Propsitos
Caractersticas

Al establecer los propsitos es importante considerar:
darlos a conocer a todo el personal
deben estar acordes con los valores de la empresa
definirse con frases claras y sin ambigedades
deben ayudar a que la direccin no pierda tiempo en
aspiraciones desatinadas o errneas
Importancia:

sirven de cimiento para los dems elementos de la
planeacin
permiten orientar sobre los cursos de accin a seguir
identifican a la empresa ante sus pblicos objetivos
son la razn de ser de la empresa
Principios y
Elementos
LA PLANEACI ON

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El Proceso
Concepto e
Importancia
Principios y
Elementos
Premisas
Son las suposiciones que deben considerarse acerca
de las condiciones o factores futuros que pueden
afectar el desarrollo del plan
Por su naturaleza pueden ser:
Internas: cuando se originan en el interior
de la empresa


Externas: cuando su origen es ajeno a la empresa
Principios y
Elementos
LA PLANEACI ON

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Por qu es necesario
planear?
El Proceso
Concepto e
Importancia
Principios y
Elementos
Objetivos
Indican los resultados o fines que la empresa desea
lograr en un tiempo determinado y proporcionan
pautas hacia donde dirigir los esfuerzos
Para determinar los objetivos, es importante
considerar los siguientes puntos:
Clasificacin
Caractersticas
Lineamientos
Principios y
Elementos
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El Proceso
Concepto e
Imprtancia
Principios y
Elementos
Objetivos
Caractersticas:

se establecen a un tiempo especfico
se determinan cuantitativamente
Lograr una utilidad neta de 15 millones
de pesos durante los prximos 2 aos
Principios y
Elementos
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Concepto e
Importancia
Principios y
Elementos
Objetivos
Clasificacin:

estratgicos o generales: para toda la
organizacin
tcticos o departamentales: referidos a un rea o
departamento y son a mediano plazo
operacionales: se refieren a actividades ms
detalladas y son a corto plazo
Principios y
Elementos
LA PLANEACI ON

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El Proceso
Concepto e
Importancia
Principios y
Elementos
Objetivos
Lineamientos:

Asentarlos por escrito
No confundirlos con las estrategias (el cmo)
Al establecerlos, recordar las preguntas, qu, cmo
cuando, donde, quien, porqu
Deben conocerse y entenderse por todos los
miembros de la organizacin
Deben ser estables para evitar confusiones
Principios y
Elementos
LA PLANEACI ON

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El Proceso
Concepto e
Importancia
Principios y
Elementos
Estrategias
Son los cursos de accin general o alternativas que
muestran la direccin y el empleo general de los
recursos y esfuerzos para lograr los objetivos
Al establecer las estrategias, es importante
considerar los siguientes puntos:
Importancia
Caractersticas
Lineamientos
Principios y
Elementos
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El Proceso
Concepto e
Importancia
Principios y
Elementos
Estrategias

Por ejemplo, en el caso de una empresa de
confecciones de lana, es posible que en la
poblacin en que est ubicado este centro de
madres, existan tiendas que, o son sucursales
de fbricas grandes que elaboran producto
similares o son pequeos negocios particulares
que distribuyen, entre otras cosas, chompas
para seoras
LA PLANIFICACIN ESTRATGICA
Michael Porter
ESTRATEGIAS GLOBALES
Michel de Cholet
Principios y
Elementos
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El Proceso
Concepto e
Importancia
Principios y
Elementos
Estrategias
Importancia

A falta de ellas se corre el riesgo de no lograr
los objetivos
Establece el camino para llegar a los objetivos
Facilita la toma de decisiones al evaluar diversas
alternativas
Desarrolla la creatividad en la solucin de
problemas
Principios y
Elementos
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Principios y
Elementos
Estrategias
Lineamientos

determinarlas con claridad
no confundir las estrategias con tcticas
analizar las consecuencias que puden presentarse
al momento de implantarlas
considerar experiencias pasadas para su
establecimiento
asegurarse de que sean consistentes con los
objetivos
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Principios y
Elementos
Estrategias
Caractersticas

Una vez alcanzados los objetivos, es necesario
disear nuevas estrategias
Debido a la dinmica del negocio, una estrategia til
en un momento puede no serlo en otro
Son establecidas por los niveles ms altos de
la organizacin
Por cada rea clave es necesario aplicar una
diferente estrategia
Principios y
Elementos
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Importancia
Principios y
Elementos
Polticas
Son lineamientos generales a observar en la toma de
decisiones, sobre problemas que se repiten una
y otra vez en la organizacin
Al establecer las polticas, es importante
considerar los siguientes puntos:
Importancia
Lineamientos
Principios y
Elementos
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Importancia
Principios y
Elementos
Polticas
Un grupo de madres decide formar un pequeo negocio
de confecciones de lana, las que vendern en el barrio. Se renen y
fijan sus objetivos: fabricacin de 100 chombas para seora al mes.
El trabajo lo har cada una en su casa y utilizarn un crdito que
otorga una institucin gubernamental para la compra de mquinas
tejedoras, lanas y otros materiales.
Al existir libertad de decisin entre las socias e, incluso, separacin
fsica, es necesario dictar pautas generales para que las decisiones
que tomen estn de acuerdo con los objetivos y los planes
generales que se han fijado.


Principios y
Elementos
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Principios y
Elementos
Polticas
Igual sucede en muchos casos con las adquisiciones. Existen
polticas concretas que fijan e1 monto que puede adquirir un
ejecutivo de acuerdo con su rango jerrquico. Por ejemplo, el
jefe de una seccin podr comprar hasta por
$100; el jefe de una divisin, hasta por $ 1.000; el jefe de un
departamento, hasta $ 5.000, y las que suban de ese monto
deben ser decididas por el Gerente con el Directorio. Esta
poltica establece as las reas decisionales y lleva a una
descentralizacin y agilizacin de las compras.
Principios y
Elementos
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Concepto e
Importancia
Principios y
Elementos
Polticas
Importancia

Facilitan la delegacin de autoridad
Evitan prdidas de tiempo: los colaboradores no tienen
que estar preguntando una y otra vez
Facilitan loa induccin al nuevo personal
Proporcionan uniformidad y estabilidad en las decisiones
Otorga un margen de libertad para tomar decisiones
Las polticas debern estar interrelacionadas y deben
contribuir a lograr las aspiraciones de la empresa;
su redaccin debe ser clara, accesible y realista de
tal forma que su interpretacin sea uniforme
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Principios y
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Polticas
Lineamientos

debe establecerse por escrito y darle validez
redactarse claramente y con precisin
coordinarse con las dems polticas
revisarse peridicamente
ser razonable y aplicable en la prctica
ser flexible
debe ser estable en su formulacin
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Principios y
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Programas
Es un esquema en donde se establecen la secuencia
de actividades especficas que habrn de realizarse
para alcanzar los objetivos, el tiempo requerido
para cada actividad asi como todo evento involucrado
Al establecer los programas, es importante
considerar los siguientes puntos:
Importancia
Lineamientos
Su elaboracin
Principios y
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Principios y
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Programas
Elaboracin

La elaboracin tcnica de un programa, debe apegarse
al siguiente procedimiento

1. Identificar y determinar las actividades
comprendidas
2. Ordenar cronolgicamente las actividades
3. Interrelacionar las actividades
4. Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de
su duracin , asi como los recursos necesarios
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Elementos
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Concepto e
Importancia
Principios y
Elementos
Programas
Importancia

. Suministra informacin e indica el estado de avance
. Mantiene el orden de las actividades
. Sirve como control
. Disminuye costos
. Determina los recursos necesarios
. Evitan duplicidades de esfuerzos
. Determinan tiempo e inicio de las actividades
. Se incluyen solo las actividades necesarias
. Determinan el tiempo de inicio y trmino de las
actividades
Principios y
Elementos
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Concepto e
Imprtancia
Principios y
Elementos
Programas
Lineamientos

. En su elaboracin deben participar tanto el
responsable de la ejecucin como el de la
elaboracin del programa
. Evitar que los programas se contrapongan entre si
. Deben establecerse por escrito, graficarse y ser
precisos y fcil comprensin
. Su aprobacin debe involucrar a todos los afectados
. El programa debe tener la capacidad de adaptarlo
a los cambios en el entorno y en las circunstancias
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Concepto e
Importancia
Principios y
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Presupuestos
Es un esquema escrito de tipo general y-o especfico
que determina por anticipado, en trminos
cuantitativos el origen y asignacin de los recursos de la
organizacin para un perodo especfico. Cuando los planes
convierten en cifras monetarios, se convierten en PRESUPUESTOS
Al establecer los presupuestos, es importante
considerar los siguientes puntos:
Importancia
Consideraciones al elaborarlos
Su forma de clculo
Sus caractersticas distintivas
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Elementos
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Importancia
Principios y
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Presupuestos
Caractersticas distintivas

. Es un esquema
. Es un plan expresado cuantitativamente
. Es general porque se establece para toda la
empresa
. Es especfico porque puede referirse a cada una
de la reas de la empresa
. Esta diseado para un perodo de tiempo
especfico
Son considerados una herramienta de control
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Imprtancia
Principios y
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Presupuestos
Tipos de Presupuestos:

1. Fijos o rgidos: cuando se estiman con base
en metas definidas para la operacin. Se elaboran para
un solo nivel de la actividad.
2. Flexibles o variables: permite conocer los resultados
en diversas situaciones. Van variando de acuerdo a los
cambios en las actividades que se realizan
3. Segn el tiempo que abarcan: a corto o a largo plazo
4. Por programa: se calcula con base en los
programas de cada rea de la empresa

Principios y
Elementos
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Concepto e
Importancia
Principios y
Elementos
Presupuestos
Tipos de Presupuestos:

5. Segn el sector al que sern aplicados:
a. Sector Pblico- generalmente son los presupuestos del
Estado y generalmente se elaboran por programas.
Modernamente y como medida ms efectiva del control del
gasto pblico, surgi el presupuesto base cero.
b. Sector Privado-conocidos como presupuestos
empresariales y dedicados a la planificacin de las
actividades de la empresa.


Principios y
Elementos
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Concepto e
Importancia
Principios y
Elementos
Presupuestos
Tipos de Presupuestos:

6. Segn el campo de aplicacin dentro de la empresa:
a. Operativos: comprende un conjunto de presupuestos que
abarca todas las actividades del periodo siguiente. Generalmente
se proyecta en el Estado de Resultados

b. Financieros: comprende todas las partidas esenciales del
Balance General y pueden ser de dos tipos:
i. Tesorera-comprende fondos disponibles en bancos,
caja o valores fcilmente negociables.
ii. De Capital-inversiones en activos fijos o proyectos de
inversin


Principios y
Elementos
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Importancia
Principios y
Elementos
Presupuestos
Importancia

. Convierte los aspectos de la ejecucin en unidades
de medida comprobables
. Sirve como estndar o patrn de ejecucin
. Determina el lmite y alcance de las erogaciones
. Presenta por anticipado los gastos en que
incurrirn las actividades
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Principios y
Elementos
Presupuestos
Elaboracin

. Hay que revisar constantemente las cifras
. En planes a largo plazo, es difcil precisar la
estabilidad del dinero
. No deben ser muy rgidos para adaptarse con
el tiempo
. Deben manifestar el lmite y alcance de las cifras
Principios y
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Concepto e
Importancia
Principios y
Elementos
Procedimientos
Establecen el orden cronolgico y la secuencia
de actividades que deben seguirse en la
realizacin de un trabajo repetitivo. Los procedimientos
son guas para la accin que detallan cmo debe ser realizada
una actividad
Al establecer los procedimientos, es importante
considerar los siguientes puntos:
Lineamientos para su formulacin
Su importancia
Principios y
Elementos
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Importancia
Principios y
Elementos
Procedimientos
Un buen ejemplo lo constituyen los
Bancos, en que existen diversos
procedimientos para cada una de las
actividades que ste desarrolla. As,
tenemos Procedimientos de depsitos,
giros, descuentos de letras, prstamos,
importaciones y exportaciones, compra y
venta de divisas, etc.
Principios y
Elementos
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El Proceso
Concepto e
Imprtancia
Principios y
Elementos
Procedimientos
Existen casos en que un procedimiento abarca
ms de una unidad organizacional. Por
ejemplo, un procedimiento de prstamo en un
banco incluye secciones tan diferentes como
informes (donde dan a conocer la solvencia del
postulante), el Comit de Prstamo (que
decide la otorgacin del mismo) y Cuenta
Corriente (donde se abona el prstamo a la
cuenta del cliente).
Principios y
Elementos
LA PLANEACION
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El Proceso
Concepto e
Imprtancia
Principios y
Elementos
Procedimientos
Podemos pensar en el procedimiento de
pedido de materiales a bodega, en el que
intervienen el departamento de
Produccin, el departamento de Bodegas y,
a veces, el departamento de Adquisiciones.
Principios y
Elementos
LA PLANEACION
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El Proceso
Concepto e
Imprtancia
Principios y
Elementos
Procedimientos
Importancia

. Determinan el orden lgico que deben de
seguir las actividades
. Promueven la eficiencia y la especializacin
. Determinan responsabilidades y evitan
duplicidades
. Determinan como y cuando deben ejecutarse
las actividades y quien las debe ejecutar
Principios y
Elementos
LA PLANEACI ON

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El Proceso
Concepto e
Imprtancia
Principios y
Elementos
Procedimientos
Lineamientos

. Es necesario capacitar al personal previo a
su aplicacin
. Deben ser accesibles y fciles de interpretar
. Deben presentarse grficamente
. Deben estar adecuados a situaciones reales
. Deben ser aceptados por el personal en cuanto
a su interpretacin
. Deben ser estables para evitar confusiones
al personal
Principios y
Elementos
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Concepto e
Importancia
Principios y
Elementos
Procedimientos
Finalmente:

Lo importante de los procedimientos es
que normalizan las actividades que se deben
llevar a cabo para alcanzar un objetivo.
Esta normalizacin se logra al indicarse
y detallarse los pasos, lo que hace posible
el entrenamiento de la persona que lo
cumple, la planificacin en el tiempo
y el control del avance o desarrollo de la actividad.