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6.0 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 Conceptos previos. Qu es una auditoria de calidad? Tipos de Auditorias. Objetivos de la Auditoria. Cualificacin de los auditores. Funciones, responsabilidades y tareas de los auditores. 6.6 Cmo auditar?
Tema 6 - Control de Calidad 1
Control de la Calidad: Tcnicas y actividades de carcter operativo, utilizadas para cumplir los requisitos para la calidad. Aseguramiento de la Calidad: Conjunto de acciones implantadas dentro del SC, para proporcionar la confianza ptima de que una entidad cumplir requisitos para la calidad. Gestin de la Calidad: Conjunto de actividades que determina la poltica de la calidad, responsabilidad de la direccin. Calidad total: Forma de gestin de una organizacin, basado en la coordinacin y participacin de todos sus miembros para la calidad. Sistema de Calidad (SC): Estructura organizativa, procedimientos, procesos y recursos necesarios para implantar la gestin de la calidad.
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Calidad: Conjunto de caractersticas de una entidad que le confieren la aptitud negativa o positiva para satisfacer las necesidades establecidas y las implcitas.
Auditorias
Externas
de Clientes de Certificacin
Internas
- Realizadas por personal de la organizacin pero que no tiene relacin directa
- Las realiza personal contratado por la organizacin. - Satisface a clientes y a inversores. - Se realizan generalmente para el control o restauracin de la calidad, pero slo cuando los estados financieros pueden verse afectados.
Tipos de Auditoras
Auditoria Interna Auditoria de Cliente Auditoria de Certificacin
Las auditorias internas se programan en funcin de la naturaleza e importancia de la actividad sometida a auditoria. Adems sirve de apoyo a una auditoria externa.
Tema 6 - Control de Calidad 5
Hacer la evaluacin inicial de un Determinar la conformidad o suministrador antes de establecer no de los elementos de la relaciones contractuales. Funciones Administrativas con los requisitos observados. Verificar en el organismo, que sus Funciones Administrativas Determinar la eficacia de las cumplen los requisitos Funciones Administrativas establecidos y que realmente esta implantado para alcanzar los implantado. objetivos. Verificar que, en una relacin Proporcionar al auditado la contractual, las Funciones Administrativas del suministrador oportunidad de mejorar su es eficiente. proceso Hacer la evaluacin, en el marco Hacer que se cumplan los del propio organismo, de su requisitos reglamentarios. Funciones Administrativas con Permitir la inscripcin del relacin a una norma. organismo auditado en un Tema 6 - Control de Calidad
Cualidades Personales
Aptitud para ver las situaciones complejas desde un punto de vista general y con espritu cooperativo y comunicativo.
Estudios secundarios, conocimientos de las normas aplicables, tcnicas de evaluacin de pruebas, apreciaciones y de informes. 4 aos de experiencia practica (aseguramiento de la calidad).
Formacin y experiencia
Estar al da en el conocimiento de las normas relativas a los SC y en los mtodos y procedimientos de las auditorias.
Mantenimiento de la aptitud
Participar en cursos de formacin y/o perfeccionamiento; estar sometido al examen de sus actuaciones por el comit.
Tema 6 - Control de Calidad 7
Funciones
Del Auditor Jefe. Del equipo auditor o auditores. El auditado es elemento pasivo y no realiza ninguna funcin.
Eleccin del Auditor jefe: Conviene confiar a un auditor la responsabilidad del equipo auditor y de la propia auditora. Debe haber realizado al menos 3 auditorias completas y tener aptitud de comunicacin y gestin del equipo.
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de
Responsabilidades
Responsable final de todas las fases de la auditora; debe preparar el plan y presentar el informe de la auditora . Participar en la seleccin de los miembros del equipo auditor y presentarlos ante el auditado. Definir los requisitos de cada trabajo de la auditora. Revisar la documentacin de la Funcin Administrativa . Dar instrucciones al equipo auditor. Informar y comunicar al auditado sobre los resultados de la auditora, las no conformidades crticas y los obstculo importantes durante el curso de la auditora. 9 Tema 6 - Control de Calidad
AUDITOR JEFE
Funciones
Responsabilidades
Elaborar un informe sobre los resultados de la auditoria y consignar las observaciones. Cooperar con el auditor jefe. Preparar y realizar con eficacia las responsabilidades asignadas.
AUDITORES
Funciones
Actuar con objetividad y limitarse al mbito de la auditoria. Respetar la deontologa profesional. Recoger y analizar datos para obtener conclusiones relativas al SC auditado.
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de
Informar al personal afectado sobre el objeto y finalidad de la auditora; designar a los mandos de su personal para que acompaen al equipo auditor. Poner a disposicin del equipo auditor los medios necesarios para asegurar el desarrollo optimo de la auditora.
Cooperar con los auditores para alcanzar los objetivos de la auditora. Determinar e iniciar las acciones correctoras atendiendo al informe de la auditora.
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Responsabilidades
- Conocido con antelacin. - Flexible para permitir cambios durante la auditora. -Debe incluir: objetivos, identidades del equipo auditor, fecha y lugar de la auditora, reas a auditar...
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Cmo auditar?
Recogida de evidencias - A travs de entrevistas, examen - Presentacin del equipo auditor de documentos y observacin de y de un resumen de mtodos y procedimientos a utilizar. las reas afectadas. - Confirmar el horario de reuniones - Anotar los indicios de no intermedias y final, y la disponibilidad conformidad para su posterior de medios e instalacioinvestigacin. nes que se precisen. EJECUCIN . DE LA AUDITORIA Reunin final Observaciones de la auditora con el auditado - Documentar todas las observa- Presentar: las observaciones de ciones y determinar las que deben la auditora a la direccin del considerarse no conformidades. auditado y asegurarse de su - Las no conformidades deben comprensin; las conclusiones referenciar los requisitos que se del equipo auditor relativas al SC. Incumplen. -Levantar acta de esta reunin. Reunin inicial
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Cmo auditar?
Informe de la Auditora
Es responsabilidad del auditor jefe. El informe tiene por objeto exponer los hechos, no analizar las causas, ni recomendar acciones correctoras. En caso de duda sobre alguna situacin auditada, no considerarla. Debe contener: objetivo y alcance de la auditora, observaciones de no conformidad, capacidad del SC para alcanzar los objetivos definidos, lista de distribucin del informe...
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Cmo auditar?
Comportamiento del auditor
Procurar buen aspecto; el lenguaje debe ser simple, preciso y adaptado al interlocutor. Generalmente el auditor debe escuchar y mantener un tono de cooperacin. Para estudiar una situacin, usar las tradicionales: qu? cmo? dnde?... Retener solo los hechos. No tener en cuenta rumores o suposiciones. Tener en todo momento el control de la auditora. Preguntar y escuchar, no discutir. Adaptarse a la situacin y al auditado. Examinar en detalle la documentacin.
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Recomendaciones practicas
Cmo auditar?
PROCEDIMIENTO PARA ESTUDIO DE UNA TAREA Tarea Examinada
NECESITA INSTRUCCIONES ESCRITAS?
Conforme SI SI
EXISTEN?
SI
CONFORME INSTRUCCIONES?
SI
ALCANZA OBJETIVOS?
NO
NO
NO NO
NO CONFORME O NO ADAPTADA
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CONFORME
NO CONFORME
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