Administracin de Proyectos

Qu es un proyecto?
Un proyecto es una secuencia de tareas con un principio y un final limitados por el tiempo, los recursos y los resultados deseados. Esto es, el proyecto tiene un resultado deseado, una fecha lmite y un presupuesto (personal, suministros y dinero).

Cinco caractersticas de los proyectos

1. Un proyecto tiene principio y fin definidos. Tanto su comienzo como su terminacin estn bien definidos. 2. nico. Su producto final es algo que no se repite. 3. Importante, e producto final es muy relevante para los objetivos y estrategias de la organizacin. 4.Complejo, requiere mltiplos y diversas actividades o acciones individuales interrelacionadas entre si.

Ejemplos de sistema productivos que se pueden considerar como proyectos son:

Construir una presa Construir una cartera Disear e implementar un sistema de informacin. Introducir un nuevo producto al mercado Una investigacin cientfica Una investigacin socioeconmica Estudiar una carrera Un mantenimiento a gran escala en una planta productiva Remplazar o instalar un nuevo equipo en una planta

No se consideran como un sistema productivo los siguientes:

La produccin de autos en lnea Proceso de destilacin del petrleo Las operacin de un proceso de control de calidad Mantenimiento preventivo de una serie de maquinas

Cabe hacer la aclaracin que para considerar un sistema productivo como proyecto o no, se debe tomar como referencia la organizacin total dentro de la que va a operar el proyecto. Ejemplo: El construir una carretera entre dos ciudades se puede considerar como un proyecto para aquella parte de la organizacin responsable de la construccin de la carretera pero para la organizacin encargada de construir esa carretera como parte de un sistema de comunicacin terrestre a nivel nacional no es mas que parte del proyecto mayor.

Fases del proceso administrativo

Fase Objetivo Determinar que se va hacer,
Como se va hacer Establecer canales de comunicacin y autoridad Hacerlo Asegurar que se lleva acabo de acuerdo s lo planeado

Aun cuando existe una amplia divergencia en la literatura en cuanto a los pasos en que consiste el proceso administrativo, en general se puede describir este proceso como consistente en la siguiente fases:

Previsin/Inicio
Planeacin Organizacin

Direccin Control

Terminar

FASES DE LA ADMINISTRACION
PREVISION PLANEACION

ORGANIZACION

TCNICAS METODOLOGIAS

DIRECCION

CONTROL

TERMINAR

 El administrar un proyecto consiste por lo tanto en aplicar este proceso administrativo a un sistema de produccin tipo proyecto.

La administracin de proyectos
La administracin de proyectos es el proceso de combinar sistemas, tcnicas y personas para completar un proyecto dentro de las metas establecidas de tiempo, presupuesto y calidad. (Baker,1999).

Por qu es vital la administracin de proyectos?

El uso de tcnicas de administracin de proyectos puede parecer una carga adicional, sin embargo, ahorra tiempo y dinero a largo plazo.

Todos los proyectos son trabajo pero no todo trabajo es un proyecto

Fase 1: Inicio
Reconocimiento de que un proyecto puede llevarse a cabo. Determinar lo que el proyecto debe lograr Definir la meta global del proyecto Definir las expectativas generales de los clientes, de la administracin o de los interesados Precisar el alcance general del proyecto Seleccionar los miembros iniciales del equipo

En general el proceso mediante el cual un proyecto se genera se puede esquematizar como sigue:
NECESIDAD GENERACION DE ALTERNATIVAS

ANALISIS ECONOMICO

ANALISIS DE FACTIBILIDAD

ANALISIS FINANCIERO

PROYECTO

Independientemente del tipo de propuesta que se haga, hay algunos puntos que se deben de considerar antes de pasar a la siguiente etapa y arrancar formalmente el proyecto

A) Nunca inicie un proyecto si usted no conoce o no esta bien convencido de los objetivos. B) Nunca inicie un proyecto si no tiene usted el apoyo y convencimiento de la organizacin superior.

Aun cuando los objetivos generales de cada proyecto cambian, en general se persigue que el proyecto sea:

1)Rentable 2)Se termine en el tiempo adecuado.

Al administrar un proyecto se deber de cuidar tanto la duracin como el costo del proyecto total.

NOMBRE DEL PROPONETE JJCJ

FECHA

NUMERO DE PROYECTO IN S77

SINTOMA O PLOBLEMA Mucho dinero invertido en inventarios Muchos faltantes de algunos productos OBJETIVOS DEL PROYECTO Desarrollar un sistema que permita controlar los niveles de inventario. PROCESO A SEGUIR: Recolectar informacin, analizar necesidades, estudiar fundamento terico, desarrollar sistema, implantar sistema. BENEFICIOS ESPERADOS Reduccin de un 20% en la inversin en inventario y de un 50% en el nmero de faltantes. RESTRICCIONES Y DIFICULTADES PREVISTAS Informacin diseminada y poco confiable, solo en los meses de noviembre y diciembre se puede desarrollar por la fuerte carga de trabajo rn el resto de los meses. LIMITE ECONOMICO $ 250, 000.00 FECHA ESPERADA DE TERMINACION 60 das despus de aceptacin

Fase 2: Planeacin
Perfeccionamiento del alcance del proyecto Listado de tareas y actividades que llevarn al logro de las metas del proyecto Secuencia de actividades Desarrollo de un calendario y presupuesto Conseguir que el plan sea aprobado por los terceros apropiados

Fase 3: Ejecucin

Dirigir el equipo Reunirse con los miembros del equipo Comunicarse con los terceros involucrados Resolver los conflictos o problemas que puedan surgir Asegurar los recursos necesarios (dinero, personal, equipo, tiempo).

Fase 4: Control

Vigilar las desviaciones del plan Emprender acciones correctivas Recibir y evaluar cambios en los proyectos solicitados Cambiar los calendarios del proyecto Adaptar los niveles de recursos Cambiar el alcance del proyecto Regresar a la etapa de planeacin para hacer ajustes

Fase 5: Conclusin

Reconocimiento de logros y resultados Cierre de las operaciones y dispersin del equipo Aprendizaje de la experiencia del proyecto Revisin del proceso y resultados Redaccin del informe final

Conseguir los ingredientes Preparar

DOS ACTIVIDADES

Conseguir jarra Conseguir limones

Conseguir azcar Agregar limones

Agregar agua Agitar SEIS ACTIVIDADES

Lavar jarra

Conseguir azcar

Agitar

Ir por jarra Ir por limones Cortar limones Agregar agua

Agregar azcar Medir azcar

DIEZ ACTIVIDADES

Algunas guas que se recomiendan en la literatura para este paso son los siguientes:
A) Descomponer por reas de responsabilidad. B) Por categora de trabajo. C) Por localizacin geogrfica del lugar donde se llevara acabo cada parte del proyecto. D) Consideraciones de control, tanto econmico como de ejecucin.

DETERMINAR RELACIONES DE PRECEDENCIA ENTRE LAS ACTIVIDADES

Por principio las actividades pertenecen a un mismo proyecto total, as que deben de aguar entre si algunas relaciones en cuanto a secuencias de ejecucin. En general existen relaciones de precedencia debido a restricciones como: a)Restricciones fsicas o tecnolgicas. b)Restricciones de seguridad para el personal y el equipo utilizado. c)Restricciones debido a limitaciones de recursos. d)Restricciones por polticas administrativas

Para distinguir estas relaciones se pueden usar los siguientes cuestionamientos:

Qu actividades se pueden ejecutar al iniciar el proyecto sin haber realizado ninguna otra previamente? Qu actividades identifican la terminacin del proyecto? Para cada actividad no inicial preguntar: Qu actividades se deben terminar previamente antes de iniciar la ejecucin de este, esto es, encontrar sus precedentes o requisitos. Qu actividades se pueden ejecutar al mismo tiempo que esta?

En el ejemplo de preparar la limonada considere la divisin en seis actividades que son:

A B C D E F Conseguir jarra Conseguir azcar Conseguir limones Agregar agua Agregar limn y azcar Agitar

Se pueden identificar las siguientes relaciones de precedencia: Que actividad se puede ejecutar al inicio?

Para cada actividad no inicial se pueden identificar los siguientes requisitos:

Esta informacin se muestra a manera de tabla como sigue:

ACTIVIDAD A B C D E F REQUISITO A A, B, C D, E
Observe que para llevar a cabo la activad F ya no es necesario poner como requisito A, B, y C ya que esta relacin esta implcitamente en las actividades D y E, por ejemplo A es requisito de E que a su vez es requisito de F.

ESTIMAR RECURSOS POR CADA ACTIVIDAD

El siguiente paso es el estimar que recursos, principalmente tiempo, adems de dinero, hombres, equipo, etc. requiere cada una de las actividades. Estos datos se pueden obtener de diferentes fuentes, por ejemplo: Datos de actividades similares realizadas anteriormente. Estudio de tiempos previos. Experiencia y juicio. Etc.

Algunas guas para hacer estimaciones de tiempo requerido son:

Estime datos para una actividad a la vez independientemente de otras actividades. Suponga para cada actividad un nivel normal de recursos utilizados. Ignore fechas compromisos y otras restricciones de tiempo. Use unidades consistentes de tiempo al estimar la duracin de actividades del mismo proyecto. Para el ejemplo de a limonada, suponga las estimaciones siguientes de tiempo: Actividad A B C D E F Duracin (min) 10 5 15 1 12 1

REPRESENTAR GRAFICAMENTE UN PROYECTO

Grafica de Barras o Graficas de Gantt.

Representacin por medio de redes

Grafica de Barras o Graficas de Gantt.

Desarrollada por Henry L. Gantt. Claridad y sencillez. Difcil cuando es utilizada en cuestiones sofisticadas.
Una grafica de Gantt es bsicamente una grafica de barras que muestra la relacin entre las actividades a lo largo del tiempo.

Como metodologa general para representar un proyecto por medio de la grafica de Gantt se tiene la siguiente:
1.En el eje vertical liste todas las actividades de que se compone el proyecto. 2.En el eje horizontal representar unidades de tiempo. 3.Seleccione una actividad cuyos requisitos ya estn dibujados en la grafica, y represntela mediante una barra o lnea en la grafica respetando lo siguiente: a)Localcela a la altura correspondiente en el eje vertical. b)La longitud de la barra represente la duracin de la actividad en referencia al eje horizontal. c)La barra comienza donde termina el ultimo de sus requisitos. 4. Repita el paso 3 hasta que todas las actividades hayan sido representadas. La duracin del proyecto total viene representado por el punto de terminacin de la ultima actividad.

Ventajas y Desventajas
Ventajas Sencilla de construir y entender. Representacin global del proyecto. Desventajas No muestra explcitamente las relaciones de precedencia entre actividades. Difcil de modificar un proyecto buscando optimizar algn criterio. No muestra explcitamente las actividades claves del proyecto.