ANLISIS Y DISEO DE UN SISTEMA DE INFORMACIN PARA LA EMPRESAC.I. FLORES PRISMA S.A.

JUSTIFICACIN

Solucionar un problema en el manejo de la informacin en la empresa Flrez Prisma S.A., para poder tener un productividad acorde con los requerimientos del cliente, se diseara un sistema de informacin que permita proyectar con antelacin que proporcin de plantas por colores o variedades se deben sembrar para cumplir con estos requerimientos del mercado, evitando perdidas, en los costos de produccin como en los clientes por no tener el producto Con este sistemas se busca lograr una siembra de esquejes bajo una proyeccin que cumpla las composiciones de los pedidos en fechas determinadas, solucionando un gran problema en este sector agropecuario.

Misin:

C.I Flores Prisma S.A es una compaa exportada que contribuye en el desarrollo del pas, al producir y comercializando las rosas y claveles de excelente calidad, obteniendo un de alto nivel de la satisfaccin en sus clientes, por medio de un proceso de produccin que beneficia el aspecto social, ambiental y econmico a toda la gente involucrada en su actividad.

Visin:

Ser nacional e internacionalmente reconocidos siendo una compaa lder del sector floricultor.

Valores:

Principios:

Transparencia Calidad Cumplimiento Consistencia

Respeto Responsabilidad Eficacia Puntualidad

PROCEDIMIENTOS:

Los procedimientos establecidos para siembra y produccin en flores son: Compra de material vegetal para plantas madres y propagacin. Compra de esquejes para siembra directa en campo. Preparacin y esterilizacin de la tierra con diferentes procesos qumicos. Elaboracin de invernaderos con cubierta plstica para proteccin de la intemperie. Levantamiento de camas (parcelas) para la siembra del producto. Riego en abundancia con agua pura o con fertilizantes a las plantas. Labores culturales (pinch, desbotone, encauche, empiole, deshierbe, entre otras), durante las semanas de crecimiento (26 aprox.). Aplicacin peridica de fungicidas y plaguicidas durante todas las etapas de las plantas sembradas. Corte y cosecha del producto una vez inicia su ciclo productivo. Clasificacin en sala especializada para determinar grados de calidad. Elaboracin de bonches o ramos para vender de acuerdo a las exigencias de cada cliente. Tratamiento especial en hidratacin para dar mayor durabilidad de la flor en florero. Empaque de los ramos en sus respectivas cajas. Tratamiento especial de frio en cuartos especiales para mantener la frescura del producto durante su largo viaje hacia el cliente. Finalmente cargue en camin para transportar el producto al aeropuerto y enviar a los diferentes pases consumidores de nuestras flores.

ORGANIGRAMA

REA ESPECIFICA DE LA APLICACIN DEL SISTEMA

El rea especfica a la cual se va a presentar una solucin apropiada es la Gerencia de Produccin, de aqu se desprende el problema, es donde se realiza todo el proceso de produccin de las flores, y sus labores inician desde la seleccin de nuevas plantas madres y esquejes que van a sembrar a lo largo de una vigencia, para cosechar un producto que satisfaga el empaque ideal que solicita el mercado o los clientes en cada una de las fiestas del ao, que dependiendo de la temporada varia en la gama de colores y variedades. Dadas las caractersticas de responsabilidad de esta rea, corresponde a la Gerencia de produccin elaborar y entregar a las dems reas (Gerencia General, financiera y comercial) una proyeccin anual de la produccin por producto/color/variedad, que les va a entregar por semana, para determinar de tal manera la proyeccin de ventas por semana durante esa vigencia en el rea comercial, y las dems gerencias pueden con estas cifras realizar sus propios presupuestos de costos y gastos.

TECNOLOGA PROPUESTA

Crear una sistema de bases de datos que proporcionen una informacin, para tener un control y una accin de alta calidad que permita identificar y clasificar a los clientes potenciales, como cuales son sus requerimientos. se centra exclusivamente en perfilar las mejores oportunidades y los contactos clave ms importantes dentro del mercado , con el fin de mejorar la eficacia de sus producciones y acortar los ciclos de venta.

TECNOLOGIA DE PUNTA
La tecnologa de punta nos permite inicialmente recolectar en archivos de Excel, todo tipo de informacin tabulada en forma de tablas o bases de datos, con datos como: Nombre y codificacin de los productos a sembrar. Nombre y codificacin de las variedades. Nombre y codificacin de los colores. Nombre y codificacin los grados de calidad. Nombre y codificacin de los invernaderos. reas sembradas y reas vacas de la finca. Curvas promedio de produccin por planta/semana. Proyeccin ideal de ventas por color/variedad/grado de calidad/semana. Precios de venta por tallo temporada alta, media y baja. Productividad por mt invernadero ao por planta/variedad. Otros datos que surjan en la investigacin preliminar.

INNOVACIN TECNOLGICA

Las unidades de informacin no son ajenas a las innovaciones tecnolgicas, hoy por hoy hemos visto que los centros de documentacin, las unidades archivsticas, y las bibliotecas, la informacin de empresas pblicas y privadas utilizan recursos con tecnologa de punta para mejorar sus servicios, utilizando hardware, software, y se apoyan en el concepto de las bases de datos para almacenar, buscar y distribuir la informacin. Las bases de datos nos permiten manipular la informacin de una manera rpida y precisa, recuperacin que permite agilizar procesos y trmites al interior de las instituciones u organizaciones. Actualmente est al alcance de todos los sistemas operativos para computadores personales y empresariales la posibilidad de utilizar diferentes motores de bases de datos, que brindan mayor seguridad en la informacin y posibilidades en lo que tiene que ver con el manejo de bases de datos. Es posible usar Oracle, PostgreSQL, DB2, SQL Server, Access como motores de bases de datos.

ANTECEDENTES DEL TEMA

Los sistemas de informacin fueron considerados inicialmente como un elemento que poda proporcionar ahorros de coste en las organizaciones, en la medida que poda dar soporte a actividades operativas en las que la informacin constitua el principal elemento implicado. Las nuevas tecnologas relacionadas con base de datos, sistemas administradores de bases de datos y lenguajes de cuarta generacin, hicieron posible la integracin, en esta etapa surge la primera hoja electrnica de clculo comercial y los usuarios inician haciendo sus propias aplicaciones. Las aplicaciones estn orientadas a facilitar el control de las operaciones del negocio para hacerlas ms eficaces, tales como sistemas para control de flujo de fondos, control de rdenes de compra a proveedores, control de inventarios, control y manejo de proyectos, etc.

PROPSITO U OBJETIVO DEL ESTUDIO

Este proyecto pretende construir un anlisis de un sistema de informacin que le permita a la empresa mejoras en su operatividad, ofrecer servicios a todos sus clientes de manera rpida, segura y confiable. En la culminacin de este proyecto, se pretende ofrecer un valioso aporte de anlisis para la organizacin de todas las actividades respecto al manejo de informacin precisa y oportuna, desde un enfoque de Ingeniera de Sistemas aplicando aproximaciones del mundo real. Formar parte del mundo globalizado, contar con nuevas tecnologas que favorezcan la gestin y administracin eficaz de la informacin, siendo sta el activo ms importante de una organizacin; con lo que la empresa se ve estimulada a buscar una solucin que le permita tomar parte en el nuevo paradigma de empresa moderna.

DESCRIPCIN DEL SISTEMA

La empresa Flores Prisma S.A. tiene algunas formas de manejar la informacin pero no es la adecuada para tener un informacin oportuna actualizada y veraz, este ha sido el principal problema que ha ocasionado millonarias prdidas a las empresas floricultoras de la sabana de Bogot, objetivo por el cual, decidimos realizar un anlisis y diseo de una aplicacin para tener un control total de la informacin, de los proveedores de materia prima como de los clientes en general, as podremos saber qu flores son las ms apetecidas en determinado tiempo, cuales son estables, con esta informacin sabemos en qu tiempo cultivarlas, con esto tendremos clientes satisfechos y rentabilidad para la empresa mediante un proceso de Aseguramiento de ingresos, analizando los datos del rea de Servicio al cliente vs. rea de control y produccin.

I. PROBLEMA DE INVESTIGACIN:

En la Sabana de Bogot se ha detectado un gran problema que aqueja a todas las compaas floricultoras de la regin, en particular a la compaa Flores Prisma S.A. Estos cultivos necesitan vender su producto en composiciones o recetas de empaque muy especficos en su nmero de ramos por colores o variedades en determinadas fechas o fiestas del ao a nivel mundial, y carecen de un mecanismo o programa que pueda proyectar con antelacin que proporcin de plantas por colores o variedades que deben sembrar para cumplir con estos requerimientos del mercado, ocasionado gran prdida de flores que salen en temporadas que no corresponden y al no satisfacer los pedidos de los clientes, estos deciden no comprar ms y buscar sus pedidos en la competencia, generando en los floricultores cuantiosas prdidas econmicas, ya que est flor se termina botando a la basura o vendiendo el producto en el mercado local a precios que no alcanza a cubrir el costo de produccin.

La empresa realiza sus clculos apoyado en informacin almacenada en documentos de papel, en archivos de Excel, y conocimientos empricos de sus profesionales, lo que significa que todo lo relacionado con la gestin y administracin de la informacin, se realiza manualmente. Un primer anlisis nos permite identificar una problemtica muy concreta, expuesta en los siguientes puntos de vista: manipulacin de la informacin con mtodos muy anticuados de almacenamiento como papel y medios magnticos.
falta de informacin real que permita identificar la situacin actual de la empresa, generando implicaciones negativas en diferentes reas de la empresa. falta de una base de datos de informacin centralizada, lo que ocasiona tener duplicidad de la informacin o prdida de la misma con gran facilidad. carece de informacin real y oportuna que permita realizar unos indicadores de gestin puntuales que permita a sus dirigentes la oportuna toma de decisiones.

PLANTEAR EL PROBLEMA:

La empresa Flrez Prisma S.A maneja la informacin de manera manual en papel, hojas de Excel, anteriormente este mtodo era suficiente para el manejo de dicha informacin, debido al incrementos de pedidos y variedades de flores ya no es un mtodo apropiado para manejar la informacin de la compaa, imposible establecer la cantidad de esquejes, (estaca o estaquilla al trozo de tallo, de rama, de hoja o de raz que nos proponemos enraizar) tipos, variedades, colores que se deben sembrar y en qu tiempo sembrarlos para que den productividad en la temporada precisa para su comercializacin, debido a esto se han tenido millonarias prdidas por tener una produccin distinta a la que el cliente quiere para la poca, el principal problema es que no contamos con una informacin actualizada, oportuna y precisa que nos permita llevar una programacin y control sobre la informacin para saber que variedad de flores se requieren en las distintas pocas del ao y en qu lugar.

PROPSITO DE LA INVESTIGACIN:

El propsito de esta investigacin es dar solucin a los problemas que aquejan a la empresa Flrez prisma S.A, buscar los medios y herramientas necesarias que estn al alcance, para que la empresa no tenga perdidas si no que tenga un auge en el comercio, buscando que los clientes queden satisfechos con el producto, esto nos ayude a vender una buena imagen de la empresa y as poder expandir la comercializacin. Se pretende disear un sistema que nos permita llevar un control de la produccin, que nos permita tener una informacin actualizada, oportuna, as saber cules son las requerimientos de los clientes , buscando satisfacer las exigencias de un mundo globalizado, es de vital importancia contar con nuevas tecnologas que favorezcan la gestin y administracin eficaz de la informacin, siendo sta el activo ms importante de una organizacin; con lo que la empresa se ve estimulada a buscar una solucin que le permita tomar parte en el nuevo paradigma de empresa moderna. Este proyecto pretende construir un anlisis y diseo de un sistema de informacin que le permita a la empresa mejoras en su operatividad, ofrecer servicios a todos sus clientes de manera rpida, segura y confiable. En la culminacin de este proyecto, se pretende ofrecer un valioso aporte de anlisis para la organizacin de todas las actividades respecto al manejo de informacin precisa y oportuna, desde un enfoque de Ingeniera de Sistemas aplicando aproximaciones del mundo real. Controlar procesos que se desarrollen al interior de la empresa: La herramienta debe permitir monitorear todos los procesos de produccin que se desarrollan para generar un mayor control sobre variables de proyeccin, produccin, ganancias, y prdidas. Control de variables de produccin: Esta informacin permite a la entidad establecer e innovar en nuevos procedimientos de produccin que permitan mejorar la calidad del producto, satisfacer al mximo el cliente, y controlar que las perdidas estn dentro de los rangos establecidos.

IV. PREGUNTAS DE INVESTIGACIN:

* Es posible mejorar el porcentaje de cumplimiento de las ventas reales frente al presupuesto ideal de ventas, usando tecnologa de punta para realizar labores que desde hace muchos aos se vienen realizando de manera manual? * Se puede a travs de los motores de bases de datos minimizar el esfuerzo que hacen a diario las compaas de flores para almacenar grandes cantidades de informacin en libros y agendas, y su vez las aplicaciones informticas generar reportes de gran fiabilidad, para que las diferentes reas tome la decisin de guiarse por sus resultados? * Es posible conseguir una mejor productividad y una mejora sustancial en las ventas de flores usando tecnologa de punta? * Se puede recuperar la confianza de los clientes si les garantizando un mejor cumplimiento en la entrega de sus pedidos, soportados en las excelentes planeaciones de siembras que generan las nuevas aplicaciones sistemticas propuestas para tal fin? * Se puede a travs del uso de tecnologa de punta, reducir los tiempos y la mano de obra empleada en los cultivos de flores para realizar las planeaciones de siembra y presupuestos de produccin?

I. QU ES?
Las

bases de datos son conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto. Cada base de datos se compone de una tabla o ms tablas que guarda un conjunto de datos y estn relacionados entre s. Cada tabla tiene una o ms columnas y filas, teniendo acceso a ellas posteriormente tanto de forma separada como de forma conjunta. Los motores de bases de datos o tambin llamados SISTEMA GESTOR DE BASES DE DATOS (SGBD) es un conjunto de programas que manejan los archivos de la base de datos, el acceso a las tablas y relacione, permitiendo tener seguridad en la informacin almacenada bloqueando si es necesario su contenido para evitar modificaciones sin autorizacin.

II. PARA QU SIRVE?

El

Motor de base de datos es el servicio principal para almacenar, procesar y proteger los datos. El Motor de base de datos proporciona acceso controlado y procesamiento de transacciones rpido para cumplir con los requisitos de las aplicaciones consumidoras de datos ms exigentes de cualquier empresa. Usar un Motor de base de datos para crear bases de datos relacionales para el procesamiento de transacciones o datos de procesamiento analticos en tiempo real. Se pueden crear tablas para almacenar datos y objetos de base de datos como ndices, vistas y procedimientos almacenados para ver, administrar y proteger los datos.

III. CULES SON LAS CARACTERSTICAS PRINCIPALES?

Las principales caractersticas de los motores de bases de datos son: Redundancia mnima. Acceso concurrente de mltiples usuarios. Integridad de datos. Consultas optimizadas. Seguridad de acceso y auditoria. Respaldo de recuperacin.

IV. CULES SON ? VENTAJAS Y DESVENTAJAS

VENTAJAS DEL USO DE BASES DE DATOS:

Obtener

ms informacin de la misma cantidad de data: La base de datos facilita al usuario obtener ms informacin debido a la facilidad que provee esta estructura para proveer datos a los usuarios (si se tiene el privilegio). los Datos: Usuarios de distintas oficinas pueden compartir datos si estn autorizados. Esto implica que si un dato cambia de contenido como por ejemplo la direccin de un cliente, todos los usuarios que pueden acceder ese dato, vern inmediatamente el cambio efectuado. de Requerimientos Conflictivos: Para que la Base de Datos trabaje apropiadamente, necesita de una persona o grupo que se encargue de su funcionamiento. El ttulo para esa posicin es Administrador de Base de Datos y provee la ventaja de que Disea el sistema tomando en mente la necesidad de cada departamento de la empresa. Por lo tanto se beneficia mayormente la empresa aunque algunos departamentos podran tener leves desventajas debido a su idiosincrasia.

Compartir

Balance

Se

refuerza la estandarizacin: Debido a lo que se mencion previamente, es ms fcil estandarizar procesos, formas, nombres de datos, formas, etc.
controlada: Debido al sistema tradicional de archivos independientes, los datos se duplicaban constantemente lo cual creaba mucha duplicidad de datos y creaba un problema de sincronizacin cuando se actualizaba un dato en un archivo en particular. Lo cual trae como consecuencia, uso innecesario de los recursos de la computadora. Ojo!, la redundancia se controla, no se elimina por completo. Al controlarse la redundancia, cuando se actualiza un dato, todos los usuarios autorizados de la Base de Datos pueden ver el cambio independientemente de que estn trabajando en distintos sistemas. La base de datos tiene la capacidad de validar ciertas condiciones cuando los usuarios entran datos y rechazar entradas que no cumplan con esas condiciones. El DBA (Data Base Administrator) es responsable de establecer esas validaciones.

Redundancia

Consistencia:

Integridad:

Seguridad:

El DBA al tener control central de los Datos, la Base de Datos le provee mecanismos que le permiten crear niveles de seguridad para distintos tipos de Usuarios.
Flexibilidad y rapidez al obtener datos: Aqu el usuario puede fcilmente obtener informacin de la Base de Datos con tan solo escribir unas breves oraciones. la productividad de los programadores: Debido a que los programadores no se tienen que preocupar por la organizacin de los datos ni de su validacin, se pueden concentrar en resolver otros problemas inmediatos, mejorando de ese modo su productividad. el mantenimiento de los programas: Debido a que los datos son independientes de los programas, si ocurre un cambio en la estructura de una tabla (archivo), el cdigo no se afecta.

Aumenta

Mejora

Independencia

de los Datos: Debido a lo que se menciono previamente, los datos pueden modificarse para por ejemplo mejorar el "performance" de la Base de Datos y como consecuencia, no se tiene que modificar los programas.

DESVENTAJAS DEL USO DE BASES DE DATOS:

Tamao:

Al proveer todas las ventajas anteriormente mencionadas, el Sistema de Manejo de Base de Datos (DBMS) requiere de mucho espacio en disco duro y tambin requiere de mucha memoria principal (RAM) para poder correr adecuadamente. Complejidad: Debido a la cantidad de operaciones y a las capacidades del DBMS, se convierte en un producto complejo de entender. Esto requiere que los programadores y los analistas deben tomar cursos que los adiestren para poder comprender las capacidades y limitaciones del DBMS. Costo: Los productos de Bases de Datos costosos. Esto sin contar los adiestramientos del personal del centro de cmputos y de los usuarios.

Requerimientos

adicionales de Equipo: El adquirir un producto de Base de Datos, requiere a su vez adquirir equipo adicional para poder correr ese producto como por ejemplo, servidores, memoria, discos duros, etc. Si se pretende correr la Base de Datos con el mnimo de requerimientos, esta posiblemente se degrada y el "response time" al usuario se va a afectar grandemente. En caso de falla, el impacto es mayor: Si un componente de la Base de Datos sufre un desperfecto, se detiene las operaciones del producto por completo. Complejo el recuperar los datos: En caso de un accidente que corrompa la Base de datos, el proceso de recuperacin y de devolver a la Base de Datos su estado anterior al problema, es mucho ms complejo de ejecutar que en sistemas tradicionales.

V. CULES SON LAS APLICACIONES O USOS?

Las bases de datos son un componente imprescindible en cualquier sistema informtico, por tal razn debe de llevarse en paralelo la experticia en desarrollo de aplicaciones en una plataforma de software y el desarrollo y modelado de bases de datos en un motor de base de datos, por lo cual Soluciones Aplicativas tienen experiencia trabajando con diversos motores de bases de datos, dando servicios como: Generacin de modelos de datos para proyectos. Administracin de gestor de base de datos. Instalacin de gestor de base de datos. Soporte de base de datos.

VI. POR QU SE PUEDE APLICAR EN DETERMINADO PROBLEMA O EN CIERTOS SISTEMAS?

Las bases de datos tan solo se pueden aplicar en aquellos problemas que requieren manipular un nmero considerable de informacin, para ser almacenada de tal manera que permita obtener informes o salida de informacin que solucionen o den luz clara para tomar decisiones y solucionar los problemas existentes en las compaas. Dependiendo del tipo de motor de bases de dato seleccionado se puede usar en ciertos sistemas, ya que no todos los motores funcionan en todos los sistemas operativos.

VII. POR QU SE CONSIDERA UNA TECNOLOGA DE PUNTA O MODERNA?

Los motores de bases de datos son y lenguajes de desarrollo son considerados tecnologa de punta, ya que son una herramienta importante que brinda grandes aportes a la administracin y gerencia de las compaas e instituciones para duplicar o triplicar la productividad y garantizar tiempos de respuesta cortos en generacin de informes, que agilicen la toma de decisiones vitales para el desarrollo de las empresas.

GLOSARIO DE TERMINOS

Motor de bases de datos: Es un servicio que se utiliza para almacenar datos en formato relacional (tabular), es un conjunto de algoritmos que permite la gestin y optimizacin de bases de datos.
Hardware: Componentes fsicos del ordenador, es decir, todo lo que se puede ver y tocar. Se pueden clasificar en dos tipos: El que se encuentra dentro de la torre o CPU, y que por lo tanto no podemos ver a simple vista y el que se encuentra alrededor de la torre o CPU, y que por lo tanto, si que vemos a simple vista, y que se denominan perifricos. Software: Son las instrucciones que el ordenador necesita para funcionar, no existen fsicamente, o lo que es igual, no se pueden ver ni tocar. Existe dos tipos: Los Sistemas Operativos que tienen como misin que el ordenador gestione sus recursos de forma eficiente, adems de permitir su comunicacin con el usuario. El segundo tipo son las Aplicaciones que Son programas informticos que tratan de resolver necesidades concretas del usuario, como por ejemplo: escribir, dibujar, escuchar msica, jugar, trabajar. Entidad relacin: Es un tipo de modelo de datos conceptual de alto nivel que se emplea en el diseo de las base de datos relacionales. El modelo entidad-relacin muestra la estructura de la base de datos empleando todo tipo de herramientas conceptuales. Medios magnticos: Son dispositivos que almacenan la informacin por medio de ondas magnticas. Son medios magnticos los discos duros, discos de 3 1/2, cintas de audio o casetes. Cd, Dvd. Estos deben estar alejados de los campos magnticos y no se les debe acercar ningn cuerpo con propiedades magnticas (como los imanes, telfonos), ya que podran provocar la prdida irrecuperable de los datos ya almacenados. Normalizacin: Proceso para paramtrizar y estandarizar los campos de captura de informacin de la empresa y generar la base de datos. Anlisis: Proceso mediante el cual se revisa la informacin y se obtienen datos limpios.

VIII. QU TRABAJOS SE HAN REALIZADO POR DIVERSOS INVESTIGADORES ALREDEDOR DEL TEMA? PUEDEN SER PONENCIAS, ARTCULOS CIENTFICOS U OTROS

Chvez Reina, Eduardo Ren. (2012). Artculo Cientfico - Anlisis, diseo y desarrollo de un generador de cdigo fuente para gestin de informacin de MySQL, SQL Server y Access para los lenguajes Java, PHP y ASP.