LA GERENCIA Y LA GERENCIA DE SISTEMAS

JAIR MARTINEZ ESPITIA

La gerencia es un cargo que ocupa el director de una empresa lo cual tiene dentro de sus mltiples funciones, representar a una empresa en la sociedad frente a terceros y coordinar todos los recursos a travs del proceso de planeamiento, organizacin direccin y control, a fin de lograr objetivos establecidos.

PeroQu es la Gerencia?
Si buscamos en un diccionario de la lengua espaola, podemos encontrar que al hablar de Gerencia estamos hablando de las funciones bsicas de prever, planear, organizar, integrar, dirigir y controlar que una persona (gerente) debe realizar dentro de una organizacin. Adems, debe recordarse que a la alta direccin de la empresa, como el Presidente, Gerente General, Directores, etc. les corresponde tomar decisiones en gran magnitud e importancia para el buen funcionamiento de la empresa.

Principios esenciales de la gerencia.

La Fundacin Peter Drucker en un documento seala los siguientes principios esenciales del Management: 1. El management es una ciencia aplicable a los seres humanos. El papel de quien lo ejerce es hacer que stos trabajen juntos. A este respecto debemos recordar que no todos estamos preparados para ser jefes, sino que depende de nuestros atributos personales, actitudinales y sociales el desempearnos como buenos jefes. En muchas ocasiones, por el buen desempeo de un tcnico se le asciende al nivel de jefatura, y sucede que "se pierde un buen tcnico, y se gana un mal jefe", historia muy comn en nuestras empresas.

2. El management est inmerso en la cultura. Se necesita ser capaz de identificar las partes de su propia historia y tradicin que servirn de ladrillos para construir el futuro. Todos los empleados deben comprometerse con los valores y propsitos de la empresa, lo cual constituye el basamento de la cultura organizacional. Deben buscarse los mecanismos necesarios para que todos los empleados de la empresa se involucren positivamente en la bsqueda de la excelencia, debe hacrseles sentir que son parte importante en el cumplimiento de las metas organizacionales, y sobre todo, que la empresa pertenece a ellos.

3. No buscar resultados dentro de la empresa. Los importantes slo existen fuera de ella. Toda empresa surge por y para sus clientes, para satisfacer necesidades humanas, y el enfoque de este principio es precisamente ese, el mantener a nuestros clientes satisfechos nos augura una permanencia duradera en el mercado.

El Gerente del Siglo XXI.

En la actualidad, los cambios constantes en que vivimos, la incertidumbre del maana, el ciberespacio, la globalizacin, etc. hacen que los gerentes de todo el mundo se mantengan atentos a la realidad, informados y listos para actuar.

Ante esta modificacin de la economa mundial, caracterizada por:

Estructuras organizacionales ms giles. Apalancamiento por medio de un excelente servicio. Aprovechamiento de las ventajas competitivas. Madurez en el mercado. Diversificacin de productos.

Con base a lo anterior el perfil del Gerente del Siglo XXI deben poseer las siguientes caractersticas:

1. Poseer los conocimientos y madurez acadmica para cumplir a cabalidad con todos los proyectos que se le asignen.
2. Tener habilidades en la conduccin del equipo ejecutivo y convertirse en un lder dentro del grupo. 3. Ser una persona positiva, tener carcter y autoridad con su equipo, pero adems, reconocer y felicitar cuando las cosas se hacen bien. 4. Maximizar los valores ticos y morales, promover el respeto por el ser humano, complementar las acciones con el buen ejemplo, tanto en el ambiente laboral, como en el social y familiar (ser siempre la misma persona).

Para cubrir este nuevo rol, el nuevo gerente debe romper tres paradigmas de la gerencia basada en las viejas costumbres: . La administracin del personal basada en el castigo, la persecucin, la intolerancia y el regao constante, lo que lo llevara a trabajar solo, con un equipo desmotivado que no lo apoya. Por el contrario, el gerente actual tiene que contagiar a sus colaboradores de entusiasmo, ensearles a planificar y organizar eficientemente su trabajo y lograr que lleguen cada da deseosos de enfrentar los nuevos retos. Dedicar demasiado tiempo a pequeos detalles, desconfiando de lo que hacen sus colaboradores. Dejar de correr ante lo urgente. La administracin fracasa cuando lo urgente no da tiempo a lo realmente importante.

Que es Gerencia de sistemas

Despus de casi medio siglo de aparicin, las computadoras han llegado a innovar el mercado a travs de estrategias, tales como las Tecnologas de Informacin y Comunicacin (TIC), a pesar de que estas ltimas han sido desarrolladas recientemente, utilizando sistemas automatizados creando as una nueva gerencia, la Gerencia Informtica

Siendo algo ms que una simple Gerencia, es una Gerencia que interacta con todas la dependencias de la organizacin, por tal razn se constituye en una pieza clave para el desarrollo organizacional, brindando las pautas administrativas necesarias desde el punto de vista tecnolgico.

la Gerencia Informtica constituye gran parte del motor corporativo que ayuda a lograr los objetivos de la organizacin, por esta razn se deben profundizar el conocimiento para poder ponerlo en prctica en el momento indicado, todo esto relacionado con el uso de las diferentes herramientas informticas con la que cuente la organizacin.

La Gerencia de sistemas contempla las siguientes metas:

Gestionar el impulso de cambios con el fin de aplicar las nuevas ideas del mercado en la organizacin, desde el punto de vista estratgico.
1.

2. Ofrecer a los clientes soluciones revolucionarias con el fin de mejorar la gestin de sus organizaciones, implementando herramientas y tecnologas en los procesos estratgicos de la organizacin. 3. Formar profesionales de las TICs, con el fin de convertirlos en lderes de los procesos de cambio de las organizaciones. 4. Crear valor agregado a los servicios ofrecidos por la organizacin, a travs del uso de las herramientas tecnologas de informacin avanzada,

Principios de la Gerencia de sistemas

Alinear los objetivos de TI con los objetivos estratgicos de la Organizacin Ajustar los objetivos a pequeas metas para facilitar su realizacin Manejar la Gestin del tiempo con base a los recursos disponibles Proponer estrategias con base a prioridades y polticas de la organizacin Utilizar la gestin de costos TI para asegurar un retorno de la inversin Desafiar los retos y anticiparse a los cambios tecnolgicos y econmicos Comprender y aplicar la gestin de procesos como base organizacional Revisar permanentemente los procesos de la organizacin Mejorar la gestin de proyectos a travs de metodologas innovadoras Seleccionar los recursos TI de una forma eficiente y adecuada a la

Alinear los objetivos de TI con los objetivos estratgicos de la Organizacin

El objetivo primordial de cualquier organizacin radica en lograr todos los objetivos planteados, para lograr esto se necesita un lder que guie a la organizacin por la senda correcta hacia dichos objetivos, en conjunto con cada gerencia de la organizacin. Se debe procurar que los objetivos sean lo ms aproximados posibles a la visin de la organizacin, as mismo, enmarcados en la estabilidad (autosostenibilidad de la organizacin), las ventajas y los beneficios para la organizacin, as como tambin la evolucin de la misma.

Ajustar los objetivos a pequeas metas para facilitar su realizacin

Una de las deficiencias por la que falla una implementacin radica en la forma en que los objetivos a alcanzar son muy grandes, provocando el querer abarcar todo de una sola vez, entonces, se deben ajustar esos objetivos en pequeas metas alcanzables para que se pueda mostrar algn tipo de avance a corto plazo. Se debe establecer entonces un criterio de granularidad de las metas del proyecto pero estas deben ser escalables e integrables, para as poder asociar cada meta con un rea especfica, generalmente se solicita un desarrollo utilizando el modelo en espiral para in estableciendo las metas que pertenezcan a un objetivo mayor, de esa manera se debe acercar a el objetivo de un forma segura y continua, dando a conocer el avance parcial.

Manejar la Gestin del tiempo con base a los recursos disponibles

La planeacin es una de las actividades ms importantes de la gerencia, sin embargo existen pocos casos en que fracasa, porque la misma no est basada en los recursos disponibles, la planeacin con bases a los recursos, ayuda a tener xito, se le puede llamar recursos a: dinero, elementos tcnicos, al tiempo, humanos, etc. Por lo que, el gerente informtico debe ser un facilitador de forma equitativa de esos recursos para as alcanzar los objetivos. En cualquier organizacin, los recursos son escasos o muy limitados, por lo que un gerente debe saber administrarlos de la mejor manera posible y poderlos distribuir de la forma ms eficiente con respecto al tiempo disponible.

Proponer estrategias con base a prioridades y polticas de la organizacin

Todo objetivo de la organizacin debe estar enmarcado dentro de una estrategia, la estrategia consiste en la forma en que se debe desarrollar el logro de un objetivo, se deben definir los aspectos a considerar, los cuales ayudaran a delimitar los problemas, as como tambin cuales son las prioridades para definir el orden de realizacin de las mismas y as obtener un mejor rendimiento. Toda organizacin debe poseer una misin y visin, las cuales deben ser claras y alcanzables, ya con esto definido se puede realizar un plan para trazar la ruta hacia la consecucin de los objetivos de la organizacin, pero este camino no ser fcil no directo, por lo que se deben establecer estrategias para enfrentar y sortear cualquier retos que se presente, lo cual se puede establecer mediante un plan de accin.

Utilizar la gestin de costos TI para asegurar un retorno de la inversin

La gestin de costos tiene como objetivo principal la ejecucin eficiente del presupuesto asignado, para lograr esto de deben prever los costos y tener un control adecuado. Para la prevencin se deben tener claros los recursos a utilizar, por otra parte, se debe tener un historial para poder aplicar los criterios correctos sobre qu tipo de plan utilizar.

Por ltimo, se debe aplicar la transparencia de los costos, la cual se apoya en los catlogos de recursos de TI, y especifica el nivel de servicio, as como las caractersticas y precios, adems se muestra el listado de los bienes consumidos y el costo de ese consumo, al final, se debe presentar el informe total de gastos por unidad.

Desafiar los retos y anticiparse a los cambios tecnolgicos y econmicos

Los gerentes diariamente deben enfrentarse a los retos que la organizacin y los proyectos les presentan. Todas las actividades deben realizarse por el simple placer de realizarse, llevando a una simple motivacin intrnseca. Dicha motivacin crea una un compromiso natural, es decir, la gente debe estar comprometida con sus actividades para realizarlas correctamente. Este tipo de motivacin aunque un poco difcil de desarrollarse, es la que se debe utilizar y el lder o gerente informtico debe poderla implementar, tomando como premisas la exaltacin de los logros, los valores y los intereses del equipo. Como no solo cambia la tecnologa otro aspecto que se debe tener en cuenta es la economa, por ejemplo la tasa de cambio del dlar, la tendencia de los consumidores, etc. Un ejemplo claro es el cambio de versin de un sistema operativo, cuando esto sucede toda organizacin que se basa en TI, debi tener ya planes de contingencia para migrar sus sistemas a este nuevo sistema operativo, ya que muchos clientes utilizaran esta plataforma, o si realmente basado en un estudio no se justifica esta migracin, este es el tipo de decisiones que el gerente informtico debe tomar.

Comprender y aplicar la gestin procesos como base organizacional

de

Toda organizacin se basa en procesos, por esta razn la gestin de procesos es una parte fundamental para alcanzar los objetivos, estos procesos que varan desde el productivo hasta el de negocio son la base de la organizacin, se debe comprender su funcionamiento para mapear esa funcionalidad a una solucin tecnolgica. Adems, es importante conocer si existe alguna solucin tecnolgica que al proceso, pero se debe tener en cuenta que para todo proceso no es necesario desarrollar o adquirir una aplicacin, esto depende del giro de la organizacin y sus dependencias de trabajo. Se debe establecer la planeacin de los procesos, luego realizar un anlisis constante del comportamiento del mismo, para poder definirlos o ajustarlos a lo que la organizacin requiera, por esta razn debe existir un plan de cambio continuo.

Revisar permanentemente los procesos de la organizacin

Aunque se tenga un proceso automatizado, este ser eficiente, se debe tener un concepto claro sobre reingeniera para revisar peridicamente los procesos, se debe optar por un cambio continuo, ya que una reingeniera es un proceso largo, sin embargo si se tiene un cambio continuo de pequeas partes se puede tener siempre una revisin y se puede saber si el proceso es eficiente o no. Si se establece que la reingeniera de procesos ser lo mejor para la organizacin, se debe utilizar la tecnologa apropiada para establecerlo, porque la reingeniera podra empeorar el flujo normal de los procesos y por lo tanto rendimiento.

Mejorar la gestin de proyectos a travs de metodologas innovadoras

Teniendo una clara una metodologa de administracin de proyectos, dicha metodologa ayuda a realizar un desarrollo de una forma ordenada y eficiente . Esta administracin va desde riesgos, costos, desarrollo, control de calidad y la implementacin de la solucin. Las metodologas se pueden plantear de dos formas, una metodologa formal y una informal, la formal basada en una metodologa establecida, por ejemplos, metodologas lineales, de prototipos, espirales, etc. Mientras que la informal puede ser a travs de datos de prueba histricos de la organizacin que se han convertido en conocimiento y tienen un alto valor hacia el desarrollo de soluciones para esa organizacin especifica. La finalidad es establecer una disciplina, la cual guiar en las diferentes fases de una forma ordenada y eficiente para lograr la finalizacin del proyecto.

Seleccionar los recursos TI de una forma eficiente y adecuada a la estrategia organizacional

Las TIC forman una parte importante de las organizaciones, ya que en la actualidad se han convertido en piezas fundamentales debido a la fuerte dependencia hacia la tecnologa, hay muchos factores para decidir que tecnologa o que herramienta utilizar, entre algunos factores se pueden mencionar: El tamao de la organizacin, los objetivos planteados, los recursos monetarios asignados, el nivel de conocimiento de desarrolladores y usuarios, y el tiempo estipulado para la implementacin.

Otro tema importante es el nivel de outsourcing que se debe manejar, tambin depende de muchos factores, si se cuenta o no recursos tcnicos y humanos, o si los recursos monetarios son suficientes para subir el nivel de outsourcing, de esta forma mejorar los tiempos de entrega, etc. Sin embargo, lo ms importante es que si se opta por outsourcing se debe tener en cuenta lo siguiente: tener conocimiento del funcionamiento de la aplicacin, mejor si se tiene el cdigo fuente de la aplicacin, tener un completo soporte por parte del equipo de outsourcing para su implementacin, tener claro los requerimientos a solicitar, la empresa externa debe ser slida.

Aplicar tcnicas de control, como el monitoreo y la supervisin

Para que la planeacin no sea errnea, se debe tener monitoreada toda actividad delegada, controlar indicadores que den una pauta de fallo, as como supervisar personalmente los avances de desarrollos de la implementacin o de cualquier actividad. Para poder medir el rendimiento y as poder reajustar las estrategias, se debe implementar controles y mtricas que ayuden a la organizacin a medir el nivel de rendimiento, esto aplicado a todo el proceso del negocio, se puede utilizar monitoreo automtico, as como la supervisin a cargo del personal de la organizacin. Se debe recordar la importancia fundamental de la utilizacin de la funcin de control desde el mbito administrativo. Para lograr este cometido, se puede utilizar anlisis de tendencias y anlisis estadstico de nuestros valores monitoreados, siguiendo as el curso de la implementacin, teniendo los planes de contingencia o planes de accin en caso de cualquier eventualidad.

Emplear la gestin de documentos, priorizarlos con base a su valor

Lo importante de la priorizacin de documentos es identificar los diferentes niveles de valor y poder documentar en ese orden. La idea no es documentar todo proceso en masa y que nadie puede utilizarlo por la gran cantidad de documentacin desordenada, sino identificar rpidamente la documentacin requerida. En la ltima dcada ha surgido el tema de la Gestin del Conocimiento, que, no es ms que promover el aprendizaje a travs de portales web, ontologas, y tal vez la ms importante la documentacin.

Si se tiene documentado algn proceso, ser fcil analizarlo sin tener tanta experiencia en el, si por ejemplo, se debe parametrizar cierta aplicacin o cierta maquinaria y no se tiene el manual de usuario, sera imposible hacerlo bien, pero s en cambio se tiene un manual, entonces se lograr con xito. No solo es documentar por documentar, ya que esta documentacin debe realizarse de forma correcta, clara y entendible a personas que no conozcan del tema. Adems de la documentacin se puede aplicar tambin otros tipos de transferencia como la induccin basada en la documentacin y la capacitacin continua de los colaboradores de la organizacin y as subir el nivel de conocimiento en conjunto, inculcando as valores para el logro eficiente de los objetivos propuestos.