Gestin de los Riesgos del Proyecto Parte 1

Gestin de Riesgos
Trata de prevenir los problemas antes de que ocurran Qu es riesgo?

Gestin de los Riesgos

Un riesgo significa la posibilidad de algn dao o prdida En el contexto de un proyecto los riesgos estn relacionados con las oportunidades (resultados positivos) y las amenazas (resultados negativos) En resumen el propsito de administrar riesgos es:
Especficamente identificar factores que pueden impactar los objetivos del proyecto relacionados con alcance, calidad, tiempo y costo Cuantificar el impacto de cada factor Dar una lnea base para elementos no controlables del proyecto Mitigar los impactos ejerciendo influencia en aquellos elementos controlables del proyecto

Factores por los cuales se incrementa el riesgo en los proyectos

Tecnologas nuevas o no probadas Dependencia compleja de proyectos Falta de apoyo gerencial Falta de Involucramiento y compromiso de usuarios Falta de alineamiento del proyecto a los objetivos de la organizacin Restricciones estrictas de tiempo (fechas impuestas) Restricciones estrictas en presupuesto Falta de definicin en las medidas de desempeo Sistemas de comunicaciones poco efectivas en el proyecto Procesos de Administracin del proyecto inmaduros Procesos de Administracin del riesgo poco efectivos

Componentes del Riesgo

Evento Probabilidad del evento Consecuencia impacto (monto en juego) Estatus (probabilidad x impacto) Tiempo esperado que ocurra: cundo? Frecuencia anticipada de los eventos Qu tan a menudo
suceden?

Gestin de los Riesgos del Proyecto

Es un proceso sistemtico para identificar, analizar y responder a los riesgos del proyecto. Incluye minimizar los resultados negativos de los riesgos y maximizar los resultados positivos de las oportunidades Procesos Incluidos:
11.1 Planificar la Gestin de Riesgos: Decidir cmo se van a manejar los riesgos. 11.2 Identificar los Riesgos: Determinar cules riesgos pueden afectar el proyecto. 11.3 Realizar Anlisis Cualitativo de Riesgos: Anlisis de la probabilidad e impacto del proyecto basado en informacin subjetiva. 11.4 Realizar Anlisis Cuantitativo de Riesgos: Anlisis de la probabilidad e impacto del proyecto basado en informacin numrica. 11.5 Planificar la Respuesta a los Riesgos: Qu hacer con los riesgos identificados y priorizados. 11.6 Monitorear y Controlar los Riesgos: Dar seguimiento de los riesgos y de la apropiada re-planificacin.

Procesos dentro del Ciclo de Vida . . .

Inicio

Planeacin Ejecucin Cierre

Control

La declaracin de un riesgo...
Fuente Condicin Consecuencia

Contexto
Si bien la aplicacin puede ser convertida para su funcionamiento en Web (de acuerdo a lo indicado por el fabricante del software), nunca se disearon las polticas de seguridad y manejo de datos para este tipo de plataforma,....

Declaracin del riesgo

... puede que no funcione correctamente... ...y seguramente causara re-trabajo y problemas de integracin con los otros sistemas

Proceso de Gestin del Riesgo

Definicin del Proceso (RMP)* Anlisis
Cuantitativo o Cualitativo

Identificacin de Riesgos

Plan de Respuestas

Control y Monitoreo
*RMP = Risk Management Plan

Conceptos:
Aversin al Riesgo: persona u organizacin quien no quiere tomar riesgos Evento de Riesgo: Eventos o consecuencias que tiene la probabilidad de ocurrir en un proyecto y que son medidos por su impacto en el proyecto

11.1 Planificar la Gestin de Riesgos

Decidir cmo enfrentar los riesgos en un proyecto
Si la compaa cuenta con un mtodo estandarizado de manejar riesgos, debe usarse, de lo contrario, el equipo de el/ella deben de crear uno.
Entradas: Qu se necesita para iniciar?
Acta del proyecto (Project Charter) EDT (WBS) Tolerancia al riesgo de los interesados (stakeholders) Polticas de manejo organizacional de riesgos Roles y responsabilidades predefinidos (de la poltica organizacional) Plantillas (de la poltica organizacional)

11.1 Plan de Gestin del Riesgo

Describe cmo los riesgos del proyecto sern manejados NO atiende respuestas a riesgos individuales Puede incluir algo de lo siguiente:
Metodologa del manejo de riesgos (mtodo cualitativo, cuantitativo Roles y responsabilidades Presupuestacin Frecuencia: qu tan seguido sern revisados los riesgos Lmites/Umbrales (thresholds): de la meta vs con lo que el equipo del proyecto medir la efectividad de los riesgos gestionados Formato de reporteo Seguimiento (cmo lo voy a llevar a cabo)

11.1 Plan de Gestin del Riesgo - Ejemplo

Captulo I. Descripcin del proyecto
1.1 Objetivos (obtenerlos del acta de projyecto) 1.2 Proyecto 1.3 Caractersticas operacionales requeridas 1.4 Caractersticas tcnicas requeridas 1.5 Soporte requerido (roles y responsabilidades)

Captulo II. Resumen del Proyecto

2.1 Resumen de requerimientos 2.2 Metodologa de gestin del proyecto

Captulo III. Anlisis del riesgo Ambiental

3.1 Polticas de riesgo ambiental 3.2 Tolerancias al riesgo de los Stakeholders 3.3 Planes para administracin del riesgo ambiental

Captulo IV. Definiciones para la Administracin del Riesgo

4.1 Definiciones 4.2 Prcticas 4.3 Tiempos 4.4 Mtricas 4.5 Umbrales de riesgo

Captulo V. Procesos de Administracin del riesgo

5.1 Identificacin de riesgo 5.2 Anlisis cualitativo 5.3 Anlisis cuantitativo 5.4 Planes de respuesta al riesgo 5.5 Monitoreo y control

11.2 Identificar los Riesgos

Determinar cules riesgos pueden afectar al proyecto y documentar sus caractersticas Aunque el riesgo pueda ser discutido tan pronto como sea definido el proyecto, no puede iniciar ningn proceso formal de identificacin de riesgo hasta que el EDT (WBS) sea completado

La identificacin del riesgo sucede primeramente en la gestacin del proyecto (ver la grfica siguiente pgina)
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11.2 Identificacin de riesgos por ciclo de vida del proyecto

Aprobacin del proyecto Planeacin preliminar/detallada Ejecucin Cierre

Riesgos

Impacto $$

Eventos tpicos de riesgo por fase

tiempo
Pobre calidad Producto no aceptado por el usuario Cambios al vuelo Problemas de flujo de caja

No disponibilidad de expertos en la materia Pobre definicin del problema No hay estudio de viabilidad Objetivos no estn claros

No hay plan para Gestin de riesgos Especificaciones pobres No hay SOW o no est claro No hay apoyo de la gerencia Pobre definicin de roles Equipo inexperto

No existen habilidades para la labor Disponibilidad de material Cambios en alcance Cambios en calendario Requerimientos regulatorios No existencia de sistemas de control

OJO: Entre ms tiempo el riesgo y el impacto es mayor

11.2 Identificar los Riesgos

Herramientas utilizadas
Revisiones de documentacin Tcnicas de recogida de informacin
Tormenta de ideas (brainstorming) Usar el WBS Tcnica Delphi Entrevistas Anlisis FODA (Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas)

Usar los planes de riesgo de proyectos anteriores Pensar en fuente y consecuencia (If & Then) Si es posible, definir el sntoma (trigger o gatillo) Manifestaciones indirectas y tempranas de los riesgos detectados Permiten actuar con mayor oportunidad Listas de verificacin Anlisis de asunciones Tcnicas de diagramacin
Diagramas causa-efecto Diagramas de flujo de procesos o sistemas Diagramas de Influencia

Objetivo:
Una lista larga, inclusiva -con la informacin disponible- sin hacer valoraciones cuantitativas ...todava

Salidas
Registro de riesgos (incluye Riesgos, detonadores, entras a otros procesos)

11.2 Tipos de Riesgos

Existen varias maneras de clasificar los riesgos Dos tipos bsicos:
Riesgos de Negocio: riesgo de ganar (oportunidad) o prdida Riesgos puros o asegurables: solamente de prdida (incendio, robo, dao personal) Categoras del Riesgo
Tcnicos, calidad o desempeo Riesgos de gestin de proyectos Riesgos organizacionales Legales

Basado en fuentes:
Internos: cosas que el equipo de proyecto pueden controlar o influenciar Externos: cosas que van ms all del control o infurncia del equipo del proyecto

11.2 Tipos de Riesgos

Desde otro punto de vista
Conocidos (Known known): Certitumbre total Conocidos Desconocidos (Known unknown): Algn grado de incertidumbre Desconocidos (Unknown unknown): Total incertidumbre

Basados en el umbral de la gestin de proyectos (el ms prctico):

Tiempo Costo Calidad Alcance del trabajo o desempeo

11.2 Definiciones relacionadas con la identificacin Anlisis de asunciones o supuestos: examina la validez de los supuestos para identificar los riesgos del proyecto (hiptesis, escenarios y supuestos) Disparadores (triggers): Sntomas de riesgo o signos de alerta que indican un evento de riesgo est por ocurrir (manifestaciones indirectas de eventos de riesgo actuales) o han ocurrido
Los triggers permiten anticipar nuestra respuesta (actuar ms proactivo!!)

Inputs a otros procesos: pueden identificar una necesidad de actividad posterior en otra rea
Los riesgos generalmente sirven de entrada (input) a otros procesos como restricciones o supuestos

11.2 Identificar los Riesgos

Implica categorizar los riesgos de acuerdo a sus fuentes (y no por sus efectos). El PMBOK determina las siguientes fuentes de riesgo:
Administracin de Riesgos
Identificacin

Externos no predecibles Regulaciones Peligros naturales Efectos colaterales Terminacin

Externos predecibles Riesgos de mercado Operacionales Impactos ambientales Impactos sociales Cambios de moneda Inflacin Sistema tributario

Internos, no tcnicos Administracin Calendario Costo Flujo de efectivo

Tcnicos Cambios en la tecnologa Rendimiento Riesgos especficos a la tecnologa Diseo Complejidad del proyecto

Legales Licencias Derechos de patente Contractuales Pleitos internos y externos Fuerza mayor

11.3 Anlisis Cualitativo

Mtodos para priorizar los riesgos identrificados para acciones futuras Usualmente es un proceso rpido y econmico que provee entradas valiosas para el Anlisis Cuantitativo de los riesgos o del Plan de Respuesta de los Riesgos. Tcnicas y herramientas: Evaluacin de la probabilidad e impacto del riesgo Matriz de Evaluacin de Probabilidad/impacto Categorizacin del Riesgo Evaluacin de la calidad de los datos del riesgo Evaluacin de la urgencia riesgo Salidas:
Registro de Riesgos actualizada con:
Rankeo general del riesgo del proyecto Lista de los riesgos priorizados Lista de los riesgos para anlisis adicional y gestn de los mismos. 21 Tendencias en los resultados del anlisis cuantitativo de los riesgos

11.3 Anlisis Cualitativo

Evaluar el impacto y la probabilidad de los riesgos identificados
Objetivo: Determinar qu riesgos garantizan un respuesta y cules no

Existen dos mtodos alternativos para analizar riesgos:

Cualitativo (subjetivo): tomando una adivinanza educada, (p.e. Alta, Media o Baja) o una escala predefinida:1 al 10. Cuantitativo: estimacin por clculos

Determinar para cada riesgo identificado:

Probabilidad Impacto (monto en juego) Prioridad (ranking) para cada riesgo

El anlisis cualitativo es realizado en lugar del cuantitativo (el cual es ms exacto) debido al tiempo crtico del proceso de gestion de riesgos y la calidad de la informacin disponible (precisin de los datos)

11.3 Anlisis: Componentes del Riesgo

Probabilidad

C D

A B

Impacto

11.3 Anlisis Cualitativo: Matriz Simplificada

Probabilidad Costos
Alto

4 7 9
Bajo

2 5 8
Medio

1 3 6
Alto

Medio

Bajo

Impacto

11.3 Priorizando los riesgos

Basados en impacto y probabilidad

4 8 9
Bajo

3
5 7
Medio Impacto

1
2 6
Alto Probabilidad

Alta

Alta

Probabilidad Media

Alto impacto
Media Riesgo moderado

Baja

Baja

Bajo riesgo

Bajo

Medio Impacto

Alto

11.3 Anlisis - Conceptos importantes

Impacto del riesgo Trmino que indica en trminos cualitativos el efecto del riesgo en el proyecto en cuanto a la calidad del producto o servicio, costo o fechas Una posible escala sera: Bajo, medio, alto, muy alto

Probabilidad Posibilidad de que un riesgo pueda ocurrir Posibles escalas seran: Baja, media, alta Numrica (>0 y <1)

Valor del riesgo ( Amount at stake) Indica en trminos monetarios el valor del riesgo para el proyecto, una vez que se materialice

Amount at stake = Costo de la inversin prdida + Costo mnimo de restauracin

11.3 Anlisis - Conceptos importantes...

Nivel de exposicin actual al riesgo

Indica la proporcin actual de impacto que tiene el riesgo para el proyecto

NER = Probabilidad * Impacto

Valor esperado monetario (o valor estimado de la prdida) Indica en trminos econmicos el impacto actual del riesgo para el proyecto VEM = Probabilidad * Valor del riesgo

11.3 Anlisis - Conceptos importantes...

Estructura de Desglose de Riesgos (Risk Breakdown Structure RBS) Se utiliza para identificar y categorizar los riesgos del proyecto. Esta estructura provee al equipo del proyecto una clasificacin jerrquica de los diferentes riesgos, permitindoles enfocarse a los ms importantes.

11.4 Anlisis Cuantitativo

Ayuda a analizar de manera numrica la probabilidad de cada riesgo y sus consecuencias en los objetivos del proyecto, as como en toda la extensin el riesgo del proyecto. Tcnicas y herramientas
Tcnicas de recogida e interpretacin de la informacin
Entrevistas Distribucin de Probabilidades Juicio de Expertos

Tcnicas de Anlisis Cuantitativo y Modelacin

Anlisis de Sensibilidad Anlisis de rboles de Decisin Anlisis de Valor Monetario Esperado Simulacin

Salidas
Registros de Riesgos actualizados con::
Lista priorizada de los riesgos cuantificados Anlisis probabilstico del proyecto Probabilidad de lograr los objetivos de tiempo y costo Tendencias en los resultados del anlisis cuantitativo

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11.4 Matriz Probabilidad/Impacto

Para la evaluacin de probabilidad y valores numricos para el anlisis de impacto, se utilizan valores discretos en vez de resultados continuos (nmeros entre 0 y 100):
Escala ordinales (valores ordenados por calificacin): muy bajo, bajo, moderado, alto y muy alto. Escala cardinales 10%, 30%, 50%, 70%, 90% (valores lineales para probabilidad) o 0.5 / .1 / .2 / .4 / .8 (valores no lineales para probabilidad o impacto)

Ver la matriz simplificada en la siguiente pgina Ver la grfica 11-10 del PMBoK Estos valores son asignados en una base de riesgo-por-riesgo con el fin de priorizarlos y eventualmente determinar una respuesta a cada uno

11.4 Calificacin general de riesgo a un proyecto

Indica la posicin general del riesgo relacionado a otro proyecto comparando las clalificaciones de riesgo. La suma de todas las califdicaciones individuales del riesgo para determinar la calificacin del proyecto:
Una calificacin de proyecto comparada con otra La calificacin del proyecto comparado vs la calificacin de riesgo de la compaa.

Puede utilizarse para:

Asignar personal u otros recursos (ms $) a ciertos proyectos Realizar anlisis costo-beneficio para tomar decisiones Apoyar una recomendacin a iniciar, continuar o cancelar un proyecto (Go/no Go)

Riesgo A B C

% 0.9 0.3 0.5

Impacto Score 0.2 0.4 0.8 .18 .12 .40 0.7

Se tiene que comparar

Project Risk Score

11.4 Anlisis Cuantitativo

Los mtodos son preferentemente cuantitativos pero pueden ser cualitativos Anlisis Cuantitativo:
Expected Monetary Value (EMV) = Probabilidad x Impacto Riesgo X: Probabilidad: 30%; Impacto (prdida): $100,000

(0.3) x ($100,000) = $30,000

Riesgo Y: Probabilidad: 40%; Impacto: Retraso de 30 das

Considerando un costo de $2,000/da 30d x $2,000 = $60,000 (0.4) x ($60,000) = $24,000 El anlisis cuantitativo (que es mas complejo), depende de la cantidad y calidad de la informacin disponible

11.4 Otras tcnicas de cuantificar riesgos

Entrevistas: recordar que la persona que PERT (revisar Gestin del tiempo y Costo en el PMBoK) Anlisis de Sensibilidad: ayuda a daterminar cules riesgos tienen el impacto potencial en le proyecto: EMV y el clculo de la reseva de continegncia Simulacin Monte Carlo (revisar Gestin del tiempo y Costo en el PMBoK)
Revisar la figura 11-13 del PMBok pgina 259

11.4 Otras tcnicas de cuantificar riesgos Simulacin Monte Carlo

11.4 Otras tcnicas de cuantificar riesgos

rboles de decisin:
Utilizacin de un diagrama que describe la decisin a considerar y las implicaciones de escoger una u otra de las alternativas disponibles Incorpora probabilidades de riesgos y los costos o recompensas de cada ruta lgica de eventos y decisiones futuras El resolver un rbol de decisin indica cul decisin cede el valor ms grande esperado cuando todas la implicaciones, costos, recompensas inciertas y decisiones subsecuentes son cuantificados
Mayor utilidad, menor costo

11.4 Otras tcnicas de cuantificar riesgos rboles de decisin:

11.4 Gestin de Riesgos del Proyecto

Cuantificacin de Riegos: Distribucin Triangular

11.4 Gestin de Riesgos del Proyecto

Cuantificacin de Riegos: Distribucin Beta

11.4 Definiciones Adicionales

Independencia estadstica: La probabilidad de que ocurra un evento no afecta la probabilidad de que ocurra otro evento.
Ejemplo: Los dados Probabilidad de que ocurran juntos: Pa x Pb x Pn

Mutuamente excluyentes: Dos eventos se definen mutuamente excluyentes si ambos no pueden ocurrir en un mismo intento
Un Volado (lanzar una moneda al aire) Probabilidad de que ocurran juntos?