COMPRAS APROVISIONAMIENTO

DEFINICIN

Proceso de gerenciar estratgicamente la planeacin, adquisicin, movimientos, recepcin, produccin, empaque, almacenamiento y hasta distribucin y entrega al cliente de las materias primas, semielaborados, y productos terminados, desde los proveedores a travs de la empresa y hasta el usuario final en condiciones de producto adecuado, oportunidad, costo bajo y calidad.

LOGISTICA

COMPONENTES
1. 2.

3.

LOGISTICA

4. 5. 6. 7. 8.

9.
10. 11. 12.

COMPRAS INVENTARIOS TRANSPORTE ALMACENAMIENTO COMERCIO EXTERIOR IMPO / EXPO DISTRIBUCIN FSICA (NAL DFI) PLANEACIN DE PRODUCCIN SERVICIO AL CLIENTE PROCESAMIENTO DE PEDIDOS EMPAQUE OUTSOURCING PARTNERSHIP

CONCEPTO
LA LOGSTICA ES LA LTIMA FRONTERA DE LA RENTABILIDAD PETER DRUCKER

LOGISTICA

OBJETIVOS
Mantener la continuidad operativa del sistema organizacional. Garantizar el nivel de calidad especificado en cada material requerido Mantener y mejorar el nivel de beneficio de la compaa a travs de los costos de adquisicin. Mejorar los niveles de inventario disminuyendo, los niveles disponibles y de compra buscando un enfoque JIT Lograr los mejores mtodos de manipulacin y empaque de los materiales Sostener y proyectar a travs de un suministro cumplido y regulado el resultado en el servicio al cliente.

ESTRATEGIA LOGSTICA
MEJORAR SERVICIO AL CLIENTE REDUCIR COSTOS DE DISTRIBUCIN GENERAR UN VOLUMEN MAYOR DE VENTAS CREAR UTILIDAD DE TIEMPO Y LUGAR

RELACIN PROVEEDORES CON PRODUCCIN Y EL SERVICIO AL CLIENTE

Cumpliendo misin Cumpliendo polticas Bsqueda proveedores Seleccin de proveedores Desarrollo de proveedores Certificacin de proveedores Negociacin con proveedores Cumpliendo la misin Cumpliendo polticas (?) Planeando la produccin Programando la produccin Programando las tareas Dirigiendo personal Controlando la calidad del proceso Negociando con ventas (?)

COMPRAS
Manejo requerimientos Negociacin particular Tramite documentario 3 cotizaciones (?) Llamando Pidiendo plata-cupo Presionando por tiempo Satisfaciendo urgencias Por el no trabajo de otros

PRODUCCIN
Manejo de requerimientos de ventas Negociacin en cada caso con ventas Tramite documentario Necesidad urgente Requiriendo No le interesa el costo Presionado en el tiempo por ventas Satisfaciendo urgencias Por el no pronstico de ventas

UNIVERSO DE CLIENTES Y EL SERVICIO QUE RECIBEN

Satisfaciendo su necesidad Requiriendo el menor costo Requiriendo el menor tiempo Requiriendo la mejor calidad Requiriendo cosas especiales para

EL PROCESO DE LOS MATERIALES

INFORMACIN

PRONOSTICO

ALMACENAMIENTO

PRODUCTOS EN PROCESO PRODUCTOS TERMINADOS

RESPUESTA AL CLIENTE

ENTREGA

MATERIAL DE EMPAQUE

DISTRIBUCIN

MATERIAS PRIMAS

COMPRAS

PRECIO

GASTOS GENERALES
MANO DE OBRA

COSTO

MATERIALES

NIVELES DE LA ADMINISTRACIN

LA ADMINISTRACIN TIENE TRES NIVELES

DIRECTIVO = POLTICAS EJECUTIVO = REGLAS EJECUTOR = REGISTROS
LAS POLTICAS PROPORCIONAN UNA ESTRUCTURA PARA LOGRAR OPERACIONES CONSISTENTES Y BIEN EJECUTADAS

D
E e

(+) ALTA

CLASIFICACIN DE MATERIALES
MATERIALES PALANCA I ALTA (+) R BAJO (-)

MATERIALES ESTRATGICOS I ALTA (+) R ALTO (+)

BENEFICIOS INCIDENCIA EN MATERIALES NO CRITICOS I BAJA (-) R BAJO (-) MATERIALES CUELLO DE BOTELLA I BAJA (-) R ALTA(+)

(-) BAJA BAJO (-)

ALTO

(+)

JUNTA DIRECTIVA PRESIDENCIA

VICEPRESIDENCIA MERCADEO Y VENTAS DIRECCION DE DISTRIBUCIN

VICEPRESIDENCIA DE
PRODUCCIN GERENCIA DE SERVICIO AL CLIENTE JEFATURA DE REGISTRO DIVISIN DE SEGUIMIENTO

VICEPRESIDENCIA LOGSTICA GERENCIA DE COMPRAS

VICEPRESIDENCIA DE RECURSOS HUMANO

VICEPRESIDENCIA FINANCIERA

GERENCIA DE DIR. DE PLANEACIN ALMACENAMIENTO PRODUCCIN

JEFATURA DE DESPACHOS JEFATURA DE TRANSPORTE

JEFATURA COMPRAS NALES JEFATURA COMPRAS INTERNALES JEFATURA COMERCIO EXTERIOR

DIVISIN RECIBO JEFATURA DE PICKING Y PACKING

COORDINACIN PEDIDOS JEFATURA PROGRAMACIN

JEFATURA FACTURACIN

DIV. CONTROL PRODUCCIN

IMPORTANCIA DE ORGANIZAR LAS COMPRAS

1.

2. 3.

No es posible hacer ventas apropiadas o competitivas, si los materiales adquiridos para la fabricacin o la reventa tienen costos desproporcionados. La explotacin apropiada de una empresa depende de la renovacin organizada de su inversin. La ejecucin misma de la funcin compras permite a una empresa ser aconsejada en relacin con: Nuevos materiales que sustituyan con ventajas a los empleados. Nuevos productos a fabricar o vender Variaciones en tendencias que afecten a las ventas. Planeamiento de la produccin y fijacin de las normas polticas a seguir.

ACTIVIDADES GENERALES DEL REA DE COMPRAS

1.

a.
b. 2. a. b. c. d. e. f.

INFORMACIN Materiales Proveedores INVESTIGACIN Estudios de mercado de proveedores Estudio de materiales en uso Anlisis de costos de los materiales Investigaciones de fuentes de abastecimiento susceptibles de ser desarrolladas por la empresa Investigacin sobre proveedores Investigacin sobre materiales secundarios

ACTIVIDADES GENERALES DEL REA DE COMPRAS

3.

a.
b. c.

d.
e. f.

g.
h.

FUNCIONAMIENTO Constatacin de requisiciones Obtencin y anlisis de cotizaciones Determinacin de la forma comprar Programacin de las compras Entrevista a proveedores Negociacin de contratos Remisin ordenes de compra Seguimiento y vigilancia del cumplimiento

ACTIVIDADES GENERALES DEL REA DE COMPRAS

4.

a.
b. c. d. e.

f.
g. h.

AUXILIARES Procedimientos de oficina Tomar la mejor decisin de compra Normalizacin y simplificacin de actividades logsticas Sustitucin de materiales Ensayos y pruebas de artculos nuevos Presupuesto de adquisiciones Control de existencias Poltica de compras

ACTIVIDADES GENERALES DEL REA DE COMPRAS

5. a. b. c. d. e. f.

ACTIVIDADES AFINES Direccin de almacenes Direccin de transportes Seguros en general Inspeccin y mantenimiento de los elementos de transporte Recuperacin de materiales Contabilidad de materiales

TICA EN LAS COMPRAS

1.
2.

3.

CORTESA Y EQUIDAD (Hasta que punto?) INFORMACIN CONFIDENCIAL (Salvaguardar confidencias de la empresa y de los proveedores) DIVERSIONES (Hasta que punto? tienen los compradores cuentas de gastos?)

TICA EN LAS COMPRAS

4.

5.

6.

REGALOS Y DONATIVOS: Se aceptan? se prohben? se toleran? se rechazan?. Comparar con polticas de ventas. PUGNA DE INTERESES: Qu hacer cundo se presenta? responsabilidad de compras? CODIGO DE TICA DEL COMPRADOR

CDIGO DE TICA, VALORES Y PRINCIPIOS

1.

Proceso administrativo Responsabilidades del rea de compras Estructura del rea de aprovisionamiento Concepto de cross function Concepto de cross team work Concepto de calidad gerencial o de manejo (ISO) Medicin del logro Manejo de informacin y vinculacin tecnolgica.

CDIGO DE TICA, VALORES Y PRINCIPIOS

2.

Aspectos Relevantes Enfoque de medio ambiente = materiales, proveedor. Enfoque de servicio al cliente (integral) Enfoque de manejo de la competencia

CDIGO DE TICA, VALORES Y PRINCIPIOS

3.

Aspectos Legales Contratos y acuerdos con proveedores Actitud y disposicin para solucionar adecuadamente los conflictos y diferencias con proveedores Contenido legal de los contratos Respeto por el proveedor, su cultura, su negocio

CDIGO DE TICA, VALORES Y PRINCIPIOS

4.

Proceso de Negociacin Regalos, donaciones. Atenciones Participacin en eventos Precio legal Beneficio Legal (Para la empresa)

MTODOS PARA COMPRAR

1. a.

SEGN EL FACTOR DEL TIEMPO DE COMPRA Ajustadas a las necesidades Se compra lo necesario Productos de poca rotacin El problema es de tiempo No se tiene stock

MTODOS PARA COMPRAR

b.

Para perodos futuros especficos Materiales con consumo regular Variaciones de precio en el tiempo Perodos variables de consumo Costo almacenamiento Depende aprovisionamiento o del consumo

METODOS PARA COMPRAR

SEGN LA FORMA DE COMPRAR a. Sobre contrato
2.

mejor negociacin de precios No incremento de existencias Seguridad de abastecimiento continuo Enfoque legal Acuerdo por inspecciones, garantas, etc.

b.

Compras agrupadas. Segn origen, catalogacin, rotacin, costo. Se agrupan los pedidos para disminuir costos y gastos

METODOS PARA COMPRAR

c.

Compras programadas

Segn el consumo real El proveedor es un almacn propio Buena calidad por conciencia del proveedor Buen nivel de oportunidad Reduccin de inventarios Bajo costo de comprar

METODOS PARA COMPRAR

3. Segn el mercado
Segn programa de produccin Estudio permanente del mercado Pronsticos de cantidad y precio Asegurar aprovisionamiento futuro Mtodo para consumo estable

METODOS PARA COMPRAR

4.

Especulativas
Mayor riesgo a lo normal Se usa por la variacin del precio Basado en la utilidad que se pueda obtener Requiere compromiso de otras reas Inmoviliza el flujo de caja.