INSTRUCTIVO DE LLENADO DE UNA GUIA AEREA A continuacin se presenta un formato de gua area (puede variar ligeramente de empresa a empresa),

y un instructivo de cmo llenarla. Para facilitar la comprensin del lector, se ir presentando por segmentos, para finalizar con la presentacin del documento completo y de un ejemplo de uno lleno.
Shipper's Name and Address

Consignee's Name and Address

2
Issuing Carrier's Agent Name and City

3
Agent's IATA Code

Acount No.

Airport of Departure (Addr. Of First Carrier) and Requested Routing

1.- Shippers name and address: se anota el nombre y domicilio fiscal del expedidor de la mercanca (exportador o comercializador). No hay obligatoriedad de indicar el nmero telefnico (con clave de marcacin internacional 52), pero se sugiere hacerlo. 2.- Consignees name and address: se anota el nombre y domicilio fiscal del consignatario de la mercanca (importador o comercializador). No hay obligatoriedad de indicar el nmero telefnico (con clave de marcacin internacional 52), pero se sugiere hacerlo. 3.- Issuing Carriers Agent name and City: se anota el nombre y la ciudad en la que se encuentra el integrador logstico (agente de carga, consolidador o 3PL) que est encargndose del embarque. 4.- Agents IATA Code: se anota el nmero del agente ante IATA. En Mxico, una empresa para poder registrarse como agente de carga y as poder tener acceso a guas master fsica o bien a dotaciones de nmeros de guas master de las distintas lneas areas, debe estar registrada ante IATA, 5.- Account number: se anota el nmero de cuenta contable del agente de carga ante la lnea area. Este campo prcticamente ha cado en desuso a raz del registro de los agentes ante IATA. Puede ir en blanco. 6.- Airport of Departure (Addr. of First Carrier) and Requested Routing: se anota el nombre completo del aeropuerto de salida de la carga.

Elaborado por Genaro de Jess Portales Rodrguez

AIR WAY BILL

8
Copies 1, 2 and 4 of this Air Waybill are originals and have the same validity
It is agreed that the goods described herein are accepted in apparent good order and condition (except as noted) for carriage SUBJECT TO THE CONDITIONS OF CONTRACT ON THE REVERSE HEREOF, ALL GOODS MAY BE CARRIED BY ANY OTHER MEANS INCLUDING ROAD OR ANY OTHER CARRIER UNLESS SPECIFIC CONTRARY INSTRUCTIONS ARE GIVEN HEREON BY THE SHIPPER, THE SHIPPER'S ATTENTION IS DRAWN TO THE NOTICE CONCERNING CARRIER'S LIMITATION OF LIABILITY. Shipper may increase such limitation of liability by declaring a higher value of carriage and paying a supplemental charge if required.

Accounting Information

7 y 8.- Air Way Bill: debe anotarse el nmero de las guas areas master o house (segn corresponda). En ocasiones el nmero de la gua master aparece por fuera del recuadro del formato de la gua area. La gua master est conformada por once dgitos de los cuales los tres primeros corresponden al prefijo de la lnea area (consultar libro TACT de IATA). La gua house puede ser cualquier combinacin de letras y nmeros o bien contener solamente nmeros. 9.- Accounting Information: en este espacio se puede anotar cualesquiera informacin contable respecto al embarcador, al consignatario, al tipo de cambio del da, etc. En ocasiones se deja en blanco.

To

By First Carrier

to

by

to

by

10

11

12 13

14 15

10, 12 y 14.- To: deben anotarse las siglas (tres letras) de los aeropuertos de conexin y destino final (consultar libro TACT de IATA). No es necesario que los tres recuadros lleven informacin. Cuando una mercanca necesita hacer ms de tres conexiones para alcanzar su destino final, suelen ponerse nicamente el primer y ltimo vuelos. 11.- By First Carrier: se anota el nombre o las siglas (dos letras) de la lnea area que est realizando el primer tramo del trayecto de un embarque de exportacin (consultar libro TACT de IATA). 13 y 15.- By: en caso de que un embarque de exportacin tenga que hacer conexiones, en estos recuadros se colocan las siglas de las aerolneas que proveen el servicio en cada tramo del trayecto.

Elaborado por Genaro de Jess Portales Rodrguez

1 8

1 9

2 0

2 1

Currency

CHGS Code

WT/VAL

Other COLL PPD COLL

Declared Value for Carriage

Declared Value for Customs

16

17

PPD

22

23

16.- Currency: se anotan las siglas de la moneda (tres letras) en la cual se presentan los cargos en la gua area (ver libro TACT de IATA). 17.- Chgs. Code: se anota la clave para indicar si los gastos irn prepagados (PP), al cobro (CC) o bien combinados. 18.- Wt/Val PPD: se utiliza cuando el flete areo es prepagado. Pueden utilizarse letras o bien cruzar el recuadro o utilizar xxx. 19.- Wt/Val COLL: se utiliza cuando el flete areo es por cobrar. Pueden utilizarse letras o bien cruzar el recuadro o utilizar xxx. 20.- Other PPD: se utiliza cuando los dems gastos (distintos al flete areo) son prepagados. Pueden utilizarse letras o bien cruzar el recuadro o utilizar xxx. 21.- Other COLL: se utiliza cuando los dems gastos (distintos al flete areo) son por cobrar. Pueden utilizarse letras o bien cruzar el recuadro o utilizar xxx. 22.- Declared Value por Carriage: cuando el exportador desea proteger el valor de la mercanca y recurre al mecanismo conocido como valuacin, en este recuadro se anota el valor del embarque. Cuando no habr valuacin se utilizan las letras NVD (non value declared). 23.- Declared Value por Customs: cuando el exportador desea declarar el valor del embarque para propsitos aduanales (en destino), se anota en este recuadro el valor del embarque. Si no se desea sealar el valor del embarque se utilizan las letras NVD (non value declared).
Airport of Destination Flight/Date Flight/Date Amount of Insurance

24

25

26

27

24.- Airport of Destination: se anota el nombre completo del aeropuerto de destino. 25 y 26.- Flight/Date: se anota el nmero de vuelo de salida y la fecha del mismo. Cuando una mercanca requiere de ms de dos vuelos para llegar a su destino final, pueden anotarse cualesquiera de ellos, siendo lo ms comn el primero y el ltimo. 27.- Amount of Insurance: cuando el exportador desea asegurar su mercanca con la lnea area y sta ofrece ese servicio, en este recuadro se anota el valor del embarque. Si no se desea asegurar el embarque o bien no existe este servicio, se utilizan las letras NIL (no insurance liability).
Handling Information

28

28.- Handling Information: en este recuadro se anota cualquier leyenda que ayude al mejor manejo del embarque, tales como: frgil, manjese con cuidado, producto
Elaborado por Genaro de Jess Portales Rodrguez

perecedero, materiales peligrosos, no se incline, no se exponga a Rayos X, etc. Todas estas leyendas deben ir en idioma ingls. Tambin puede utilizarse para agregar informacin requerida por el exportador, por ejemplo, nmero de lote, nmero de pedido, nmero de bultos en cada tarima, nombre y telfono de la persona a contactar, etc. Los agentes de carga y las lneas area suelen utilizar este espacio para poner el nmero de bultos y sus dimensiones cuando el recuadro especialmente dedicado a esto est completamente lleno y an falta proporcionar informacin.
No. Of Pieces RCP Gross Weight R C Commodity Item No. Tot Chargeable Weight Rate / Charge al Nature and Quantity of Goods (incl. Dimensions or Volume)

29

30

3 1

32

33

34

35

36

37

38

39

29 y 37.- No. of Pieces RCP: debe anotarse el nmero de piezas que conforman el embarque. Por piezas se entienden unidades sueltas (bultos, cajas, sacos) o bien carga entarimada. En ocasiones puede haber en un mismo embarque mercancas que pagan dos tipos diferentes de tarifas, de ah la existencia del recuadro 37, que sirve para totalizar. 30 y 38.- Gross Weight: se anota el peso bruto del embarque. En caso de que haya mercancas que pagan distintas tarifas, en la casilla 38 se totaliza el peso. 31.- RC (rate code): la informacin correspondiente a este recuadro la tienen nicamente las lneas areas o los agentes de carga y tiene que ver con los tipos de tarifas areas que existen (M = mnimo, Q = por cantidad, U = por contenedor), etc. En ocasiones va en blanco. 32.- Commodity Item No.: en este recuadro debe anotarse el nmero de cuatro dgitos que identifica a aquellos embarques que tienen tarifas especiales de comodidad (tarifas con descuento entre un punto de origen y otro de destino determinados). Si la mercanca que se est manejando no tiene tarifa de comodidad, puede dejarse en blanco. 33.- Chargeable Weight: se anota el peso cobrable, ya sea el mayor del peso bruto o volumtrico, o bien el que se declara para que la empresa exportadora se beneficie de una menor tarifa unitaria. 34.- Rate/Charge: se anota la tarifa unitaria (por kilogramo) correspondiente al embarque. 35 y 39.- Total: se anota el resultado de la multiplicacin del peso cobrable (33) por la tarifa unitaria (34). Si hubiese dos mercancas que pagan distintas tarifas unitarias, el gran total se coloca en la casilla 39. 36.- Nature and Quantity of Goods (incl. dimensions or volume): se anota una breve descripcin del tipo de mercanca que se enva, as como los distintos tipos de bultos (si aplica) que conforman el embarque y las dimensiones de cada uno.

Elaborado por Genaro de Jess Portales Rodrguez

Prepaid

Weight Charge

Collect

40
Valuation Charge

41 43

42
Other

44 46 48
Total Prepaid Total Other Charges due Agent

45 47 49
Total Collect

Total Other Charges due Carrier

50 52

51

Currency Conversion Rates

CC Charges in Dest. Currency

53

40 y 41.- Weight Charges Prepaid o Collect: se anota la cantidad del flete segn sea prepagado o por cobrar. 42 y 43.- Valuation Charges Prepaid o Collect: se anota la prima de valuacin (la cantidad a pagar) segn sea prepagada o por cobrar. Puede ir en blanco. 44 y 45.- Other: se anotan otros cargos que no tengan una casilla especfica segn sean prepagados o por cobrar. Puede ir en blanco. 46 y 47.- Total Other Charges due Agent: se anota la suma de los otros cargos que correspondan a servicios prestados por el agente de carga (integrador logstico) segn sean prepagados o por cobrar. 48 y 49.- Total Other Charges due Carrier: se anota la suma de los otros cargos que correspondan a servicios prestados por la lnea area segn sean prepagados o por cobrar. 50 y 51.- Total Prepaid y Total Collect: se anota el gran total de los cargos 40 a 49, segn estos sean prepagados o por cobrar. 52.- Currency Conversin Rate: se anota el tipo del cambio del da para convertir de una moneda extranjera a dlares americanos o bien a la moneda local de arribo del embarque. Es un cargo que se llena en el pas de destino. 53.- CC Charges in Dest. Currency: se anota la cuota conocida como charges collect fee (cargo por financiamiento) correspondiente a aquellos cargos al cobro. Puede ir en blanco o bien llenarse en el pas de destino al arribo del embarque.
Other Charges

54
Shipper certifies that the particulars on the face hereof are correct and that insofar as any part of the consignment contains dangerous goods, such part is properly described by name and is in proper condition for carriage by air according to the applicable Dangerous Goods Regulations.

55
Signature of Shipper or his Agent

56
Executed on (date)

57
at (place)

58
Signature of Issuing Carrier or its Agent

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54.- Other Charges: deben anotarse las claves de todos aquellos cargos que no estn relacionados con el flete o bien los nombres de stos, como por ejemplo, sobrecargo de combustible (FSC), sobrecargo de seguridad (SSC), seguro (IN), etc. 55.-Signature of Shipper or His Agent: se anota el nombre de la empresa que realiza la exportacin o bien del agente de carga correspondiente. 56.- Executed on (date): se escribe el nombre del lugar en que se llenan los documentos. 57.- At (place): se escribe la fecha en la que se llenan los documentos. 58.- Signatura of Issuing Carrier or Its Agent: se anota el nombre de la persona que llen los documentos de transporte y firma el documento. Vamos ahora el llenado de la gua area, a travs de un ejemplo: Un 3PL tiene varios embarques que sern consolidados. Para el embarque utilizar la guas master no. 406-3073-6182. Los datos de los embarques son los siguientes: Concepto Embarque No. 1 Embarque No. 2 Embarque No. 3
Embarcador Texas Instruments de Mxico, S.A. de C.V. Jess Rivera Franco No. 507 Col. Industrial C.P. 20290, Aguascalientes, Ags., Mxico Texas Instruments Japan, Ltd. Oyama Plant 305 Tanagashira Oyama-Cho, Sunto-Gun, Shizouka-Ken, 410-1396 Japan 1 skid 1,500 kgs. 100x100x100 cms. Molde de acero inoxidable USD$ NVD Indicar el nmero de la factura Misc-Mach02 y de la pliza de seguro de Zurich 07659-4752003 Transportacin Cisco in Care of Jabil Circuits de Mxico, S.A. de C.V. Av. Valdepeas No. 1993 Col. Lomas de Zapopan, C.P. 45130, Zapopan, Jalisco, Mxico Cisco Systems K.K. Shinjuku Mitsui Building Nishishinjuku, 163-0409 Shinjuku-Ku, Tokyo, Japan 5 cajas de carton 90 kgs. 90x80x80 cms. Ruteadores USD$14,138 Indicar que la orden de venta va anexa a la gua Transportacin Corte de gua (AWA) = USD$25 Recoleccin (PUA) = USD$0.15/kg con USD$45 mnimo Despacho aduanal (CHA) = USD$80 Gastos en destino (INA) = USD$0.12/kg bruto Asegurar con la lnea area Prepagados KWEG030178 Jabil Circuit de Mxico, S.A. de C.V. Av. Valdepeas No. 1993 Col. Lomas de Zapopan C.P. 45130, Zapopan, Jalisco, Mxico Asgent Inc. C/O Pfu Tohto 3-124 Kaijincho, Funabashi Chiba-Ken, 103-0016 Japan 10 cajas de cartn 8.2 kgs. 17x51x61 cms. Routeadores USD$ NVD Indicar el nmero de la factura NK00000624 Transportacin Corte de gua (AWA) = USD$25 Recoleccin (PUA) = USD$0.15/kg con USD$45 mnimo Coordinacin (MZA) = USD$0.10/kg bruto

Consignatario

Piezas Peso unitario Dimensiones Mercanca Valor factura Instrucciones de manejo

Servicios solicitados

Fletes y gastos Guas House

Prepagados KWETSC030045

Al cobro KWEG030177

Las tarifas area con las que cuenta el 3PL son las siguientes: Rango de Peso (kgs) Tarifa (USD/kg) +45 kgs. $2.20 +100 kgs. $ 2.00 + 300 kgs. $1.80 + 500 kgs. $1.70 +1000 kgs. $1.60 La lnea area cobra adems USD$0.10/kg cobrable por concepto de sobrecargo de seguridad (SSC), USD$0.10/kg cobrable de sobrecargo de combustible (FSC) y el 1% del valor factura de seguro. La ruta que seguir el embarque es la siguiente: GDL-LAX 5X6089 09:30-10:30 Abril. 25 LAX-ANC 5X6881 14:30-20:00 Abril. 25 ANC-NRT 5X6950 04:00-09:00 Abril. 26/Abril 27
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Los datos del agente de carga en origen son los siguientes: Kintetsu World Express (Mxico), S.A. de C.V., Av. Aviacin No. 1002-20, Parque Industrial Ferrn, Col. San Juan Ocotn, C.P. 45019, Zapopan, Jalisco, Tel: (33) 3682-0564 y su nmero de cuenta en IATA es 86-10009-0005. Los datos del agente de carga en destino son los siguientes: Kintetsu World Express, Inc., Shinjuku Import Sal, 5th. Floor, Shinjuku 171 Building, 1-7-1 Shinjuku, Shinjuku-Ku, Tokio, 160-0022, Japan. La gua area correspondiente al embarque no. 1, quedara como sigue: (ver formato en Excel). Regresar a la pgina principal.

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