INTRODUCCIÓN A LA TECNOLOGÍA
INFORMÁTICA
Software Colaborativo
Guía del Estudiante
Facultad de Ingeniería
Escuela de Ingeniería de Sistemas y Computación
Introducción a las Tecnologías Informáticas (I.T.I.)
Tabla de contenido
Introducción
Concepto
Características
Tipos de Herramientas
En la Práctica con Google
Correo Electrónico Gmail
Gestión de Grupos Groups
Gestión de Documentos Docs
Agenda – Calendar
Sitios Web – Sites
Videoconferencias – Hangouts
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Introducción
El trabajo colaborativo, es una forma de trabajo que ha adquirido un alto nivel de
importancia ya que es utilizado en todos los ámbitos de la actividad humana, sea en la
empresa, la universidad, y todas aquellas actividades donde la participación de los
usuarios se realiza mediante la asignación de tareas y funciones. En la actualidad la
distribución geográfica de los miembros de un equipo de trabajo es diversa al igual que los
tiempos y obligaciones de estos, debido a todas estas necesidades y gracias a la
evolución tecnológica, surge lo que hoy se conoce como “Trabajo colaborativo asistido por
computador”, que no es otra cosa que un conjunto de procesos de trabajo necesarios para
alcanzar unos objetivos, más las herramientas informáticas que dan el soporte necesario
para desarrollar esos procesos
Concepto
El software colaborativo es un conjunto de programas informáticos que soportan el trabajo
en colaboración de grupos de personas sin importar su ubicación geográfica, con muchos
usuarios concurrentes que se conectan a través de una red (internet o intranet), es decir,
dos o más participantes interactúan con otro de manera que cada persona ejerce
influencia y es influenciado por otra u otras personas. No existe un límite al número de
participantes.
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Características del Software Colaborativo
Comunicación: Intercambio de información entre los miembros del equipo para el
cumplimiento de sus tareas.
Coordinación: Provee mecanismos para ajustar la realización de las tareas y funciones
entre los integrantes del grupo de trabajo al igual que para su control y administración.
Colaboración: Herramientas para que los miembros del grupo de trabajo puedan trabajar,
colaborativa y cooperativamente, sobre contenidos informativos.
Tipos de Herramientas
Actualmente existe una gran cantidad de herramientas y aplicaciones Web 2.0 disponibles
en Internet. Estas pueden clasificarse en: Publicidad, Blogging, Bookmarks, Catálogos,
Chat, Comunidades, Colaborativas, Educativas, Correo, Eventos, News Feeds, Búsqueda,
Compras, Etiquetamiento (Tagging), Video, Widgets y Wiki, entre otras.
Basándose en los elementos del aprendizaje colaborativo y su potencial para la
educación, la lista se puede reducir dando algunos criterios de selección como son:
Soporte para comunicación y colaboración entre los participantes
Nivel de soporte para evaluar el nivel de participación de grupos e individuos
Número de actividades Web 2.0 y herramientas que se soportan
Que sea de código libre con licencia GPL y que sea libre de usar y modificar
Calidad del API Web 2.0, incluyendo soporte
Buena documentación y guías para usuarios y desarrolladores
Interfaz de usuario con buen diseño
Algunas de estas herramientas son:
1. Mindmeister:
Permite a los usuarios convertir texto en mapas
mentales. Permite la colaboración en línea de varios
usuarios en la elaboración colaborativa de mapas
mentales. La forma de trabajar es sencilla: se alimenta
una lista ordenada de artículos que puede ser editada o
formateada para formar mapas mentales. Permite crear, administrar y compartir en
cualquier momento desde cualquier lugar. En Mindmeister se pueden realizar
actividades Web 2.0 conocidas como Publicar, Editar contenidos y Clasificación
grupal (Folksonomy).
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2. People Aggregator:
PeopleAggregator es una aplicación Web 2.0 que sirve
para crear redes sociales personalizadas. El software es
de código libre y gratuita para organizaciones sin
propósito de lucro como oficinas de gobierno,
desarrolladores de software y estudiantes. Las actividades Web 2.0 que se pueden
realizar en PeopleAggregator son Redes Sociales, Blogging, Folksonomy,
Publicación de Contenidos y Compartición de Recursos.
3. Google:
Ofrece una serie de servicios en la red, que permiten
gestionar información y documentación de forma
colaborativa. Estos servicios son en su mayoría gratuitos,
pueden utilizarse como herramientas de administración de
proyectos.
4. Confluence:
Es una aplicación web práctica y simple que facilita a equipos
de trabajo colaborar y administrar el conocimiento. Es una Wiki
empresarial que se utiliza principalmente en el mundo
corporativo. Permite la Colaboración, Edición de Contenidos,
Compartir Contenidos y es una plataforma que se puede extender para cubrir
nuevas necesidades. Otras actividades soportadas por Confluence son
Publicación de Contenidos, Blogging, Edición Colaborativa de Contenidos,
Compartición de Contenidos y Alimentaciones RSS.
En la Práctica con Google
Google Apps es una suite poderosa de herramientas online 100% web para
mensajería y colaboración que satisfacen las necesidades fundamentales de la
empresa, incrementa la productividad y reduce costos, todas estas herramientas
están hospedadas en la infraestructura de alta seguridad y disponibilidad de Google,
no se requiere hardware o software y solo requiere una administración mínima, con esto
se puede ahorrar mucho tiempo y reducir los costos para su negocio.
Google Apps permite una colaboración segura en tiempo real entre grupos de
trabajo de cualquier tamaño. Gracias a los documentos alojados (documentos de
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procesamiento de texto, hojas de cálculo y presentaciones), el acceso a vídeo
basado en web y sencillas herramientas de creación de sitios, la información está
disponible desde cualquier navegador o teléfono smartphone, cuando y donde los
trabajadores la necesiten. Los servicios de Inicio de sesión único (SSO) basado en
SAML se integran perfectamente con los sistemas de seguridad y de autenticación
existentes. Google Apps ofrece productividad segura y fácil a cualquier grupo de
trabajo sin necesidad de añadir hardware o software adicional.
Google Apps for Business ofrece los siguientes beneficios:
● Soporte vía correo electrónico y telefónico 24/7 directo con Google.
● Ahorro en costos comprobado.
● Garantía de disponibilidad del 99.9% con replicación síncrona.
● 50 veces más de almacenamiento de correos electrónicos que el promedio
de la industria. No se requiere eliminar correos ya que se cuenta con 30
GB de almacenamiento de correo electrónico para cada empleado.
● Interoperabilidad con Microsoft Outlook y BlackBerry.
● Acceso a las aplicaciones de MI, de calendarios y de correo electrónico desde
teléfonos celulares.
● Seguridad líder en la industria.
● Control total administrativo y de datos.
● Opciones de asistencia útiles.
Entre sus aplicaciones tenemos:
Correo Electrónico Gmail
¿Qué es Gmail?
Es un servicio de correo electrónico con posibilidades POP3 e IMAP (son protocolos de
comunicación, antiguamente los clientes de correo funcionaban con uno o con otro pero
no con ambos), gratuito y proporcionado por Google. Actualmente ofrece una capacidad
de almacenamiento de 15GB que comparte con otros servicios como Drive (del que se
hablará más adelante) y Google+.
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¿Cómo acceder?
Se selecciona el enlace “Iniciar sesión” y nos aparecerá una nueva ventana donde
introducimos nuestros datos de autenticación.
¿Qué ofrece?
Gmail desde una misma interfaz nos ofrece la posibilidad de acceder al servicio de correo
propiamente dicho, a administrar nuestros contactos, a gestionar nuestras tareas y al
servicio de Hangout. Las tres primeras funciones son accesibles desde el menú que se
despliega al dar click en “Correo” que se encuentra en la parte superior izquierda de la
interfaz.
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Correo
El correo es la interfaz por defecto, la lado izquierdo se encuentra “Recibidos” que es
donde aparecen todos los mensajes que nos han enviado. Otros apartados que pueden
ser importantes son “Enviados” donde están los mensajes que hemos enviado y
“Borradores” donde están los emails que hemos escrito pero que no hemos enviado, estos
últimos se crean de manera automática, por lo que podemos ir escribiendo un email por
partes.
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También se encuentra el botón “Redactar”, con el cual podremos crear un nuevo mensaje.
Su interfaz es como sigue.
1. Permite ingresar uno o más destinatarios.
2. Permite ingresar el asunto del mensaje.
3. Permite agregar más destinatarios pero de manera secundaria. Cc significa copia
de carbón y Cco significa copia de carbón oculta, con esta última opción puedes
enviar copias y ningún otro de los destinatarios sabrá a quién se envió.
4. Cuerpo del mensaje.
5. Formato del mensaje. Nos permite cambiar el tamaño de fuente, agregar
propiedades como negrita e itálica, cambiar el color de la fuente y su fondo, alinear
el texto, agregar viñetas, identar, agregar citas y eliminar el formato.
6. Permite agregar más recursos a los mensajes como archivos adjuntos,
documentos de Drive, imágenes, enlaces y emoticones.
7. Permite descartar el mensaje, se eliminará de borradores.
8. Más opciones, cómo agregar una etiqueta, solicitar confirmación de lectura o
imprimir.
9. Opciones de ventana. Permite minimizar la ventana, desanclar la ventana o
volverla individual y cerrar la ventana, esta última opción no elimina el mensaje y
hará que quede como borrador.
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Para cada uno de nuestros mensajes recibidos también tenemos algunas opciones.
Una vez se ha seleccionado uno o más mensajes, se pueden usar las opciones de la
parte superior de la interfaz, con estas podemos archivar un mensaje, marcarlo como
spam o eliminarlo. También podemos moverlo a alguna de nuestras categorías y
etiquetarlo. En “Más” podemos encontrar algunas otras opciones interesantes.
Etiquetas
Las etiquetas nos permiten organizar nuestros mensajes. Para crear una nueva etiqueta o
administrar las etiquetas que ya tenemos se pueden usar las últimas dos opciones del
menú de etiquetas. Las etiquetas que vayamos creando se encuentran al lado izquierdo
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de la interfaz, justo debajo de “Recibidos”, “Borradores”, etc., que en últimas también son
etiquetas y vienen de manera predeterminada.
Filtros
Los filtros son una manera de administrar el flujo de los mensajes entrantes. Esto quiere
decir que cuando llegue un mensaje podemos decidir si etiquetarlo o moverlo a alguna
categoría inmediatamente, todo de manera automática. Para acceder a los filtros, busque
un ícono en forma de engranaje ubicado en la parte superior derecha de la interfaz, una
vez allí seleccione “Configuración”. Cuando se encuentre en configuración busque la
opción “Filtros”.
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Allí aparecerán todos los filtros que se tienen. También, en la parte inferior de la interfaz
aparece la opción para crear nuevos filtros.
Un filtro se puede aplicar según varios criterios, como lo puede ser el destinatario, el
remitente, el asunto o incluso su tamaño.
Contactos
En esta sección encontramos todos los contactos que tenemos. Nos permite crear nuevos
contactos, editar los que ya tenemos o eliminarlos si lo deseamos. También nos permite
crear grupos, en estos podemos agrupar, valga la redundancia, varios contactos con lo
que podríamos enviar un mensaje a un grupo sin tener que especificar destinatario por
destinatario.
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En el menú “Más” podemos encontrar opciones interesantes como lo son “Importar” y
“Exportar contactos”
Tareas
Con este servicio podemos controlar las cosas que tenemos pendientes. Se pueden crear
listas de tareas y cada tarea puede tener fecha de vencimiento y notas. Normalmente
aparece en la parte inferior derecha de la interfaz.
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Gestión de Grupos - Groups
¿Qué es Google Groups?
Google Groups es una herramienta Web 2.0 que permite generar una comunidad de
intercambio de forma rápida y sencilla.
Para utilizarlo sólo es necesario registrarse como usuario de Google.
¿Qué se puede hacer en Google Groups?
Crear una comunidad
Crear debates en línea.
Compartir Archivos
Crear páginas personalizadas
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¿Cómo crear un grupo?
Una vez en google Groups seleccione la opción
Crear Grupo como se observa en la
imagen.
A continuación usted debe suministrar los datos para crear el grupo así:
Nombre al grupo, automáticamente se genera una dirección de correo electrónico
para el grupo.
Breve descripción del grupo.
Idioma.
Tipo de grupo según su necesidad.
Asigne permisos básicos para los integrantes del grupo
Ahora seleccione el botón crear ubicado en la parte superior de su pantalla.
Google realiza una verificación para crear el grupo
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Y Confirma la creación del grupo.
Administrar el grupo
Una vez creado el grupo puede verlo seleccionando la opción mis grupos del menú a la
izquierda de la pantalla.
Seleccione la opción Administrar que se encuentra ubicada bajo el nombre del grupo.
Ahora usted puede ver el menú de administración de grupos.
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Gestión de Documentos - Docs
Acceso seguro a tus documentos en todo momento y en todo lugar Con Google Docs
puedes crear, editar y visualizar documentos de texto, hojas de cálculo e incluso
crear presentaciones con animaciones, todo desde el navegador. Permite trabajar y
colaborar en la nube, con archivos siempre disponibles y fáciles de encontrar
mediante una simple búsqueda sin importar si estas en tu oficina, viajando, en tu
hogar, con acceso desde tu celular o desde tu tablet, incluso si no estás conectado.
Google Docs es compatible con los formatos más comunes como .doc, .xls, .ppt,
.pdf entre otros. Algunas de sus características son las siguientes:
Soporte Colaborativo: Google Docs permite al usuario invitar a otros usuarios a
trabajar sobre el mismo documento, al mismo tiempo, sin todos los inconvenientes
de adjuntar y mandar documentos. Privilegios de colaboración aseguran acceso de
solo personas autorizadas con permiso de edición o solo lectura.
'AutoSave' y 'History revision': El guardado automático de forma continua
garantiza que el trabajo actual se mantenga actualizado y seguro. Un historial
permite revisar, comparar o regresar a una versión más antigua del documento.
Colecciones compartidas: Archivos y documentos que son utilizados regularmente
por equipos o grupos se mantienen organizados y actualizados, sin la necesidad de
administrar o comunicar cambios.
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ttps://drive.google.com
Para acceder al servicio debe visitar la siguiente dirección web: h
Agenda – Calendar
Calendar facilita programar juntas, citas, clases o cualquier evento en un horario
específico. Cualquier tipo de evento puede ser ingresado al calendario; una
conferencia, una junta de 2 horas, la comida de la empresa. Puedes agregar todos
estos eventos e inclusive sobreponer una con otra.
Con Google Calendar puedes compartir tu calendario con tus compañeros de
trabajo lo que propicia un entorno colaborativo. Con esta característica es más
fácil programar juntas y citas entre compañeros.
Puedes accesarlo y sincronizarlo con tu dispositivo móvil, es como tener siempre tu
agenda a la mano.
Para acceder al servicio debe de visitar la siguiente direccion web:
https://calendar.google.com
Sitios Web – Sites
Google Sites es una aplicación en línea que permite crear y editar una página
web tan fácil como si estuvieras creando un documento. Con Google Sites se tiene
acceso a una gran variedad de información en un solo lugar, como calendarios,
videos, presentaciones, texto, etc. y fácilmente pueden compartirla y definir los
permisos de quién puede ver y/o editar para una creaciòn colaborativa, manteniendo
siempre control sobre el acceso a tu sitio. Una vez sea pùblica cualquiera puede
visualizar su contenido.
Algunas de las cosas que puedes hacer en Google Sites son:
● Personalizar tu sitio.
● Crear páginas para mantener tu sitio organizado.
● Agregar menús de navegación.
● Escoger entre distintos formatos de páginas.
● Mantener tu sitio tan público o privado como elijas.
● Buscar contenido en tu sitio usando la tecnología de búsqueda de Google.
Para acceder al servicio debe de visitar la siguiente direccion web:
https://sites.google.com
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Videoconferencias – Hangouts
Hangout es la herramienta que ofrece Google para la realización de vídeo con un cita
previa (videoconferencias) y para la emisión de vídeo en directo a través de su red social
en Google+, tu canal de Youtube o tu página web.
Para realizar una videoconferencia sólo se necesita una cuenta de google+, una cámara
web y un micrófono. Los invitados a la videoconferencia deberán cumplir los mismos
requisitos.
Esta herramienta puede tener múltiples usos, dentro del mundo de la educación podemos
mencionar los siguientes:
1. Trabajo en equipo sin necesidad de desplazarse. Actualmente hasta nueve
personas pueden unirse a una videollamada. Para facilitar el trabajo colaborativo
Google nos permitirá editar documentos de forma colaborativa, utilizar una pizarra
virtual o compartir la pantalla de nuestro equipo.
2. Realización de clases magistrales : utilizando la opción “Hangout On Air” se
podrán impartir clases magistrales a las que podrán acceder un número ilimitado
de alumnos a través de Google+, nuestro canal de Youtube o la página web del
centro.
3. Canal de televisión propio: “Hangout On Air” nos permite realizar emisiones en
directo que pueden ser grabadas y almacenadas en nuestro canal de Youtube.
4. Aclarar dudas : ya sea individual o colectivamente.
5. Dar feedback al alumno: esta herramienta permite al profesor ofrecer un feedback
individualizado y cercano al alumno.
6. Realizar presentaciones de proyectos y trabajos sin necesidad de desplazarse.
La opción de mostrar nuestra pantalla puede ser muy útil en este caso.
7. Entrevistar a expertos mundiales evitando los inconvenientes del
desplazamiento.
8. Realizar una demo de un software .
Para tener en cuenta, se están realizando aplicaciones que pueden utilizarse con Hangout
que nos permiten desde organizar tareas y planificar proyectos entre otras.
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