Tec. Dharen Manuel Brochero Garavito Tecnico en Asistencia Administrativa, Dip.

Gestin de la calidad salud ocupacional y seguridad industria, Cartagena, Bolivar

EL ARCHIVO Y SU ORGANIZACIN Muchas personas consideran que ese poco de papeles amontonadas no sirven para nada, pero la verdad es que en ellos reposa toda una vida de alguna institucin, nadie sabe que tiene por lo tanto nadie sabe que vale, pero para aquellas personas que sepan de donde viene, para que es y para qu sirven, si saben su importancia, es muy notable saber que por algn problema que presente una institucin, as sea media hojita le puede salvar la vida a dicha institucin, ya que esa media hojita por pequea que sea es un archivo, pro lo tanto es un documento que tiene su validez y su importancia. La organizacion documental es un proceso de mucho cuidado ya que en este se utilizan dos factores influyen, clasificar y ordenar, se trabajan con lo mismo pero es diferente, en sntesis clasificar separa y ordenar une, cuando en la organizacin se trabaja con esos dos factores, se manejan poscriterio que nos ayudan a poder manejar con facilidad un archivo, cual grande que sea, se puede manejar de una excelente forma ordenada y clasificada. La ms importante que se debe tener en cuenta en la organizacin de un archivo es primero saber que es el documento, y segundo de donde viene, despus que tengamos claros estas pautas, ya lo dems la prctica de lo anterior facilita la cosa. Muchas personas no saben que s un documento, no saben que es un archivo, y si no saben que es eso menos sabrn manejarlo, ay que es la falta de conocimiento de conocimiento que podra causar un error fatal para alguna empresa, muchos no le dan importancia a como organizar un documento ya que muchos creen que eso es papeles y solo papeles, esto es mas que eso, esto es una vida entera, esto es la prueba de la dedicacin y el trabajo de una empresa, los archivos representan aos de funcin, son fotografas en letras de los que ha hecho una institucin. Para mantener la idea clara, supngase que usted trabaja en una empresa, supongamos en un hospital, y necesita buscar una historia clnica, a donde tendr que ir? A contabilidad, no creo, primero hablar que saber que es una historia clnica y despus saber donde se encuentran, las personas que trabajan en las oficinas de archivos saben como son las historia, como estar organizadas, ordenadas y clasificadas, pro que ellos manejan la nocin de organizacin, pro que ellos saben que para facilitar la bsqueda y la utilidad deben saber organizar los documento respectivos, cada uno en su lugar y en su lugar correcto.