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EVALUACIN DE SISTEMAS

La elaboracin de sistemas debe serevaluada con mucho detalle, para lo cual se debe revisar si existen
realmentesistemas entrelazados como un todo o bien si existen programas aislados. Otro delos factores a
evaluar es si existe un plan estratgico para la elaboracin delos sistemas o si se estn elaborados sin el
adecuado sealamiento deprioridades y de objetivos.
El plan estratgico deber establecer los servicios que sepresentarn en un futuro contestando preguntas
como las siguientes:

Cules servicios se implementarn?


Cundo se pondrn a disposicin de los usuarios?
Qu caractersticas tendrn?
Cuntos recursos se requerirn?
La estrategia de desarrollo deber establecer las nuevasaplicaciones, recursos y la arquitectura en que
estarn fundamentados:

Qu aplicaciones sern desarrolladas y cuando?


Qu tipo de archivos se utilizarn y cuando?
Qu bases de datos sern utilizarn y cuando?
Qu lenguajes se utilizarn y en que software?
Qu tecnologa ser utilizada y cuando se implementar?
Cuantos recursos se requerirn aproximadamente?
Cul es aproximadamente el monto de la inversin en hardware y software?

En lo referente a la consulta a los usuarios, el plan estratgicodebe definir los requerimientos de


informacin de la dependencia.

Qu estudios van a ser realizados al respecto?


Qu metodologa se utilizar para dichos estudios?
Quin administrar y realizar dichos estudios?

En el rea de auditora interna debe evaluarse cul hasido la participacin del auditor y los controles
establecidos.
Por ltimo, el plan estratgico determina la planeacin delos recursos.

Contempla el plan estratgico las ventajas de la nueva tecnologa?


Cul es la inversin requerida en servicios, desarrollo y consulta a los usuarios?
El proceso de planeacin de sistemas deber asegurarse deque todos los recursos requeridos estn
claramente identificados en el plan dedesarrollo de aplicaciones y datos. Estos recursos (hardware,
software ycomunicaciones) debern ser compatibles con la arquitectura y la tecnologa,conque se cuenta
actualmente.
Los sistemas deben evaluarse de acuerdo con el ciclo de vidaque normalmente siguen: requerimientos
del usuario, estudio de factibilidad,diseo general, anlisis, diseo lgico, desarrollo fsico,

pruebas,implementacin, evaluacin, modificaciones, instalacin, mejoras. Y se vuelvenuevamente al


ciclo inicial, el cual a su vez debe comenzar con el defactibilidad.
La primera etapa a evaluar del sistema es el estudio defactibilidad, el cual debe analizar si el sistema es
factible de realizarse, cules su relacin costo/beneficio y si es recomendable elaborarlo.
Se deber solicitar el estudio de factibilidad de losdiferentes sistemas que se encuentren en operacin,
as como los que estn enla fase de anlisis para evaluar si se considera la disponibilidad y
caractersticasdel equipo, los sistemas operativos y lenguajes disponibles, la necesidad de losusuarios,
las formas de utilizacin de los sistemas, el costo y los beneficiosque reportar el sistema, el efecto que
producir en quienes lo usarn y elefecto que stos tendrn sobre el sistema y la congruencia de los
diferentessistemas.
En el caso de sistemas que estn funcionando, se debercomprobar si existe el estudio de factibilidad con
los puntos sealados ycompararse con la realidad con lo especificado en el estudio de factibilidad
Por ejemplo en un sistema que el estudio de factibilidad sealdeterminado costo y una serie de
beneficios de acuerdo con las necesidades delusuario, debemos comparar cual fue su costo real y
evaluar si se satisficieronlas necesidades indicadas como beneficios del sistema.
Para investigar el costo de un sistema se debe considerar,con una exactitud razonable, el costo de los
programas, el uso de los equipos(compilaciones, programas, pruebas, paralelos), tiempo, personal y
operacin,cosa que en la prctica son costos directos, indirectos y de operacin.
Los beneficios que justifiquen el desarrollo de un sistemapueden ser el ahorro en los costos de operacin,
la reduccin del tiempo deproceso de un sistema. Mayor exactitud, mejor servicio, una mejora en
losprocedimientos de control, mayor confiabilidad y seguridad.

EVALUACIN DEL ANLISIS

En esta etapa se evaluarn las polticas,procedimientos y normas que se tienen para llevar a cabo el
anlisis.
Se deber evaluar la planeacin de las aplicaciones quepueden provenir de tres fuentes principales:

La planeacin estratgica: agrupadas las aplicaciones en conjuntos relacionados entre s y no como


programas aislados. Las aplicaciones deben comprender todos los sistemas que puedan ser
desarrollados en la dependencia, independientemente de los recursos que impliquen su desarrollo y
justificacin en el momento de la planeacin.

Los requerimientos de los usuarios.

El inventario de sistemas en proceso al recopilar la informacin de los cambios que han sido solicitados,
sin importar si se efectuaron o se registraron.

La situacin de una aplicacin en dicho inventario puedeser alguna de las siguientes:

Planeada para ser desarrollada en el futuro.

En desarrollo.

En proceso, pero con modificaciones en desarrollo.

En proceso con problemas detectados.

En proceso sin problemas.

En proceso espordicamente.

Nota: Se deber documentar detalladamente la fuente quegener la necesidad de la aplicacin. La


primera parte ser evaluar la formaen que se encuentran especificadas las polticas, los procedimientos y
los estndaresde anlisis, si es que se cumplen y si son los adecuados para la dependencia.

Es importante revisar la situacin en que se encuentran losmanuales de anlisis y si estn acordes con
las necesidades de la dependencia.En algunas ocasiones se tiene una microcomputadora, con sistemas
sumamentesencillos y se solicita que se lleve a cabo una serie de anlisis que despushay que plasmar
en documentos sealados en los estndares, lo cual hace queesta fase sea muy compleja y costosa. Los
sistemas y su documentacin debenestar acordes con las caractersticas y necesidades de una
dependencia especfica.
Se debe evaluar la obtencin de datos sobre la operacin,flujo, nivel, jerarqua de la informacin que se
tendr a travs delsistema. Se han de comparar los objetivos de los sistemas desarrollados con
lasoperaciones actuales, para ver si el estudio de la ejecucin deseadacorresponde al actual.
La auditora en sistemas debe evaluar los documentos yregistros usados en la elaboracin del sistema,
as como todas las salidas yreportes, la descripcin de las actividades de flujo de la informacin y
deprocedimientos, los archivos almacenados, su uso y su relacin con otrosarchivos y sistemas, su
frecuencia de acceso, su conservacin, su seguridad ycontrol, la documentacin propuesta, las entradas y
salidas del sistema y losdocumentos fuentes a usarse.
Con la informacin obtenida podemos contestar a lassiguientes preguntas:

Se est ejecutando en forma correcta y eficiente el proceso de informacin?


Puede ser simplificado para mejorar su aprovechamiento?
Se debe tener una mayor interaccin con otros sistemas?
Se tiene propuesto un adecuado control y seguridad sobre el sistema?
Est en el anlisis la documentacin adecuada?

EVALUACIN DEL DISEO LGICO DEL SISTEMA

En esta etapa se debern analizar lasespecificaciones del sistema.


Qu deber hacer?, Cmo lo deber hacer?, Secuenciay ocurrencia de los datos, el proceso y salida
de reportes?
Una vez que hemos analizado estas partes, se deber estudiarla participacin que tuvo el usuario en la
identificacin del nuevo sistema,la participacin de auditora interna en el diseo de los controles y
ladeterminacin de los procedimientos de operacin y decisin.
Al tener el anlisis del diseo lgico del sistema debemoscompararlo con lo que realmente se est
obteniendo en la cual debemos evaluarlo planeado, cmo fue planeado y lo que realmente se est
obteniendo.
Los puntos a evaluar son:

Entradas.
Salidas.
Procesos.
Especificaciones de datos.
Especificaciones de proceso.
Mtodos de acceso.
Operaciones.
Manipulacin de datos (antes y despus del proceso electrnico de datos).
Proceso lgico necesario para producir informes.

Identificacin de archivos, tamao de los campos y registros.


Proceso en lnea o lote y su justificacin.
Frecuencia y volmenes de operacin.
Sistemas de seguridad.
Sistemas de control.
Responsables.
Nmero de usuarios.
Dentro del estudio de los sistemas en uso se deber solicitar:

Manual del usuario.


Descripcin de flujo de informacin y/o procesos.
Descripcin y distribucin de informacin.
Manual de formas.
Manual de reportes.
Lista de archivos y especificaciones.
Lo que se debe determinar en el sistema:
En el procedimiento:

Quin hace, cuando y como?


Qu formas se utilizan en el sistema?
Son necesarias, se usan, estn duplicadas?
El nmero de copias es el adecuado?
Existen puntos de control o faltan?
En la grfica de flujo de informacin:

Es fcil de usar?
Es lgica?
Se encontraron lagunas?
Hay faltas de control?
En el diseo:

Cmo se usar la herramienta de diseo si existe?


Qu tambin se ajusta la herramienta al procedimiento?

EVALUACIN DEL DESARROLLO DEL SISTEMA

En esta etapa del sistema se debern auditar los programas,su diseo, el leguaje utilizado, interconexin
entre los programas y caractersticasdel hardware empleado (total o parcial) para el desarrollo del
sistema.Alevaluar un sistema de informacin se tendr presente que todo sistema debeproporcionar
informacin para planear, organizar y controlar de manera eficaz yoportuna, para reducir la duplicidad de
datos y de reportes y obtener una mayorseguridad en la forma ms econmica posible. De ese modo
contar con losmejores elementos para una adecuada toma de decisiones.Al tener un procesodistribuido,
es preciso considerar la seguridad del movimiento de la informacinentre nodos. El proceso de planeacin

de sistemas debe definir la red ptimade comunicaciones, los tipos de mensajes requeridos, el trafico
esperado en laslneas de comunicacin y otros factores que afectan el diseo. Es importanteconsiderar
las variables que afectan a un sistema: ubicacin en los niveles dela organizacin, el tamao y los
recursos que utiliza.Las caractersticas quedeben evaluarse en los sistemas son:

Dinmicos (susceptibles de modificarse).


Estructurados (las interacciones de sus componentes o subsistemas deben actuar como un todo)
Integrados (un solo objetivo). En l habr sistemas que puedan ser interrelacionados y no programas
aislados.
Accesibles (que estn disponibles).
Necesarios (que se pruebe su utilizacin).
Comprensibles (que contengan todos los atributos).
Oportunos (que est la informacin en el momento que se requiere).
Funcionales (que proporcionen la informacin adecuada a cada nivel).
Estndar (que la informacin tenga la misma interpretacin en los distintos niveles).
Modulares (facilidad para ser expandidos o reducidos).
Jerrquicos (por niveles funcionales).
Seguros (que slo las personas autorizadas tengan acceso).
nicos (que no duplique informacin).

CONTROL DE PROYECTOS

Debido a las caractersticas propias del anlisis y laprogramacin, es muy frecuente que la implantacin
de los sistemas se retrasey se llegue a suceder que una persona lleva trabajando varios aos dentro de
unsistema o bien que se presenten irregularidades en las que los programadores seponen a realizar
actividades ajenas a la direccin de informtica. Para podercontrolar el avance de los sistemas, ya que
sta es una actividad de difcilevaluacin, se recomienda que se utilice la tcnica de administracin
porproyectos para su adecuado control.
Para tener una buena administracin por proyectos serequiere que el analista o el programador y su jefe
inmediato elaboren un plande trabajo en el cual se especifiquen actividades, metas, personal participantey
tiempos. Este plan debe ser revisado peridicamente (semanal, mensual, etc.)para evaluar el avance
respecto a lo programado. La estructura estndar de laplaneacin de proyectos deber incluir la facilidad
de asignar fechaspredefinidas de terminacin de cada tarea. Dentro de estas fechas debe estar
elcalendario de reuniones de revisin, las cuales tendrn diferentes niveles dedetalle.
CUESTIONARIO
1. Existe una lista de proyectos de sistema de procedimiento de informaciny fechas programadas de
implantacin que puedan ser considerados como planmaestro?
2. Est relacionado el plan maestrocon un plan general de desarrollo de la dependencia?
3. Ofrece el plan maestro la atencinde solicitudes urgentes de los usuarios?
4. Asigna el plan maestro unporcentaje del tiempo total de produccin al reproceso o fallas de equipo?
5. Escribir la lista de proyectos acorto plazo y largo plazo.
6. Escribir una lista de sistemas enproceso periodicidad y usuarios.
7. Quin autoriza los proyectos?
8. Cmo se asignan los recursos?
9. Cmo se estiman los tiempos deduracin?
10. Quin interviene en la planeacinde los proyectos?
11. Cmo se calcula el presupuestodel proyecto?
12. Qu tcnicas se usan en elcontrol de los proyectos?
13. Quin asigna las prioridades?
14. Cmo se asignan lasprioridades?
15. Cmo se controla el avance delproyecto?

16. Con qu periodicidad se revisael reporte de avance del proyecto?


17. Cmo se estima el rendimientodel personal?
18. Con que frecuencia se estimanlos costos del proyecto para compararlo con lo presupuestado?
19. Qu acciones correctivas setoman en caso de desviaciones?
20. Qu pasos y tcnicas siguen enla planeacin y control de los proyectos?
Enumrelos secuencialmente.
( ) Determinacin de los objetivos.
( ) Sealamiento de las polticas.
( ) Designacin del funcionarioresponsable del proyecto.
( ) Integracin del grupo de trabajo.
( ) Integracin de un comit dedecisiones.
( ) Desarrollo de la investigacin.
( ) Documentacin de la investigacin.
( ) Factibilidad de los sistemas.
( ) Anlisis y valuacin depropuestas.
( ) Seleccin de equipos.
21. Se llevan a cabo revisiones peridicasde los sistemas para determinar si an cumplen con los
objetivos para loscuales fueron diseados?
De anlisis S ( ) NO ( )
De programacin S ( ) NO ( )
Observaciones
22. Incluir el plazo estimado deacuerdo con los proyectos que se tienen en que el departamento de
informticapodra satisfacer las necesidades de la dependencia, segn la situacinactual.

CONTROL DE DISEO DE SISTEMAS Y


PROGRAMACIN

El objetivo es asegurarse de que elsistema funcione conforme a las especificaciones funcionales, a fin de
que elusuario tenga la suficiente informacin para su manejo, operacin y aceptacin.Las revisiones se
efectan en forma paralela desde el anlisis hasta laprogramacin y sus objetivos son los siguientes:
ETAPA DE ANLISIS Identificar inexactitudes, ambigedades yomisiones en las especificaciones.
ETAPA DE DISEO Descubrir errores, debilidades, omisionesantes de iniciar la codificacin.
ETAPA DE PROGRAMACIN Buscar la claridad, modularidad yverificar con base en las
especificaciones.
Esta actividad es muy importante ya que el costo de corregirerrores es directamente proporcional al
momento que se detectan: si se descubrenen el momento de programacin ser ms alto que si se
detecta en la etapa deanlisis. Esta funcin tiene una gran importancia en el ciclo de evaluacinde
aplicaciones de los sistemas de informacin y busca comprobar que laaplicacin cumple las
especificaciones del usuario, que se haya desarrolladodentro de lo presupuestado, que tenga los
controles necesarios y queefectivamente cumpla con los objetivos y beneficios esperados.
El siguiente cuestionario se presenta como ejemplo para laevaluacin del diseo y prueba de los
sistemas:
1. Quines intervienen al disear un sistema?

Usuario.
Analista.

Programadores.
Operadores.
Gerente de departamento.
Auditores internos.
Asesores.
Otros.
2. Los analistas son tambin programadores?
S ( ) NO ( )
3. Qu lenguaje o lenguajes conocen los analistas?
4. Cuntos analistas hay y qu experiencia tienen?
5. Qu lenguaje conocen los programadores?
6. Cmo se controla el trabajo de los analistas?
7. Cmo se controla el trabajo de los programadores?
8. Indique qu pasos siguen los programadores en el desarrollo de unprograma:

Estudio de la definicin ( )
Discusin con el analista ( )
Diagrama de bloques ( )
Tabla de decisiones ( )
Prueba de escritorio ( )
Codificacin ( )
Es enviado a captura o los programadores capturan? ( )
Quin los captura?___________________________________________
Compilacin ( )
Elaborar datos de prueba ( )
Solicitar datos al analista ( )
Correr programas con datos ( )
Revisin de resultados ( )
Correccin del programa ( )
Documentar el programa ( )
Someter resultados de prueba ( )
Entrega del programa ( )
9. Qu documentacin acompaa al programa cuando se entrega?
Difcilmente se controla realmente el flujo de la informacinde un sistema que desde su inicio ha sido mal
analizado, mal diseado, malprogramado e incluso mal documentado. El excesivo mantenimiento de los
sistemasgeneralmente ocasionado por un mal desarrollo, se inicia desde que el usuarioestablece sus
requerimientos (en ocasiones sin saber qu desea) hasta lainstalacin del mismo, sin que se haya
establecido un plan de prueba delsistema para medir su grado de confiabilidad en la operacin que
efectuar.Para verificar si existe esta situacin, se debe pedir a los analistas y a losprogramadores las
actividades que estn desarrollando en el momento de laauditora y evaluar si estn efectuando
actividades de mantenimiento o derealizacin de nuevos proyectos. En ambos casos se deber evaluar el
tiempoque llevan dentro del mismo sistema, la prioridad que se le asign y cmo esten el tiempo real en
relacin al tiempo estimado en el plan maestro.

INSTRUCTIVOS DE OPERACIN

Se debe evaluar los instructivos de operacin de lossistemas para evitar que los programadores tengan
acceso a los sistemas enoperacin, y el contenido mnimo de los instructivos de operacin se
puedanverificar mediante el siguiente cuestionario.
El instructivo de operacin deber comprender.
- Diagrama de flujo por cada programa. ( )
- Diagrama particular deentrada/salida ( )
- Mensaje y su explicacin ( )
- Parmetros y su explicacin ( )
- Diseo de impresin de resultados( )
- Cifras de control ( )
- Frmulas de verificacin ( )
- Observaciones ( )
- Instrucciones en caso de error ( )
- Calendario de proceso y resultados ()

FORMA DE IMPLEMENTACIN

La finalidad de evaluar los trabajos que se realizan parainiciar la operacin de un sistema, esto es, la
prueba integral del sistema,adecuacin, aceptacin por parte del usuario, entrenamiento de
losresponsables del sistema etc.
Indicar cules puntos se toman en cuenta para la prueba de un sistema:
Prueba particular de cada programa ( )
Prueba por fase validacin,actualizacin ( )
Prueba integral del paralelo ( )
Prueba en paralelo sistema ( )
Otros(especificar)____________________________________________

ENTREVISTA A USUARIOS

La entrevista se deber llevar a cabo para comprobar datosproporcionados y la situacin de la


dependencia en el departamento de Sistemasde Informacin .

Su objeto es conocer la opinin que tienen los usuariossobre los servicios proporcionados, as como la
difusin de las aplicacionesde la computadora y de los sistemas en operacin.
Las entrevistas se debern hacer, en caso de ser posible, atodos los asuarios o bien en forma aleatoria a
algunos de los usuarios, tanto delos ms importantes como de los de menor importancia, en cuanto al uso
delequipo.
Desde el punto de vista del usuario los sistemas deben:

Cumplir con los requerimientos totales del usuario.


Cubrir todos los controles necesarios.
No exceder las estimaciones del presupuesto inicial.
Sern fcilmente modificables.
Para que un sistema cumpla con los requerimientos delusuario, se necesita una comunicacin completa
entre usuarios y responsable deldesarrollo del sistema.
En esta misma etapa debi haberse definido la calidad de lainformacin que ser procesada por la
computadora, establecindose losriesgos de la misma y la forma de minimizarlos. Para ello se debieron
definirlos controles adecuados, establecindose adems los niveles de acceso a lainformacin, es decir,
quin tiene privilegios de consulta, modificar oincluso borrar informacin.
Esta etapa habr de ser cuidadosamente verificada por elauditor interno especialista en sistemas y por el
auditor en informtica, paracomprobar que se logro una adecuada comprensin de los requerimientos
delusuario y un control satisfactorio de informacin.
Para verificar si los servicios que se proporcionan a losusuarios son los requeridos y se estn
proporcionando en forma adecuada, cuandomenos ser preciso considerar la siguiente informacin.

Descripcin de los servicios prestados.


Criterios de evaluacin que utilizan los usuarios para evaluar el nivel del servicio prestado.
Reporte peridico del uso y concepto del usuario sobre el servicio.
Registro de los requerimientos planteados por el usuario.
Con esta informacin se puede comenzar a realizar laentrevista para determinar si los servicios
proporcionados y planeados por ladireccin de Informtica cubren las necesidades de informacin de
lasdependencias.
A continuacin se presenta una gua de cuestionario paraaplicarse durante la entrevista con el usuario.
1. Considera que el Departamento de Sistemas de Informacin de losresultados esperados?.Si ( ) No ( )
Por que?
2. Cmo considera usted, en general, el servicio proporcionado por elDepartamento de Sistemas de
Informacin?
Deficiente ( )
Aceptable ( )
Satisfactorio ( )
Excelente ( )
Por que?
3. Cubre sus necesidades el sistema que utiliza el departamento de cmputo?
No las cubre ( )
Parcialmente ( )
La mayor parte ( )
Todas ( )
Por que?

4. Hay disponibilidad del departamento de cmputo para sus requerimientos?


Generalmente no existe ( )
Hay ocasionalmente ( )
Regularmente ( )
Siempre ( )
Por que?
5. Son entregados con puntualidad los trabajos?
Nunca ( )
Rara vez ( )
Ocasionalmente ( )
Generalmente ( )
Siempre ( )
Por que?
6. Que piensa de la presentacin de los trabajadores solicitados aldepartamento de cmputo?
Deficiente ( )
Aceptable ( )
Satisfactorio ( )
Excelente ( )
Por que?
7. Que piensa de la asesora que se imparte sobre informtica?
No se proporciona ( )
Es insuficiente ( )
Satisfactoria ( )
Excelente ( )
Por que?
8. Que piensa de la seguridad en el manejo de la informacin proporcionadapor el sistema que utiliza?
Nula ( )
Riesgosa ( )
Satisfactoria ( )
Excelente ( )
Lo desconoce ( )
Por que?
9. Existen fallas de exactitud en los procesos de informacin?
Cules?
10. Cmo utiliza los reportes que se le proporcionan?
11. Cules no Utiliza?
12. De aquellos que no utiliza por que razn los recibe?
13. Que sugerencias presenta en cuanto a la eliminacin de reportesmodificacin, fusin, divisin de
reporte?
14. Se cuenta con un manual de usuario por Sistema?
SI ( ) NO ( )
15. Es claro y objetivo el manual del usuario?
SI ( ) NO ( )
16. Que opinin tiene el manual?
NOTA: Pida el manual del usuario paraevaluarlo.
17. Quin interviene de su departamento en el diseo de sistemas?
18. Que sistemas deseara que se incluyeran?

19. Observaciones: