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MI EMPRESA EL COMERCIO domingo 6 de mayo del 2012

PASO A PASO
Imprimir y copiar diversos documentos puede representar un gasto considerable para las empresas. Jorge Corts, gerente de soluciones empresariales de Stansa habla sobre el manejo de flujo de documentos en una organizacin y nos dice que hay que descubrir y entender los costos ocultos.

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DEFINIR QU BUSCA LA ORGANIZACIN
En primer lugar, es importante definir los objetivos para tener claro si la organizacin est enlaetapadeobtenermayormercado,mejorar su rentabilidad o establecer una estrategia de intimidad con el cliente. De ello depender qu tipo de estrategia de gestin documental se alnea con sus necesidades. Si su objetivo es reducir costos, implicar el uso de menos recursos, tener polticas de impresin austeras y centralizar dispositivos; mientras que una estrategia de intimidad puede implicar ms comunicacin personalizada. Todo esto genera un costo que puede ser administrado por las reas de tecnologas, administracin o ambas. Los costos directos se relacionan con los equipos que realizan impresin, copiado, escaneo y fax, adems de los insumos y repuestos que cada uno de ellos requiere. Luego estn los referidos al mantenimiento del equipo.

Cmo reducir sus gastos de impresin

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IMPLEMENTAR REGLAS DE AHORRO
Luego de entender el alcance de los costos, es el momento de implementar reglas e iniciativas para impactar en los costos operativos de administrar documentos. Entre ellos se recomienda:

Automatizacin de procesos. Esta accin genera reduccin de los procesos basados en documentos fsicos. No solo reduce el consumo de papel en la organizacin, sino que impacta en la productividad del personal y en los tiempos de respuesta/ procesamiento de los requerimientos o acciones de la organizacin.

Uso del dplex (tira y retira) y la impresin mediante cdigo de usuario. Este tipo de poltica puede aportar entre un 30% a 40% de reduccin de papel en la organizacin. Uso de equipos multifuncionales. Con esta tecnologa se puede escanear un documento y enviarlo al correo electrnico del cliente (lan fax), reduciendo el uso de lnea telefnica. Estas polticas de digitalizacin permiten reducir los costos de almacenamiento (espacio).

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DESCUBRIR LOS COSTOS OCULTOS
En cuestin de costos, las empresas deben identificar cules son aquellos que les hace perder competitividad. El primer punto a analizar es el servicio de soporte tcnico y ver qu tan factible es tercerizar este servicio y, adems capacitar al usuario final. El segundo tema es la productividad de los usuarios, la cual podra verse afectada si no hay una distribucin lgica del equipamiento que permita reducir el desplazamiento de los usuarios dentro de su rea de trabajo. As, evitamos que el desempeo personal se vea mermado por los cuellos de botella a la hora de imprimir, copiar, escanear o faxear. El tercer punto es la infraestructura tecnolgica y los costos asociados a administrar documentos de manera centralizada o conectada con varias sedes. Por ltimo, el documento debe ser gerenciado, es decir, se debe determinar qu procesos pueden ser electrnicos y no fsicos.

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HACER UN SEGUIMIENTO CONSTANTE
Es importante contar con un servicio de administracin de impresiones que permita medir y tomar las acciones correctivas y preventivas para alcanzar los objetivos que se ha trazado la organizacin. Existe una serie de software y soluciones en el mercado que permiten hacer un seguimiento cercano a las iniciativas realizadas y tener siempre claro que no es una responsabilidad de una sola rea, sino que es una responsabilidad organizacional que aporta una mejora de costos operativos y una poltica de sustentabilidad del medio ambiente.

CLAUDIA GASTALDO

EL DATO

Al elegir un equipo, se debe tener en cuenta no solo la velocidad del mismo, sino tambin insumos, repuestos, electricidad y mano de obra.