Sistema de automatizacin de procesos de compras

Por que automatizar los procesos?

Al referirnos a la tecnologa informtica como una herramienta para el mejoramiento de los procesos, vemos usualmente que sta solamente est aplicada a una pequea porcin del proceso total. Esto no es casualidad ya que las restricciones de la tecnologa hasta no hace mucho tiempo obligaban a dirigir nuestros esfuerzos a aquellos puntos que considerbamos prioritarios o que presentaban mayores riesgos si no los automatizbamos. El resto deba resolverse mediante el trabajo manual. La competitividad, determina en muchos casos la necesidad de incrementar el volumen de operaciones manejado con la misma estructura, y nos obliga a comenzar a analizar y optimizar la porcin no automatizada de los procesos, y seguramente descubriremos que en su automatizacin encontraremos los ahorros y mejoras ms importantes. La informacin producida o recolectada en la porcin no automatizada de los procesos, en la mayora de los casos no es volcada a medios magnticos, lo que se traduce en una prdida muy importante de informacin para ser consultada, controlada o que pueda ser utilizada en campaas comerciales. El conocimiento sobre los procesos no automatizados dependen directamente de las personas que los realizan (pregntale a Juan como se hace este movimiento en el stock), y en la medida que tengamos varias personas efectundolos no podemos garantizar que siempre se realicen de la misma forma (garanta del proceso). Al incorporar nuevo personal el entrenamiento es emprico demorando la capacitacin y aumentando los riesgos (lo que pasa es que lo hizo el nuevo) En el contexto planteado podemos preguntarnos como aumentar el volumen de trabajo sin necesidad de aumentar la estructura. Al comenzar a implementar nuevos canales de distribucin como por ejemplo sitios de comercio electrnico, puestos de autoservicio, etc. o permitir que actores fuera de la organizacin participen en el proceso (clientes, proveedores, etc.) esto se convierte en un punto crtico, ya que en este contexto la organizacin se convierte en un cuello de botella, que frena sensiblemente los procesos y puede degradar en forma importante la calidad del servicio.

Optimizar los tiempos totales invertidos en la compra de un artculo. Mantener una lista de proveedores que permita saber el comportamiento de los mismos con la empresa, nivel de cumplimiento, calidad de los artculos que ha entregado, etc. Tener un control eficiente de los gastos de la empresa en los distintos rubros que permita hacer previsiones ms exactas para futuros gastos. Ofrecer un mayor control sobre las compras mediante su aprobacin por usuarios autorizantes en varios niveles de acuerdo al monto. Proporcionar facilidades para incorporar, en forma sencilla y rpida, los cambios en la lgica de los procesos que pudieran aparecer. Establecer una plataforma informtica que haga posible la evolucin futura del sistema hacia otros procesos de la empresa. Esto es posible al haber sido desarrollado sobre una herramienta de automatizacin de procesos, el Emagine-Xflow.

El proceso completo de compras se basa en la integracin de los siguientes workflows:

Solicitud de compra Pedido de precios Cotizacin Anlisis de ofertas Orden de compra

Dicho proceso se inicia con el workflow de Solicitud de compra, en el cul los distintos sectores de la empresa o el departamento de compras generan solicitudes de materiales y servicios. El departamento de compras evala las solicitudes no procesadas hasta el momento mediante el workflow de "Pedido de precios , decidiendo entre las diferentes solicitudes que comprar, y generando un Pedido de Compra , el cul un autorizante de pagos aprobar o denegar. Con los Pedidos de Compra aprobados se preparan los Pedidos de Precios a los proveedores. Tanto los proveedores como el departamento de compras, pueden ingresar cotizaciones, iniciando de esta manera un nuevo workflow, el de Cotizacin. Esto es posible ya que el sistema fue desarrollado en un entorno 100% Web, con lo cual los proveedores solo necesitan conectarse con la empresa a travs de Internet para participar en el proceso. Las ofertas ingresadas, son evaluadas posteriormente, en el workflow de Anlisis de Ofertas, por el departamento de compras, el cual realiza las recomendaciones de compra que le parezcan convenientes. Uno o varios autorizantes de pagos, de acuerdo a montos de autorizacin preestablecidos, resuelven sobre las diferentes cotizaciones emitindose las Ordenes de Compra correspondientes en el workflow de Orden de Compra. Cada Orden de Compra emitida se controla rigurosamente registrndose la entrega de los materiales y servicios con informes sobre la calidad de los mismos que pueden ser utilizados en evaluaciones posteriores. Las Ordenes de Compra quedan pendientes hasta completarse la entrega de materiales o servicios, y recibirse las facturas correspondientes. Las facturas entregadas son autorizadas por los responsables correspondientes antes de proceder al pago de las mismas . El proceso finaliza con la generacin automtica de los asientos correspondientes de acuerdo a esquemas contables preestablecidos. A partir de la informacin almacenada, se permite realizar consultas para analizar por ejemplo: las compras realizadas por artculo/departamento/perodo, obtener las compras efectuadas a cada proveedor, determinar el tiempo insumido en cada uno de los pasos del proceso compras, identificando las demoras y carga de trabajo de los diferentes participantes para definir mejoras al proceso.

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