1 de agosto

La organizacin

2011
Instituto Tcnico Portuario

Objetivos: Describir la naturaleza de las organizaciones. Describir las organizaciones formales e informales. Confeccionar organigramas. Comprender las diferentes tipos de relaciones en una organizacin Comprender las ventajas y desventajas de las diferentes formas de departamentalizar y su efecto en la comunicacin interna y externa.

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Profesor Giovanni Macchiavello A.

Organizacin
NATURALEZA Y PROPSITO DE LA ORGANIZACIN.

l trmino proviene del vocablo organismo Organismo: Entidad con sus partes integradas, de manera que su relacin con una u otra, est gobernada por su relacin con el todo. Conjunto de individuos que desarrollan ciertos roles particulares y que a travs de su interaccin buscan alcanzar los objetivos comunes. El trmino organizacin implica una estructura intencional y formalizada de papeles o puestos. Organizar es agrupar actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos, asignar a cada grupo un administrador con la autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar en sentido horizontal y vertical toda la estructura de la empresa. Segn Ernest Dale la Organizacin como proceso consiste en: 1) Hacer una lista del trabajo que necesita realizarse para alcanzar los objetivos de la organizacin. 2) Dividir todo el trabajo en actividades que puedan desempear lgica y cmodamente individuos o grupos. A esto nos referimos como Divisin del Trabajo. 3) Combinar las actividades de manera lgica y eficiente. Al hecho de agrupar empleados y actividades lo llamamos, Departamentalizacin. 4) Establecer mecanismos para la Coordinacin. Esta integracin de los esfuerzos individuales, de grupo y de departamento, facilita el logro de los objetivos. 5) Controlar la efectividad de las estructuras organizacionales y ajustarlas a las necesidades. Es agrupar actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos, designar a cada grupo un administrador con la autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar en sentido horizontal y vertical toda la estructura de la empresa. Una estructura organizacional debe estar diseada de manera que sea perfectamente clara para todos quienes deben realizar determinada tarea y quin es el responsable por determinados resultados. ORGANIZACIN FORMAL. Es la estructura intencional de papeles de una empresa formalmente organizada. La organizacin formal debe ser flexible. En las organizaciones debe darse cabida a la discrecionalidad para aprovechar los talentos creativos y reconocer las preferencias y capacidades individuales. Existe cuando las actividades de dos o ms personas estn deliberadamente coordinadas para el logro de ciertos objetivos. La estructura formal es intencional. Debe ser flexible. Se debe dar cabida a la discrecionalidad para aprovechar los talentos creativos.

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ORGANIZACIN INFORMAL. Eventualmente puede contribuir al logro de fines comunes. No tiene objetivos explcitos. Es cualquier actividad conjunta sin un propsito colectivo consciente.(Eventualmente puede contribuir al logro de fines comunes).

Tipos de Organizaciones Informales. Grupos de amigos: existe compatibilidad, hay propsito de sociabilidad. Camarillas: relaciones por razones de trabajo. Subcamarillas.

Propsito de la Organizacin Informal. Satisfacen necesidades humanas en una forma en que no lo hace la organizacin formal. Qu necesidades?: Perpetuar la cultura del grupo. Necesidades de informacin.

La organizacin informal complementa a la organizacin formal, y cada una trata de obtener ventajas de la satisfaccin de las necesidades de la otra. Puesto que la organizacin informal puede contribuir a los intereses de la empresa, o interferir con ellos, sus actividades deben orientarse por canales constructivos.

La organizacin informal es peligrosa porque quiebra la unidad de mando, hay que tratar de complementar lo informal con lo formal. Si los objetivos son claros, las polticas son claras, no se debe tener miedo de los grupos informales. DEPARTAMENTOS. Un aspecto de la organizacin consiste en establecer departamentos. El departamento designa un rea, divisin o rama distintiva dentro de una empresa, en la que un administrador tiene autoridad sobre la ejecucin de actividades especficas.

Departamentalizacin. Las Limitaciones del nmero de subordinados que se pueden manejar directamente restringira el tamao de las empresas si no fuera por la departamentalizacin. El agrupamiento de actividades y personas en departamentos permite ampliar las organizaciones(al menos en teora) hasta un grado indefinido.
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Departamentalizacin: agrupar actividades relacionadas en una unidad organizacional denominada departamento. Si no hubiera departamentalizacin no podran haber grupos econmicos, las empresas no podran crecer. Se producira ineficiencia. Tipos de relaciones Relaciones de autoridad o de lnea: Si de dos individuos que ocupan distinta posicin en una estructura, uno de ellos est subordinado o depende del otro, se produce entre ellos una relacin de lnea. Estas relaciones determinan cmo se reparte y distribuye la autoridad y establece la jerarqua de posiciones. Definen los canales formales de comunicacin. Relaciones de Asesora: Si de dos individuos que existen en una organizacin, uno de ellos tiene como misin complementar las funciones del otro (entregando antecedentes, recomendaciones o informes tcnicos), se produce entre ellos una relacin de asesora. La parte que asesora no tiene autoridad sobre la otra y no tiene atribuciones para iniciar actividades o tomar decisiones

Niveles de departamentalizacin y tramo de administracin. Los niveles organizacionales existen porque hay un lmite al nmero de personas que un administrador puede supervisar con eficacia, este lmite vara segn diversas situaciones. Un tramo amplio de administracin se asocia con pocos niveles organizacionales, uno estrecho, con muchos niveles. a) Organizacin con tramos estrechos.

Ventajas Control Estricto Comunicacin rpida entre subordinados y superiores. Desventajas Los superiores tienden a intervenir demasiado en el trabajo de los subordinados. Muchos niveles de administracin. Altos costos debido a numerosos niveles. Distancia excesiva entre el nivel inferior y el superior.

b) Organizacin con tramos amplios.

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Ventajas Los superiores estn obligados a delegar. Se deben establecer polticas claras. Se debe seleccionar con cuidado a los subordinados.

Desventajas. Tendencia a que los superiores con exceso de trabajo de conviertan en cuellos de botella para la toma de decisiones. Peligro de que los superiores pierdan control. Se requieren administradores de una calidad excepcional.

Bases para Departamentalizar. a) Por funciones. Corresponde al agrupamiento de actividades de acuerdo con las funciones de una empresa abarca todo lo que las empresas hacen normalmente. Consiste en que debemos agrupar las actividades afines, hay que identificar primero las actividades y luego agruparlas. Este criterio se puede aplicar tambin a niveles inferiores. Ventajas: Es el reflejo lgico de las funciones. Mantiene el poder y prestigio de las funciones principales. Sigue el principio de la especializacin ocupacional. Simplifica la capacitacin. Proporciona los medios de control estricto en la alta direccin. Desventajas: Limita el desarrollo de gerentes generales. Reduce la coordinacin entre funciones. Resta importancia a los objetivos globales de la compaa. Exagera la especializacin y reduce los puntos de vista del personal clave. Reduce la coordinacin entre las funciones. La responsabilidad de las utilidades se encuentra slo la alta direccin. Adaptacin lenta a los cambios del ambiente.

Gerente General

Mercadotecnia y Ventas

Finanzas

Produccin

Desarrollo

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b) Por territorio. Es bastante comn en las empresas que operan en reas geogrficas amplias. Ventajas: Coloca la responsabilidad por resultados en un nivel inferior. Insiste en los mercados y problemas locales. Mejora la coordinacin en una regin. Aprovecha las economas de las operaciones locales. Mejor comunicacin personal con los intereses locales. Proporciona un campo de capacitacin mensurable para los gerentes generales. Desventajas: Requiere ms personas con capacidad administrativa. Aumenta los problemas de control a nivel central. Se duplican muchos servicios que podran ser ejecutados centralmente Requiere ms personas con capacidades de gerente general. Tiende a dificultar el mantenimiento de servicios centrales econmicos y puede requerir de servicios como personal o compras a nivel regional.

Presidente

Vicepresidente Mecadotecnia Vicepresidente Recursos Humanos

Vicepreseidente Finanzas Vicepresidente Produccin

Vicepresidente Amrica del Norte

Vicepresidente Amrica Latina y Lejano Oriente

Vicepresidente Europa, Africa y Medio Oriente

c) Por producto. Desarrollado por empresas altamente diversificadas. La empresa confiere gran autoridad a los gerentes y la responsabilidad est basada en los resultados (utilidades). Las unidades de divisin de producto han pasado a llamarse Unidades Estratgicas de Negocios. Importante en las grandes empresas con mltiples lneas. Ventajas: Permite el crecimiento y diversificacin de bienes y servicios. Impone responsabilidad a nivel de divisin. Ofrece un medio para el desarrollo y entrenamiento de gerentes generales. Coloca la atencin y el esfuerzo sobre la lnea de productos. -Facilita el uso de capital, instalaciones, habilidades y conocimientos especializados. -Permite el crecimiento y la diversidad de productos y servicios. -Mejora la coordinacin de las actividades funcionales.
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-Coloca la responsabilidad de las utilidades en el nivel de la divisin. Desventajas:

Requiere ms personas con capacidad administrativa y gerencial. Aumenta problemas de control a nivel central. Se duplican muchos servicios que podran ser ejecutados centralmente.
Presidente Vicepresidente Mecadotecnia Vicepreseidente Finanzas

Vicepresidente Investigacin y Desarrollo

Vicepresidente Produccin

Gerente General Productos Farmacuticos

Gerente General Productos de patente

Gerente General Productos de atencin personal

d) Por clientes o mercados. Estimula la concentracin en necesidades del cliente. Refleja un inters principal por los clientes. Ventajas Estimula la Concentracin sobre las necesidades del cliente. Le da a los clientes la impresin de que tienen proveedor comprensivo. Desventajas Quiz sea difcil coordinar las operaciones entre demandas opuestas del consumidor. Requiere de gerentes y Staff expertos en los problemas de los clientes. Quiz no siempre estn definidos con claridad los grupos de clientes (ej: grandes empresas corporativas en contraste con otros negocios corporativos).

Presidente

Vicepresidente Productos Industriales

Vicepresidente Productos de Consumo

Vicepresidente Productos Militares

e) Por proceso o equipo Frecuente en empresas Industriales, aqu se rene a los empleados y a los materiales con el fin de llevar a cabo una operacin en particular. Ventaja Logra ventajas econmicas. Usa tecnologa especializada.
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Simplifica la capacitacin

Desventaja. Difcil coordinacin de los departamentos. La responsabilidad por las utilidades est en la alta direccin. Es inadecuado para desarrollar gerentes generales.

Presidente

Ingeniera Productos Industriales

Produccin

Mercadotecnia

Finanzas

Personal

Troqueladoras

Soldadura

Galvanoplasta

f) Organizacin matricial. Es una combinacin de la departamentalizacin funcional y por producto en una misma organizacin. Hay una lnea de mando doble, en la interseccin de las lneas encontramos a los subordinados, facilitamos la coordinacin con los distintos departamentos. Incentiva las relaciones funcionales. Fue creada por la NASA. Su principal dificultad es la dualidad de mando, todo es doble, es ms burocrtico. Es sensible a dos tipos de cambios importantes: Tecnologa. Mercado. Ventajas: Facilita coordinacin entre los distintos departamentos. Equipo multidisciplinario de trabajo. Desventajas: Tendencia a la anarqua. Luchas por el poder. Descenso a niveles inferiores. Gastos generales excesivos. Paralizacin de las decisiones. Introspeccin.