CURSO: METODOLOGIA DE SIMPLIFICACION ADMINISTRATIVA

NOMBRES Y APELLIDOS ENTIDAD EN LA QUE LABORA CARGO AREA EN LA QUE LABORA TELEFONO FIJO

: JUAN CERVANTES LOPEZ LUCILA CORNEJO PALZA : MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE TACNA : ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO II TECNICO ADMINISTRATIVO II : RACIONALIZACIN PRESUPUESTO : 052-401649/952633162/ jcervantes@hotmail.com 952716209

TACNA, 07 DE ABRIL DEL 2012

1. BREVE DESCRIPCIN DE SU ENTIDAD, SERVICIOS QUE BRINDA Y ORGANIGRAMA (NO MS DE 2 PGINAS).

La Municipalidad Provincial de Tacna, cuenta con una Estructura Orgnica aprobada mediante Ordenanza Municipal N 0006-2011-MPT, de fecha 19 de Abril del 2011, asumiendo casi la totalidad de funciones previstas en la Ley N 27972, Ley Orgnica de Municipalidades. En su Organigrama se visualiza 05 rganos de Lnea, lo que demuestra el tamao de la organizacin, las cuales procedo a enunciar: Gerencia de Desarrollo Urbano Gerencia de Servicios Pblicos Locales Gerencia de Gestin Tributaria Oficina de Ejecutora Coactivo Gerencia de Desarrollo Econmico Social

En la parte de Estaff, cuenta con la Oficina de Control Interno y la Procuradura, as como cuenta con rganos de la OPI y la Supervisin de Proyectos y que a su vez asume parte de Liquidaciones de obras. Igualmente, cuenta con rganos Desconcentrados, entre ellos tenemos: Gerencia de Terminales Terrestres Gerencia de Ingeniera y Obras Gerencia de Producciones de Bienes y Servicios.

Estos tres rganos cumple la funcin ejecutiva, ms no la funcin normativa o reguladora, es el caso del Terminal Terrestre, slo centraliza la salida y llegada de Buses con destino a varios puntos de la repblica y viceversa, otro Terminal a nivel Provincial y viceversa y por ltimo, el Terminal que permita que los Buses se dirijan a la Ciudad de Arica-Chile y viceversa. Por su parte la Gerencia de Ingeniera y Obras, slo ejecuta las obras programadas de la Municipalidad Provincial de Tacna, por la modalidad de Administracin Directa, cuenta con staff del personal encargado para la realizacin de Estudios Definitivos, es decir, la formulacin de Expedientes Tcnicos sobre la base de proyectos declarados viables, y el otro staff, compuesto por Ingenieros y Arquitectos encargados de la ejecucin misma de los proyectos. Por otro lado, La Gerencia de Produccin de Bienes y Servicios, se encarga de proveer a las obras de la Entidad, las maquinarias y Equipos en forma operativa y el personal de operadores, as como, cuenta con un Taller de Mecnica, Talleres de Carpintera metlica y de madera, con Grifo al servicios de las maquinarias, Cantera Municipal y laboratorio de Suelos, con las que, fortalece a la Ingeniera y Obras y la convierte en competitivo. Tambin se cuenta con rganos Descentralizados, entre ellos son: - Instituto Vial Provincial (IVP) - Empresas Municipales como, Caja Municipal de Ahorro y Crdito y la Empresa Prestadora de Servicios (E.P.S). - Municipalidad de Centros Poblados, en nmeros de 06 a nivel Provincial, siendo 03 de ellos con dependencia directa de la Municipalidad Provincial de Tacna, tanto Legua, La Natividad y Bolognesi. Con respecto al Instituto Vial Provincial (IVP), es de reciente creacin, cuenta con no ms de 02 aos, estando en proceso de implementacin, se encargar de ejecutar a nivel de compactado los caminos rurales de la Provincia de Tacna, en el

Directorio integran los Alcalde Distrales de la Provincia, as como forma parte del Directorio los Alcaldes de los Centro Poblados de la Provincia de Tacna. Tambin en la descripcin de la entidad se considera necesario mencionar, que se cuenta con 13 rganos de carcter Consultivo Participativo y de Coordinacin, estando en la etapa de reglamentacin para poner en operatividad, entre ellos son: - Comisiones de Regidores - Consejo de Coordinacin Local Provincial - Comit Provincial de Civil - Comit Provincial de Seguridad Ciudadana - Comit Multi-Sectorial de Defensa del nio y adolescente - Comit de Administracin del Programa del Vaso de Leche - Junta de Delegados Vecinales - Consejo Local de Participacin de la Juventud - Comit de Desarrollo Turstico - Comit de Desarrollo Agropecuario y/Agroindustrial - Consejo de Participacin Local de la Educacin - Consejo Local de Ciencia y Tecnologa - Comit de Gerencias. En la parte de Funcionarios, se cuenta con 29 funcionarios de distintos niveles jerrquicos, respondiendo al 5% previsto en la Ley Marco de Modernizacin del Estado Peruano, ello quiere decir, que se cuenta con 596 del personal de planta entre empleados y obreros, y como tambin es menester mencionar el personal por modalidad de CAS, que bordea entre 150 a 300, segn necesidad. Con cargo a los proyecto, se moviliza alrededor de 500 a 900 obreros, contando para la inversin la suma de 35, 000,000.00 aproximadamente incorporando los saldo de balances. Respecto a las maquinarias, se cuenta con mayor cantidad y de reciente adquisicin, de faltar algunas maquinarias por las caractersticas de las obras, se recurre alquiler de terceros, pero se logra atender un 70% de obras en ejecucin.

2. DESCRIPCIN DE LA PERCEPCIN QUE TIENE USTEDES, RESPECTO DE LOS PROBLEMAS DE BUROCRATIZACIN EN SU ENTIDAD, RESPECTO A LA CALIDAD DE SERVICIOS PARA LOS CIUDADANOS (NO MS DE 1 PGINA). En cuanto a los problemas Burocrticos, podemos mencionar y enumerar lo siguiente: Los plazos establecidos en TUPA, no se cumple en su gran mayora, como es el caso de licencia de Construcciones, Otorgamiento de permisos para la Circulacin de vehculos, otorgamiento del Ttulo de Propiedad de terrenos adjudicados y entre otros, de mayor demanda. Dentro de la gran mayora mencionado, no se cumple por que, los Funcionarios responsables demoran en demasa en proyectar las Resoluciones y luego otros co-responsables, tambin demoran en visar la documentacin debido a la no permanencia en sus Oficinas, aduciendo a las constantes reuniones de trabajo, permiso por enfermedad o asuntos particulares y entre otros. Tambin se demoran los trmites, por que las Comisiones de Regidores, no cumplen con el qurum reglamentario y tambin hay ausencia de los integrantes de las comisiones cuando son sometidos a sus consideraciones, no dictaminan dentro del plazo previsto y as se van postergando. Teniendo la informacin completa de los requisitos en nuestras oficinas en muchos casos, los funcionarios de Lnea, siguen solicitando al usuario una copia. Como requisito y en otros casos, exigen el pago de S/. 3.00 por concepto de derecho de trmite. Y cometen la falta de devolver al interesado el expediente por falta de uno o dos de sus requisitos, cuando solo debe pedirle el faltante para completar los requisitos que exige el TUPA. Igualmente, existen los cobros por celebracin de matrimonios los cuales son bastantes diferenciados en sus tarifas: Dentro de la Institucin, fuera el horario de trabajo, fuera de la Institucin y los das no laborables; lo que debera regularse con precios acorde a los gastos en que se incurren. Los Reglamento y Directivas, no son actualizados, en algunos caso no existen, no obstante de existir el requerimiento; asimismo, existen servidores que an fuman cigarrillos durante el horario laboral y en el mismo puesto de trabajo, sin respetar al pblico usuario, mucho menos a los compaeros de trabajo. La carencia de Infraestructura adecuada, es otra traba burocrtica, que no permite un trabajo fluido y de libre circulacin. No se cuenta con mdulos de Orientacin al Contribuyente o Usuario para la orientacin los mismos que ingresan a las Oficinas indagando sobre la situacin de su trmite, ello ocasiona la distraccin y no permite laborar en un clima de armona y por tanto cumplir con los plazos previstos. La Entidad no cuenta con una cafetera para su personal, ante esa carencia muchos servidores salen del recinto municipal a consumir alimentos fuera

de las Oficinas y al regresar ya no desarrollan sus funciones en forma contina, se distraen. 3. BREVE DESCRIPCIN DE CMO PERCIBE USTED LA INICIATIVA DEL ALCALDE Y SUS REGIDORES DE PONER EN MARCHA UN PROYECTO DE SIMPLIFICACIN DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS. (BREVE COMENTARIO) Nos damos cuenta que las autoridades tienen la intencin de mejorar la prestacin del servicio al usuario a travs de la implementacin de un Proyecto de Simplificacin Administrativa, ya que se lograra disminuir los requisitos burocrticos e innecesarios ; as como rebajar los costos y el tiempo de demora en la atencin al usuario.

4. EQUIPO DIRECTIVO DE SU ENTIDAD, Y EL EQUIPO DE MEJORA CONTINUA PRESNTELO EN EL FORMATO DEL CUADRO 1 (SI USTED CONSIDERA QUE SLO ES NECESARIO UN SOLO EQUIPO, EXPLIQUE SUS RAZONES EN NO MS DE 3 LNEAS).
Alcanzamos los dos equipos de la Institucin, el Directivo y el Equipo de Mejora Contina, tenemos la conviccin que ambos equipos son necesarios para el funcionamiento correcto ya que el primero supervisa la labor del equipo tcnico que hace el trabajo detallado y el equipo de mejora es un trabajo tcnico que realiza en forma detallada los trabajos; identificando reas crticas y dando soluciones. Pasaremos a enumerar quines conformaran los equipos:
Cuadro 1 Proyecto de Simplificacin Administrativa Entidad: MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE TACNA Propuesta de Equipo directivo

Nombres y Apellidos

Cargo

rea en la que labora

Razones por las que considera que debe participar

Eco. SONIA HUERE CURI DR. ALVARO ZACARIAS VALDERRAMA LIC. ADM. RAMON LAURA FLORES

JEFE OPPYR JEFE DE ASESORIA JURIDICA GERENTE DE ADMINISTRACION

JEFATURA JEFATURA GERENTE

SUSTENTO TECNICO SUSTENTO LEGAL SUSTENTO ECONOMICOFINANCIERO

Cuadro 2 Proyecto de Simplificacin Administrativa Entidad: MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE TACNA Propuesta de Equipo de Mejora contina

Nombres y Apellidos

Cargo

rea en la que labora

Razones por las que considera que debe participar

LIC. ADM. JUAN CERVANTES LOPEZ ABOG.

ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO III ESPECIALISTA

OPPYR BIENES

DE ACUERDO A SU COMPETENCIA CONOCE LOS

ALEJANDRO VALDIVIA GUITERAZ BACH. ADM. LUCILA CORNEJO PALZA

ADMINISTRATIVO II TECNICO ADMINISTRATIVO III

PATRIMONIALES OPPYR

LINEAMIENTOS JURIDICOS CONOCE LOS LINEAMIENTOS PRESUPUESTALES

5. DIAGNSTICO DEL TUPA DEL TUPA DE SU ENTIDAD, HAGA UNA LISTA DE 10 PROCEDIMIENTOS A SIMPLIFICAR, INDIQUE LAS RAZONES POR LOS QUE CONSIDERA QUE SON IMPORTANTES DE SIMPLIFICAR. PRESNTELO EN EL FORMATO DEL CUADRO 3.
Cuadro 3 Proyecto de Simplificacin Administrativa Entidad: MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE TACNA Propuesta de 10 procedimientos TUPA a simplificar

Item

Nombre del procedimiento

rea que resuelve actualmente

Razones por las que considera que son importantes de simplificar

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Licencia de Funcionamiento Licencia de Edificacin Autorizacin de Ruta Otorgamiento de Ttulo de Propiedad Autorizacin de Taxis Autorizacin de Actividades Sociales Otorgamiento de Carnet Sanitario Adjudicacin de Terrenos Municipales Adjudicacin de Puestos de Ventas Mercados Inscripcin de Nacimientos

Gerencia Desarrollo Urbano Gerencia Desarrollo Urbano Sub Gerencia de Transportes Sub Gerencia de Bienes Patrimoniales Sub Gerencia de Transportes Gerencia Desarrollo Econmico Social Sub Gerencia de Gestin Ambiental y Salud Sub Gerencia de Bienes Patrimoniales Sub Gerencia de Bienes Patrimoniales Registro Civil

Desminuir la informalidad Garantizamos la Seguridad Poblacional Ordenamiento del Transporte pblico Garantizamos la Propiedad. Desminuir la informalidad Garantizamos la calidad del Evento Garantizamos la Salud Pblica Solucionamos problemas de Habitabilidad. Ordenamiento de los Puestos de Venta Garantizamos la identidad Ciudadana.

6. A PARTIR DE LA INFORMACIN DEL CUADRO 3, IDENTIFIQUE CON UNA X AQUELLOS QUE SE PUEDEN ELIMINAR, INDICANDO LAS RAZONES PARA ELLO. CUADRO 4. SI NO ELIMINA NINGUNO DE LOS PROCEDIMIENTOS, EXPLIQUE LAS RAZONES.
ITEM Nombre del Procedimiento MARQUE CON X SI CONSIDERA QUE SE DEBE ELIMINAR Razones por la que CONSIDERA QUE SE PUEDE ELIMINAR La MPT crea clima favorable de negocios. Garantizamos la seguridad en la poblacin. Regulamos la informalidad en el transporte. Garantizamos la Inversin. Regulamos la informalidad en el Transporte Logramos restituir la confianza en la poblacin. Cuidamos la Salud Pblica. Garantizamos la Habitabilidad. Regulamos Infraestructura adecuada de Venta Garantizamos la Identidad de la persona.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Licencia de Funcionamiento Licencia de Edificacin Autorizacin de Ruta Otorgamiento de Ttulo de Propiedad Autorizacin de Taxis Autorizacin de Actividades Sociales Otorgamiento de Carnet Sanitario Adjudicacin de Terrenos Municipales Adjudicacin de Puestos de Ventas Mercados Inscripcin de Nacimientos

7. ELIJA UN PROCEDIMIENTO A SIMPLIFICAR, INDICANDO LAS RAZONES, POR LAS QUE CONSIDERA QUE SE DEBE COMENZAR EL PROYECTO DE SIMPLIFICACIN ADMINISTRATIVA, CON ESTE PROCEDIMIENTO.
LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO Hemos elegido el procedimiento de la Licencia de Funcionamiento, ya que mediante esta autorizacin se genera un clima de negocio favorable, que le brindar la confiabilidad en la inversin al empresario y le generar rentabilidad la misma que le permitir alcanzar sus objetivos y el xito deseado en el campo empresarial.

8. RESPECTO AL PROCEDIMIENTO ELEGIDO, SEGN COMO SE DESARROLLA ACTUALMENTE, CONSTRUYA LA TABLA ASME-VM CORRESPONDIENTE EN EXCEL. USE EL ARCHIVO EXCEL-MODELO QUE SE LE ADJUNTA, PARA MODIFICARLO SEGN EL PROCEDIMIENTO ELEGIDO. CUADRO 5.

9. RESPECTO AL PROCEDIMIENTO ELEGIDO, SEGN COMO SE DESARROLLA ACTUALMENTE, CONSTRUYA EL SU DIAGRAMA DE BLOQUES CORRESPONDIENTE. LE SUGERIMOS EL PROGRAMA MSVISIO PARA HACERLO, PERO ES POSIBLE QUE PARA USTED SEA MS FCIL DIBUJARLO EN WORD O EN EXCEL. EN CASO EXTREMO, PUEDE DIBUJARLO A MANO ALZADA, ESCANEARLOS Y COPIAR LA IMAGEN EN EL DOCUMENTO DEL PROYECTO. USE EL ARCHIVO VISIO-MODELO QUE SE LE ADJUNTA, PARA MODIFICARLO SEGN EL PROCEDIMIENTO ELEGIDO. CUADRO 6. 10. ANALICE LAS ACTIVIDADES QUE PUEDE ELIMINAR Y EXPLIQUE PORQUE ES POSIBLE HACERLO. VISUALICE LOS DOCUMENTOS QUE PARTICIPAN, OBSERVE LA TABLA ASME-VM Y EL DIAGRAMA DE BLOQUES, Y EXPLIQUE, EN CASO SEA FACTIBLE, COMO SE PUEDE REDISEAR PARA HACERLO MS EFICIENTE. (no ms de 1 pgina). 11.- DIBUJE LA NUEVA TABLA ASME-VM, CORRESPONDIENTE, SIGUIENDO LAS INSTRUCCIONES DEL PUNTO 7. 12. DIBUJE EL NUEVO DIAGRAMA DE BLOQUES CORRESPONDIENTE, SIGUIENDO LAS INSTRUCCIONES DEL PUNTO 8. 13. CONSTRUYA EL CUADRO COMPARATIVO EN EXCEL . Cuadro 7.

PLAN DE CAPACITACION 14.- Presentacin.- Habiendo realizado el diagnstico en aspectos organizativos y administrativos, se tiene conocimiento que, no existe un Plan de Implementacin de la nueva organizacin aprobada, se debi prever un Plan de Capacitacin del Personal, a fin de preparar o socializar los cambios experimentados, es oportuno plantear un Plan a Corto Plazo que abarque la parte normativa y operativa vinculando a la Simplificacin de los trmites existentes o vigentes a la fecha. Toda capacitacin tiene como objetivo comn, mejorar el conocimiento y las habilidades del personal que labora en la Entidad, bajo la perspectiva de ingresar a la etapa de Modernizacin del Gobierno Local. La Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del Estado, en su Art. 4 se prev como objetivos del proceso de Modernizacin lo siguiente: Al servicio de la Ciudadana Con canales efectivos de participacin Ciudadana Descentralizado y Desconcentrado Transparente en su Gestin Con servidores pblicos calificados y adecuadamente remunerados Fiscalmente equilibrado.

Teniendo estos objetivos de la Modernizacin de la Gestin del Estado Peruano, cuando se menciona al servicio de la Ciudadana, est involucrando a la parte del Trmite Documentario, que estos debern ser simples en sus requisitos, con bajo costo y el tiempo de atencin corto. Igualmente cuando se menciona como objetivo de contar con Servidores Pblicos calificados, esto se consigue con la capacitacin permanente. II.- Definicin del Plan de Capacitacin.- Un Plan de Capacitacin es la traduccin de las expectativas y necesidades de una organizacin para y en determinado perodo de tiempo, efectivamente se puede satisfacer en un determinado plazo, por lo cual est vinculado al potencial humano, es decir al recurso disponible fsicamente en la entidad. Como tambin el Plan de Capacitacin es una accin planificada, cuyos propsitos es integrar al capital humano en el proceso de la prestacin de servicios pblicos locales. III.- Proceso de elaboracin del Plan de Capacitacin.-El proceso de definicin de un Plan de Capacitacin se consolida en los pasos siguientes: Deteccin y anlisis de la necesidad. Diseo del Plan Validacin del Plan Ejecucin del Plan Evaluacin del Plan

IV.- Definicin del Plan en materias o en reas de servicios.- Temas en materia de capacitacin: Anlisis de la Ley N 27444, Ley General del Procedimiento Administrativo Anlisis de la Ley N 27972, Ley Orgnica de Municipalidades Anlisis de la Ley N 29060, Ley del Silencio Administrativo Anlisis del D. S. N 064-2010-PCM, nueva metodologa de Determinacin de Costos de los Procedimientos Administrativos.

V.- Objetivo Especfico de la Capacitacin.-Brindar los conocimientos y herramientas necesarias, orientado al Personal Seleccionada previamente, para iniciar los procesos de Simplificacin de Trmites. VI.- Resultados Esperados.- Los participantes al finalizar el curso, estarn capacitados para interpretar y aplicar la normatividad vinculada a la Simplificacin de Tramites. VII-. Pblico Objetivo.- El personal que labora en reas de trabajos considerados crticos, incluidos los Funcionarios, empleados y obreros. Con duracin de 45 horas.

15.- MODIFICACIONES NECESARIAS EN LA NORMATIVIDAD La Ley N 27444, Ley de Procedimiento Administrativo General, desde su vigencia cuenta con varias modificaciones, los cuales requieren una consolidacin con la denominacin del Texto nico, a fin de que sea fcil su manejo y uso, y a su vez que permita un anlisis integral y posibilite plantear algunas mejoras en el Texto, como cualquier otra norma necesita su incorporacin o modificacin segn el requerimiento existente. Por otro lado, tambin es necesario que La Ley N 27972, Ley Orgnica de Municipalidades tenga su cambio, habiendo transcurrido por ms de 8 aos, por lo que necesita una evaluacin y desde ya requieren algunas mejoras, como ser en la parte de Zonas de Frontera donde las circunscripciones ubicadas deberan tener un tratamiento preferencia o especial en cuanto a la asignacin presupuestal para desarrollar los polos de Desarrollo Fronterizo, situacin que no se aplica. Otra percepcin es que los Centros Poblados, no tienen amparo legal claro en las transferencias de recursos, si bien mediante otra norma se dispone su adecuacin, pero no es percibido con agrado por parte de las Municipalidades, sean de Provincial o Distrital involucrado, al no contar con variables disponibles que permita medir la cantidad de poblacin existente en un determinado Centro Poblado. Asimismo, La Ley N 29060, Ley de Silencio Administrativo, sobre todo su Reglamento aprobado por D. S. N 079-2007-PCM y al contar con D. S. N 0642010-PCM, ha desfasado la definicin de la metodologa de Determinacin de los Costos de Procedimientos Administrativos contenidas en TUPA y de otros procedimientos no exclusivos, por lo tanto, debe reajustarse en su contenido o derogarse, quedando slo la parte de calificacin del Procedimientos en trminos de evaluacin previa o atencin automtica etc. Asimismo, el D. S. N 064-2010.-PCM mencionado, necesita ser modificado, por cuanto algunos detalles de la metodologa ya han sido modificados por Equipo Tcnico de SAT-LIMA, quienes precalificaron la aprobacin del TUPA de los Distritos de Lima, all han visto las falencias en la metodologa inicialmente aprobado, de hay que se genera la necesidad de efectuar los ajuste en la norma mencionada. Igualmente, la Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del Estado, Ley N 27658, entre las acciones principales mencionadas en su Art. 5, no se ejecuta en su integridad, la parte de Descentralizacin y la Revaloracin de la Carrera Pblica principalmente. respecto a la Descentralizacin, cada Partido o Movimiento Poltico que accede al Gobierno, desacelera el proceso de Descentralizacin, creando organismos o dependencias, como ser del Medio Ambiente, de la Cultura y de Inclusin Social, cuando dichas funciones debieron transferirse a los Gobiernos Regionales o Locales. Asimismo, las competencias como Economa y Finanzas o la creacin de Tributos no son descentralizadas, a falta de ste ltimo el proceso de modernizacin est siendo detenido, no obstante contar con Planes Incentivos, el proceso de Modernizacin est siendo lento, la estrategia sealada en su Art. 12, como es Programa Piloto de Modernizacin no ha sido implementado, sino que se demuestre los resultados, donde? y cuando?, ni que decir sobre la Reorganizacin Integral de los Sectores, CUL? , as podemos ir enumerando. Respecto a la Revaloracin de la Carrera Pblica, despus de la dacin de la Ley Marco del Empleo Pblico, Ley N 28175, no se han sancionados las Leyes Orgnicas en el seno del Congreso de la Repblica, los cuales debieron consolidar y fortalecer a la Carrera Pblica, muy por el contrario se crearon organismos como es la Oficina de Servicio Civil, quin actualmente regula el empleo Pblico, lo que atenta contra la valoracin de la Carrera Pblica. El Decreto de Ley que da vigencia al Servicio Civil debe derogarse, dando paso a la aprobacin de los 5 Leyes Orgnicas vinculadas a la Carrera Pblica y 01 de ello reemplace al D. L. N 276.

16.- ADECUACION DE LA INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTES La infraestructura actual de la Municipalidad es insuficiente, slo se cuenta con dos (2) pabellones de 02 y 03 niveles respectivamente, que albergan a la Gerencias como: Gestin Tributaria, Desarrollo Urbano, Coactiva, Desarrollo Econmico Social, Pero otras Gerencias como: Gerencia de Servicios Pblicos Locales, Terminales Terrestres, Subgerencia de Transporte Pblico y Transito, Gerencia de Ingeniera y Obras, Gerencia de Produccin de Bienes y Servicios, funcionan en otros y en distintos lugares, lo que ocasiona el encarecimiento de los servicios mensajeras, vigilancias, desplazamiento de servidores, combustibles, el peor la afluencia del pblico usuario, quienes en muchos casos para reunir los requisitos tienen que acudir a distintas dependencias de la entidad, igualmente para ser atendido un determinado procedimiento, dificultan adems el control del personal, tanto la asistencia y permanencia, se incluye la recaudacin, durante los traslados corren el riesgo ser asaltados y entre otros. El cerco perimtrico que rodea al recinto Municipal, no es seguro, teniendo en la frentera el cerco ms antiguo con fierros, de muy baja altura, cuando los pobladores realizan marchas, protestas y reclamos en masas, en muchos casos saltan la reja e ingresan al interior del recinto municipal, lo que ocasiona en muchos casos destrozos, desesperacin de los servidores y del pblico presente que se encuentra realizando sus trmites. La gerencia de Desarrollo Urbano, deben estar juntos con sus rganos Operativos como: Sub-Gerencia de Transporte Pblico y Trnsito, Sub-Gerencia Tcnica de Defensa Civil, Sub-Gerencia de Acondicionamiento Territorial y Licencias y para ello necesita contar con el ntegro de la infraestructura del pabelln A del primer nivel. Igual ocurre con Gerencia de Gestin Tributaria que cuenta con 02 SubGerencias, contando con alrededor de 105 servidores aproximadamente de diversas modalidades. Por su parte, La Gerencia de Servicios Pblicos Locales, que cuenta con 03 Sub-Gerencia, es recomendable que estando afuera, deben estar todos juntos para efectos de la supervisin y control del Gerente Funcionario Responsable respectivo, los cuales son: Sub-Gerencia de Comercializacin, Sub-Gerencia de Seguridad Ciudadana y la Sub-Gerencia de Gestin Ambiental y Salud, de acuerdo a la naturaleza de sus funciones pueden funcionar fuera del recinto Municipal. En cambio, la Gerencia de Gestin Tributaria, conforma a la naturaleza de sus funciones, que es captar los ingresos por diversos conceptos, existe la necesidad de desconcentrar a parte de los Bancos, en los Centros Poblados, en Ex Palacio Municipal y lugares de mayor concentracin acceso de los contribuyentes. Recomendaciones: - Se construya un nuevo cerco perimtrico de la entidad, sobre todo la parte frentera con puerta grande de acceso al pblico usuario y otra puerta chica para el acceso de los Funcionarios y empleados. - Ampliar la infraestructura del Pabelln B, para centralizar las Unidades Operativas de la Gerencia de Desarrollo Urbano, en el primer nivel. - Construccin de un nuevo ambiente para la Gerencia de Gestin Tributaria, con acceso a la calle de 2 de Mayo, debidamente implementado con mdulos de atencin y cajeros automticos de los Bancos al alcance de los contribuyentes. - Se construya una batera de los SS. HH. Para el uso exclusivo del pblico usuario. - Se construya y se adecue las escaleras o rampas para las personas con discapacidad. - Se construya o se adecue un ambiente para la cafetera Municipal. - Se construya o se adecue un ambiente para ventanilla nica de atencin y a su vez sirva para el mejor atencin al cliente-MAC Se construya o se adecue un ambiente para vestuario de las personas que se ejercen las funciones auxiliares como es la vigilancia, limpieza y choferes.

17.- PLAN DE DIFUSIN I.- Presentacin.- Culminada la elaboracin del Plan de Capacitacin del Personal, es necesario establecer el plan de Difusin, a fin de que se interese formar parte del Grupo de personas con hbitos de incrementar los conocimientos y compartir las experiencias laborales, en este sentido, el Plan de Difusin se basar conforme a la estructuracin de los temas en el Plan de Capacitacin, recalcando los impactos que se generarn, a medida que se van concluyendo cada tema en particular, y mucho ms ser el impacto cuando se concluyan la totalidad de los temas programados, complementado con la asistencia efectiva del o los participantes. II Objetivos de Comunicacin.- El Objetivo General es: Difundir el Plan Anual de Capacitacin del Personal de la Entidad. Objetivo Especfico, Sensibilizar e incentivar al Personal de la Entidad, la participacin y/o asistencia a los cursos programados. III.- mbito de Intervencin.- Los cursos de Capacitacin en ejecucin, son de alcance a los servidores de la Municipalidad Provincial de Tacna, pudiendo ser ampliado a los Servidores de las Municipalidades Distritales de la Provincia de Tacna y de Centros Poblados de la Jurisdiccin. IV.- Mensaje Clave.- Lema: Capactate para Triunfar! - Mensaje: La Municipal Organiza y Ejecuta el Plan de Capacitacin, para que Ustedes sean promotores e impulsores del cambio y la Modernizacin. V.- Estrategia y actividades.- Publicidad: una intensa tareas de difusin en radios de mayor sintona, as como los avisos en peridicos, revistas y semanarios. - Invitaciones por Oficios Circulares, volantes trpticos - Difusiones radiales en aspectos de comunicados de prensa y entre otros. - Visitas a los centros laborales, como ser las Municipalidades Distritales, rganos desconcentrados y Centro Poblados. VI.- Duracin.- El Plan de Difusin tendr una duracin de 20 das antes del inicio de cada curso en particular. VII.- Monitoreo y Evaluacin.- La Sub-Gerencia del Desarrollo de Capital Humano, mediante el rea de Capacitacin, es la encargada de ejecutar la difusin del Plan de Capacitacin en coordinacin con la Oficina de Secretara General e Imagen Institucional, el monitoreo y seguimiento consistir en que los espacios publicitarios contratados se cumplan, los oficios remitidos lleguen y tengan respuestas y entre otros. VIII.- Lugar y Horas de Capacitacin.Lugar de Capacitacin ser en el Teatro Municipal, segundo nivel con capacidad de 80 personas por curso, cmodamente instalado con instrumentos visuales y el equipo de sonido y otros. El horario fijado es, preferentemente en horas de la tarde o de noche en algunas veces, con duracin de 2 horas y media cada sesin, con un intermedio de 10 minutos para el refrigerio.

18.- IDEAS PARA LA MEJORA CONTINUA Cumpliendo con uno de los objetivos establecidos en la Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del Estado, como es Al servicio de la Ciudadana, queda ahora iniciar con la conformacin del EQUIPO DE MEJA CONTINA-EMC, orientado a garantizar el fiel cumplimiento de las acciones realizadas en el Marco de la Simplificacin Administrativa y de la Modernizacin de la Gestin del Estado. La mejora Continua, vista como un proceso permanente de la disminucin del tiempo de espera y el tiempo de respuesta, reduccin de costos de efectuar el procedimiento, eliminacin de requisitos y mejora de la calificacin del procedimiento, concretamente las acciones de la Mejora Continua, debern reflejarse en los productos, servicios y en procesos de la Entidad, estas pretensiones son precisamente realizadas mediante los Equipos de la Mejora Continua, tareas que son poco conocido pero no imposibles de cumplir. El o los Equipos de la Mejora Continua que se conformen, ser un Equipo Multidisciplinario de Servidores de la Entidad, previa evaluacin de la formacin Tcnica y Administrativa, as como las experiencias obtenidas y sobre todo tengan la mstica de trabajo orientado al cambio, estn en condiciones de ver, analizar y concretar los aspectos como: Procesos, Metodologas, Estadsticas, Costos, Reingenieras, Innovaciones y sobre todo la solucin de problemas crticos, tanto en la parte correctiva y preventiva, no sin antes de conocer la satisfaccin del cliente y/o usuarios de la Entidad. La conformacin del o los Equipos se centrar en los rganos de Lnea, donde se generan y se brindan los Servicios Pblicos Locales. Habindose iniciado con la Simplificacin de 10 primeros procedimientos, hay la necesidad de efectuar el seguimiento y el monitoreo durante la implantacin, as como el sostenimiento y evaluacin, y conforme a los resultados optar por constituir los Equipos de Mejora Continua. Ideas Concreta para conformacin y actuacin de Equipos de la Mejora Continua: a).Lineamientos bsicos como: Apoyo de Alta Direccin Claridad en las responsabilidades de cada acto realizado Ejercer la actividad proactiva Actividad sostenible y no un arreglo Definicin de tareas y documentadas Ambiente de transparencia para las recomendaciones de la Mejora Implementacin inmediata de las recomendaciones

b).- Maneras de asegurar la Mejora Continua: - Mantener los datos a nivel simplificado y sin error - Confiar en los datos, pero no dejar de verificar - Contar con datos mensurables. c).- Algunas Metodologas: - Procurar establecer rutas - Conocer y aplicar la Teora de las Restricciones - Optar por Sistemas Suaves - Optar por Metodologas de Innovacin - Conocer la Teora de las Limitaciones - Conocer la Reingeniera de Procesos - Habituarse en Equipo de trabajo

19.- CONCLUSIONES 19.1.- En los Gobiernos Locales, la materia de Simplificacin Administrativa es poco relevante para las autoridades que asumen los cargos despus de las elecciones, los ms importantes es, lograr a conocer cmo estuvieron los gastos en inversiones. 19.2.- Para aprobar un plan, como Plan de Simplificacin Administrativa, las Comisiones de Regidores no logran a comprender el impacto que se conseguira en la poblacin con su ejecucin, lo delatan en demasa con las averiguaciones, sin confiar a los funcionarios y tcnicos que elaboraron. 19.3.- Existe poca capacitacin en los servidores permanentes en materias especficas, en muchos casos, se capacitan los Funcionarios o el personal de CAS, los que no garantizan una continuidad y el aseguramiento. 19.4.- Los documentos de Gestin Administrativa de reciente aprobacin, no son utilizados por los Funcionarios y estos mismos no los hacen conocer a sus subordinados, utilizan cuando son requeridos por el rgano de control o cuando existen Auditorias o examines especiales. 19.5.- Cuando se conforman una determinada Comisin, no los brindan facilidades para un trabajo fluido y seguro, es decir, no descargan sus funciones habituales, ni mucho menos les dan un ambiente con logstica necesaria. 19.6.- Los Funcionarios, al requerirse informaciones para iniciar con labores de Simplificaciones, entienden que son para impedir que capten menos los recursos y por lo tanto, no los quieren brindar las informaciones ni mucho menos dar las facilidades. 19.7.- Faltan personas capacitadas en diferentes reas de Servicios, lo que impiden conforma Comisiones Multidisciplinarias. RECOMENDACIONES: Los Funcionarios conjuntamente con Tcnicos logren a convencer a las Autoridades Municipales, las implicancias que se generaran en la poblacin con la implantacin de la Simplificacin Administrativa, mediante un Plan coherente orientado a la poblacin objetiva. Quienes tienen las responsabilidades de Preparar los documentos de Gestin o Planes de Trabajo, utilicen argumentos sencillos o simples, sin utilizar los trminos de poco entendibles, o sea utilizar el lenguaje sencillo y fcil de comprensin. La Unidad Orgnica responsable de las capacitaciones, prepare un Plan de Capacitacin debidamente financiado, con cronogramas y por especialidades segn las reas crticas encontradas en el diagnstico. Cuando se constituyan las Comisiones, se establezcan las responsabilidades de brindar las facilidades o apoyo incondicional, a fin de que se logren los resultados a breve plazo. Los documentos de Gestin o Planes de Trabajos aprobados, sean difundidas en su contenido, se socialice antes de su ejecucin para que cuente con el respaldo necesario.