Control
DE PROYECTOS TI
Integrantes
▪ Lorena Valverde
▪ Luigui Castillo
▪ Carlos Párraga
Índice
1. Justificación de Implementar el Proyecto: ................................................ 3
2. Objetivos Del proyecto ............................................................................ 4
3. Estrategia principal y justificación de objetivos ......................................... 5
4. Ciclo de vida del proyecto ....................................................................... 6
5. Competencias ........................................................................................ 9
6. Interesados del proyecto ....................................................................... 10
7. Análisis general de riesgos..................................................................... 11
Nombre de la empresa: NovaTotal S.A.
Sector: Desarrollo de Software y Soluciones Tecnológicas
Misión: NovaTotal es una compañía enfocada en brindar soluciones tecnológicas
ajustada a pequeñas y medianas empresas (PYMEs) que requieren digitalizar sus
procesos y mejorar sus operaciones a través del desarrollo de software personalizado.
Nuestra meta es convertirnos en el aliado estratégico de las pequeñas y medianas
empresas en su digitalización, proporcionando instrumentos innovadores, escalables y
sencillos de utilizar que potencien la competitividad y eficacia de nuestros clientes.
Servicios principales:
1. Desarrollo de Software: elaboración de aplicaciones personalizadas para
administrar diferentes áreas de la empresa, como gestión de inventarios, ventas,
contabilidad y más.
2. Desarrollo de Páginas Web y E-Commerce: Diseño y desarrollo de sitios web y
plataformas de comercio electrónico.
3. Consultoría en Transformación Digital: Orientación acerca de cómo incorporar
soluciones digitales en los procedimientos empresariales para incrementar la
eficacia.
4. Automatización de Procesos: Elaboración de software que automatiza labores
monótonas, incrementando la eficiencia productiva de las compañías.
5. Soporte y Mantenimiento de Software: Servicios de mantenimiento y
actualización de las aplicaciones desarrolladas.
Propuesta de Proyecto de Mejora para NovaTotal: Implementación de un Sistema de
Analítica Avanzada para la Optimización de Operaciones y Toma de Decisiones
Nombre del Proyecto: Optimización de Operaciones y Toma de Decisiones mediante
Analítica Avanzada (O-TDAA)
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Contexto del Proyecto
Elaborar e implementar un sistema de análisis avanzado para potenciar la toma de
decisiones internas, perfeccionar los procedimientos operativos y anticipar tendencias
en la creación de software personalizado. Este sistema facilitará a NovaTotal el uso de
grandes cantidades de información para evaluar y anticipar el desempeño de sus
proyectos, administrar de manera más eficiente los recursos y potenciar la experiencia
del cliente, fomentando la innovación y la eficiencia interna.
Situación Actual de NovaTotal y justificación para implementar el proyecto:
NovaTotal es una pyme en crecimiento dedicada al desarrollo de software, centrada en
ofrecer soluciones tecnológicas innovadoras a otras PYMEs. La empresa ha logrado
establecerse como un proveedor confiable de software, con un enfoque en
personalización, automatización y escalabilidad para sus clientes. Sin embargo, en su
etapa de expansión, NovaTotal enfrenta desafíos comunes en el sector de tecnología
entre los cuales tenemos como principales la gestión eficiente de los proyectos, el uso
óptimo de los recursos humanos y financieros, la mejora continua de la satisfacción del
cliente, y la necesidad de mejorar la competitividad en un mercado cada vez más
dinámico.
A pesar de contar con un equipo talentoso y comprometido, la empresa depende
principalmente de métodos tradicionales para gestionar los proyectos y recursos. Esto
incluye procesos manuales para la asignación de recursos, la recopilación de datos de
rendimiento y la creación de informes de resultados, lo que genera demoras en la toma
de decisiones y afecta la eficiencia operativa. Además, la falta de herramientas
avanzadas de análisis de datos hace que NovaTotal no pueda aprovechar al máximo el
potencial de sus datos internos, lo que limita la capacidad para predecir tendencias,
optimizar costos y personalizar servicios según las necesidades cambiantes de los
clientes.
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1. Justificación de Implementar el Proyecto:
1. Mejorar la Eficiencia Operativa y la Gestión de Proyectos:
• Problema Actual: La gestión de proyectos en NovaTotal es principalmente
reactiva. No se cuenta con herramientas predictivas ni automatizadas para
evaluar el desempeño de los proyectos en tiempo real, lo que resulta en
ineficiencias y posibles retrasos.
2. Optimización en la Asignación de Recursos Humanos:
• Problema Actual: La asignación de recursos humanos en NovaTotal se realiza
manualmente, lo que puede llevar a desajustes entre la carga de trabajo y la
capacidad del equipo. Esto impacta en la productividad y en la calidad de los
proyectos.
3. Toma de Decisiones Más Informada y Rápida:
• Problema Actual: La alta dirección de NovaTotal toma decisiones basadas en
datos dispersos, recopilados manualmente, lo que retrasa la respuesta a cambios
en el mercado o en los proyectos. La falta de informes automatizados y análisis
en tiempo real limita la capacidad para tomar decisiones estratégicas informadas.
4. Rentabilidad y Control Financiero:
• Problema Actual: La falta de un análisis sistemático de los costos y la rentabilidad
de los proyectos limita la capacidad de NovaTotal para optimizar la asignación de
recursos financieros y prever posibles problemas de flujo de caja.
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2. Objetivos Del proyecto
Al Implementar un sistema de analítica avanzada con IA y big data en NovaTotal para optimizar
la gestión de proyectos, logrando reducir los retrasos de los proyectos en un 20% y mejorar la
eficiencia operativa, se posiciona los objetivos planteados como objetivos SMART.
Matriz de Objetivos:
Desarrollar e implementar un sistema de analítica avanzada basado en IA y
Objetivo
big data que optimice la gestión de proyectos, la asignación de recursos, la
General
toma de decisiones estratégicas y la satisfacción del cliente en NovaTotal
Objetivo Optimización de la Gestión de Proyectos mediante Predicción y Análisis de
Específico 1 Datos
Objetivo
Mejora en la Asignación de Recursos Humanos con IA
Específico 2
Objetivo
Facilidad en la Toma de Decisiones Basada en Datos en Tiempo Real
Específico 3
Objetivo
Mejorar la Rentabilidad de los Proyectos a Través del Análisis de Costos
Específico 4
Objetivo
Fortalecimiento de la Cultura de Innovación y Mejora Continua
Específico 5
4
3. Estrategia principal y justificación de objetivos
¿Cuál es la estrategia principal de la organización en la que se enmarca el proyecto?
Innovación continua y desarrollo de nuevas soluciones promover la innovación en la
organización para garantizar que los productos y servicios de NovaTotal siempre se
mantengan en la primera línea tecnológica. Esto abarca la incorporación de tecnologías
emergentes, como inteligencia artificial (IA), big data, y machine learning. Siendo esta
una propuesta atractiva en el mercado tecnológico para la optimización de procesos.
¿Cómo justificaríais que los objetivos del proyecto se encuentran alineados con los
objetivos de la organización?
Al optimizar los procesos internos, NovaTotal puede ofrecer soluciones más rápidas y
eficaces a sus clientes, lo que cumple con la misión de ser un aliado estratégico en la
digitalización de las PYMEs. Además, el uso de modelos predictivos para mejorar la
gestión interna servirá para crear nuevas soluciones tecnológicas para los clientes.
Los objetivos del proyecto de análisis avanzado están completamente alineados con los
objetivos y metas estratégicas de NovaTotal S.A., ya que contribuirán a:
Optimizar la
experiencia del
cliente
Fortalecer la
innovación
Mejorar la
eficiencia interna
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4. Ciclo de vida del proyecto
Fase 1 Iniciación
Objetivo de la fase: Definir el alcance, los objetivos y las metas del proyecto, y
obtener la aprobación inicial.
Actividades principales:
1. Definición del proyecto:
✓ Identificación de la necesidad de un sistema de análisis avanzado.
✓ Establecimiento del alcance del proyecto, definir con que
funcionalidades contara el sistema de análisis avanzado.
2. Elaboración de la justificación del proyecto:
✓ Documentación de los beneficios esperados, como la mejora en la
eficiencia operativa, la reducción de costos, y la innovación en los
servicios.
✓ Presentación de la propuesta a los directivos y stakeholders clave
para asegurar la alineación con los objetivos estratégicos de la
organización.
3. Designación del equipo de trabajo:
Selección de los miembros clave del equipo: director de proyecto,
desarrolladores, analistas de datos, y expertos en transformación digital.
Fase 2: Planificación (Diseño y Estrategia de Implementación)
Objetivo de la fase: Establecer los detalles del plan del proyecto, los recursos
necesarios, los plazos y el presupuesto.
Actividades principales:
1. Desarrollo del plan de proyecto detallado:
✓ Establecimiento de un cronograma con hitos clave (definición de
entregables, fechas de inicio y finalización de cada fase).
✓ Planificación de los recursos necesarios (humanos, tecnológicos,
financieros).
✓ Definición de riesgos y estrategias de mitigación.
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2. Recolección de requisitos y análisis de necesidades:
✓ Realización de reuniones con los departamentos clave (tecnología,
desarrollo, ventas, etc.) para identificar las necesidades y
funcionalidades del sistema de análisis avanzado.
✓ Definición de los indicadores clave de rendimiento (KPIs) a
monitorear.
3. Selección de herramientas tecnológicas y diseño de arquitectura del sistema:
Investigación y selección de herramientas de análisis de datos (como Power BI,
Tableau, herramientas de Big Data), Decisión sobre enfoque técnico, Definición
de la estructura del sistema, la integración con otras plataformas internas (CRM,
ERP, etc.).
Fase 3: Ejecución (Desarrollo e Implementación del Sistema)
Objetivo de la fase: Desarrollar, integrar y probar el sistema de análisis avanzado
conforme al plan previamente establecido.
Actividades principales:
1. Desarrollo del sistema de análisis avanzado:
✓ Integración de fuentes de datos: Recopilación de datos de diferentes
sistemas internos de la empresa (como ERP, CRM, gestión de
proyectos).
✓ Desarrollo de modelos predictivos: Creación de algoritmos y
modelos de análisis de datos utilizando machine learning para
anticipar tendencias y optimizar la toma de decisiones.
✓ Diseño de dashboards e informes: Desarrollo de interfaces visuales
(tableros, gráficos, reportes) que presenten la información de manera
comprensible y útil para los usuarios finales.
2. Pruebas del sistema:
✓ Pruebas de funcionalidad: Verificación de que todas las características
del sistema (recopilación de datos, análisis, visualización) funcionen
correctamente.
✓ Pruebas de integración: Asegurar que el sistema se integre bien con las
plataformas y bases de datos existentes.
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✓ Pruebas de rendimiento: Comprobar que el sistema pueda manejar
grandes volúmenes de datos de manera eficiente y sin fallos.
3. Capacitación del personal:
Realización de talleres y sesiones de formación para los usuarios clave (gerentes,
analistas, equipos de desarrollo) sobre el uso del sistema de análisis avanzado.
Fase 4: Control y Monitoreo (Seguimiento del Proyecto)
Objetivo de la fase: Monitorear el progreso del proyecto, garantizar que se cumpla
con los plazos, el presupuesto y los requisitos definidos.
Actividades principales:
1. Monitoreo del rendimiento del sistema:
✓ Seguimiento del uso y funcionamiento del sistema en tiempo real.
✓ Verificación de la calidad de los datos analizados y la efectividad de los
modelos predictivos.
2. Gestión de riesgos:
✓ Identificación de cualquier problema o desvío respecto al plan original, y
toma de acciones correctivas.
✓ Evaluación de los riesgos de implementación y mitigación de problemas
técnicos que puedan surgir.
3. Feedback y ajustes en el sistema:
Recolección de retroalimentación de los usuarios para ajustar y mejorar el
sistema según sea necesario y realizar las modificaciones para asegurar que el
sistema cumpla con los requisitos establecidos.
Fase 5: Cierre del Proyecto (Finalización y Entrega)
Objetivo de la fase: Completar la implementación del sistema, garantizar su
operatividad continua y entregar el proyecto de manera formal.
Actividades principales:
1. Evaluación final del sistema:
✓ Revisión de si el sistema cumple con los objetivos establecidos en la
fase de planificación, como la mejora en la toma de decisiones y la
optimización de los procesos.
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✓ Evaluación de la satisfacción del cliente interno y de los equipos
involucrados en el proyecto.
2. Entrega formal del sistema:
Transición del sistema de análisis avanzado al equipo de soporte y
mantenimiento.
3. Cierre administrativo del proyecto y mejora continua:
✓ Revisión del cumplimiento de los objetivos del proyecto.
✓ Análisis de lecciones aprendidas y elaboración de un informe final
sobre el desempeño del proyecto.
✓ Planificación de actividades de mantenimiento y soporte para
asegurar que el sistema continúe funcionando correctamente
5. Competencias
Nuestro equipo de trabajo luego de un debate concordamos que contamos con:
Habilidades Técnicas
✓ Conocimientos de tecnologías de información: Comprensión de tecnologías
como bases de datos, lenguajes de programación, arquitecturas de software y
herramientas de análisis de datos.
✓ Experiencia en desarrollo de software
Habilidades de Gestión
✓ Planificación y organización: Capacidad para planificar, organizar y coordinar
proyectos complejos.
✓ Liderazgo y motivación: Habilidad para liderar y motivar equipos
multidisciplinarios.
✓ Gestión de riesgos: Capacidad para identificar, evaluar y mitigar riesgos.
Debemos mejorar en habilidades de negociación para poder llegar a los clientes finales
de una forma más adecuada y comprensible ya que hacemos demasiado uso de
tecnicismo.
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6. Interesados del proyecto
En el proyecto de Optimización de Operaciones y Toma de Decisiones mediante Analítica
Avanzada (O-TDAA) para NovaTotal, los interesados desempeñan un papel crucial en el
éxito de la iniciativa. Entre ellos se encuentran equipos estratégicos como la Dirección,
centrados en mejorar la rapidez y precisión en la toma de decisiones, y los Equipos de
Análisis de Datos, interesados en herramientas intuitivas que potencian su trabajo.
El Departamento de TI prioriza la implementación de una solución segura y escalable,
mientras que los Usuarios Finales buscan información accesible y confiable. Además, los
Proveedores de Datos valoran la protección de sus recursos, y los Clientes esperan que
el proyecto impulse mejoras significativas en los productos o servicios ofrecidos,
detallados en la Tabla 1.
Interesado Interés Prioridad
Equipo de Dirección Ser más oportuna la toma de decisiones Alta
Equipos de Análisis de Datos Desarrollar un sistema fácil de usar Alta
Departamento de TI Implementar un sistema seguro y escalable Alta
Usuarios Finales Acceso a información precisa y oportuna Alta
Proveedores de Datos Protección de sus datos Media
Clientes Mejora en productos o servicios Media
Tabla 1 Interesados del proyecto
Este ecosistema de intereses destaca la importancia de equilibrar necesidades diversas
en el diseño e implementación del proyecto.
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7. Análisis general de riesgos
Se detallan las amenazas y oportunidades clave del proyecto en la Tabla 2 y Tabla
3, con los impactos y las estrategias de mitigación o aprovechamiento para cada
una de ellas.
Amenazas Impacto Mitigación
Resistencia a la Resistencia a la implementación de Implementar un plan de gestión
Transformación en la nuevas tecnologías, limitando el uso del cambio con capacitación
Cultura Corporativa del sistema y su efectividad. continua y apoyo del liderazgo.
Utilizar herramientas y APIs
Problemas con la Posibles incompatibilidades en los
robustas para integración de
Integración de Datos datos, lo que afecta la precisión de
datos y validación constante de
y aplicativos internos los análisis y modelos.
la calidad de estos.
Dependencia de Decisiones erróneas si los modelos Supervisar los modelos y ajustar
Modelos Predictivos y son imprecisos o si se enfrentan a los resultados con datos reales y
Análisis de Datos datos cambiantes o impredecibles. retroalimentación de usuarios.
Tabla 2 Análisis de Amenazas
Oportunidades Impacto Potencial
reducción de recursos, costos Mayor rentabilidad y capacidad para
Eficiencia Operativa y tiempos, aumentando la manejar más proyectos sin aumentar
productividad. significativamente los recursos.
Identificación temprana de Posicionamiento como líder en
Anticipación de
cambios en tecnologías y innovación, desarrollando productos
Tendencias del
demandas del cliente, que satisfacen necesidades futuras del
Mercado
adaptándose rápidamente. mercado.
Mejora en los tiempos de
Fidelización de los clientes, retención y
Mejora en la respuesta al cliente,
mayor reputación, fortaleciendo la
Experiencia del Cliente generándole mayor
competitividad.
satisfacción.
Tabla 3 Análisis de Oportunidades
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